Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động xúc tiến hỗn hợp tại bưu điện tỉnh Ninh Bình

Những năm qua, nền kinh tế Việt Nam đã có những bước phát triển vững chắc, tốc độ tăng trưởng kinh tế hàng năm luôn ổn định, đời sống xã hội đang ngày được nâng cao. Trong xu thế “Toàn cầu hoá” hiện nay, việc gia nhập tổ chức WTO là cơ hội và cũng là thách thức lớn đối với nền kinh tế Việt Nam cũng như các doanh nghiệp sản xuất và cung cấp dịch vụ trong nước

LỜI NÓI ĐẦU

Những năm qua, nền kinh tế Việt Nam đã có những bước phát triển vững chắc, tốc

độ tăng trưởng kinh tế hàng năm luôn ổn định, đời sống xã hội đang ngày được nâng cao.Trong xu thế “Toàn cầu hoá” hiện nay, việc gia nhập tổ chức WTO là cơ hội và cũng làthách thức lớn đối với nền kinh tế Việt Nam cũng như các doanh nghiệp sản xuất và cungcấp dịch vụ trong nước

Bưu chính là một trong những lĩnh vực phải chịu áp lực cạnh tranh gay gắt Nhậnthức được vai trò quan trọng là công cụ của Đảng, Nhà nước và các cấp chính quyền: làngành kinh tế thuộc kết cấu hạ tầng, sự phát triển của ngành sẽ mang lại những lợi ích tolớn cho các ngành khác và tác động không nhỏ đến nền kinh tế Việt Nam

Để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường, việc tìm hiểu, nghiên cứu và triểnkhai áp dụng một cách sáng tạo kiến thức Marketing vào thực tiễn sản xuất kinh doanhcủa từng doanh nghiệp trở thành vấn đề cấp bách và quan trọng để từ đó các doanh nghiệp

có tư duy về sự cạnh tranh, có kinh nghiệm về sự cạnh tranh Bưu điện tỉnh Ninh Bình vàcũng như nhiều doanh nghiệp khác hiện nay nói chung nhìn nhận đều thấy các hoạt độngMarketing của doanh nghiệp vẫn chưa được chú trọng trong nền kinh tế thị trường hiệnnay Họ chưa nhận thức đầy đủ rằng đối với một doanh nghiệp trong thị trường cạnh tranhthì các giải pháp Marketing là quan trọng, nó quyết định góp phần thắng lợi của doanhnghiệp Doanh nghiệp không chỉ giữ một tư duy của một thời bao cấp, thời kỳ của nềnkinh tế kế hoạch hóa mà phải phải hướng tới và thấm nhuần triết lý kinh doanh mới đó là

tư duy kinh doanh hướng tới khách hàng, bán những thứ khách hàng cần Muốn làm đượcđiều này thì doanh nghiệp phải dùng các phối thức của Marketing MIX để tấn công vàothị trường mục tiêu của mình, để nắm bắt được nhu cầu khách hàng vượt hơn so với cácđối thủ cạnh tranh và qua đó tạo ra lợi nhuận Hoạt động xúc tiến hỗn hợp là một trongnhững những thành tố của phối thức đó mà rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng tận dụngnhững lợi thế của nó quảng bá hình ảnh, truyền tin sản phẩm của doanh nghiệp tới kháchhàng

Xuất phát từ thực tiễn cùng với mới quan tâm riêng của bản thân em đã mạnh dạn

đi sâu tìm hiểu khóa luận tốt nghiệp với đề tài:

“Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động xúc tiến hỗn hợp tại bưu điện tỉnh Ninh Bình ”.

Kết cấu của khóa luận ngoài các phần mở đầu và kết luận ra nội dung của khoáluận gồm có ba phần đó là:

Chương I: Một số vấn để cơ bản về hoạt động xúc tiến hỗn hợp trong doanh

và các bạn đóng góp, góp ý để em có thể vững vàng hơn nhờ vốn kiến thức được trau dồi tại Học viện bưu chính viễn thông trong khóa học chuyên ngành quản trị kinh doanh bưu chính viễn thông.

Em xin chân thành cảm ơn !

CHƯƠNG I:

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN HỖN HỢP

TRONG DOANH NGHIỆP DỊCH VỤ

1.1 XÚC TIẾN HỖN HỢP VÀ VAI TRÒ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH

DOANH

1.1.1 Khái niệm xúc tiến hỗn hợp

Xúc tiến hỗn hợp là một tham số của Marketing- Mix Có nhiều quan niệm khácnhau về xúc tiến

Theo các nhà lý luận của các nước tư bản thì xúc tiến hỗn hợp là hình thái quan hệxác định giữa người bán và người mua, là một lĩnh vực hoạt động định hướng vào việcchào hàng một cách năng động và có hiệu quả nhất

Các nhà kinh tế ở các nước Đông Âu cho rằng: xúc tiến hỗn hợp là một công cụ,một chính sách hoạt động kinh doanh nhằm làm năng động và gây ảnh hưởng định hướnggiữa người bán và người mua, là một hình thức hoạt động tuyên truyền nhằm mục tiêu đạtđược sự chú ý và chỉ ra những lợi ích của tập khách hàng tiềm năng về hàng hoá và dịchvụ

Theo giáo trình “Lý luận và nghệ thuật ứng xử trong kinh doanh” của khoaMarketing trường Đại học kinh tế quốc dân, xúc tiến hỗn hợp là các biện pháp nghệ thuật

mà các nhà kinh doanh dùng để thông tin về hàng hoá, tác động vào người mua, lôi kéongười mua về phía mình và các biện pháp hỗ trợ cho bán hàng

Theo giáo trình “Quản trị hệ thống kênh phân phối” của khoa Marketing trườngĐại học kinh tế quốc dân, xúc tiến hỗn hợp là một chương trình hợp tác và được kiểmsóat về các phương pháp và phương tiện thông tin được thiết kế để giới thiệu về mộtdoanh nghiệp và các sản phẩm của nó với các khách hàng tiềm năng, truyền tin về sảnphẩm và doanh nghiệp để thoã mãn khách hàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc bán và do

đó mang lại lợi nhuận dài hơn

Theo giáo trình “Marketing dịch vụ” xúc tiến hỗn hợp là hoạt động thông tinMarketing đến khách hàng tiềm năng Đối với doanh nghiệp hoạt động dịch vụ, thông tinMarketing là trao truyền, đưa đến chuyển giao những thông điệp cần thiết về doanhnghiệp, về sản phẩm của doanh nghiệp, về phương thức phục vụ, về những lợi ích màkhách hàng sẽ thu được khi mua sản phẩm của doanh nghiệp, cũng như những tin tức cầnthiết từ phía khách hàng Qua đó doanh nghiệp tìm ra cách thoã mãn một cách tốt nhấtnhu cầu của khách hàng

Xuất phát từ các quan niệm về xúc tiến hỗn hợp ở trên ta thấy rằng: xúc tiến hỗnhợp là các hoạt động có chủ đích trong lĩnh vực Marketing của các doanh nghiệp nhằmtìm kiếm, thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ kinh doanh

Về nguyên tắc xúc tiến hỗn hợp phân theo đặc trưng của kênh truyền thông, lựachọn có hai lớp: xúc tiến hỗn hợp đại chúng/gián tiếp và xúc tiến hỗn hợp cá nhân/trựctiếp

Trong mỗi lớp trên lại được phân loại tiếp theo tiêu thức loại công cụ xúc tiến hỗnhợp chủ yếu được sử dụng thành các nhóm xúc tiến đặc trưng:

- Lớp thứ nhất: xúc tiến quảng cáo đại chúng, cổ động chiêu khách, gián tiếp, quan

hệ công chúng

- Lớp thứ hai: khuyến mại bán hàng trực tiếp, cá nhân, Marketing trực tiếp Như vậytuỳ thuộc từng loại sản phẩm, từng loại công cụ xúc tiến hỗn hợp có những chương trìnhxúc tiến hỗn hợp phù hợp nhằm đảm bảo đạt hiệu quả cao

1.1.2 Vai trò của tiến hỗn hợp trong hoạt động Marketing của doanh nghiệp

Theo quan điểm trước đây, xúc tiến hỗn hợp có một số vai trò quan trọng như: kíchthích hiệu quả của lực lượng bán hàng, kích thích các khách hàng bằng giảm giá sản phẩmhoặc giữ nguyên giá mà tăng chất lượng sản phẩm.Ở Việt Nam, từ những năm 1990 trởlại đây, xúc tiến hỗn hợp là những hoạt động quan trọng không thể thiếu được trong hoạtđộng kinh doanh của các doanh nghiệp

Hoạt động xúc tiến hỗn hợp sẽ giúp các doanh nghiệp có cơ hội phát triển các mốiquan hệ kinh doanh với các bạn hàng trong nước cũng như bạn hàng ở nước ngoài Thôngqua hoạt động xúc tiến hỗn hợp các doanh nghiệp có điều kiện để hiểu biết lẫn nhau, đặtquan hệ buôn bán với nhau Hơn nữa thông qua hoạt động xúc tiến hỗn hợp các doanhnghiệp cũng như khách hàng có thêm thông tin về thị trường, có điều kiện nhanh chóngphát triển kinh doanh và hội nhập vào kinh tế khu vực

Nhờ có hoạt động xúc tiến hỗn hợp, các doanh nghiệp có thông tin tốt về khách hàngcũng như đối thủ cạnh tranh Qua đó doanh nghiệp có hướng đổi mới kinh doanh, đầu tưcông nghệ mới vào hoạt động kinh doanh

Xúc tiến hỗn hợp là công cụ hữu hiệu trong việc chiếm lĩnh thị trường và tăng tínhcạnh tranh của hàng hoá, dịch vụ của các doanh nghiệp trên thị trường Thông qua hoạtđộng xúc tiến hỗn hợp (XTHH) các doanh nghiệp tiếp cận được với thị trường tiềm năngnhững thông tin cần thiết của doanh nghiệp, cung cấp cho khách hàng tiềm năng nhữngthông tin cần thiết, những dịch vụ ưu đãi để tiếp tục chinh phục khách hàng của doanhnghiệp và lôi kéo khách hàng của đối thủ cạnh tranh Các hoạt động xúc tiến hỗn hợp sẽ

tạo ra hình ảnh đẹp về doanh nghiệp trước con mắt khách hàng, lợi thế cạnh tranh củadoanh nghiệp nhờ đó mà không ngừng tăng lên.

Hoạt động xúc tiến hỗn hợp là cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp, thông quahoạt động xúc tiến hỗn hợp các doanh nghiệp sẽ có điều kiện để nhìn nhận về ưu nhượcđiểm của hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp mình Từ đó doanh nghiệp có cơ sở để raquyết định kịp thời, phù hợp

Xúc tiến làm cho bán hàng trở nên dễ dàng và năng động hơn, đưa hàng vào kênh phânphối một cách hợp lý, kích thích hiệu quả của lực lượng bán hàng

Xúc tiến hỗn hợp là công cụ hữu hiệu giúp cho cung và cầu gặp nhau, đặc biệt nhờnghệ thuật của xúc tiến hỗn hợp, hoạt động này kích thích người tiêu dùng mua sản phẩm

mà doanh nghiệp kinh doanh

Thông qua hoạt động xúc tiến hỗn hợp, nhà kinh doanh không chỉ bán được nhiềuhàng hoá mà còn góp phần thay đổi cơ cấu tiêu dùng, hướng dẫn thị hiếu của khách hàng Giúp cho doanh nghiệp xây dựng một hình ảnh đẹp về doanh nghiệp và sản phẩm củadoanh nghiệp

Như vậy các doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu kinh doanh đặt ra thì một vấn đềkhông thể thiếu được là phải tổ chức tốt hoạt động xúc tiến hỗn hợp

1.1.3 Bản chất của xúc tiến hỗn hợp

Xúc tiến là quá trình xây dựng và duy trì một hỗn hợp truyền thông nhằm vào thịtrường mục tiêu để thu hút khách hàng, đóng góp vào mục đích tiếp thị ngắn hạn cũngnhư dài hạn của doanh nghiệp Xúc tiến là thành tố dễ nhận thấy nhất trong Marketing -mix

Xúc tiến (promotion) thực chất là quá trình truyền thông marketing, có các mụcđích thông báo, thuyết phục và nhắc nhở Qua các nội dung thông điệp, doanh nghiệpthông báo cho khách hàng về sự có mặt của sản phẩm trên thị trường, thuyết phục họ vềcác ưu việt của sản phẩm so với các sản phẩm cạnh tranh, và nhắc nhở họ nhớ đến sảnphẩm khi có nhu cầu

Chiến lược xúc tiến hỗn hợp cần phải kết hợp các kênh truyền thông mà doanhnghiêp dùng để thông tin với thị trường mục tiêu Khách hàng có thể nhận được nội dungcác thông điệp truyền thông marketing từ hai nguồn chính là nguồn bên trong và nguồnbên ngoài doanh nghiệp Nguồn bên ngoài bao gồm các lời khuyên, truyền miệng từ bạn

bè, báo chí Nguồn từ bên trong doanh nghiệp bao gồm các thông điệp từ các chức năngmarketing truyền thống và các nguồn tin từ các nhân viên phục vụ sản xuất ở tuyến đầu.Đối với lĩnh vực dịch vụ, khách hàng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, chiến lượcxúc tiến hỗn hợp có phạm vi hoạt động rộng hơn so với lĩnh vực sản xuất hàng hóa

Như vậy, bản chất của xúc tiến hỗn hợp là mọi hoạt động của doanh nghiệp nhằmtruyền bá những thông tin về ưu điểm hàng hoá do mình sản xuất và thuyết phục nhữngkhách hàng mục tiêu mua Mọi quyết định về các bộ phận cấu thành Marketing – Mix tuỳthuộc rất nhiều vào việc xác định vị trí hàng hóa cụ thể mà doanh nghiệp đó làm.

Xúc tiến dịch vụ không thể tách rời khỏi việc xúc tiến nhà cung cấp dịch vụ Dokhách hàng không thể thử trước được sản phẩm, cho nên khi khách hàng lựa chọn cácdịch vụ của các nhà cung cấp khác nhau, thì hình ảnh của nhà cung cấp đó đóng một vaitrò quan trọng trong việc tác động đến quyết định của khách hàng Chính vì vậy, trongMarketing dịch vụ, quan hệ với công chúng có vai trò rất quan trọng và cần được chú ýđặc biệt Bởi vì, quan hệ với công chúng tốt là tiền đề tốt nhất cho việc xúc tiến nhà cungcấp dịch vụ

1.1.4 Mô hình của hoạt động xúc tiến hỗn hợp

Xúc tiến là một thành tố trong Marketing mix nhằm tác động vào thị trường mục tiêu(xem hình 1.1) Nhưng bản thân xúc tiến lại là một hỗn hợp gồm có các thành tố như trình

bày dưới đây Do vậy, người ta còn gọi là xúc tiến hỗn hợp.

1.2 NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN HỖN HỢP TRONG DOANH NGHIỆP

Trong hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp, người phụ trách Marketing cần phải xácđịnh những thị trường mục tiêu, đưa ra chiến lược Marketing tổng thể, chiến lược xácđịnh sản phẩm cần đưa vào kinh doanh, các hình thức dịch vụ cần để thúc đẩy bán hàng,thiết lập những hệ thống phân phối, cách xác định giá Hơn nữa các hoạt động đó cần

Thị trường mục tiêu

Sản phẩm Giá cả Phân phối Xúc tiến

Marketing mix

Hình 1.1 Mô hình của xúc tiến trong Marketing

mx

phải được xúc tiến tới những người có liên quan tới việc mua sắm trong thị trường mụctiêu Lĩnh vực xúc tiến này là lĩnh vực quan trọng trong hoạt động Marketing Trong hoạtđộng kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp sẽ không đạt được hiệu quả cao nếu chỉ nghĩrằng: “có hàng hoá chất lượng cao, giá rẻ là đủ để bán hàng” Những giá trị của hàng hoá,dịch vụ, thậm chí cả những lợi ích đạt được khi tiêu dùng sản phẩm cũng phải được thôngtin tới khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, cũng như những người có ảnh hưởngtới việc mua sắm Để làm được điều đó các doanh nghiệp cần phải tổ chức thực hiện vàquản lý tốt các họat động xúc tiến hỗn hợp.

Xúc tiến hỗn hợp bao gồm các bộ phận sau:

1.2.1 Xác định mục tiêu và ngân quỹ của công nghệ Marketing xúc tiến hỗn hợp

1.2.1.1 Phân định mục tiêu của xúc tiến hỗn hợp

Một khi nhận ra thị trường mục tiêu và những đặc tính của nó, nhà quản trị xúc tiếnphải quyết định về những đáp ứng kỳ vọng ở tập người nhận tin trọng điểm Những hành

vi chịu mua là kết quả của một quá trình lâu dài đi tới quyết định của người tiêu dùng.Nhà quản trị xúc tiến cần phải biết cách đưa dẫn những người nhận trọng điểm mục tiêunhững tình trạng sẵn sàng mua cao hơn

Nêu các chương trình xúc tiến được nhà quản trị bằng một cách thức rõ ràng và hợplý đầy đủ, đòi hỏi xác lập các mục tiêu được giải trình cẩn thận, tương thích với mỗichương trình và cho mỗi kỳ ngân quỹ Các mục tiêu này phải thoả mãn các điều kiện sau:

- Phải dựa trên sự hiểu biết về mục đích của doanh nghiệp

- Phải dựa trên cơ sở hiểu biết rõ đối tượng mục tiêu và khuynh hướng đáp ứng họvới các mức độ thông tin khác nhau

- Có thể lượng hoá được

- Phản ánh càng nhiều càng tốt hiệu quả thực tế của hoạt động

- Phải có tính khả thi

- Có thể thực hiện được trong khuôn khổ thời gian thực hiện được

Thông thường các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh định mục tiêu mộtchương trình xúc tiến chủ yếu là:

- Đảm bảo danh tiếng của một mặt hàng của một nhãn hiệu

- Làm nổi bật một yếu tố, một đặc tính (một lợi ích nổi trội) của một mặt hàng haymột nhãn hiệu

- Đưa lại một hình ảnh cho một mặt hàng, một nhãn hiệu, một doanh nghiệp

- Kích đẩy sự thương mại hoá sản phẩm

Kích đẩy những hình thức khác của xúc tiến thương mại như: quảng cáo, khuyếnmại hay chào bán trực tiếp.

Việc xác định mục tiêu này không những giúp cho việc hoạch định chiến dịch xúctiến mà còn tạo cơ sở cho việc đánh giá kết quả thực hiện Các mục tiêu của xúc tiếnthương mại không đến với chúng ta một cách tình cờ xuất phát từ việc xem xét bao quátcác yếu tố ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp nói chung và xúc tiến nói riêng.Mục tiêu tốt phải bao quát rộng hơn chứ không phải chỉ có yếu tố bản thân hoạt động,phải là kết quả của việc phân tích kỹ lưỡng tất cả các yếu tố có tác động lên lợi ích củadoanh nghiệp và sự phối hợp giữa các mục tiêu doanh nghiệp và môi trường của các lĩnhvực khác

Hình 1.2 Qui trình xác định mục tiêu chương trình xúc tiến hỗn hợp

Môi trường

marketting

ngoại vi DN

Mục tiêu chung của DN

Môi trường marketting nội tại

DN

Mục tiêumarketting DN

Mục tiêu

quảng cáo

Mục tiêukhuyến mại

Mục tiêu bánhàng trựctiếp

Mục tiêu tuyên truyền cổ động

Phối thức giao tiếp

Mục tiêumarketting xúctiến hỗn hợp

1.2.1.2 Quyết định ngân sách để thực hiện mục tiêu xúc tiến hỗn hợp

Sau khi đã xác định rõ các mục tiêu mà chiến lược tiếp thị cần đạt được và lập kếhoạch triển khai thì doanh nghiệp cần phải quyết định ngân quỹ để thực thi xúc tiến đó,bao gồm có quyết định tổng ngân quỹ dành cho chương trình xúc tiến và quyết định phânbổ ngân quỹ cho công cụ xúc tiến

1 Các phương pháp xác định ngân quỹ xúc tiến hỗn hợp

Các doanh nghiệp thường quyết định ngân quỹ xúc tiến hỗn hợp theo 4 phươngpháp sau:

- Phương pháp tùy theo khả năng: theo phương pháp này các doanh nghiệp xác địnhngân sách cho việc xúc tiến tùy theo khả năng doanh nghiệp có thể chi được, phươngpháp này bỏ qua ảnh hưởng của xúc tiến đối với khối lượng tiêu thụ nên ngân sách chicho xúc tiến hàng năm không ổn định

- Phương pháp tính theo phần trăm của doanh số: theo phương pháp này doanhnghiệp xác định ngân sách xúc tiến thương mại theo một tỷ lệ phần trăm xác định nào đótrên doanh số hiện tại hay mức doanh số ước định của năm tới, ví dụ 5%; 10% phươngpháp này có ưu điểm là chi phí gắn liền với kết quả kinh doanh nên dễ hoạch toán và kiểmsoát và nó cho phép đảm bảo sự ổn định cạnh tranh Cạnh đó cũng có một số điểm hạnchế đó là: việc dành ngân sách cho xúc tiến tùy vào khả năng của ngân quỹ hơn là theo cơhội kinh doanh, gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch xúc tiến dài hạn và nó hạn chế việcxây dựng ngân sách xúc tiến theo định vị mặt hàng hay theo khu vực thị trường

- Phương pháp ngang bằng cạnh tranh: theo phương pháp này doanh nghiệp xácđịnh mức ngân sách xúc tiến của doanh nghiệp mình ngang bằng với mức chi phí của cácđối thủ cạnh tranh cùng cỡ Tuy nhiên do uy tín, tài lực, mục tiêu và cơ may của từngdoanh nghiệp khác nhau nên kết quả xúc tiến cũng rất khác nhau

- Phương pháp mục tiêu và công việc: phương pháp này đòi hỏi nhà quản trị xúc tiếnlập ngân sách xúc tiến hỗn hợp bằng cách:

+ Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

+ Xác định những công việc, chương trình cần làm để đạt mục tiêu trên

+ Ước tính chi phí để hoàn thành công việc Tổng số chi phí này chính là mức ngânsách dành cho hoạt động xúc tiến

Phương pháp này có ưu điểm buộc nhà quản trị phải giải trình rõ các giả định củamình về mối liên quan giữa số tiền chi ra, số lần quảng cáo, tỷ lệ thử và số lần sử dụngchính thức

2 Quyết định phân bổ ngân sách cho công cụ xúc tiến hỗn hợp

Mỗi công cụ đều có những tác dụng, tầm quan trọng khác nhau và được nhằm vàocác mục tiêu khác nhau Do vậy tuỳ vào từng điều kiện, hoàn cảnh và mục tiêu cụ thể màdoanh nghiệp ưu tiên cho công cụ nào nhiều hơn, tuy nhiên việc phân bổ này yêu cầu phảithật hợp lý, linh hoạt thì chiến lược xúc tiến hỗn hợp mới đạt được hiệu quả cao.

1.2.2 Xác định đối tượng nhận tin

Để chương trình xúc tiến hỗn hợp có hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải xác địnhtập người nhận tin trọng điểm Việc lựa chọn tập khách hàng trọng điểm này có ảnhhưởng rất lớn đến quá trình xúc tiến nếu như lựa chọn sai không phù hợp với yêu cầu củaquá trình xúc tiến hỗn hợp không đem lại kết quả cho doanh nghiệp thậm chí còn làm hụtngân sách của doanh nghiệp

Nếu việc hoạch định chương trình Marketing được thực hiện một cách hữu hiệu, cácđoạn thị trường sẽ được chỉ định và trọng điểm sẵn sàng Các khách hàng trên mỗi đoạntrở thành tập người nhận tin trọng điểm cho các chương trình xúc tiến của doanh nghiệp.Tập khách hàng trọng điểm có thể là người mua trọng điểm của doanh nghiệp, người muahiện có, những người thông qua quyết định hay có ảnh hưởng trực tiếp tới việc ra quyếtđịnh Mỗi tập khách hàng khác nhau lại có những hoạt động xúc tiến hỗn hợp khác nhau

1.2.3 Lựa chọn nội dung thông điệp

Các doanh nghiệp có thể thông tin cho khách hàng tiềm năng về sản phẩm, giá, địađiểm bán hàng Một cố gắng thuyết phục khách hàng tiềm năng có thể tập trung vàonhững thúc đẩy mua dùng thử mặt hàng và thay đổi lượng giá mặt hàng và cung cấpnhững tái bảo hành sau mua, những điều này là cơ sở tất yếu của một thương vụ hoàn hảo.Một thông điệp lý tưởng là một thông điệp tạo ra được sự nhận biết, gây thích thú, quantâm kích thích được ham muốn và thúc đẩy đến hành động mua

Thông điệp là sự tập hợp thông tin có định hướng thuyết phục đối với khách hàngtrọng điểm của mình dưới hình thức xúc tiến khác nhau Việc thiết lập thông điệp đòi hỏigiải quyết ba vấn đề: nói cái gì (nội dung thông điệp), nói như thế nào cho hợp lý (cấutrúc thông điệp) và nói như thế nào cho biểu cảm (hình thức thông điệp)

Để xác định được nội dung thông điệp thì người truyền thông điệp phải xác định ýtưởng muốn chuyển đến và được chấp nhận bởi đối tượng nhận Trong nội dung củathông điệp làm sao phải nêu bật được lợi ích của sản phẩm, dịch vụ đem lại cho kháchhàng trình bày được ích lợi của sản phẩm, dịch vụ đó Người phát thông điệp phải biếtrằng đối với sản phẩm, dịch vụ khác nhau sẽ có những gợi dẫn khác nhau tác động vàokhách hàng Những gợi dẫn đó có thể là: những gợi dẫn duy lý liên hệ tới lợi ích riêng củatập người nhận Chúng trình bày rằng mặt hàng sẽ mang lại những ích dụng theo nhu cầu.Những gợi dẫn cảm tính cố gắng kích đẩy những tình cảm tích cực hay tiêu cực nào đóđưa đến quyết định mua Người phát ngôn có thể nhắc đến sự sợ hãi, tội lỗi hay xấu hổ

khiến người ta phải làm cái việc mà người ta phải làm, hay ngưng làm cái việc không nênlàm Những gợi dẫn có tính cách gây sợ hãi chỉ có hiệu quả ở chừng mực nhất định,những tập người nhận nhận thấy có quá nhiều điều gây tình trạng khó chịu (ngưng thở,ngáp ) họ sẽ né tránh Nếu thông điệp được thực hiện trên ti vi hay giao tiếp trực tiếp, thìphải cộng thêm vào những thứ khác như ngôn ngữ thân thể (những gợi ý không lời).Người phát ngôn phải chú ý tới sự biểu lộ của nét mặt, cử chỉ trang phục, tư thế, kiểu tóc.Nếu thông điệp được truyền qua nhãn hiệu hay bao bì phối thức mặt hàng, người phátngôn phải chú ý tới cách sắp xếp hương thơm màu sắc kích thước và hình dạng Ngườiphát ngôn cũng sử dụng những kêu gọi hướng về tình cảm tích cực như yêu thương, khôihài, tự hào hay vui nhận Tuy nhiên, không có bằng chứng thực tế cho thấy chẳng hạncùng một thông điệp hài hước nhất thiết hữu hiệu hơn một thông điệp nghiêm túc vớicùng một nội dung như nhau, những gợi dẫn đạo đức hướng tới sự ý thức về cải thiện nơikhách hàng Chúng thúc giục khách hàng ủng hộ những mục tiêu có tính chất xã hội nhưvấn đề làm sạch môi trường, cải thiện quan hệ giữa các chủng tộc, bình quyền cho phụ nữ,giúp đỡ người khó khăn.

1.2.4 Lựa chọn cấu trúc thông điệp

Hiệu năng của một thông điệp cũng phụ thuộc vào cấu trúc của nó, người phát ngônphải giải quyết ba vấn đề:

- Có nên đưa ra kết luận rõ ràng hay để người nhận tự quyết định lấy Đưa ra một kếtluận thường hiệu quả hơn

-Trình bày luận chứng theo kiểu đơn tuyến hay song tuyến Thông thường luậnchứng đơn tuyến đạt hiệu quả hơn trong việc giới thiệu mặt hàng ngoại trừ với kháchhàng có trình độ giáo dục cao hoặc đã có thái độ tiêu cực

- Nên đưa ra luận chứng đanh thép nhất vào đầu hay cuối thông điệp Giới thiệu luậnchứng đanh thép vào đầu thông điệp tạo được chú ý mạnh, nhưng có thể dẫn đến một kếtcục có tính nghịch biến

1.2.5 Lựa chọn kênh truyền thông

Sau khi đã giải quyết xong các vấn đề thông điệp các nhà quản trị xúc tiến phải tìmđược kênh truyền thông điệp có hiệu quả cao, có hai loại kênh lớn có tính chất cá biệt vàkênh có tính chất đại chúng

1.2.5.1 Kênh truyền thông có tính chất đại chúng

Các kênh truyền thông chung là các phương cách truyền thông truyền đi các thôngđiệp mà không có sự tiếp xúc hay phản hồi cá nhân Chúng bao gồm các phương tiệntruyền thông đại chúng, nhằm hướng tới tập người nhận chuyên biệt Bầu không khí lànhững khung cảnh có chủ tâm tạo dựng, việc quy hoạch nội thất cửa hàng, địa điểm phân

bố, sự năng động phục vụ của nhân viên bán hàng tạo nên không khí nhộn nhịp ở cửahàng tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái tin tưởng

1.2.5.2 Kênh truyền thông có tính chất cá biệt

Là loại kênh mà phía doanh nghiệp và khách hàng trao đổi hai chiều với nhau, cóthể giao tiếp mặt đối mặt qua điện thoại, thư từ, nối mạng

Các kênh truyền thông cá biệt có hiệu lực cao bởi vì nó tạo cơ hội giao tiếp và phảnhồi cá nhân, phía doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp kịp thời để đáp ứng lạinhững phản ứng của khách hàng

Kênh truyền thông cá biệt có ba loại chính đó là:

- Kênh có tính chất biện hộ Là các nhân viên bán hàng tiếp xúc với khách hàng muatrọng điểm

- Kênh có tính chất chuyên gia Là việc các chuyên gia có trình độ chuyên môn caophát biểu với khách hàng mua trọng điểm

- Kênh có tính chất xã hội Là những người bạn, thành viên trong gia đình, đoànthể nói chuyện với khách hàng mua trọng điểm, loại kênh này có tác dụng rất rộng rãi vì

nó có tính chất truyền miệng

1.2.6 Xác lập phối thức xúc tiến hỗn hợp

Các doanh nghiệp luôn luôn tìm phương cách để đạt hiệu năng xúc tiến hỗn hợp caobằng việc thế công cụ xúc tiến này bằng công cụ xúc tiến khác nếu thấy hiệu năng hơn.Nhiều doanh nghiệp đã thay thế một số hoạt động bán hàng tại cơ sở bằng việc bán hàngqua điện thoại và qua thư trực tiếp Những doanh nghiệp khác thì gia tăng chi phí của xúctiến bán liên quan tới quảng cáo, để đạt được doanh số tăng nhanh hơn, khả năng hoánchuyển được giữa các công cụ xúc tiến hỗn hợp Việc tạo lập được một phối thức xúc tiến

sẽ phức tạp và tinh tế hơn khi một công cụ sẽ được dùng để tạo ra một công cụ khác.Nhiều nhân tố đã ảnh hưởng tới sự lựa chọn và phối thuộc các công cụ xúc tiến hỗn củanhà tiếp thị

Mỗi công cụ xúc tiến, quảng cáo, bán hàng trực tiếp, xúc tiến bán và tuyên truyền đều có những đặc tính và chi phí riêng Các nhà tiếp thị phải hiểu bản chất, đặc tính, ưu nhược điểm của từng công cụ xúc tiến hỗn hợp này khi lựa chọn chúng

Quảng cáo có những đặc tính sau:

- Giới thiệu có tính đại chúng: quảng cáo là một kiểu truyền thông có tính đại chúng

cao Tính đại chúng của nó khiến sản phẩm có được một dạng như sự một hợp thích hoá,cũng như nảy ra một ý nghĩa về một chào hàng đã được chuẩn hóa Vì có nhiều ngườicùng nhận được thông điệp như nhau nên các khách mua yên tâm rằng việc mua hàng củamình sẽ được mọi người thông hiểu

- Tính lan truyền: quảng cáo là phương tiện truyền thông có tính lan truyền, điều này

cho phép doanh nghiệp lặp lại nhiều lần một thông điệp, nó cũng cho phép người tiếpnhận và so sánh các thông điệp của các doanh nghiệp cạnh tranh khác nhau Việc quảngcáo ở quy mô lớn ở một doanh nghiệp cũng nói lên một số điều tích tụ và tầm cỡ, danhtiếng và mức thành công của doanh nghiệp đó

- Sự diễn đạt khuyếch đại: quảng cáo cung cấp thời cơ cho doanh nghiệp và phổ mặt

hàng của nó ngoại mục hơn nhờ khéo sử dụng các kỹ thuật ngôn ngữ, âm thanh, mầu sắc,hình ảnh và biểu tượng Tuy nhiên có sự diễn đạt quá hay làm loãng thông điệp hoặckhiến người nhận khó tập trung và nhận biết

- Tính vô cảm: quảng cáo chỉ truyền đi một cuộc đối thoại trực tiếp với người nhận

nên khó đo lường được tính hiệu quả truyền thông quảng cáo

Phạm vi và tầm hiệu lực của quảng cáo: như đã đề cập ở trên quảng cáo là một

trong những công cụ quan trọng nhất của hoạt động chiêu thị, là phương tiện hỗ trợ đắclực cho cạnh tranh Một mặt quảng cáo có thể được dùng để xây dựng một hình ảnh lâudài cho mặt hàng, mặt khác quảng cáo làm đẩy nhanh việc tăng doanh số bán Quảng cáo

là dạng thức xúc tiến hỗn hợp hữu hiệu để đáp ứng tập người mua phân tán trong một khuvực thị trường rộng lớn, với mức chi phí không cao cho mỗi lần quảng cáo, việc sử dụngcác phương tiện quảng cáo khác nhau thì có mức chi phí khác nhau

Quyết định về mục tiêu quảng cáo: mục tiêu quảng cáo phải xuất phát từ mục tiêutrong kinh doanh của doanh nghiệp và các mục tiêu tiếp thị như các mục tiêu về doanh số,lợi nhuận, thị phần, các mục tiêu nâng cao uy tín của doanh nghiệp của sản phẩm

Quyết định lời rao quảng cáo

Quyết định về

mục tiêu

quảng cáo

Quyết định về ngân sách quảng cáo

Quyết định phương tiện quảng cáo

Đánh giá hiệu quả quảng cáo

Các mục tiêu của quảng cáo thường được phân loại thành: mục tiêu để thông tin,mục tiêu để thuyết phục, mục tiêu để nhắc nhở

+ Mục tiêu để thông tin áp dụng với giai đoạn giới thiệu nhằm tạo nên nhu cầu banđầu Quảng cáo với mục tiêu này nhằm giới thiệu cho thị trường biết một sản phẩm mới,

về cách sử dụng sản phẩm hay sự thay đổi về giá cả

+ Quảng cáo với mục tiêu thuyết phục, rất cần thiết trong giai đoạn cạnh tranh nhằmtạo ra sự ưa chuộng nhãn hiệu, thuyết phục khách hàng mua ngay

+ Quảng cáo với mục tiêu nhắc nhở, áp dụng trong giai đoạn bão hòa của sản phẩm

để nhắc nhở khách hàng tìm mua lại sản phẩm

- Quyết định về ngân sách quảng cáo: sau khi xác định được các mục tiêu của quảngcáo doanh nghiệp phải quyết định ngân sách quảng cáo cho mỗi sản phẩm nhằm đáp ứngmục tiêu bán hàng, có 4 phương pháp xác định ngân sách:

+ Phương pháp tuỳ khả năng

+ Phương pháp tính theo phần trăm của doanh số

+ Phương pháp cân bằng cạnh tranh (chi phí cho quảng cáo ngang với đối thủ cạnhtranh)

+ Phương pháp mục tiêu và công việc

- Quyết định về lời giao quảng cáo, thường gồm 3 bước là: tạo ra lời rao, đánh giá vềtuyển chọn người rao, thực hiện lời rao Lời rao quảng cáo phải có một văn phong ngữđiệu và sự trình bày hợp lý, nếu quảng cáo trên truyền hình, người trình bày phải chú ý sựbiểu lộ rõ nét mặt, cử chỉ, trang phục, tư thế, đầu tóc

- Quyết định về phương tiện quảng cáo: phương tiện quảng cáo là phương tiện vậtchất, kỹ thuật mà các công ty sử dụng nhằm đạt được mục tiêu nhất định Chọn phươngtiện quảng cáo là nhằm đúng đối tượng quảng cáo để ít tốn kém và thu được hiệu quả cao.Khi chọn lựa phương tiện quảng cáo cần phối hợp với các mục tiêu đã định trước Hiệnnay thường được sử dụng các phương tiện để quảng cáo đó là: Báo chí, radio, tivi, phimảnh quảng cáo, quảng cáo bằng thư gửi qua bưu điện, bằng panô, áp phích

- Đánh giá hiệu quả của quảng cáo: để đánh giá hiệu quả của quảng cáo cần phảixem xét mức độ thực hiện các mục tiêu quảng cáo đặt ra Hiệu quả của quảng cáo phụthuộc vào hai yếu tố là hiệu quả của tin tức, lời rao quảng cáo và hiệu quả của phươngtiện quảng cáo

Từ phân tích trên, quảng cáo có những ưu điểm và nhược điểm sau:

* Ưu điểm:

+ Có thể tiếp xúc với nhiều khách hàng trong cùng một thời gian

+ Chi phí khá thấp cho mỗi lần quảng cáo

+ Rất tốt trong việc tạo ra hình ảnh về nhãn hiệu.

+ Tính năng động và sự lựa chọn của phương tiện cao

+ Thời gian quảng cáo xuất hiện thường ngắn

+ Các khách hàng thường lãng quên nhanh chóng

1.2.6.2 Bán hàng trực tiếp

Bán hàng trực tiếp là một công cụ có hiệu quả nhất trong những giai đoạn nhất địnhcủa tiến trình mua, nhất là trong việc tạo ra cho người mua sự ưa chuộng, tin chắc và hànhđộng Lý do là việc chào hàng so với quảng cáo có ba đặc trưng riêng:

- Sự vun trồng: Việc bán hàng trực tiếp cho phép phát triển mọi quan hệ từ việc bánhàng giao dịch thông thường cho đến tình hữu nghị sâu đậm, người bán hàng hiệu quảthường ghi nhớ những lợi ích, thói quen của khách hàng nếu muốn giữ mối quan hệ lâudài

- Sự đáp ứng: bán hàng trực tiếp khiến người mua cảm thấy có sự bó buộc nào đóphải nghe người bán nói, người mua nhất thiết phải chú ý và đáp ứng, dù chỉ là một câucám ơn lịch sự

- Cá nhân đối mặt: việc chào bán trực tiếp bao hàm một quan hệ sống đọng tức thời

và tương tác giữa hai hay nhiều người Mỗi bên có thể quan sát tận mắt nhu cầu và cá tínhcủa nhau và dàn xếp ổn thỏavới nhau

* Tầm quan trọng của bán hàng trực tiếp:

Hầu hết các nhà kinh doanh đều thừa nhận rằng việc kinh doanh các sản phẩm của

họ không thể thành công nếu thiếu hình thức bán hàng cá nhân Tầm quan trọng của chứcnăng bán hàng cá nhân phụ thuộc một phần vào bản chất sản phẩm, dịch vụ mới Nhữnghàng hoá mới phức tạp về mặt kỹ thuật, đắt tiền đòi hỏi sự nỗ lực của bán hàng cá nhânnhiều hơn Người bán đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp cho người tiêudùng thông tin về những sản phẩm, dịch vụ nhằm giảm bớt hoặc triệt tiêu những rủi rotrong việc mua bán vận dụng

Tầm quan trọng của bán hàng cá nhân cũng được xác định tăng thêm bởi nhu cầucủa người tiêu dùng Trong trường hợp cạnh tranh thuần tuý (có một số lượng lớn ngườimua nhỏ có kiến thức thị trường tốt về một hàng hoá thuần nhất) thì việc bán hàng cánhân ít cần thiết Ngược lại khi một sản phẩm có sự khác biệt cao như nhà đất, máy

móc mà bán cho người mua ít kiến thức về sản phẩm, dịch vụ thì bán hàng cá nhân trởnên hết sức quan trọng trong phối thức khuyếch trương.

* Những ưu điểm và nhược điểm của bán hàng trực tiếp

- Ưu điểm:

+ Là công cụ có sức thuyết phục nhất, các nhân viên bán hàng có thể ảnh hưởng trựctiếp đến hành vi mua hàng

+ Cho phép trao đổi thông tin hai chiều

+ Thường cần thiết cho các sản phẩm kỹ thuật phức tạp

-Nhược điểm:

+ Chi phí cao cho mỗi lần giao dịch

+ Đào tạo bán hàng và tạo hoạt động thúc đẩy có thể rất tốn kém và khó thực hiện.+ Các đại diện bán hàng tồi có thể làm tổn thương đến việc bán hàng cũng nhưdoanh nghiệp, sản phẩm và hình ảnh của nhãn hiệu

- Sự mời chào: hàm chứa rõ nét lời mời chào kích đẩy khách hàng nhanh hơn

*Các quyết định chính trong khuyến mại

- Quyết định về mục tiêu khuyến mại: mục tiêu khuyến mại rút ra từ mục tiêu tiếp thị

cơ bản đối với mỗi sản phẩm Những mục tiêu riêng của khuyến mại sẽ thay đổi tuỳ theoloại thị trường

+ Đối với người tiêu dùng: mục tiêu là thúc đẩy họ mua tiêu dùng nhiều hơn khuyếnkhích dùng thử và thu hút khách hàng mới

+ Đối với nhân viên bán hàng: mục tiêu là khuyến khích lực lượng bán hàng về sựcải tiến sản phẩm và làm ổn định một mô hình bán hàng đang dao động

+ Đối với các trung gian tiếp thị: dẫn dụ họ bán những mặt hàng mới, tồn kho nhiềuhơn cố gắng, tìm những khách hàng tiêu thụ mới, kích thích bán hàng trong mùa bánkhách

- Quyết định chọn công cụ khuyến mại: ta biết rằng có nhiều công cụ khuyến mại

khác nhau để đạt được mục tiêu khuyến mại, việc lựa chọn các công cụ sao cho đạt được

hiệu quả tối ưu là tuỳ thuộc vào thị trường, sản phẩm và điều kiện cạnh tranh sau đây làmột số công cụ chính.

+ Hàng mẫu: có thể gửi đến từng nhà qua bưu điện hoặc nhận tại cửa hàng

+ Quà tặng: thường tặng miễn phí như áo, mũ, túi sách, băng đĩa

+ Gói hàng chung: đó là một gói hàng chung thường đi kèm nhau trong sử dụngđược bán với giá hạ Ví dụ: một bàn chải kèm một ống kem đánh răng

+ Các tài liệu chào hàng, các cuộc thi có thưởng các khoản ưu đãi, trợ cấp, giảm giákhi mua hàng với khối lượng lớn

- Quyết định triển khai chương trình khuyến mại có một số quyết định cần thiết củanhà quản trị xúc tiến khi triển khai chương trình khuyến mại là:

+Quyết định về quy mô khích lệ, cần phải có một kích thích đủ lớn ở mức nào đó đểđảm bảo cho chương trình tiếp thị thành công

+ Quyết định về điều kiện tham gia, có thể giành cho mọi khách hàng tham gia muahàng hoặc cho riêng đối tượng là học sinh, sinh viên

+ Quyết định về thời hạn cổ động Nếu thời hạn quá ngắn nhiều khách hàng sẽkhông kịp tham gia, nếu quá dài thì chương trình sẽ mất đi tính thúc đẩy "làm ngay" Kếtquả nghiên cứu cho thấy rằng tần số thuận lợi nhất là 3 tuần trong một quý và cần phảiquy định ngày cụ thể

- Triển khai thử nghiệm Nếu điều kiện cho phép thì tiến hành làm thử nghiệm xemchương trình khuyến mại có phù hợp với mục tiêu và quy mô đặt ra hay không, có thể đưa

ra các giải pháp điều chỉnh cần thiết để đảm bảo cho sự thành công cao nhất

- Thực hiện và kiểm tra đánh giá Thực hiện theo kế hoạch đã được lập trước đó vàđánh giá kết quả dựa vào việc so sánh doanh số trước trong và sau khi cuộc khuyến mạikết thúc

* Đánh giá ưu nhược điểm của khuyến mại

-Ưu điểm:

+ Là một phương pháp tốt để giá bán trong một thời gian ngắn nhằm khuyến khíchnhu cầu

+ Có nhiều công cụ khuyến mại để lựa chọn

+ Dễ dàng kết hợp các công cụ khuyến mại khác

- Nhược điểm:

+ Ảnh hưỏng tới khách hàng ban đầu vì họ có thể mua nhiều với giá rẻ trong khi đólại thu hút được ít khách hàng mới

+ Có ảnh hưởng trong ngắn hạn

+ Sử dụng nhiều công cụ khuyến mại có liên quan đến giá cả dẫn đến gây hại chohình ảnh nhãn hiệu và lợi nhuận.

1.2.6.4 Tuyên truyền cổ động

Tuyên truyền cổ động là một hình thức thông tin phong phú Mục đích của nó làtạo nên hình ảnh thuận lợi cho sản phẩm hay doanh nghiệp Tuyên truyền cổ động có thểmang tính gián tiếp hay trực tiếp Tuyên truyền có thể được coi là một dạng đặc biệt của

“Quan hệ với công chúng”

Tuyên truyền cổ động có đặc tính sau:

- Độ tin cậy cao hơn: các câu chuyện và tình tiết có vẻ xác thực và đáng tin đối vớingười nhận tin hơn là quảng cáo

- Vượt qua phòng bị: Tuyên truyền cổ động có thể vươn tới nhiều khách hàng tươnglai vốn từng lẩn tránh những người chào hàng và quảng cáo Thông điệp đến với họ nhưthể tin tức hơn là sự giao tiếp nhau để bán hàng

- Kịch tính hàng hoá: giống như quảng cáo tuyên truyền có tiềm năng hay mặt hàngtrở nên hấp dẫn hơn

1.2.6.5 Quan hệ với công chúng

Là các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp nhằm gây thiện cảm của côngchúng với doanh nghiệp và sản phẩm của nó Hoạt động quan hệ với công chúng khôngtruyền đi các thông điệp bán hàng và không phải trả tiền Quan hệ với công chúng đượcthực hiện dưới nhiều hình thức như bản tin, báo cáo hàng năm của doanh nghiệp, các hoạtđộng tài trợ, từ thiện, tổ chức sự kiện, vận động hành lang…

* Một số hình thức quan hệ với công chúng chủ yếu:

- Để tuyên truyền cho doanh nghiệp người ta có thể mời các nhà chính trị lỗi lạc, cácnhà nghệ thuật nổi tiếng đến thăm doanh nghiệp mình hoặc mua sản phẩm của doanhnghiệp Cũng có thể tổ chức những bữa tiệc lớn mời phóng viên báo chí, đài phát thanh,đài truyền hình và các quan chức đến dự nhân ngày thành lập doanh nghiệp, ngày đónnhận huân chương lao động, ngày được cấp chứng nhận quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn quốc tế

Về lâu dài doanh nghiệp có thể làm các hoạt động như:

- Tham gia hiệp hội kinh doanh: trên thị trường cạnh tranh các nhà kinh doanh tựnguyện hợp tác giúp đỡ nhau và đó là cơ sở quan trọng để hình thành hiệp hội Thông qua

sự hoạt động của hội, các doanh nghiệp hiểu sâu sắc hơn về thị trường, về nhu cầu thịtrường và quan hệ cung - cầu Cũng thông qua hội để các doanh nghiệp giới thiệu quảngcáo sản phẩm khuyếch trương uy tín của mình

- Xây dựng cửa hàng giới thiệu sản phẩm Tuỳ theo những điều kiện cụ thể màdoanh nghiệp quyết định có xây dựng cửa hàng quầy bán hàng, gian hàng sản phẩm haykhông, với những mặt hàng đơn giản, thông thường có thể không cần các hình thức giớithiệu sản phẩm trên.

Xây dựng cửa hàng giới thiệu sản phẩm cần đảm bảo yêu cầu về địa điểm phải thuậnlợi cho quảng cáo, điều kiện mua bán phải thuận tiện thu hút khách hàng, gian hàng giớithiệu sản phẩm là nơi diễn ra rất nhiều các hoạt động giao tiếp, phía doanh nghiệp lợidụng vào đó để tuyên truyền cho hình ảnh uy tín của doanh nghiệp và cho nhãn hiệu sảnphẩm của mình

*Quan hệ công chúng có những ưu nhược điểm sau:

- Ưu điểm:

Chi phí xây dựng và thực hiện chương trình tính trên đầu người được tiếp cận thấp

và thường nhằm vào một đối tượng cụ thể

- Nhược điểm:

+ Nhà tiếp thị ít có khả năng điều khiển trực tiếp Nỗ lực của mỗi nhà tiếp thị đềugặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các nhà tiếp thị cũng quan tâm đến đối tượng vàphương tiện giống nhau

+ Các nhà quản trị doanh nghiệp hiện nay có xu hướng xem nhẹ tuyên truyền cổđộng hoặc sử dụng nó như một phương tiện dự bị Thế nhưng một chiến dịch tuyên truyềncổ động tốt phối hợp với các công cụ xúc tiến khác có thể đem lại kết quả cao mà tốn ítchi phí

1.2.7 Các nhân tố ảnh hưởng đến phối thức xúc tiến hỗn hợp

Các doanh nghiệp phải xem xét nhiều yếu tố khi pha trộn và triển khai phối thức xúctiến hỗn hợp của mình Đó là các yếu tố:

1.2.7.1 Đặc trưng cặp sản phẩm - thị trường

Hiệu năng của các công cụ xúc tiến hỗn hợp thay đổi tuỳ theo thị trường tiêu dùnghay thị trường kỹ nghệ

Các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh thường dành phần lớn kinh phí củamình cho bán trực tiếp và quảng cáo, tiếp đó đến khuyến mại và tuyên truyền cổ động.Nhìn chung bán hàng trực tiếp được dùng chủ yếu trong bán hàng hoá giá trị cao, chấtlượng cao, nhiều rủi ro và trong những thị trường có số người bán ít nhưng quy mô lớn.Mặc dù quảng cáo ít quan trọng hơn chào hàng trực tiếp trong thị trường kỹ nghệnhưng nó vẫn giữ vai trò chủ yếu Quảng cáo tạo ra sự biết và hiểu về sản phẩm, mở rađầu mối mua hàng, tạo sự hợp thức hoá và làm an tâm khách mua

Bán hàng trực tiếp Quảng cáo

Khuyến mại

Tuyên truyền cổ động

Biết Hiểu Tin Mua

Ngược lại việc bỏn hàng trực tiếp cú thể đúng gúp đỏng kể trong việc tiếp thị hàngtiờu dùng Vấn đề khụng đơn thuần chỉ là "nhõn viờn bỏn hàng đặt mặt hàng lờn giỏ rồiquảng cỏo đõ̉y chúng đi" Cỏc nhõn viờn bỏn hàng tiờu dùng được huấn luyện tốt cú thể kýđược nhiều hợp đồng với những nhà đại lý đồng ý tiờu thụ hàng hoỏ cho doanh nghiệp,tạo ảnh hưởng khiến họ chịu dành chụ̃ trờn giỏ hơn cho nhón hiệu hàng và kớch đõ̉y họhợp tỏc trong những chương trỡnh giao tiếp đặc biệt Đối với bỏn lẻ, bỏn hàng trực tiếp cúý nghĩa cực kỳ quan trọng để nõng cao hiệu năng chiờu khỏch và bỏn hàng

1.2.7.2 Cơ chế kộo đõ̉y

Phối thức xúc tiến hụ̃n hợp chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của việc doanh nghiệp chọnmột cơ chế kộo đõ̉y để tạo ra mức doanh số mặt hàng Cơ chế kộo đõ̉y đũi hỏi việc sửdụng lực lượng bỏn hàng và quảng cỏo thương mại năng động để đõ̉y mặt hàng qua cỏckờnh về phớa người tiờu dùng trọng điểm Cơ chế kộo đũi hỏi chi phớ nhiều vào quảng cỏo

và khuyếch trương người tiờu dùng để tạo nờn nhu cầu thị trường Nếu cú hiệu lực ngườitiờu dùng sẽ hỏi mua mặt hàng ở cỏc nhà bỏn lẻ, cỏc doanh nghiệp bỏn lẻ sẽ hỏi mua vàtạo ỏp lực kộo với cỏc doanh nghiệp bỏn buụn và tiếp nối sẽ tạo sức hút với doanh nghiệpsản xuất

1.2.7.3 Cỏc giai đoạn chấp nhận và sẵn sàng của người mua

Hỡnh 1.4 Mức hiệu năng tương đối của bốn cụng cụ xỳc tiến hỗn hợp trong

những giai đoạn khỏc nhau của tiến trỡnh chấp nhận và sẵn sàng mua của khỏch hàng

Hiệu năng so với chi phớ của cỏc cụng cụ xúc tiến hụ̃n hợp sẽ thay đụ̉i tuỳ theo cỏcgiai đoạn khỏc nhau trong mức sẵn sàng của người mua Ta cú biểu hỡnh trờn, với biểuhỡnh nú cho ta thấy độ hiệu năng tương đối của bốn cụng cụ xúc tiến: quảng cỏo cùng vớicụ̉ động chiờu khỏch giữ vai trũ quan trọng hơn trong giai đoạn tạo sự "biết", giai đoạn

hiểu của người tiêu dùng chịu ảnh hưởng đầu tiên của xúc tiến và quảng cáo còn chàohàng trực tiếp giữ vai trong thứ hai, hay đoạn tin của khách chiuh ảnh hưởng lớn hơn củachào bán trực tiếp Theo sát đó là quảng cáo, cuối cùng việc kết thúc bán hàng là chứcnăng của chào bán hàng Rõ ràng chào bán hàng trực tiếp dù khá tốn kém, cần phải tậptrung vào giai đoạn sau thuộc tiến trình mua của người tiêu dùng.

1.2.7.4 Các giai đoạn chu kỳ sống của mặt hàng

Hiệu năng các công cụ xúc tiến thay đổi tuỳ thuộc theo các giai đoạn khác nhautrong chu kỳ sống của sản phẩm Trong giai đoạn giới thiệu quảng cáo và cổ động chiêukhách rất cần thiết để tạo ra sự biết đến nhiều, còn việc xúc tiến bán thì hữu ích trong việckích thích mua dùng thử Việc chào bán hàng tuy tương đối tốn kém, nhưng rất cần để lôikéo được bạn hàng thương mại chịu kinh doanh tên hàng trong giai đoạn tăng trưởngquảng cáo và tuyên truyền cổ động tiếp tục có hiệu lực trong khi xúc tiến bán có thể giảmbớt lại vì ít cần đến kích thích nhất thời Trong giai đoạn chín muồi xúc tiến bán khôiphục lại tầm quan trọng so với quảng cáo Khách mua đã biết đến nhãn hiệu và chỉ cầnquảng cáo mức nhắc nhở, duy trì trong giai đoạn suy thoái, quảng cáo vẫn ở mức nhắcnhở tuyên truyền bị loại bỏ và nhân viên bán hàng chỉ dành cho mặt hàng sự lưu tâm tốithiểu Tuy nhiên việc xúc tiến bán vẫn có thể tiếp tục tăng cường, đặc biệt là mặt hàng cócải tiến

1.2.7.4 Theo dõi đánh giá kiểm tra của xúc tiến hỗn hợp tại doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Ngay sau chương trình xúc tiến hỗn hợp được tiến hành nhà quản trị cần phải giámsát tiến độ thực hiện Nhà hoạch định phải đo lường các hiệu quả thông tin và hiệu quảbán hàng để đánh giá việc hoàn thành của từng yếu tố và của tất cả các yếu tố cũng nhưnguyên nhân để làm cơ sở cho việc hoạch định và thực hiện của chương trình cho giaiđoạn tiếp theo Các hình thức để đo lường hưởng ứng có thể là cuộc bốc thăm, hỏi kháchhàng một cách trực tiếp về sản phẩm của mình Nhưng điều quan trọng là quản trị viênphải thiết lập hệ thống đo lường và sử dụng các dữ kiện để cải thiện chiến lược xúc tiếntrong các thời gian tiếp theo

Nói chung đây là một công việc cần thiết và không thể thiếu được khi thực hiện mộtchương trình xúc tiến hỗn hợp Công đoạn này được thực hiện tốt bao nhiêu thì đem lạihiệu quả cho chương trình bấy nhiêu Nó đòi hỏi quản trị viên phải nhiệt tình trong côngviệc và có chuyên môn

1.3 NHỮNG YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC VÀ CÁC CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG HIỆU QUẢ XÚC TIẾN HỖN HỢP

Bất kể một hoạt động gì khi chúng ta xây dựng kế hoạch thực thi và hoàn thành đềuphải tuân theo những yêu cầu và nguyên tắc của nó không riêng về vấn đề gì Hoạt độngxúc tiến hỗn hợp cũng không nằm ngoài vấn đề đó Nó cũng phải tuân thủ đầy đủ nhữngnguyên tắc và yêu cầu đã được đặt ra để đánh giá hệ thống đó Sau đây là một số yêu cầu

và nguyên tắc đó

1.3.1 Yêu cầu của xúc tiến hỗn hợp

- Hoạt động xúc tiến hỗn hợp phải luôn gắn với mục tiêu Marketing-mix.Marketing-mix là chiến lược của doanh nghiệp còn xúc tiến là bộ phận của Marketing-mix Chính vì vậy hoạt động xúc tiến hỗn hợp phải luôn gắn với mục tiêu Marketing- mixnếu không chương trình xúc tiến hỗn hợp của doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong khithực hiện như lãng phí tiền của và thời gian tập trung quá nhiều nhân lực, vật lực mộtcách không cần thiết Một khi hai vấn đề này phù hợp với nhau thì cùng nhau hỗ trợ đểphát triển và đem lại hiệu quả cao

- Đảm bảo yêu cầu khác trong quá trình thực hiện:

Để tiến hành hoạt động xúc tiến hỗn hợp trước đó họ cần có ý tưởng xây dựngchương trình và thực hiện nó Muốn làm những bước này họ cần có kinh phí và thời giancho hoạt động Điều này thì ai cũng hiểu thế nhưng thời gian và ngân quỹ là bao nhiêu cóđảm bảo được không thì không phải ai cũng biết Thời gian bao nhiêu là hợp lý? Đây làcâu hỏi hóc búa đối với quản trị viên, nếu thừa thời gian thì lãng phí và thậm chí có thểmất đi cơ hội thực hiện, tồi hơn nữa là ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp Chi bao nhiêu kinh phí để không được thừa và cũng không được thiếu.Chính vì vậy nó đòi hỏi nhà hoạc định nên chú trọng hai vấn đề này, tính toán như thế nào

để có một thời gian và ngân sách hợp lý nhất

- Phải tập trung vào thị trường trọng điểm:

Bất kể một hoạt động nào mong muốn mang lại một kết quả nhất định hay nói mộtcách khác là đều hướng vào một mục tiêu nhất định Muốn vậy, phải xác định rõ thịtrường trọng điểm nghiên cứu kỹ nó thì hoạt động xúc tiến hỗn hợp sẽ đạt hiệu quả cao

1.3.2 Nguyên tắc triển khai

Hoạt động xúc tiến không bao giờ có thể hoạt động độc lập mà cần phải phối hợpcác hoạt động, lĩnh vực khác nhau nhưng cần phải đảm bảo các nguyên tắc

- Nguyên tắc thống nhất

- Nguyên tắc cân đối

- Nguyên tắc hiệu quả

- Nguyên tắc liên tục

Phải dựa trên định hướng thị trường mục tiêu và khách hàng trọng điểm để đánh giáhiệu quả cũng như chất lượng của hoạt động xúc tiến hỗn hợp, chúng ta chưa có một hệthống hoàn chỉnh nào để đánh giá Để đảm bảo chiến dịch xúc tiến hỗn hợp đi đúnghướng phải có hệ thống theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện Để chắc chắn rằng hệ thốngxúc tiến hỗn hợp được thực hiện nhịp nhàng hệ thống này phải có khả năng xác định rõkhía cạnh của thông tin.

Để ước lượng giá trị của một chiến dịch xúc tiến hỗn hợp các thủ tục đánh giá xemxét các nỗ lực và kết quả hoàn thành trong quá khứ Việc sử dụng các dữ kiện trong quákhứ sẽ giúp nhận ra các thành công hoặc các vấn đề tồn tại trong dài hạn mà doanh nghiệpkhông thấy trong ngắn hạn Hệ thống đánh giá này phải đảm bảo các mục đích sau:

- Xác định điều gì đang và sẽ xảy ra trong suốt qua trình thực hiện chiến dịch xúctiến hỗn hợp

- Đo lường chất lượng của các hoạt động đã thực hiện

- Xác định các tiến trình hoạt động phù hợp

1.3.3 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của hoạt động xúc tiến hỗn hợp

1.3.3.1 Các chỉ tiêu định lượng

Hiệu quả của các hoạt động xúc tiến là xem xét việc thực hiện mục tiêu như thế nào?Thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức độ nào? Khách hàng phản ứng như thế nào vớihoạt động xúc tiến hỗn hợp

a) Đánh giá vào hệ số

- Hệ số tăng trưởng lượng khách tiếp cận vào cửa hàng (K1)

K1= So khách hàng vào cua hàng truoc khi áp dung chuong trình XTHHSo khách hàng vào cua hàng sau khi áp dung chuong trình XTHH

- Hệ số tăng trưởng quyết định mua nhờ hoạt động xúc tiến hỗn hợp (K2)

K2= -

- Giá trị bình quân một lần mua nhờ chương trình xúc tiến (Tm)

- Mức lưu chuyển hàng hóa bình quân /ngày sau và trước khi tiến hành

+ C: là tỷ lệ chiết khấu thương mại theo nhóm hàng.

+ Ig: là chi phí thực hiện phương án xúc tiến hỗn hợp

c) Mật độ dòng khách (P)

P = Trong đó :

+ Htg: là hiệu suất sức hút thời gian

+ Ln: là số lượng khách vào cửa hàng trong 1 ngày

+ Tn: là thời gian mở cửa hàng

e) Mức tăng trưởng hiệu quả kinh tế trong thực hiện sức mua của khách hàng nhờ công nghệ xúc tiến hỗn hợp (P)

+ Mật độ dòng khách (P)

I x T

P Sbh x 60Trong đó:

= -+ I: Cường độ dòng khách

+ Sbh: là diện tích bán hàng

+ T: Chi phí thời gian trung bình cho một khách (phút)

1.3.3.2 Các chỉ tiêu định tính

- Tổ chức nhóm hội thảo dữ liệu về khách hàng sẽ cho thấy những khách hànghưởng ứng chương trình và họ có hành vi như thế nào khi kết thúc chương trình xúc tiếnhỗn hợp Để có thêm thông tin bổ sung doanh nghiệp có thể tiến hành thăm dò dư luậnkhách hàng để tìm hiểu xem có nhiều người trong số họ nhớ đến chương trình xúc tiếnhỗn hợp? Họ nghĩ gì vào thời điểm đang triển khai chương trình, có nhiều khách hàng đãtận dụng được những lợi ích đã đề ra hay không? Chương trình xúc tiến hỗn hợp đã ảnhhưởng như thế nào đến hành vi mua hàng và sau đó trong việc lựa chọn nhãn hiệu ngườicung ứng

- Tham khảo ý kiến các chuyên gia xem họ đánh giá như thế nào về chương trìnhxúc tiến hỗn hợp

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN HỖN HỢP TẠI BƯU

ĐIỆN TỈNH NINH BÌNH

2.1 TỔNG QUAN VỀ BƯU ĐIỆN TỈNH NINH BÌNH

2.1.1 Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn

2.1.1.1 §Æc ®iÓm t×nh h×nh kinh tÕ - x· héi cña tØnh Ninh B×nh

Ninh Bình là tỉnh ở cực Nam đồng bằng Bắc Bộ nằm trên đường Quốc lộ 1A, códiện tích 1.390,1 km2, dân số 997.538 người (số liệu thống kê năm 2009) Phía Bắc giáp

tỉnh Hà Nam, phía Đông giáp tỉnh Nam Định, phía Nam giáp Biển Đông và tỉnh ThanhHóa, phía Tây giáp 2 tỉnh Hòa Bình và Thanh Hóa

Ninh Bình có vị trí chiến lược quan trọng, là nơi tiếp nối giao lưu kinh tế và vănhoá giữa lưu vực sông Hồng với lưu vực sông Mã, giữa vùng đồng bằng Bắc Bộ với vùngnúi rừng Tây Bắc của Tổ quốc Trên địa bàn tỉnh có Quốc lộ 1A, Quốc lộ 10, 12A,12B vàđường sắt Bắc – Nam chạy qua cùng hệ thống sông ngòi dày đặc như: sông Đáy, sôngHoàng Long, sông Càn, sông Vạc, sông Vân, tạo thành mạng lưới giao thông thuỷ, bộrất thuận tiện cho giao lưu phát triển kinh tế trong và ngoài tỉnh

Ninh Bình có nhiều danh lam thắng cảnh và di tích lịch sử văn hoá nổi tiếng như:

Cố đô Hoa Lư, khu du lịch Tràng An,khu du lịch Tam Cốc – Bích Động, Vườn Quốc giaCúc Phương (thuộc huyện Nho Quan) với diện tích rừng nguyên sinh khoảng 22.000ha,

có nhiều động thực vật quý hiếm; Khu bảo tồn thiên nhiên Vân Long, động Vân Trình,suối nước nóng Kênh Gà, Nhà thờ đá Phát Diệm, Chùa Bái Đính rất hấp dẫn khách dulịch trong và ngoài nước

Trong lịch sử dựng nước và giữ nước của dân tộc, nhân dân Ninh Bình phát huytruyền thống yêu nước, đoàn kết, anh dũng chiến đấu chống giặc ngoại xâm và cần cù,sáng tạo, năng động trong lao động sản xuất xây dựng quê hương đất nước Qua hai cuộckháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, Đảng bộ, quân và dân Ninh Bình đãchiến đấu kiên cường, dũng cảm lập nên nhiều chiến công xuất sắc được Đảng, Nhà nướctuyên dương danh hiệu Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân ; 6 huyện, 1 thị xã, 41 tậpthể và 13 cá nhân trong tỉnh được tuyên dương Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân ;

285 bà mẹ được phong tặng danh hiệu Bà mẹ Việt Nam anh hùng Sau 20 năm thực hiệncông cuộc đổi mới dưới sự lãnh đạo của Đảng, đến nay tỉnh Ninh Bình đã có 6 tập thể và

4 cá nhân được tuyên dương danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới Đó thực sự làghi nhận những đóng góp to lớn của Đảng bộ, quân và dân Ninh Bình đối với sự nghiệpcách mạng vẻ vang của Đảng và của toàn dân tộc

Những năm qua, nhất là từ sau ngày tái lập tỉnh đến nay, Đảng bộ, quân dân NinhBình đã đoàn kết, vượt mọi khó khăn, triển khai thực hiện thắng lợi tương đối toàn diệncác mục tiêu phát triển kinh tế – xã hội mà Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XIII

và XIV đề ra với kết quả năm sau cao hơn năm trước Tính riêng năm 2008 so với năm

1992 (năm tái lập tỉnh) nhịp độ tăng trưởng GDP gấp 7 lần, bình quân tăng 11.5%/năm,thu ngân sách tăng gấp 7 lần, vốn đầu tư xây dựng cơ bản tăng 50 lần

Tuy nhiên, so với cả nước thì Ninh Bình vẫn còn là một tỉnh tương đối nghèo, làtỉnh có điểm xuất phát thấp, kinh tế chậm phát triển, cơ cầu kinh tế lạc hậu, nông nghiệpchiếm tỷ trọng lớn, tốc độ phát triển kinh tế chưa tương xứng với tiềm năng và thế mạnhcủa một tỉnh đồng bằng có điệu kiện phát triển kinh tế toàn diện

Mục tiêu của tỉnh đến năm 2015 phấn đấu đạt tốc độ tăng trưởng GDP bình quân10%/năm; Đến năm 2020 tăng 2 lần so với năm 2010 Để đạt được mục tiêu trên, Tỉnh uỷ,HĐND, UBND tỉnh đã đề ra những chủ trương, nhiệm vụ và các giải pháp chủ yếu là:Tập trung mọi nguồn lực cho đầu tư phát triển kinh tế – xã hội với tốc độ cao hơn các thờikỳ trước Nỗ lực phấn đấu hoàn thành vượt mức toàn diện các mục tiêu chủ yếu về pháttriển kinh tế – xã hội mà Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XIV đã đề ra Tạo bướcchuyển biến mới và vững chắc về chuyển dịch cơ cấu kinh tế, nâng cao hiệu quả và nănglực cạnh tranh của nền kinh tế Tập trung đẩy mạnh xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu laođông và thu hút đầu tư Phát triển và nâng cao chất lượng các hoạt động văn hoá, xã hội;tăng cường đào tạo nguồn nhân lực, giải quyết việc làm, xóa đói, giảm nghèo, cải thiệnđời sống nhân dân; giải quyết tốt các vấn đề xã hội bức xúc Tăng cường công tác quốcphòng – an ninh, nâng cao kỷ luật, kỷ cương hành chính, năng lực chỉ đạo, điều hành củacác cấp uỷ Đảng, chính quyền, các ban ngành, đoàn thể trong việc tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ đề ra

Cùng với tốc độ tăng trưởng kinh tế hết sức khả quan của cả nước, mức sống củanhân dân Ninh Bình cũng ngày một đổi mới, nhu cầu về thông tin liên lạc dần dần trởthành một nhu cầu thiết yếu và không thể thiếu đối với đời sống nhân dân nơi đây, nhucầu về thuê bao điện thoại tăng nhanh, đặc biệt một số nơi tăng rất nhanh hoàn toàn nằmngoài dự kiến Bên cạnh với việc tăng nhanh về nhu cầu thuê bao điện thoại, nhu cầu vềcác dịch vụ mới cũng bắt đầu xuất hiện và có xu hướng tăng khá nhanh bởi các yêu cầucủa các nhà máy, các ngân hàng, văn phòng của các tổ chức quốc tế, các công ty nướcngoài

2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Bưu điện tỉnh Ninh Bình

Bưu điện tỉnh Ninh Bình (cũ) được thành lập theo quyết định sơ 503/TCCB-LĐngày 14/09/1996 của Tổng cục Bưu điện (nay là Bộ tin và truyền thông), quyết định số266/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 28/09/1996 của Hội đồng quản trị Tổng công ty Bưu chính

Viễn Thông Việt Nam (nay là Hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông ViệtNam).

Thực hiện Quyết định số 674/QĐ-TTg ngày 01/06/2007 của Thủ tướng Chính phủ

về việc phê duyệt đề án thành lập Tổng công ty Bưu chính Việt Nam Quyết định số194/2007/QĐ-TTg ngày 24/10/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức kinh doanhmạng viễn thông nội hạt của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam ra quyết định số496/QĐ-TCCB/HĐQT về việc phê duyệt phương án chia tách Bưu chính Viễn thông trênđịa bàn các tỉnh, thành phố Theo đó, kể từ ngày 01/01/2008, Bưu điện tỉnh Ninh Bình(cũ) được chia tách thành Bưu điện tỉnh Ninh Bình (mới) và Viễn thông Ninh Bình

Bưu điện tỉnh Ninh Bình (mới) là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổngcông ty Bưu chính Việt Nam (VNPost), là bộ phận cấu thành của mạng bưu chính côngcộng, hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích cùng các đơn vị thành viên khác trongmột dây chuyền công nghệ bưu chính, chuyển phát liên hoàn, thống nhất trong cả nước,

có mối liên hệ với nhu cầu về tổ chức mạng lưới, lợi ích kinh tế, tài chính, phát triển dịch

vụ để thực hiện những mục tiêu của nhà nước do VNPost giao; Bưu điện tỉnh được thànhlập theo quyết định số565/QĐ-TCCB/HĐQTngày 06/12/2007 của Hội đồng quản trị Tậpđoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, tổ chức và hoạt động theo “Điều lệ tổ chức và hoạtđộng” ban hành kèm theo quyết định số 43/QĐ-TCCB ngày 07/12/2007 của Tổng giámđốc Tổng công ty Bưu chính Việt Nam

- Tên doanh nghiệp: Bưu điện tỉnh Ninh Bình

- Tên giao dịch quốc tế: NINHBINHPOST

- Trụ sở chính: Số 1 đường Trần Hưng Đạo – Thành phố Ninh Bình

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Bưu điện tỉnh Ninh Bình

Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện tỉnh Ninh Bình được ban hànhtại quyết định 43/QĐ-TCCB ngày 07/12/2007 của Tổng giám đốc Tổng công ty Bưuchính Việt Nam Bưu điện tỉnh Ninh Bình có chức năng, nhiệm vụ chính cụ thể:

- Thiết lập, quản lý, khai thác và phát triển mạng bưu chính công cộng trên địa bàntỉnh

- Cung cấp các dịch vụ bưu chính công ích theo quy hoạch, kế hoạch phát triển bưuchính của Tổng công ty và những nhiệm vụ công ích khác do Tổng công ty giao hoặc cơquan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu

- Kinh doanh các dịch vụ bưu chính dành riêng theo qui định của Tổng công ty và

cơ quan nhà nước có thẩm quyền

- Kinh doanh các dịch vụ bưu chính, chuyển phát, phát hành báo chí, tài chính,ngân hàng trong và ngoài nước trên địa bàn tỉnh

- Hợp tác với các doanh nghiệp viễn thông cung cấp, kinh doanh các dịch vụ viễnthông, công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh.

- Tư vấn, nghiên cứu, đào tạo và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnhvực bưu chính, chuyển phát

- Tổ chức kinh doanh các ngành nghề khác theo qui định của pháp luật và đượcTổng công ty cho phép

- Phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi mọi mặt cho các đơn vị khác trong Tập đoàn

để đạt được các mục tiêu kế hoạch chung về kinh doanh, phục vụ của Tập đoàn;

- Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, phục vụ quốcphòng, an ninh, ngoại giao, các yêu cầu thông tin liên lạc khẩn cấp, đảm bảo các dịch vụBưu chính- Viễn thông cơ bản trên địa bàn tỉnh Ninh Bình

- Xây dựng quy hoạch phát triển đơn vị trên cơ sở chiến lược, quy hoạch của Tổngcông ty và phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị trên địa bàn và trong lĩnh vực Bưuchính

- Chấp hành các quy định của Nhà nước và Tập đoàn về điều lệ, thể lệ, thủ tụcnghiệp vụ, quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, giá, cước, và chính sách giá;

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, quyền lợi đối với người lao động theo quy định của

Bộ luật lao động, đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý đơn vị;

- Thực hiện nghĩa vụ theo quy định của Nhà nước về bảo vệ tài nguyên, môitrường, quốc phòng và an ninh quốc gia;

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ, bất thường, chế độ kiểmtoán theo quy định của Nhà nước và của Tổng công ty, chịu trách nhiệm về tính xác thựccủa báo cáo;

- Chịu sự quản lý, kiểm tra, kiểm soát của Tổng công ty Tuân thủ các quy định vềthanh tra, kiểm tra của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của Pháp luật;

- Có trách nhiệm thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộpngân sách Nhà nước theo quy định của Pháp luật, các khoản phải nộp về tập đoàn theoquy định trong quy chế tài chính của Tổng công ty

2.1.3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của Bưu điện tỉnh Ninh Bình

Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của bưu điện tỉnh NinhBình bao gồm: Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 1 Kế toán trưởng, 6 phòng ban chức năng, 7đơn vị bưu điện huyện, thị và 2 Trung tâm sản xuất trực thuộc

- Giám đốc Bưu điện tỉnh, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và trước pháp luật vềquản lý và điều hành hoạt động của đơn vị Giám đốc là người có quyền quản lý và điềuhành cao nhất đơn vị, hoạt động theo nhiệm vụ và quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm

theo qui định tại điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện tỉnh Ninh Bình và các văn bảnqui định khác của VNPost.

- Phó giám đốc: Là người giúp Giám đốc quản lý, điều hành một số lĩnh vực hoạtđộng của đơn vụ theo sư phân công và uỷ quyền của Giám đốc

- Kế toán trưởng: giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, tàichính của đơn vị theo đúng pháp luật về tài chính, kế toán Chịu trách nhiệm trước Giámđốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền

- Các phòng quản lý chức năng: Bao gồm các phòng, ban chức năng và các chuyênviên giúp Giám đốc Bưu điện tỉnh trong việc quản lý, điều hành công việc chuyên môn,chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ và nội dung công việc được giao

+ Phòng Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương

+ Phòng Hành chính - Quản trị

+ Phòng Kế hoạch đầu tư

+ Phòng Tài chính - Kế toán thống kê

+ Phòng kinh doanh Bưu chính

+ Phòng kinh doanh Viễn thông - Tin học

Các đơn vị sản xuất kinh doanh:

- Bưu điện thị xã Tam Điệp

- Bưu điện huyện Gia Viễn

- Bưu điện huyện Hoa Lư

- Bưu điện huyện Kim Sơn

- Bưu điện huyện Nho Quan

- Bưu điện huyện Yên Khánh

- Bưu điện huyện Yên Mô

- TT Giao dịch Bưu điện

- TT khai thác vận chuyển bưu chính

TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA BƯU ĐIỆN TỈNH NINH BÌNH NĂM 2010

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy của bưu điện tỉnh Ninh Bình

2.1.3.1 Phòng Tổ chức- Lao động -Tiền lương

1 Chức năng

Là một đơn vị quản lý trực thuộc Bưu điện tỉnh Ninh Bình Phòng có chức nănggiúp Giám đốc Bưu điện tỉnh nghiên cứu, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tácquản lý về tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động, bảo vệchính trị, quân sự, tự vệ

BĐH Nho Quan

BĐHGia Viễn

BĐHYên Khánh

BĐHKim Sơn

BĐHYên Mô

Phòng

HCQT KTTK-Phòng

TC

Phòng TC-LĐ-TL

Phòng KH-ĐT KD -BCPhòng Phòng KD

VT-TH

- Xây dựng quy hoạch kế hoạch các mặt công tác quản lý thuộc chức năng của phòngphù hợp với chủ trương của ngành, của tỉnh và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch đó.

- Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thực hiện các chủ trương, chính sách củaĐảng, Nhà nước và chỉ thị, Quyết định của Giám đốc Bưu điện tỉnh về lĩnh vực quản lýcủa phòng

- Nghiên cứu đề xuất cải tiến quản lý, biện pháp chỉ đạo tổ chức thực hiện và ứngdụng các phương pháp quản lý mới nâng cao năng lực, hiệu quả công tác tổ chức, cán bộ,lao động, tiền lương…

- Quản lý thống nhất công tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương… trong toàn Bưuđiện tỉnh

- Tổ chức sơ kết tổng kết các chuyên đề thuộc lĩnh vực công tác của phòng để nângcao năng lực quản lý, hiệu quả công tác

- Tham gia các hội nghị thuộc lĩnh vực công tác quản lý của phòng trong bưu điện

tỉnh hoặc các ngành các cấp (nếu được bưu điện tỉnh uỷ quyền)

- Quản lý tốt tài liệu, thiết bị tài sản được Bưu điện cấp để phục vụ cho công tác vàsinh hoạt của cán bộ công nhân viên trong phòng

- Giải quyết các khiếu tố, khiếu nại của người lao động về thực hiện các chế độ chínhsách và các lĩnh vực có liên quan thuộc quyền giải quyết

2.1.3.2 Phòng Kế hoạch – Đầu tư

2 Chức năng

Phòng kế hoạch đầu tư là một phòng quản lý trực thuộc Bưu điện tỉnh Phòng cóchức năng giúp việc Giám đốc Bưu điện tỉnh; theo dõi nghiên cứu, đề xuất, hướng dẫn,kiểm tra thực hiện công tác quản lý lĩnh vực kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư pháttriển và xây dựng mạng lưới, dịch vụ Bưu chính Viễn thông trong toàn Bưu điện tỉnh

2 Nhiệm vụ

- Hướng dẫn, kiểm tra xây dựng và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinhdoanh, đằu tư phát triển, xây dựng mạng lưới và các dịch vụ Bưu chính Viễn thông Tổchức xây dựng và thực hiện công tác quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư pháttriển, xây dựng cơ bản về BC-VT trong toàn bưu điện tỉnh

- Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các luật lệ, quy chế, nguyên tắc, tiêu chuẩn, địnhmức… trong xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển, xâydựng cơ bản về BC-VT

- Thực hiện đăng ký kinh doanh của Bưu điện tỉnh Tổ chức công tác tiếp thị, kinhdoanh, đầu tư phát triển, xây dựng mạng lưới và các dịch vụ BC-VT

- Tham mưu tổ chức xây dựng, tổng hợp, trình duyệt, triển khai thực hiện quy hoạch,

kế hoạch, chương trình, dự án dài hạn, trung hạn và ngắn hạn trong sản xuất kinh doanh,đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản về BC-VT

- Tổ chức thực hiện các quy chế định mức kinh tế kinh tế kỹ thuật của ngành Xâydựng các tiêu chuẩn định mức quản lý cấp cơ sở trong công tác kế hoạch sản xuất kinhdoanh, đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản về BC-VT mà nhà nước và ngành chưa banhành

- Tổ chức ứng dụng các tiến bộ khoa học, nghiên cứu cải tiến nghiệp vụ, quản lýtrong lĩnh vực kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản

- Tham gia các hội nghị xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội củangành và của địa phương để phối hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển Bưu chínhViễn thông của bưu điện tỉnh Tham gia xây dựng giá cước, các định mức kinh tế…và cácvấn đề có liên quan

- Chuẩn bị nội dung ký kết hợp đồng kinh tế của Bưu điện tỉnh

- Tổ chức tập huấn bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh,đầu tư phát triển, xây dựng cơ bản cho cơ sở

- Tổ chức sơ kết tổng kết phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch quý năm.Lưu trữ các văn bản về lĩnh vực công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển,xây dựng cơ bản

- Được Bưu điện tỉnh giao định biên lao động, trang bị dụng cụ, phương tiện làmviệc cho cán bộ, nhân viên trong phòng Quản lý tốt tài sản, phương tiện, tài liệu đượcgiao để phục vụ công tác và sinh hoạt của cán bộ nhân viên trong phòng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quyết định của Giám đốc Bưu điện tỉnh

2.1.3.3 Phòng tài chính kế toán thống kê

1 Chức năng

Phòng tài chính kế toán thông kê là một phòng quản lý trực thuộc Bưu điện tỉnh,giúp việc Giám đốc Bưu điện tỉnh theo dõi, nghiên cứu, đề xuất, hướng dẫn, kiểm tra thựchiện công tác quản lý lĩnh vực tài chính kế toán thống kê quá trình sản xuất kinh doanhdịch vụ Bưu chính Viễn thông trong toàn Bưu điện tỉnh

2 Nhiệm vụ

- Tổ chức tốt công tác quản lý lĩnh vực tài chính kế toán thống kê Hướng dẫn, kiểmtra thực hiện các luật lệ, quy chế, tiêu chuẩn, định mức về Tài chính kế toán thống kêthực hiện ở cơ sở mà Nhà nước và ngành Bưu điện chưa ban hành theo đúng thẩm quyềnđược phân cấp hiện hành

- Tham mưu lập, trình duyệt, điều chỉnh và hướng dẫn thực hiện các kế hoạch, dự ántài chính dài, ngắn hạn phù hợp với kế hoạch tài chính được Tập đoàn giao

- Tổ chức ghi chép tính toán phản ánh quản lý đầy đủ kịp thời vốn, tài sản, đất đai…

và các hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện tỉnh theo đúng phân cấp quản lý, quyđịnh của pháp luật hiện hành

- Thực hiện trích lập, sử dụng các loại quỹ của Bưu điện tỉnh theo quy định hiện hành

để phát triển sản xuất có hiệu quả và thanh toán đúng hạn công nợ phải trả

- Thực hiện quan hệ tín dụng giữa Bưu điện tỉnh và các đối tác theo đúng quy chế tàichính của Tập doàn Bưu chính Viễn thông quy định hiện hành

- Tổ chức thực hiện các quy định về giá và cước nhà nước và ngành ban hành Đềxuất phương án đề nghị sửa đổi, bổ sung về giá và cước các dịch vụ Bưu chính Viễnthông

- Thực hiện việc nộp thuế, nộp ngân sách và các khoản Bưu điện tỉnh phải nộp vềTập đoàn theo quy định hiện hành của Nhà nước và Ngành bưu điện

- Chi trả đầy đủ, kịp thời quyền lợi đối với người lao động theo quy định của Bộ luậtlao động và quy định của ngành bưu điện

- Tham gia các hội nghị kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng các định mức kinh

tế kỹ thuật và các vấn đề có liên quan đến công tác tài chính kế toán thống kê

- Tổ chức thực hiện tốt luật kế toán, tổ chức viết sơ kết, tổng kết đánh giá, phân tíchhoạt động tài chính kế toán thống kê và sản xuất kinh doanh của Bưu điện tỉnh

- Kiểm tra xét duyệt báo cáo tài chính kế toán thống kê của đơn vị kinh tế cơ sở.Thực hiện chế độ kiểm toán, báo cáo, thống kê, lưu trữ tài liệu, giữ bí mật số liệu tài chính

kế toán thống kê theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và Ngành bưu điện

- Tổ chức việc tập huấn, bồi dưỡng Nghiệp vụ công tác tài chính kế toán thống kêtrong Bưu điện tỉnh

- Thường trực các hội đồng:

+ Hội đồng thanh lý tài sản ;

+ Hội đồng xử lý nợ phải thu khó đòi ;

+ Hội đồng kiểm kê tài sản vật tư tiền vốn

- Được Bưu điện tỉnh giao định biên lao động, cấp quỹ tiền lương, dụng cụ làm việccho cán bộ, nhân viên trong phòng Quản lý tốt lao động, tài sản, dụng cụ, phương tiệnlàm việc của phòng được Bưu điện tỉnh giao để phục vụ công tác và sinh hoạt theo đúngquy định hiện hành của nhà nước và của ngành Bưu điện

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quyết định của Giám đốc Bưu điện tỉnh

2.1.3.4 Phòng Kinh doanh-Viễn thông - Tin học

1.Chức năng

Phòng Kinh doanh Viễn thông -Tin học (viết tắt là Kinh doanh VT-TH) là phòngquản lý trực thuộc Bưu điện tỉnh,thực hiện chức năng tham mưu giúp giám đốc theo dõi,quản lý, sửa chữa, nâng cấp, phát triển lĩnh vực Viễn thông - Tin học trong phạm vị toànBưu điện Tỉnh

2 Nhiệm vụ

- Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất các phương án phục vụ, kinh doanh các dịch vụVT-TH có hiệu quả trình Giám đốc Bưu điện tỉnh xem xét, quyết định triển khai thựchiện

- Quản lý hồ sơ, lý lịch thiết bị mạng lưới VT-TH; phối hợp với các đơn vị trong côngtác quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa, xử lý, cải tạo, nâng cấp mạng lưới thiết bị VT-TH đáp ứngyêu cầu nhiệm vụ phục vụ và kinh doanh tại địa phương

- Tổ chức quản lý theo dõi máy móc, thiết bị phần mềm tin học trên toàn mạnglưới; phối hợp với các phòng quản lý điều chuyển máy móc thiết bị giữa các đơn vị để sửdụng phù hợp có hiệu quả

Hướng dẫn, xây dựng quy trình sử dụng các thiết bị và phần mềm viễn thông tinhọc để có căn cứ quy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra

- Xây dựng, trình duyệt và tổ chức thực hiện các quy hoạch, kế hoạch, đề ánchương trình phát triển mạng lưới và các dịch vụ về lĩnh vực VT-TH từng thời kỳ trongtoàn tỉnh Tham gia các cuộc điều tra, xử lý các vụ xâm phạm mạng lưới, thiết bị Bưuchính, phát hành báo chí

- Tư vấn, nghiên cứu, đào tạo và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật,công nghệtrong lĩnh vực bưu chính, chuyển phát

- Hợp tác với các doanh nghiệp Viễn thông trong việc kinh doanh các dịch vụ viễnthông, công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh

- Phối hợp với các đơn vị trực thuộc thực hiện (quán triệt) để xây dựng phương ánkinh doanh các dịch vụ VT-TH, các ngành nghề khác, trên cơ sở phù hợp với khả năng,điều kiện cụ thể của từng đơn vị, được cơ quan có thẩm quyền cho phép

- Chủ trì phối hợp với các phòng liên quan nghiên cứu xây dựng trình Giám đốcquyết định ban hành định mức sử dụng các loại vật liệu ấn phẩm phục vụ khai thác, kinhdoanh các dịch vụ Viễn thông, Tin học trong toàn tỉnh

- Hàng ngày theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động về kinh doanh các dịch vụ

VT-TH trong toàn Bưu điện tỉnh; tiếp nhận báo cáo, đề nghị của các đơn vị về sự cố, chướngngại, ách tắc thông tin Kịp thời nghiên cứu tham mưu, đề xuất các biện pháp, phương án

cho giám đốc Bưu điện tỉnh để chỉ đạo xử lý ứng cứu thông tin suốt trong mọi tình huống,đảm bảo chỉ tiêu chất lượng phục vụ và kinh doanh

- Phối hợp với các phòng quản lý, các ngành có liên quan để bàn bạc thoả thuậnthống nhất về công tác bảo vệ an ninh mạng lưới trong Bưu điện tỉnh

- Phối hợp với các phòng quản lý chức năng trong công tác marketing các dịch vụbưu chính, viễn thông tin học và tổ chức thi nâng bậc cho công nhân theo sự chỉ đạo củaGiám đốc Bưu điện tỉnh trong lĩnh vực VT-TH

- Đánh giá chất lượng chuyên môn nghiệp vụ của công nhân để tham mưu đề xuấtbồi dưỡng tập huấn nâng cao tay nghề đáp ứng được yêu cầu sản xuất

- Tham gia kiểm nghiệm đánh giá chất lượng các vật tư thiết bị nguyên vật liệuphụ tùng linh kiện thay thế khi nhập vào kho và khi đưa từ kho ra sử dụng; tham giakiểm kê đánh giá thanh lý điều động tài sản vật tư thiết bị cần thiết

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quyết định của Giám đốc

2.1.3.5 Phòng kinh doanh bưu chính

1.Chức năng

Phòng Kinh doanh Bưu chính (viết tắt là KD-BC) là phòng quản lý trực thuộc Bưuđiện tỉnh Chịu trách nhiệm về các mặt Quản lý nghiệp vụ thuộc lĩnh vực Bưu chính pháthành báo chí trong toàn Bưu điện tỉnh

2.Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tổ chức quản lý nghiệp vụ, Kinh doanh các dịch vụ Bưu chính, Phát hành báochí; xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, chương trình phát triển mạng lưới, dịch vụbưu chính, phát hành báo chí của Bưu điện Tỉnh

- Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Bưu điện Tỉnh thực hiệnnhiệm vụ sản xuất kinh doanh và phục vụ công ích. Quản lý mạng lưới, dịch vụ, thiết bịbưu chính, phát hành báo chí theo đúng quy định hiện hành

- Xây dựng và đề xuất Giám đốc Bưu điện Tỉnh về mạng lưới bưu cục, đại lý,đường thư; mở hoặc đóng các dịch vụ ở các bưu cục, điểm Bưu điện - Văn hoá xã; mởhoặc bãi bỏ đại lý, điểm Bưu điện-Văn hoá xã, bưu cục hoạt động không hiệu quả Phốihợp xây dựng chế độ thù lao, hoa hồng đối với bưu tá xã, đại lý, điểm Bưu điện - Văn hoáxã

- Quy định hành trình các đường thư trong tỉnh, nội dung vận chuyển, các điểmgiao nhận túi gói, thời gian khai thác và phát thư báo ở các bưu cục trong tỉnh

- Hướng dẫn kiểm tra thực hiện các quy định về giá cước các dịch vụ Đề xuấtphương án thay đổi giá cước các dịch vụ khi cần thiết và phối hợp điều tiết quỹ ngân vụkịp thời cho các Bưu điện huyện, thị xã trả chuyển tiền,

- Thường xuyên (duy trì) công tác kiểm soát việc triển khai, thực hiện các dịch vụtrong sản xuất kinh doanh và phục vụ công ích tại các tổ sản xuất trực thuộc Bưu điện Tỉnh.Hàng tháng, quý tổng hợp báo cáo Giám đốc Bưu điện tỉnh về chỉ tiêu chất lượng và việcthực hiện các quy định chung của Bưu điện Tỉnh.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng, thiết bị, vật liệu, vật tư, ấn phẩm chuyênngành về Bưu chính - phát hành báo chí đồng thời tổ chức việc xử lý bưu phẩm, bưu kiện,ngân phiếu chuyển tiền vô thừa nhận theo đúng quy định hiện hành

- Theo dõi kiểm tra, đôn đốc việc giải quyết các biên bản nghiệp vụ, khiếu nại vềdịch vụ bưu chính, phát hành báo chí tiến hành nghiên cứu, đề xuất nội dung trả lời ýkiến phê bình trên báo chí, đơn thư khiếu nại của khách hàng và đề xuất biện pháp xử lýbồi thường khách hàng

- Kiểm tra và đề nghị xử lý các vi phạm quy trình sản xuất, tiêu chuẩn kỹ thuật,tiêu chuẩn chất lượng khai thác các dịch vụ Tham gia điều tra, thanh tra, xử lý các viphạm pháp luật về Bưu chính, phát hành báo chí và các vụ xâm phạm mạng lưới thiết bị,bưu phẩm, bưu kiện, thư chuyển tiền, báo chí

- Theo dõi công tác chống lụt, bão Xây dựng và đề xuất phương án đảm bảo antoàn thông tin liên lạc chống lụt, bão Thường trực ban chỉ huy lụt bão của Bưu điện Tỉnh

- Phối hợp cùng các phòng trong công tác marketing các dịch vụ bưu chính, viễnthông tin học và tổ chức thi nâng bậc cho công nhân theo sự chỉ đạo của Giám đốc Bưuđiện Tỉnh trong lĩnh vực kinh doanh bưu chính

- Quản lý, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện công tác khoa học, kỹ thuật công nghệkhai thác bưu chính, phát hành báo chí trong toàn Bưu điện tỉnh

- Chủ trì phối hợp với các phòng liên quan nghiên cứu xây dựng trình Giám đốcquyết định ban hành định mức sử dụng các loại vật liệu ấn phẩm phục vụ khai thác, kinhdoanh các dịch vụ Bưu chính áp dụng trong toàn tỉnh

- Tổ chức tập huấn, bổ túc nghiệp vụ Bưu chính, phát hành báo chí cho các đốitượng gồm: công nhân, bưu tá xã, đại lý và điểm Bưu điện - Văn hoá xã, nhằm nâng caotrình độ nghiệp vụ

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác; thực hiện chế độ thống kê, báo cáo; lập đủ cácloại sổ sách quản lý nghiệp vụ và lưu trữ tài liệu hồ sơ theo đúng quy định hiện hành

- Tổ chức cung cấp các dịch vụ bưu chính công ích theo quy hoạch, kế hoạch pháttriển bưu chính của Tổng công ty và những nhiệm vụ công ích khác do Tổng công ty giaohoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu

- Được cử đại diện của phòng tham gia các hội nghị, các tổ chức tư vấn của Bưuđiện tỉnh có liên quan đến nghiệp vụ bưu chính, phát hành báo chí

2.1.3.6 Phòng hành chính quản trị

1 Chức năng

Phòng hành chính quản trị là phòng trực thuộc Bưu điện tỉnh được Giám đốc uỷquyền quản lý toàn bộ tài sản Văn phòng Bưu điện tỉnh, có các chức năng chính như sau :Được xây dựng dự toán chi phí trên cơ sở kế hoạch giao để đảm bảo điều kiện vật chất vàtinh thần cho các hoạt động thuộc văn phòng Bưu điện tỉnh

- Bảo mật nội dung các văn bản, tài liệu theo quy định

- Quản lý và sử dụng đúng nguyên tắc các con dấu của Bưu điện tỉnh

- Tổ chức lưu trữ tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước và Bưu điện tỉnh

- Tổng hợp nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của các phòng bản chức năng, trìnhlãnh đạo Bưu điện tỉnh duyệt Thực hiện mua và cấp phát văn phòng phẩm cho văn phòngBưu điện tỉnh theo kế hoạch được duyệt

- Xây dựng kế hoạch chi phí, kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch mua sắm trang thiết bịnhằm đảm bảo hoạt động của CBCNV khối văn phòng được thường xuyên liên tục

- Tổ chức thực hiện vệ sinh các phòng họp, phòng làm việc của lãnh đạo Bưu điệntỉnh Chăm lo công tác vệ sinh môi trường đảm bảo sinh hoạt của cán bộ công nhân viên

- Bố trí ăn nghỉ cho CBCNV, khách đến thăm và làm việc, tổ chức phục vụ các Hộinghị của Bưu điện tỉnh

- Quản lý phương tiện đi lại đáp ứng nhu cầu công tác của CBCNV khối văn phòngBưu điện tỉnh

- Quản lý và thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, nước khu cơ quan Bưu điện tỉnh

- Đề xuất các biên pháp thực hiện tiết kiệm chi phí hành chính và những chi phí kháccủa khối văn phòng Bưu điện tỉnh Lập dự toán, quyết toán chi phí tổ chức hội nghị, tiếpkhách… theo đúng quy định

- Thực hiện nhiệm vụ khác theo quyết định của Giám đốc

2.1.3.7 Các Bưu điện huyện, thị xã

Bưu điện tỉnh Ninh bình có 01 Bưu điện thị xã, 6 Bưu điện huyện đó là :

- Bưu điện thị xã Tam Điệp

- Bưu điện huyện Nho Quan

- Bưu điện huyện Gia Viễn

- Bưu điện huyện Hoa Lư

- Bưu điện huyện Yên Mô

- Bưu điện huyện Yên Khánh

- Bưu điện huyện Kim Sơn

- Sử dụng có hiệu quả các ngồn lực do bưu điện tỉnh giao ; hoàn thành các chỉ tiêu

kế hoạch sản xuất kinh doanh và phục vụ; bảo toàn, phát triển phần vốn và hoàn thành cácnghĩa vụ theo pháp luật quy định và bưu điện tỉnh giao

- Phối hợp tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị khác trong Bưu điện tỉnh thựchiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phục vụ, xã hội, an ninh quốc phòng

- Đảm bảo thông tin liên lạc Bưu chính Viễn thông phục vụ các cơ quan Đảng nhànước và các yêu cầu thông tin liên lạc khẩn cấp đột xuất

- Xây dựng và thực hiện quy hoạch phát triển đơn vị trên cơ sở chiến lược, quyhoạch của Tập đoàn và Bưu điện tỉnh

- Chấp hành các thể lệ, thủ tục; quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, cước vàchính sách giá do Nhà nước và Tập đoàn quy định Kinh doanh đúng ngành nghề cho phép;chịu trách nhiệm trước Bưu điện tỉnh về mọi hoạt động; chịu trách nhiệm trước khách hàng

và pháp luật về các dịch vụ, sản phẩm đơn vị cung cấp

- Đổi mới hiện đại hoá thiết bị mạng lưới, công nghệ Bưu chính – PHBC vàphương hức quản lý trên cơ sở phương án đã được Bưu điện tỉnh phê duyệt

- Thực hiện đứng Pháp luật lao động, thoả ước lao động, Nội quy lao động và cácquy chế của bưu điện tỉnh

- Bảo vệ an toàn sản xuất kinh doanh, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động;

- Thực hiện tốt chế độ, kế toán, kiểm toán, thống kê, báo cáo theo quy định của nhànước, Tập đoàn, Bưu điện tỉnh và chịu trách nhiệm về tính chính xá của báo cáo đố