- Những vấn đề cần giải quyết để khắc phục những hạn chế trên:
3.2.2.Tổ chức nhân sự
Chất lượng hoạt động của con người là yếu tố quyết định mọi chất lượng của mọi công việc, để nâng cao chất lượng công tác văn phòng thì vần đề nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng cũng phải được coi là nhân tố quyết định tới việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng của Hội. Để có thể tạo ra một lực lượng cán bộ có chất lượng hiện nay trong các cơ quan Nhà nước thì nhiều vấn đề đặt ra cần phải giải quyết.
Thực trạng về đội ngũ cán bộ trong văn phòng Hội luật gia cũng là thực trạng chung của các cơ quan Nhà nước. Để hạn chế được một số tồn tại trong chất lượng hoạt động của đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng trong Hội luật gia cần phải giải quyết một số vấn đề như sau:
Trong thời đại bùng nổ thông tin như ngày nay, việc trao đổi và tìm hiểu thông tin qua mạng đã trở nên rất thông dụng và phổ biến. Chính vì vậy, Trung ương Hội cần xây dựng một websize riêng để giới thiệu về quá trình hình thành
và các hoạt động của mình. Vấn đề này hiện nay bộ phận văn phòng Hội đang triển khai thực hiện.
Văn phòng tương lai sẽ đón nhận những nhà quản trị văn phòng thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Ngoài ra đó phải là những nhân viên có trình độ ngoại ngữ giỏi, sử dụng thành thạo máy vi tính và công nghệ thông tin. Cần thay đổi nhận thức của nhân viên văn phòng về vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng trong hoạt động chung của cơ quan, từ đó giúp họ thấy được vị trí và tầm quan trọng của mình để kích thích họ nâng cao năng lực sáng tạo, tạo ra sự năng động hơn trong mọi hoạt động của cơ quan.
Trong xu thế hiện nay, do nhu cầu phát triển mà tổ chức hoạt động của văn phòng có hiệu quả và chất lượng. Từ yêu cầu công việc, nhu cầu về trình độ chuyên môn mà cần phải sắp xếp cán bộ cho hợp lý, tránh để xảy ra tình trạng làm việc không đúng chuyên môn. Những công việc thường xuyên tiếp xúc với thông tin, công văn, giấy tờ và các hoạt động nghiệp vụ khác nên bố trí đảm bảo cân đối giữa công việc và khả năng, nhằm mục đích tạo động lực thúc đẩy mọi hoạt động, bảo đảm thời gian và nâng cao hiệu qủa công việc .
Văn phòng có thể tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ năng lực và có trình độ chuyên môn cao để gánh vác công việc. Vì hiện nay khối lượng công việc ở văn phòng Trung ương Hội là khá nhiều, trong khi đó nguồn nhân lực còn thiếu dẫn đến tình trạng nhiều khi lãnh đạo phải kiêm nhiệm thêm nhiều việc. Muốn thực hiện được điều này văn phòng cần có kế hoạch thu hút cán bộ trẻ có năng lực thực thụ, động viên khuyến khích các cán bộ lâu năm có kinh nghiệm chuyên môn chú trọng vào đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực trẻ, để đảm bảo triển khai các công việc vừa mang lại hiệu qủa kinh tế, vừa đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ. Văn phòng nên khuyến khích việc học ngoại ngữ, tin học cho các chuyên viên và nhân viên trong văn phòng
Với một văn phòng hiện đại, cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên cũng như quản lý các công việc trong văn phòng sẽ có nhiều thay đổi. Do vậy các cán bộ công nhân viên, chuyên viên trong văn phòng Hội luật gia Việt Nam sẽ cần được chú trọng bồi dưỡng nâng cao và đào tạo. Hàng năm phân tích đánh giá thực trạng trình độ cán bộ, đối chiếu với yêu cầu công tác để xây dựng lại bộ
máy theo hướng tiêu chuẩn hoá, đồng thời cần có các hình thức khen thưởng, kỷ luật kịp thời để khuyến khích cán bộ công nhân viên.
Lãnh đạo Hội luật gia Việt Nam nói chung và lãnh đạo văn phòng nói riêng cấn quan tâm tới việc bố trí, sử dụng cán bộ làm công tác văn phòng. Công tác văn phòng cần phải được đánh giá đúng mức từ đó bố trí cán bộ hợp lý, khoa học, phù hợp với năng lực, sở trường của từng người. Cần loại bổ tình trạng sử dụng đội ngũ cán bộ thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác sang đảm nhiệm công tác văn phòng. Công tác này cũng cần có những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về quản lý văn phòng. Đối với những cán bộ được thuyên chuyển sang làm công tác văn phòng thì trung ương Hội cần có kế hoạch đào tạo, đào tạo lại hoặc bồi dưỡng các kiến thức về quản lý văn phòng, như việc mở các lớp đào tạo trong ngắn hạn. Thực tế tại văn phòng Hội luật gia Việt Nam, các cán bộ làm công tác văn phòng hiện nay phần lớn là những cán bộ chuyên ngành luật. Xét thấy rằng lãnh đạo Hội cần xây dựng kế hoạch cho các cán bộ này được tham gia bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ văn phòng.
Và để đội ngũ cán bộ, chuyên viên trong văn phòng tận tâm tận lực với các nhiệm vụ được giao, hết lòng phục vụ vì sự phát triển của Hội thì ban lãnh đạo Hội cần quan tâm đến đời sống vật chất cũng như tinh thần của các hội viên trong văn phòng. Vì trên thực tế mức lương của các hội viên trong văn phòng không đảm bảo để họ ổn định cuộc sống, yên tâm hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đồng thời cần quan tâm đến các chính sách phúc lợi, các nhu cầu về tinh thần của hội viên từ đó tạo ra cho họ tâm lý thoải mái và yên tâm hơn với công việc của mình.
Hiện nay tại văn phòng Hội cán bộ, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng khi ra vào cơ qua thường không đeo thẻ của cơ quan vì vậy rất khó phân biệt và gây khó khăn cho việc quản lý, vì vậy lãnh đạo văn phòng cần xem xét đưa ra quy định chung cho việc nhân viên khi ra vào cơ quan. Đồng thời cần tiến hành thực hiện việc kiểm tra thẻ tự động để tránh tình trạng mọi người đi làm không đúng giờ quy định.
3.2.3.Bố trí nơi làm việc một cách khoa học, hợp lý
Việc bố trí nơi làm việc tại văn phòng của Hội luật gia Việt Nam như hiện nay tuy đã đạt yêu cầu nhưng chưa thực sự khoa học và hợp lý. Xét trên phương diện một văn phòng hiện đại thì lãnh đạo văn phòng Trung ương Hội cần có kế
hoạch nghiên cứu, bố trí nơi làm việc sao cho tiện lợi và dễ dàng trong quá trình làm việc. Nhìn chung, việc bố trí bàn làm việc như văn phòng hiện nay là tương đối thuận tiện, xong vị trí của các phòng như vậy chưa thực sự hợp lý. Phòng hành chính quản trị tập chung đông các chuyên viên nhất nhưng lại được bố trí ngay sau hội trường của cơ quan, điều này thường gây khó khăn cho việc mỗi khi ở hội trường diễn ra các cuộc họp của lãnh đạo, những hội nghị hay họp giao ban rất bất tiện cho nhân viên đi lại khi có việc cần thiết. Hay phòng nghiên cứu tổng hợp lại được bố trí cạnh với phòng văn thư lưu trữ điều này gây ảnh hưởng tới việc nghiên cứu của cán bộ vì phòng văn thư lưu trữ thường xuyên phải tiếp nhận công văn tài liệu giấy tờ nên rất ồn ào.
Trong văn phòng, con người là chủ thể sáng tạo vì vậy để nâng cao tinh thần làm việc của các nhân viên thì văn phòng nên sắp xếp các bộ phận có liên quan đến nhau gần nhau tạo sự tiện lợi trong trao đổi công việc.
Để khắc phục được những tồn tại và nâng cao chất lượng công việc văn phòng thì lãnh đạo văn phòng cần chú trọng hơn nữa đến việc tạo ra một môi trường làm việc khoa học. Vì phòng làm việc của cán bộ và nhân viên văn phong chỉ đủ để sắp xếp các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc. Hướng ngồi chủ yếu đều quay ra cửa nên dễ ảnh hưởng tiếng ồn và người qua lại. Tại phòng làm việc của các chuyên viên thường bi ánh sáng trực tiếp chiếu vào nhiều khi gây cảm giác khó chịu cho nhân viên. Để khắc phục nhược điểm này lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch đầu tư hệ thống cửa kính để vừa có thể ngăn ánh sáng trực tiếp, vừa có thể ngăn tiếng ồn với phòng hội trường của văn phòng.