Về cơ bản tại văn phòng Hội luật gia Việt Nam thì các trang bị phục vụ cho công tác văn phòng khá đầy đủ. Các thiết bị vật dụng, công nghệ thông tin tối thiểu như: máy tính, máy fax, điện thoại, máy in, máy scan, máy photocopy, máy huỷ tài liệu.... đã được văn phòng trang bị đầy đủ để phục vụ cho công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này.
Hiện nay tất cả các lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong văn phòng Trung ương Hội đều làm việc trên máy vi tính. Các máy đều đã được nối mang diện rộng và mạng nội bộ. Các phòng ban được bố trí khoa học hợp lý với đầy đủ máy móc thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng. Tính đến thời điểm hiện nay toàn bộ văn phòng có 02 ô tô để phục vụ đưa đón lãnh đạo đi công tác; 28 máy vi tính, bình quân mỗi cán bộ, nhân viên sử dụng một máy; 03 máy fax; 02 máy scan; 03 máy photocopy; 03 máy huỷ tài liệu. Ngoài ra điện thoại, điều hoà nhiệt độ thì phòng làm việc nào cũng được trang bị rất đầy đủ.
Những đồ dùng thông dụng như bàn ghế, tủ đựng tài liệu hồ sơ, giấy tờ là những thứ không thể thiếu trong văn phòng. Bàn ghế và tủ đựng tài liệu trong phòng làm việc của lãnh đạo được trang bị rất sang trọng. Ngoài ra mỗi nhân viên trong văn phòng đều có tủ đựng hồ sơ, tài liệu riêng cho từng người. Các vật dụng hàng ngày như ghim, kẹp giấy.... đều được cung cấp rất đầy đủ kịp thời khi cần thiết.
Hội trường của văn phòng là nơi thường xuyên diễn ra các cuộc họp, hội nghị, bàn bạc công việc... cũng được văn phòng bố trí tương đối khoa học, đầy đủ. Các thiết bị, máy móc như: máy chiếu, máy ghi âm, máy ảnh, loa đài, micro..., bàn ghế trong hội trường đã phần nào đáp ứng được yêu cầu thẩm mỹ nói chung. Ngoài ra trong hội trường còn được trang bị Tivi, điều hoà nhiệt độ, quạt điện, bình hoa, tranh ảnh trang trí, rèm cửa tạo ra một không khí rất trang trọng, lịch sự.
Tuy nhiên một yếu tố khách quan quan trọng bên cạnh cơ sở vật chất trong hệ thống thông tin đó là những người trực tiếp điều hành, sử dụng chúng. Nhìn chung tại văn phòng Trung ương Hội luật gia Việt Nam hầu hết lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong văn phòng đều sử dụng thành thạo các kỹ năng cơ bản
trên máy tính như: nhận tin, lưu trữ thông tin, soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu. Đặc biệt là các chuyên viên trong phòng Hành chính - Quản trị có trình độ và các thao tác xử lý thông tin trên các trang thiết bị máy móc một cách rất chuyên nghiệp. Bên cạnh đó trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay, ngành công nghệ thông tin còn non trẻ, vẫn chưa có một hệ thống tiếng Việt hoàn chỉnh, đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ ngoại ngữ nhất định. Hơn nữa các thông tin trên máy đều là tiếng Anh nên vấn đề đặt ra là phải đào tạo trình độ ngoại ngữ cho cán bộ, nhân viên trở thành vấn đề cấp thiết. Đó là cơ sở để nhân viên có thể khai thác một cách tối đa hiệu quả của các trang thiết bị hiện đại nâng cao năng suất công việc.
Nhưng có một vấn đề mà lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nhiều hơn nữa đó là có một số máy móc ở văn phòng, nhất là máy vi tính vì đã được mua sắm và sử dụng trong một thời gian khá dài nên đã cũ, thiếu tính thẩm mỹ và chất lượng không cao vì vậy rất dễ xảy ra các sự cố gây cản trở công việc. Đây là điều không thể tránh khỏi vì nguồn kinh phí chủ yếu của Hội luật gia Việt Nam là từ ngân sách Nhà nước nên nên có phần còn hạn hẹp.
Để sử dụng và quản lý tài sản vật tư thiết bị kỹ thuật của Hội một cách hiệu quả nhất văn phòng đã đặt ra các quy định cụ thể như sau:
- Tất cả cán bộ, chuyên viên, nhân viên Văn phòng có trách nhiệm bảo vệ của công, chống lãng phí, khai thác sử dụng có hiệu quả, an toàn, tiết kiệm cho tài sản của cơ quan.
- Khi ra ngoài phòng làm việc hoặc hết giờ làm việc cán bộ chuyên viên, nhân viên phải tắt điện, nước, tắt máy tính, máy in, máy photo, khoá cửa phòng làm việc...
- Không sử dụng các phương tiện làm việc của Hội để làm việc riêng, khi gọi điện thoại ngoại tỉnh hoặc nước ngoài phải có ý kiến của lãnh đạo văn phòng.
- Hàng năm bộ phận hành chính, lãnh đạo văn phòng phải tiến hành kiểm kê tài sản, đánh giá tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị máy móc để đảm bảo cho hoạt động bình thường của cơ quan.
- Lái xe có trách nhiệm bảo vệ, bảo dưỡng xe, tiết kiệm xăng dầu, phải luôn có mặt trong giờ quy định để nhận nhiệm vụ, kịp thời đưa đón lãnh đạo đi
công tác, họp đúng giờ; không sử dụng xe ôtô sai mục đích công tác hoặc dùng vào việc riêng, cá nhân có nhu cầu đi xe phải được lãnh đạo cho phép đồng ý mới sử dụng xe.
- Lái xe phạm luật giao thông, để xảy ra thiệt hại tài sản thì phải chịu trách nhiệm bồi thường, nếu do khách quan xảy ra hư hỏng phải sửa chữa và cơ quan chịu chi phí thiệt hại đó. Lái xe có nhiệm vụ báo cáo về số km trên xe để đề nghị cấp xăng.
Nhìn chung tất cả cán bộ, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng đều rất nghiêm chỉnh thực hiện những quy định này
CHƯƠNG 3