- Những vấn đề cần giải quyết để khắc phục những hạn chế trên:
3.2.1. Đầu tư các trang thiết bị đa năng phục vụ cho công tác văn phòng
Để nâng cao chất lượng công tác văn phòng thì đây cũng là vấn đề mấu chốt cần được ban lãnh đạo Hội nói chung và văn phòng nói riêng hết sức quan tâm. Trong quá trình tìm hiểu em xin có một vài ý kiến để tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào văn phòng Hội như sau:
Trước tiên lãnh đạo Hội và văn phòng cần có các phương án chỉ đạo các phòng, ban xây dựng công trình ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn bộ các phòng ban và nhanh chóng triển khai việc áp dụng quy trình đó để có thể theo kịp trình độ phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay. Muốn làm được điều này, đội ngũ cán bộ, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng cần không ngừng trau dồi kiến thức về công nghệ thông tin, thường xuyên cập nhật, tìm hiểu những ứng dụng mới của công nghệ thông tin thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như: đài, mạng internet, báo, sách...có như vậy mới có thể kịp thời nắm bắt được những nhu cầu ngày càng cao của công việc.
Tiếp đó, tiến hành đầu tư mới các trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng như: đầu tư hệ thống máy tính các thiết bị phụ trợ cho việc nối mạng nội bộ Lan và mạng diện rộng Wan. Trong văn phòng hiện nay, hầu hết các phòng ban đều được trang bị các máy vi tính và đều được nối mạng nội bộ và mạng diện rộng. Đây là một điều rất thuận lợi cho việc nâng cao hiệu quả làm việc của các nhân viên trong văn phòng, tạo điều kiện cho quá trình trao đổi thông tin liên lạc giữa các phòng ban trong văn phòng với nhau. Xong do thời gian sử dụng đã lâu một số máy tính trong văn phòng không còn được mới, nhiều khi xẩy ra sự cố gây cản trở đến công việc của các nhân viên, chuyên viên. Để khắc phục hạn chế này văn phòng cần chú trọng hơn nữa việc mua sắm một số máy tính mới thay cho những máy tính cũ. Bên cạnh đó lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch mua sắm thêm một số các máy móc cần thiết như máy fax, máy in, máy huỷ tài liệu vì do tính chất công việc của văn phòng nên cần đầu tư thêm các loại máy này để phục vụ cho công tác văn phòng được tốt hơn. Cần thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ cho các máy móc thiết bị trong văn phòng.
Bên cạnh đó cần đào tạo, bồi dưỡng, chuẩn bị, đội ngũ cán bộ có đủ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ về công nghệ để sử dụng các thiết bị hiện đại, ứng dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin; bồi dưỡng kiến thức về công nghệ thông tin cho cán bộ văn phòng.
Trang bị cho các lãnh đạo văn phòng máy máy vi tính được cài đặt các phần mềm quản lý phục vụ đắc lực cho công tác điều hành cũng như quản lý hoạt động của nhân viên dưới quyền hàng ngày mà không cần đi lại mất thời gian và công sức.
Đối với bộ phận văn thư, lưu trữ cần trang bị phần mềm quản lý tài liệu. Đây là một điều rất quan trọng vì khi được trang bị phần mềm này bộ phận văn thư sẽ giảm thiểu được thời gian tra tìm và quản lý tài liệu, hơn nữa nó cho phép giảm tối đa về không gian, diện tích cất giữ tài liệu.
Mỗi máy vi tính của mỗi cán bộ lãnh đạo, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng cần được cài đặt mật khẩu riêng để không xảy ra tình trạng tiết lộ thông tin và bảo vệ thông tin trong cơ quan một cách an toàn hiệu quả nhất.
Việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện nay của văn phòng là rất cần thiết vì các trang thiết bị đầy đủ, phương tiện hiện đại sẽ góp phần không nhỏ vào việc bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ văn phòng, đồng thời tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc của nhân viên trong văn phòng. Xong văn phòng cũng tuỳ thuộc vào điều kiện của mình mà lãnh đạo văn phòng cần cân nhắc đối với việc đầu tư trang thiết bị sao cho phù hợp nhất để tránh lãng phí vì nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu của Hội là từ ngân sách Nhà nước cấp.