Bài giảng quản lý dự án

CHƯƠNG : CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1 CÁC KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN & QUẢN LÝ DỰ ÁN 1.1.1 Tổng quan Dự án 1.1.1.1 Khái niệm dự án - Dự án nhóm công việc thực theo quy trình đònh để đạt mục tiêu đề ra, có thời điểm bắt đầu kết thúc ấn đònh trước, việc sử dụng tài nguyên có giới hạn - Các thành tố dự án : Quy mô, kinh phí thời gian  Quy mô thể khối lượng chất lượng công việc thực  Kinh phí chi phí thực dự án tính tiền  Thời gian thể trình tự trước sau thực công việc thời gian hoàn thành DA Chất lượng DA phải đáp ứng yêu cầu phía Chủ đầu tư phận tách rời công tác quản lý dự án (QLDA) Quy mô 1.1.1.2 Chất lượng Chất lượng Kinh phí Thời gian Chất lượng Đặc điểm dự án Các DA nói chung thường có đặc điểm sau : - Bao gồm chuỗi hoạt động thời với mục tiêu cụ thể - Vòng đời dự án trải qua giai đoạn : Khởi đầu chậm, triển khai nhanh kết thúc chậm - DA thời điểm xác đònh - Luôn tồn mâu thuẫn thành tố DA - Các công việc dự án có phụ thuộc lẫn 1.1.1.3 Phân loại dự án Đứâng góc độ ngành nghề ta phân chia thành loại dự án sau : - Dự án xây dựng, giao thông, hoá dầu, khai thác mỏ - Các dự án sản xuất - Dự án đào tạo quản lý - Các dự án nghiên cứu VÒNG ĐỜI CỦA MỘT DỰ ÁN Đ đ 1.1.2 Tổng quan lónh vực kiến thức trình QLDA Theo Viện quản trò chuyên nghiệp quốc tế có lónh vực mà Nhà QLDA cần nắm vững : - Quản trò tích hợp DA - Quản lý quy mô DA : Thủ tục hình thành DA; hoạch đònh quy mô DA; đònh nghóa quy mô DA; kiểm soát thay đổi quy mô; kiểm tra quy mô DA - Quản lý thời gian DA : Xác đònh công tác; trình tự thực công tác; ước lượng thời gian hoàn thành công tác; lập tiến độ/kế hoạch thực công tác; kiểm soát thời gian thực DA - Quản lý chi phí DA : Hoạch đònh tài nguyên DA; ước lượng chi phí cho DA; thiết lập ngân sách cho DA; kiểm soát chi phí DA - Quản lý chất lượng DA : Hoạch đònh chất lượng; kiểm soát chất lượng bảo hiểm chất lượng - Quản lý nguồn nhân lực DA : Hoạch đònh tổ chức; tìm kiếm/tuyển mộ nhân viên; thành lập trì Ban QLDA - Quản lý thông tin DA : Hoạch đònh thông tin; phân phối thông tin; báo cáo tiến trình; kết thúc quản lý - Quản lý rủi ro DA : Nhận dạng rủi ro; đònh lượng rủi ro; phản ứng với rủi ro; kiểm soát rủi ro - Quản lý cung ứng DA : Hoạch đònh trình cung ứng; hoạch đònh giá cung ứng; đàm phán giá cả; lựa chọn tài nguyên/nguồn lực; quản lý hợp đồng; kết thúc hợp đồng 1.1.3 Các hình thức tổ chức quản trò thực DA 1.1.3.1 Hình thức tổ chức quản trò theo chức Là hình thức tổ chức quản lý mà Chủ thể quản lý sử dụng phận chuyên môn để làm tham mưu, quản lý theo chức xác đònh Các phận chuyên môn theo dõi, quản lý đơn vò phận theo chức quyền đònh Giám đốc Nhân Kế toán Kinh doanh Sản xuất Dự án Ưu điểm : - Có tính linh hoạt cao - Đảm bảo thống liên tục trình QLDA, quan hệ hợp tác, trách nhiệm quyền hạn phận chức - Nhiệm vụ phân công phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ đào tạo Nhược điểm : - Không thấy rõ chủ thể chòu trách nhiệm toàn trình thực DA - Các đònh quản trò thiếu khách quan, dễ bò ảnh hưởng áp lực nội - Thiếu phối hợp giao tiếp chéo chức - Khả phản ứng với thay đổi môi trường xung quanh 1.1.3.2 Hình thức tổ chức quản trò theo dự án Là hình thức QLDA tách khỏi phận chức vốn có tổ chức, công việc QLDA xác lập dựa mối quan hệ chặt chẽ với phận chức tổ chức theo nhu cầu DA Là hình thức tập hợp cá nhân làm việc chung DA với đối tượng tương tự Giám đốc điều hành Dự án A Dự án B Kỹ thuật Dự án C Dự án D Tiếp thò Tài Sản xuất Ưu điểm : - Đảm bảo tính độc lập DA - Mở rộng quyền hạn tính động Chủ nhiệm DA - Linh động việc phản ứng với thay đổi môi trường - Cải thiện phối hợp chép phận - Dễ dàng thay đổi quy mô cách thêm hay bớt DA Nhược điểm : - Cơ cấu tổ chức bò biến động, thời gian triển khai DA ngắn - Làm gia tăng chi phí trùng lắp nguồn lực DA - Có thể tạo cạnh tranh không lành mạnh tổ chức Hình thức quản lý sử dụng DA có quy mô lớn, thời gian triển khai thực tương đối dài, yêu cầu kỹ thuật công tác quản lý phức tạp 1.1.3.3 Hình thức tổ chức quản trò dạng ma trận Là kết hợp hình thức quản trò theo chức hình thức quản trò theo dự án Việc thực DA thực điều phối Chủ nhiệm DA Các Chủ nhiệm DA chòu điều hành Giám đốc điều hành DA chòu điều phối mặt chuyên môn trưởng phận chức tổ chức Các Chủ nhiệm DA chòu trách nhiệm trực tiếp hoạt động DA Các trưởng phận chức tổ chức chòu trách nhiệm gián tiếp kết hoạt động DA Giám Đốc Trưởng phòng Dự án Trưởng phòng Tài Trưởng phòng Kỹ thuật Trưởng phòng Kinh doanh Chủ nhiệm DA Chủ nhiệm DA Chủ nhiệm DA Ưu điểm : - Tạo phối hợp tốt phận chức DA - Trách nhiệm thực công việc thành viên tốt thông qua Chủ nhiệm DA - Quá trình đònh thực trực tiếp thông qua Chủ nhiệm DA - Kết hợp ưu điểm hình thức tổ chức quản trò theo chức theo dự án Nhược điểm : - Hệ thống hai "xếp" gây trục trặc - Nhân viên hoạt động cấu tổ chức phải nhận nhiệm vụ mâu thuẫn từ hai "xếp" - Có thể gây gia tăng chi phí phải trả lương cao cho trưởng nhóm - Việc tập trung vào thành công nhóm gây thiệt hại cho mục tiêu lớn tổ chức 1.2 CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN (QLDA) 1.2.1 Mục đích công tác QLDA QLDA trình hoạch đònh, tổ chức, phân công hướng dẫn thực kiểm tra công việc để hoàn thành mục tiêu đònh DA Mục tiêu công tác QLDA đảm bảo cho DA hoàn thành thời hạn, chi phí dự trù, đạt yêu cầu đặt sử dụng nguồn lực cách có hiệu Nói cách khác, quản lý dự án (Project Management) chủ yếu việc quản lý thay đổi (Management of Change) Có nghóa : Nếu việc diễn suôn sẻ không cần đến QLDA mà đơn lập kế hoạch triển khai thực mà 1.2.2 Các chức QLDA Có năm chức công tác quản lý : Hoạch đònh, tổ chức, phân công, hướng dẫn kiểm soát - Hoạch đònh, xác đònh rõ phương hướng hoạt động cách thức thực DA từ giai đoạn ban đầu hình thành DA đến kết thúc DA Xác đònh mốc thời gian quan trọng xem xét áp lực xảy nhiệm vụ công tác hoạch đònh Một kế hoạch DA thực tốt có tham gia tất bên liên quan đến DA Phải có kế hoạch hoạt động rõ ràng để đònh hướng xuyên suốt toàn DA - Tổ chức, xếp nguồn lực cách có hệ thống phù hợp với kế hoạch thực DA - Phân công, việc lựa chọn người có chuyên môn thực công việc DA - Hướng dẫn, việc phối hợp thành viên DA để thực công việc theo đính hướng xác đònh để hoàn thành mục tiêu chung - Kiểm soát, thiết lập hệ thống đo lường, theo dõi dự đoán biến động DA quy mô, kinh phí thời gian Mục đích chức kiểm soát DA xác đònh dự phòng biến động DA để kòp thời thực hành động điều chỉnh nhằm đảm bảo công việc thực theo kế hoạch hướng đến mục tiêu DA Quá trình theo dõi DA đòi hỏi phải báo cáo liên tục lúc để nhà quản lý đáp ứng kòp thời trình thực DA sau Kiểm soát thường nhiệm vụ khó khăn QLDA 1.2.3 Những khái niệm quan trọng công tác QLDA 1) Đảm bảo người người chòu trách nhiệm toàn DA 2) Đừng bắt tay vào việc chưa ký hợp đồng 3) Đảm bảo quy mô, kinh phí tiến độ DA duyệt 4) Hạn chế thay đổi quy mô DA đảm bảo gia tăng quy mô DA không cấp có thẩm quyền đồng ý phê duyệt 5) Đảm bảo bên tham gia DA biết rõ quy mô DA 6) Xác đònh rõ người tính dự toán lập tiến độ, hoàn tất 7) Kiểm tra lại xem kinh phí thời gian có phù hợp với quy mô DA 8) Nên tổ chức DA theo công việc thay cố gắng làm cho người bận rộn 9) Đảm bảo có kế hoạch đònh hướng rõ ràng cho toàn DA 10) Thành lập cấu phân chi công việc để phân DA thành đơn vò công việc xác đònh đo lường 11) Thiết lập sơ đồ xếp nhân DA thể quyền lực trách nhiệm tất thành viên 12) Tổ chức người tham gia DA thành đội ngũ làm việc với thể thống 13) Chú trọng đến chất lượng DA 14) Dự trù kinh phí cho tất công việc 15) Thành lập tiến độ DA thể trình tự thi công hợp lý để hoàn thành DA 16) Thiết lập hệ thống theo dõi DA để dự đoán tường trình thay đổi, biến động thực hoạt động điều chỉnh kòp thời 17) Tạo điều kiện cho thành viên liên quan nhận thấy vấn đề phát sinh để giải vấn đề 18) Lưu trữ lại hồ sơ tất kiện liên quan đến DA 19) Chuẩn bò mẫu hợp đồng cho quy đònh với bên liên quan có thay đổi DA 20) Cung cấp thông tin đầy đủ cho Chủ đầu tư 1.2.4 Chủ nhiệm dự án (Project Manager) CNDA người chòu trách nhiệm thực chức QLDA CNDA có vai trò hướng dẫn thành viên thực DA đạt chất lượng, hạn, không vượt kinh phí quy mô Công việc người CNDA xếp tổ chức, làm việc với người để nhận vấn đề giải vấn đề suốt trình thực DA Người CNDA phải thực tốt năm chức công tác quản lý : hoạch đònh, tổ chức, phân công, hướng dẫn kiểm soát Các thuộc tính cần có nhà QLDA: Một CNDA tốt nên có đặc tính sau : - Biết lắng nghe - Biết hỗ trợ người khác - Biết tổ chức công việc - Luôn tôn trọng lẫn - Có tinh thần tập thể - Biết kiềm chế thân - Có đầu óc hài hước - Biết đònh hợp lý - Sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm 1.2.4.1 Vai trò CNDA chức hoạch đònh  Lập kế hoạch công việc cần làm  Thiết lập mục tiêu dự án yêu cầu thực từ bắt đầu DA  Phối hợp chuyên gia để hoạch đònh ước tính chi phí (lập dự toán)  Xác đònh kiện mốc thời gian quan trọng dự án tất thành viên biết phải cần làm hoàn thành  Dự trù tình bất ngờ để đối phó với bất trắc xảy tương lai  Tránh thay đổi kế hoạch trừ trường hợp cần thiết  Chuẩn bò hợp đồng quy đònh bên có thay đổi xác lập phương pháp hiệu chỉnh thay đổi  Truyền đạt lại kế hoạch dự án, xác đònh trách nhiệm cá nhân, thời gian chi phí thực  Thực theo kế hoạch 1.2.4.2 Vai trò CNDA chức tổ chức  Tổ chức thực dự án theo công việc yêu cầu  Phân chia (Break down) dự án thành công việc cụ thể đo lường  Thiết lập sơ đồ tổ chức cho dự án, cần ai, làm  Xác đònh quyền trách nhiệm thành viên tham gia dự án 1.2.4.3 Vai trò CNDA chức phân công  Xác đònh rõ ràng công việc cần thực lựa chọn người thực  Thực buổi họp giới thiệu mục tiêu dự án cho thành viên dự án từ lúc bắt đầu dự án  Giải thích rõ ràng với thành viên công việc họ  Làm cho thành viên hiểu rõ đồng ý với yêu cầu dự án chất lượng, kinh phí, thời gian thực 1.2.4.4 Vai trò CNDA chức hướng dẫn  CNDA phải đủ lực để phối hợp lónh vực quan trọng dự án  CNDA phải thể mối quan tâm nhiệt tình thực dự án  Tạo hội cho người tiếp cận được, công khai vấn đề giải vấn đề theo quan điểm hợp tác  Phân tích khám phá vấn đề kòp thời để sớm tìm cách giải  Cung cấp tài nguyên cần thiết để thực công việc hoàn thành dự án  Nhận thức tầm quan trọng thành viên, ngợi khen họ công việc làm tốt, hướng dẫn họ khắc phục sai lầm xây dựng nguồn nhân lực có hiệu 1.2.4.5 Vai trò CNDA chức kiểm soát  Thường xuyên ghi nhận theo dõi trình thực công việc thực tế theo kế hoạch  Duy trì biểu đồ / bảng tính để so sánh chi phí thời gian thực công việc thực tế theo kế hoạch 10 9.2 CÁC BÍ QUYẾT ĐỂ DẪN ĐẾN DỰ ÁN THÀNH CÔNG  Giám sát thi công có lực  Giám sát thi công có mặt để trả lời câu hỏi giải tình phát sinh  Quyền lực trách nhiệm giám sát thi công phải xác đònh rõ ràng với bên tham gia dự án  Chủ đầu tư, nhà thầu thi công, đơn vò thiết kế phải nhận thức rõ người giám sát thi công hữu dụng  Tiến độ thi công chi tiết, rõ ràng nhà thầu thi công lập sử dụng  Một hệ thống kiểm soát dự án phù hợp: theo dõi, đo lường đánh giá chi phí, tiến độ, công chất lượng công việc Bí quan trọng : GIAO TIẾP TỐT, PHỐI HP TỐT CÁC MỐI QUAN HỆ VỚI NHÀ THẦU THI CÔNG  Hình thành môi trường hợp tác bên tham gia  Đặc điểm ngành xây dựng sản phẩm xây dựng  quản lý thi công phối hợp bên tham gia bắt buộc  CNDA phải công bằng, lòch sự, hoà hợp kiên đònh với nhà thầu thi công  Sự bất đồng tệ hại  CNDA nên giử vai trò trung gian để hoà giải  Mối quan hệ tốt đẹp chủ đầu tư nhà thầu thi công cần thiết 9.3 CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY RA THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN • Các dự án thất bại nguyên nhân sau: – Quan niệm sai hiểu sai dự án – Chỉ có “nhóm dự án” quan tâm đến kết – Không có chòu trách nhiệm – Không có cấu trúc dự án 100 – Kế hoạch thiếu chi tiết – Dự án đủ ngân sách nguồn lực – Thiếu giao tiếp, liên lạc đội dự án – “Lầm đường lạc lối” từ mục tiêu ban đầu – Dự án không theo dõi so sánh với kế hoạch ban đầu 9.4 CÁC NGUYÊN NHÂN CHÍNH LÀM DỰ ÁN THÀNH CÔNG  Khách hàng dự án nhận dạng  Kỳ vọng chủ dự án đối tượng có liên quan biết rõ đáp ứng  Sự hỗ trợ lãnh đạo cấp  Có mục đích mà phát biểu cách rõ ràng kế hoạch vững mạnh  Mục đích mục tiêu hiểu truyền đạt  Một “văn hoá tổ chức” hướng mục tiêu cấu trúc  Nhóm làm việc có đủ khả kỹ thuật  Nhóm làm việc hiệu kiên trì  Giao tiếp tuyệt hảo với bên tham gia dự án  Tín nhiệm lẫn bên CHƯƠNG 10 : CÁC KỸ NĂNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN 10.1 ĐÀM PHÁN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 11.1.1 Các nguyên tắc đàm phán 101 Khái niệm : Đàm phán xem nghệ thuật việc đạt đến hiểu biết chung thông qua mặc yếu tố cần thiết hợp đồng đặc điểm kỹ thuật, giá cả, thời gian thi công…v.v Đàm phán xuất hai bên với quan điểm mục tiêu khác tìm kiếm thoả thuận hài lòng lẫn Quá trình đàm phán bao gồm:  Trình bày lập trường bên  Phân tích đánh giá lập trường bên  Mỗi bên cố gắng tự hiệu chỉnh lập trường bên theo quan điểm bên (hiểu theo nghóa hẹp nhượng bên kia) è Điều nói dễ khó làm! 11.1.2 Các thành phần đàm phán  Sự hợp tác: tìm kiếm giải pháp win-win; đàm phán tiến trình cạnh tranh  Một điều cho người: bên phải chuẩn bò sẵn sàng nhượng để bên nhận  Các mối quan tâm chung: Đàm phán đỏi hỏi hai bên phải tìm kiếm mối quan tâm chung  Một tiến triển hành vi: Mỗi bên nên cảm thấy nhượng mà họ đánh đổi cân xấp xỉ với lợi ích mà họ đạt được, nhượng mát Nhượng lợi ích hai bên 11.1.3 Chuẩn bò cho đàm phán  Xác đònh mục tiêu  Xác đònh nhượng  Xác đònh nhu cầu thực bên ràng buộc  Chuẩn bò chương trình nghò sơ cho đàm phán  Xác đònh hình ảnh bạn mắt đối tác  Xác đònh giải pháp cho lựa chọn  Quyết đònh tham gia đàm phán 102  Sự thực hành: Giúp nhận dạng khó khăn mà người đàm phán phải đối mặt; diễn tập phát triển kỹ thực hành 11.1.4 Các nguyên tắc đạo đàm phán Để đạt lợi chiến lược đối tác đàm phán, nên quan tâm đến nguyên lý sau :  Kiên đònh với mục tiêu dự đònh  Hiệu chỉnh kết thúc bạn để thích hợp với trung bình mà bạn đạt  Khai thác hướng tối thiểu hoá chống đối từ đối tác  Hãy lấy phương pháp mà cung cấp giải pháp thay  Duy trì kế hoạch bạn thích nghi đến thay đổi hoàn cảnh  Không đặt nặng đằng sau cách tiếp cận mà đối tác đề phòng  Tiếp tục “một công kích” theo hướng dạng thức giống thất bại lần 11.1.5 Các kỹ thuật đàm phán Kỹ thuật đàm phán kỹ thuật mà giúp người đàm phán đạt mục tiêu đàm phán tránh nhượng không mong đợi Các nội dung :  Xác đònh nội dung  Sự thiết lập quyền bên tham gia  Xây dựng thiện chí  Tìm kiếm sư chấp thuận người vắng mặt  Tìm kiếm quyền lực cao  Ngắt phát biểu chệch hướng  Đảm bảo cam kết 11.1.5.1 Những kỹ xảo lời nói  Đưa đề nghò ban đầu 103  Những lời hứa  Những lời đe doạ  Những lời khuyên  Những lời cảnh báo  Những lời thỉnh cầu truyền thống  Thưởng phạt  Những cam kết  Tự phơi bày  Các câu hỏi  Các mệnh lệnh  “Chê bai”: Sử dụng muốn giảm yêu cầu đối tác  “Giảø rút lui”: Sử dụng đối tác đưa yêu cầu cao  “Hỏi ý kiến cấp trên”: Khi cần muốn rút lui, bạn lúng túng đònh  “Yêu cầu thêm”: Sử dụng yêu cầu đãđược thoả mãn  “Chia đôi chênh lệch”: Khi yêu cầu hai bên khác biệt mà không chia đôi dẫn đến bế tắc  “Siết ốc”: Sử dụng đối tác có khuyết điểm nhỏ & gần đạt yêu cầu  “Dùng thông lệ”: Đưa thông lệ (lẽ tất nhiên có lợi cho bạn) để thuyết phục đối tác  Đưa đề nghò ban đầu: Thường đề nghò hấp dẫn tương lai để đối tác nhựớng  “Chia rẽ đối tác”: Sử dụng không thuyết phục toàn đối tác  “Giả vờ nóng giận”: Có thể sử dụng đối tác đưa yêu cầu bất hợp lý, phải cẩn thận áp dụng  “Sự rồi”: Cứ im lặng mà làm, bò phát giả vờ nhận lỗi  “Đánh trống lảng”: Sử dụng bò đối tác đưa yếu điểm ta  “Ping pong”: Dùng cách hỏi lại đối tác với vấn đề mà không tiện trả lới 104 11.1.5.2 Những kỹ xảo không bẳng lời nói  Im lặng  Nhìn chằm chằm vào mặt  Tiếp xúc, va chạm  “Ngôn ngữ thể” Lời khuyên để trở thành nhà đàm phán tốt : Hiểu rõ người đàm phán đối tác Cân nhắc chi tiết cụ thể tình Quyết đònh làm để vượt qua khó khăn thực tế Có hiểu biết tính động trình đàm phán ảnh hưởng văn hoá Sự “tự hiệu chỉnh” vừa phải hiệu 10.2 TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH MỘT CUỘC HỌP Hội họp hoạt động diễn thường xuyên môi trường làm việc lẽ kênh trao đổi thông tin thức việc truyền đạt kiểm soát công việc Nếu tổ chức, điều khiển tham gia họp hiệu bạn nắm bắt thông tin xử lý công việc suôn sẻ Khi bạn nhận thấy hội họp có ích cho công việc Có hai lý thiết thực để tổ chức họp đònh kỳ thức, là: - Họp để trao đổi thông tin tốt - Họp để kiểm soát công việc tốt 10.2.1 Họp để trao đổi thông tin Trong thực tế, nhiều họp xoay quanh mục đích sau: - Cung cấp thông tin: Nhà quản lý triệu tập nhân viên để thông báo công việc 105 - Thu thập thông tin: Lắng nghe báo cáo thực từ phận trình triển khai công việc - Trao đổi thông tin: Cuộc họp sở, chi nhánh để trao đổi kinh nghiệm Ngoài có họp nhằm tham khảo ý kiến muốn thăm dò phản ứng ban đầu người ý tưởng kinh doanh hay để xuất mẫu mã bao bì 10.2.2 Họp để kiểm soát công việc Trong trình quản trò, nhà quản lý thường phải lập hệ thống nhằm so sánh thực với kế hoạch lập, bao gồm : - Giám sát đo lường kết công việc hiệu sử dụng nguồn lực - Đối chiếu tiến độ công việc so với kế hoạch, tiêu - Điều chỉnh hoạt động tương lai phù hợp với kế hoạch Các công việc thường diễn lặp lặp lại theo chu trình, gọi chu trình kiểm soát Các họp đònh kỳ công cụ quan trọng để đảm bảo chu trình hoạt động tốt, tất công việc cần có thông tin Trong thực tế thấy họp đònh kỳ hệ thống xử lý thông tin Công dụng họp : - Họp hành kênh trao đổi thông tin quan trọng - Họp hành đóng vai trò trung tâm chu trình kiểm soát quản lý - Ngoại trừ tổ chức nhỏ, họp hành phương pháp thuận tiện thực tế để đạt điều nêu Không nên triệu tập họp nếu: - Không có mục đích rõ ràng; - Không cần ý kiến tập thể; - Có thể làm cách khác tốt hơn; - Chỉ đến đònh kỳ phải họp; - Vắng nhân vật chính; - Chi phí họp cao lợi ích đem lại việc họp; - Không họp chẳng thiệt hại 106 10.2.3 Tổ chức họp 10.2.3.1 Vì họp hiệu quả? Có nhiều lý khiến họp hiệu quả, phổ biến là: - Người dự họp không thông báo trước - Cuộc họp chương trình làm việc cụ thể - Không người, việc - Cuộc họp điều khiển - Có áp lực ngầm quan hệ, bối cảnh khiến thành viên đưa kiến kết họp đến đònh mang tính thoả hiệp - Chẳng có ý kiến đóng góp có giá trò Bởûi lý phổ biến người dự họp mải đọc tài liệu mà đáng họ phải đọc trước tham dự họp Tình trạng hoàn toàn tránh thực tốt khâu chuẩn bò 10.2.3.2 Chuẩn bò họp Để họp diễn suôn thành công, trước tổ chức cần phải trả lời vấn đề sau : - Mục đích họp gì? - Ai tham dự? - Nên tổ chức họp đâu? - Thông báo mời họp nào? - Các nội dung họp nên triển khai nào? 107 10.2.3.3 Việc chuẩn bò người tham dự Song song với người tổ chức, người dự họp cần dành chút thời gian để chuẩn bò, lẽ họp triệu tập nhằm có ý kiến đóng góp họ Người dự họp cần phải: - Ghi lại thời gian đòa điểm họp đánh dấu vào lòch làm việc - Thu xếp để đến dự họp - Đọc tài liệu - Chuẩn bò ý kiến đóng góp cho họp 10.2.3.4 Bố trí phòng họp Bố trí phòng họp cần tránh nơi: - Quá nóng nực hay lạnh - Quá ồn ào, chật chội - Quá tối hay sáng Cũng nên hạn chế tối đa yếu tố làm họp gián đoạn tiếng chuông điện thoại, người vào… Bố trí chỗ ngồi Trường hợp bố trí chỗ ngồi có phân biệt chủ toạ Kiểu bố trí này, người chủ toạ ngồi vò trí số 4, người quan trọng ngồi vò trí kế bên vò trí số số Cách xếp làm cho người ngồi vò trí số số bất lợi Có thể họ cảm thấy khó giao tiếp mắt với người chủ toạ cảm thấy ngại ngần không dám đóng góp ý kiến muốn Điều phản tác dụng mục đích triệu tập người đến họp nhằm thu thập ý kiến đóng góp hữu ích tất người Dù ý đònh người tổ chức kiểu bố trí chuyên quyền Kiểu bố trí không tạo điều kiện cho 108 người dự họp làm việc với nhóm Trường hợp bố trí chỗ ngồi thể bình đẳng 10 11 12 Đây trường hợp bố trí chỗ ngồi lý tưởng cho họp chút ẩn ý đòa vò Mọi người ngồi đầu được, kể người chủ toạ Kiểu bố trí thiết kế để tránh bất hoà đòa vò Khi tổ chức họp nhóm, cách bố trí hợp lý 10.2.4 Chương trình họp Một chương trình họp thường có nội dung sau: - Nội dung - Đòa điểm - Thời gian bắt đầu, thới gian kết thúc - Thời gian giải lao (nếu có) - Tên người chủ toạ - Tên người điểu khiển chương trình (nêu có) - Tên chủ đề trình bày, tên người trình bày - Thời gian dự kiến cho nội dung - Tính chất phần (ra đònh, thông báo, lấy ý kiến, …) cách thức triển khai (thảo luận chung, đưa ý tưởng, cá nhân trình bày…) - Tên người ghi biên họp - Các hướng dẫn việc chuẩn bò trước họp Để đảm bảo họp tập trung hướng vào nội dung đònh trước, người ta đưa danh sách vấn đề “không thảo luận” họp nhằm nhắc nhở thành viên dự họp Những vấn đề cần lưu ý lên chương trình họp: - Hạn chế số lượng nội dung 109 - Đừng tập trung thảo luận chuyện xảy khứ - Trình bày vấn đề góc độ hội tiềm - Cần có khoảng thời gian đủ rộng cho họp - Nêu chi tiết hữu ích - Những vấn đề phát sinh trình thực công việc 10.2.5 Các vai trò họp 10.2.5.1 Vai trò người chủ toạ họp Người chủ toạ đóng vai trò kiểm soát điều khiển họp, để đạt mục đích người chủ toạ cần: - Bảo đảm họp diễn theo thủ tục - Bảo đảm họp đề cập đầy đủ chủ đề chương trình họp thời gian ấn đònh - Tạo hội cho người trình bày ý kiến hữu ích, không nên để người nói dông dài lấn át người khác - Hướng ý kiến thảo luận vào trọng tâm họp - Giúp cho họp giải vấn đề đònh cách hiệu quả, cách sử dụng công cụ kỹ thuật thích hợp - Cung cấp cho họp thông tin hữu ích mà cấp nắm - Đảm bảo đònh đạt hình thức thoả thuận (như bỏ phiếu, trí chung…) hiểu thấu đáo - Đoán biết trước khả bất đồng hay xung đột xảy trình thảo luận, tranh cãi, sử dụng kỹ thuật để loại bỏ xung đột đóng vai trò trọng tài hoà giải cần - Có tiếng nói đònh số trường hợp cần thiết Xử lý tình họp Trong phần lớn họp, khả người chủ toạ việc xử lý tình ảnh hưởng lớn đến hiệu làm việc Có nhiều tình đòi hỏi người chủ toạ phải sử dụng biện pháp hữu hiệu để khuyến khích tham gia thành viên ngăn chặn mâu thuẫn hay xung đột xảy 110 ra, kiểm soát thành viên có xu hướng lấn lướt áp đảo người khác… Một số kỹ thuật tham khảo sau giúp người chủ toạ kiểm soát tình hình tốt hơn:  Tiên đoán trước câu hỏi tranh cãi xảy Tuy nhiên bạn không cần thiết phải có câu trả lời cho câu hỏi Những thành viên lónh vực liên quan người đưa câu trả lời Nếu bạn chưa tìm câu trả lời cho vấn đề thuộc trách nhiệm mình, nói với người Hãy ghi lại câu hỏi, tìm kiếm câu trả lời phản hồi lại sau  Lắng nghe cẩn thận lặp lại hay tóm tắt lại câu hỏi để xác đònh xem bạn có hiểu rõ câu hỏi chưa giúp người hiểu rõ câu hỏi Hãy cám ơn người đặt câu hỏi cố gắng hướng câu trả lời thẳng vào trọng tâm vấn đề, ngắn gọn tốt Nếu bạn người trả lời, nhìn bao quát tất người để tranh thủ đồng tình họ  Trả lời câu hỏi phức tạp Hãy bảo đảm cho câu hỏi trả lời theo nội dung một, vấn đề bạn cảm thấy tự tin Khéo léo bỏ qua nội dung không quan trọng  Trả lời câu hỏi vòng vo Hãy thẳng vào vấn đề câu hỏi : “Chính xác Anh/chò muốn hỏi đi?” hay “Tại Anh/chò lại hỏi vậy?” Đừng vội trả lời người hỏi xác nhận bạn hay người hỏi hiểu tinh thần câu hỏi, bạn người hỏi, trả lời cách cương tránh gay gắt  Trả lời câu hỏi mang tính thách đố Hãy bình tónh lắng nghe trả lời cách cương quyết, tránh bò ảnh hưởng cảm xúc  Lưu ý người tham dự thời gian Nếu thời gian không cho phép bạn trả lời thêm câu hỏi hay tiếp tục thảo luận vấn đề đó, tuyên bố: “Xin mời câu hỏi/ý kiến cuối trước bước sang mục kế tiếp!” Hoặc bạn thông báo trước thời gian cho mục Nếu vượt thời gian quy đònh, bạn hỏi người tham dự có đồng ý kéo dài thời gian họp hay tạm ngưng để chuyển sang mục khác  Kiểm soát thành viên chiếm nhiều thời gian họp, mời gọi ý kiến đóng góp từ thành viên tỏ rụt rè Bạn nói : “Xin cảm ơn anh X, nghó chò Y muốn chia quan điểm Xin mời chò Y” 111  Ứng phó với quan điểm cá nhân Tránh áp đặt quan điểm cá nhân hay hỏi cử toạ cảm nghó họ vấn đề có khả gây tranh cãi phiền phức Hãy ghi chép lại quan điểm khác tìm phán cấp có thẩm quyền cao bạn cảm thấy không tự tin  Xử lý tin đồn Nếu bạn bò yêu cầu xác nhận tin đồn đặt ngược câu hỏi “Quý vò nghe gì?” hay “Quý vò nghe tin đồn từ đâu?” Bạn nên trả lời thông tin thức Bạn cho biết bạn có thông tin đầy đủ chưa đến lúc thảo luận Có thể cử toạ không thật hài lòng với câu trả lời vậy, phần lớn trường hợp họ tôn trọng chấp nhận điều  Thông báo tin xấu Bạn nên tránh xu hướng trì hoãn thông báo tin xấu đến cuối họp Hãy bắt đầu họp với thông tin tích cực kết thúc với thông tin tích cực Chọn thời điểm thích hợp họp để thông báo tin xấu  Ứng phó với người tham dự hay ngắt lời Việc trả lời câu hỏi phá vỡ mạch họp, không nên trì hoãn tất câu hỏi Bạn cung cấp câu trả lời thật vắn tắt cóù thể, cho họ biết câu hỏi trả lời phần sau hay vào dòp khác  Ứng phó với người tham dự có thái độ chống đối Hãy yêu cầu họ trình bày người người cuối Dùng câu hỏi để xác nhận ghi chúng lại thay đưa chỗ quan điểm bạn Bạn bảo đảm có câu trả lời cho tất câu hỏi hay chấp thuận quan điểm, bạn tìm kiếm câu trả lời từ cấp có thẩm quyền liên quan 10.2.5.2 Vai trò người tham dự Người tham dự không đơn có mặt họp xem việc chuẩn bò trách nhiệm củ người tổ chức Trái lại, người tham dự cần: - Chuẩn bò trước đến họp - Lắng nghe người khác họp - Phát biểu ý kiến họp 112 10.2.5.3 Vai trò người ghi biên Người ghi biên có trách nhiệm ghi lại ý kiến, đònh hay hành động thông qua họp Biên họp cần ghi chi tiết sau: - Những người tham dự họp, thời gian đòa điểm tổ chức họp - Các nội dung thảo luận - Những đònh đưa - Những công việc phải thực : phải làm gì, làm Người ghi biên cần lưu ý vấn đề sau: - Biên họp công cụ tối cần thiết để giúp theo dõi việc thực công việc họp đề xuất - Phải ghi nội dung xác, khách quan - Không chen vào biên kiến, quan điểm người ghi biên - Nên đọc lại toàn biên họp cho người nghe trước kết thúc họp 7 CÁCH HỌP KHÔNG NHÀM CHÁN Phải có nội dung chương trình họp rõ ràng, súc tích, xác Phải gửi nội dung đến người tham dự trước diễn họp Chỉ nên cho người thật cần thiết, có góp ý thiết thực dự họp Chủ toạ phải người có khả điều hành họp cho hạn chế đến mức thấp tranh luận không cần thiết (không nên lúc chọn chủ tọa chức danh họ) Trước ngày họp, chủ toạ phải gọi điện thoại hay gửi mail cho tất người dự họp thông báo rõ ràng vai trò họ họp họ cảm thấy giá trò đưa đề nghò thực tiễn Trong họp, chủ toạ phải nhắc lại nêu rõ điểm cần bàn để tránh hiểu lầm Chủ tọa cần đưa chương trình rõ ràng, cần thiết cho đại biểu trước họp sau Ngày họp sau cần phải nói rõ trước kết thúc họp 113 p dụng nguyên tắc này, cải thiện chất lượng họp mà giảm thiểu chúng tương lai 114 ... Phân loại dự án Đứâng góc độ ngành nghề ta phân chia thành loại dự án sau : - Dự án xây dựng, giao thông, hoá dầu, khai thác mỏ - Các dự án sản xuất - Dự án đào tạo quản lý - Các dự án nghiên... lượng thực đầy đủ cách  Tham gia vào xem xét/kiểm toán hậu dự án 1.3 DỰ ÁN XÂY DỰNG & QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG 1.3.1 Các khái niệm chung - Dự án xây dựng (DAXD) tập hợp đề xuất có liên quan đến việc... xây dựng, chi phí thiết bò, chi phí khác tính dự toán xây dựng công trình chi phí dự phòng, chi phí quản lý dự án số chi phí khác dự án Tổng dự toán không vượt tổng mức đầu tư duyệt 2.1.1.3 Dự