phương pháp khác.
a. Thực hiện công tác dự báo bằng phần mềm ERP.
Đối với việc dự báo của công ty, thì kiến nghị nên dựa vào số liệu dự báo của một số ngành nghề có liên quan đến sản phẩm cửa nhựa, đồng thời tìm hiểu những bài nghiên cứu hay bài báo trên các trang báo để làm định hướng cho sự phát triển, và cuối cùng chúng ta có thể thu thập thông tin từ các chuyên gia hay còn được gọi là phương pháp “Delphi”.
Khi chúng ta thực hiện công tác dự báo sản lượng một cách chính xác và đầy đủ thì đây sẽ là cơ sở cho việc định hướng sản xuất của công ty trong tương lai, ngoài ra công ty có thể đề ra được chiến lược phát triển trong tương lai của mình nhằm phục vụ mục tiêu chung là đảm bảo được uy tín và sự hài lòng của khách hàng ở mức cao nhất.
SVTH: Lê Đình Hội Trang 61
Theo như kết quả dự báo thì mặt hàng cửa nhựa của công ty trong tương lai rất được thịnh hành và phát triển, nếu không có gì biến động về bất động sản thì nhu cầu của thị trường cửa nhựa trong năm 2015, công ty sẽ thiếu khoảng 1000 bộ cửa để đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ này, nếu bỏ qua cơ hội tăng sản lượng này thì sẽ làm cho công ty thất thu khoảng 797.500.000 (đồng), đây là một khoảng lợi nhuận khá lớn, đáng để công ty phải có kế hoạch và chiến lược sản xuất phù hợp nhất.
Hình 3.42. Biểu đồ dự báo sản lượng năm 2015
b. Phương pháp định vị.
Nếu chúng ta mở thêm một showroom mới thì phải tốn các loại chi phí sau : Bảng 3.19. Chi phí để mở một showroom
STT Chi phí trong 1 tháng Ước tính (nghìn đồng)
1 Nhân viên bán hàng 4.500
2 Thuê mặt bằng 9.000
3 Điện, nước 300
4 Chi phí khác 1.000
5 Tổng 14.800
Ngoài ra chi phí vận chuyển ước tính khoảng 30.000 (đồng) / 1 đơn vị sản phẩm, vì vậy sau khi trừ đi tiền vận chuyển công ty sẽ có lợi nhuận khoảng 767.500 (đồng) /
740 760 780 800 820 840 860 880 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 789 796 802 809 815 822 829 835 842 848 855 862
SVTH: Lê Đình Hội Trang 62
1 đơn vị sản phẩm. Vậy nếu trong một tháng showroom bán được hơn 20 sản phẩm thì mới sinh lợi nhuận.
Tuy nhiên nếu mở thêm showroom tại khu vực này ước tính sẽ bán được hơn 20 bộ cửa mỗi ngày, vì đây là nơi tập trung dân cư đông đúc, nhu cầu về nhà ở ngày càng tăng lên, mặt khác showroom có địa điểm gần khu công nghiệp, hiện tại các doanh nghiệp đang đầu tư xây dựng tại đây, đó là cơ hội để chúng ta bán được thêm nhiều sản phẩm, nếu công tác marketing được thực hiện tốt.
Đầu tiên ta có thể thấy là trong thời gian sắp đến thị trường cửa nhựa sẽ có khuynh hướng phát triển, vì vậy để đáp ứng được nhu cầu của thị trường kiến nghị nên mở thêm một showroom nữa, và theo giải pháp tính toán ở trên đã trình bày rõ về địa điểm đặt. Theo tôi đây là một cơ hội tốt để phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng đồng thời mở rộng được vùng phân phối của công ty.
c. Phương pháp phân loại ABC và tồn kho tối ưu EOQ.
Quá trình chúng ta phân loại nguyên vật liệu theo ba loại A,B,C sẽ giúp cho chúng ta có một bức tranh toàn cảnh về tầm quan trọng của các loại nguyên vật liệu để từ đó có thể xây dựng kế hoạch kiểm kê cũng như thu mua các loại nguyên vật liệu này, cụ thể là:
Hình 3.43. Biểu đồ thể hiện tỷ trọng nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu
6%
23%
12%
1% 58%
Tỷ trọng nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu hằng năm (số liệu năm 2013)
Khóa Bản lề Đai nhựa Kính Rân cao su
SVTH: Lê Đình Hội Trang 63
Hình 3.44. Biểu đồ thể hiện tỷ trọng giá trị của nguyên vật liệu
Qua hai biểu đồ trên chúng ta có nhân xét rằng nguyên vật liệu đai nhựa nhu cầu sử dụng hằng năm chỉ 12% nhưng có giá trị lớn nhất chiếm tới 53% tổng giá trị, ngược lại là rân cao su chiếm số lượng lớn nhất trong kho 58% nhưng chỉ chiếm giá trị là 1%, còn các nguyên vật liệu còn lại đều có số lượng trung bình và chiếm giá trị trung bình trong kho, vì vậy ta có thể xây dựng kế hoạch kiểm tra như sau:
Bảng 3.20. Khoảng thời gian kiểm kê nguyên vật liệu
STT Nguyên vật liệu Khoảng thời gian kiểm kê đề xuất
1 Đai nhựa 1 tháng 1 lần
2 Kính Mỗi quý 1 lần
3 Lề Mỗi quý 1 lần
4 Khóa Mỗi quý 1 lần
5 Rân cao su 6 tháng 1 lần
(Nguồn: Theo giáo trình Quản trị sản xuất - GV Lê Đức Tâm – Đại Học Xây Dựng Miền Trung)
Khi chúng ta chọn được một mô hình tồn kho cho nguyên vật liệu thì đó sẽ là một công cụ để chúng ta có thể xác định được tính hiệu quả của việc tồn kho, không những vậy nó còn giúp cho chúng ta có thể hoạch định được kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, hoạch định logistics và cuối cùng là xác định được chi phí tồn trữ cho từng
18%
3%
53% 25%
1%
Tỷ trọng giá trị hàng năm của nguyên vật liệu (số liệu năm 2013) Khóa Bản lề Đai nhựa Kính Rân cao su
SVTH: Lê Đình Hội Trang 64
loại nguyên vật liệu mà công ty đang sử dụng. Theo mô hình EOQ đã xây dựng ở phần mức tồn kho tối ưu thì chúng ta có thể khái quát như sau:
Hình 3.45. Sơ đồ tồn kho nguyên vật liệu đai nhựa
Qua biểu đồ trên ta có thể thấy rằng, điểm đặt hàng tối ưu của nguyên vật liệu đai nhựa là 591 thanh (với 20% tồn trữ an toàn), khoảng cách giữa hai lần đặt hàng là 8 (ngày), khi sản lượng trong kho giảm đến mức 306 thanh thì tiến hành đặt hàng lại với thời gian chờ hàng là 3 (ngày), và chi phí tồn kho tối ưu cho nguyên vật liệu đai nhựa là 12.090.320 (đồng).
d. Tính khả thi và hiệu quả của việc áp dụng phần mềm ERP.
Về mặt chi phí:
Để phân tích tính khả thi của việc áp dụng ERP thì chúng ta sẽ xem xét hai loại chi phí, đó là chi phí mà chúng ta sẽ bỏ ra để áp dụng được phần mềm ERP vào doanh nghiệp so với chi phí mà phần mềm tiết kiệm được cho doanh nghiệp.
Đầu tiên chúng ta sẽ xem xét các loại chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để áp dụng phần mềm ERP vào doanh nghiệp của mình.
SVTH: Lê Đình Hội Trang 65 Bảng 3.21. Chi phí áp dụng ERP STT KHOẢN MỤC CHI PHÍ ƯỚC TÍNH (NGHÌN ĐỒNG)
1 Chi phí đào tạo nhân viên 25.000
2 Chi phí đầu tư phần cứng 50.000
3 Chi phí thuê phần mềm (tháng) 12.000
4 Chi phí thuê chuyên gia tư vấn 10.000
5 Chi phí cho giai đoạn thử nghiệm 5.000
6 Chi phí khác (chi phí phục vụ cho quá trình mua máy…) 5.000
7 Tổng 107.000
Các loại chi phí mà việc áp dụng phần mềm sẽ tiết kiệm được cho công ty: Gồm có hai loại đó là chi phí hữu hình và chi phí vô hình.
Bảng 3.22. Chi phí hữu hình
STT KHOẢN MỤC CHI PHÍ ƯỚC TÍNH (NGHÌN ĐỒNG)
1
Kiểm kê hàng tồn kho
Chi phí bỏ ra để chi trả cho đội kiểm kê (giảm
đi 1 người) 7.500
Chi phí cho nhân viên kiểm tra sổ sách xuất
nhập 2.000
Chi phí thông tin liên lạc 500
Chi phí in ấn, và lưu trữ giấy tờ 200
Các loại chi phí khác 500
2 Mua
hàng
Chi phí cho nhân viên đặt hàng 4.000 Chi phí ký kết hợp đồng (phí phí đi lại, lương
nhân viên ký kết, phụ cấp..vv…) 5.000
SVTH: Lê Đình Hội Trang 66
Chi phí lưu trữ, in ấn các thủ tục 200
3 Sản xuất
Chi phí cho nhân viên lên kế hoạch sản xuất,
phân chia công việc 4.000
Chi phí hoạch định nhu cầu vật tư 4.000
Chi phí nhân viên kiểm soát 5.000
Chi phí thông tin, liên lạc 300
Chi phí in ấn, và lưu trữ giấy tờ 200
4 Bán hàng
Chi phí cho nhân viên quản lý việc phân phối 3.000
Chi phí thông tin, liên lạc 200
Chi phí lưu trữ giấy tờ, in ấn 300
Chi phí để phục vụ cho quá trình hoạch định
logistics 500 5 Thu hồi sản phẩm lỗi
Chi phí thông tin, liên lạc giữa các nhân viên 300
Chi phí lưu trữ giấy tờ 200
Chi phí cho nhân viên tiếp nhận thông tin từ
khách hàng 4.000
6 Tổng 42.400
Nhận xét:
Chi phí mà chúng ta phải bỏ ra để đầu tư cho việc áp dụng là 107.000.000 (đồng), chi phí thuê phần mềm hàng năm là 12.000.000 (đồng), lợi ích mà ERP đem lại cho chúng ta mỗi tháng là 42.400.000 (đồng).
Bảng 3.23. Tính toán hiệu quả của việc đầu tư (năm 2015)
Khoản mục chi phí
Tháng
1 2 3 4 5 6
Đầu tư ban đầu 107.000 Tiền tiết kiệm
được 42.400 42.400 42.400 42.400 42.400 42.400 Tiền thuê phần
mềm 0 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000
Chênh lệch dòng
SVTH: Lê Đình Hội Trang 67
Khoản mục chi phí
Tháng
7 8 9 10 11 12
Đầu tư ban đầu Tiền tiết kiệm
được 42.400 42.400 42.400 42.400 42.400 42.400 Tiền thuê phần
mềm 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000
Chênh lệch dòng
tiền 41.400 41.400 41.400 41.400 41.400 41.400 Qua bảng tính trên ta có thể thấy rằng trong năm đầu tiên khi áp dụng sẽ tiết kiệm được cho công ty 390.800.000 (đồng), từ năm thứ hai trở về sau sẽ tiết kiệm được cho công ty một khoảng chi phí là 496.800.000 (đồng).
Ngoài ra khi chúng ta áp dụng phần mềm ERP vào doanh nghiệp thành công sẽ làm cho công ty giảm được một số loại chi phí không thể ước tính được như:
Chi phí cơ hội: Là chi phí mất đi do chúng ta dùng tiền để phục vụ cho các quá trình quản lý, nếu việc áp dụng thành công sẽ làm giảm được đáng kể các loại chi phí này.
Chi phí thiệt hại do sai lệch thông tin: Là các loại chi phí mà công ty phải bỏ ra mà nguyên nhân là do sai lệch thông tin (chi phí bồi thường hợp đồng…)
Chi phí chờ đợi: Là việc chúng ta phải trả những khoảng chi phí do việc chờ đợi thông tin, nguồn lực chưa được khai thác một cách hiệu quả, thời gian xử lý và trao đôit thông tin còn chiếm nhiều, phần mềm ERP sẽ giúp cho luồng thông tin trong doanh nghiệp được thúc đẩy một cách nhanh chóng, chính xác và đúng đối tượng cần sử dụng.
Về mặt thời gian:
Thời gian của các quá trình như: Thu mua nguyên vật liệu, sản xuất, kiểm kê kho, sản xuất, phân phối và cuối cùng là thu hồi sản phẩm lỗi trước và sau khi áp dụng phần mềm ERP sẽ được khái quát như sau.
SVTH: Lê Đình Hội Trang 68
Bảng 3.24. Thống kê thời gian
STT QUÁ TRÌNH
THỜI GIAN TRƯỚC KHI ÁP DỤNG PHẦN MỀM ERP
(NGÀY)
THỜI GIAN SAU KHI ÁP DỤNG PHẦN MỀM ERP (NGÀY)
1 Thu mua nguyên vật liệu 4 1/2
2 Kiểm kê kho 3 1
3 Sản xuất 4 1
4 Phân phối sản phẩm 4 1
5 Thu hồi sản phẩm lỗi 4 1/2
Qua bảng kết quả trên chúng ta có thể thấy rằng sự nhanh chóng trong việc trao đổi thông tin khi áp dụng phần mềm ERP vào các quá hoạt động của doanh nghiệp, quan trọng hơn nữa là các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp đều có thể lấy thông tin mà mình cần nếu trong quyền hạn cho phép, vì vậy thông tin sẽ được đưa đến đúng đối tượng, tránh được sự dư thừa thông tin, và phần mềm còn giúp lược bỏ được một số công đoạn không cần thiết làm cho các quá trình của doanh ngiệp được hoàn thiện hơn.
Từ kết quả trên chúng ta có thể quy về chi phí như sau: Bảng 3.25. Quy đổi thời gian thành chi phí
STT Quá trình Số nhân viên quản lý (người) Lương 1 ngày làm việc (1000 đ) Thời gian tiết kiếm được (ngày) Số tiền tiết kiệm được (1000 đ)
1 Thu mua nguyên vật liệu 2 200 3,5 1.400
2 Kiểm kê kho 3 200 2 1.200
3 Sản xuất 3 200 3 1.200
4 Phân phối sản phẩm 2 200 3 1.200
5 Thu hồi sản phẩm 2 200 3,5 1.400
6 TỔNG 15 7.000
Như vậy việc áp dụng phần mềm đã làm lợi cho công ty một khoảng tiền
7.000.000 (đồng) chúng ta có thể xem đây là chi phí thời gian mà chúng ta có thể tiết kiệm được khi thực hiện một chu trình sản xuất.
SVTH: Lê Đình Hội Trang 69 CHƯƠNG 4
ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ 5S VÀO QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT CỬA NHỰA