4.4.1. Thực trạng áp dụng 5S tại công ty.
Ở công ty hiện nay vẫn chưa được biết tới khái niệm 5S, trong kho của công ty vẫn còn một số máy móc dư thừa không được sử dụng, dẫn đến tốn chi phí bảo quản đồng thời ứ đọng một lượng vốn cho kinh doanh. Công tác vệ sinh nơi làm việc thì được công ty thuê dịch vụ bên ngoài, dẫn đến ý thức tự giác dọn dẹp vệ sinh nơi làm việc của công nhân là không có, trong 1 tuần xưởng sản xuất chỉ được dọn vệ sinh 1 lần, thực tế với tần suất như vậy thì không đảm bảo môi trường làm việc cho công nhân. Các dụng cụ làm việc thì chưa có tủ hay xe đựng riêng, trong quá trình làm việc thì dụng cụ được để trực tiếp dưới sàn, khi cất giữ chúng được để chung lại dẫn đến
SVTH: Lê Đình Hội Trang 71
khó khăn cho việc tìm kiếm, việc không có khu làm việc rõ ràng dẫn đến công nhân thường thấy trống ở đâu là bắt đầu làm việc ở đó miễn sao thuận lợi cho công việc của mình, tuy nhiên đôi khi như vậy là gây cản trở cho người khác cũng như mất mỹ quan cho công ty. Việc bảo quản và cất giữ các nguyên vật liệu trong kho còn bừa bộn, chưa có phương pháp sắp xếp hợp lý dẫn đến khó khăn cho việc kiểm tra, một phần cũng vì kho quá nhỏ so với khối lượng nguyên vật liệu mà nó cất giữ, vì vậy chúng ta phải tìm ra phương pháp hợp lý nhất để bảo quản chúng.
4.4.2. Phạm vi áp dụng 5S.
Phương pháp quản lý 5S sẽ được triển khai thí điểm vào quá trình sản xuất cửa nhựa của công ty và sau đó sẽ nhân rộng mô hình trên phạm vi toàn công ty. Các loại công cụ, dụng cụ, máy móc, các loại giấy tờ, kho bãi là đối tượng nghiên cứu chủ yếu của đề tài.
4.4.3. Các bước áp dụng.
4.4.3.1. Tiến hành sàng lọc (SEIRI).
a. Mục đích.
Nhằm chọn là loại bỏ những vật dụng không cần thiết cũng như các thiết bị, dụng cụ ra khỏi nơi làm việc, giúp giải quyết được nguồn vốn ứ đọng bằng cách thanh lý máy móc không còn dùng tới, cũng như giảm thiểu được vật dụng cần quản lý trong kho, tạo thêm không gian để cất giữ những thứ quan trọng hơn.
b. Phạm vi áp dụng.
S1 sàng lọc được áp dụng cho các bộ phận làm việc thuộc xưởng sản xuất cửa nhựa và kho nguyên vật liệu cũng như kho thành phẩm của công ty.
c. Cách thức tiến hành.
SVTH: Lê Đình Hội Trang 72
(1) (2) (3)
Hình 4.1. Quy trình sàng lọc
Diễn giải:
Theo sơ đồ thì ở nhánh đầu tiên sẽ là quá trình sàng lọc ra các vật dụng cần thiết, đó là các vật dụng được sử dụng một cách thường xuyên, thỉnh thoảng được sử dụng hay không sử dụng nhưng vẫn cần phải được giữ lại. Sau khi đã lọc ra được các vật dụng cần thiết thì chúng ta sẽ lập nên một danh sách để thuận lợi cho quá trình quản lý, thường thì người ta sẽ có một hệ thống bảng mã để quản lý.
Ở nhánh thứ hai thì chúng ta sẽ lọc ra các vật dụng mà cần phải xem xét lại, đó là các vật dụng mà mình không biết chắc là trong tương lai có thể dùng tới hay là không hoặc là các vật dụng này không thuộc thẩm quyền quyết định của mình, phải được sự đồng ý của cấp trên mới có thể quyết định được. Sau đó chúng ta sẽ dán thẻ vàng cho các vật dụng này và lập thành một danh sách các vật dụng không cần thiết.
Các đối tượng được sàng lọc
Sàng lọc Vật dụng cần thiết Vật dụng chờ xem xét (gắn thẻ vàng) Vật dụng không cần thiết (gắn thẻ đỏ) Lập danh mục vật dụng cần thiết Lập danh mục vật dụng không cần thiết Lập danh mục vật dụng chờ xem xét Sàng lọc lại
Vật dụng cần thiết Vật dụng không cần thiết
SVTH: Lê Đình Hội Trang 73 THẺ VÀNG SỐ THẺ : NGÀY GẮN : NGƯỜI GẮN : CHỨC VỤ : TÊN VẬT DỤNG : SỐ LƯỢNG : ĐỊA ĐIỂM : MÃ VẬT DỤNG : Hình 4.2. Thẻ vàng
Các vật dụng đang chờ xem xét này sẽ được đưa đến những người có thẩm quyền để có thể quyết định là giữ lại hay vứt bỏ. Nếu giữ lại ta sẽ chuyển qua danh mục các vật dụng cần thiết, nếu không cần thiết thì sẽ dán thẻ đỏ và loại bỏ.
THẺ ĐỎ SỐ THẺ : NGÀY GẮN : NGƯỜI GẮN : CHỨC VỤ : TÊN VẬT DỤNG : SỐ LƯỢNG : ĐỊA ĐIỂM : MÃ VẬT DỤNG : Hình 4.3. Thẻ đỏ
Ở nhánh thứ ba sẽ tiến hành sàng lọc ra các vật dụng không cần thiết, đó là các vật dụng cần được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc, vì không còn được sử dụng tới nữa hoặc đã hết thời gian sử dụng, chúng ta sẽ tiến hành dán thẻ đỏ đối với các vật dụng trên và sau đó đem đi xử lý.
4.4.3.2. Tổ chức sắp xếp (SEITON).
a. Mục đích.
Dựa theo nguyên lý dễ thấy, dễ lấy và dễ tìm kiếm, công việc sắp xếp giúp cho các dụng cụ trở nên ngăn nắp, không bị thất lạc và giúp cho quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn.
b. Phạm vi áp dụng.
Được áp dụng cho các đối tượng đã được sàng lọc ở S1.
c. Cách thức tiến hành.
Chúng ta sẽ đưa ra một số quy định sắp xếp mà mọi người có thể dựa vào đó để có thể tiến hành một cách dễ dàng nhất.
SVTH: Lê Đình Hội Trang 74 Bảng 4.1. Cách thức sắp xếp STT Nội dung Cách thức sắp xếp 1 Sơ đồ vị trí khu vực làm việc của nhân viên, sếp, khu vực lối đi chung
Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên trong tổ sản xuất.
Phân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất.
2 Qui định sắp xếp các loại vật tư
Các loại vật tư phải được phân chia theo một quy cách nhất định như: Theo mục đích sử dụng, hay theo công năng của từng loại vật tư.
Các loại vật tư thường dùng thì phải ưu tiên đặt gần nơi sản xuất, sao cho quá trình vận chuyển là ngắn nhất.
3
Qui định sắp xếp các công cụ, dụng
cụ
Đối với các loại công cụ, dụng cụ chúng ta sẽ xem xét theo 3 loại sau:
1.Đang giải quyết:
Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của loại công cụ, dụng cụ.
Dán nhãn trên hồ sơ "Đang giải quyết". Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
2. Chưa qiải quyết:
Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của loại công cụ, dụng cụ.
Có dán nhãn trên hồ sơ "Chưa giải quyết". Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
3. Đã giải quyết:
Lưu trữ theo thứ tự thời gian. Phân loại rõ ràng dễ nhận biết.
4 Qui định sắp xếp các loại phế phẩm
Các loại phế phẩm phải được đặt đúng nơi quy định, được đặt tại những vị trí thuận lợi cho quá trình thu gôm đi xử lý.
5 Qui định sắp xếp các loại máy móc
Các loại máy phải được đặt tại các khu vực làm việc của nó, được sắp xếp theo dòng chảy của nguyên vật liệu, tránh tình trạng gây uồn tắt trong quá trình làm việc.
6
Lưu hồ sơ, giấy tờ liên quan đến quá trình sản xuất
Qui định thời gian lưu.
Vị trí lưu: Phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo từng nhóm chức năng.
Sơ đồ lưu trữ, Dán nhãn nhận biết theo một dạng biểu mẫu tự sáng tạo của phòng ( theo nhóm, theo màu ).
SVTH: Lê Đình Hội Trang 75
Ngoài những quy định trên, thực tế chúng ta có thể sắp xếp các vật dụng, giấy tờ theo những kỹ thuật sau.
Sắp xếp những thứ cần thiết:
Xác định vị trí đặt: Những vật dụng cần thiết thì thường được đặt tập trung tại một khu vực để thuận lợi cho quá trình sử dụng cũng như quản lý.
Dùng ký hiệu, nhãn hiệu hoặc màu sắc để nhận biết.
Dùng biểu đồ Paretto để xác định tần suất sử dụng đối với máy móc, vật liệu, giá, kệ, đồ gá, khuôn...
Thường xuyên: Đặt cạnh máy, dây chuyền. Không thường xuyên: Đặt tại phân xưởng.
Sử dụng kết hợp với các vật dụng khác: Đặt tại trung tâm để quản lý dễ dàng.
Cách lưu giữ các vật dụng:
Sử dụng hàng giờ: Để nơi gần trong tầm tay, dễ lấy. Sử dụng hàng ngày: Để nơi dễ tìm, dễ lấy.
Thỉnh thoảng sử dụng: Bảo đảm tìm lấy nhanh chóng, sử dụng bảng, hình vẽ và ký hiệu màu.
Một số kỹ thuật đánh dấu:
Đánh dấu bằng hình ảnh, màu sắc: Thường được sử dụng để đánh dấu các hồ sơ lưu trữ giấy tờ, nó giúp cho quá trình lấy lẫn trả về trở nên dễ dàng hơn.
SVTH: Lê Đình Hội Trang 76
Kẻ những đường trên mặt đất: Phương pháp này thường sử dụng để quy định về lối đi hoặc khu vực làm việc, giúp hạn chế sự cản trở nhau trong quá trình làm việc.
Hình 4.5. Ảnh minh họa kỹ thuật đánh dấu bằng vạch kẻ
Nguyên tắc trong suốt: Là làm cho mọi thứ trở nên hiện hữu hơn, dễ tìm, dễ thấy, dễ phát hiện và ngăn ngừa các hưu hỏng, trục trặc.
Hình 4.6. Ảnh minh họa kỹ thuật trong suốt
Sau khi đã có các quy định về sắp xếp cũng như những kỹ thuật thực tế, chúng ta sẽ tiến hành thực hiện S2 đó là sắp xếp, quá trình này đòi hỏi sự tham gia của tất cả
SVTH: Lê Đình Hội Trang 77
mọi người trong xưởng sản xuất, mọi người phải có ý tưởng trong việc sắp xếp các vật dụng làm việc hằng ngày của mình sao cho thuận tiện nhất trong quá trình làm việc.
4.4.3.3. Tiến hành sạch sẽ (SEISO).
a. Mục đích.
Giúp đem lại một môi trường làm việc sạch sẽ, không gian thoáng đãng cho nhân viên, và giúp phát hiện được những hư hỏng nhỏ trên máy móc để có thể kịp thời sửa chữa hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất.
b. Phạm vi áp dụng.
Bao gồm tất cả các loại máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ tại khu vực xưởng sản xuất cửa nhựa, không gian làm việc và tất cả các loại hồ sơ, giấy tờ tại nhà xưởng.
c. Cách thức tiến hành.
Cũng tương tự như quá trình sắp xếp chúng ta sẽ thành lập nên một hệ thống quy định chung để cho mọi người có thể thực hiện một cách dễ dàng và thống nhất với nhau.
Bảng 4.2. Cách thức tiến hành sạch sẽ
STT Địa điểm/ vật
dụng Phương thức vệ sinh Thời gian thực hiện Người chịu trách nhiệm vệ sinh 1 Sàn nhà, lối đi chung
Không xả rác Mọi lúc Các thành viên của phòng Quét dọn , lau chùi Sáng Tổ tạp vụ
2
Vị trí làm việc của mỗi nhân
viên
Lau chùi bụi bẩn Đầu giờ buổi
sáng hàng ngày cá nhân Gọn gàng , ngăn nắp Cuối giờ buổi
chiều khi ra về cá nhân 3 Tủ dụng cụ cá
nhân
Ngăn nắp, Sạch sẽ
không có vật dụng thừa Mọi lúc Cá nhân
4 Kho lưu trữ
Sắp xếp ngăn nắp,
đúng vị trí Mọi lúc
Các thành viên của tổ Lau chùi vệ sinh 1lần/tuần Các thành viên
SVTH: Lê Đình Hội Trang 78
STT Địa điểm/ vật
dụng Phương thức vệ sinh Thời gian thực hiện Người chịu trách nhiệm vệ sinh 5 Vị trí hồ sơ chung Sắp xếp ngăn nắp, đúng vị trí Mọi lúc Các thành viên của tổ Lau chùi vệ sinh 1lần/tuần Các thành viên
của tổ
6 Máy móc, công cụ dụng cụ
Luôn giữ sạch sẽ Khi không làm
việc Cá nhân
Lau chùi vệ sinh Cuối ngày làm việc
Các thành viên của tổ sản xuất Sau khi chúng ta đã thành lập xong các nội dung cần đảm bảo trong S3 thì sẽ hướng dẫn cho mọi người cách thức thực hiện, yêu cầu mọi người đều tham gia vào quá trình này nhằm để đảm bảo được tinh thần trách nhiệm của mọi người trong công việc chung của công ty.
4.4.3.4. Tổ chức săn sóc (SEIKETSU)
a. Mục đích.
Đây là quá trình kiểm tra việc thực hiện 3S đầu tiên mà chúng ta đã thực hiện, việc chúng ta thực hiện S4 (săn sóc) sẽ giúp duy trì hoạt động của các công việc của 3S trên, đồng thời giúp nâng cao được khả năng thực hiện 5S lên một mức độ cao hơn trong tương lai.
b. Cách thức thực hiện.
Công việc đầu tiên trong tiến trình thực hiện săn sóc hay còn gọi là kiểm tra đó chúng ta phải thành lập được đội kiểm tra 5S, và công việc khó nhất là phải xây dựng nên được các tiêu chí kiểm tra và tính điểm cho chúng một cách hợp lý nhất.
SVTH: Lê Đình Hội Trang 79
Bảng 4.3. Nội dung kiểm tra
STT Nội dung chi tiết đánh giá Tiêu chuẩn đánh giá Số
điểm Chỉ tiêu đánh giá
1 Lối đi và các khu vực Bố trí lối đi, khu vực làm việc, lưu trữ hợp lý, sạch sẽ, gọn gàng
0 Có từ 04 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc trở lên
1 Có 03 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc
2 Có 02 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc
3 Có 01 vật dụng đặt để ở lối đi khu vực làm việc
4 Khu vực làm việc, lối đi chung sạch sẽ, không có vật dụng 2 Sàn nhà Sàn nhà xung quanh khu vực làm việc sạch sẽ. không có vật dụng, tài liệu do mình vứt thải ra bừa bãi 0 Có từ 04 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra trở lên
1 Có 03 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra
2 Có 02 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra
3 Có 01 vật dụng thừa do cá nhân vứt thải ra
4 Không có vật dụng thừa nào do mình vứt thải ra 3 Thói quen giữ gìn sạch sẽ vệ sinh thiết bị Các trang thiết bị, máy móc đang sử dụng phải thường xuyên vệ sinh, lau chùi sạch sẽ
0 Có từ 04 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị trở lên
1 Có 03 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị
2 Có 02 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị
3 Có 01 lần/ tuần không lau chùi vệ sinh thiết bị
4 Thường xuyên lau chùi vệ sinh thiết bị hàng ngày sạch sẽ
4 Nhãn tài liệu và
Mọi người
đều có thể 0
Có từ 04 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận biết trở lên
SVTH: Lê Đình Hội Trang 80 vật dụng dễ dàng nhận biết và rõ tài liệu hay vật dụng liên quan
1 Có 03 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận
2 Có 02 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận biết
3 Có 01 tài liệu, vật dụng liên quan khó nhận biết
4 Các tài liệu vật dụng liên quan đều có dán nhãn dể nhận biết 5 Kiểm soát bằng mắt Vật dụng, tài liệu không liên quan có thể xác định được ngay bằng mắt
0 Có từ 04 vật dụng, tài liệu không liên quan trở lên
1 Có 03 vật dụng, tài liệu không liên quan 2 Có 02 vật dụng, tài liệu không liên quan 3 Có 01 vật dụng, tài liệu không liên quan 4 Không có tài liệu, vật dụng không liên
quan nào 6 Trang phục qui định khi sản xuất Việc mang bảng tên, bảo hộ lao động của Công ty được thực hiện nghiêm chỉnh
0 Có từ 04 lần/ tuần không đeo bảng tên, đồ bảo hộ trở lên
1 Có 03 lần/ tuần không đeo bảng tên, đồ bảo hộ
2 Có 02 lần/ tuần không đeo bảng tên, đồ bảo hộ
3 Có 01 lần/ tuần không đeo bảng tên, đồ bảo hộ
4 Chấp hành đúng qui định của Cty, đeo bảng tên, đồ bảo hộ hàng ngày
7 Giao tiếp, tiếp xúc Không khí giao tiếp, trao đổi công việc thân thiện, hòa nhã
0 Có trên 04 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gây mất trật tự
1 Có trên 03 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gây mất trật tự
2 Có trên 02 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi gây mất trật tự
3 Có trên 01 lần/ tháng lớn tiếng tranh cãi