- Chức năng:
Thực hiện hoạt động văn thư, lưu trữ; Bảo đảm các chế độ tiền lương, phụ cấp, tiền công và các chế độ chính sách khác; Theo dõi và quản lý sử dụng tài sản; Phục vụ các cuộc họp của lãnh đạo Hội và lãnh đạo văn phòng; Giữ gìn vệ sinh trong cơ quan.
Giúp lãnh đạo Hội thực hiện các công việc cụ thể trong xây dựng Trụ sở Hội tại Hà Nội và tại số 208 Điện Biên Phủ, Thành phố Hồ Chí Minh.
- Nhiệm vụ:
+ Công tác hành chính văn thư lưu trữ
Làm các thủ tục chuyển công văn đi
Tiếp nhận các công văn, tài liệu, báo chí gửi đến, chuyển Chánh Văn phòng xem xét chỉ định nơi nhận, vào sổ và chuyển các công văn đến nơi Chánh Văn phòng chỉ định. Trường hợp gửi đích danh người nhận thì gửi trực tiếp cho người đó. Hàng năm tổ chức kiểm tra, xử lý công văn theo chế độ quản lý công văn tài liệu.
Lưu trữ, quản lý các công văn gửi đi theo chế độ bảo mật.
Đánh máy các công văn theo yêu cầu của lãnh đạo Hội, lãnh đạo Văn phòng.
Đón tiếp khách đến quan hệ giao dịch với cơ quan. Quản lý con dấu theo chế độ bảo mật.
Quản lý và khai thác tủ sách thư viện.
+ Công tác quản trị.
Thực hiện chế độ công tác kế toán thủ quỹ theo đúng chính sách và pháp luật
Hàng năm lập kế hoạch mua sắm, sữa chữa trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho hoạt động của cơ quan theo quy định chung của pháp luật.
Thực hiện việc mua sắm tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng.
Quản lý và theo dõi sử dụng Trụ sở, các trang thiết bị, phương tiện máy móc của cơ quan. Định kỳ kiểm tra đánh giá chất lượng các trang thiết bị, phương tiện máy móc để sữa chữa, thay thế hoặc thanh lý.
Tiếp nhận, xử lý đề nghị mua sắm, sữa chữa phương tiện máy móc khi các Phòng đề nghị và trình lãnh đạo Văn phòng quyết định.
Quản lý và theo dõi kiểm tra việc sử dụng xăng, xe.
Xây dựng các báo cáo thuộc lĩnh vực phụ trách khi các cơ quan chức năng và lãnh đạo yêu cầu
Phục vụ các cuộc Hội nghị, Hội thảo, các cuộc chiêu đãi, tiếp khách chung của cơ quan.
Bảo đảm giữ gìn trật tự vệ sinh, tổ chức ăn trưa cho cơ quan Bảo đảm công tác bảo vệ trụ sở an toàn
Giúp lãnh đạo Hội theo dõi, phối hợp với các cơ quan hữu quan trong việc xây dựng Trụ sở của Hội.