Hiện đại hóa công tác văn phòng

Nhu cầu thực tế của việc phát triển, ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại trong mọi lĩnh vực sản xuất, quản lý kinh tế và văn hoá của đất nước ta hiện nay là rất to lớn. Và việc đáp ứng một cách tích cực các nhu cầu đó sẽ mang lại những đóng góp quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, trong bối cảnh phát triển của thế giới hiện đại. Để thực hiện mục tiêu này trước tiên phải chú trọng từ cơ sở, đó là việc phải xây dựng một văn phòng trong mọi cơ quan, tổ chức phải đủ mạnh vì văn phòng được xem là đầu não của cơ quan, tổ chức, nó có vị trí cực kỳ quan trọng trong mỗi cơ quan. Trong đó phải luôn chú trọng vào việc đầu tư, xây dựng, củng cố việc “Hiện đại hoá” công tác văn phòng để không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, đóng góp cho thắng lợi của cơ quan, đơn vị. Có lẽ chính vì vậy mà trong thời gian gần đây thường xuất hiện các cụm từ “Văn phòng điện tử” “Văn phòng không giấy” hay “Công nghệ văn phòng” để mô tả một văn phòng hiện đại.

Nghiên cứu – Tư vấn khoa họcNghiên cứu pháp luật

Trung tâm tư vấn - Trợ giúp pháp lýKhoa học pháp lý

Kinh doanh quốc tế

MỤC LỤC

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1

MỤC LỤC 2

1.3.4 Tổ chức bộ máy làm việc 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 2.2.1 Mục đích 19

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội luật gia Việt Nam 20

2.2.3 Tổ chức bộ máy của Hội luật gia Việt Nam 20

2.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Hội luật gia Việt Nam 22

2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ 22

2.3.1.1 Chức năng 22

2.3.1.2 Nhiệm vụ 22

2.3.2 Tổ chức bộ máy của văn phòng Hội luật gia Việt Nam 23

2.4 Thực trạng về công tác văn phòng tại văn phòng Trung ương

Hội luật gia Việt Nam 25

2.4.1 Công tác văn thư – lưu trữ 25

2.4.2 Xử lý thông tin 29

2.4.3 Tổ chức lao động tại văn phòng 30

2.4.4 Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phòng 32

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HIỆN ĐẠI HOÁ

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI LUẬT GIA VIỆT NAM

35

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 3.1 Nhận xét chung 35

3.3.1.Nhận xét chung về hoạt động của Hội luật gia Việt Nam 35

3.1.2 Nhận xét về hoạt động văn phòng tại Hội luật gia Việt Nam 37

3.2 Một số giải pháp nhằm hiện đại hoá công tác văn phòng 39

3.2.1 Đầu tư các trang thiết bị đa năng phục vụ cho công tác văn

phòng 39

3.2.2 Tổ chức nhân sự 41

3.2.3 Bố trí nơi làm việc một cách khoa học, hợp lý 43

3.2.4 Đẩy mạnh việc áp dụng các chỉ tiếu chất lượng đối với hoạt

động chung và đối với công tác văn phòng 44

3.2.5 Hiện đại hoá công tác quản lý văn bản 45

KẾT LUẬN

46

TÀI LIỆU THAM KHẢO

47

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

LỜI MỞ ĐẦU

Cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra sôi động hiện nay đang tácđộng sâu sắc, trực tiếp đến mọi mặt hoạt động kinh tế, văn hoá, xã hội của cácquốc gia trên thế giới, trong đó có nước ta Mở ra một thời kỳ mới khi nhân loạibước vào thế kỷ XXI Với các kết quả kỳ diệu của cuộc cách mạng công nghệthông tin hiện đại nền kinh tế thế giới đang có sự biến động vô cùng mạnh mẽ

Đó là sự chuyển biến từ nền văn minh công nghiệp lên nền văn minh thông tin

và trí tuệ Tuy nhiên với xu thế “ Toàn cầu hoá” như hiện nay đã tác động và lantoả nhanh chóng đến khắp các nước trên thế giới Ở Việt Nam cũng vậy từ khigia nhập WTO ( tổ chức thương mại thế giới ) tất cả các lĩnh vực, các ngànhnghề đều có những bước chuyển biến rất lớn Xu thế “ Toàn cầu hoá” đã tạo ranhững cơ hội to lớn cho việc phát triển đồng thời cũng tạo ra những thách thứcgay gắt cho các nước đang phát triển nói chung và nước ta nói riêng trong côngcuộc tìm đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá nền kinh tế và xã hội của mình

Nhu cầu thực tế của việc phát triển, ứng dụng khoa học công nghệ hiệnđại trong mọi lĩnh vực sản xuất, quản lý kinh tế và văn hoá của đất nước ta hiệnnay là rất to lớn Và việc đáp ứng một cách tích cực các nhu cầu đó sẽ mang lạinhững đóng góp quan trọng trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đấtnước, trong bối cảnh phát triển của thế giới hiện đại Để thực hiện mục tiêu nàytrước tiên phải chú trọng từ cơ sở, đó là việc phải xây dựng một văn phòng trongmọi cơ quan, tổ chức phải đủ mạnh vì văn phòng được xem là đầu não của cơquan, tổ chức, nó có vị trí cực kỳ quan trọng trong mỗi cơ quan Trong đó phảiluôn chú trọng vào việc đầu tư, xây dựng, củng cố việc “Hiện đại hoá” công tácvăn phòng để không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, đónggóp cho thắng lợi của cơ quan, đơn vị Có lẽ chính vì vậy mà trong thời gian gầnđây thường xuất hiện các cụm từ “Văn phòng điện tử” “Văn phòng không giấy”hay “Công nghệ văn phòng” để mô tả một văn phòng hiện đại Như vậy ta thấyrằng hoạt động của văn phòng đóng một vai trò hết sức quan trọng trong kết quảhoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức Văn phòng Trung ương Hội luật giaViệt Nam cũng vậy, nó có vị trí rất lớn trong quá trình hoạt động và phát triểncủa Hội

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Văn phòng được tổ chức khoa học, hợp lý, được trang bị đầy đủ phươngtiện công nghệ hiện đại sẽ giúp việc triển khai công việc được thuận lợi, đem lạilợi ích về kinh tế và nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc Từ những vấn đềcần nâng cao hơn nữa hoạt động văn phòng tại Hội luật gia Việt Nam, đồng thờinhận thức được tầm quan trọng của vấn đề hiện đại hoá công tác văn phòng.Trong quá trình thực tập tại Hội luật gia Việt Nam em rất tâm đắc và đi sâu vào

chuyên đề “Hiện đại hoá công tác văn phòng tại văn phòng Trung ương Hội

luật gia Việt Nam” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.

Báo cáo tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm có 3chương:

Chương 1: Những lý luận cơ bản về hiện đại hoá công tác văn phòng chương 2: Thực trạng về hiện đại hoá công tác văn phòng tại văn phòng

Trung ương Hội luật gia Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hiện đại hoá công tác văn phòng tại

văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam

Trong quá trình thực hiện khoá luận này em đã được sự hướng dẫn, chỉ

bảo tận tình của thầy giáo hướng dẫn: TS: Lê Văn Chiến, cùng toàn thể lãnh

đạo, cán bộ công nhân viên trong văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam.Qua đây em xin bày tỏ lòng lòng biết ơn chân thành đến những người đã tạođiều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực hiện báo cáo này!

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Sự tồn tại tất yếu của văn phòng

Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định.Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài còn tuỳ thuộc vào tính chất hoạtđộng mà lĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức Muốnđạt được mục tiêu tổ chức cần được quản trị khoa học, hợp lý Các nhà quản trịphải định hướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấunhất định và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho tổ chức Nhưvậy nhà quản trị phải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, nhất là khiquy mô trình độ phát triển của tổ chức được tăng cường Để ra được nhữngquyết định về mục tiêu phát triển và điều hành tổ chức hoạt động theo mục tiêu,quản trị phải có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của tổ chức, đếntính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong tổ chức và tácđộng của môi trường đến quá trình thực hiện mục tiêu Không chỉ dừng lại ở chỗ

có được thông tin, nhà quản trị cần phải xử lý và tổng hợp những thông tin thuthập để tạo ra những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định Đồng thời họ phảichuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng của mình Nếu cứ để nhàquản trị tham gia vào các hoạt động thu, xử lý và tổng hợp thông tin như trên thì

sẽ mất đi cơ hội ra quyết định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt độngchung của tổ chức Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời,các tổ chức đã hình thành bộ máy văn phòng để trợ giúp các nhà quản trị trongviệc thu, xử lý, bảo quản, chuyển tải và sử dụng thông tin đảm bảo ra quyết địnhđúng cũng như đảm bảo các điều kiện vật chất cho các nhà quản trị hoạt động.Như vậy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan đơn vịnào, dù cơ quan đơn vị có hoạt động trong lĩnh vực nào thì văn phòng cũng làcông cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt động điều hành quản lý Văn phòng đóng vaitrò quyết định hoạt động của cơ quan đơn vị nên việc tổ chức một văn phòngphải được nghiên cứu, sắp xếp sao cho hợp lý nhất Văn phòng tồn tại là một tấtyếu khách quan theo yêu cầu của các nhà quản trị Tuỳ theo tính chất, quy mô

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo từng hình thức phùhợp

1.2 Khái niệm về văn phòng

Văn phòng tồn tại găn với mỗi loại hình, cơ cấu tổ chức và để trợ giúpcho các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòngchỉ mang tính chất tương đối Trên cơ sở này có thể xác định văn phòng theo cáccách sau đây:

- Theo nghĩa rộng: ( hay còn gọi là văn phòng toàn bộ ) thì văn phòng baogồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân

sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vậtchất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho

hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhântrong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.Theo quan niệm này thì các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy

mô lớn thì thành lập văn phòng( ví dụ văn phòng Quốc Hội, văn phòng Chínhphủ, văn phòng tổng công ty ) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ thì vănphòng thường là phòng hành chính tổng hợp

- Theo nghĩa hẹp: (hay còn gọi là văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộmáy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là bộ phận cầuthành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Vănphòng chức năng cũng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệđối ngoại

Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan

có hệ thống cơ cấu tổ chức được điều hành theo mục tiêu nhất định Nhưngthông thường văn phòng tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp thuận nhiều hơn đểtránh sự trùng lắp với một tổ chức( cơ quan, đơn vị ) trong việc xác định chứcnăng, nhiệm vụ, địa vị pháp lý của văn phòng

Mặc dù văn phòng cơ thể hiểu theo nhiều cách khác nhau nhưng đều cóđặc điểm chung đó là:

+ Văn phòng là một bộ máy được tổ chức thích hợpvới đặc điểm cụ thểcủa từng cơ quan Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽgồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc đơn giảnthì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu.

+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với các cơ sở vật chấtnhất định Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô hoạtđộng của công tác văn phòng

Với những cách tiếp cận như trên có thể thấy tiếp cận theo cách chứcnăng là bao quát nhất vì thế mà khái niệm văn phòng được khái quát như sau:

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của văn phòng

1.3.1 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó cũng có nhữngđiều kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào, thông qua môi trường đặc trưng

mà nó tồn tại Sự tồn tại và phát triển tuỳ theo quy mô và tính chất hoạt độngcủa mỗi cơ quan đơn vị mà tổ chức văn phòng được hình thành lớn nhỏ khácnhau Nhưng dù tổ chức theo cách nào thì văn phòng cũng phải được gắn liềnvới việc thực hiện ba chức năng cơ bản sau:

 Chức năng tham mưu

Trong hoạt động của cơ quan đơn vị phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố kháchquan và chủ quan, trong đó có yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý, bởi vậymuốn ra được quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào cácyếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của nhữngngười trợ giúp Những ý kiến đó được văn phòng chọn lọc cung cấp thông tincho lãnh đạo ra quyết định quản lý, từ đó cũng hình thành hoạt động tham mưu.Chức năng tham mưu là chức năng nghiên cứu các văn bản, quy định nhà nướccủa ngành, nắm bắt kịp thời các thông tin liên quan đến lĩnh vực hoạt động của

cơ quan để tham mưu cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo,điều hành công việc; đưa ra các phương án quản lý giúp cho hoạt động của cơquan ngày một hiệu quả hơn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu

vì nó mang tính chuyên vấn và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúplãnh đạo

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xâydựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xâydựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo; thẩm định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đềán; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức;biên tập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản

 Chức năng tổng hợp

Từ những kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở các đầuvào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà vănphòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theonhững nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thế mang lại hiệu quả thiết thựccho công tác của cơ quan đơn vị Trong công tác văn phòng thông tin đầu vàođóng một vai trò rất quan trọng Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đãphục vụ cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động của cơquan đơn vị, giúp lãnh đạo có được những quyết định đúng đắn để kịp thời xử lýcông việc Bên cạnh đó công tác thông tin giúp lãnh đạo phân tích dữ liệu thông

số để vạch ra những chiến lược quan trọng lâu dài cũng như các kế hoạch trunghạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động

Trong văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp không chỉ có tác dụngthiết thực đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò trong sự thành công haythất bại của cơ quan đơn vị Chính vì ỳ nghĩa to lớn của chức năng này, nên các

cơ quan, đơn vị luôn luôn phải quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác vănphòng Chú trọng đầu tư các trang thiết bị thông tin điện tử, hệ thống máy tínhnối mạng internet , để đáp ứng với sự phát triển không ngừng của lưu lượngthông tin ngày càng phong phú đa dạng như hiện nay

 Chức năng hậu cần

Bất kỳ cơ quan tổ chức nào muốn đi vào hoạt động không thể bỏ quabước đầu quan trọng đó là chuẩn bị các yếu tố về cơ sở vật chất như: Nhàxưởng, trang thiết bị, tài chính và phương tiện Ngoài ra còn phải thực hiện tổchức các cuộc họp, các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và công tác lễ tân, tiếpkhách Những điều kiện về trang thiết bị và công tác đó thuộc về hoạt động hậucần trong công tác của văn phòng Hậu cần thường là những công việc dịch vụnhư tạo ra cơ sở vật chất để cán bộ nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ, tăng

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– thêm hiệu quả làm việc Thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản đảm bảo cho đờisống của cán bộ nhân viên Làm công cụ quản lý trong việc chuẩn bị chỉ tiêu kếhoạch và góp phần vào việc hoàn tất các chỉ tiêu kế hoạch đó Công tác hậu cầncòn là diện mạo của cơ quan qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tínbằng công tác đối nội, đối ngoại của cơ quan.

Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mậtthiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu Cũng từ đóviệc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứngtốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòngkhông chỉ là cái” hộp thư” hay “ một cái máy giúp việc” đơn thuần mà cần cónhững con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xácđáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng là “ tổng tham mưu”, bao biệnlàm thay những công việc không đúng chức năng

Cả ba chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và pháttriển hoạt động của cơ quan nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng.Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định

sự cần thiết khách quan tồn tại trong văn phòng ở mỗi cơ quan đơn vị Trong đóchức năng thông tin tổng hợp là quan trọng nhất, quyết định đến sự thành bạicủa công tác văn phòng Vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến nhucầu tối thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp, trình, để làm căn cứ quantrọng giúp lãnh đạo ra quyết định

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ những chức năng trên của văn phòng có thể xác định nhiều nhiệm vụphải làm theo mỗi chức năng, cụ thể như sau:

 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phảituân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duytrì hoạt động Mỗi tổ chức đều phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Trình

tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham khảo hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, bổsung giám sát hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc vềcông tác văn phòng Đây là nhiệm vụ đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi

cơ quan đi vào hoạt động

 Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin.

Hoạt động của bất kỳ cơ quan nào cũng cần phải có thông tin Thông tin

là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác, hiệu quả Ngườilãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có ngườitrợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng Văn phòng là “cửa sổ” “ bộ lọc” là

“cổng gác thông tin” của cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thuthập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

 Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu

Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúngthẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải cónhững bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn vị

Bộ phận đó chính là văn phòng

 Bảo đảm các yếu tố vật chất tài chính cho hoạt động của cơ quan

Văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt độngcủa đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Việc lập kế hoạch, nhu cầu, dự trù kinhphí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng kinh phí đều thuộc về nhiệm

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Hoạt động của văn phòng, nó vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo,vừa gắn với bộ phận khác thông qua việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc, lại vừa tổchức, quản lý các hoạt động của chính mình

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ quan,đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung Tuy nhiêncòn tuỳ theo những tính chất, đặc trưng của cơ quan, đơn vị mà văn phòng còn

có những nhiệm vụ cụ thể khác

1.3.3 Ý nghĩa của công tác văn phòng

Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ

cơ quan đơn vị nào Văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa ranhững quyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất tinhthần cho hoạt động của cơ quan đơn vị Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và pháttriển có hiệu quả, phải nắm vững những kiến thức cơ bản về chiến lược pháttriển đơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướngsản xuất kinh doanh tối ưu đồng thời

Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại vàbiến đổi theo hoạt động của văn phòng Nếu công tác văn phòng hoạt động cóhiệu quả thì nó sẽ mang lại những ý nghĩa to lớn sau:

- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị

- Tạo điều kiện cho giao lưu phát triển

- Giảm thời gian lãng phí và ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tảithông tin phục vụ cho mọi hoạt động đơn vị

- Tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của đơn vị

- Nâng cao năng suất lao động của đơn vị

- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng

- Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ

1.3.4 Tầm quan trọng của văn phòng

Văn phòng là một phần không thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ

cơ quan đơn vị nào Văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa raquyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất, tinh thầncho hoạt động của cơ quan đơn vị Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và phát triển

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

có hiệu quả, phải nắm vững những kiến thức cơ bản về chiến lược phát triển củađơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướng sảnxuất kinh doanh tối ưu Đồng thời phải có những kiến thức khoa học công nghệcần thiết để xử lý những vấn đề cụ thể trong môi trường hoạt động như:nghiêncứu thị trường, chuyển giao công nghệ Chính vì vậy mà công tác văn phòng làrất quan trọng không thể thiếu được

Trong thời đại ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học côngnghệ và nhất là sự bùng nổ mạnh mẽ về thông tin Thông tin và công nghệ thôngtin có mặt trong mọi đời sống xã hội cũng như trong hoạt đọng của các cơ quanđơn vị làm thay đổi vị thế vai trò của văn phòng Thông tin thì ngày một đadạng, phong phú được bằng rất nhiều hình thức Vì vậy văn phòng phải quantâm đến việc thu thập, phân tích, xử lý nhậy bén, nhanh chóng và chính xác cácthông tin để có thể đưa ra phương án kịp thời, đem lại hiệu quả Thông qua đóvăn phòng thể hiện chức năng chủ động sáng tạo của mình trong các kiến nghị,các đề án với ý nghĩa làm tham mưu tư vấn cho lãnh đạo

Như vậy một văn phòng hoạt động tốt tức là văn phòng có được lợi thế vềthông tin ( thông tin đầu vào và thông tin đầu ra tốt) Văn phòng thu thập đượcthông tin, xử lý nhanh và chính xác đưa ra những đề xuất hiệu quả nhất Tuy vậy

để tăng cường hoạt động và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòihỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải chú trọng chỉ đạo một cách khoa học vàđẩy mạnh việc hiện đại hoá công tác văn phòng



1.4 Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng

Hiện đại hoá công tác văn phòng có thể hiểu là ứng dụng khoa học côngnghệ vào công tác văn phòng Là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hoá vàoquy trình nghiệp vụ văn phòng Đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học vào cácnghiệp vụ văn phòng, từ Văn thư _Lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫnđảm bảo hiệu quả và duy trì được năng suất lao động cao

1.5 Sự cần thiết phải hiện đại hoá công tác văn phòng

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ta có thểkhẳng định về văn phòng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.Văn phòng được ví như bốn bánh xe có thể chuyển động được Nếu bánh xechạy đều, không nổ săm, bục lốp thì cả chuyến xe dễ dàng chạy tới mục tiêu.Một văn phòng hoạt động khoa học,có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiệnphương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thôngsuốt Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan, đơn vị mìnhthuận lợi, thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máyvăn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh, tích cựctrang bị vật chất, từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chungcủa mọi cơ quan tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng Đặcbiệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh,các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thờiđổi mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có năng lựcchuyên môn trình độ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu quả

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sưc,giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việchàng ngày Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những côngviệc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ,giúp họ có thời gian tập chung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối

ưu để điều hành quản lý đạt hiệu qủa cao nhất

Trước đây, trong cơ chế cũ văn phòng được hiểu đơn giản là nơi làm việcgiấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo Bởi vậy công tác văn phòngcòn chưa được quan tâm và chú trọng đúng mức Nhưng trong những năm gầnđây khi đất nước đang có sự chuyển biến mạnh mẽ, từ cơ chế kế hoạch hoá tậptrung sang cơ chế thị trường nhiều thành phần kinh tế Nền kinh tế đang có sựcạnh tranh ngày càng sôi động và phức tạp đòi hỏi mỗi cơ quan, đơn vị phải tựđổi mới, đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động ngày càng tốt hơn,tiếp tục hoàn thiện, đổi mới về mặt tổ chức, lao động cùng những phương thứcquản lý có hiệu quả, chú trọng đến công tác tuyển dụng nhân viên có đạo đức vàtrình độ nghiệp vụ cao để từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của vănphòng cũng như của toàn cơ quan, tổ chức

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Thực tế cũng đã phản ánh những yêu cầu khách quan của việc đổi mới, từnhững thành tựu về khoa học kỹ thuật và công nghệ, nhất là công nghệ thôngtin Cũng chính từ những thành tựu đó đã gây áp lực rất mạnh mẽ tới hoạt độngcủa văn phòng và đòi hỏi văn phòng phải khẩn chương đi vào hiện đại Cùng vớiđổi mới trang thiết bị, việc đổi mới phương thức quản lý đã tạo được sự năngđộng, loại bỏ dần được sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý, gópphần tạo chỗ đứng trong nền kinh tế thị trường cho đơn vị mình Hoạt động vănphòng kết hợp với khoa học hiện đại sẽ ngày càng nâng cao hiệu suất hoạt độngcủa toàn thể công nhân viên trong văn phòng và nâng cao chất lưọng công việc

Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa chi phí quản lý, điều hànhnhưng vẫn đảm bảo chất lượng làm việc ngày càng cao Đồng thời giúp cho nhàquản lý thoát khỏi công việc hành chính mang tính sự vụ, tốn nhiều thời gian.Tạo điều kiện cho sự sáng tạo, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra nhữngphương hướng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất trong mọi mặt công tác

Từ đó khẳng định được vị trí quan trọng của việc hiện đại hoá công tác vănphòng

Như vậy do vai trò đặc biệt của văn phòng trong cơ quan, tổ chức và do

sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ mà chúng ta cần phải hiện đạihoá công tác văn phòng

1.6 Các tiêu chuẩn để đánh giá một văn phòng hiện đại

Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và côngnghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản Hầuhết các công việc của văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, củamáy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại Bên cạnh đó văn phòng là bộmáy làm việc rất quan trọng trong một cơ quan, có nhiệm vụ chủ yếu là thu thập,tổng hợp, xử lý thông tin giữa thông tin bên trong bên ngoài cơ quan, đơn vị,giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, sáng suốt, hiệu quả.Muốn làm tốt các nhiệm vụ này văn phòng phải được, tổ chức bố trí một cáchhiện đại với các tiêu chuẩn sau:

Các trang thiết bị, đồ dùng dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng phảiđựoc trang bị mua sắm đầy đủ Đồng thời chúng phải đạt tới một tiêu chuẩn, mộtchuẩn mực nhất định, đảm bảo phục vụ và đem lại hiệu quả công việc một cáchtối đa Nhất là các phương tiện thu và xử lý thông tin cần được chú trọng nhiều

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– hơn Vì thu thập, xử lý và quản lý thông tin là nhiệm vụ hàng đầu của vănphòng.

Về nguồn nhân lực trong văn phòng: Một văn phòng hiện đại không dừnglại là các trang thiết bị hiện đại mà cần phải có con người hiện đại mới có thểvận hành điều khiển các trang thiết bị đó Trong văn phòng hiện đại người quảntrị văn phòng ngoài tri thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cần trau dồi tri thức

kỹ năng, tập quán làm việc với máy vi tính Cách quản lý, tổ chức cán bộ, nhânviên, cũng như quản lý các công việc trong văn phòng cần hết sức khoa học vàhợp lý

Ngoài ra văn phòng còn phải xây dựng các chương trình hoạt động tháng,quý, năm cho từng hoạt động trong cơ quan như việc đề ra các khoản chi tiêutrong tháng tới, quý tới, số lượng công nhân viên cần có một cách nhanhchóng kịp thời

1.7 Nội dung của hiện đại hoá công tác văn phòng

Trong một số năm trở lại đây ta thấy công việc của văn phòng đã luôn phải điềuchỉnh theo sự thay đổi về môi trường cả về tự nhiên và xã hội Mục tiêu của cácnhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo điều hành,quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất Để đạt được mục tiêu cơbản đó, các nhà quản trị văn phòng phải tiến hành cải tiến công tác tổ chức vănphòng theo hướng hiện đại hoá

Ngày nay, một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ khámới mẻ như: “Văn phòng điện tử” “Văn phòng tự động hoá” hay “Văn phòngkhông giấy” Đây là những lý thuyết mà hầu hết các nhà quản trị đều biết đến,nhưng điều làm họ quan tâm không phải chỉ là những lý thuyết suông như vậy

Mà điều làm cho họ phải quan tâm suy nghĩ đó là làm như thế nào để có mộtvăn phòng hiện đại như vậy? Câu trả lời rất đơn giản đó là cần biết ứng dụngcách mạng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng nhằm mang lại hiệu quảcao trong hoạt động của cơ quan đơn vị Câu trả lời không khó xong việc thựchiện như thế nào thì hoàn toàn không đơn giản Bởi vì muốn xây dựng một “Văn phòng không giấy” một “ Văn phòng điện tử” hay nói cách khác muốnxây dựng nên một văn phòng theo hướng hiện đại hoá cần phải chú ý đến cácmặt cơ bản sau:

- Trang thiết bị kỹ thuật

1.7.1 Trang thiết bị kỹ thuật

Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết chohoạt động văn phòng Tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầuthực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùngcần thiết khác nhau Trong hoạt động văn phòng trang thiết bị văn phòng là mộttổng thể gồm rất nhiều loại máy móc trang thiết bị khác nhau Đây là công cụ trợgiúp cho con người trong suốt quá trình lao động sản xuất Khi xu thế hiện đạihoá ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì các trang thiết bị ngày càng giữ vai trò quantrọng trong hoạt động văn phòng, góp phần giảm bớt sức lực, tiết kiệm thời gian

mà hiệu quả lao động vẫn cao vì nó phát huy tính năng động sáng tạo trong côngviệc

Trước đây, khi khoa học công nghệ chưa phát triển, chưa thực sự đi vàohoạt động của các cơ quan tổ chức thì khối lượng công việc rất nhiều đôi khi gây

ùn tắc, chồng chéo gây rất nhiều khó khăn cho con người, con người phải laođộng chân tay vất vả mà kết quả mang lại không cao Bởi vì các trang thiết bịvăn phòng lúc đó chỉ là những máy móc đơn giản thô sơ như: bàn tính bằng tay,máy đánh chữ những máy móc này chỉ có thể giảm bớt được rất ít khối lượnglao động chân tay

Ngày nay, khi khoa học phát triển các nhà quản trị đã dần đầu tư côngnghệ hiện đại giúp cho nhân viên văn phòng tiếp cận và sử dụng trang thiết bị vàvật dụng trong văn phòng một cách đơn giản hơn Hầu hết các công việc trongvăn phòng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị hiện đại Chúnggóp phần rất lớn vào việc giảm bớt sức lao động của con người, rút ngắn thời

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– gian hoàn thành công việc, mà vẫn đem lại hiệu quả công việc một cách tối đa.Các trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng được chia thành từng nhóm:

- Nhóm các đồ dùng trong văn phòng: Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựngtài liệu, tủ hoặc mắc áo, và các đồ vật khác(gim, kẹp giấy, cặp, kẹp )

- Nhóm các thiết bị dùng trong thu thập và xử lý thông tin: Máy tính điện

tử, máy photocopy, máy fax, điện thoại, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu, thiết bịhội nghị

Đây là những thiết bị không thể thiếu trong bất cứ một văn phòng hiện đạinào Vì vậy công việc tổ chức, sắp xếp công việc cũng như mua sắm các trangthiết bị trong văn phòng đang được quan tâm và đầu tư nhiều hơn Việc muasắm trang thiết bị đều được xem xét trên quan điểm hiện đại hoá công tác vănphòng Máy vi tính với nhiều tính năng ưu việt cho phép con người làm việc trên

nó một cách nhanh chóng, chính xác, và gọn nhẹ Bên cạnh đó những máy mócphụ trợ như may photocopy, máy fax, máy in cũng góp phần đem lại lợi íchthiết thực Tuỳ theo quy mô, điều kiện kinh tế tài chính, tính chất công việc ởmỗi đơn vị mà văn phòng trang bị những vật dụng phù hợp với yêu cầu côngviệc Với hệ thống các trang thiết bị có tính hiện đại ngoài hiệu quả công việccao hơn thì cán bộ, công nhân viên văn phòng sẽ trở nên năng động và sáng tạohơn

Văn phòng làm việc là nơi mọi hoạt động quản lý Các trang thiết bị hiệnđại trong các phòng làm việc góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quảnghiệp vụ văn phòng và tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên Ngày nay, khi

xu hướng hiện đại hoá ngày càng phát triển mạnh mẽ thì các trang thiết bị hiệnđại càng có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của văn phòng Nhữngphương tiện kỹ thuật mới hiện nay được trang bị cho các văn phòng hiện đại cóthể kể ra là: máy vi tính, máy in, máy in nhân bản, máy fax, máy photocopy,máy sao chép, điện thoại, điện tín, máy ghi âm, máy ghi hình, máy tính điện tử

và một số văn phòng phẩm chuyên dùng như bút xoá, tủ đựng hồ sơ, máy bócphong bì, máy huỷ tài liệu và các loại đồ dùng thông thường khác Một vănphòng hiện đại không thể thiếu các trang bị ấy vì thiếu nó sẽ ảnh hưởng đếnnăng suất và hiệu quả công việc

Tuy nhiên ở mỗi giai đoạn khác nhau lại có những yêu cầu về trang thiết

bị khác nhau Để bắt kịp với nhịp độ phát triển thì các cơ quan nói chung và văn

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– phòng nói riêng phải thực sự năng động và có cái nhìn thích đáng về trang thiết

bị Đây không phải là những đòi hỏi quá cao để nó chỉ có thể tồn tại trong dựđịnh mà nó phải thực sự là mục tiêu phấn đấu

Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiệnđại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong

đó việc trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước

Chất lượng của mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giảiquyết những vấn đề đó Đặc biệt, đối với những cán bộ nghiên cứu tổng hợp cầnphải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng,ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung tư tưởng

Nói tóm lại trong lĩnh vực hoạt động của mình các cơ quan, đơn vị, tổchức muốn hoàn thành mục tiêu, muốn bắt kịp với thế giới hiện đại thì nhất thiếtphải đổi mới trang thiết bị hiện đại trong văn phòng để từng bước tạo chỗ đứngcủa mình trong nền kinh tế thị trường, theo kịp sự phát triển chung của đất nước

và xu thế hội nhập quốc tế

1.7.2 Công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác Văn thư –Lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc bảo đảmthông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm

vụ được giao của cơ quan Công tác văn thư nếu được chú trọng đúng mức sẽtác động lớn đến năng suất lao động quản lý, giúp cho việc giải quyết công việccủa cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối chính sách Đồngthời tạo điều kiện cho việc quản lý, kiểm tra trong cơ quan, đơn vị được chặt chẽhơn

Công tác Văn thư –Lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộmáy quản lý nói chung Trong văn phòng công tác Văn thư –Lưu trữ là nội dungquan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng Bất cứ một cơquan nào dù là cơ quan hành chính nhà nước, một tổ chức kinh tế, tổ chức xãhội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp muốn hoạt động được đều phải làm công tácVăn thư – Lưu trữ Như vậy công tác Văn thư –Lưu trữ gắn liền với hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức, là một công việc không thể thiếu, một mắt xích trongguồng máy hoạt động của cơ quan, đơn vị

hệ giữa các cơ quan trong hệ thống tổ chức Đồng thời các văn bản là thành quảcủa các cơ quan trong quản lý Việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo đúngnhư quy định của Nhà nước Ở nước ta việc ban hành văn bản theo đúng thẩmquyền được quốc hội khoá IX thông qua tại kỳ họp thứ X ngày 12 tháng 11 năm

1996 từ điều 13 đến điều 19 trong luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.Còn thể thức văn bản thì được quy định tại thông tư 55 của chính phủ

Soạn thảo văn bản còn là quy trình xử lý ký tự của từng từ riêng biệt, đếnviệc xử lý các mối quan hệ ngữ nghĩa và liên kết giữa các từ để thành văn bản.Quy trình soạn thảo văn bản có thể được tiến hành dưới hai hình thức:

- Thứ nhất: là soạn thảo văn bản bằng tay, đây là phương pháp rất thủcông mà không mang lại hiệu quả cao Để có được một văn bản hoàn chỉnhtrước tiên ta bắt đầu trên trang giấy nháp, và qua rất nhiều công đoạn sửa chữa

từ ngữ dẫn tới việc đó là phải tốn nhiều lần soạn thảo, chép lại để có hiệu quảcao, tức là đạt tới tiêu chuẩn cao của văn bản Như vậy việc soạn thảo văn bảnbằng tay còn rất nhiều hạn chế, tốn kém nhiều thời gian, mà kết quả mang lạikhông cao

- Thứ hai: là soạn thảo văn bản bằng máy Theo phương thức này thì thìviệc soạn thảo có nhiều thuận lợi và ưu điểm hơn Khi soạn thảo văn bản bằngmáy ta có thể chèn, xoá, thêm chữ, thêm đoạn mà hoàn toàn có thể tạo thànhmột văn bản hoàn chỉnh sạch sẽ ngay trên máy trước khi in ra giấy, không phảitốn nhiều lần soạn thảo, sao chép lại Máy tính còn giúp người soạn thảo chuyểnđổi các phần đoạn khác nhau trong văn bản một cách dễ dàng Mặt khác nếumáy tính đã được mẫu sẵn với đầy đủ thể thức theo tiêu chuẩn (các Template)thì người soạn thảo sẽ thuận lợi rất nhiều để đi sâu tập trung vào phần nội dungcủa văn bản Ngoài ra một số máy tính còn cài đặt một số chương trình cóphương tiện kiểm tra lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo Như vậy việc soạnthảo trên máy có rất nhiều ưu điểm, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt làcông nghệ thông tin Trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phục vụ cho hoạtđộng này như: WORD PERFECT, WORD STAR, AMI PROFFESSIONAL,MICROSOFT WORD Trong đó WORD PERFECT, AMI PROFFESSIONAL,cho phép kết hợp văn bản với đồ hoạ trên cùng một trang Trên thị trường hiệnnay các phần mềm của Microsoft chiếm đa số gần như tuyệt đối trong sự lựachọn của người tiêu dùng Việt Nam Theo kết quả bình chọn sản phẩm PC năm

1999 của tạp chí PC Word Việt Nam có:

- Trong soạn thảo văn bản: 99,2% chọn MS WORD

- Trong tính toán: 99,58% chọn MS EXEL

- Trong quản lý: 79,52% chọn MS ACCESS

Sở dĩ có nhiều người tin dùng MS như vậy là bởi vì ngoài vấn đề dễ sửdụng thì nó còn có các chương trình hướng dẫn cụ thể, việc liên kết chặt chẽgiữa các chương trình riêng biệt khác như MS Word, MS Exel cho phép nóthực hiện một loạt kỹ xảo tiên tiến, đặc biệt trong thao tác soạn thảo văn bản vàtrình bày, hơn nữa các dịch vụ này được cung cấp trọn bộ

Để khắc phục được những hạn chế của máy vi tính thông thường là phảinhập dữ liệu bằng bàn phím, phải gõ rất nhiều và cũng phải thuộc lòng nhữnglệnh phức tạp Chức năng bản viết với việc thay thế bàn phím bầng một cây bútđiện tử cho phép người sử dụng nhập dữ liệu và xử lý văn bản rất đơn giản Cácsản phẩm này hiện đang được bán rộng rãi khắp thế giới và tại một số thị trườngnội địa

 In ấn văn bản Kết thúc quá trình soạn thảo văn bản, chỉnh sửa văn bản, chuyển sang in

ấn văn bản khi văn bản đã được hoàn chỉnh Khi văn bản đã được sửa chữa,được người có thẩm quyền duyệt, ký tắt thì bắt đầu giai đoạn in ấn văn bản

Trước kia ở các cơ quan đơn vị còn sử dụng các phưong pháp thủ côngnhư: đánh máy cơ khí, đánh máy trên giấy nến rồi quay máy in rôrêo rất nặng nềtốn kém lao động mà vẫn không đảm bảo được yêu cầu giao dịch trên phạm viquốc gia cũng như chưa đáp ứng nhu cầu giao dịch trên phạm vi quốc tế hiệnnay

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Ngày nay, với kỹ thuật in tự động bằng máy tính đã đạt được mức độ tối

ưu mà các phương pháp trước đó chưa có như:

- In bằng máy vi tính có thể sửa chữa văn bản trên máy

- In bằng máy vi tính có thể chọn chế độ trang tuỳ ý nhờ các kỹ thuật như

in nén, in gạch dưới, in đậm, in thưa

- Văn bản hoàn chỉnh được lưu trên đĩa để từ đó rút ra số lượng bản tuỳtheo yêu cầu mà không phải đánh máy lại

 Tra tìm và phục vụ sử dụng Mục đích của việc xây dựng cơ sở dữ liệu đã được xác định là phục vụ,quản lý và tra tìm văn bản Quản lý bằng máy tính sẽ thay thế các sổ đăng kývăn bản Ngoài ra ta có thể theo dõi cả việc chuyển giao văn bản, việc giải quyếtvăn bản và lập hồ sơ công việc Tra tìm bằng máy sẽ giải quyết các yếu tố củatừng văn bản riêng biệt trên sổ đăng ký công văn đi, đến ngoài ra còn phải đápứng yêu cầu tổng hợp thông tin của những văn bản gộp lại như: tìm văn bản theotừng người ký, từng chuyên đề, từng cơ quan, từng lĩnh vực hoạt động, tìm vănbản theo mức độ mật Như vậy nhờ có máy vi tính mà việc tra tìm và phục vụ

sử dụng văn bản được thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng hơn rất nhiều so vớinhững phương pháp thô sơ trước kia

 Chuyển giao văn bản Văn bản đi - đến được thiết kế trên hai cơ sở dữ liệu riêng biệt Vì vậyviệc thiết kế các trường của biểu ghi, yêu cầu quản lý, theo dõi với hai loại vănbản này khác nhau Nhưng hai cơ sở dữ liệu này có liên quan tới nhau, luôn sosánh đối chiếu với nhau

Lưu toàn bộ văn bản từ sau khi soạn thảo và ban hành văn bản Tuy nhiênvẫn phải lưu hai bản chính ở văn thư và bộ phận đã soạn thảo văn bản đó, đểđảm bảo cơ sở pháp lý và giải quyết những vấn đề quan trọng

Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học,máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của văn thư thayđổi rất nhiều Hầu hết các công việc hiện nay của văn thư đều có sự hỗ trợ củamáy vi tính và các trang thiết bị công nghệ hiện đại Hiện nay, máy vi tính quaviệc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nội bộ LAN (Localarea network) và mạng rộng WAN (Wide area network) để xử lý luồng thông tin

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– đầu ra Tất cả các công văn giấy tờ, thông tin phần lớn được xử lý và truyềnlên mạng với hệ máy vi tính Do vậy không cần sao chép, nhân in công văn vàphân phát theo kiểu thủ công, qua đường bưu điện như trước.

Để nhanh chóng xử lý thông tin đầu vào, đầu ra trong cơ quan người tathường nối các máy vi tính thành mạng để liên hệ làm việc với nhau bằng nhiềuloại mạng khác nhau tuỳ theo tính chất công việc như: mạng đơn giản, mạng nội

bộ, mạng mở rộng, mạng toàn cầu

- Văn thư điện tử: Do việc gửi thư qua đường bưu điện thường chậmchạp, đắt và nhiều khi không kịp thời hay bị thất lạc Để khắc phục tình trạngnày văn phòng của các cơ quan đơn vị hiện nay đã ứng dụng công nghệ thôngtin vào trong công việc của mình, cụ thể là việc sử dụng văn thư điện tử Vănthư điện tử là các loại văn bản, dữ kiện, hình ảnh và cả tiếng nói Nó đượctruyền và nhận qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy vi tínhchính và cả màn hình phục vụ hội nghị từ xa

- Thư điện tử (Email): Email là hệ thống gửi tin qua đường dây điện thoạitrực tiếp từ máy vi tính này qua máy vi tính khác Các máy vi tính này có thểđược nối với nhau trong cùng một cơ quan( gọi là mạng nội bộ LAN) hay có thểtruyền qua mạng rộng WAN, hay trên toàn cầu( internet) Email vừa rẻ, vừa đadạng, hấp dẫn nên Email được sử dụng ngày càng rộng rãi ở trong nước cũngnhư trên thế giới

Với việc ứng dụng các công nghệ khoa học, công nghệ thông tin vào côngtác văn phòng làm cho các hoạt động trong văn phòng ngày một khoa học vàcông nghệ hoá hơn Tất cả các công việc của văn phòng từ công việc văn thư,lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện các chức năng tham mưu,tổng hợp, hậu cần đều được hệ thống máy tính và các thiết bị hiện đại hỗ trợ xửlý

Hiện nay ngoài việc lưu trữ dữ liệu bằng các CD- Rom, ta còn có thêmmột công cụ rất hữu ích và tiện dụng là USB, đây là một công cụ thông dụngnhất hiện nay Một USB có thể lưu trữ được hàng kho dữ liệu Hơn nữa trọnglượng của USB nhỏ, gọn, nhẹ nên dễ dàng cho việc vận chuyển và mang theobên người

1.7.3 Xử lý thông tin

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

Ở nước ta hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin đã được phổ biếntrên tất cả các tỉnh thành của cả nước Theo nghiên cứu của ban tổ chức Chínhphủ, xét theo trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, các hệ thống thông tinquản lý của các đơn vị được điều tra có thể chia thành ba mức đó là: mức cao,mức trung bình và mức thấp Trong những năm gần đây ta đã xây dựng cơ sở hạtầng công nghệ thông tin Hầu hết các bộ ngành, tỉnh, thành phố trực thuộcTrung ương đã xây dựng được mạng máy tính nối với các đơn vị chủ chốt củamình Mạng diện rộng của chính phủ đã liên kết các mạng trung tâm của tất cảcác tỉnh thành và các bộ ngành trên cả nước

Hiện nay, số người sử dụng internet phải kể đến con số hàng triệu người,nhất là đối tượng là các sinh viên đai học và cao đẳng Trong cuộc sống hàngngày nói chung và trong công tác văn phòng nói riêng mỗi vấn đề đều có nhữngcách giải quyết khác nhau Vấn đề đặt ra là phải lựa chọn phương án nào chophù hợp nhất Việc thu thập thông tin đóng vai trò rất quan trọng Có nhiều loạithông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng về phạm vi cũng nhưhiệu quả, vai trò, tác dụng nhất định trong cuộc sống Thông tin ngày càng đóngvai trò quan trọng, nhu cầu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càng trởnên thiết yếu Việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản

lý ngày càng có ý nghĩa quyết định với đơn vị Trong văn phòng hiện đại việc

xử lý thông tin được thực hiện qua năm bước sau:

B1: Tổ chức các kênh thông tin

B2: Thu thập, phân loại thông tin

B3: Tìm kiếm, xử lý thông tin

B4: Truyền bá, phổ biến thông tin

B5: Bảo quản, lưu trữ thông tin

Để xử lý các luồng thông tin đầu vào, đầu ra người ta nối các máy tínhthành mạng để tiện liên hệ, làm việc vơi nhau Như mạng LAN, mạng WAN,mạng Internet

Với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tac văn phòng làmcho hoạt động của văn phòng được khoa học và công nghệ hoá Tất cả các côngviệc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần

để thực hiện chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp đều được hệ thống máy

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

vi tính cùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ trợ, xử lý Các hoạtđộng trên đều được thực hiện theo những quy trình cần thiết Vì vậy nếu cán bộcông nhân viên trong văn phòng đủ trình độ xử lý thì chắc chắn “ văn phònghiện đại” sẽ đóng góp ngày càng đắc lực cho cơ quan, tổ chức trong việc thựchiện chức năng nhiệm vụ của mình Ở văn phòng hiện đại cách tổ chức, quản lýcán bộ công nhân viên cũng như mạng máy tính được đơn giản hơn Một số cán

bộ, nhân viên trong văn phòng có thể làm việc trên máy vi tính tại nhà Các cơ

sở dữ liệu thông tin được trao đổi qua mạng và hình thức “ công sở giađình”(office at home) đang có điều kiện thực hiện

Trong văn phòng hiện đại người quản trị văn phòng phải được đào tạochuyên nghiệp về nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng gánh vác và uỷthác trách nhiệm, trau rồi kiến thức kỹ năng tập quán làm việc với máy vi tính.Người quản trị hiện đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc, vào nơi đặt máy tínhcủa họ Họ phải dành nhiều thời gian để đánh giá, phân tích và xử lý thông tin từnhiều nguồn qua máy tính Với công nghệ thông tin, người quản trị văn phòng

có thể khai thác cơ sở dữ liệu từ nhiều nguồn qua các máy trong nội bộ và mạngrộng với nguồn gốc chính xác nhiều công việc khác nhau, biết chi phối côngviệc và xử lý chọn lọc các nguồn thông tin hợp lý giúp lãnh đạo ra các quyếtđịnh kịp thời Họ còn phải là người có trách nhiệm với công việc, có óc sángtạo, nhanh nhẹn và linh hoạt, đặc biệt là đề xuất ý kiến hợp lý Luôn tìm tòi, họchỏi, nghiên cứu và tiếp cận với công nghệ văn phòng hiện đại Ngày nay tin học

là ngành nghiên cứu việc thu thập và xử lý thông tin sao cho đạt hiệu qủa caonhất Tin học ngày nay càng có khả năng thu thập và đi sâu vào cuộc sống nhờnhững thiết bị công nghệ hiện đại và những sản phẩm phần mềm tiện ích, chophép con người khai thác triệt để khả năng lao động tư duy

1.7.4 Tổ chức bộ máy làm việc

Bộ máy làm việc của văn phòng không chỉ thể hiện ở tính năng sử dụngđơn thuần mà nó được coi là sự kết tinh của năng lực và trí tuệ Để vừa đảm bảochất lượng có giá trị cao vừa tăng hiệu quả hoạt động của bộ máy thì tổ chức bộmáy văn phòng phải khoa học, ổn định và giảm bớt những khâu trung gian làcần thiết Việc tổ chức và xây dựng được bộ máy phù hợp xu thế phát triển chophép khả năng linh động của văn phòng mà tính linh động này phụ thuộc vào

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– công tác tổ chức và hoạt động được sắp xếp đúng đắn phù hợp cả về số lượng vàchất lượng sẽ tạo khả năng vận động và tạo sức mạnh vận hành của các yếu tố.

Bộ máy làm việc được tổ chức theo xu thế hiện đại, khoa học tạo lập được

ý thức tự giác của người lao động làm việc trong bộ máy, tiết kiệm chi phí cho

tổ chức để đạt được hiệu quả cao nhất Hiệu quả mà bộ máy đem lại còn thể hiện

ở chỗ giúp cho việc kiểm tra giám sát được chặt chẽ và kịp thời các hoạt độngdiễn ra bên trong

Với tầm quan trọng của văn phòng thì việc tổ chức bộ máy làm việc vừanhẹ nhàng, gọn gàng vừa đảm bảo tính khoa học là rất cần thiết nhưng khôngnằm ngoài xu hướng phát triển của thời đại đảm bảo tính hợp lý, tương quangiữa mong muốn thực tế hiện có

 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòngCông việc này liên quan đến chất lượng hiệu quả, mục tiêu và chi phícông việc Thông qua các hoạt động này văn phòng có được những quyết địnhđúng đắn trong việc sửa chữa và khắc phục sai sót trong công việc đặt ra Từ đó

ta có phương án điều chỉnh kịp thời, rà soát lại mục tiêu trong tương lai, đánhgiá khả năng và chất lượng làm việc để có biện pháp tác động thích hợp khắcphục được bệnh quan liêu của nhà quản trị cấp cao

Với chức năng tham mưu trợ giúp lãnh đạo,việc kiểm tra giám sát côngviệc là hết sức quan trọng Nội dung của việc kiểm tra có liên quan đến nhiềuyếu tố khác nhau trong văn phòng cụ thể là:

- Việc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ công nhân viên

- Việc thực hiện các quy tắc an toàn lao động, bảo vệ cơ quan, các quyđịnh về cách thức lề lối làm việc

- Việc thực hiện các quy trình công nghệ

- Tình hình ngân sách và chi tiêu trong từng giai đoạn

- Chất lượng và hiệu quả công việc

 Môi trường làm việcTrong văn phòng con người là chủ thể sáng tạo trong công việc Việc sắpxếp chỗ làm việc sao cho thuận tiện và thoải mái tạo sự hứng thú trong côngviệc và nâng cao năng suất lao động là việc làm rất cần thiết Văn phòng hiện

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– đại hoạt động có khuynh hướng sắp xếp theo mặt bằng mở, tạo khung cảnh làmviệc thuận lợi Thay vì bố trí phòng riêng nên bố trí các vách ngăn giữa cácphòng làm việc Nó tạo sự linh hoạt tiết kiệm diện tích, giảm chi phí quản lý.Không những thế nó còn tạo tính tập thể, tạo không khí làm việc và mối quan hệgần gũi nhau hơn để giúp đỡ và hỗ trợ khi cần thiết.

 Tổ chức nhân sự Con người luôn là yếu tố trung tâm của mọi hoạt động, một tổ chức đơn

vị dù có nguồn tổ chức phong phú, với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến đâu

đi chăng nữa, nếu thiếu con người thiếu sự tổ chức quản lý thích hợp thì cũng sẽtrở thành đơn vị yếu kém Bởi vậy khi hiện đại hoá công tác văn phòng thì yếu

tố quan trọng không thể thiếu đó là tổ chức về nhân sự

Như chúng ta đã biết, người làm văn phòng là nhân vật trung tâm là chủthể của văn phòng Lao động văn phòng thực chất là lao động thông tin với tínhsáng tạo và trí tuệ ngày càng cao Trong văn phòng hiện đại, yếu tố con ngườiđược coi trọng hơn cả Người lao động văn phòng phải được đào tạo theo hướng

đa năng, biết làm nhiều việc, có đủ năng lực hoàn thành công việc được giao cókhả năng đáp ứng đầy đủ những đòi hỏi ngày càng cao của thị trường lao động.Trong văn phòng hiện đại, người quản trị văn phòng ngoài tri thức, kỹ năngnghiệp vụ chuyên môn, cần trau dồi tri thức, kỹ năng tập quán làm việc với máytính

Văn phòng tương lai sẽ đón nhận những người quản trị văn phòng thôngminh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên mônngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính và công nghệ thông tin

Thực tế cho thấy, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học côngnghệ thì trình độ học vấn kiến thức của cán bộ công nhân viên và nhu cầu đổimới chất lượng làm việc ngày càng được nâng cao, những người không có nănglực và trình độ sẽ dần bị đào thải Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn,

tổ chức sắp xếp nhân sự khoa học hợp lý, còn phải quan tâm đến nhu cầu, chế độchính sách, chăm lo đời sống vật chất tinh thần của họ Phải biết lắng nghe ýkiến của nhân viên và đánh giá chính xác những khả năng, năng lực, tạo cho họ

cơ hội thăng tiến, khuyến khích tạo điều kiện cho họ học hỏi, nâng cao kiếnthức Trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu cầu chuyên môn,

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– nghiệp vụ thì người quản trị văn phòng phải chú ý tới phẩm chất đạo đức củanhân viên.

Tóm lại tổ chức quản lý nhân sự là công việc rất quan trọng của ngườiquản trị, bởi vì nó là yếu tố quyết định sự hoạt động hiệu quả của văn phòng.Công việc hiện đại hoá của mỗi đơn vị luôn cần có năng lực, có phẩm chất đạođức và thành thạo nghiệp vụ chuyên môn Có như vậy mới đáp ứng nhu cầu đổimới trong thời đại ngày nay

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HỘI LUẬT GIA VIỆT

NAM 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Hội luật gia Việt Nam

Tên cơ quan: Hội luật gia Việt Nam

Tên quốc tế: Việt Nam Lawyers Assoiaton

Trụ sở chinh: A2- 261 Thuỵ Khuê, Tây Hồ, Hà Nội

Điện thoại: (04) 38474827

Fax: (04) 8474831

 Bối cảnh ra đời Ngày 29 tháng 3 năm 1955 hội nghị thành lập Hội được tổ chức tại HàNội, trong một phòng tầng một của trụ sở công ty đường sắt Việt Nam ( thuộcPháp trước đây) Ngày nay là trụ sở tổng công đoàn Việt Nam, được sự khuyếnkhích của Đảng lãnh đạo, một số luật gia đã đứng ra tổ chức Hội - Hội nghịthành lập tập hợp khoảng hơn 40 luật gia ở các ngành khác nhau Với mục đích

la đoàn kết, tập hợp anh chị em luật lại để cùng nhau phục vụ đất nước - Hội luậtgia là công cụ đấu tranh trên mặt trận pháp lý

Mục đích của Hội luật gia Việt Nam

- Đoàn kết các luật gia Việt Nam để cùng toàn dân đấu tranh củng cố hoàbình, thực hiện thống nhất, hoàn thành độc lập dân tộc, dân chủ trong toàn quốc

- Trao đổi tài liệu và kinh nghiệm với luật gia nước ngoài, cung nhau bảo

vệ những nguyên tắc pháp lý căn bản nhằm thực hiện các quyền lợi dân tộc, xâydựng một đời sống hoà binh, hạnh phúc, hợp tác, bình đẳng giữa các nước trênthế giới

50 năm hoạt động của Hội:

Từ bối cảnh ra đời trên Hội đã lấy ngày 04 tháng 04 năm 1955 là ngàychính thức Hội thành lập, theo nghị định số 130/ NV/ĐC/NĐ ngày 04 tháng o4năm 1955 của Bộ Nội Vụ Từ đó đến nay đã trải qua hơn 50 năm hoạt động vàphát triển Hội đã đạt được rất nhiều thành tựu trong việc xây dựng và phát triểnhội viên, cụ thể như sau:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

* Thời kỳ 1955- 1980

- Trong thời kỳ 1955 – 1974, do chưa mở rộng tổ chức, phát triển hộiviên, nên đến năm 1974, tổ chức của Hội mới phát triển ra một số ít địa phương,trong đó có Thành phố Hà Nội và Thành phố Hải Phòng

- Về đội ngũ hội viên, năm 1955 số hội viên là 270 người Năm 1960 sốhội viên tăng lên là 333 người, gồm 216 hội viên công tác tại các cơ quan, tổchức ở Trung ương và Hà Nội và 117 hội viên công tác tại một số địa phươngmiền Bắc Năm 1962 số hội viên về cơ bản chưa tăng nhiều, khoảng 400 người,công tác tại 95 cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương ở miền Bắc

* Thời kỳ 1980 – 2005

- Sau năm 1980, tổ chức Hội được mở rộng ra nhiều địa phương Năm

2005 đã thiết lập được: 63 Hội luật gia cấp Tỉnh; 44 chi hội luật gia trực thuộcTrung ương Hội

- Số lượng hội viên tăng với nhịp độ khá nhanh: từ 800 năm 1980 tăng lên

5200 hội viên năm 1993, 13000 năm 1998, 30500 đầu năm 2005 80% hội viên

là Đảng viên Đảng Cộng Sản Việt Nam và có trình độ đại học và trên đại học

Có thể nói, xây dựng tổ chức, phát triển hội viên là thành tựu quan tronghàng đầu của các cấp hội chủ yếu trong thời kỳ 1980-2005 Đây là yếu tố quyếtđịnh kết quả hoạt động của các cấp hội trong thời kỳ này

2.2 Mục đích, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội luật gia Việt Nam

2.2.1 Mục đích

Hội luật gia Việt Nam đoàn kêt, tập hợp rộng rãi các luật gia Việt Nam đãhoặc đang công tác pháp luật trong cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổchức kinh tế, tổ chức văn hoá, tổ chức giáo dục, đơn vị vũ trang nhân dân, tựnguyện hoạt động vì sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, bảo vệ tự do, dânchủ của nhân dân, góp phần xây dựng nền khoa học pháp lý, xây dựng nhà nướcpháp quyền Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xãhội dân chủ, công bằng và văn minh

Hội luật gia Việt Nam mở rộng quan hệ hữu nghị và hợp tác với các tổchức luật gia thế giới và các tổ chức luật gia khác theo nguyên tắc tôn trọng độc

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– lâp, chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của mỗi nước vì mục đích chung là hoàbình, hợp tác và phát triển.

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội luât gia Việt Nam

Hội luật gia Việt Nam có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

- Tập hợp vào Hội những người đã và đang công tác pháp luật theo mụcđích của Hội; xây dựng Hội vững mạnh về chính trị, tư tưởng,tổ chức và nghềnghiệp

- Tham gia xây dựng pháp luật; nghiên cứu khoa học pháp lý; tham giagiám sát và thực hiện pháp luật; kiến nghị với cơ quan nhà nước về những vấn

đề xây dựng pháp luật và thi hành pháp luật;

-Tham gia tuyên truyền,phổ biến, giáo dục pháp luật, nâng cao ý thứcchấp hành pháp luật cho hội viên, cán bộ, công chức và nhân dân

- Tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý miễn phí cho người nghèo và các đốitượng chính sách; thành lập các tổ chức tư vấn pháp luật theo quy định của phápluật

- Tham gia một số hoạt động quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật

- Phối hợp hoạt động và làm nghĩa vụ thành viên Mặt Trận Tổ Quốc Việt Nam

- Tham gia những hoạt động chính trị, pháp lý, phục vụ nhiệm vụ chínhtrị, kinh tế, xã hội, giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội

- Phản ánh tâm tư nguyện vọng của giới luật gia Việt Nam với Đảng, Nhànước; đào tạo bồi dưỡng nâng cao kiến thức pháp lý đạo đức nghề nghiệp chohội viên và quan tâm đến lợi ích của hội viên làm cho hội viên gắn bó với Hội

- Xuất bản và phát hành sách, tạp chí, báo pháp luật đáp ứng yêu cầu hoạtđộng đối nội, đối ngoại

- Tham gia các hoạt động quốc tế phù hợp với tôn chỉ mục đích của Hội

- Vận động luật gia là người Việt Nam định cư ở nước ngoài góp phầnxây dựng đất nước

2.2.3 Tổ chức bộ máy của Hội luật gia Việt Nam

Tổ chức bộ máy của Hội luật gia Việt Nam được thể hiện qua sơ đồ sau:

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––