- Những vấn đề cần giải quyết để khắc phục những hạn chế trên:
3.2.5. Hiện đại hoá công tác quản lý văn bản
Nhu cầu phát triển kinh tế - văn hoá – xã hội của Đất nước đang thúc đẩy hoạt động của các lĩnh vực quản lý đang càng ngày càng phải soạn thảo xử lý một khối lượng văn bản đồ sộ. Hội luật gia Việt Nam số lượng văn bản ban hành
hàng năm rất lớn, vì vậy hiện đại hoá công tác quản lý văn bản là một điều rất cần thiết.
Để làm được điều này văn phòng cần phải lắp đặt các trang thiết bị hiện đại để cơ giới hoá, tự động hoá công tác soạn thảo và xử lý văn bản trong văn phòng Hội. Vì thực chất của hoạt động quản lý văn bản gắn liền với mục đích tra tìm, do vậy nó đặt ra nhiệm vụ là phải thiết kế hệ thống dữ liệu quản lý tự động hoá. Văn phòng nên từng bước đầu tư mua sắm các máy móc thiết bị phục vụ trong việc nhận, gửi công văn, máy bóc phong bì, huỷ phong bì tự động... hay dùng băng chuyền tự động và hệ thống vận chuyển hơi nén để chuyển công văn tài liệu. Văn phòng cần trang bị phần mềm quản lý dữ liệu để tiện cho việc tra tìm và phục vụ.
KẾT LUẬN
Qua một thời gian thực tập tại văn phòng Hội luật gia Việt Nam, em nhận thấy rằng thực tập là một khâu rất quan trọng đối với bất kỳ một sinh viên nào trước khi tốt nghiệp ra trường. Vì đây là cơ hội để sinh viên có thể đi sâu sát vào thực tế, từ đó rút ra được những kinh nghiệm quy báu, bổ ích cho bản thân, cho công việc của mình.
Đối với em cũng vậy sau một thời gian rất ngắn ( 2 tháng ) thực tập tại văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam em đã thu lượm được nhiều kinh nghiệm bổ ích, giúp em làm quen được những công việc thực tế của hoạt động văn phòng và hoàn thành báo cáo “ Hiện đại hoá công tác văn phòng tại Hội Luật gia Việt Nam”. Sau khi hoàn thành báo cáo này, mặc dù còn nhiều thiếu sót nhưng em rất cảm ơn những kiến thức mà nhà trường, các thầy cô đã truyền đạt cho em trong suốt thời gian học tập ở trường. Những kiến thức tổng quan nhất về văn phòng đã được em áp dụng trong suốt thời gian thực tập, trong khả năng có thể.
Sau thời gian thực tập này em nhận thấy rằng thực tế vô cùng quan trong đối với quá trình học tập của sinh viên. Bên cạnh đó em cũng thấy rằng khoảng cách từ lý thuyết đến thực tế là rất lớn. Nhưng ta không thể bỏ qua lý thuyết để đến với thực tế. Vì vậy, qua đây em cũng mong rằng trong các khoá học sau, các bạn sinh viên sẽ nắm thật chắc những lý thuyết mà thầy cô đã hết lòng truyền đạt và nhà trường cũng sẽ tạo điều kiện nhiều hơn nữa cho sinh viên tiếp xúc với thực tế để sinh viên vững vàng hơn sau khi tốt nghiệp.
Nhân đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa quản trị văn phòng – thông tin thư viện đã tạo điều kiện tốt nhất cho em trong suốt quá trình học tập. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo hướng dẫn Tiến sĩ Lê Văn Chiến đã tận tâm hướng dẫn em hoàn thành báo cáo này. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn tới tập thể cán bộ, nhân viên, các chuyên viên trong văn phòng Hội Luật gia Việt Nam đã giúp đỡ em rất nhiều trong suốt thời gian thực tập vừa qua. Do thời gian thực tập không nhiều, kiến thức còn hạn chế, trong báo cáo này chắc chắn còn có những thiếu sót em rất mong nhận được sự đóng góp của quý thầy cô để báo cáo của em thêm hoàn thiện.