Quản lý chuỗi cung ứng và nghiên cứu ứng dụng phương pháp quản lý 5S vào phân xưởng sản xuất cửa nhựa tại công ty cổ phần tư vấn, xây dựng và đầu tư Quang Nguyễn

Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất LỜI TỰA Trong thời buổi kinh tế thị trường hiện nay thì cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trên thị trường ngày diễn ra càng gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững được thì buộc phải nâng cao được chất lượng cũng như hạ giá thành sản phẩm, muốn làm được như vậy thì doanh nghiệp phải quản trị tốt được chuỗi cung ứng sản phẩm của mình đồng thời phải hoàn thiện tốt công tác quản lý ở các bộ phận, các quá trình hoạt động của công ty. Quản lý chuỗi cung ứng là một việc làm diễn ra liên tục và xuyên suốt, quản lý chuỗi cung ứng không hiệu quả sẽ không đáp ứng được nhu cầu hàng hoá cho thị trường kịp thời, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của toàn chuỗi. Xuất phát từ những tồn tại và bất cập trong việc quản trị chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ Phần Tư Vấn, Xây Dựng Và Đầu Tư Quang Nguyễn nhằm hoàn thiện công tác quản trị chuỗi cung ứng cửa nhựa tại Công ty trong thời gian tới, với mục đích đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí trong hoạt động chuỗi cung ứng, trên cơ sở phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty, phù hợp với thị trường và cơ sở hạ tầng của công ty nên em đã chọn đề tài: “Quản lý chuỗi cung ứng và nghiên cứu ứng dụng phương pháp quản lý 5S vào phân xưởng sản xuất cửa nhựa tại công ty cổ phần tư vấn, xây dựng và đầu tư Quang Nguyễn” Làm đề tài cho đồ án tốt nghiệp chuyên ngành Quản Lý Công Nghiệp. Nội dung của bài viết bao gồm các nội dung chính sau: CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI. CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY. CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG. CHƯƠNG 4: ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ 5S VÀO QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT CỬA NHỰA. CHƯƠNG CUỐI: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ. Thông qua đồ án tốt nghiệp này đã giúp em học hỏi được rất nhiều điều liên quan đến mảng quản trị sản xuất, và đây cũng là hành trang để cho em sau này. Là khóa đầu tiên của ngành Quản Lý Công Nghiệp mọi thứ dường như rất bở ngỡ và mới mẻ, tuy nhiên với sự giúp sức của các thầy cô giáo đã là nguồn động lực cho em phấn đấu và phát huy hết khả năng của mình, để không hổ thẹn khi là một sinh viên của khoa Quản Lý Dự Án. SVTH: Lê Đình Hội Trang 1 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Nhân đây em xin được bày tỏ tình cảm và lòng biết ơn của em đến thầy giáo Hồ Dương Đông Người đã từng bước hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực hiện đồ án tốt nghiệp của mình. Và em cũng xin gởi lời cảm ơn đến thầy giáo Hoàng Phương Hoa đã bỏ thời gian đọc, duyệt đồ án này. Cuối cùng Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo khoa Quản Lý Dự Án của trường Đại Học Bách Khoa, Đại Học Đà nẵng đã dìu dắt, dạy dỗ em cả về kiến thức chuyên môn và tinh thần học tập để em có được những kiến thức để thực hiện tốt đồ án tốt nghiệp của mình. Trong quá trình đánh máy không thể tránh khỏi những sai sót ngoài ý muốn, vì vậy mong thầy cô giáo lượng tình bỏ qua. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, tháng 12 năm 2014 Sinh viên thực hiện Lê Đình Hội SVTH: Lê Đình Hội Trang 2 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất MỤC LỤC LỜI TỰA ..................................................................................................................... 1 DANH MỤC BẢNG BIỂU ......................................................................................... 5 DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................... 6 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI ...................................................................... 9 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ. ................................................................................................. 9 1.2. Ý NGHĨA VÀ MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI. ....................................................... 9 1.2.1. Ý nghĩa của đề tài. ..................................................................................... 9 1.2.2. Mục đích của đề tài.................................................................................. 10 1.3. NHIỆM VỤ THỰC HIỆN. ............................................................................. 10 1.4. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU. ................................................ 11 1.5. CÁCH THỨC THỰC HIỆN. .......................................................................... 11 CHƯƠNG 2. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY ................................................................ 12 2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY. ........................................................... 12 2.2. LĨNH VỰC KINH DOANH. .......................................................................... 12 2.3. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN. ...................................................................... 12 2.4. GIỚI THIỆU VỀ BỘ MÁY VẬN HÀNH CỦA CÔNG TY. .......................... 12 2.4.1. Nguồn nhân lực hiện tại của công ty. ....................................................... 12 2.4.2. Sơ đồ bộ máy vận hành của xưởng sản xuất cửa nhựa tại công ty. ........... 13 CHƯƠNG 3. QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG ......................................................... 14 3.1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT. .................................................................................... 14 3.1.1. Định nghĩa về chuỗi cung ứng. ................................................................ 14 3.1.2. Định nghĩa về quản trị chuỗi cung ứng. ................................................... 14 3.1.3. Nội dung về quản trị chuỗi cung ứng. ...................................................... 14 3.1.4. Khái quát về ERP. ................................................................................... 15 3.1.5. Phần mềm V-ERP.................................................................................... 17 3.2. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG. ................... 17 3.3. CÁC NỘI DUNG CẦN NGHIÊN CỨU. ........................................................ 17 3.3.1. Thực trạng quản trị chuỗi cung ứng tại công ty. ....................................... 17 SVTH: Lê Đình Hội Trang 3 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất 3.3.2. Mô hình chuỗi cung ứng hiện tại và lợi ích của quản trị chuỗi cung ứng. . 28 3.3.3. Sử dụng phần mềm ERP và một số công cụ khác nhằm nâng cao hiệu quả của chuỗi cung ứng. ................................................................................................... 34 3.3.4. Phân tích tính hiệu quả, khả thi của việc áp dụng phần mềm ERP và các phương pháp khác. ..................................................................................................... 60 CHƯƠNG 4. ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ 5S VÀO QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT CỬA NHỰA .................................................................................................. 69 4.1. TỔNG QUAN VỀ 5S. .................................................................................... 69 4.2. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC ÁP DỤNG 5S VÀO CÔNG TY .................... .70 4.3. Ý NGHĨA CỦA VIỆC ÁP DỤNG 5S VÀO CÔNG TY. ................................ 70 4.4. CÁC NỘI DUNG NGHIÊN CỨU. ................................................................. 70 4.4.1. Thực trạng áp dụng 5S tại công ty. .......................................................... 70 4.4.2. Phạm vi áp dụng 5S. ................................................................................ 71 4.4.3. Các bước áp dụng. ................................................................................... 71 4.4.4. Ưu, nhược điểm và tính khả thi của việc áp dụng 5S. ............................... 82 4.4.5. Các yếu tố quyết định đến sự thành công của 5S. ..................................... 83 4.4.6. Dự đoán các rủi ro có thể xảy ra. ............................................................. 83 4.5. KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 ............................................................................... 84 CHƯƠNG CUỐI. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ....................................................... 85 1. KẾT LUẬN ....................................................................................................... 85 1.1. Công tác quản lý tồn kho ............................................................................ 85 1.2. Phương pháp định vị. .................................................................................. 86 1.3. Áp dụng phần mềm ERP ............................................................................ 86 1.4. Áp dụng phương pháp quản lý 5S. .............................................................. 86 2. KIẾN NGHỊ. ..................................................................................................... 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................... 88 PHỤ LỤC. CÁCH THỨC NHẬP DỮ LIỆU BAN ĐẦU CHO ERP. ......................... 89 SVTH: Lê Đình Hội Trang 4 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.1. Thống kê định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một bộ cửa ..................... 18 Bảng 3.2. Thống kê thời gian đặt hàng ....................................................................... 22 Bảng 3.3. Ước tính thời gian của quá trình sản xuất ................................................... 23 Bảng 3.4. Ước tính thời gian phân phối sản phẩm ...................................................... 25 Bảng 3.5. Thống kê số lỗi .......................................................................................... 26 Bảng 3.6. Thống kê thời gian thu hồi sản phẩm lỗi .................................................... 27 Bảng 3.7. Số liệu dự báo ............................................................................................ 35 Bảng 3.8. Sản lượng dự báo khi áp dụng phần mềm ERP .......................................... 38 Bảng 3.9. Thống kê số lượng công nhân và máy móc ................................................ 38 Bảng 3.10. Các yếu tố được chọn để khảo sát ............................................................ 39 Bảng 3.11. Sắp xếp các nhân tố và xác định trọng số ................................................. 40 Bảng 3.12. Cách thức tính điểm các nhân tố .............................................................. 40 Bảng 3.13. Kết quả phương pháp bình điểm tổng hợp có trọng số ............................. 41 Bảng 3.14. Thống kê tồn kho ..................................................................................... 42 Bảng 3.15. Phân loại ABC ......................................................................................... 42 Bảng 3.16. Số liệu ban đầu ........................................................................................ 43 Bảng 3.17. Bảng thông tin hồ sơ yêu cầu sản xuất cần xác định ................................. 52 Bảng 3.18. Thông tin cần nhập trong mục sản xuất. ................................................... 54 Bảng 3.19. Chi phí để mở một showroom .................................................................. 61 Bảng 3.20. Khoảng thời gian kiểm kê nguyên vật liệu ............................................... 63 Bảng 3.21. Chi phí áp dụng ERP................................................................................ 65 Bảng 3.22. Chi phí hữu hình ...................................................................................... 65 Bảng 3.23. Tính toán hiệu quả của việc đầu tư (năm 2015) ........................................ 66 Bảng 3.24. Thống kê thời gian ................................................................................... 68 Bảng 3.25. Quy đổi thời gian thành chi phí ................................................................ 68 Bảng 4.1. Cách thức sắp xếp ...................................................................................... 74 Bảng 4.2. Cách thức tiến hành sạch sẽ ....................................................................... 77 Bảng 4.3. Nội dung kiểm tra ...................................................................................... 79 SVTH: Lê Đình Hội Trang 5 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1. Sơ đồ vận hành của xưởng sản xuất của nhựa ............................................. 13 Hình 3.1. Sơ đồ kiểm kê hàng hóa ............................................................................. 19 Hình 3.2. Sơ đồ quá trình mua ................................................................................... 21 Hình 3.3.Sơ đồ sản xuất ............................................................................................. 23 Hình 3.4.Quá trình phân phối sản phẩm ..................................................................... 24 Hình 3.5. Sơ đồ thu hồi sản phẩm lỗi ......................................................................... 26 Hình 3.6. Sơ đồ chuỗi cung ứng đầu vào .................................................................... 28 Hình 3.7. Sơ đồ chuỗi cung ứng bên trong công ty. .................................................... 29 Hình 3.8. Mẫu đơn nhập kho tại công ty .................................................................... 30 Hình 3.9. Sơ đồ chuỗi cung ứng đầu ra. ..................................................................... 32 Hình 3.10. Sơ đồ chuỗi cung ứng của công ty ............................................................ 33 Hình 3.11. Cách chọn phương pháp dự báo................................................................ 36 Hình 3.12. Giao diện làm việc của mục dự báo theo pp hồi quy tuyến tính ................ 37 Hình 3.13.biểu đồ dự báo trong năm 2015 ................................................................. 37 Hình 3.14. Cách thức chọn mục hồ sơ tồn kho ........................................................... 45 Hình 3.15. Giao diện làm việc thông tin tồn kho ........................................................ 45 Hình 3.16. Giao diện làm việc thông tin tồn kho ........................................................ 46 Hình 3.17. Cách thức chọn mục báo cáo xuất nhập trong kỳ ...................................... 46 Hình 3.18. Giao diện làm việc báo cáo xuất nhập....................................................... 46 Hình 3.19. Giao diện làm việc mục báo cáo xuất nhập ............................................... 47 Hình 3.20. Mẫu phiếu báo cáo xuất nhập tồn ............................................................. 47 Hình 3.21. Giao diện làm việc thông tin tồn kho ........................................................ 48 Hình 3.22. Cách thức chọn mục kế hoạch – kiến nghị mua ........................................ 49 Hình 3.23. Giao diện làm việc kế hoạch - kiến nghị mua .......................................... 49 Hình 3.24. Giao diện làm việc kế hoạch – đề nghị mua hàng ..................................... 49 Hình 3.25. Giao diện làm việc kế hoạch – đề nghị mua hàng ..................................... 50 Hình 3.26. Giao diện làm việc đơn hàng mua............................................................. 50 Hình 3.27. Mẫu phiếu đơn mua hàng ......................................................................... 51 Hình 3.28. Quy trình sản xuất .................................................................................... 51 Hình 3.29. Cách chọn hồ sơ yêu cầu sản xuất ............................................................ 52 Hình 3.30. Giao diện làm việc của hồ sơ yêu cầu sản xuất ......................................... 53 SVTH: Lê Đình Hội Trang 6 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Hình 3.31. Cách thức xác nhận và tạo lệnh sản xuất................................................... 53 Hình 3.32. Giao diện làm việc của lệnh sản xuất ........................................................ 54 Hình 3.33. Cách xác định nhu cầu nguyên vật liệu ..................................................... 55 Hình 3.34. Giao diện làm việc của hoạch định vật tư theo lệnh sản xuất .................... 55 Hình 3.35. Sơ đồ thực hiện quy trình bán hàng trên phần mềm ERP .......................... 56 Hình 3.36. Cách thức chọn mục báo giá ..................................................................... 57 Hình 3.37. Giao diện làm việc báo giá bán hàng ........................................................ 57 Hình 3.38. Mẫu phiếu báo giá .................................................................................... 58 Hình 3.39. Giao diện làm việc đơn hàng bán .............................................................. 58 Hình 3.40. Cách thức chọn mục đơn hàng trả lại ........................................................ 59 Hình 3.41. Giao diện làm việc đơn hàng trả lại .......................................................... 60 Hình 3.42. Biểu đồ dự báo sản lượng năm 2015 ......................................................... 61 Hình 3.43. Biểu đồ thể hiện tỷ trọng nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ....................... 62 Hình 3.44.Biểu đồ thể hiện tỷ tọng giá trị của nguyên vật liệu ................................... 63 Hình 3.45. Sơ đồ tồn kho nguyên vật liệu đai nhựa .................................................... 64 Hình 4.1. Quy trình sàng lọc ...................................................................................... 72 Hình 4.2. Thẻ vàng .................................................................................................... 73 Hình 4.3. Thẻ đỏ ........................................................................................................ 73 Hình 4.4. Minh họa kỹ thuật đánh dấu bằng màu sắc, hình ảnh .................................. 75 Hình 4.5. Ảnh minh họa kỹ thuật đánh dấu bằng vạch kẻ ........................................... 76 Hình 4.6. Ảnh minh họa kỹ thuật trong suốt............................................................... 76 Hình PL1. Giao diện V-ERP ...................................................................................... 89 Hình PL2.Giao diện V-ERP ....................................................................................... 90 Hình PL3. Giao diện của mục danh sách nhà cung cấp .............................................. 90 Hình PL4. Cách thức nhập thông tin nguyên liệu mua ............................................... 91 Hình PL5. Giao diện mục danh sách vật tư – sản phẩm.............................................. 91 Hình PL6. Cách chọn mục danh sách khách hàng ...................................................... 92 Hình PL7. Giao diện làm việc của danh sách khách hàng .......................................... 93 Hình PL8. Cách chọn mục danh sách sản phẩm ......................................................... 93 Hình PL9. Giao diện làm việc của danh mục vật tư.................................................... 94 Hình PL10. Cách thức chọn mục danh sách kho ........................................................ 94 Hình PL11. Giao diện làm việc kho vật tư – sản phẩm ............................................... 95 SVTH: Lê Đình Hội Trang 7 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Hình PL12. Cách thức chọn mục nhóm loại VT - SP ................................................. 95 Hình PL13. Giao diện làm việc của mục nhóm loại vật tư – sản phẩm ....................... 96 Hình PL14. Cách thức cài đặt thông tin sản xuất ........................................................ 96 Hình PL15. Giao diện làm việc của mục phân xưởng SX ........................................... 97 Hình PL16. Giao diện làm việc của công đoạn sản xuất ............................................. 97 Hình PL17. Giao diện làm việc của quy trình sản xuất ............................................... 98 Hình PL18. Giao diện làm việc của định mức tiêu hao............................................... 98 SVTH: Lê Đình Hội Trang 8 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ. Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định, được sắp xếp theo từng cấp từng khâu nhằm thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp. Quản lý doanh nghiệp là một quá trình vận động quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp (kinh tế, xã hội, tài chính kế toán...) để tác động đến một tập thể người lao động và thông qua họ để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh. Nếu doanh nghiệp bố trí một bộ máy quản lý phù hợp thì sản xuất sẽ đạt hiệu quả cao tiết kiệm được thời gian và nguyên liệu. Mặt khác một bộ máy nhẹ sẽ tiết kiệm được chi phí và có những quyết định nhanh, đúng đắn. Ngoài ra trong công tác quản lý biết bố trí đúng người đúng việc thì sẽ phát huy hết khả năng tiềm tàng của cá nhân và tập thể người lao động, ngược lại thì có thể sẽ gây ra những hậu quả khó lường, thậm chí dẫn tới sự phá sản của doanh nghiệp. Xuất phát từ những đặc điểm quản lý ta thấy rõ vai trò hết sức quan trọng của bộ máy quản lý mà nhiều khi quyết định cả sự sống còn của doanh nghiệp. Nhưng thực trạng hiện nay ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam nói chung và cụ thể ở công ty cổ phần tư vấn, xây dựng và đầu tư Quang Nguyễn nói riêng, thì vấn đề quản lý trong doanh nghiệp vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế, còn nhiều bất cập xảy ra trong quá trình hoạt động của mình, vì vậy việc cải thiện và nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong doanh nghiệp thông qua công cụ quản trị chuỗi cung ứng và ứng dụng phương pháp quản lý 5S là hết sức thiết thực và có ý nghĩa, đó là lý do mà tôi chọn đề tài này. 1.2. Ý NGHĨA VÀ MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI. 1.2.1. Ý nghĩa của đề tài. Việc nâng cao hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng và ứng dụng phương pháp quản lý 5S sẽ có ý nghĩa hết sức thiết thực cho công ty: Nâng cao năng suất lao động và tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty với các đối thủ trong nghành. Cải thiện và xây dựng môi trường, không gian làm việc tốt hơn cho người lao động. SVTH: Lê Đình Hội Trang 9 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Loại bỏ được các quá trình trung gian không cần thiết từ đó giảm được giá thành của sản phẩm. Việc quản lý máy móc, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho sẽ cũng trở nên thuận lợi hơn. Nâng cao được ý thức cho người lao động trong công việc, cũng như trong công tác vệ sinh nơi làm việc. Tạo dựng cảnh quan mới cho công ty. Nâng cao chất lượng sản phẩm bằng việc giám sát chặt chẽ nguyên vật liệu đầu vào. 1.2.2. Mục đích của đề tài. Mục đích đầu tiên là việc nghiên cứu quá trình vận hành của chuỗi cung ứng hiện tại và từ đó ứng dụng phần mềm ERP vào quá trình này để nâng cao được hiệu quả về mặt thời gian cũng như là chi phí. Mục đích tiếp theo là áp dụng thí điểm phương pháp quản lý 5S vào trong phân xưởng sản xuất cửa nhựa của công ty, cụ thể là vào quá trình sản xuất. Mục đích chung của đề tài là thông qua đề tài này sẽ góp phần vào mục tiêu chung của công ty đó là thỏa mãn được tối đa nhu cầu của khách hàng, không ngừng nâng cao uy tín và chất lượng sản phẩm, ngoài ra còn mong muốn đem đến người tiêu dùng những sản phẩm rẻ nhất mà chất lượng cao, vì vậy khi chúng ta thực hiện tốt việc quản lý chuỗi cung ứng cũng như nâng cao được khả năng quản lý thì chất lượng của sản phẩm sẽ ngày càng được nâng cao, không những vậy mà giá thành sẽ được kiểm soát ở mức thấp nhất. 1.3. NHIỆM VỤ THỰC HIỆN. Về mảng quản trị chuỗi cung ứng vì đề tài chuyên về mảng sản xuất nên sẽ tập trung chủ yếu vào việc nghiên cứu chuỗi cung ứng bên trong công ty, từ việc nghiên cứu đó sẽ triển khai việc áp dụng phần mềm ERP vào các quá trình của chuỗi cung ứng. Đối với việc áp dụng 5S sẽ tiến hành áp dụng thí điểm tại xưởng sản xuất, tham khảo các doanh nghiệp cùng ngành nghề đã áp dụng phương pháp quản lý này, kết hợp với các tài liệu đã thu thập được xây dựng nên quy trình và cách thức áp dụng cũng như dự báo trước các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình áp dụng. SVTH: Lê Đình Hội Trang 10 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất 1.4. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU. Đối tượng nghiên cứu: Tại công ty cổ phần tư vấn, xây dựng và đầu tư Quang Nguyễn. Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu về công tác quản lý chuỗi cung ứng và xưởng sản xuất cửa nhựa tại công ty cổ phần tư vấn, xây dựng và đầu tư Quang Nguyễn. 1.5. CÁCH THỨC THỰC HIỆN. Tiến hành đi thực tế thu thập số liệu để đồ án được sát với thực tiễn và có thể áp dụng vào công ty, kết hợp với những kiến thức đã học và tài liệu thu thập được nhằm hoàn thiện các khuyết điểm đang tồn tại ở công ty về mặt quản trị chuỗi cung ứng, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục. Sau đó nghiên cứu tài liệu về 5S và những kinh nghiệm mà các doanh nghiệp tương tự đã áp dụng để triển khai việc áp dụng 5S vào công ty. SVTH: Lê Đình Hội Trang 11 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY. Công ty Quang Nguyễn thành lập năm 2002 có văn phòng giao dịch tại Số 87 Đường 3 tháng 2, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng, hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế, xây dựng các công trình nhà ở dân dụng. Tháng 2 năm 2005, công ty đổi tên thành Công ty Cổ Phần Tư Vấn, Xây Dựng Và Đầu Tư Quang Nguyễn với các chức năng mới nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dân về nhà ở trong công cuộc chỉnh trang đô thị hiện nay của thành phố Đà Nẵng. 2.2. LĨNH VỰC KINH DOANH. Hiện nay, công ty hoạt động với một số lĩnh vực chính như: Chuyên tư vấn thiết kế, lập dự toán công trình và xây dựng nhà ở tư nhân, nhà phố, biệt thự vila, quán Bar, sân vườn, khách sạn nhà hàng, showroom... Chuyên thiết kế trang trí nội thất, gia công sản xuất đồ gỗ dân dụng. Đặc biệt công ty vừa ra mắt 2 dòng sản phẩm mới đó là Cửa QN-Windown và QN-Funiture với mẫu mã phong phú và đa dạng. Sản xuất gia công khung nhà thép và phụ kiện bằng sắt - inox ngành xây dựng. Tư vấn và giám sát bất động sản, tư vấn đất đai cho khách hàng trước khi biến nó thành khối bất động sản hữu hiệu và sinh lợi. 2.3. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN. Với đội ngũ nhân viên, kiến trúc sư, kỹ sư, tư vấn chuyên nghiệp, giàu tính sáng tạo, năng động nhiệt tình, đội ngũ công nhân kỹ thuật lành nghề nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng. Công ty đã cho ra đời nhiều những công trình với đủ các loại trong mọi lĩnh vực: Nhà phố, Biệt thự, Nhà vườn, Bar - cafe, Khách sạn, Nhà hàng ... mang phong cách chuyên biệt đậm nét cổ điển và hiện đại phù hợp với 3 miền Bắc Trung Nam. Có chất lượng hoàn hảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu về mặt kỹ thuật, mỹ thuật đúng ý với tiêu chuẩn về "cái đẹp" của từng khách hàng. Phương châm hoạt động của công ty đó là: "không ngừng nâng cao uy tín" hy vọng được hợp tác bền chặt và lâu dài với quý khách hàng trong và ngoài nước. 2.4. GIỚI THIỆU VỀ BỘ MÁY VẬN HÀNH CỦA CÔNG TY. 2.4.1. Nguồn nhân lực hiện tại của công ty. Đội ngũ kiến trúc sư: 17 Người. SVTH: Lê Đình Hội Trang 12 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Đội ngũ nhân viên văn phòng: 40 Người. Đội ngũ giám sát công trình: 30 Người. Đội ngũ công nhân lao động lành nghề: 300 người. Đội ngũ lao động thời vụ luôn giao động từ: 300 người đến 400 người. Đội ngũ quản lý là những người có nhiều kinh nghiệm quản lý tại doanh nghiệp, đã từng tham gia quản lý làm việc tại một số dự án lớn. Đội ngũ kiến trúc sư trẻ với năng lực tay nghề cao, với 27 người tốt nghiệp đại học chuyên nghành hệ chính quy, luôn luôn tìm tòi sáng tạo ra những ý tưởng hợp với thời đại. Công tác văn phòng là cả một khối lượng công việc rất lớn đòi hỏi mỗi người làm việc phải cố gắng hết sức mình, đa năng, độc lập. Gồm 27 người có bằng đại học, 20 người bằng cao đẳng trung cấp và đang tiếp tục theo học các lớp chuyên nghành để nâng cao tay nghề. Với quân số đội ngũ Kỹ sư, công nhân lành nghề lao động trực tiếp tại công trường luôn ổn định là 247 người. Họ là những Kỹ sư, công nhân lành nghề được tuyển chọn rất kỹ càng, mỗi người đều đảm đương được công việc của nhiều người khác. Số công nhân lao động thời vụ được học về: An toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, các chế độ chính sách của Nhà nước, được trang bị bảo hộ lao động, được ký hợp đồng theo quy định của Pháp luật. 2.4.2. Sơ đồ bộ máy vận hành của xưởng sản xuất cửa nhựa tại công ty. Quản đốc xưởng Bộ phận quản lý kho kho Kho nguyên vật liệu Kho thành phẩm Bộ phận gia công thô Bộ phận đo đạc Bộ phận hàn nhựa Bộ phận hoàn thiện Bộ phận lắp ráp Bộ phận bỏ kính Bộ phận bắt rân cao Bộ phận bắt lề, khóa Hình 2.1. Sơ đồ vận hành của xưởng sản xuất của nhựa SVTH: Lê Đình Hội Trang 13 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất CHƯƠNG 3 QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG 3.1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT. 3.1.1. Định nghĩa về chuỗi cung ứng. Các doanh nghiệp muốn có thể tồn tại được trong môi trường kinh doanh khắc nghiệt hiện nay thì không chỉ tập trung vào hoạt động của riêng mình, mà phải tham gia vào công việc kinh doanh của nhà cung cấp cũng như khách hàng của mình, một sản phẩm muốn thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng thì buộc các doanh nghiệp phải nắm bắt được dòng dịch chuyển nguyên vật liệu, cách thức vận chuyển, bảo quản sản phẩm hoàn thành và những mong đợi thực sự của người tiêu dùng hoặc khách hàng cuối cùng, vì thực tế nhiều doanh nghiệp chưa làm tốt được các quá trình này dẫn đến chưa thỏa mãn được hết nhu cầu của khách hàng, từ các phân tích trên có thể hiểu rằng: Chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các doanh nghiệp tham gia, một cách trực tiếp hay gián tiếp trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng, thể hiện sự dịch chuyển nguyên vật liệu xuyên suốt quá trình từ nhà cung cấp ban đầu đến khách hàng cuối cùng. (Nguồn: Theo luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh của Lê Thị Thủy năm 2003). 3.1.2. Định nghĩa về quản trị chuỗi cung ứng. Quản trị chuỗi cung ứng là việc chúng ta quản trị dòng chảy của nguyên vật liệu lúc nhập về từ các nhà cung cấp đến khi thành sản phẩm giao đến tận tay người tiêu dùng. Qua đó chúng ta có thể khái quát được rằng quản trị chuỗi cung ứng là việc quản lý cung và cầu, xác định nguồn nguyên vật liệu và chi tiết, sản xuất và lắp ráp, kiểm tra kho hàng và tồn kho, tiếp nhận đơn hàng và quản lý đơn hàng, phân phối qua các kênh và phân phối đến khách hàng cuối cùng. 3.1.3. Nội dung về quản trị chuỗi cung ứng. Nội dung của việc quản trị chuỗi cung ứng sẽ gồm 5 phần cơ bản sau: a. Sản xuất. Bao gồm việc chúng ta dự báo để biết được nhu cầu của thị trường trong tương lai, để từ đó làm cơ sở cho hoạch định sản xuất, việc hoạch định sản xuất cần phải phù hợp với năng lực hiện tại của công ty, ngoài ra chúng ta cần phải hoạch định được nhu cầu vật tư mà công ty sẽ cần đến trong thời gian sắp tới, phân công công việc cho các thành viên và cuối cùng là công tác kiểm soát quá trình thực hiện các công việc đó. SVTH: Lê Đình Hội Trang 14 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất b. Tồn kho. Tồn kho trong chuỗi cung ứng xuất hiện dưới hình thức, tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho sản phẩm dở dang và cuối cùng là tồn kho thành phẩm, trong công tác tồn kho thì chúng ta sẽ quan tâm đến các vấn đề như: Hàng tồn kho sẽ được tồn trữ ở giai đoạn nào của chuỗi cung ứng, mức tồn kho là bao nhiêu cho nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm, khi nào sẽ thực hiện công việc tái đặt hàng. Ngoài ra công tác bảo quản, kiểm kê hàng tồn kho cũng đóng một vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng. c. Địa điểm. Là việc tìm ra những vị trí địa lý tốt nhất cho các cấu thành khác nhau trong chuỗi cung ứng, cụ thể là chúng ta phải tìm kiếm những địa điểm thuận lợi cho việc tồn trữ hàng hóa, sản xuất, nơi nào có hiệu quả chi phí nhất trong việc tồn trữ, sản xuất và cuối cùng là xác định các địa điểm phân phối hợp lý nhất để đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối. d. Vận tải. Là việc chúng ta sẽ quyết định phương tiện vận tải nào sẽ là hợp lý nhất để vận chuyển các loại nguyên vật liệu, hàng hóa. Cũng như là khi nào chúng ta sẽ cần đến các phương tiện vận chuyển, việc hoạch định lộ trình là một trong những công tác rất quan trọng trong vận chuyển, có có ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí vận chuyển. e. Thông tin. Bao gồm việc trao đổi thông tin giữa các nhà cung cấp với nhau, cũng như trao đổi trong nội bộ công ty và cuối cùng là thu thập thông tin từ khách hàng, yếu tố chính xác và thời gian là hai yếu tố quan trọng cần phải được đảm bảo trong quá trình trao đổi thông tin với nhau. Việc chúng ta nắm bắt kịp thời và đầy đủ thông tin sẽ dẫn đến những quyết định nhanh và chính xác cho nhà quản lý. 3.1.4. Khái quát về ERP. a. Khái niệm ERP. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: Kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… SVTH: Lê Đình Hội Trang 15 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. b. Đặc trưng. Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: • Kế toán. • Mua hàng. • Hàng tồn kho. • Sản xuất. • Bán hàng. • Quản lý nhân sự và tính lương. c. Lợi ích của ERP. ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng. SVTH: Lê Đình Hội Trang 16 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất 3.1.5. Phần mềm V-ERP. a. Sơ lược về V-ERP. Đây là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp dựa trên những model được xây dựng sẵn, là phần mềm thuộc công ty Trí Tuệ Việt phát triển. Phần mềm được tích hợp các model như: bán hàng, sản xuất, mua hàng, tồn kho, kế toán..vv. và nhiều công cụ hỗ trợ khác giúp cho nhà quản lý khác quản lý tốt công việc của mình. b. Phạm vi ứng dụng V-ERP. Phần mềm được phát triển để phục vụ chủ yếu cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất, vì đây là phần mềm của công ty Việt Nam xây dựng nên các quá trình được tích hợp sẵn khá giống với đa số các doanh nghiệp sản xuất, vậy nên khả năng áp dụng và tính khả thi rất cao. 3.2. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG. Việc chúng ta quản trị chuỗi cung ứng sẽ giúp cắt bỏ được các hoạt động trung gian không nhằm tăng thêm giá trị cho sản phẩm, vì vậy sẽ thỏa mãn tối đa lợi ích của khách hàng, việc mỗi thành viên trong chuỗi cung ứng cố gắng thực hiện tốt các hoạt động của mình sẽ giúp cho chuỗi cung ứng trở nên hoàn thiện và sẽ nâng cao được khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Ngoài việc loại bỏ các hoạt động trung gian thì quản trị chuỗi cung ứng giúp nâng cao được hiệu quả của công tác quản lý tại công ty, giúp các nhà quản trị có một cái nhìn tổng quát về quá trình hoạt động của công ty mình từ đó có các biện pháp để cải thiện và phát huy hết hiệu quả của chuỗi cung ứng. Ngày nay cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, nhu cầu trao đổi thông tin giữa các công ty ngày càng tăng lên buộc các doanh nghiệp phải thay đổi mình để phù hợp với xu thế chung, các phần mềm để hổ trợ cho việc quản trị chuỗi cung ứng ngày nay rất phổ biến đó là một trong những thuận lợi khi công ty áp dụng việc quản trị chuỗi cung ứng của mình, vì vậy khi chúng ta biết cách quản trị chuỗi cung ứng của công ty mình thì giúp cho các luồng thông tin trong doanh nghiệp được xuyên suốt và được cập nhập một cách thường xuyên. 3.3. CÁC NỘI DUNG CẦN NGHIÊN CỨU. 3.3.1. Thực trạng quản trị chuỗi cung ứng tại công ty. Công tác quản trị chuỗi cung ứng tại công ty hiện nay còn rất lỏng lẻo, chưa có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau trong quá trình dịch chuyển của nguyên SVTH: Lê Đình Hội Trang 17 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất vật liệu, dẫn tới dòng thông tin không được thông suốt, vì vậy việc thiếu sót và hư hỏng thường xuyên xảy ra, cụ thể như sau: a. Công tác dự báo và hoạch định nhu cầu. Tại công ty hiện nay chưa thực hiện công tác dự báo nhu cầu trên thị trường để có kế hoạch sản xuất, mà hiện tại chỉ sản xuất vừa với khả năng của công ty, số lượng sản phẩm của công ty sản xuất ra một phần được đáp ứng cho các công trình nhà mà công ty đang đảm nhận, và phần còn lại được bán ra ngoài thị trường, vì vậy mà công tác dự báo nhu cầu thị trường chưa được công ty xem trọng, để có thể nắm bắt được xu hướng của thị trường và tìm điều kiện để mở rộng sản xuất thì công ty cần phải có chiến lược dự báo thích hợp để làm thỏa mãn tối đa được thị trường. Nếu công ty không thực hiện công tác dự báo thì sẽ mất đi một khoảng lợi nhuận lớn khi không đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường và ngược là sẽ mất một khoảng chi phí tồn kho nếu tồn kho quá nhiều sản phẩm. Ta có bảng định mức hao phí nguyên vật liệu để sản xuất 1 bộ cửa như sau: Bảng 3.1. Thống kê định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một bộ cửa STT Nguyên vật liệu Đơn giá cho một Số Đơn vị lượng 1 Đai nhựa 2 Thanh 2 Lề 4 3 Khóa 1 4 Kính 0,25 5 Rân cao su 10 6 đơn vị (nghìn đồng) Thành tiền (nghìn đồng) 280,0 560,0 Cái 8,0 32,0 Bộ 190,0 190,0 Tấm 1.050,0 262,5 Mét 1,5 15,0 Tổng 1.057,5 Ngoài ra để sản xuất một bộ cửa chúng ta phải tiêu tốn tiền nhân công, điện nước, tiền quản lý, và một số khoản tiền khác. Chi phí sản xuất chung: Chi phí bảo dưỡng, bảo hộ lao động và chi phí giới thiệu sản phẩm ước tính khoảng 47.250.000 (đồng). Lương trả cho 25 công nhân trong 1 tháng: 4.000.000 x 25 = 100.000.000 (đồng). Lương trả cho quản lý 1 người: 5.000.000 (đồng). Chi phí cho nhân viên bán hàng: 7.000.000 (đồng). SVTH: Lê Đình Hội Trang 18 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Tiền thuê mặt bằng kinh doanh: 12.000.000 (đồng). Tiền điện, nước và các khoản khác khoảng 12.500.000 (đồng). Vậy tổng số tiền là: 183.750.000 (đồng). Nếu 1 tháng sản xuất 750 bộ cửa thì tổng số tiền phải chi trả là: 750 x 1.057.500 + 183.750.000 = 976.875.000 (đồng). Thực tế ngoài thị trường hiện nay mỗi bộ cửa khoảng 2.100.000 (đồng) vậy trong 1 tháng trong tình trạng sản xuất bình thường 750 (bộ) thì lợi nhuận đem lại là 598.125.000 (đồng) . Vậy lợi nhuận trên một đơn vị sản phẩm là: 598.125.000 ÷ 750 = 797.500 (đồng). Nếu dự báo thiếu một sản phẩm tức công ty đã mất đi 797.500 (đồng). b. Quá trình tồn kho. Công tác tồn kho còn gặp nhiều vướng mắc, đôi khi vẫn còn xảy ra tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến sản xuất đình truệ nhưng đôi khi dự trữ quá nhiều làm tốn chi phí bảo quản và ứ đọng vốn kinh doanh, nguyên nhân sâu xa là công ty chưa có mô hình tồn trữ phù hợp và chưa xây dựng được sản lượng dự trữ an toàn cho các loại nguyên vật liệu. Việc chúng ta xây dựng mô hình tồn kho sẽ là cơ sở để đánh giá hiệu quả của quá trình này và sẽ cho chúng ta xác định được mức đặt hàng tối ưu nhất, mục đích chính là tối thiểu hóa các chi phí để đem lại lợi ích lớn nhất cho khách hàng cuối cùng. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiện giờ của công ty đang được thực hiện qua các bước sau đây: Nhận được lệnh kiểm kê hàng tồn kho Thành lập đội kiểm kê Nhận thông tin tồn kho từ bộ phận kế toán Tiến hành kiểm kê và cập nhật kết quả Hình 3.1. Sơ đồ kiểm kê hàng hóa SVTH: Lê Đình Hội Trang 19 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Sơ đồ kiểm kê hàng hóa của công ty là mô hình điển hình cho các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam, quy trình này muốn hoàn tất thì phải mất ít nhất 3 ngày để hoàn thành các thủ tục và kiểm tra sổ sách, ngoài ra chúng ta còn phải tốn các chi phí quản lý như ( nếu tính trong vòng 1 tháng ): Chi phí bỏ ra để chi trả cho đội kiểm Kê (chi trả cho 4 nhân viêm kiểm tra, thực hiện trong 1 tháng ): 10.000.000 (đồng). Chi phí cho nhân viên kiểm tra sổ sách xuất nhập : 2.000.000 (đồng). Chi phí thông tin liên lạc: 500.000 (đồng). Chi phí in ấn, và lưu trữ giấy tờ: 200.000 (đồng). Các loại chi phí khác: 500.000 (đồng). Ngoài các loại chi phí trên thì công ty còn phải bỏ ra một số loại chi phí không thể ước tính được như: Chi phí thiệt hại do sai lệch thông tin, chi phí cơ hội, thời gian tiêu tốn khi chờ đợi thông tin ..vv. Tổng các loại chi phí bỏ ra để phục vụ cho việc kiểm kê hàng tồn kho trong 1 tháng là khoảng: 13.200.000 (đồng) và các loại chi phí vô hình khác. Trong quá trình trao đổi thông tin giữ các bộ phận sẽ không tránh ra sai sót gây ảnh hưởng tới quá trình kiểm kê, dẫn tới số liệu không chính xác, việc chúng ta thay đổi cách thức thực hiện là rất cần thiết. c. Quá trình thu mua. Quá trình thu mua hiện tại của công ty được thực hiện trên sơ đồ sau đây: SVTH: Lê Đình Hội Trang 20 Đồ án tốt nghiệp Phát sinh nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu Quản trị sản xuất Kiểm tra sản lượng tồn kho Khả năng đáp ứng Đủ Xuất kho để sử dụng Không Đủ Yêu cầu mua hàng Liên hệ nhà cung ứng Đặt hàng và ký kết hợp đồng mua hàng Thanh toán Hình 3.2. Sơ đồ quá trình mua Diễn giải: Quá trình này được bắt đầu khi công ty phát sinh nhu cầu sử dụng vật tư, ngay sau đó nhiệm vụ của các nhà quản lý sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu tồn trữ trong kho quá trình này mất ít nhất một ngày, sau khi quá trình kiểm kê được thực hiện, nếu nguyên vật tư trong kho vẫn còn có khả năng đáp ứng đủ thì sẽ tiến hành xuất kho để sử dụng, còn nếu không đáp ứng thì phải yêu cầu mua hàng tới phòng kinh doanh, quá trình lập đơn để được xét duyệt sẽ diễn ra ít nhất trong vòng một ngày, tiếp theo phòng kinh doanh mới liên lạc với các nhà cung ứng để đặt hàng và yêu cầu chào hàng, sau đó sẽ chọn nhà cung ứng phù hợp nhất, từ khi liên hệ nhà cung cấp đến khi chọn được nhà cung cấp phù hợp thì quá trình này mất ít nhất 1 ngày, sau khi liên hệ xong sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng, việc soạn thảo các hợp đồng và ký kết sẽ diễn ra trung bình 1 ngày tiếp theo, và công việc xong xuôi sẽ tiến hành nhận hàng, thanh toán. SVTH: Lê Đình Hội Trang 21 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Vậy quá trình đặt mua hàng sẽ tốn một khoảng thời gian được tổng hợp trong bảng sau: Bảng 3.2. Thống kê thời gian đặt hàng Quá trình STT Đến Từ Thời gian tiêu tốn (ngày) 1 Phát sinh nhu cầu sử dụng Kiểm kê kho 1 2 Kiểm kê kho Yêu cầu mua hàng 1 3 Yêu cầu mua hàng Liên hệ nhà cung cấp 1 4 Liên hệ nhà cung cấp Ký kết hợp đồng 1 5 Tổng cộng 4 Nhận xét: Qua bảng thống kê trên chúng ta có thể nhận thấy rằng nếu có nhu cầu phát sinh sử dụng nguyên vật liệu thì chúng ta sẽ tốn mất 4 ngày để có thể đặt được hàng, chưa tính đến các rủi ro có thể xảy ra như: kiểm kê hàng hóa gặp khó khăn, nhà cung cấp không có đủ hàng hóa hay thủ tục hợp đồng không chính xác vv…mà yếu tố rủi ro là chúng ta không thể nào lường trước được, mặt khác nếu chúng ta cần sử dụng gấp nguyên vật liệu thì dẫn đến sản xuất sẽ đình truệ, gây thiệt hại lớn cho công ty. Ngoài ra chúng ta sẽ tốn các khoảng chi phí cho các quá trình trên bao gồm các loại chi phí quản lý ước tính như sau (nếu tính trong vòng 1 tháng): Chi phí thông tin, liên lạc: 500.000 (đồng). Chi phí lưu trữ, in ấn các thủ tục: 200.000 (đồng). Chi phí cho nhân viên đặt hàng: 4.000.000. Chi phí ký kết hợp đồng (phí phí đi lại, lương nhân viên ký kết, phụ cấp..vv…): 5.000.000 (đồng). Ngoài ra công ty còn phải chịu một số khoảng chi phí không thể ước tính như: chi phí cơ hội, chi phí vi phạm hợp đồng, chi phí do sai lệch thông tin, ngoài ra còn mất thời gian chờ đợi. Ước tính trong vòng 1 tháng công ty mất khoảng 9.700.000 (đồng) và cùng với một số khoảng chi phí không thể ước tính được khác để phục vụ cho quá trình quản lý thu mua. Vì vậy chúng ta cần phải thay đổi cách thức thu mua sao cho tiết kiệm được thời gian, chi phí và thông tin được chính xác nhất. SVTH: Lê Đình Hội Trang 22 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất d. Quy trình sản xuất. Quá trình sản xuất ở công ty hiện nay chưa có một công cụ hổ trợ nào cho quá trình tính toán và lên kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất được nhà quản lý thông báo cho các công nhân vào đầu buổi làm việc, ngoài ra việc tính toán các loại vật tư tiêu hao thường dựa vào kinh nghiệm, mỗi lần sản xuất đều phải tính toán lại rất mất thời gian và công sức, quá trình sản xuất hiện tại ở công ty được khái quát bằng sơ đồ sau đây: Phát sinh nhu cầu sản xuất Nhận được yêu cầu sản xuất Lập kế hoạch sản xuất Phân chia công việc Yêu cầu nhập kho thành phẩm Tiến hành sản xuất Yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu Hình 3.3. Sơ đồ sản xuất Để hoàn thành một quá trình sản xuất như trên thì công ty mất một khoảng thời gian được ước lượng như sau: Bảng 3.3. Ước tính thời gian của quá trình sản xuất Quá trình STT Thời gian tiêu tốn Đến Từ Nhận được yêu cầu sản xuất (Ngày) 1 Phát sinh yêu cầu 2 Nhận được yêu cầu sản Lập kế hoạch sản xuất xuất 1/2 3 Lập kế hoạch sản xuất Phân chia công việc 1/2 4 Phân chia công việc Yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu 5 Yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu Tiến hành sản xuất 6 Sản xuất xong Nhập kho thành phẩm 7 SVTH: Lê Đình Hội Tổng 1/2 1 1/2 1 4 Trang 23 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Nhận xét: Theo ước tính thì chúng ta phải sẽ mất ít nhất 4 ngày để có thể hoàn thành các thủ tục và truyền thông tin cho nhau trong quá trình sản xuất, chưa kể đến các trường hợp có sai lệch trong quá trình truyền thông tin, ngoài ra nhà quản lý khó mà có thể nắm bắt được tình trạng sản xuất của đơn hàng. Mặt khác công ty còn phải tốn một số loại chi phí quản lý như (ước tính trong vòng 1 tháng ): Chi phí cho nhân viên lên kế hoạch sản xuất, phân chia công việc: 4.000.000 (đồng). Chi phí hoạch định nhu cầu vật tư: 4.000.000 (đồng). Chi phí nhân viên kiểm soát: 5.000.000 (đồng). Chi phí thông tin, liên lạc: 300.000 (đồng). Chi phí in ấn, và lưu trữ giấy tờ: 200.000 (đồng). Ngoài ra công ty sẽ phải mất một số chi phí không thể ước tính được như: Chi phí cơ hội, chi phí thời gian, chi phí do sai lệch thông tin và các loại chi phí khác. Tổng chi phí mà công ty phải chi trả cho quá trình quản lý sản xuất ước tính khoảng 13.500.000 (đồng) và các loại chi phí vô hình khác. Qua đó cho chúng ta thấy rằng việc thay đổi cách thức trao đổi thông tin cũng như phương thức quản lý sản xuất là cần thiết, việc quan trọng lúc này là phải nâng cao được hiệu quả của trao đổi thông tin và độ chính xác của các thông tin đó. e. Quá trình phân phối sản phẩm. Sản phẩm của công ty sẽ được phân phối theo hai nguồn chính đó là phân phối cho các showroom của công ty và phân phối cho các dự án nhà mà công ty đang xây dựng, quá trình phân phối được khái quát qua sơ đồ sau đây: Yêu cầu được nhập hàng từ các showroom và từ các dự án đang xây dựng Nhận hàng Hoạch định logistics Gởi đề nghị lên cấp trên phê duyệt Phản hồi thông tin về cho đơn vị yêu cầu nhập hàng Kiểm tra tình hình tồn kho Yêu cầu xuất kho sản phẩm Hình 3.4. Quá trình phân phối sản phẩm SVTH: Lê Đình Hội Trang 24 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Để hoàn thành được các bước trong quá trình phân phối trên thì công ty sẽ phải mất một khoảng thời gian là: Bảng 3.4. Ước tính thời gian phân phối sản phẩm QUÁ TRÌNH STT ĐẾN TỪ THỜI GIAN ƯỚC TÍNH (NGÀY) 1 Yêu cầu nhập hàng Đề nghị cấp trên duyệt 2 Đề nghị duyệt Kiểm tra hàng tồn 1/2 3 Kiểm tra hàng tồn Yêu cầu xuất kho 1/2 4 Yêu cầu xuất kho Phản hồi thông tin lại đơn vị nhận hàng 1/2 5 Phản hồi thông tin Hoạch định logistics 1/2 6 Hoạch định logistics Xuất hàng 1 Tổng 4 7 1 Nhận xét: Theo như kết quả ước tính ở bảng trên thì cho ta thấy rằng quá trình phân phối sản phẩm của công ty phải mất ít nhất là 4 ngày để thực hiện xong các quy trình, chưa kể đến những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thông tin giữa các phòng ban với nhau. Ngoài ra công ty phải chi trả một số loại chi phí sau trong quá trình quản lý việc phân phối sản phẩm là: Chi phí thông tin, liên lạc: 200.000 (đồng). Chi phí lưu trữ giấy tờ, in ấn: 300.000 (đồng). Chi phí cho nhân viên quản lý việc phân phối: 3.000.000 (đồng). Chi phí để phục vụ cho quá trình hoạch định logistics: 500.000 (đồng). Một số loại chi phí vô hình như: chi phí do sai lệch thông tin, chi phí thời gian ..vv… Như vậy doanh nghiệp phải mất ít nhất 4 ngày, tốn một khoảng chi phí 4.000.000 (đồng) và một số loại chi phí vô hình khác để có thể thực hiện việc quản lý quá trình phân phối sản phẩm. SVTH: Lê Đình Hội Trang 25 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất f. Thu hồi sản phẩm lỗi. Hiện nay tại công ty chưa hoàn thiện quá trình thu hồi lại các sản phẩm lỗi của mình, mà đây là một trong những quá trình rất quan trọng nằm trong quản trị chuỗi cung ứng, vì vậy việc cấp bách hiện nay là chúng ta phải xây dựng được quá trình thu hồi sản phẩm lỗi và sữa chữa để trao trả lại cho khách hàng. Đối với sản phẩm cửa nhựa của công ty đã có các trường hợp sản phẩm không đạt yêu cầu, theo thống kê tại công ty thì các lỗi hay xảy ra được thu hồi lại như sau: Bảng 3.5. Thống kê số lỗi Mô tả lỗi Chiếm tỷ lệ (%) Sai kích thước 10 Kính và đai nhựa bị trầy do quá trình sản xuất 60 Rân cao su bị bong ra 15 Mối hàn quá thô 10 Khác 5 Qua bảng thống kê trên ta thấy, việc sản phẩm bị trầy xảy ra rất thường xuyên, đáng phải báo động, nguyên nhân xâu xa do quá trình bảo quản chưa được chú trọng và do công nhân sơ xuất trong quá trình làm việc. Việc thu hồi sản phẩm lỗi của công ty hiện tại như sau: Khách hàng có yêu cầu bảo hành Bộ phận bán hàng tiếp nhận, xử lý thông tin Chuyển thông tin cho bộ phận sản xuất Phản hồi thông tin lại cho khách hàng Trao trả sản phẩm lại cho khách hàng Chuyển thông tin lại cho bộ phận bán hàng Tiến hành thu hồi sửa chữa Hình 3.5. Sơ đồ thu hồi sản phẩm lỗi SVTH: Lê Đình Hội Trang 26 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Quá trình thu hồi sản phẩm được thực hiện qua các công đoạn như trên, thời gian của mỗi công đoạn có thể được ước tính như sau: Bảng 3.6. Thống kê thời gian thu hồi sản phẩm lỗi Quá trình STT Đến Từ Thời gian tiêu tốn (ngày) Khách hàng có yêu cầu Bộ phận bán hàng tiếp nhận và bảo hành xử lý thông tin 2 Bộ phận bán hàng tiếp nhận và xử lý thông tin Chuyển thông tin cho bộ phận sản xuất 3 Bộ phận sản xuất Phản hồi thông tin lại cho khách hàng 1 4 Phản hồi thông tin lại cho khách hàng Tiến hành thu hồi sửa chữa 1 5 Tiến hành thu hồi sửa chữa xong Chuyển thông tin lại bộ phận bán hàng 1 1 6 Tổng 1/2 1/2 4 Kết luận: Sản phẩm lỗi vẫn tồn tại, nếu sản phẩm đó bị tung ra thị trường sẽ dẫn đến mất uy tín và hình ảnh của công ty trong tâm trí khách hàng, vì vậy việc xây dựng quá trình thu hồi sản phẩm lỗi là rất cần thiết và phải được triển khai thực hiện. Thời gian để mà công ty có thể hoàn thành xong quá trình thu hồi mất khoảng 4 (ngày) chưa tính tới các rủi ro có thể xảy ra, mà yêu cầu của quá trình này phải đáp ứng tính nhanh chóng, để không làm chậm tiến độ của đối tác. Ngoài ra các chi phí mà công ty phải bỏ ra để phục vụ cho công tác quản lý của quá trình này bao gồm (ước tính trong vòng 1 tháng): Chi phí thông tin, liên lạc giữa các nhân viên: 300.000 (đồng). Chi phí lưu trữ giấy tờ: 200.000 (đồng). Chi phí cho nhân viên tiếp nhận thông tin từ khách hàng: 4.000.000 (đồng). SVTH: Lê Đình Hội Trang 27 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Và các loại chi phí vô hình như: chi phí sai lệch thông tin, chi phí sự hài lòng khách hàng, chi phí cơ hội ..vv… Tổng chi phí mà công ty phải bỏ ra cho việc quản lý quá trình thu hồi sản phẩm lỗi là 4.500.000 (đồng) và các loại chi phí vô hình khác. Vì vậy chúng ta cần thay đổi cách thức thu hồi sao cho có thể đáp ứng một các nhanh hơn và thông tin chính xác hơn. 3.3.2. Mô hình chuỗi cung ứng hiện tại và lợi ích của quản trị chuỗi cung ứng. 3.3.2.1. Mô hình chuỗi cung ứng hiện tại. a. Mô hình chuỗi cung ứng các yếu tố đầu vào. Chuỗi cung ứng đầu vào của sản phẩm cửa nhựa là các đai nhựa, rân cao su, bản lề và khóa được thu mua từ các doanh nghiệp trên địa bàn Đà Nẵng, quá trình thu mua được thực hiện thông qua phòng kinh doanh của công ty, khi có nhu cầu về sử dụng các nguyên vật liệu trên thì phòng kinh doanh sẽ làm các thủ tục đặt hàng trước đó, tùy theo độ trễ của việc giao hàng và số lượng đặt hàng mà người phụ trách phải tính toán được thời gian nhận hàng để đáp ứng được cho sản xuất, quá trình này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của người phụ trách và năng lực của nhà cung cấp, chuỗi cung ứng đầu vào của công ty có thể được khái quát như sau: Nhập khẩu từ Trung Quốc Đại lý cung cấp đai nhựa các loại Nhập khẩu từ Trung Quốc Đại lý cung cấp lề, khóa Công ty Quang Nguyễn Nhà máy sản xuất rân Đại lý cung cấp rân cao su Nhà máy sản xuất kính Đại lý cung cấp kính Hình 3.6. Sơ đồ chuỗi cung ứng đầu vào SVTH: Lê Đình Hội Trang 28 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất b. Mô hình chuỗi cung ứng bên trong công ty. Nếu xét theo chiều dịch chuyển của dòng nguyên vật liệu thì chuỗi cung ứng nội bộ của công ty bao gồm việc vận chuyển các nguyên vật liệu về kho, công tác bảo quản các nguyên vật liệu, công tác sản xuất và bảo quản sản phẩm sau khi sản xuất xong, sau cùng là công tác phân phối sản phẩm đến các đại lý bán sỉ, lẻ và quá trình thu hồi sản phẩm lỗi từ khách hàng. Chuỗi cung ứng trong nội bộ công ty khái quát thành sơ đồ như sau: Quá trình vận chuyển nguyên vật liệu Quá trình nhập kho bảo quản Quá trình phân phối sản phẩm Quá trình sản xuất Bảo quản sản phẩm Hình 3.7. Sơ đồ chuỗi cung ứng bên trong công ty. Quá trình vận chuyển nguyên vật liệu. Đây là một hoạt động thuộc công tác quản trị logistics, là quá trình vận chuyển các nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp về kho lưu trữ, bao gồm việc vận chuyển các đai nhựa, rân cao su, kính, khóa và bản lề. Các công việc này được công ty thuê những công ty vận tải thực hiện khi có phát sinh nhu cầu, hiện tại sản lượng cần vận chuyển chưa nhiều nên việc công ty chọn hình thức thuê ngoài là phù hợp với khả năng và tình hình hiện tại của công ty, và đây là hình thức giúp cho công ty có thể tối ưu hóa được chi phí vận chuyển, ngoài ra việc chọn hình thức vận tải đường bộ là hợp lý vì tính linh động, dễ dàng di chuyển trong thành phố và gần các nhà cung cấp nguyên vật liệu. Trong tương lai, dựa vào tình hình khả quan của ngành mà chúng ta có thể mở rộng việc sản xuất, nhu cầu vận chuyển nguyên vật liệu cũng như phân phối sản phẩm sẽ tăng lên, vì vậy việc công ty phải quản trị chuỗi logistics của chính mình là cần thiết và nên được đầu tư nghiên cứu từ bây giờ. Quá trình nhập kho bảo quản. Sau khi nguyên vật liệu được vận chuyển về kho chứa của công ty thì tại đây nguyên vật liệu sẽ được quản kho làm thủ tục nhận hàng và cất giữ, quá trình kiểm kê được thực hiện bằng cách đếm thủ công, chưa có hệ thống mã dù số lượng nguyên vật SVTH: Lê Đình Hội Trang 29 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất liệu rất ít. Đây là một trong những yếu điểm tồn tại trong công ty, việc kiểm tra một cách thủ công với số lượng nhiều thì dễ gây nhầm lẫn và tốn nhiều thời gian, công sức. vì vậy chúng ta phải ứng dụng các thiết bị, máy móc có thể hổ trợ cho chúng ta trong quá trình kiểm tra nguyên vật liệu. Mặc khác, việc vận chuyển các nguyên vật liệu này từ xe vào kho cất giữ được thực hiện bằng sức người, nhưng việc vận chuyển kính là rất nguy hiểm cho người lao động, điều này có thể thông cảm vì tình hình khó khăn hiện tại của công ty, tuy nhiên trong tương lai chúng ta cần hoạch định phương thức vận chuyển thích hợp, để đảm bảo an toàn cho người lao động đồng thời nâng cao được năng suất. Dưới đây là một mẫu phiếu nhập kho của công ty, hiện đang sử dụng cho quá trình nhận nguyên vật liệu, trong mẫu có đầy đủ các thông tin về ngày, tháng, năm bàn giao, người giao và người nhận cũng như các thông tin cơ bản về nguyên vật liệu. Tuy nhiên trong mẫu có những thông tin không được sử dụng đến như đơn giá hay tổng số tiền, các thông tin này thì chỉ cần thiết cho bộ phận kế toán nên dẫn đến việc dư thừa thông tin hay không đúng đối tượng. PHIẾU NHẬP KHO - Họ và tên người giao………………………………………………...... - Ngày..........tháng..........năm............ - Nhập tại kho...............................địa điểm………………...................... STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Tổng cộng Mã số Đơn vị tính x x Số lượng Theo chứng từ Thực nhập x x Đơn giá Thành tiền x - Tổng số tiền (viết bằng chữ): ........................................................................ - Chứng từ gốc kèm theo : ........................................................................ Ngày....tháng....năm....... Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (hoặc bộ phận nhận) (Ký, họ tên) Hình 3.8. Mẫu đơn nhập kho tại công ty SVTH: Lê Đình Hội Trang 30 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Quá trình sản xuất. Quá trình này bao gồm các công tác như lên kế hoạch về thời gian, nguồn nhân lực, sản lượng cần sản xuất và nhu cầu nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách liên tục. Việc chúng ta vận chuyển các nguyên vật liệu từ kho chứa đến các máy móc sản xuất, là một trong những công tác thuộc quá trình logistics, quá trình này yêu cầu chúng ta phải có kế hoạch và lên được phương án vận chuyển để không chồng chéo nhau trong quá trình vận chuyển và đảm bảo an toàn cho người lao động. Quá trình này hiện nay ở công ty vẫn chưa được quản lý một cách khoa học, chưa vận dụng các phần mềm về quản lý sản xuất để phục vụ cho quá trình này, khối lượng sản phẩm sản xuất được nhà quản lý phân công cho trưởng xưởng vào đầu mỗi ngày, từ đó trưởng xưởng sẽ phân chia nguồn nhân lực để thực hiện, quá trình vận chuyển nguyên vật liệu đi sản xuất được thực hiện bằng sức lao động của con người, vì kho bãi gần với nơi sản xuất chỉ cần di chuyển vài bước chân, tuy nhiên không gian làm việc sẽ bị thu hẹp lại, không có lối di chuyển riêng gây chồng chéo nhau trong quá trình di chuyển. Bảo quản sản phẩm. Đây là quá trình được thực hiện sau khi quá trình sản xuất đã thực hiện xong, tùy theo đặc điểm của từng loại sản phẩm mà có các biện pháp bảo quản khác nhau, việc chọn vị trí của kho bảo quản cũng rất quan trọng, nó phụ thuộc vào chiến lược của công ty. Mặt khác, việc bảo quản cũng ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm, vì vậy yêu cầu của người thực hiện công tác này phải am hiểu toàn diện về các đặc tính của sản phẩm công ty mình. Sản phẩm cửa nhựa có đặc tính ít bị ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài, tuy nhiên không được bảo quản ở nơi có nhiệt độ hay độ ẩm quá cao, đồng thời cũng hạn chế việc xếp chồng các sản phẩm lên với nhau vì có thể dễ gây vỡ kính. Hiện tại ở công ty việc bảo quản cửa nhựa sau khi sản xuất vẫn chưa được đảm bảo, chưa có kho bảo quản riêng, đồng thời cũng chưa có các chiến lược tồn kho sản phẩm để dự trữ cho những tháng cao điểm. Sản phẩm sau khi hoàn thiện được để chung trong khu vực làm việc gây cản trở và mất mỷ quan tại nơi làm việc. Việc xây dựng giá để cho sản phẩm vẫn chưa có, gây khó khăn và hư hỏng sản phẩm trong quá trình bảo quản. SVTH: Lê Đình Hội Trang 31 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Quá trình phân phối sản phẩm. Đây là quá trình phân phối sản phẩm đến các đại lý, hay đến tay người tiêu dùng, có nhiều biện pháp phân phối khác nhau tùy thuộc vào đặc tính của từng loại sản phẩm. Quá trình này bao gồm công tác vận chuyển hàng hóa từ kho đến các đaị lý, showroom, và các công tác khuyến mại, quảng bá hình ảnh của sản phẩm đến với người tiêu dùng. Quá trình này là một phần công tác nằm trong chuỗi logistics, sản phẩm của công ty tiêu thụ chủ yếu ở địa bàn thành phố đà nẵng và một số tỉnh lân cận nên quá trình vận chuyển được thực hiện bởi các công ty vận tải thuê ngoài vừa đảm bảo sự linh hoạt, ngoài ra vẫn tối thiểu hóa được chi phí vận chuyển cho công ty. c. Mô hình chuỗi cung ứng đầu ra của sản phẩm cửa nhựa. Sản phẩm cửa được tiêu thụ theo 2 hướng chính: Hướng 1: Sản phẩm được vận chuyển tới lắp ráp tại các dự án nhà, khách sạn mà công ty đang xây dựng, số lượng sản phẩm có thể dự tính trước được, số sản phẩm được tiêu thụ theo hướng này tương đối nhiều, chiếm khoảng 65% tổng sản lượng sản xuất được. Hướng 2: Các sản phẩm được vận chuyển đến các showroom của công ty để bán cho khách hàng, hiện tại công ty có 3 showroom, 2 showroom ở đà nẵng và 1 ở thành phố Tam Kỳ quảng nam. Số lượng sản phẩm được tiêu thụ theo hướng này chiếm khoảng 35% tổng sản lượng sản xuất. Công ty cổ phần tư vấn, xây dựng và đầu tư Quang Nguyễn Dự án nhà, khách sạn mà công ty đang đảm nhận Các showroom Hình 3.9. Sơ đồ chuỗi cung ứng đầu ra. Ngoài ra chuỗi cung ứng hiện tại của công ty còn bao gồm công ty logistics và công ty dịch vụ vệ sinh, các công ty này không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm cũng như không tạo thêm giá trị cho sản phẩm, nhưng đây là một trong những thành phần không thể tách rời trong chuỗi cung ứng, nó góp phần gián tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm. SVTH: Lê Đình Hội Trang 32 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Nhập khẩu từ Trung Quốc Đại lý cung cấp đai nhựa các loại Nhập khẩu từ Trung Quốc Đại lý cung cấp lề, khóa Dịch vụ logistics Dự án nhà, khách sạn mà công ty đang đảm nhận Công ty Quang Nguyễn Nhà máy sản xuất rân Đại lý cung cấp rân cao su Các showroom Nhà máy sản xuất kính Đại lý cung cấp kính Dịch vụ vệ sinh Hình 3.10. Sơ đồ chuỗi cung ứng của công ty 3.3.2.2. Lợi ích của quản trị chuỗi cung ứng. Nếu một chuỗi cung ứng được thiết lập tốt thì lợi ích mà nó sẽ đem lại cho doanh nghiệp về mặt lý thuyết sẽ là: Khỏa lấp một cách hữu hiệu khoảng trống giữa nguồn cung với nhu cầu cuối cùng. Nhà sản xuất bố trí cơ sở sản xuất tại vị trí tốt nhất, bất kể đến vị trí của khách hàng. Thông qua việc tập trung hoạt động sản xuất ở một cơ sở lớn, nhà sản xuất hưởng lợi từ tính kinh tế nhờ quy mô. Nhà sản xuất không cần lưu trữ số lượng lớn sản phẩm hoàn thành, các thành tố ở gần khách hàng sẽ thực hiện việc lưu trữ này. Nhà bán sỉ đặt các đơn hàng lớn, và nhà sản xuất chiết khấu giá cho nhà bán sỉ làm cho chi phi đơn vị giảm. SVTH: Lê Đình Hội Trang 33 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Nhà bán sỉ giữ nhiều loại sản phẩm tồn kho từ nhiều nhà sản xuất, cung cấp đa dạng sự lựa chọn cho khách hàng bán lẻ. Nhà bán sỉ ở gần nhà bán lẻ vì thế thời gian giao hàng ngắn. Việc quản trị tốt chuỗi cung ứng giúp ích khá nhiều cho doanh nghiệp trong việc cắt giảm các loại chi phí không cần thiết, nâng cao lợi ích cho khách hàng, tùy vào mức độ hoàn thiện của chuỗi cung ứng tại các công ty mà lợi ích của nó đem lại là khác nhau, vì vậy doanh nghiệp phải nổ lực để xây dựng được một chuỗi cung ứng hoàn thiện nhất. 3.3.3. Sử dụng phần mềm ERP và một số công cụ khác nhằm nâng cao hiệu quả của chuỗi cung ứng. 3.3.3.1. Cài đặt thông tin cơ bản cho hệ thống ERP. Quá trình cài đặt thông tin cơ bản bao gồm việc cài đặt thông tin mua hàng, bán hàng, sản xuất và cài đặt kho. (Chi tiết thể hiện ở phụ lục 1) 3.3.3.2. Dự báo và hoạch định nhu cầu. a. Phương pháp dự báo. Mục tiêu giải pháp: Dự báo chính xác nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả với chi phí thấp, giải pháp đưa ra nhằm giúp công ty có thể tham khảo làm cơ sở cho quá trình dự báo của mình, đồng thời giúp công ty có thể định hướng được khả năng phát triển trong tương lai. Nội dung giải pháp: Hiện tại chưa có số liệu cụ thể thống kê về sản lượng tiêu thụ cửa nhựa qua các năm, mặt khác thì số liệu của công ty chỉ thu thập được trong vòng 2 năm 2012, 2013. Vì vậy chúng ta có thể dự báo ngắn hạn dựa vào chuỗi số liệu này bằng phương pháp bình phương bé nhất, sẽ được giới thiệu ở phần hoạch định nhu cầu. Ngoài ra để biết được dự báo trong toàn ngành thì chúng ta có thể dựa vào những bài báo hoặc những bài nghiên cứu được đăng tải trên các trang mạng uy tín, để làm cơ sở cho quá trình dự báo của mình, đồng thời cùng với kinh nghiệm của nhà quản lý nhìn nhận về thị trường từ đó lên kế hoạch sản xuất và tối thiểu hóa được chi phí tồn kho sản phẩm. Một bài báo đăng tải trên báo Tiếp Thị Sài Gòn được trang web của công ty cửa nhựa Tuấn An dẫn lời ngày 16/10/2014 với nội dung đánh giá về tiềm năng phát triển cửa nhựa của việt nam trong những năm tới như sau “ở Việt Nam thì có tới 80% dân SVTH: Lê Đình Hội Trang 34 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất số chưa có nhà ở và 70% là dân số trẻ vì vậy nhu cầu về nhà ở là rất lớn, Bên cạnh đó, theo dự báo của ngành xây dựng, nguồn cung cho thị trường bất động sản sẽ cải thiện đáng kể, đặc biệt là nhà ở xã hội. Cùng với đó, Nhà nước cũng sẽ mở rộng các hình thức cung cho thị trường như nhà giá rẻ, nhà cho thuê, nhà bán trả góp... Dự kiến giai đoạn 2009 – 2015 sẽ xây dựng 148.000 căn hộ tương đương 9,58 triệu mét vuông cửa nhựa, nhưng hiện tại năng lực chỉ mới đáp ứng khoảng 80% nhu cầu thị trường”. Từ bài viết trên cho thấy trong giai đoạn sắp tới tình hình tiêu thụ cửa nhựa đang rất khả quan, cần tiêu thụ một lượng lớn sản phẩm cửa nhựa. Công ty có thể dựa vào sự đánh giá này để lên kế hoạch phát triển sản phẩm của công ty trong thời gian sắp tới. Tuy nhiên, chỉ dựa vào những thông tin trên mạng xã hội có thể đem lại cho chúng ta rất nhiều rủi ro, những thông tin đó có thể không được chính xác, nếu ta có thông tin thì người khác cũng sẽ có thông tin như chúng ta dẫn đến khả năng cạnh tranh trong thời gian sắp tới sẽ tăng lên, nhiều đối thủ tiềm năng xuất hiện. Vì vậy tốt nhất công ty nên bỏ ra một số chi phí nhất định để thực hiện phương pháp điều tra đối với những người có kiến thức trong ngành, phương pháp này còn được gọi là dự báo theo phương pháp định tính. b. Hoạch định nhu cầu. Để hoạch định được nhu cầu một cách chính xác thì thông tin đầu vào để dự báo phải chính xác, sau đó dựa vào năng lực sản xuất và doanh số của công ty để hoạch định được nhu cầu cho công ty. Ta có bảng doanh số được thu thập qua 2 năm như sau: Bảng 3.7. Số liệu dự báo Doanh số năm 2012: Tháng 1 2 3 4 5 6 Doanh số bán ra (bộ) 450 455 470 460 468 483 Tháng 7 8 9 10 11 12 Doanh số bán ra (bộ) 490 512 500 561 593 650 Doanh số năm 2013: Tháng 1 2 3 4 5 6 Doanh số bán ra (bộ) 700 713 720 715 728 705 Tháng 7 8 9 10 11 12 Doanh số bán ra (bộ) 700 693 705 710 725 732 SVTH: Lê Đình Hội Trang 35 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Doanh số tính tới tháng 6/ 2014: Tháng 1 2 3 4 5 6 Doanh số bán ra (bộ) 712 713 730 718 739 745 (Nguồn: Phòng kinh danh công ty Quang Nguyễn) Nhận xét: Ta thấy rằng sản lượng bán ra có xu hướng tăng dần qua từng tháng, điều này có thể giải thích được vì ban đầu mục đích của việc sản xuất cửa nhựa của công ty là để phục vụ cho các dự án nhà, khách sạn mà công ty đang xây dựng, nhưng khi nhận thấy nhu cầu lớn về thị trường tiêu thụ cửa nhựa nên công ty đã từng bước mở rộng sản xuất để đáp ứng được nhu cầu, nhưng xu hướng ngày càng tăng cho thấy nhu cầu của thị trường còn rất lớn so với khả năng cung cấp của công ty. Mặt khác, dãy số qua các năm có sự biến động không đồng đều tuy nhiên đều tăng, đối với một dãy số bất kỳ thì chúng ta đều có thể áp dụng phương pháp bình phương bé nhất, phương pháp này rất nhanh, đơn giản và cho kết quả rất chính xác với dãy số đều. Áp dụng phần mềm ERP vào công tác dự báo sẽ được thực hiện như sau: Tại giao diện chính của phần mềm chúng ta chọn hoạch định  Dự báo  Dự báo doanh số bán hàng. Hình 3.11. Cách chọn phương pháp dự báo Tại giao diện của mục dự báo theo doanh số bán hàng thì chúng ta sẽ nhập các số liệu quá khứ tại mục dữ liệu, sau đó phần mềm sẽ hoạch định lên nhu cầu trong tương lai. SVTH: Lê Đình Hội Trang 36 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Hình 3.12. Giao diện làm việc của mục dự báo theo pp hồi quy tuyến tính Sau đó ta có bảng kết quả dự báo trong năm 2015 như sau: Hình 3.13. Biểu đồ dự báo trong năm 2015 SVTH: Lê Đình Hội Trang 37 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Bảng 3.8. Sản lượng dự báo khi áp dụng phần mềm ERP Sản lượng dự báo trong năm 2015 Tháng 1 2 3 4 5 6 Sản lượng tiêu thụ (bộ) 789 796 802 809 815 822 Tháng 7 8 9 10 11 12 Sản lượng tiêu thụ (bộ) 829 835 842 848 855 862 Ta có nguồn lực hiện tại của công ty: Bảng 3.9. Thống kê số lượng công nhân và máy móc Bộ phận làm việc Bộ phận gia công thô Bộ phận hoàn thiện Phương tiện làm việc Số công nhân làm việc (người) Hàn nhựa 3 máy hàn nhựa 6 khoan 2 máy khoan 2 Cắt nhựa 2 máy cắt 2 Cưa sắt 2 máy cưa sắt 2 Đo đạc Thủ công 2 Cắt kính Thủ công 4 Bắt khóa, lề, vít Máy khoan tay 3 cái 5 Bắt rân cao su Thủ công 2 Tổng 25 Với nguồn lực như trên, giả sử một ngày làm việc 7,5 giờ và mỗi bộ cửa hoàn thành mất khoảng 15 phút thì trong 1 ngày công nhân có thể làm ra được 30 bộ và có thể hơn. Như vậy trong 1 tháng (làm việc khoảng 25 ngày) công ty có thể sản xuất được: 25 x 30 = 750 (bộ). Nhưng trên thực tế công ty vẫn chưa sản xuất hết năng lực của mình, mặc dù vậy trong giai đoạn sắp đến sẽ không đủ năng lực để đáp ứng được với sự thay đổi của thị trường. Nếu muốn mở rộng quy mô sản xuất thì đây là một cơ hội thuận lợi cho công ty. Nếu dự báo là chính xác thì công ty thiếu khoảng 904 bộ cửa để phục vụ cho thị trường từ nay đến cuối năm 2015, nếu không có kế hoạch sản xuất để đáp ứng được thị trường thì công ty sẽ bỏ qua cơ hội lợi nhuận là 904 x 797.500 = 720.940.000 (đồng). 3.3.3.3. Định vị cở sở vật chất. Định vị cơ sở vật chất ở đây là quá trình xác định địa điểm liên quan đến vị trí, hoạt động được thực hiện ở các bộ phận của chuỗi cung ứng. Sự lựa chọn ở đây chính là tính đáp ứng nhanh và tính hiệu quả. Quyết định về địa điểm được xem như là một quyết định chiến lược vì ảnh hưởng lớn đến tài chính trong kế hoạch dài hạn. Khi SVTH: Lê Đình Hội Trang 38 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất quyết định về địa điểm, nhà quản lý cần xem xét hàng loạt các yếu tố liên quan đến như chi phí phòng ban, lao động, kỹ năng cần có trong sản xuất, điều kiện cơ sở hạ tầng, thuế. . . và gần với nhà cung cấp hay người tiêu dùng. Thuận lợi của công ty ở đây là phân xưởng sản xuất nằm gần các nhà cung cấp và gần thị trường Đà Nẵng, tuy nhiên số lượng các showroom còn ít, đặc biệt ở vùng nông thôn chưa có, mặc dù nhu cầu xây dựng nhà ở đây là rất lớn, mặc khác thị trường ở Quảng Nam lại xa dẫn đến tốn chi phí vận chuyển. Phương pháp định vị. Dựa vào kết quả dự báo ở trên việc mở thêm các showroom mới là cần thiết, thị trường có xu hướng phát triển trong thời gian sắp tới là điều kiện hết sức thuận lợi để phát triển công ty. Vì vậy tôi kiến nghị nên khảo sát các địa điểm có thể mở thêm một showroom nữa để đáp ứng cho thị trường Quang Nam và làm chủ được thị trường này. Trên lý thuyết có nhiều phương pháp giúp cho chúng ta có thể lựa chọn được địa điểm hợp lý đặt showroom mới như dựa vào hàm chi phí, phương pháp bình quân tọa độ hoặc phương pháp bình điểm tổng hợp có trọng số. Trong số các phương trên nếu áp dụng phương pháp bình điểm tổng hợp có trọng số thì sẽ đơn giản và chi phí thấp nhất. Sau khi khảo sát thì kiến nghị 2 địa điểm mà chúng ta có thể mở showroom đó là: Tại gần khu công nghiệp Điện Nam, Điện Ngọc, Quảng Nam và tại Thăng Bình, Quảng Nam ta có bảng thông số sau: Bảng 3.10. Các yếu tố được chọn để khảo sát Địa phương nghiên cứu STT Nhân tố Đơn vị tính Gần kcn Điện Nam, Điện Ngọc Thăng Bình, Quảng Nam (A) (B) 1 Đầu ra sản phẩm Tính chất Rất tốt Tốt 2 Cơ sở hạ tầng Tính chất Tốt Tốt 3 Khoảng cách giao hàng Km 10 60 4 Giá thuê đất 1 tháng Triệu đồng 9 7 5 Ứng xử dân cư Tính chất Tốt Tốt SVTH: Lê Đình Hội Trang 39 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Diễn giải: Đầu ra của sản phẩm tại địa điểm gần khu công nghiệp Điện Nam, Điện Ngọc sẽ được đánh giá tốt hơn tại Thăng Bình, Quảng Nam, vì nơi đây tập trung nhiều dân cư có nhu cầu xây dựng nhà cửa, đồng thời cũng có thể cung cấp cho các nhà máy tại khu công nghiệp Điện Nam, Điện Ngọc, Quảng Nam. Yếu tố ứng xử dân cư thì tại hai nơi đều được sự ủng hộ của chính quyền cũng như nhân dân, nên chúng ta có thể đánh giá như nhau cho hai khu vực, yếu tố cơ sở hạ tầng thì tại địa điểm gần khu công nghiệp Điện Nam, Điện Ngọc được đầu tư tốt hơn vì nơi này là đầu mối giao thông quan trọng để vận chuyển hàng hóa trong khu công nghiệp. Bước 1: Sắp xếp nhân tố và xác định trọng số. Bảng 3.11. Sắp xếp các nhân tố và xác định trọng số Nhân tố STT Điểm Trọng số 1 Đầu ra sản phẩm 10 10/33 2 Khoảng cách giao hàng 8 8/33 3 Giá thuê đất 1 tháng 6 6/33 4 Cơ sở hạ tầng 5 5/33 5 Ứng xử dân cư 4 4/33 Tổng 33 33/33 Thang điểm được chọn là thang điểm 10. Bước 2: Tính điểm không đơn vị đo. - Định tính: Bảng 3.12. Cách thức tính điểm các nhân tố Rất tốt Tốt Trung bình Yếu 3 2 1 0 1 0,667 0,333 0 - Khoảng cách giao hàng : A = 1; B = 0. - Giá thuê đất : A = 0; B= 1. Ta có bảng kết quả: SVTH: Lê Đình Hội Trang 40 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Bảng 3.13. Kết quả phương pháp bình điểm tổng hợp có trọng số STT Nhân tố Đơn vị tính Điểm chưa trọng số A B Điểm có trọng số Trọng số A B 1 Đầu ra sản phẩm Tính chất 1 0,667 10/33 0,30 0,20 2 Khoảng cách giao hàng Km 1 0 8/33 0,34 0 3 Giá thuê đất 1 tháng 0 1 6/33 0 0,18 4 Cơ sở hạ tầng 0,667 0,667 5/33 0,1 0,1 5 Ứng xử dân cư Tính chất 0,667 0,667 4/33 0,08 0,08 Tổng X X X 33/33 0,82 0,56 Triệu đồng Tính chất Qua tính toán ta thấy rằng nếu mở thêm nhà máy mới để phục vụ cho thị trường Quảng Nam thì ta mở thêm showroom ở gần khu công nghiệp Điện Nam, Điện Ngọc sẽ có chi phí thấp hơn so với đặt ở Thăng Bình, Quảng Nam. 3.3.3.4. Quản trị tồn kho. Hàng tồn kho của công ty chủ yếu là nguyên vật liệu và sản phẩm cửa nhựa đã hoàn thiện, các nhà quản lý phải quyết định tồn trữ ở mức nào để cân đối giữa tính đáp ứng và tính hiệu quả. Tồn trữ số lượng hàng tồn kho lớn cho phép công ty đáp ứng nhanh chóng những biến động về nhu cầu khách hàng. Tuy nhiên, việc xuất hiện và tồn trữ hàng tồn kho tạo ra một chi phí đáng kể và để đạt hiệu quả cao thì chi phí tồn kho nên thấp nhất có thể được. a. Phân loại hàng tồn kho. Để phân loại hàng tồn kho ta áp dụng kỹ thuật phân tích ABC để phân chia thành 3 nhóm, ta có bảng thống kê sau đây: Đối với nguyên vật liệu của sản phẩm cửa bao gồm các loại sau đây: SVTH: Lê Đình Hội Trang 41 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Bảng 3.14. Thống kê tồn kho STT Nguyên vật liệu Nhu cầu hằng năm của nguyên vật liệu (số liệu năm Giá mua Giá trị hàng năm Tỷ lệ so với mỗi đơn vị (nghìn đồng) của nguyên vật liệu (nghìn tổng giá trị hàng năm (%) đồng) 2013) 1 Khóa (bộ) 9.904 190 2 Bản lề (bộ) 39.616 8 3 Đai nhựa (thanh) 19.808 4 Kính (tấm) 5 Rân cao su (m) Tổng 1.881.760 18,0 316.928 3,0 280 5.546.240 53,1 2.476 1.050 2.599.800 24,9 99.040 1,05 103.992 1,0 170.844 X 10.448.720 100 Tiêu chuẩn để xếp các loại hàng tồn kho vào các nhóm là: Nhóm A: Bao gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ 70 - 80% tổng giá trị tồn kho, nhưng về số lượng chỉ chiếm 15 - 20% tổng số hàng tồn kho. Nhóm B: Gồm các loại hàng có giá trị hàng năm từ 25 - 30% tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm từ 30 - 35% tổng số hàng tồn kho. Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm 5 -10% tổng giá trị tồn kho. Tuy nhiên về số lượng chúng lại chiếm khoảng 50 – 55% tổng số hàng tồn kho. Dựa trên các tiêu chí trên chúng ta có thể phân chia như sau: Bảng 3.15. Phân loại ABC Nhóm hàng Số thứ tự các nguyên vật liệu Tỷ lệ so với tổng giá trị hằng năm Tỷ lệ so với tổng khối lượng hàng tồn kho A 3 53,1 11,6 B 1;2;4 45,9 30,4 C 5 1,0 58,0 Tổng số X 100% 100% Dựa vào bảng phân loại trên ta có thể thấy đối với nguyên vật liệu đai nhựa là loại có giá trị lớn nhưng chiếm số lượng thấp nhất trong kho, vì vậy chúng ta nên tập SVTH: Lê Đình Hội Trang 42 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất trung công sức và thời gian để quản lý đối tượng này, và nên kiểm tra thường xuyên. Ngược lại với loại nguyên vật liệu này là rân cao su chiếm số lượng lớn trong kho nhưng giá trị rất nhỏ, vì vậy cho phép chúng ta mua 1 lần với số lượng nhiều và thời gian kiểm tra có thể 6 tháng 1 lần. Còn đối với 3 đối tượng khóa, kính và lề thì chiếm giá trị trung bình trong kho, đề nghị nên kiểm tra khoảng 1 tháng 1 lần. b. Mức tồn kho tối ưu. Dựa vào tình hình dự báo trong năm 2015 chúng ta có thể thấy rằng công ty sẽ sản xuất được với hết công suất của mình và sẽ tiêu thụ được hết sản phẩm, dựa vào những giả thiết đặt ra theo mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản ( EOQ – The Basic Economic Order Quantity Model ) ta nhận thấy có những nét tương đồng nên có thể áp dụng được cho công ty, ta sẽ áp dụng mô hình này thử nghiệm trên nguyên vật liệu đai nhựa để dự trù được lượng đặt hàng tối ưu, từ đó làm cơ sở để dự trù sản lượng tồn kho trong năm 2015, và với những giả thiết đưa ra là: Chỉ liên quan đến một sản phẩm. Nhu cầu hàng năm biết trước. Nhu cầu được dàn trải đều suốt năm. Thời gian chờ hàng (kể từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng) không đổi. Mỗi đơn hàng được nhận trong cùng một lần giao. Không áp dụng chiết khấu theo số lượng. Ta có số liệu ban đầu như sau: Bảng 3.16. Số liệu ban đầu STT Thông số Đơn vị Chi tiết Thanh 19.808 1 Nhu cầu (D) 2 Chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng (S) Nghìn đồng 150 3 Chi phí lưu kho bình quân cho một đơn vị hàng hóa (H) Nghìn đồng 24,6 Diễn giải chi phí: Chi phí đặt hàng cho một đơn vị bao gồm: Chi phí soạn thảo và ký kết hợp đồng và chi phí phát sinh khác. SVTH: Lê Đình Hội Trang 43 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Chi phí lưu kho bình quân cho một đơn vị hàng hóa bao gồm: Chi phí cho người trông coi, chi phí kho bãi và chi phí bảo quản, ngoài ra còn có một số loại chi phí phát sinh khác. Giả sử công ty làm 1 năm 288 ngày thì ta có kết quả sau: Lượng đặt hàng kinh tế - EOQ là. 2𝑆𝐷 Q* = √ 𝐻 = 492 (thanh) Số lần đặt hàng trong 1 năm là. D Q = 19.808 492 = 40,3 (lần) vậy ta phải đặt 41 lần Độ dài chu kỳ đặt hàng. Q D = 492 19.808 = 0,025 ≈ 8 (ngày) Điểm đặt hàng lại là. ROP = Nhu cầu hàng ngày (d) x Thời gian chờ hàng (L) = 19.808 288 x 3 ≈ 207 (thanh) TC = Chi phí lưu kho + Chi phí đặt hàng = (Q/2)H + (D/Q)S = (492/2)24,6 + (19.808/492)150 = 6.051,6 + 6.039,02 = 12.090,32 (nghìn đồng) Nếu áp dụng mô hình EOQ để xác định lượng đặt hàng tối ưu cho nguyên vật liệu đai nhựa thì tổng chi phí hàng năm sấp xỉ 12 triệu đồng. Theo như mô hình EOQ thì ta có điểm đặt hàng tối ưu là 492 thanh trong một đơn đặt hàng, tại điểm đặt hàng này thì chi phí sẽ thấp nhất, mặc khác dựa vào phương pháp này chúng ta có thể xác định được khi nào chúng ta sẽ đặt hàng và tổng số lần mà chúng ta sẽ đặt hàng trong một năm là bao nhiêu, vì vậy giúp cho chúng ta chủ động hơn trong việc nắm bắt tình hình nguyên vật liệu. Trong thực tế để đề phòng cho các trường hợp rủi ro như phế phẩm quá nhiều, giao hàng muộn, nên tùy theo loại nguyên vật liệu mà công ty sẽ có chính sách dự trữ an toàn, vì vậy sản lượng tồn kho tối ưu chúng ta có thể lấy lượng đặt hàng kinh tế cộng thêm sản lượng tồn kho an toàn. Nếu lấy lượng tồn kho an toàn đối với nguyên vật liệu đai nhựa là 20% nhu cầu thì sản lượng tồn kho an toàn sẽ là: 492 + 492 x (20%) ≈ 591 (thanh). SVTH: Lê Đình Hội Trang 44 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất c. Kiểm kê hàng tồn kho. Việc kiểm kê hàng tồn kho yêu cầu phải có nhiều người cùng tham gia vừa tốn thời gian, chi phí và đôi khi các số liệu lại không chính xác do bất cẩn của nhân viên, tóm lại rủi ro về sai số rất cao, vì vậy khi chúng ta áp dụng phần mềm ERP sẽ giúp cho chúng ta tiết kiệm được thời gian, tiết kiệm được các loại chi phí và đặc biệt thông tin luôn chính xác. Ví dụ về sử dụng phần mềm ERP để kiểm tra nguyên vật kiệu đai cửa: Kiểm tra tình hình tồn kho ta thực hiện như sau: Bước 1: Trên trang giao diện của phần mềm ERP ta chọn kho  Hoạch định – báo cáo Hồ sơ tồn kho. Hình 3.14. Cách thức chọn mục hồ sơ tồn kho Bước 2: Tại giao diện của thông tin hàng tồn kho, ta có thể kiếm theo mã vật tư, tên hoặc nhóm vật tư. Hình 3.15. Giao diện làm việc thông tin tồn kho SVTH: Lê Đình Hội Trang 45 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Tại giao diện thông tin tồn kho sẽ cung cấp cho chúng ta biết các thông tin về số lượng hiện còn, đơn vị tính cũng như sản lượng tồn kho an toàn ..vv… Hình 3.16. Giao diện làm việc thông tin tồn kho Kiểm tra xuất nhập trong tháng ta tiến hành như sau : Bước 1: Tại giao diện chính ta chọn kho  Hoạch định – báo cáo  Báo cáo xuất nhập trong kỳ. Hình 3.17. Cách thức chọn mục báo cáo xuất nhập trong kỳ Bước 2: Tại giao diện của báo cáo xuất nhập trong kỳ sẽ cung cấp cho chúng ta đầy đủ thông tin như, số lượng nhập, xuất, thời gian ..vv… Hình 3.18. Giao diện làm việc báo cáo xuất nhập SVTH: Lê Đình Hội Trang 46 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Ngoài ra chúng ta có thể xuất ra bản word để thực hiện các thủ tục mà không cần thông qua kế toán bằng cách kích vô Báo Cáo  Chọn báo cáo xuất nhập tồn. Hình 3.19. Giao diện làm việc mục báo cáo xuất nhập Ta có bảng thống kê như sau : Hình 3.20. Mẫu phiếu báo cáo xuất nhập tồn Sau khi kiểm kê nếu cần phải điều chỉnh thì ta vào thông tin tồn kho để điều chỉnh lại theo các bước sau đây: Bước 1: Trên giao diện chính ta chọn kho  Hoạch định báo cáo  Hồ sơ tồn kho (tương tự như bước 1 của kiểm tra hàng tồn kho) SVTH: Lê Đình Hội Trang 47 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Bước 2: Tại giao diện hồ sơ tồn kho ta điều chỉnh nguyên vật liệu sai lệch. Hình 3.21. Giao diện làm việc thông tin tồn kho Trong ký hệu đỏ là thông tin đã được ta điều chỉnh lại khi có sai lệch xảy ra. d. Kết luận. Khi chúng ta tiến hành phân loại nguyên vật liệu tồn kho sẽ giúp cho ta nhận biết được cần phải tập trung thời gian và công sức vào việc quản lý nguyên vật liệu nào, và có thể hiểu được tầm quan trọng của những loại nguyên vật liệu đang có trong kho hiện tại. Mức tồn kho tối ưu sẽ giúp cho công ty tối thiểu tối đa chi phí tồn kho, hạ được giá thành sản phẩm và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Việc chúng ta sử dụng phần mềm ERP vào quá trình quản lý kho hàng giúp thời gian được rút ngắn từ 3 ngày xuống 1 ngày, đồng thời thông tin được cung cấp một cách đầy đủ và chính xác, ngoài ra còn giảm được một số loại chi phí như nhân công, liên lạc giữa các thành viện và chi phí khác. 3.3.3.4. Quá trình thu mua. Mua hàng là những hoạt động thường ngày liên quan đến việc phát hành những đơn hàng cần mua để cung cấp cho bộ phận sản xuất sản phẩm. Có hai loại sản phẩm mà công ty có thể mua: Nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để sản xuất sản phẩm bán cho khách hàng. Những dịch vụ MRO (bảo trì, sữa chữa, và vận hành) cần thiết cho công ty tiêu thụ trong hoạt động thường ngày. Việc chúng ta áp dụng phần mềm ERP vào quá trình mua hàng sẽ giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí một cách đáng kể, cách thức sử dụng được hoạch định theo các bước sau đây: SVTH: Lê Đình Hội Trang 48 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Bước 1: Trên màn hình giao diện của phần mềm ta chọn mua hàng  Kế hoạchđề nghị mua. Hình 3.22. Cách thức chọn mục kế hoạch – kiến nghị mua Bước 2: Tại giao diện của kế hoạch – kiến nghị mua chúng ta sẽ nhập các dữ liệu như, loại đơn hàng, nhà cung cấp, ngày giao hàng, số lần giao, sản phẩm là gì với số lượng bao nhiêu và cuối cùng là giá thành. Hình 3.23. Giao diện làm việc kế hoạch - kiến nghị mua Ngoài ra khi chọn mặt hàng kiến nghị mua thì chúng ta còn có thể kiểm tra tình trạng hàng tồn kho của mặt hàng cần mua này. Hình 3.24. Giao diện làm việc kế hoạch – đề nghị mua hàng SVTH: Lê Đình Hội Trang 49 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Bước 3: Sau khi nhập hoàn tất các thông tin về kiến nghị mua hàng, ta tiếp tục tiến hành xác nhận  Trình lên cấp trên duyêt  Tạo đơn hàng. Hình 3.25. Giao diện làm việc kế hoạch – đề nghị mua hàng Sau khi hoàn thành xong bước 3 thì giao diện đơn hàng mua sẽ tự động xuất hiện mà sẽ hiện ra các thông tin mà chúng ta đã đề nghị. Bước 4: Tại mục đơn mua hàng ta tiếp tục xác nhận  Trình lên cấp trên duyệt  Đề nghị nhập kho. Tại đây nếu nhà cung cấp cũng dùng hệ thống ERP thì có thể gởi trực tiếp cho nhà cung cấp nếu không chúng ta sẽ in ra đơn mua hàng để gởi đến nhà cung cấp. Hình 3.26. Giao diện làm việc đơn hàng mua SVTH: Lê Đình Hội Trang 50 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Hình 3.27. Mẫu phiếu đơn mua hàng Kết thúc bước 4 thì thông tin sẽ được gởi về bộ phận kho, tại đây sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin về thời gian nhập, mặt hàng nhập, các chứng từ liên quan và các thông tin cần khác để phục vụ cho quá trình nhập kho. Kết luận: Quá trình mua được phần mềm ERP thực hiện qua bốn bước như trên thời gian thực hiện chỉ khoảng tối đa là 1/2 ngày, nếu các bộ phận làm việc đều trong trạng thái sẵn sàng tiếp nhận thông tin và còn giảm được tất cả các loại chi phí giao dịch khác. 3.3.3.5. Quá trình sản xuất. Quá trình sản xuất được thực hiện bởi phần mềm ERP khái quát bằng sơ đồ sau: Hồ sơ yêu cầu sản xuất Lệnh sản xuất Lập kế hoạch sản xuất Nhập kho thành phẩm Tiến hàng sản xuất Yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu Hình 3.28. Quy trình sản xuất SVTH: Lê Đình Hội Trang 51 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Quá trình sản xuất được khởi động khi có yêu cầu sản xuất, yêu cầu này có thể được xuất phát bởi cấp trên hoặc có thể gởi từ bộ phận bán hàng, phần mềm V-ERP sẽ cung cấp cho chúng ta các công cụ giúp quá trình trao đổi thông tin trong sản xuất được thúc đẩy một cách nhanh chóng và giảm được sai lệch cũng như đúng đối tượng cần sử dụng những thông tin này. Việc ứng dụng phần mềm V-ERP được thực hiện như sau: Từ giao diện chính của phần mềm ta chọn hệ thống  Sau đó chọn sản xuất Tiếp tục chọn hồ sơ yêu cầu sản xuất. Hình 3.29. Cách chọn hồ sơ yêu cầu sản xuất Tại đây chúng ta sẽ tạo hồ sơ yêu cầu sản xuất, bao gồm việc nhập các thông tin: Bảng 3.17. Bảng thông tin hồ sơ yêu cầu sản xuất cần xác định STT Thông tin Chức năng 1 Mã yêu cầu Để tìm kiếm khi tạo lệnh sản xuất 2 Mã đơn hàng Để kiểm soát được số lượng các đơn hàng 3 Ngày tạo, ngày có hàng Làm cơ sở cho việc hoạch định sản xuất 4 Nhân viên phụ trách, duyệt Phân công công việc cho các thành viên 5 Thông tin sản phẩm Biết được sản phẩm mà sẽ được sản xuất là gì (giúp phân biệt các loại sản phẩm nếu công ty có nhiều hơn 1 sản phẩm) 6 Số lượng và tình trạng nguyên vật liệu Là cơ sở cho quá trình hoạch định vật tư và kế hoạch sản xuất SVTH: Lê Đình Hội Trang 52 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Hình 3.30. Giao diện làm việc của hồ sơ yêu cầu sản xuất Sau khi tạo hồ sơ yêu cầu sản xuất chúng ta sẽ tiến hành xác nhận hồ sơ và gởi lên cấp trên để duyệt sau đó mới tạo lệnh sản xuất. Hình 3.31. Cách thức xác nhận và tạo lệnh sản xuất Tại giao diện của lệnh sản xuất chúng ta phải nhập các thông tin sau đây: SVTH: Lê Đình Hội Trang 53 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Bảng 3.18. Thông tin cần nhập trong mục sản xuất. STT Chức năng Thông tin 1 Lệnh sản xuất 2 Loại lệnh 3 Ngày bắt đầu và kết thúc 4 Nhân viên phụ trách và Phân chia công việc cho các thành viên kiểm tra 5 6 Mã của lệnh Gồm 2 loại: Theo yêu cầu sản xuất và không theo yêu cầu sản xuất Để xây dựng kế hoạch sản xuất Tên sản phẩm và số Cung cấp thông tin về sản phẩm cho quá trình lượng sản phẩm sản xuất Thao tác Xác nhận lệnh và triển khai thực hiện Hình 3.32. Giao diện làm việc của lệnh sản xuất Ngoài ra chúng ta có thể kiểm tra tiêu hao nguyên vật liệu của từng lệnh sản xuất để có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, quá trình này được thực hiện thông qua ERP bằng cách sau đây: Từ giao diện chính của phần mềm chúng ta chọn quản lý sản xuất  Sau đó chọn báo cáo – hoạch định  Hoạch định vật tư  Cuối cùng là chọn nhu cầu nguyên vật liệu theo lệnh sản xuất. SVTH: Lê Đình Hội Trang 54 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Hình 3.33. Cách xác định nhu cầu nguyên vật liệu Tại đây chúng ta sẽ chọn lệnh sản xuất mà mình cần biết mức tiêu hao nguyên vật liệu như thế nào: Hình 3.34. Giao diện làm việc của hoạch định vật tư theo lệnh sản xuất Như chúng ta sẽ thấy trong hình ảnh minh họa thì phần mềm sẽ cung cấp cho chúng ta các thông tin như: Cần những nguyên vật liệu gì để sản xuất nên cửa nhựa, tiêu hao bao nhiêu đơn vị mỗi loại và cũng như là tình hình tồn kho của những nguyên SVTH: Lê Đình Hội Trang 55 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất vật liệu đó là như thế nào, từ đây sẽ là cơ sở để các nhà quản lý có thể hoạch định nên kế hoạch sản xuất và mua nguyên vật liệu sao cho phù hợp nhất. Kết luận: Quá trình sản xuất khi chúng ta áp dụng phần mềm ERP vào giúp cho thông tin được đẩy đi một cách nhanh hơn, nếu các bộ phận ở trong tình trạng sẵn sàng nhận tin thì chúng ta chỉ tốn khoảng tối đa 1 ngày để thực hiện quá trình này, ngoài ra phần mềm còn cung cấp cho chúng ta các công cụ hoạch định vật tư theo lệnh sản xuất hoặc theo dự kiến, và giúp ta theo dõi được diễn biến của quá trình trao đổi thông tin trong quá trình sản xuất. 3.3.3.6. Quá trình phân phối sản phẩm. Quá trình phân phối sản phẩm là hoạt động giúp vận chuyển sản phẩm tới tay người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối, và quá trình này liên quan tới 2 yếu tố trong chuỗi cung ứng đó là hoạt động logistics và các hệ thống phân phối. Với sự hổ trợ của phần mềm ERP thì quá trình này thì thông tin được truyền đi một cách nhanh chóng và đảm bảo được độ chính xác cao, ngoài ra còn giúp chúng ta có thể quản lý và theo dõi tiến trình thực hiện của các đơn hàng tiến triển như thế nào. Quá trình này thực hiện trên phần mềm ERP sẽ được khái quát qua sơ đồ sau đây: Nhận được yêu cầu báo giá từ khách hàng Tiến hành báo giá cho khách hàng Lập đơn hàng bán Yêu cầu xuất kho Kết thúc đơn hàng Hoạch định phương tiện vận chuyển Hình 3.35. Sơ đồ thực hiện quy trình bán hàng trên phần mềm ERP Giả sử khách khách của chúng ta là công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất và thương mại Thành Phát, có nhu cầu mua sản phẩm cửa nhựa về lắp đặt cho các công trình đang thi công, với số lượng 30 bộ cửa ngày nhận hàng là 30/11/2014. Việc triển khai đơn hàng trên ERP được thực hiện qua các bước sau đây: SVTH: Lê Đình Hội Trang 56 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Đầu tiên: Tiến hành báo giá cho khách hàng, ta sẽ tiến hành như sau, tại giao diện chính ta chọn bán hàng  Báo giá. Hình 3.36. Cách thức chọn mục báo giá Tại đây ta sẽ tiến hành nhập các dữ liệu như tên khách hàng, ngày báo giá, ngày xuất hàng, nhân viên chịu trách nhiệm và chi tiết về sản phẩm, giá bán. Hình 3.37. Giao diện làm việc báo giá bán hàng Sau khi lập báo giá bán hàng chúng ta sẽ kiểm tra sản lượng tồn kho của sản phẩm, nếu sản lượng tồn kho không đáp ứng đủ đơn hàng thì chúng ta sẽ tiến hành yêu cầu sản xuất (quy trình này được giới thiệu ở phần sản xuất), sau khi sản xuất đủ so SVTH: Lê Đình Hội Trang 57 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất với yêu cầu thì chúng ta in phiếu báo giá để gởi cho khách hàng bằng cách chọn thảo tác  In phiếu báo giá. Hình 3.38. Mẫu phiếu báo giá Tiếp sau đó là chúng ta sẽ tiến hành xác nhận đơn hàng và trình lên cho cấp trên duyệt để lập đơn hàng và đề nghị xuất kho. Ta thực hiện bằng cách chọn thao tác  xác nhận  Cấp trên duyệt  Lập đơn hàng. Khi chúng ta yêu cầu lập đơn hàng tại báo giá thì giao diện lập đơn hàng sẽ tự động hiện lên, sau đó chúng ta kích chọn đơn hàng và xác nhận  Cấp trên duyệt và đề nghị xuất kho. Hình 3.39. Giao diện làm việc đơn hàng bán SVTH: Lê Đình Hội Trang 58 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Sau khi xuất kho đơn hàng nếu đơn hàng bị trả lại phần này sẽ được trình bày tại phần thu hồi sản phẩm lỗi. Kết luận: Sau khi thực thực hiện việc bán hàng thông qua phần mềm ERP thì chúng ta có thể theo dõi được diễn biến của đơn hàng, tình trạng tồn kho của sản phẩm và các thông tin khác về sản phẩm, qua đó chúng ta có thể thấy được sự chính xác và nhanh chóng khi sử dụng ERP. Thời gian bán hàng khi dùng phần mềm diễn ra tối đa 1 ngày nếu các bộ phận có liên quan sẵn sàng nhận thông tin bất cứ lúc nào thì thời gian sẽ được rút lại rất nhiều. Ngoài ra còn tiết kiệm được các loại chi phí nhân viên kiểm tra, chi phí thông tin liên lạc, chi phí tư vấn khách hàng ..vv. 3.3.3.7. Quá trình thu hồi sản phẩm lỗi. Trong quá trình xuất hàng cho khách hàng nhưng do một nguyên nhân nào đó như: sản phẩm bị lỗi, sai kích thước hay xuất nhầm mặt hàng thì chúng ta phải tiến hành cập nhập lại thông tin, nhập vào kho sản phẩm lỗi và xuất sản phẩm mới cho khánh hàng. Để thực hiện được ta làm các bước như sau: Đầu tiên tại giao diện chính của phần mềm ta chọn bán hàng  Sau đó chọn đơn hàng trả lại. Hình 3.40. Cách thức chọn mục đơn hàng trả lại SVTH: Lê Đình Hội Trang 59 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Tại đây chúng ta sẽ tiến hành cập nhật thông tin về khách hàng và sản phẩm bị trả lại sau đó tiến hành xác nhận và xuất kho sản phẩm để giao cho khách hàng. Hình 3.41. Giao diện làm việc đơn hàng trả lại Quy trình được kết thúc khi chúng ta đề nghị xuất kho, công việc còn lại là việc vận chuyển trao lại cho khách hàng. Kết luận: Việc thu hồi sản phẩm lỗi được thực hiện bằng phần mềm ERP giúp cho luồng thông tin cung cấp cho các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng, vì vậy chúng ta chỉ mất khoảng 1/2 ngày cho cả quá trình, và còn giúp chúng ta theo dõi được quá trình hoàn trả diễn ra như thế nào, qua đó chúng ta có thể thấy được tính nhanh chóng và chính xác mà phần mềm đem lại. Giúp chúng ta có thể lược bỏ được các công đoạn trao đổi và phản hồi thông tin giữa các bộ phận như thường lệ vẫn làm. 3.3.4. Phân tích tính hiệu quả, khả thi của việc áp dụng phần mềm ERP và các phương pháp khác. a. Thực hiện công tác dự báo bằng phần mềm ERP. Đối với việc dự báo của công ty, thì kiến nghị nên dựa vào số liệu dự báo của một số ngành nghề có liên quan đến sản phẩm cửa nhựa, đồng thời tìm hiểu những bài nghiên cứu hay bài báo trên các trang báo để làm định hướng cho sự phát triển, và cuối cùng chúng ta có thể thu thập thông tin từ các chuyên gia hay còn được gọi là phương pháp “Delphi”. Khi chúng ta thực hiện công tác dự báo sản lượng một cách chính xác và đầy đủ thì đây sẽ là cơ sở cho việc định hướng sản xuất của công ty trong tương lai, ngoài ra công ty có thể đề ra được chiến lược phát triển trong tương lai của mình nhằm phục vụ mục tiêu chung là đảm bảo được uy tín và sự hài lòng của khách hàng ở mức cao nhất. SVTH: Lê Đình Hội Trang 60 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Theo như kết quả dự báo thì mặt hàng cửa nhựa của công ty trong tương lai rất được thịnh hành và phát triển, nếu không có gì biến động về bất động sản thì nhu cầu của thị trường cửa nhựa trong năm 2015, công ty sẽ thiếu khoảng 1000 bộ cửa để đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ này, nếu bỏ qua cơ hội tăng sản lượng này thì sẽ làm cho công ty thất thu khoảng 797.500.000 (đồng), đây là một khoảng lợi nhuận khá lớn, đáng để công ty phải có kế hoạch và chiến lược sản xuất phù hợp nhất. Sản lượng dự báo năm 2015 880 860 840 820 800 789 796 802 809 815 822 829 835 842 848 855 862 780 760 740 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Hình 3.42. Biểu đồ dự báo sản lượng năm 2015 b. Phương pháp định vị. Nếu chúng ta mở thêm một showroom mới thì phải tốn các loại chi phí sau : Bảng 3.19. Chi phí để mở một showroom STT Chi phí trong 1 tháng Ước tính (nghìn đồng) 1 Nhân viên bán hàng 4.500 2 Thuê mặt bằng 9.000 3 Điện, nước 4 Chi phí khác 5 Tổng 300 1.000 14.800 Ngoài ra chi phí vận chuyển ước tính khoảng 30.000 (đồng) / 1 đơn vị sản phẩm, vì vậy sau khi trừ đi tiền vận chuyển công ty sẽ có lợi nhuận khoảng 767.500 (đồng) / SVTH: Lê Đình Hội Trang 61 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất 1 đơn vị sản phẩm. Vậy nếu trong một tháng showroom bán được hơn 20 sản phẩm thì mới sinh lợi nhuận. Tuy nhiên nếu mở thêm showroom tại khu vực này ước tính sẽ bán được hơn 20 bộ cửa mỗi ngày, vì đây là nơi tập trung dân cư đông đúc, nhu cầu về nhà ở ngày càng tăng lên, mặt khác showroom có địa điểm gần khu công nghiệp, hiện tại các doanh nghiệp đang đầu tư xây dựng tại đây, đó là cơ hội để chúng ta bán được thêm nhiều sản phẩm, nếu công tác marketing được thực hiện tốt. Đầu tiên ta có thể thấy là trong thời gian sắp đến thị trường cửa nhựa sẽ có khuynh hướng phát triển, vì vậy để đáp ứng được nhu cầu của thị trường kiến nghị nên mở thêm một showroom nữa, và theo giải pháp tính toán ở trên đã trình bày rõ về địa điểm đặt. Theo tôi đây là một cơ hội tốt để phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng đồng thời mở rộng được vùng phân phối của công ty. c. Phương pháp phân loại ABC và tồn kho tối ưu EOQ. Quá trình chúng ta phân loại nguyên vật liệu theo ba loại A,B,C sẽ giúp cho chúng ta có một bức tranh toàn cảnh về tầm quan trọng của các loại nguyên vật liệu để từ đó có thể xây dựng kế hoạch kiểm kê cũng như thu mua các loại nguyên vật liệu này, cụ thể là: Tỷ trọng nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu hằng năm (số liệu năm 2013) 6% 23% Khóa Bản lề Đai nhựa 58% 12% Kính Rân cao su 1% Hình 3.43. Biểu đồ thể hiện tỷ trọng nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu SVTH: Lê Đình Hội Trang 62 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Tỷ trọng giá trị hàng năm của nguyên vật liệu (số liệu năm 2013) 1% 18% 25% 3% Khóa Bản lề Đai nhựa Kính 53% Rân cao su Hình 3.44. Biểu đồ thể hiện tỷ trọng giá trị của nguyên vật liệu Qua hai biểu đồ trên chúng ta có nhân xét rằng nguyên vật liệu đai nhựa nhu cầu sử dụng hằng năm chỉ 12% nhưng có giá trị lớn nhất chiếm tới 53% tổng giá trị, ngược lại là rân cao su chiếm số lượng lớn nhất trong kho 58% nhưng chỉ chiếm giá trị là 1%, còn các nguyên vật liệu còn lại đều có số lượng trung bình và chiếm giá trị trung bình trong kho, vì vậy ta có thể xây dựng kế hoạch kiểm tra như sau: Bảng 3.20. Khoảng thời gian kiểm kê nguyên vật liệu Nguyên vật liệu Khoảng thời gian kiểm kê đề xuất 1 Đai nhựa 1 tháng 1 lần 2 Kính Mỗi quý 1 lần 3 Lề Mỗi quý 1 lần 4 Khóa Mỗi quý 1 lần 5 Rân cao su 6 tháng 1 lần STT (Nguồn: Theo giáo trình Quản trị sản xuất - GV Lê Đức Tâm – Đại Học Xây Dựng Miền Trung) Khi chúng ta chọn được một mô hình tồn kho cho nguyên vật liệu thì đó sẽ là một công cụ để chúng ta có thể xác định được tính hiệu quả của việc tồn kho, không những vậy nó còn giúp cho chúng ta có thể hoạch định được kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, hoạch định logistics và cuối cùng là xác định được chi phí tồn trữ cho từng SVTH: Lê Đình Hội Trang 63 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất loại nguyên vật liệu mà công ty đang sử dụng. Theo mô hình EOQ đã xây dựng ở phần mức tồn kho tối ưu thì chúng ta có thể khái quát như sau: Hình 3.45. Sơ đồ tồn kho nguyên vật liệu đai nhựa Qua biểu đồ trên ta có thể thấy rằng, điểm đặt hàng tối ưu của nguyên vật liệu đai nhựa là 591 thanh (với 20% tồn trữ an toàn), khoảng cách giữa hai lần đặt hàng là 8 (ngày), khi sản lượng trong kho giảm đến mức 306 thanh thì tiến hành đặt hàng lại với thời gian chờ hàng là 3 (ngày), và chi phí tồn kho tối ưu cho nguyên vật liệu đai nhựa là 12.090.320 (đồng). d. Tính khả thi và hiệu quả của việc áp dụng phần mềm ERP. Về mặt chi phí: Để phân tích tính khả thi của việc áp dụng ERP thì chúng ta sẽ xem xét hai loại chi phí, đó là chi phí mà chúng ta sẽ bỏ ra để áp dụng được phần mềm ERP vào doanh nghiệp so với chi phí mà phần mềm tiết kiệm được cho doanh nghiệp. Đầu tiên chúng ta sẽ xem xét các loại chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để áp dụng phần mềm ERP vào doanh nghiệp của mình. SVTH: Lê Đình Hội Trang 64 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Bảng 3.21. Chi phí áp dụng ERP STT KHOẢN MỤC CHI PHÍ ƯỚC TÍNH (NGHÌN ĐỒNG) 1 Chi phí đào tạo nhân viên 25.000 2 Chi phí đầu tư phần cứng 50.000 3 Chi phí thuê phần mềm (tháng) 12.000 4 Chi phí thuê chuyên gia tư vấn 10.000 5 Chi phí cho giai đoạn thử nghiệm 5.000 6 Chi phí khác (chi phí phục vụ cho quá trình mua máy…) 5.000 7 Tổng 107.000 Các loại chi phí mà việc áp dụng phần mềm sẽ tiết kiệm được cho công ty: Gồm có hai loại đó là chi phí hữu hình và chi phí vô hình. Bảng 3.22. Chi phí hữu hình STT KHOẢN MỤC CHI PHÍ Chi phí bỏ ra để chi trả cho đội kiểm kê (giảm đi 1 người) 1 2 Kiểm Chi phí cho nhân viên kiểm tra sổ sách xuất kê hàng nhập tồn kho Chi phí thông tin liên lạc Mua hàng ƯỚC TÍNH (NGHÌN ĐỒNG) 7.500 2.000 500 Chi phí in ấn, và lưu trữ giấy tờ 200 Các loại chi phí khác 500 Chi phí cho nhân viên đặt hàng 4.000 Chi phí ký kết hợp đồng (phí phí đi lại, lương nhân viên ký kết, phụ cấp..vv…) 5.000 Chi phí thông tin, liên lạc SVTH: Lê Đình Hội 500 Trang 65 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Chi phí lưu trữ, in ấn các thủ tục 3 Sản xuất 200 Chi phí cho nhân viên lên kế hoạch sản xuất, phân chia công việc 4.000 Chi phí hoạch định nhu cầu vật tư 4.000 Chi phí nhân viên kiểm soát 5.000 Chi phí thông tin, liên lạc 300 Chi phí in ấn, và lưu trữ giấy tờ 200 Chi phí cho nhân viên quản lý việc phân phối 4 5 Bán hàng 3.000 Chi phí thông tin, liên lạc 200 Chi phí lưu trữ giấy tờ, in ấn 300 Chi phí để phục vụ cho quá trình hoạch định logistics 500 Chi phí thông tin, liên lạc giữa các nhân viên Thu hồi sản Chi phí lưu trữ giấy tờ phẩm Chi phí cho nhân viên tiếp nhận thông tin từ lỗi khách hàng 6 300 200 4.000 Tổng 42.400 Nhận xét: Chi phí mà chúng ta phải bỏ ra để đầu tư cho việc áp dụng là 107.000.000 (đồng), chi phí thuê phần mềm hàng năm là 12.000.000 (đồng), lợi ích mà ERP đem lại cho chúng ta mỗi tháng là 42.400.000 (đồng). Bảng 3.23. Tính toán hiệu quả của việc đầu tư (năm 2015) Khoản mục chi phí Tháng 1 2 3 4 5 6 Đầu tư ban đầu 107.000 Tiền tiết kiệm được 42.400 42.400 42.400 42.400 42.400 42.400 Tiền thuê phần mềm 0 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 -64.600 41.400 41.400 41.400 41.400 41.400 Chênh lệch dòng tiền SVTH: Lê Đình Hội Trang 66 Đồ án tốt nghiệp Khoản mục chi phí Quản trị sản xuất Tháng 7 8 9 10 11 12 Tiền tiết kiệm được 42.400 42.400 42.400 42.400 42.400 42.400 Tiền thuê phần mềm 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 Chênh lệch dòng tiền 41.400 41.400 41.400 41.400 41.400 41.400 Đầu tư ban đầu Qua bảng tính trên ta có thể thấy rằng trong năm đầu tiên khi áp dụng sẽ tiết kiệm được cho công ty 390.800.000 (đồng), từ năm thứ hai trở về sau sẽ tiết kiệm được cho công ty một khoảng chi phí là 496.800.000 (đồng). Ngoài ra khi chúng ta áp dụng phần mềm ERP vào doanh nghiệp thành công sẽ làm cho công ty giảm được một số loại chi phí không thể ước tính được như: Chi phí cơ hội: Là chi phí mất đi do chúng ta dùng tiền để phục vụ cho các quá trình quản lý, nếu việc áp dụng thành công sẽ làm giảm được đáng kể các loại chi phí này. Chi phí thiệt hại do sai lệch thông tin: Là các loại chi phí mà công ty phải bỏ ra mà nguyên nhân là do sai lệch thông tin (chi phí bồi thường hợp đồng…) Chi phí chờ đợi: Là việc chúng ta phải trả những khoảng chi phí do việc chờ đợi thông tin, nguồn lực chưa được khai thác một cách hiệu quả, thời gian xử lý và trao đôit thông tin còn chiếm nhiều, phần mềm ERP sẽ giúp cho luồng thông tin trong doanh nghiệp được thúc đẩy một cách nhanh chóng, chính xác và đúng đối tượng cần sử dụng. Về mặt thời gian: Thời gian của các quá trình như: Thu mua nguyên vật liệu, sản xuất, kiểm kê kho, sản xuất, phân phối và cuối cùng là thu hồi sản phẩm lỗi trước và sau khi áp dụng phần mềm ERP sẽ được khái quát như sau. SVTH: Lê Đình Hội Trang 67 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Bảng 3.24. Thống kê thời gian THỜI GIAN TRƯỚC STT KHI ÁP DỤNG QUÁ TRÌNH PHẦN MỀM ERP (NGÀY) THỜI GIAN SAU KHI ÁP DỤNG PHẦN MỀM ERP (NGÀY) 1 Thu mua nguyên vật liệu 4 1/2 2 Kiểm kê kho 3 1 3 Sản xuất 4 1 4 Phân phối sản phẩm 4 1 5 Thu hồi sản phẩm lỗi 4 1/2 Qua bảng kết quả trên chúng ta có thể thấy rằng sự nhanh chóng trong việc trao đổi thông tin khi áp dụng phần mềm ERP vào các quá hoạt động của doanh nghiệp, quan trọng hơn nữa là các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp đều có thể lấy thông tin mà mình cần nếu trong quyền hạn cho phép, vì vậy thông tin sẽ được đưa đến đúng đối tượng, tránh được sự dư thừa thông tin, và phần mềm còn giúp lược bỏ được một số công đoạn không cần thiết làm cho các quá trình của doanh ngiệp được hoàn thiện hơn. Từ kết quả trên chúng ta có thể quy về chi phí như sau: Bảng 3.25. Quy đổi thời gian thành chi phí Lương 1 ngày làm việc (1000 đ) Thời gian tiết kiếm được (ngày) Số tiền tiết kiệm được (1000 đ) STT Quá trình Số nhân viên quản lý (người) 1 Thu mua nguyên vật liệu 2 200 3,5 1.400 2 Kiểm kê kho 3 200 2 1.200 3 Sản xuất 3 200 3 1.200 4 Phân phối sản phẩm 2 200 3 1.200 5 Thu hồi sản phẩm 2 200 3,5 1.400 15 7.000 6 TỔNG Như vậy việc áp dụng phần mềm đã làm lợi cho công ty một khoảng tiền 7.000.000 (đồng) chúng ta có thể xem đây là chi phí thời gian mà chúng ta có thể tiết kiệm được khi thực hiện một chu trình sản xuất. SVTH: Lê Đình Hội Trang 68 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất CHƯƠNG 4 ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ 5S VÀO QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT CỬA NHỰA 4.1. TỔNG QUAN VỀ 5S. 5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. 5S theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE” (theo Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Kinh tế và Kinh doanh, Tập 29, Số 1 (2013) 23-31) 5S theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”. SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu không cần thiết giữ lại. SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian. SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện. SEIKETSU (Săn sóc): Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. SVTH: Lê Đình Hội Trang 69 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất SHITSUKE (Sẵn sàng): Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị. 4.2. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC ÁP DỤNG 5S VÀO CÔNG TY . Các khu vực làm việc không được phân chia một các rõ ràng, khi nhìn vào một tổng thể chung chúng ta không thể nào quản lý được. Các công cụ dụng cụ không được sắp xếp một cách khoa học, lộn xộn, khi thao tác xong công nhân còn vứt lung tung dễ dẫn đến mất mát công cụ, dụng cụ. Công tác vệ sinh trong nhà xưởng chưa được đảm bảo, chưa có khu vực tập trung rác một cách rõ ràng, cũng như vật liệu tận dụng chưa có nơi cất giữ. Công tác kiểm tra chưa được thực hiện để nâng cao hiệu quả của công việc, bao gồm kiểm tra về tác phong và an toàn lao động. 4.3. Ý NGHĨA CỦA VIỆC ÁP DỤNG 5S VÀO CÔNG TY. Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn. Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến. Mọi người trở nên có kỷ luật hơn. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình. Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn. 4.4. CÁC NỘI DUNG NGHIÊN CỨU. 4.4.1. Thực trạng áp dụng 5S tại công ty. Ở công ty hiện nay vẫn chưa được biết tới khái niệm 5S, trong kho của công ty vẫn còn một số máy móc dư thừa không được sử dụng, dẫn đến tốn chi phí bảo quản đồng thời ứ đọng một lượng vốn cho kinh doanh. Công tác vệ sinh nơi làm việc thì được công ty thuê dịch vụ bên ngoài, dẫn đến ý thức tự giác dọn dẹp vệ sinh nơi làm việc của công nhân là không có, trong 1 tuần xưởng sản xuất chỉ được dọn vệ sinh 1 lần, thực tế với tần suất như vậy thì không đảm bảo môi trường làm việc cho công nhân. Các dụng cụ làm việc thì chưa có tủ hay xe đựng riêng, trong quá trình làm việc thì dụng cụ được để trực tiếp dưới sàn, khi cất giữ chúng được để chung lại dẫn đến SVTH: Lê Đình Hội Trang 70 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất khó khăn cho việc tìm kiếm, việc không có khu làm việc rõ ràng dẫn đến công nhân thường thấy trống ở đâu là bắt đầu làm việc ở đó miễn sao thuận lợi cho công việc của mình, tuy nhiên đôi khi như vậy là gây cản trở cho người khác cũng như mất mỹ quan cho công ty. Việc bảo quản và cất giữ các nguyên vật liệu trong kho còn bừa bộn, chưa có phương pháp sắp xếp hợp lý dẫn đến khó khăn cho việc kiểm tra, một phần cũng vì kho quá nhỏ so với khối lượng nguyên vật liệu mà nó cất giữ, vì vậy chúng ta phải tìm ra phương pháp hợp lý nhất để bảo quản chúng. 4.4.2. Phạm vi áp dụng 5S. Phương pháp quản lý 5S sẽ được triển khai thí điểm vào quá trình sản xuất cửa nhựa của công ty và sau đó sẽ nhân rộng mô hình trên phạm vi toàn công ty. Các loại công cụ, dụng cụ, máy móc, các loại giấy tờ, kho bãi là đối tượng nghiên cứu chủ yếu của đề tài. 4.4.3. Các bước áp dụng. 4.4.3.1. Tiến hành sàng lọc (SEIRI). a. Mục đích. Nhằm chọn là loại bỏ những vật dụng không cần thiết cũng như các thiết bị, dụng cụ ra khỏi nơi làm việc, giúp giải quyết được nguồn vốn ứ đọng bằng cách thanh lý máy móc không còn dùng tới, cũng như giảm thiểu được vật dụng cần quản lý trong kho, tạo thêm không gian để cất giữ những thứ quan trọng hơn. b. Phạm vi áp dụng. S1 sàng lọc được áp dụng cho các bộ phận làm việc thuộc xưởng sản xuất cửa nhựa và kho nguyên vật liệu cũng như kho thành phẩm của công ty. c. Cách thức tiến hành. Quá trình tiến hành sàn lọc được khái quát thông qua sơ đồ sau đây: SVTH: Lê Đình Hội Trang 71 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Các đối tượng được sàng lọc Sàng lọc (1) Vật dụng cần thiết Lập danh mục vật dụng cần thiết Vật dụng cần thiết (2) Vật dụng chờ xem xét (gắn thẻ vàng) Lập danh mục vật dụng chờ xem xét Sàng lọc lại (3) Vật dụng không cần thiết (gắn thẻ đỏ) Lập danh mục vật dụng không cần thiết Vật dụng không cần thiết (gắn thẻ đỏ) Hình 4.1. Quy trình sàng lọc Diễn giải: Theo sơ đồ thì ở nhánh đầu tiên sẽ là quá trình sàng lọc ra các vật dụng cần thiết, đó là các vật dụng được sử dụng một cách thường xuyên, thỉnh thoảng được sử dụng hay không sử dụng nhưng vẫn cần phải được giữ lại. Sau khi đã lọc ra được các vật dụng cần thiết thì chúng ta sẽ lập nên một danh sách để thuận lợi cho quá trình quản lý, thường thì người ta sẽ có một hệ thống bảng mã để quản lý. Ở nhánh thứ hai thì chúng ta sẽ lọc ra các vật dụng mà cần phải xem xét lại, đó là các vật dụng mà mình không biết chắc là trong tương lai có thể dùng tới hay là không hoặc là các vật dụng này không thuộc thẩm quyền quyết định của mình, phải được sự đồng ý của cấp trên mới có thể quyết định được. Sau đó chúng ta sẽ dán thẻ vàng cho các vật dụng này và lập thành một danh sách các vật dụng không cần thiết. SVTH: Lê Đình Hội Trang 72 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất THẺ VÀNG SỐ THẺ : NGÀY GẮN : NGƯỜI GẮN : CHỨC VỤ : SỐ LƯỢNG : TÊN VẬT DỤNG : ĐỊA ĐIỂM : MÃ VẬT DỤNG : Hình 4.2. Thẻ vàng Các vật dụng đang chờ xem xét này sẽ được đưa đến những người có thẩm quyền để có thể quyết định là giữ lại hay vứt bỏ. Nếu giữ lại ta sẽ chuyển qua danh mục các vật dụng cần thiết, nếu không cần thiết thì sẽ dán thẻ đỏ và loại bỏ. THẺ ĐỎ SỐ THẺ : NGÀY GẮN : NGƯỜI GẮN : CHỨC VỤ : SỐ LƯỢNG : TÊN VẬT DỤNG : ĐỊA ĐIỂM : MÃ VẬT DỤNG : Hình 4.3. Thẻ đỏ Ở nhánh thứ ba sẽ tiến hành sàng lọc ra các vật dụng không cần thiết, đó là các vật dụng cần được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc, vì không còn được sử dụng tới nữa hoặc đã hết thời gian sử dụng, chúng ta sẽ tiến hành dán thẻ đỏ đối với các vật dụng trên và sau đó đem đi xử lý. 4.4.3.2. Tổ chức sắp xếp (SEITON). a. Mục đích. Dựa theo nguyên lý dễ thấy, dễ lấy và dễ tìm kiếm, công việc sắp xếp giúp cho các dụng cụ trở nên ngăn nắp, không bị thất lạc và giúp cho quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn. b. Phạm vi áp dụng. Được áp dụng cho các đối tượng đã được sàng lọc ở S1. c. Cách thức tiến hành. Chúng ta sẽ đưa ra một số quy định sắp xếp mà mọi người có thể dựa vào đó để có thể tiến hành một cách dễ dàng nhất. SVTH: Lê Đình Hội Trang 73 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Bảng 4.1. Cách thức sắp xếp STT Nội dung Cách thức sắp xếp 1 Sơ đồ vị trí khu vực làm việc của nhân viên, sếp, khu vực lối đi chung Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên trong tổ sản xuất. Phân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất. 2 3 Qui định sắp xếp các loại vật tư Các loại vật tư phải được phân chia theo một quy cách nhất định như: Theo mục đích sử dụng, hay theo công năng của từng loại vật tư. Các loại vật tư thường dùng thì phải ưu tiên đặt gần nơi sản xuất, sao cho quá trình vận chuyển là ngắn nhất. Đối với các loại công cụ, dụng cụ chúng ta sẽ xem xét theo 3 loại sau: 1.Đang giải quyết: Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của loại công cụ, dụng cụ. Dán nhãn trên hồ sơ "Đang giải quyết". Qui định sắp xếp Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm. các công cụ, dụng 2. Chưa qiải quyết: cụ Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của loại công cụ, dụng cụ. Có dán nhãn trên hồ sơ "Chưa giải quyết". Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm. 3. Đã giải quyết: Lưu trữ theo thứ tự thời gian. Phân loại rõ ràng dễ nhận biết. 4 Các loại phế phẩm phải được đặt đúng nơi quy định, được Qui định sắp xếp đặt tại những vị trí thuận lợi cho quá trình thu gôm đi xử các loại phế phẩm lý. 5 Qui định sắp xếp các loại máy móc 6 Qui định thời gian lưu. Lưu hồ sơ, giấy tờ Vị trí lưu: Phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo từng nhóm chức liên quan đến quá năng. trình sản xuất Sơ đồ lưu trữ, Dán nhãn nhận biết theo một dạng biểu mẫu tự sáng tạo của phòng ( theo nhóm, theo màu ). SVTH: Lê Đình Hội Các loại máy phải được đặt tại các khu vực làm việc của nó, được sắp xếp theo dòng chảy của nguyên vật liệu, tránh tình trạng gây uồn tắt trong quá trình làm việc. Trang 74 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Ngoài những quy định trên, thực tế chúng ta có thể sắp xếp các vật dụng, giấy tờ theo những kỹ thuật sau. Sắp xếp những thứ cần thiết: Xác định vị trí đặt: Những vật dụng cần thiết thì thường được đặt tập trung tại một khu vực để thuận lợi cho quá trình sử dụng cũng như quản lý. Dùng ký hiệu, nhãn hiệu hoặc màu sắc để nhận biết. Dùng biểu đồ Paretto để xác định tần suất sử dụng đối với máy móc, vật liệu, giá, kệ, đồ gá, khuôn... Thường xuyên: Đặt cạnh máy, dây chuyền. Không thường xuyên: Đặt tại phân xưởng. Sử dụng kết hợp với các vật dụng khác: Đặt tại trung tâm để quản lý dễ dàng. Cách lưu giữ các vật dụng: Sử dụng hàng giờ: Để nơi gần trong tầm tay, dễ lấy. Sử dụng hàng ngày: Để nơi dễ tìm, dễ lấy. Thỉnh thoảng sử dụng: Bảo đảm tìm lấy nhanh chóng, sử dụng bảng, hình vẽ và ký hiệu màu. Một số kỹ thuật đánh dấu: Đánh dấu bằng hình ảnh, màu sắc: Thường được sử dụng để đánh dấu các hồ sơ lưu trữ giấy tờ, nó giúp cho quá trình lấy lẫn trả về trở nên dễ dàng hơn. Hình 4.4. Minh họa kỹ thuật đánh dấu bằng màu sắc, hình ảnh SVTH: Lê Đình Hội Trang 75 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Kẻ những đường trên mặt đất: Phương pháp này thường sử dụng để quy định về lối đi hoặc khu vực làm việc, giúp hạn chế sự cản trở nhau trong quá trình làm việc. Hình 4.5. Ảnh minh họa kỹ thuật đánh dấu bằng vạch kẻ Nguyên tắc trong suốt: Là làm cho mọi thứ trở nên hiện hữu hơn, dễ tìm, dễ thấy, dễ phát hiện và ngăn ngừa các hưu hỏng, trục trặc. Hình 4.6. Ảnh minh họa kỹ thuật trong suốt Sau khi đã có các quy định về sắp xếp cũng như những kỹ thuật thực tế, chúng ta sẽ tiến hành thực hiện S2 đó là sắp xếp, quá trình này đòi hỏi sự tham gia của tất cả SVTH: Lê Đình Hội Trang 76 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất mọi người trong xưởng sản xuất, mọi người phải có ý tưởng trong việc sắp xếp các vật dụng làm việc hằng ngày của mình sao cho thuận tiện nhất trong quá trình làm việc. 4.4.3.3. Tiến hành sạch sẽ (SEISO). a. Mục đích. Giúp đem lại một môi trường làm việc sạch sẽ, không gian thoáng đãng cho nhân viên, và giúp phát hiện được những hư hỏng nhỏ trên máy móc để có thể kịp thời sửa chữa hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất. b. Phạm vi áp dụng. Bao gồm tất cả các loại máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ tại khu vực xưởng sản xuất cửa nhựa, không gian làm việc và tất cả các loại hồ sơ, giấy tờ tại nhà xưởng. c. Cách thức tiến hành. Cũng tương tự như quá trình sắp xếp chúng ta sẽ thành lập nên một hệ thống quy định chung để cho mọi người có thể thực hiện một cách dễ dàng và thống nhất với nhau. Bảng 4.2. Cách thức tiến hành sạch sẽ STT 1 2 3 4 Địa điểm/ vật dụng Sàn nhà, lối đi chung Vị trí làm việc của mỗi nhân viên Tủ dụng cụ cá nhân Kho lưu trữ SVTH: Lê Đình Hội Phương thức vệ sinh Thời gian thực hiện Không xả rác Mọi lúc Quét dọn , lau chùi Sáng Người chịu trách nhiệm vệ sinh Các thành viên của phòng Tổ tạp vụ Đầu giờ buổi sáng hàng ngày cá nhân Gọn gàng , ngăn nắp Cuối giờ buổi chiều khi ra về cá nhân Ngăn nắp, Sạch sẽ không có vật dụng thừa Mọi lúc Cá nhân Sắp xếp ngăn nắp, đúng vị trí Mọi lúc Các thành viên của tổ Lau chùi vệ sinh 1lần/tuần Các thành viên của tổ Lau chùi bụi bẩn Trang 77 Đồ án tốt nghiệp STT 5 6 Địa điểm/ vật dụng Vị trí hồ sơ chung Quản trị sản xuất Phương thức vệ sinh Thời gian thực hiện Người chịu trách nhiệm vệ sinh Sắp xếp ngăn nắp, đúng vị trí Mọi lúc Các thành viên của tổ Lau chùi vệ sinh 1lần/tuần Các thành viên của tổ Luôn giữ sạch sẽ Khi không làm việc Cá nhân Lau chùi vệ sinh Cuối ngày làm việc Các thành viên của tổ sản xuất Máy móc, công cụ dụng cụ Sau khi chúng ta đã thành lập xong các nội dung cần đảm bảo trong S3 thì sẽ hướng dẫn cho mọi người cách thức thực hiện, yêu cầu mọi người đều tham gia vào quá trình này nhằm để đảm bảo được tinh thần trách nhiệm của mọi người trong công việc chung của công ty. 4.4.3.4. Tổ chức săn sóc (SEIKETSU) a. Mục đích. Đây là quá trình kiểm tra việc thực hiện 3S đầu tiên mà chúng ta đã thực hiện, việc chúng ta thực hiện S4 (săn sóc) sẽ giúp duy trì hoạt động của các công việc của 3S trên, đồng thời giúp nâng cao được khả năng thực hiện 5S lên một mức độ cao hơn trong tương lai. b. Cách thức thực hiện. Công việc đầu tiên trong tiến trình thực hiện săn sóc hay còn gọi là kiểm tra đó chúng ta phải thành lập được đội kiểm tra 5S, và công việc khó nhất là phải xây dựng nên được các tiêu chí kiểm tra và tính điểm cho chúng một cách hợp lý nhất. SVTH: Lê Đình Hội Trang 78 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất Bảng 4.3. Nội dung kiểm tra Nội dung STT chi tiết đánh giá 1 2 3 4 Lối đi và các khu vực Sàn nhà Tiêu chuẩn đánh giá Bố trí lối đi, khu vực làm việc, lưu trữ hợp lý, sạch sẽ, gọn gàng Sàn nhà xung quanh khu vực làm việc sạch sẽ. không có vật dụng, tài liệu do mình vứt thải ra bừa bãi Các trang thiết bị, máy Thói móc đang sử quen giữ dụng phải gìn sạch thường sẽ vệ sinh xuyên vệ thiết bị sinh, lau chùi sạch sẽ Nhãn tài liệu và SVTH: Lê Đình Hội Mọi người đều có thể Số điểm Chỉ tiêu đánh giá 0 Có từ 04 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc trở lên 1 Có 03 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc 2 Có 02 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc 3 Có 01 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc 4 Khu vực làm việc, lối đi chung sạch sẽ, không có vật dụng 0 Có từ 04 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra trở lên 1 Có 03 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra 2 Có 02 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra 3 Có 01 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra 4 Không có vật dụng thừa nào do mình vứt thải ra 0 Có từ 04 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị trở lên 1 Có 03 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị 2 Có 02 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị 3 Có 01 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị 4 Thường xuyên lau chùi vệ sinh thiết bị hàng ngày sạch sẽ 0 Có từ 04 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận biết trở lên Trang 79 Đồ án tốt nghiệp vật dụng 5 6 7 8 Kiểm soát bằng mắt Trang phục qui định khi sản xuất Quản trị sản xuất dễ dàng nhận biết và rõ tài liệu hay vật dụng liên quan Vật dụng, tài liệu không liên quan có thể xác định được ngay bằng mắt Việc mang bảng tên, bảo hộ lao động của Công ty được thực hiện nghiêm chỉnh Không khí giao tiếp, Giao tiếp, trao đổi tiếp xúc công việc thân thiện, hòa nhã Thời gian SVTH: Lê Đình Hội Mọi nhân 1 Có 03 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận 2 Có 02 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận biết 3 Có 01 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận biết 4 Các tài liệu vật dụng liên quan đều có dán nhãn dể nhận biết 0 Có từ 04 vật dụng, tài liệu không liên quan trở lên 1 Có 03 vật dụng, tài liệu không liên quan 2 Có 02 vật dụng, tài liệu không liên quan 3 Có 01 vật dụng, tài liệu không liên quan 4 Không có tài liệu, vật dụng không liên quan nào 0 Có từ 04 lần/ tuần không đeo bảng tên, đồ bảo hộ trở lên 1 Có 03 lần/ tuần không đeo bảng tên, đồ bảo hộ 2 Có 02 lần/ tuần không đeo bảng tên, đồ bảo hộ 3 Có 01 lần/ tuần không đeo bảng tên, đồ bảo hộ 4 Chấp hành đúng qui định của Cty, đeo bảng tên, đồ bảo hộ hàng ngày 0 Có trên 04 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gây mất trật tự 1 Có trên 03 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gây mất trật tự 2 Có trên 02 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gây mất trật tự 3 Có trên 01 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gây mất trật tự 4 Luôn luôn tôn trọng, lịch sự trong giao tiếp 0 Có từ 04 lần/ tháng đi làm việc không Trang 80 Đồ án tốt nghiệp làm việc và nghỉ ngơi 9 Qui định, nguyên tắc Quản trị sản xuất viên đều giữ đúng giờ giấc làm việc, nghỉ ngơi Các qui định và nguyên tắc được giám sát chặt chẽ và có đánh giá kịp thời đúng giờ trở lên 1 Có từ 03 lần/ tháng đi làm việc không đúng giờ trở lên 2 Có từ 02 lần/ tháng đi làm việc không đúng giờ trở lên 3 Có từ 01 lần/ tháng đi làm việc không đúng giờ trở lên 4 Không có lần nào trong tháng đi trể, về sớm 0 Có trên 04 lần/ tháng vi phạm các qui định của công ty 1 Có trên 03 lần/ tháng vi phạm các qui định của công ty 2 Có trên 02 lần/ tháng vi phạm các qui định của công ty 3 Có trên 01 lần/ tháng vi phạm các qui định của công ty 4 Tuân thủ nghiêm túc các nội qui qui định của Công ty Nếu tổng số điểm ≥ 30 điểm thì đạt kết quả tốt, vào khoảng ≥ 25 và ≤ 29 thì đạt kết quả đạt, còn rơi vào khoảng ≥ 20 và ≤ 24 thì nằm ở mức độ trung bình, còn nếu tổng điểm [...]... nghiệp Quản trị sản xuất 1.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tư ng nghiên cứu: Tại công ty cổ phần tư vấn, xây dựng và đầu tư Quang Nguyễn Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu về công tác quản lý chuỗi cung ứng và xưởng sản xuất cửa nhựa tại công ty cổ phần tư vấn, xây dựng và đầu tư Quang Nguyễn 1.5 CÁCH THỨC THỰC HIỆN Tiến hành đi thực tế thu thập số liệu để đồ án được sát với thực tiễn và có thể áp dụng. .. tại công ty có 3 showroom, 2 showroom ở đà nẵng và 1 ở thành phố Tam Kỳ quảng nam Số lượng sản phẩm được tiêu thụ theo hướng này chiếm khoảng 35% tổng sản lượng sản xuất Công ty cổ phần tư vấn, xây dựng và đầu tư Quang Nguyễn Dự án nhà, khách sạn mà công ty đang đảm nhận Các showroom Hình 3.9 Sơ đồ chuỗi cung ứng đầu ra Ngoài ra chuỗi cung ứng hiện tại của công ty còn bao gồm công ty logistics và công. .. hình chuỗi cung ứng hiện tại và lợi ích của quản trị chuỗi cung ứng 3.3.2.1 Mô hình chuỗi cung ứng hiện tại a Mô hình chuỗi cung ứng các yếu tố đầu vào Chuỗi cung ứng đầu vào của sản phẩm cửa nhựa là các đai nhựa, rân cao su, bản lề và khóa được thu mua từ các doanh nghiệp trên địa bàn Đà Nẵng, quá trình thu mua được thực hiện thông qua phòng kinh doanh của công ty, khi có nhu cầu về sử dụng các nguyên... GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY Công ty Quang Nguyễn thành lập năm 2002 có văn phòng giao dịch tại Số 87 Đường 3 tháng 2, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng, hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế, xây dựng các công trình nhà ở dân dụng Tháng 2 năm 2005, công ty đổi tên thành Công ty Cổ Phần Tư Vấn, Xây Dựng Và Đầu Tư Quang Nguyễn với các chức năng mới nhằm đáp ứng nhu cầu ngày... công tác sản xuất và bảo quản sản phẩm sau khi sản xuất xong, sau cùng là công tác phân phối sản phẩm đến các đại lý bán sỉ, lẻ và quá trình thu hồi sản phẩm lỗi từ khách hàng Chuỗi cung ứng trong nội bộ công ty khái quát thành sơ đồ như sau: Quá trình vận chuyển nguyên vật liệu Quá trình nhập kho bảo quản Quá trình phân phối sản phẩm Quá trình sản xuất Bảo quản sản phẩm Hình 3.7 Sơ đồ chuỗi cung ứng. .. Nhà máy sản xuất rân Đại lý cung cấp rân cao su Nhà máy sản xuất kính Đại lý cung cấp kính Hình 3.6 Sơ đồ chuỗi cung ứng đầu vào SVTH: Lê Đình Hội Trang 28 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất b Mô hình chuỗi cung ứng bên trong công ty Nếu xét theo chiều dịch chuyển của dòng nguyên vật liệu thì chuỗi cung ứng nội bộ của công ty bao gồm việc vận chuyển các nguyên vật liệu về kho, công tác bảo quản các... dụng vào công ty, kết hợp với những kiến thức đã học và tài liệu thu thập được nhằm hoàn thiện các khuyết điểm đang tồn tại ở công ty về mặt quản trị chuỗi cung ứng, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục Sau đó nghiên cứu tài liệu về 5S và những kinh nghiệm mà các doanh nghiệp tư ng tự đã áp dụng để triển khai việc áp dụng 5S vào công ty SVTH: Lê Đình Hội Trang 11 Đồ án tốt nghiệp Quản trị sản xuất. .. các loại Nhập khẩu từ Trung Quốc Đại lý cung cấp lề, khóa Dịch vụ logistics Dự án nhà, khách sạn mà công ty đang đảm nhận Công ty Quang Nguyễn Nhà máy sản xuất rân Đại lý cung cấp rân cao su Các showroom Nhà máy sản xuất kính Đại lý cung cấp kính Dịch vụ vệ sinh Hình 3.10 Sơ đồ chuỗi cung ứng của công ty 3.3.2.2 Lợi ích của quản trị chuỗi cung ứng Nếu một chuỗi cung ứng được thiết lập tốt thì lợi ích... kế hoạch và lên được phương án vận chuyển để không chồng chéo nhau trong quá trình vận chuyển và đảm bảo an toàn cho người lao động Quá trình này hiện nay ở công ty vẫn chưa được quản lý một cách khoa học, chưa vận dụng các phần mềm về quản lý sản xuất để phục vụ cho quá trình này, khối lượng sản phẩm sản xuất được nhà quản lý phân công cho trưởng xưởng vào đầu mỗi ngày, từ đó trưởng xưởng sẽ phân chia... mỗi lần sản xuất đều phải tính toán lại rất mất thời gian và công sức, quá trình sản xuất hiện tại ở công ty được khái quát bằng sơ đồ sau đây: Phát sinh nhu cầu sản xuất Nhận được yêu cầu sản xuất Lập kế hoạch sản xuất Phân chia công việc Yêu cầu nhập kho thành phẩm Tiến hành sản xuất Yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu Hình 3.3 Sơ đồ sản xuất Để hoàn thành một quá trình sản xuất như trên thì công ty mất