Nhu cầu thực tế của việc phát triển, ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại trong mọi lĩnh vực sản xuất, quản lý kinh tế và văn hoá của đất nước ta hiện nay là rất to lớn. Và việc đáp ứng một cách tích cực các nhu cầu đó sẽ mang lại những đóng góp quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, trong bối cảnh phát triển của thế giới hiện đại. Để thực hiện mục tiêu này trước tiên phải chú trọng từ cơ sở, đó là việc phải xây dựng một văn phòng trong mọi cơ quan, tổ chức phải đủ mạnh vì văn phòng được xem là đầu não của cơ quan, tổ chức, nó có vị trí cực kỳ quan trọng trong mỗi cơ quan. Trong đó phải luôn chú trọng vào việc đầu tư, xây dựng, củng cố việc “Hiện đại hoá” công tác văn phòng để không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, đóng góp cho thắng lợi của cơ quan, đơn vị. Có lẽ chính vì vậy mà trong thời gian gần đây thường xuất hiện các cụm từ “Văn phòng điện tử” “Văn phòng không giấy” hay “Công nghệ văn phòng” để mô tả một văn phòng hiện đại.
Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT NGUYÊN NGỮ TS Tiến sĩ QTVP – TTTV Qủan trị văn phòng – Thông tin thư viện TĐ – KT Thi đua – Khen thưởng NC – TVKH Nghiên cứu – Tư vấn khoa học NCPL Nghiên cứu pháp luật TTTV – TGPL Trung tâm tư vấn - Trợ giúp pháp lý KHPL Khoa học pháp lý KDQT Kinh doanh quốc tế MỤC LỤC –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC . LỜI MỞ ĐẦU . CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Khái niệm đại hoá công tác văn phòng 1.2. Sự cần thiết phải đại hoá công tác văn phòng 1.3. Nội dung đại hoá công tác văn phòng 1.3.1. Trang thiết bị kỹ thuật . 1.3.2. Công tác văn thư – lưu trữ . 1.3.3. Xử lý thông tin . 14 1.3.4. Tổ chức máy làm việc 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM . 18 2.1. Quá trình hình thành phát triển Hội luật gia Việt Nam . 18 2.2. Mục đích, nhiệm vụ, quyền hạn Hội luật gia Việt Nam 19 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 2.2.1 Mục đích . 19 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn Hội luật gia Việt Nam 20 2.2.3. Tổ chức máy Hội luật gia Việt Nam 20 2.3. Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Hội luật gia Việt Nam . 22 2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ . 22 2.3.1.1. Chức . 22 2.3.1.2. Nhiệm vụ 22 2.3.2. Tổ chức máy văn phòng Hội luật gia Việt Nam 23 2.4. Thực trạng công tác văn phòng văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam 25 2.4.1. Công tác văn thư – lưu trữ . 25 2.4.2. Xử lý thông tin . 29 2.4.3. Tổ chức lao động văn phòng 30 2.4.4. Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phòng 32 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM . 35 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 3.1. Nhận xét chung . 35 3.3.1.Nhận xét chung hoạt động Hội luật gia Việt Nam 35 3.1.2. Nhận xét hoạt động văn phòng Hội luật gia Việt Nam 37 3.2. Một số giải pháp nhằm đại hoá công tác văn phòng 39 3.2.1. Đầu tư trang thiết bị đa phục vụ cho công tác văn phòng . 39 3.2.2. Tổ chức nhân 41 3.2.3. Bố trí nơi làm việc cách khoa học, hợp lý 43 3.2.4. Đẩy mạnh việc áp dụng tiếu chất lượng hoạt động chung công tác văn phòng . 44 3.2.5. Hiện đại hoá công tác quản lý văn 45 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO . 47 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– LỜI MỞ ĐẦU Cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn sôi động tác động sâu sắc, trực tiếp đến mặt hoạt động kinh tế, văn hoá, xã hội quốc gia giới, có nước ta. Mở thời kỳ nhân loại bước vào kỷ XXI. Với kết kỳ diệu cách mạng công nghệ thông tin đại kinh tế giới có biến động vô mạnh mẽ. Đó chuyển biến từ văn minh công nghiệp lên văn minh thông tin trí tuệ. Tuy nhiên với xu “ Toàn cầu hoá” tác động lan toả nhanh chóng đến khắp nước giới. Ở Việt Nam từ gia nhập WTO ( tổ chức thương mại giới ) tất lĩnh vực, ngành nghề có bước chuyển biến lớn. Xu “ Toàn cầu hoá” tạo hội to lớn cho việc phát triển đồng thời tạo thách thức gay gắt cho nước phát triển nói chung nước ta nói riêng công tìm đường công nghiệp hoá, đại hoá kinh tế xã hội mình. Nhu cầu thực tế việc phát triển, ứng dụng khoa học công nghệ đại lĩnh vực sản xuất, quản lý kinh tế văn hoá đất nước ta to lớn. Và việc đáp ứng cách tích cực nhu cầu mang lại đóng góp quan trọng nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá đất nước, bối cảnh phát triển giới đại. Để thực mục tiêu trước tiên phải trọng từ sở, việc phải xây dựng văn phòng quan, tổ chức phải đủ mạnh văn phòng xem đầu não quan, tổ chức, có vị trí quan trọng quan. Trong phải trọng vào việc đầu tư, xây dựng, củng cố việc “Hiện đại hoá” công tác văn phòng để không ngừng nâng cao hiệu hoạt động văn phòng, đóng góp cho thắng lợi quan, đơn vị. Có lẽ mà thời gian gần thường xuất cụm từ “Văn phòng điện tử” “Văn phòng không giấy” hay “Công nghệ văn phòng” để mô tả văn phòng đại. Như ta thấy hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng kết hoạt động quan, đơn vị, tổ chức. Văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam vậy, có vị trí lớn trình hoạt động phát triển Hội. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Văn phòng tổ chức khoa học, hợp lý, trang bị đầy đủ phương tiện công nghệ đại giúp việc triển khai công việc thuận lợi, đem lại lợi ích kinh tế nâng cao chất lượng, hiệu công việc. Từ vấn đề cần nâng cao hoạt động văn phòng Hội luật gia Việt Nam, đồng thời nhận thức tầm quan trọng vấn đề đại hoá công tác văn phòng. Trong trình thực tập Hội luật gia Việt Nam em tâm đắc sâu vào chuyên đề “Hiện đại hoá công tác văn phòng văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp mình. Báo cáo tốt nghiệp em phần mở đầu phần kết luận gồm có chương: Chương 1: Những lý luận đại hoá công tác văn phòng chương 2: Thực trạng đại hoá công tác văn phòng văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam. Chương 3: Một số giải pháp nhằm đại hoá công tác văn phòng văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam. Trong trình thực khoá luận em hướng dẫn, bảo tận tình thầy giáo hướng dẫn: TS: Lê Văn Chiến, toàn thể lãnh đạo, cán công nhân viên văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam. Qua em xin bày tỏ lòng lòng biết ơn chân thành đến người tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực báo cáo này! –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– CHƯƠNG NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Sự tồn tất yếu văn phòng Bất kỳ tổ chức tồn hướng đến mục tiêu định. Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài . tuỳ thuộc vào tính chất hoạt động mà lĩnh vực mà tổ chức tham gia môi trường tồn tổ chức. Muốn đạt mục tiêu tổ chức cần quản trị khoa học, hợp lý. Các nhà quản trị phải định hướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt yếu tố cấu thành theo cấu định điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề cho tổ chức. Như nhà quản trị phải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, quy mô trình độ phát triển tổ chức tăng cường. Để định mục tiêu phát triển điều hành tổ chức hoạt động theo mục tiêu, quản trị phải có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm yếu tố có tổ chức tác động môi trường đến trình thực mục tiêu. Không dừng lại chỗ có thông tin, nhà quản trị cần phải xử lý tổng hợp thông tin thu thập để tạo thông tin hữu ích cho việc định. Đồng thời họ phải chuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng mình. Nếu để nhà quản trị tham gia vào hoạt động thu, xử lý tổng hợp thông tin hội định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt động chung tổ chức. Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, xác kịp thời, tổ chức hình thành máy văn phòng để trợ giúp nhà quản trị việc thu, xử lý, bảo quản, chuyển tải sử dụng thông tin đảm bảo định đảm bảo điều kiện vật chất cho nhà quản trị hoạt động. Như văn phòng phận thiếu quan đơn vị nào, dù quan đơn vị có hoạt động lĩnh vực văn phòng công cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt động điều hành quản lý. Văn phòng đóng vai trò định hoạt động quan đơn vị nên việc tổ chức văn phòng phải nghiên cứu, xếp cho hợp lý nhất. Văn phòng tồn tất yếu khách quan theo yêu cầu nhà quản trị. Tuỳ theo tính chất, quy mô –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hoạt động tổ chức mà văn phòng thành lập theo hình thức phù hợp. 1.2. Khái niệm văn phòng Văn phòng tồn găn với loại hình, cấu tổ chức để trợ giúp cho nhà quản trị nên việc xác định phạm vi độc lập văn phòng mang tính chất tương đối. Trên sở xác định văn phòng theo cách sau đây: - Theo nghĩa rộng: ( hay gọi văn phòng toàn ) văn phòng bao gồm toàn bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao đến sở với nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức; bao gồm toàn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức. Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mô lớn thành lập văn phòng( ví dụ văn phòng Quốc Hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng tổng công ty .) quan đơn vị có quy mô nhỏ văn phòng thường phòng hành tổng hợp. - Theo nghĩa hẹp: (hay gọi văn phòng chức năng) bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao; phận cầu thành cấu tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại. Dù theo nghĩa văn phòng thực thể tồn khách quan có hệ thống cấu tổ chức điều hành theo mục tiêu định. Nhưng thông thường văn phòng tồn theo nghĩa hẹp chấp thuận nhiều để tránh trùng lắp với tổ chức( quan, đơn vị .) việc xác định chức năng, nhiệm vụ, địa vị pháp lý văn phòng. Mặc dù văn phòng thể hiểu theo nhiều cách khác có đặc điểm chung là: + Văn phòng máy tổ chức thích hợpvới đặc điểm cụ thể quan. Ở quan đơn vị có quy mô lớn máy văn phòng gồm nhiều phận với số lượng cán nhân viên cần thiết để thực –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hoạt động; quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giản văn phòng gọn nhẹ mức tối thiểu. + Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với sở vật chất định. Quy mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào quy mô hoạt động công tác văn phòng. Với cách tiếp cận thấy tiếp cận theo cách chức bao quát mà khái niệm văn phòng khái quát sau: Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa văn phòng 1.3.1. Chức văn phòng Văn phòng thực thể tồn khách quan có điều kiện tồn thực thể nào, thông qua môi trường đặc trưng mà tồn tại. Sự tồn phát triển tuỳ theo quy mô tính chất hoạt động quan đơn vị mà tổ chức văn phòng hình thành lớn nhỏ khác nhau. Nhưng dù tổ chức theo cách văn phòng phải gắn liền với việc thực ba chức sau: Chức tham mưu Trong hoạt động quan đơn vị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan chủ quan, có yếu tố chủ quan thuộc người quản lý, muốn định mang tính khoa học, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp. Những ý kiến văn phòng chọn lọc cung cấp thông tin cho lãnh đạo định quản lý, từ hình thành hoạt động tham mưu. Chức tham mưu chức nghiên cứu văn bản, quy định nhà nước ngành, nắm bắt kịp thời thông tin liên quan đến lĩnh vực hoạt động quan để tham mưu cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo đề định đạo, điều hành công việc; đưa phương án quản lý giúp cho hoạt động quan ngày hiệu hơn. Hoạt động cần thiết tỏ hữu hiệu mang tính chuyên vấn tính chuyên sâu trường hợp trợ giúp lãnh đạo. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Chức tham mưu thể nhiệm vụ cụ thể xây dựng quy chế làm việc tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức đề án; kiến nghị xử lý vấn đề thuộc chức lãnh đạo quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục, thể thức văn . Chức tổng hợp Từ kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược lĩnh vực, đối tượng mà văn phòng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định, mang lại hiệu thiết thực cho công tác quan đơn vị. Trong công tác văn phòng thông tin đầu vào đóng vai trò quan trọng. Việc thu thập thông tin xử lý thông tin phục vụ cho việc dự báo vấn đề xảy trình hoạt động quan đơn vị, giúp lãnh đạo có định đắn để kịp thời xử lý công việc. Bên cạnh công tác thông tin giúp lãnh đạo phân tích liệu thông số để vạch chiến lược quan trọng lâu dài kế hoạch trung hạn ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu hoạt động. Trong văn phòng, chức thông tin tổng hợp tác dụng thiết thực đến chức tham mưu mà có vai trò thành công hay thất bại quan đơn vị. Chính ỳ nghĩa to lớn chức này, nên quan, đơn vị luôn phải quan tâm củng cố đại hoá công tác văn phòng. Chú trọng đầu tư trang thiết bị thông tin điện tử, hệ thống máy tính nối mạng internet , để đáp ứng với phát triển không ngừng lưu lượng thông tin ngày phong phú đa dạng nay. Chức hậu cần Bất kỳ quan tổ chức muốn vào hoạt động bỏ qua bước đầu quan trọng chuẩn bị yếu tố sở vật chất như: Nhà xưởng, trang thiết bị, tài phương tiện. Ngoài phải thực tổ chức họp, chuyến công tác cho lãnh đạo công tác lễ tân, tiếp khách. Những điều kiện trang thiết bị công tác thuộc hoạt động hậu cần công tác văn phòng. Hậu cần thường công việc dịch vụ tạo sở vật chất để cán nhân viên thực nhiệm vụ họ, tăng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– công tác, họp giờ; không sử dụng xe ôtô sai mục đích công tác dùng vào việc riêng, cá nhân có nhu cầu xe phải lãnh đạo cho phép đồng ý sử dụng xe. - Lái xe phạm luật giao thông, để xảy thiệt hại tài sản phải chịu trách nhiệm bồi thường, khách quan xảy hư hỏng phải sửa chữa quan chịu chi phí thiệt hại đó. Lái xe có nhiệm vụ báo cáo số km xe để đề nghị cấp xăng. Nhìn chung tất cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phòng nghiêm chỉnh thực quy định CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM 3.1. Nhận xét chung 3.1.1. Nhận xét chung hoạt động Hội luật gia Việt Nam - Ưu điểm: + Kể từ thành lập nay, qua 50 năm hoạt động trưởng thành. Hội luật gia Việt Nam tập hợp, đoàn kết rộng rãi người làm công tác pháp luật quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội, người hành nghề luật sư, tư vấn pháp luật, phát huy tiềm trí tuệ luật gia việc xây dựng bảo vệ Tổ quốc + Hội Luật gia Việt Nam có nhiều cố gắng, tham gia vào việc phát huy quyền làm chủ nhân dân, đổi hệ thống pháp luật, xây dựng Nhà nước pháp quyền Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Nhiều luật gia Việt Nam gương mẫu việc chấp hành pháp luật Nhà nước. + Tích cực tham gia vào hoạt động xây dựng pháp luật, tuyên trưyền giáo dục pháp luật, đưa pháp luật vào đời sống, tư vấn pháp luật, hoà giải sở hoạt động phòng, chống tội phạm. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 51 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– + Hội tích cực mở rộng quan hệ hợp tác với tổ chức luật gia nước khu vực giới, góp phần thực sách đối ngoại Đảng Nhà nước. - Nhược điểm: + Không có quy định việc ban chấp hành hội cấp Trung ương, cấp Tỉnh cấp huyện phải có đại diện chi hội trực thuộc. Đây yêu cầu chung hội luật gia nước khác giới. Không có người đại diện ban chấp hành làm giảm liên hệ phối hợp hội với chi hội trực thuộc. + Đôi có nhiều trùng lắp hoạt động hội hoạt động tổ chức mà hội viên công tác. Điều cho thấy mức độ hoạt động mà Hội Luật gia Việt Nam tổ chức thấp. + Mặc dù có đông đảo số lượng, đa dạng nghề nghiệp pháp lý hội viên Hội Luật gia Việt Nam phân bổ không đồng địa phương nước ngành, cấp. Tỷ lệ hội viên tập trung cao quauaTrung ương Hội, chi hội trực thuộc Trung ương Hội hai thành phố lớn Hà Nội Thành Phố Hồ Chí Minh. Nhiều Tỉnh, Thành hội không đủ nhân lực chuyên trách thường xuyên để thực nhiệm vụ Hội. + Tỷ lệ hội viên có tuổi đời cao chiếm đa số cấu hội viên Hội. Dù với bề dày kinh nghiệm, hoạt động thực tiễn phong phú điều kiện sức khoẻ nhanh nhạy khó khăn hội viên đó. + Về nguồn nhân lực Hội, đại đa số Hội viên đến công tác Hội Luật gia Việt Nam chưa trải qua kinh nghiệm công tác Hội. Cho dù với đầy đủ nhiệt tình công tác khó khăn lớn Hội viên. Một phận Hội viên, chuyển sang công tác Hội giữ phong cách quản lý hành chính, thói quen chờ việc, thiếu lực quy tụ, kiên trì vận động, thuyết phục để tranh thủ lãnh đạo cấp uỷ Đảng, hỗ trợ quan nhà nước hợp tác đoàn thể khác tập hợp tận dụng đóng góp chuyên gia + Tổ chức hoạt động Hội luật gia Việt Nam chưa tạo dựng chế điều hành thông suốt, hệ thống thông tin chế độ báo cáo –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 52 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– xử lý thông tin, báo cáo có hiệu quả. Chế độ giao ban khu vực Hội chưa tiến hành đặn chưa chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo; chủ trương cấp phát mua báo, tạp chí Hội chưa thực nghiêm túc, nhiều chủ trương, quan điểm Trung ương, kinh nghiệm đa dạng địa phương không chuyển tải chia sẻ kịp thời; Cơ chế phối hợp công tác Trung ương Hội cấp Hội địa phương Hội địa phương với thiếu. Do đó, nguồn nhân lực chuyên môn Hội vốn phân bổ không đồng không triệt để tận dụng, điều phối hỗ trợ lẫn hệ thống Hội. - Những vấn đề cần giải để khắc phục hạn chế trên: + Ở cấp Trung ương, cấu quản lý Hội Luật gia Việt Nam cần phải đơn giản hóa trùng lắp vai trò ban chấp hành (chấp hành, thường vụ, thường trực) tạo mâu thuẫn liên quan đến quan quản lý mà kết qiả trình định chậm không hiệu quả. + Cần có phân công rõ ràng cấp Hội từ Trung ương chi Hội sở. + Các chi Hội sở cần phải thường xuyên theo dõi nắm bắt đạo cấp để thực nhiệm vụ chung Hội. + Cần xây dựng trụ sở rộng lớn để phù hợp với hoạt động tổ chức máy quản lý Hội. + Một số nhu cầu Hội Luật gia Việt Nam tăng nguồn thu cho tất cấp hội từ nguồn mang tính chất dài hạn. Không đảm bảo tài chính, Hội Luật gia Việt Nam thực chức cách có hiệu đáp ứng yêu cầu hội viên. Sự thiếu hụt ngân sách ảnh hưởng đến tất các mặt hoạt động Hội Luật gia Việt Nam, bao gồm khả trì văn phòng có hiệu để hỗ trợ cho hoạt động tổ chức hoạt động để thông tin, tham gia giúp đỡ cho hội viên. + Nâng cao lực quản lý Hội: Nếu chí Hội Luật gia Việt Nam có đủ nguồn tài điểm yếu quản lý hội đội ngũ cán cản trở Hội Luật gia Việt Nam nâng cao lực. Thách thức lớn –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 53 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Hội Luật gia Việt Nam số lượng chất lượng đội ngũ nhân viên…Hội cần “những cán trẻ có đam mê với hoạt động Hội”. + Một vấn đề quan tâm lớn Hội Luật gia Việt Nam việc cải thiện hình ảnh nâng cao hiệu hoạt động hội muốn công nhận nhân tố chủ chốt hệ thống tư pháp Việt Nam. 3.1.2. Nhận xét hoạt động Văn phòng - Ưu điểm: Văn phòng Hội Luật gia Việt Nam thực đầy đủ chức năng: tổng hợp, tham mưu, hậu cần xem trọng chức này. + Thường xuyên thu thập, phân tích, quản lý, cung cấp thông tin, tham mưu cho lãnh đạo để lãnh đạo định kịp thời đắn. + Trang thiết bị trang bị đầy đủ, tất nhân viên có máy vi tính riêng trừ phận bảo vệ phục vụ. Ngoài văn phòng trang bị máy chiếu, máy in, máy photo, máy fax . vật dụng văn phòng. + Văn phòng bố trí chuyên nghiệp, sáng sủa, khoa học. Văn phòng có đủ ánh sáng thiên nhiên bóng đèn đủ độ sáng cho phép thực công việc, bàn làm việc phận có vách ngăn tạo điều kiện làm việc yên tĩnh cho nhân viên văn phòng. + Các nhân viên văn phòng làm việc nhiệt tình chăm chỉ, đào tạo tốt có trình độ chuyên môn, tất tốt nghiệp đại học trở lên. + Đối với chức hậu cần văn phòng Hội hoạt động tốt từ khâu tiếp, đón khách, đối nội, đối ngoại, đến việc tổ chức họp, hội thảo, chuẩn bị điều kiện để lãnh đạo công tác. - Nhược điểm: + Do diện tích văn phòng hẹp phòng hội trường đặt cửa vào Văn phòng Hội nên có họp hay hội nghị việc lại nhân viên văn phòng bất tiện. + Cũng cấu văn phòng nhỏ nên chức chưa phân định cách rõ ràng. Có nhân viên lễ tân phải quét dọn, pha trà mà có –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 54 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– nhân viên văn thư phải tiếp khách, phận quản lý phải quản lý nhiều việc . - Những vấn đề cần giải để khắc phục hạn chế trên: + Giải pháp người quản lý cần phân công rõ ràng chức cá nhân phận văn phòng, theo dõi đôn đốc việc thực chức cho có hiệu quả. Không cần chuyên môn hoá sâu mà cần giao cho đối tượng cụ thể quản lý mảng cụ thể. + Văn phòng Hội cần tăng cường chức tổng hợp đặc biệt tăng cường chức tham mưu. Vì có Văn phòng Hội đơn vị trung tâm toàn Hội nắm giữ nhiều thông tin đầu vào, đầu thông tin nội có khả tổng hợp tham mưu cho cấp lãnh đạo ý kiến xác kịp thời có hiệu nhất. Để ngày khẳng định tầm quan trọng vị trí văn phòng phải không ngừng phát huy khả hoạt động công tác tham mưu, tổng hợp. + Việc phân chia chức cho cá nhân phận cần nghiên cứu kỹ lưỡng dực nhu cầu thực tế Văn phòng Hội Hội. Nếu cần người lãnh đạo phải thay đổi chức cá nhân phận cho phù hợp. + Việc theo dõi đôn đốc việc thực phận thực chức phân định quan trọng, thực điều tăng tính chuyên môn công tác văn phòng từ tăng hiệu công việc. Cần thiết phải thường xuyên giám sát, rút kinh nghiệm, thay đổi cho phù hợp điều kiện cụ thể công việc khả nhân viên. 3.2. Một số giải pháp vấn đề đại hoá công tác văn phòng Hội luật gia Việt Nam Qua thời gian thực tập văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam giúp đỡ tận tình ban lãnh đạo, toàn thể cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phòng. Cùng với kiến thức trang bị trường vận dụng vào công tác văn phòng, em xin mạnh dạn đề suất số biện pháp nhằm đại hoá công tác văn phòng Hội luật gia Việt Nam. 3.2.1. Đầu tư trang thiết bị đa phục vụ cho công tác văn phòng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 55 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Để nâng cao chất lượng công tác văn phòng vấn đề mấu chốt cần ban lãnh đạo Hội nói chung văn phòng nói riêng quan tâm. Trong trình tìm hiểu em xin có vài ý kiến để tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào văn phòng Hội sau: Trước tiên lãnh đạo Hội văn phòng cần có phương án đạo phòng, ban xây dựng công trình ứng dụng công nghệ thông tin toàn phòng ban nhanh chóng triển khai việc áp dụng quy trình để theo kịp trình độ phát triển công nghệ thông tin nay. Muốn làm điều này, đội ngũ cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phòng cần không ngừng trau dồi kiến thức công nghệ thông tin, thường xuyên cập nhật, tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin thông qua phương tiện thông tin đại chúng như: đài, mạng internet, báo, sách .có kịp thời nắm bắt nhu cầu ngày cao công việc. Tiếp đó, tiến hành đầu tư trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng như: đầu tư hệ thống máy tính thiết bị phụ trợ cho việc nối mạng nội Lan mạng diện rộng Wan. Trong văn phòng nay, hầu hết phòng ban trang bị máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng. Đây điều thuận lợi cho việc nâng cao hiệu làm việc nhân viên văn phòng, tạo điều kiện cho trình trao đổi thông tin liên lạc phòng ban văn phòng với nhau. Xong thời gian sử dụng lâu số máy tính văn phòng không mới, nhiều xẩy cố gây cản trở đến công việc nhân viên, chuyên viên. Để khắc phục hạn chế văn phòng cần trọng việc mua sắm số máy tính thay cho máy tính cũ. Bên cạnh lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch mua sắm thêm số máy móc cần thiết máy fax, máy in, máy huỷ tài liệu tính chất công việc văn phòng nên cần đầu tư thêm loại máy để phục vụ cho công tác văn phòng tốt hơn. Cần thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ cho máy móc thiết bị văn phòng. Bên cạnh cần đào tạo, bồi dưỡng, chuẩn bị, đội ngũ cán có đủ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ công nghệ để sử dụng thiết bị đại, ứng dụng tiến công nghệ thông tin; bồi dưỡng kiến thức công nghệ thông tin cho cán văn phòng. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 56 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Trang bị cho lãnh đạo văn phòng máy máy vi tính cài đặt phần mềm quản lý phục vụ đắc lực cho công tác điều hành quản lý hoạt động nhân viên quyền hàng ngày mà không cần lại thời gian công sức. Đối với phận văn thư, lưu trữ cần trang bị phần mềm quản lý tài liệu. Đây điều quan trọng trang bị phần mềm phận văn thư giảm thiểu thời gian tra tìm quản lý tài liệu, cho phép giảm tối đa không gian, diện tích cất giữ tài liệu. Mỗi máy vi tính cán lãnh đạo, nhân viên, chuyên viên văn phòng cần cài đặt mật riêng để không xảy tình trạng tiết lộ thông tin bảo vệ thông tin quan cách an toàn hiệu nhất. Việc đầu tư mua sắm trang thiết bị văn phòng cần thiết trang thiết bị đầy đủ, phương tiện đại góp phần không nhỏ vào việc bảo vệ sức khoẻ cho cán văn phòng, đồng thời tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc nhân viên văn phòng. Xong văn phòng tuỳ thuộc vào điều kiện mà lãnh đạo văn phòng cần cân nhắc việc đầu tư trang thiết bị cho phù hợp để tránh lãng phí nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu Hội từ ngân sách Nhà nước cấp. 3.2.2. Tổ chức nhân Chất lượng hoạt động người yếu tố định chất lượng công việc, để nâng cao chất lượng công tác văn phòng vần đề nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác văn phòng phải coi nhân tố định tới việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng Hội. Để tạo lực lượng cán có chất lượng quan Nhà nước nhiều vấn đề đặt cần phải giải quyết. Thực trạng đội ngũ cán văn phòng Hội luật gia thực trạng chung quan Nhà nước. Để hạn chế số tồn chất lượng hoạt động đội ngũ cán làm công tác văn phòng Hội luật gia cần phải giải số vấn đề sau: Trong thời đại bùng nổ thông tin ngày nay, việc trao đổi tìm hiểu thông tin qua mạng trở nên thông dụng phổ biến. Chính vậy, Trung ương Hội cần xây dựng websize riêng để giới thiệu trình hình thành –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 57 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hoạt động mình. Vấn đề phận văn phòng Hội triển khai thực hiện. Văn phòng tương lai đón nhận nhà quản trị văn phòng thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Ngoài phải nhân viên có trình độ ngoại ngữ giỏi, sử dụng thành thạo máy vi tính công nghệ thông tin. Cần thay đổi nhận thức nhân viên văn phòng vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ công tác văn phòng hoạt động chung quan, từ giúp họ thấy vị trí tầm quan trọng để kích thích họ nâng cao lực sáng tạo, tạo động hoạt động quan. Trong xu nay, nhu cầu phát triển mà tổ chức hoạt động văn phòng có hiệu chất lượng. Từ yêu cầu công việc, nhu cầu trình độ chuyên môn mà cần phải xếp cán cho hợp lý, tránh để xảy tình trạng làm việc không chuyên môn. Những công việc thường xuyên tiếp xúc với thông tin, công văn, giấy tờ hoạt động nghiệp vụ khác nên bố trí đảm bảo cân đối công việc khả năng, nhằm mục đích tạo động lực thúc đẩy hoạt động, bảo đảm thời gian nâng cao hiệu qủa công việc . Văn phòng tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ lực có trình độ chuyên môn cao để gánh vác công việc. Vì khối lượng công việc văn phòng Trung ương Hội nhiều, nguồn nhân lực thiếu dẫn đến tình trạng nhiều lãnh đạo phải kiêm nhiệm thêm nhiều việc. Muốn thực điều văn phòng cần có kế hoạch thu hút cán trẻ có lực thực thụ, động viên khuyến khích cán lâu năm có kinh nghiệm chuyên môn trọng vào đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực trẻ, để đảm bảo triển khai công việc vừa mang lại hiệu qủa kinh tế, vừa đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ. Văn phòng nên khuyến khích việc học ngoại ngữ, tin học cho chuyên viên nhân viên văn phòng Với văn phòng đại, cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên quản lý công việc văn phòng có nhiều thay đổi. Do cán công nhân viên, chuyên viên văn phòng Hội luật gia Việt Nam cần trọng bồi dưỡng nâng cao đào tạo. Hàng năm phân tích đánh giá thực trạng trình độ cán bộ, đối chiếu với yêu cầu công tác để xây dựng lại –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 58 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– máy theo hướng tiêu chuẩn hoá, đồng thời cần có hình thức khen thưởng, kỷ luật kịp thời để khuyến khích cán công nhân viên. Lãnh đạo Hội luật gia Việt Nam nói chung lãnh đạo văn phòng nói riêng cấn quan tâm tới việc bố trí, sử dụng cán làm công tác văn phòng. Công tác văn phòng cần phải đánh giá mức từ bố trí cán hợp lý, khoa học, phù hợp với lực, sở trường người. Cần loại bổ tình trạng sử dụng đội ngũ cán thuộc lĩnh vực chuyên môn khác sang đảm nhiệm công tác văn phòng. Công tác cần có người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ quản lý văn phòng. Đối với cán thuyên chuyển sang làm công tác văn phòng trung ương Hội cần có kế hoạch đào tạo, đào tạo lại bồi dưỡng kiến thức quản lý văn phòng, việc mở lớp đào tạo ngắn hạn. Thực tế văn phòng Hội luật gia Việt Nam, cán làm công tác văn phòng phần lớn cán chuyên ngành luật. Xét thấy lãnh đạo Hội cần xây dựng kế hoạch cho cán tham gia bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng. Và để đội ngũ cán bộ, chuyên viên văn phòng tận tâm tận lực với nhiệm vụ giao, hết lòng phục vụ phát triển Hội ban lãnh đạo Hội cần quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần hội viên văn phòng. Vì thực tế mức lương hội viên văn phòng không đảm bảo để họ ổn định sống, yên tâm hoàn thành nhiệm vụ giao. Đồng thời cần quan tâm đến sách phúc lợi, nhu cầu tinh thần hội viên từ tạo cho họ tâm lý thoải mái yên tâm với công việc mình. Hiện văn phòng Hội cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phòng vào qua thường không đeo thẻ quan khó phân biệt gây khó khăn cho việc quản lý, lãnh đạo văn phòng cần xem xét đưa quy định chung cho việc nhân viên vào quan. Đồng thời cần tiến hành thực việc kiểm tra thẻ tự động để tránh tình trạng người làm không quy định. 3.2.3.Bố trí nơi làm việc cách khoa học, hợp lý Việc bố trí nơi làm việc văn phòng Hội luật gia Việt Nam đạt yêu cầu chưa thực khoa học hợp lý. Xét phương diện văn phòng đại lãnh đạo văn phòng Trung ương Hội cần có kế –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 59 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hoạch nghiên cứu, bố trí nơi làm việc cho tiện lợi dễ dàng trình làm việc. Nhìn chung, việc bố trí bàn làm việc văn phòng tương đối thuận tiện, xong vị trí phòng chưa thực hợp lý. Phòng hành quản trị tập chung đông chuyên viên lại bố trí sau hội trường quan, điều thường gây khó khăn cho việc hội trường diễn họp lãnh đạo, hội nghị hay họp giao ban bất tiện cho nhân viên lại có việc cần thiết. Hay phòng nghiên cứu tổng hợp lại bố trí cạnh với phòng văn thư lưu trữ điều gây ảnh hưởng tới việc nghiên cứu cán phòng văn thư lưu trữ thường xuyên phải tiếp nhận công văn tài liệu giấy tờ nên ồn ào. Trong văn phòng, người chủ thể sáng tạo để nâng cao tinh thần làm việc nhân viên văn phòng nên xếp phận có liên quan đến gần tạo tiện lợi trao đổi công việc. Để khắc phục tồn nâng cao chất lượng công việc văn phòng lãnh đạo văn phòng cần trọng đến việc tạo môi trường làm việc khoa học. Vì phòng làm việc cán nhân viên văn phong đủ để xếp trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc. Hướng ngồi chủ yếu quay cửa nên dễ ảnh hưởng tiếng ồn người qua lại. Tại phòng làm việc chuyên viên thường bi ánh sáng trực tiếp chiếu vào nhiều gây cảm giác khó chịu cho nhân viên. Để khắc phục nhược điểm lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch đầu tư hệ thống cửa kính để vừa ngăn ánh sáng trực tiếp, vừa ngăn tiếng ồn với phòng hội trường văn phòng. 3.2.4. Đẩy mạnh việc áp dụng tiêu chất lượng hoạt động chung công tác văn phòng Hội luật gia Việt Nam Các giai đoạn qúa trình áp dụng tiêu chất lượng gồm bước sau: Bước 1: Tìm hiểu lựa chọn tiêu chuẩn Bước 2: Đánh giá thực trạng Hội so sánh với tiêu chuẩn Bước 3: Xây dựng máy tổ chức đạo cho việc áp dụng tiêu chất lượng Bước 4: Thiết lập lập văn hệ thống chất lượng theo tiêu lựa chọn Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn lựa chọn –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 60 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Bước 6: Chuẩn bị đánh giá chứng nhận Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận. Cho đến văn phòng hoàn thành bước trình áp dụng, bước đầu có tính chất thủ tục, chưa tác động trực tiếp đến hoạt động văn phòng. Để thành công bước thứ bước quan trọng nhất, yêu cầu bước là: - Phổ biến cho tất cán công nhân viên văn phòng nhận thức tiêu chuẩn chất lượng. - Thay đổi mô hình quản lý để phù hợp với tiêu chuẩn. - Hướng dẫn cho cán công nhân viên thực theo quy trình, thủ tục viết ra. - Phân rõ trách nhiệm sử dụng tài liệu nào, công cụ, trang bị nào, thực theo chức năng, nhiệm vụ thủ tục mô tả. - Tổ chức đánh giá nội để đánh giá phù hợp hệ thống đề hoạt động khắc phục không phù hợp. Các bước chuẩn bị đánh giá bao gồm: đánh giá trước chứng nhận, lựa chọn tổ chức chứng nhận, chuẩn bị mặt tổ chức nguồn lực để tiến hành đánh giá. Sau tiến hành đánh giá chứng nhận. Bước cuối bước quan trọng, thực tốt bước đảm bảo chất lượng hoạt động Hội thời gian dài. Còn văn phòng cần quan tâm tới bước trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận. Ở giai đoạn cần tiến hành khắc phục vấn đề tồn đánh giá chứng nhận tiếp tục thực hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn để trì không ngừng cải tiến hệ thống chất lượng công tác văn phòng nói riêng hoạt động Hội luật gia Việt Nam nói chung. 3.2.5. Hiện đại hoá công tác quản lý văn Nhu cầu phát triển kinh tế - văn hoá – xã hội Đất nước thúc đẩy hoạt động lĩnh vực quản lý ngày phải soạn thảo xử lý khối lượng văn đồ sộ. Hội luật gia Việt Nam số lượng văn ban hành –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 61 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hàng năm lớn, đại hoá công tác quản lý văn điều cần thiết. Để làm điều văn phòng cần phải lắp đặt trang thiết bị giới hoá, tự động hoá công tác soạn thảo xử lý văn văn phòng Hội. Vì thực chất hoạt động quản lý văn gắn liền với mục đích tra tìm, đặt nhiệm vụ phải thiết kế hệ thống liệu quản lý tự động hoá. Văn phòng nên bước đầu tư mua sắm máy móc thiết bị phục vụ việc nhận, gửi công văn, máy bóc phong bì, huỷ phong bì tự động . hay dùng băng chuyền tự động hệ thống vận chuyển nén để chuyển công văn tài liệu. Văn phòng cần trang bị phần mềm quản lý liệu để tiện cho việc tra tìm phục vụ. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 62 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập văn phòng Hội luật gia Việt Nam, em nhận thấy thực tập khâu quan trọng sinh viên trước tốt nghiệp trường. Vì hội để sinh viên sâu sát vào thực tế, từ rút kinh nghiệm quy báu, bổ ích cho thân, cho công việc mình. Đối với em sau thời gian ngắn ( tháng ) thực tập văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam em thu lượm nhiều kinh nghiệm bổ ích, giúp em làm quen công việc thực tế hoạt động văn phòng hoàn thành báo cáo “ Hiện đại hoá công tác văn phòng Hội Luật gia Việt Nam”. Sau hoàn thành báo cáo này, nhiều thiếu sót em cảm ơn kiến thức mà nhà trường, thầy cô truyền đạt cho em suốt thời gian học tập trường. Những kiến thức tổng quan văn phòng em áp dụng suốt thời gian thực tập, khả có thể. Sau thời gian thực tập em nhận thấy thực tế vô quan trình học tập sinh viên. Bên cạnh em thấy khoảng cách từ lý thuyết đến thực tế lớn. Nhưng ta bỏ qua lý thuyết để đến với thực tế. Vì vậy, qua em mong khoá học sau, bạn sinh viên nắm thật lý thuyết mà thầy cô hết lòng truyền đạt nhà trường tạo điều kiện nhiều cho sinh viên tiếp xúc với thực tế để sinh viên vững vàng sau tốt nghiệp. Nhân em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà trường, thầy cô giáo khoa quản trị văn phòng – thông tin thư viện tạo điều kiện tốt cho em suốt trình học tập. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo hướng dẫn Tiến sĩ Lê Văn Chiến tận tâm hướng dẫn em hoàn thành báo cáo này. Cuối em xin gửi lời cảm ơn tới tập thể cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phòng Hội Luật gia Việt Nam giúp đỡ em nhiều suốt thời gian thực tập vừa qua. Do thời gian thực tập không nhiều, kiến thức hạn chế, báo cáo chắn có thiếu sót em mong nhận đóng góp quý thầy cô để báo cáo em thêm hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 63 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Quản trị văn phòng PGS. TS Nguyễn Hữu Tri chủ biên – NXB Khoa học kỹ thuật Hà Nội 2005. 2. Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng PGS. TS Nguyễn Hữu Tri chủ biên – NXB Thống kê năm 2001 3. Hội Luật gia Việt Nam 50 năm xây dựng phát triển NXB Hồng Đức năm 2005 4. Những văn liên quan đến hoạt động Hội Luật gia Việt Nam NXB Hồng Đức năm 2007 5. Giáo trình Quản trị văn phòng GS. TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (đồng chủ biên ) NXB Lao động xã hội –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 64 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 65 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân Khoa QTVP – TTTV Lớp CĐQTVP3 – K3 –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– + –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 66 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Cao Thị Xuân [...]... cách khoa học và đẩy mạnh việc hiện đại hoá công tác văn phòng 1.4 Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng Hiện đại hoá công tác văn phòng có thể hiểu là ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng Là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hoá vào quy trình nghiệp vụ văn phòng Đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học vào các nghiệp vụ văn phòng, từ Văn thư _Lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông... trong mọi mặt công tác Từ đó khẳng định được vị trí quan trọng của việc hiện đại hoá công tác văn phòng Như vậy do vai trò đặc biệt của văn phòng trong cơ quan, tổ chức và do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ mà chúng ta cần phải hiện đại hoá công tác văn phòng 1.6 Các tiêu chuẩn để đánh giá một văn phòng hiện đại Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền... quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo điều hành, quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Để đạt được mục tiêu cơ bản đó, các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác tổ chức văn phòng theo hướng hiện đại hoá Ngày nay, một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ khá mới mẻ như: Văn phòng điện tử” Văn phòng tự động hoá” hay Văn phòng không... –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– - Phòng tổ chức và hội viên - Phòng hành chính, quản trị Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam Chánh văn phòng Các phó chánh văn phòng Phòng tổ chức và hội viên Phòng hành chính quản trị Phòng nghiê n cứu tổng hợp phòng đối ngoại hình 2.2 Bộ máy tổ chức của văn phòng Hội luật gia Việt Nam Mỗi phòng do chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng kiêm trưởng phòng phụ... thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh, tích cực trang bị vật chất, từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ quan tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng Đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong... Với việc ứng dụng các công nghệ khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làm cho các hoạt động trong văn phòng ngày một khoa học và công nghệ hoá hơn Tất cả các công việc của văn phòng từ công việc văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần đều được hệ thống máy tính và các thiết bị hiện đại hỗ trợ xử lý Hiện nay ngoài việc lưu... bộ văn phòng Trung ương Hội theo quy định của Nhà nước -Thực hiện các nhiệm vụ khác thuộc chức năng của văn phòng Trung ương Hội do chủ tịch, tổng thư ký phân công 2.3.2 Tổ chức bộ máy của văn phòng Trung ương Hội Văn phòng Trung ương Hội do chánh văn phòng phụ trách và các phó chánh văn phòng giúp việc Tổ chức bộ máy của văn phòng Trung ương Hội gồm có: - Phòng nghiên cứu tổng hợp và đào tạo - Phòng. .. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hơn Vì thu thập, xử lý và quản lý thông tin là nhiệm vụ hàng đầu của văn phòng Về nguồn nhân lực trong văn phòng: Một văn phòng hiện đại không dừng lại là các trang thiết bị hiện đại mà cần phải có con người hiện đại mới có thể vận hành điều khiển các trang thiết bị đó Trong văn phòng hiện đại người quản trị văn phòng ngoài tri thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cần trau dồi tri thức kỹ năng,... một văn phòng hiện đại như vậy? Câu trả lời rất đơn giản đó là cần biết ứng dụng cách mạng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng nhằm mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan đơn vị Câu trả lời không khó xong việc thực hiện như thế nào thì hoàn toàn không đơn giản Bởi vì muốn xây dựng một “ Văn phòng không giấy” một “ Văn phòng điện tử” hay nói cách khác muốn xây dựng nên một văn phòng. .. là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan, đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung Tuy nhiên còn tuỳ theo những tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn có những nhiệm vụ cụ thể khác 1.3.3 Ý nghĩa của công tác văn phòng Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ cơ quan đơn vị nào Văn phòng chính là nơi thu thập, . HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6 1.1. Khái niệm về hiện đại hoá công tác văn phòng 6 1.2. Sự cần thiết phải hiện đại hoá công tác văn phòng 6 1.3. Nội dung của hiện đại hoá công tác văn phòng. mạnh việc hiện đại hoá công tác văn phòng. 1.4. Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng Hiện đại hoá công tác văn phòng có thể hiểu là ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng. Là. về hiện đại hoá công tác văn phòng chương 2: Thực trạng về hiện đại hoá công tác văn phòng tại văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hiện đại hoá công tác