Bài giảng quản trị dự án lập kế hoạch dự án

Đại học Khoa học Huế Khoa Môi Trường QUẢN TRỊ DỰ ÁN (Bài 3: Lập kế hoạch Dự án) Giảng viên: Ths Hoàng Thanh Hùng NỘI DUNG Khái niệm, định nghĩa lập kế hoạch Phân loại kế hoạch Các công cụ lập kế hoạch Các khái niệm, thuật ngữ dùng giám sát đánh giá Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Lập kế hoạch ngân sách Dự án Khái niệm lập kế hoạch -Lập KH chức QL Dự án -Lập KH hoạt động quan trọng quản lý dự án -Lập KH cầu nối từ vị trí hiê ên ta đến vị trí ta muốn tới -Lập KH trình cụ thể hóa hành động để đạt ý định, mục tiêu đề Định nghĩa Lập KH trình định trước xem phải làm gì, làm nào, làm làm Lập KH tiến trình đề mục tiêu hoạt động cụ thể để đạt mục tiêu thông qua phân công, xếp phân bổ nguồn lực cách hiệu phạm vi ngân sách thời gian định Các bước lập kế hoạch Xác định mục tiêu dự án cần đạt Đề hoạt động dự án để đạt mục tiêu đề Xác định nguồn lực thời gian cần thiết để đạt mục tiêu Vạch bước thực hoạt động xác định nguồn lực, thời gian, địa điểm, đối tượng thụ hưởng/ảnh hưởng, đối tác, người chịu trách nhiệm Một số lưu ý trình lập kế hoạch -Dự toán nguồn lực thời gian không chính xác (thừa thiếu) gặp khó khăn trình thực quản lý dự án -Cần huy động tham gia tất người liên quan vào trình lập kế hoạch -Cần có phối hợp với phận/hệ thống quản lý dự án hành chính, nhân sự, tài chính kỹ thuật -Kế hoạch lập chi tiết giúp trình quản lý dự án dễ dàng Mục đích của Lập kế hoạch       Tâ êp trung ý vào mục tiêu Ứng phó với bất định thay đổi Tạo khả tác nghiê êp chuyên nghiê êp hiê kinh tế Giúp kịp thời phát hiện, giải vấn đề quản lý, ứng phó hiệu với rủi ro xảy Tạo thuâ ên lợi dễ dàng cho công tác kiểm tra, giám sát đánh giá Tăng cường hiệu thông tin trao đổi bên liên quan Phân loại kế hoạch Phân theo thời gian -Kế hoạch toàn thời gian dự án (hai năm, ba năm, bốn năm vv) -Kế hoạch hàng năm (annual plan) -Kế hoạch quý, tháng, tuần (quarterly, monthly, weekly plan) Phân theo cấp độ chuyên môn -Kế hoạch chiến lược (strategic plan) -Kế hoạch hành động (action plan ) -Kế hoạch tác nghiệp (operational plan) Phân theo nội dung - Kế hoạch thời gian thực (timelines/work plan) - Kế hoạch tài chính (financial plan) - Kế hoạch giám sát đánh giá (monitoring & evaluation plan) hay M&E plan - Kế hoạch tuyển dụng, quản lý phát triển nhân (plan for recruitment, management and development of human resources) Các công cụ lập kế hoạch (planning tools) Work Breakdown Structure P.E.R.T Network Gantt Chart Work Breakdown Structure (Cơ cấu phân chia công việc) Dự án Hợp phần Hoạt động 1.1 Hợp phần Hoạt động Hợp phần Hoạt động 3.1 Hoạt động 3.2 Hoạt dộng 1.1.1 Hoạt động 1.2.1 Hoạt động 3.2.1 Hoạt động 1.1.2 Hoạt động 1.2.2 Hoạt động 3.2.2 Hoạt động 1.1.3 Hoạt động 1.2.3 Hoạt động 3.2.3 Hoạt động 1.1.4 Các nguyên tắc xác định mục tiêu  Có mục tiêu rõ ràng  Có khung thời gian  Xác định đối tượng đích thay đổi/cải thiện  Có kết quả/sản phẩm đạt Nguyên tắc xác định mục tiêu SMART  Specific- Cụ thể, rõ ràng  Measurable-Đo lường  Attainable-Có thể đạt  Reliable-Xác thực, đáng tin câ êy (cho kết qua nhiều lần đo lường nhiều người đo lượng)  Timely (Time bound) Khung thời gian phù hợp Mục tiêu tổng quát Tăng cường cứu sống bà mẹ trẻ sơ sinh Mục tiêu chiến lược Cải thiện thực hành & sử dụng dịch vụ bảo vệ chăm sóc SK BM TSS Mục tiêu trung gian Tăng cường cải thiện chất lượng dịch vụ CSBM TSS Hoạt động Hoạt động Mục tiêu trung gian Nâng cao nhận thức hiểu biết cộng đồng thực hành CSBM TSS Hoạt động Hoạt động Một số thuật ngữ GSĐG Dự án        Kết mong đợi (Expected results) Chỉ số (Index): thước đo để đánh giá việc thực mục tiêu Chỉ báo (indication): phạm vi/lĩnh vực chỉ số/chi tiêu Chỉ tiêu (indicator): định lượng cụ thể chỉ số, tiêu chuẩn cần phấn đấu để đạt Đầu vào (Inputs): nguồn lực để thực hoạt động Hoạt đô êng (Activities): hành động để đạt mục tiêu Đầu (Outputs): kết quả, sản phẩm dự án     Kết (Outcomes): thay đổi tích cực nhờ vào can thiệp dự án Cần phải có thời gian định để đo lường Thường đo lường vào cuối dự án Tác động (Impacts): thay đổi tích cực có tính lâu dài dự án mang lại Giả định (Assumptions): tình huống xảy ảnh hưởng đến kết dự án Điều kiê ên tiên (Prerequisite/Preconditions): Chỉ tiêu (Indicator) Những chỉ tiêu xác minh cách khách quan tiêu chuẩn cần phải phấn đấu đạt tới nhằm đạt mục tiêu Các chỉ tiêu cho ta thấy mục tiêu tổng thể, mục tiêu cụ thể kết quả, đầu dự án có đạt không phương diện  Đối tượng đích: Đối tượng nào? Cái gì?  Số lượng: Bao nhiêu?  Chất lượng: Như nào?  Thời gian: Đến bao giờ? Chừng nào?  Địa điểm/vùng: Ở đâu? Các chỉ tiêu cần tập trung vào quan điểm trọng tâm mục tiêu cần đạt tới Chúng cung cấp sở cho việc theo dõi, giám sát quản lý đánh giá dự án Ví dụ            Mục tiêu: Tăng thu nhập lương thực Bước 1: Tìm ta chỉ số/chỉ tiêu VD: Mức thu nhập lương thực Bước 2: Xác định số lượng: Từ 200kg/người/năm tăng lên 300kg Bước 3: Xác định chất lượng Mà chất lượng đáp ứng tập quán sử dụng Bước 4: Xác định cấu thời gian Đến cuối năm 2008 Bước 5: Chọn vị trí Trong toàn vùng dự án Kết hợp: Đến cuối năm 2008, toàn vùng dự án, thu nhập lương thực bình quân đầu người/năm từ 200kg tăng lên 300kg mà chất lượng đáp ứng tập quán sử dụng cư dân địa phương Ví dụ            Mục tiêu: Tăng thu nhập lương thực Bước 1: Tìm ta chỉ số/chỉ tiêu VD: Mức thu nhập lương thực Bước 2: Xác định số lượng: Từ 200kg/người/năm tăng lên 300kg Bước 3: Xác định chất lượng Mà chất lượng đáp ứng tập quán sử dụng Bước 4: Xác định cấu thời gian Đến cuối năm 2008 Bước 5: Chọn vị trí Trong toàn vùng dự án Kết hợp: Đến cuối năm 2008, toàn vùng dự án, thu nhập lương thực bình quân đầu người/năm từ 200kg tăng lên 300kg mà chất lượng đáp ứng tập quán sử dụng cư dân địa phương CƠ SỞ DỮ LIỆU, CĂN CỨ ĐỂ XÁC MINH CÁC CHỈ SỐ/CHỈ TIÊU  Căn vào đâu (nguồn liệu) nào? Nơi nào? Bằng cách để có chứng để xác minh chỉ tiêu/chỉ báo  Nếu tìm cứ, liệu, phương pháp xác minh cách khách quan chỉ số, chỉ báo nêu cần xem lại thay đổi chỉ số/chỉ báo khác GIẢ ĐỊNH/RỦI RO  Các giả định điều kiện bắt buộc phải có dự án muốn thành công, không nằm phạm vi kiểm soát trực tiếp dự án Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Các khái niệm  Lập kế hoạch dự án theo Khung Logic (LogFrame) bước đầu tiên cho tiến trình thực hiện, giám sát đánh giá dự án sau  Khung Logic bảng tóm tắt tất yếu tố cần thiết thiết kế cho dự án trình bày theo trình tự logic nhằm phục vụ cho công tác thực hiện, giám sát đánh giá dự án  Khung Logic công cụ mô tả toàn dự án  Khung Logic phương pháp so sánh mục tiêu tổng thể/chiến lược với mục tiêu thực  Khung Logic giúp xác định mục tiêu đạt  Khung Logic giúp xác định giả thiết quan trọng Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Khung Logic giúp trả lời câu hỏi sau  Tại tiến hành dự án  Điều mà dự án muốn đạt  Làm để dự án đạt kết  Những nhân tố bên định thành công DA  Làm để đánh giá thành công dự án  Ở đâu tìm liệu cần thiết để đánh giá thành công dự án  Cái Sẽ phải cần thiết cho dự án (nguồn lực dự án) Khung Logic Dự án Mục tiêu tổng quát của Dự án Các giả đinh Các mục tiêu của dự án Các giả đinh Các kết quả/đầu Các giả đinh Các hoạt động Các giả đinh Cấu trúc Khung Logic Dự án Tóm tắt mục tiêu/hoạt động (Summary of objectives and activities) Chỉ báo (chỉ tiêu) mục tiêu có thể xác minh (Objectively verifiable indicators) Nguồn xác minh báo (chỉ tiêu) (Means/sources of verification) Giả thiết quan trọng (Important assumptions) Mục tiêu tổng quát của Dự án Chỉ báo (chỉ tiêu) đạt mục tiêu TT Dữ liệu chứng tỏ mục đích đạt Giả sử điều kiện KT-XH hay thời tiết để đạt mục tiêu tổng quát Các mục tiêu của dự án Chỉ báo (chỉ tiêu) đạt mục tiêu của dự án Dữ liệu chứng minh dự án đạt Giả sử điều kiện để đạt mục tiêu tổng quát Các kết quả/đầu Chỉ báo (chỉ tiêu) thể kết quả/đầu đạt Dữ liệu chứng minh kết quả/đầu đạt Giả sử điều kiện để đạt mục tiêu dự án Các hoạt động Đầu vào cụ thể/chi phí cho hoạt động Giả sử điều kiện để đạt kết đầu LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN Stt A Các Hạng mục Ngân sách Lương phụ cấp B Hành chính C Trang thiết bị (nếu có) D Đi lại, ăn E Hoạt động Dự án Đơn vị Đơn giá (Đồng) Số lượng Tổng 5’ BREAK START 1…2…3 [...]... bắt buộc phải có nếu dự án muốn thành công, nhưng không nằm trong phạm vi kiểm soát trực tiếp của dự án 5 Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Các khái niệm  Lập kế hoạch dự án theo Khung Logic (LogFrame) là bước cơ bản đầu tiên cho tiến trình thực hiện, giám sát và đánh giá dự án sau này  Khung Logic là bảng tóm tắt tất cả yếu tố cần thiết được thiết kế cho dự án được trình bày theo... Làm thế nào để dự án đạt được kết quả đó  4 Những cái nào là những nhân tố bên ngoài quyết định sự thành công của DA  5 Làm thế nào để chúng ta có thể đánh giá được sự thành công của dự án  6 Ở đâu chúng ta sẽ tìm được những dữ liệu cần thiết để đánh giá thành công của dự án  7 Cái gì Sẽ phải cần thiết cho dự án (nguồn lực của dự án) Khung Logic Dự án Mục tiêu tổng quát của Dự án Các giả đinh... đánh giá dự án  Khung Logic là công cụ mô tả toàn bộ dự án  Khung Logic là phương pháp so sánh mục tiêu tổng thể/chiến lược với mục tiêu thực hiện  Khung Logic giúp xác định các mục tiêu có thể đạt được  Khung Logic giúp xác định các giả thiết quan trọng 5 Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Khung Logic giúp trả lời các câu hỏi sau  1 Tại sao tiến hành một dự án  2 Điều gì mà dự án. .. tiêu Đầu ra (Outputs): kết quả, sản phẩm của dự án     Kết quả (Outcomes): những thay đổi tích cực nhờ vào các can thiệp của dự án Cần phải có một thời gian nhất định để đo lường Thường có thể đo lường vào cuối dự án Tác động (Impacts): những thay đổi tích cực có tính lâu dài do dự án mang lại Giả định (Assumptions): tình huống có thể xảy ra ảnh hưởng đến kết quả dự án Điều kiê ên tiên quyết... của dự án Chỉ báo (chỉ tiêu) sẽ đạt được mục tiêu của dự án Dữ liệu chứng minh dự án sẽ đạt được Giả sử điều kiện để đạt được mục tiêu tổng quát Các kết quả/đầu ra Chỉ báo (chỉ tiêu) thể hiện kết quả/đầu ra đạt được Dữ liệu chứng minh kết quả/đầu ra đạt được Giả sử điều kiện để đạt được mục tiêu dự án Các hoạt động Đầu vào cụ thể/chi phí cho mỗi hoạt động Giả sử điều kiện để đạt được kết... mà dự án định đạt được một cách cụ thể Có hai loại mục tiêu cụ thể: Mục tiêu kết quả và mục tiêu tiến độ 1 Mục tiêu kết quả (Outcome objective): Mục tiêu kết quả nêu rõ tác động cụ thể mà chương /dự án mong muốn có thông qua các hoạt động can thiệp Mục tiêu kết quả có 2 cấp độ: -Mục tiêu chiến lược (strategic objective) hay còn gọi là mục tiêu kết quả cuối cùng (Final outcome objective) -Mục tiêu kết... 3: Xác định chất lượng Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian Đến cuối năm 2008 Bước 5: Chọn vị trí Trong toàn vùng dự án Kết hợp: Đến cuối năm 2008, trong toàn vùng dự án, thu nhập lương thực bình quân đầu người/năm từ 200kg hiện nay sẽ tăng lên 300kg mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng của cư dân địa phương Ví dụ          ... 3: Xác định chất lượng Mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng Bước 4: Xác định cơ cấu thời gian Đến cuối năm 2008 Bước 5: Chọn vị trí Trong toàn vùng dự án Kết hợp: Đến cuối năm 2008, trong toàn vùng dự án, thu nhập lương thực bình quân đầu người/năm từ 200kg hiện nay sẽ tăng lên 300kg mà chất lượng vẫn đáp ứng được tập quán sử dụng của cư dân địa phương CƠ SỞ DỮ LIỆU, CĂN CỨ ĐỂ XÁC... của dự án Các giả đinh Các kết quả/đầu ra Các giả đinh Các hoạt động Các giả đinh Cấu trúc Khung Logic Dự án Tóm tắt mục tiêu/hoạt động (Summary of objectives and activities) Chỉ báo (chỉ tiêu) mục tiêu có thể xác minh (Objectively verifiable indicators) Nguồn xác minh các chỉ báo (chỉ tiêu) (Means/sources of verification) Giả thiết quan trọng (Important assumptions) Mục tiêu tổng quát của Dự án. .. thể và các kết quả, đầu ra của dự án có đạt được không về các phương diện  Đối tượng đích: Đối tượng nào? Cái gì?  Số lượng: Bao nhiêu?  Chất lượng: Như thế nào?  Thời gian: Đến bao giờ? Chừng nào?  Địa điểm/vùng: Ở đâu? Các chỉ tiêu cần tập trung vào các quan điểm trọng tâm của mục tiêu cần đạt tới Chúng cung cấp cơ sở cho việc theo dõi, giám sát quản lý và đánh giá dự án Ví dụ ... nghĩa lập kế hoạch Phân loại kế hoạch Các công cụ lập kế hoạch Các khái niệm, thuật ngữ dùng giám sát đánh giá Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Lập kế hoạch ngân sách Dự án Khái... kiện bắt buộc phải có dự án muốn thành công, không nằm phạm vi kiểm soát trực tiếp dự án 5 Lập kế hoạch Dự án theo Khung Logic (Logframe) Các khái niệm  Lập kế hoạch dự án theo Khung Logic (LogFrame)... để đánh giá thành công dự án  Ở đâu tìm liệu cần thiết để đánh giá thành công dự án  Cái Sẽ phải cần thiết cho dự án (nguồn lực dự án) Khung Logic Dự án Mục tiêu tổng quát của Dự án Các