Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty thiết kế thời trang quốc tế IDF

Chuyển sang kinh doanh trong nền kinh tế thị trường và hạch toán kinh tế độc lập, mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp là thực hiện kinh doanh có lợi và đảm bảo khả năng thanh toán. Để đạt được mục đích này thì các Doanh nghiệp phải áp dụng đồng thời nhiều biện pháp quản lý khác nhau .Một trong những công tác quan trọng phải kể đến là công tác quản lý, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu. Đối với một doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu đóng một vai trò cực kì quan trọng, nó là yếu tố đầu vào không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh.Giá trị của nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy,việc quản lý tốt việc thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu là điểu kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt, tăng lợi nhuận ,xây dựng uy tín cho doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trò quan trọng của Nguyên vật liệu nên kế toán nguyên vật liệu chiếm vị trí then chốt quan trọng trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Bên cạnh đó với đặc điểm là phần hành có liên quan với hầu hết các phần hành kế toán khác đặc biệt là trong các đơn vị sản xuất kế toán nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn, các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên. Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng trong đơn vị sản xuất, bản thân em xin đi sâu vào nghiên cứu và chọn làm đề tài báo cáo thực tập của mình.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

- -CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP - -CHUYÊN NGÀNH

ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT

KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU 4

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT 6

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 3

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF 3

1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF 7

1.2.1 Thu mua nguyên vật liệu tại công ty thiết kế thời trang quốc tế IDF 11

1.2.2 Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF 13

1.2.3 Sử dụng nguyên vật liệu taị Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF 14

1.3 TỔ CHỨC NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT KÊ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF 14

1.3.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF 14

1.3.2 Các bộ phận trong Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF và công tác quản lý nguyên vật liệu 16

2.1.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 23

2.1.1.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 34

2.2 KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT

KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF 55

2.2.1 Phương pháp hạch toán và hình thức ghi sổ 55

2.2.2 Tài khoản sử dụng 57

2.2.3 Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu 58

CHƯƠNG 3 85

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT KẾ RTHỜI TRANG QUỐC TẾ IDF 85

3.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF 85

3.1.1 Ưu điểm 85

3.1.2 Nhược điểm 88

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL 90

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF 92

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 93

Thủ kho kế toán 97

3.2.4 Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 97

Kế toán 97

KẾT LUẬN 101

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Sơ đồ 2.1: Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho 23

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho 34

Sơ đồ 2.3 : Trình tự kế toán chi tiết NVL 42

Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp NVL-CCDC 56

Biểu 2.1: Mẫu hóa đơn Giá trị gia tăng 25

Biểu 2.2: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư của Công ty 26

Biểu 2.3: Mẫu phiếu nhập kho của Công ty 29

Biểu 2.4: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 31

Biểu 2.5: Mẫu phiếu nhập kho 32

Biểu 2.6: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư 36

Biểu 2.7: Mẫu phiếu xuất kho 36

Biểu 2.8: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư 39

Biểu 2.9: Mẫu phiếu xuất kho 40

Biểu 2.10: Mẫu thẻ kho của công ty 44

Biểu 2.11: Mẫu thẻ kho công ty 46

Biểu 2.12: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu 49

Biểu 2.13: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu 51

Biểu 2.14: Mẫu bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu 53

Biểu 2.15: Mẫu bảng kê nhập vật tư 60

60

Biểu 2.16: Mẫu chứng từ ghi sổ 60

Biểu 2.17: Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán 61

Biểu 2.18: Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán 63

Biểu 2.19: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán 65

Biểu 2.20: Mẫu bảng kê nhập vật tư 66

Biểu 2.21: Mẫu chứng từ ghi sổ 67

Biểu 2.22: Mẫu sổ chi tiết tạm ứng 68

Biểu 2.23: Mẫu bảng kê nhập vật tư 70

Biểu 2.24: Mẫu chứng từ ghi sổ 71

Biểu 2.25: Mẫu sổ chi tiết quỹ tiền mặt 71

Biểu 2.26: Mẫu bảng kê xuất vật tư 74

Biểu 2.27: Mẫu chứng từ ghi sổ 75

Biểu 2.28: Mẫu bảng kê xuất vật tư 76

Biểu 2.29: Mẫu chứng từ ghi sổ 77

Biểu 2.30: Mẫu bảng kê xuất vật tư 78

Biểu 2.31: Mẫu chứng từ ghi sổ 79

Biểu 2.32: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 80

Biểu 2.33: Mẫu sổ Cái TK 152 – Nguyên vật liệu 83

Biểu 3.1: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ 96

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

GVHB : Giá vốn hàng bán

TGNH : Tiền gửi ngân hàng

QLDN : Quản lý doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU

Chuyển sang kinh doanh trong nền kinh tế thị trường và hạch toán kinh

tế độc lập, mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp là thực hiện kinhdoanh có lợi và đảm bảo khả năng thanh toán Để đạt được mục đích này thìcác Doanh nghiệp phải áp dụng đồng thời nhiều biện pháp quản lý khácnhau Một trong những công tác quan trọng phải kể đến là công tác quản lý,

sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu

Đối với một doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu đóng một vai tròcực kì quan trọng, nó là yếu tố đầu vào không thể thiếu được của quá trình sảnxuất kinh doanh.Giá trị của nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớntrong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bởi vậy,việc quản

lý tốt việc thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu là điểu kiệncần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt, tăng lợi nhuận ,xây dựng uy tíncho doanh nghiệp

Xuất phát từ vai trò quan trọng của Nguyên vật liệu nên kế toán nguyênvật liệu chiếm vị trí then chốt quan trọng trong công tác quản lý nói chung vàcông tác kế toán nói riêng Bên cạnh đó với đặc điểm là phần hành có liênquan với hầu hết các phần hành kế toán khác đặc biệt là trong các đơn vị sảnxuất kế toán nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn, các nghiệp vụ diễn rathường xuyên

Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác kế toán nói chung, kế toánnguyên vật liệu nói riêng trong đơn vị sản xuất, bản thân em xin đi sâu vàonghiên cứu và chọn làm đề tài báo cáo thực tập của mình

Nội dung báo cáo của em gồm có 3 phần như sau:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty thiết kế thời trang quốc tế IDF

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty thiết kế thời trang quốc tế IDF

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty thiết kế thời trang quốc tế IDF

Qua đây em cũng xin cám ơn sự giúp đỡ thiệt tình của Th.S Trần QuangChung giáo viên hướng dẫn thực tập, các anh chị trong phòng kế toán củaCông ty thiết kế thời trang quốc tế IDF, cùng toàn thể các bạn đã giúp em hoànthành được bài báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 30 tháng 04 Năm 2014

Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Hà

CHƯƠNG 1

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF

1.1.ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế

IDF

May mặc là ngành sản xuất hàng tiêu dùng, sản phẩm rất đa dạng luônthay đổi theo thị hiếu tuỳ theo độ tuổi, từng vùng, từng mùa và từng thờiđiểm Yêu cầu về tính thẩm mỹ của sản phẩm rất cao, kiểu dáng mẫu mốt phảiphù hợp với từng lứa tuổi, nghề nghiệp, thời tiết khí hậu và sở thích của từng người

Công ty đã sản xuất rất nhiều sản phẩm khác nhau từ sản phẩm đơngiản như: Bảo hộ lao động, quần, áo sơ mi đến sản phẩm có yêu cầu kỹthuật phức tạp như: áo Jacket, veston

Do đặc điểm sản phẩm của công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, kích cỡnên doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, rất đa dạng vàcũng nhiều chủng loại với quy cách khác nhau Ví dụ như các loại vải, cácloại chỉ, các loại khuy, bông, mex,… để sản xuất các loại sản phẩm có quycách, mẫu mã khác nhau

Nguyên vật liệu tại công ty không những đa dạng về chủng loại và quycách mà hơn nữa do đặc thù trong ngành may mặc nên vật liệu tại công ty nhưcác loại vải, chỉ, khuy… còn đa dạng về màu sắc Với từng dòng sản phẩm

khác nhau và tùy theo đơn đặt hàng của khách hàng mà nhu cầu về màu sắcsản phẩm là khác nhau, từ đó cần những nguyên liệu phù hợp.

Cũng như trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu tạicông ty cũng mang các đặc điểm chung là: là tài sản dự trữ thuộc tài sản ngắnhạn, là đối tượng lao động một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuấtkinh doanh ( đối tượng lao động, tư liệu lao động và lao động sống) là cơ sởvật chất hình thành nên sản phẩm mới

Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm tại Công ty Thiết Kế ThờiTrang Quốc Tế IDF thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất ( 65 –75% tổng giá thành), đặc biệt là nguyên liệu chính Do vậy, khi có biến độngnhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩmcủa công ty

Đặc điểm nguyên vật liệu của Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc TếIDF nói riêng và của ngành may mặc nói chung không gây khó khăn cho quátrình bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản nhưng nếu việc vận chuyển và bảo quảnkhông tốt cũng gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảocác yêu cầu kỹ thuật sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm đầu

ra của công ty Do đó, công ty cần có các biện pháp quản lý, vận chuyển và dựtrữ phù hợp với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng mất mát làm ảnhhưởng đến quá trình sản xuất của công ty Ví dụ: bông, vải, chỉ khi vânchuyển và bảo quản cần đảm bảo độ ẩm phù hợp và tránh để quá lâu nếukhông chúng rất dễ bị mốc, ố, bục, mủn… không đảm bảo yêu cầu chất lượngcho công tác sản xuất sản phẩm

Bên cạnh đó, do đặc thù mỗi loại sản phẩm là khác nhau, việc sử dụngcác nguyên liệu, các loại vải là khác nhau Với mỗi đơn đặt hàng, doanhnghiệp mua nguyên vật liệu cần thiết để phục vụ cho sản xuất đơn hàng đó,các nguyên liệu chính đặc biệt là các loại vải ít khi được dùng lại cho đơn đặthàng tiếp theo Do vậy, việc cung ứng vật tư được công ty rất coi trọng Đểvừa đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất vừa tránh tình trạng muanhiều làm tồn đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất

ra và tránh được tình trạng thiếu nguyên vật liệu gây gián đoạn cho quá trìnhsản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho việc sản xuất kinhdoanh của công ty kém hiệu quả Do đó, việc tính toán định mức và kế hoạchthu mua phải phù hợp, quá thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu cũng không tốt choviệc sản xuất kinh doanh của công ty

Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của Công TyThiết Kế Thơì Trang Quốc Tế IDF có những nét riêng biệt và khó hạ thấp chiphí nguyên vật liệu Việc sử dụng tiết kiệm trong sản xuất là biện pháp tíchcực nhằm hạ thấp giá thành thành phẩm góp phần không nhỏ vào nâng caohiệu quả sản xuất Vì vậy, cần phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chiphí nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ vàvận chuyển vật liệu đặc biệt là đối với nguyên vật liệu chính

1.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của

Công Ty Thiết Kế Thơì Trang Quốc Tế IDF

Trong quá trình tạo ra sản phẩm thì nguyên vật liệu đóng vai trò là nhân tốchủ yếu không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào Vì quá trìnhsản xuất là quá trình kết hợp giữa sức lao động với tư liệu lao động để tạo ra

các sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và thị hiếu của khách hàng Giaiđoạn này một mặt doanh nghiệp bỏ ra các chi phí về nguyên vật liệu và cácyếu tố có liên quan để tiến hành sản xuất, mặt khác doanh nghiệp lại thu đượcmột lượng kết quả sản xuất bao gồm thành phẩm và sản phẩm dở dang.

Nguyên vật liệu đóng vai trò chủ yếu trong quá trình tạo ra sản phẩm, không

có nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải ngừng sản xuất Màtrong các doanh nghiệp sản xuất như Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc TếIDF, gián đoạn trong sản xuất là điều tối kị Và hơn nữa, chất lượng nguyênvật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm đầu ra Vì thế nêncông tác thu - mua, bảo quản và giám sát chất lượng nguyên vật liệu đầu vàoluôn được chú trọng tại doanh nghiệp đảm bảo làm sao đủ vật liệu đúng tiêuchuẩn chất lượng để đưa vào sản xuất Từ đó ta nhận thấy, nguyên vật liệu tạiCông Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF còn là một trong các nhân tố gópphần giúp cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra bình thường

Mục đích cuối cùng của các doanh nghiêp sản xuất kinh doanh đó chính là lợinhuận Tuy nhiên để đảm bảo bù đắp được chi phí và có lãi đòi hỏi doanhnghiệp phải áp dụng mọi biện pháp để tăng lượng kết quả thu được, giảmlượng chi phí chi ra mà trong đó chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ cao nhất

Vì thế giảm được chi phí nguyên vật liệu đồng nghĩa với việc đem lại lợinhuận cao hơn cho doanh nghiệp Song để đạt được điều này không phải đơngiản mà điều kiện tiên quyết của doanh nghiệp là phải hạch toán nguyên vậtliệu một cách rõ ràng hợp lý phù hợp với từng thời điểm cụ thể mà doanhnghiệp đang sản xuất Nếu công tác kế toán nguyên vật liệu đáp ứng được cácyêu cầu cần thiết trong quá trình sản xuất sẽ giúp cho các nhà quản lý doanhnghiệp đưa ra được các chiến lược kinh doanh hiệu hơn

1.1.3 Phân loại nguyên vật liệu tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc

Tế IDF

Trong Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF nguyên vật liệu bao gồmnhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau Chúng khác nhau về công dụng, tínhnăng lý hóa, quy cách, phẩm cấp, chất lượng

Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vât liệu trong quá trình sản xuấtkinh doanh của công ty, toàn bộ nguyên vật liệu tại đây được phân ra thành

các loại sau:

*Vật liệu chính

Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ

sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bao gồm: vải, chỉ,khuy, bông, vải lót mex, chun, khóa… Trong mỗi loại nguyên vật liệu chính

đó lại chia thành nhiều thứ khác nhau Ví dụ như:

+ Vải gồm: vải bò, vải thô, vải kaki, skavi ( blue, black, white,…), vảicotton ( 100%, 60% ), satank, vải chéo, vải tơ tằm, vải Von…

+ Chỉ cũng gồm nhiều loại: chỉ 50C2 ( black, blue, white,…), chỉ 60C3,

chỉ 30C3, chỉ mạ non,…

+ Khuy cũng có nhiều loại: khuy đồng, khuy nhựa 14 ly, khuy 12ly đen,

khuy 15ly mạ non,…

*Vật liệu phụ

Tuy không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm,nguyên vật liệu phụ chỉ là những vật liệu có tác dụng phụ phục vụ trong quátrình sản xuất tạo nên sản phẩm của công ty, nhưng khi được sử dụng kết hợpvới nguyên vật liệu chính nó có tác dụng làm tăng chất lượng, mẫu mã của sảnphẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình

thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý Ví dụ

như: phấn may, giấy gói hàng, phấn bột, nẹp sắt,…

Tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF các nghiệp vụ nhập, xuấtnguyên vật liệu được diễn ra thường xuyên, với mỗi lần nhập giá cả nguyênvật liệu lại có sự khác nhau Do đó việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vậtliệu nhập hay xuất dùng là rất cần thiết Hiện nay, công ty đang sử dụng giáthực tế để đánh giá nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động

Đối với nguyên vật liệu công ty nhận may gia công ( nguyên vật liệu do bênthuê gia công cung cấp) thì công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng mà khôngtheo dõi về giá trị của những loại vật liệu đó.

Đối với nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty toàn bộ được muangoài từ các nhà cung cấp trong nước hoặc nhập khẩu, được công ty theo dõi

cả về số lượng và giá trị trong quá trình nhập và xuất dùng cho sản xuất sảnphẩm

Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do giám đốccông ty quyết định

Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Nguyên vật liệu tại công ty chủ yếu là được mua từ bên ngoài về nhập kho.Giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính theo công thức sau:

Chiphíthumua

+Thuế nhậpkhẩu (nếucó)

_Chiết khấuthương mại,giảm giáhàng bán

+ Thuế nhập khẩu: Với các loại NVL phải nhập khẩu phục vụ cho sảnxuất công ty phải chịu thêm khoản thuế nhập khẩu.

+ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: Khi mua NVL với sốlượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại hoặc do NVL của nhà cung cấpkhông đạt đúng tiêu chuẩn chất lượng như đã thỏa thuận, công ty được giảmgiá thì những khoản này đều được giảm trừ vào giá trị NVL đầu vào

Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 0013000 ngày 07/02/2013 công ty mua vải

của công ty TNHH dệt may Tấn Thành:

Thuế suất thuế GTGT 10%

Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do công ty TNHHdệt may Tấn Thành chi trả Do vậy, giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giághi trên hóa đơn

Ta có:

- Giá mua chưa có thuế GTGT:

2.000 x 48.000 + 3.000 x 30.000 = 186.000.000 đồng

- Thuế GTGT: 186.000.000 x 10% = 18.600.000 đồng

- Giá thanh toán: 186.000.000 + 18.600.000 = 204.600.000 đồng

Giá thực tế NVL nhập kho là: 186.000.000 đồng

Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF, giá xuất kho NVL được

áp dụng là phương pháp “ giá thực tế đích danh” Vật liệu của công ty đượcquản lý theo từng lô hàng riêng rẽ, áp dụng phương pháp tính giá xuất kho giáthực tế đích danh, khi xuất kho vật liệu của lô hàng nào thì tính theo giá thực

tế đích danh nhập của lô hàng đó

Ví dụ: Ngày 11/02/2013, theo nhu cầu sử dụng của phân xưởng sản xuất

I, công ty xuất kho 800 m vải Von và 400 m vải kẻ karoo phục vụ cho sảnxuất Số NVL này xuất từ lô hàng nhập ngày 07/02/2013 của công ty dệt may

Tấn Thành ( hóa đơn số 0013000) – lô hàng nhập trong ví dụ phía trên

Khi đó giá trị NVL xuất kho là: 800 x 48.000 + 400 x 30.000 =

50.400.000 đồng

1.2 ĐẶC ĐIỂM LUÂN CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

TY THIẾT KÊ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF

1.2.1 Thu mua nguyên vật liệu tại công ty thiết kế thời trang quốc tế IDF

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng, theohợp đồng, do vậy tùy yêu cầu của từng đơn hàng doanh nghiệp sẽ tiến hànhthu mua nguyên vật liệu phù hợp phục vụ cho sản xuất Ngoài một số đơnhàng có yêu cầu đặc biệt phải nhập vật liệu từ nước ngoài phục vụ cho sảnxuất, còn lại hầu hết các vật liệu của công ty đều được mua ngoài từ các nhàcung cấp trong nước Còn đối với các hợp đồng mà công ty nhận may giacông cho các doanh nghiệp khác thì nguyên vật liệu sẽ do bên thuê máy giacông cung cấp

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguồn nhập nguyên vật liệu đầuvào cho sản xuất sản phẩm, hàng hóa của mình là rất quan trọng, vì thế công

ty luôn tìm kiếm các nhà cung cấp sao cho mua được vật liệu với giá thànhphải chăng mà vẫn đảm bảo được chất lượng và nguồn cung kịp thời cho sảnxuất Bên cạnh đó, công ty cũng cố gắng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với cácnhà cung cấp thông qua việc tạo dựng lòng tin đối với các đối tác trong kinhdoanh

Các phương thức thu mua nguyên vật liệu hiện nay của công ty bao gồm:

+ Nhập khẩu vật liệu từ nước ngoài: Đối với các đơn hàng có những yêucầu đặc biệt về nguyên liệu hay nguyên liệu cần sản xuất sản phẩm của đơnhàng trên thị trường trong nước không cung cấp, hoặc chất lượng không đảmbảo thì đòi hỏi doanh nghiệp phải nhập vật liệu từ nước ngoài Phương thứcthu mua này thường tốn nhiều thời gian trong quá trình thu mua do thời gianvận chuyển kéo dài Một số nhà cung cấp nước ngoài của công ty: Công tyWadoo- Đài Loan, công ty Fabric- Mỹ,…

+ Nhập vật liệu từ các nhà cung cấp trong nước: Chủ yếu các loại vật liệucủa công ty đều được mua vào từ các nhà cung cấp trong nước Với phươngthức thu mua này có nhiều thuận lợi hơn so với nhập khẩu giá thành thườngthấp hơn, việc vận chuyển vật liệu cũng dễ dàng hơn và không phải thông quacác thủ tục hải quan Việc này giúp công ty rút ngắn thời gian trong khâu thumua Một số nhà cung cấp chính trong nước của công ty là: công ty dệt NamĐịnh, công ty Việt Tiến, Công ty TNHH dệt may Tấn Thành, Công ty cổ phầnThiên Phú,…

Nhìn chung, công tác thu mua nguyên vật liệu của công ty khá thuận lợi

do việc sản xuất theo đơn đặt hàng và hệ thống định mức xây dựng hợp lý.Mặt khác, các loại nguyên vật liệu công ty cần mua đều có sẵn trên thị trườngkhông trong tình trạng khan hiếm hay giá cả không ổn định

1.2.2 Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang

Quốc Tế IDF

Hiện nay, hệ thống kho của công ty bao gồm hai kho chính trong đó có mộtkho dùng để bảo quản nguyên vật liệu còn kho còn lại dùng để chứa thànhphẩm đã sản xuất được Bên cạnh hai kho chính đó tại mỗi phân xưởng đều cókho riêng lấy vật liệu từ kho chính sau đó đem về và để phân bổ dần cho các

tổ sản xuất

Nguyên vật liệu khi mua về được ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lượngsau đó được đưa vào nhập kho để quản lý Kho là điểm xuất phát và cũng làđiểm cuối cùng trong quá trình sản xuất, do đó việc bảo quản nguyên vật liệucủa công ty được tuân theo quy định trong quy chế quản lý kho chung

Trong quy trình luân chuyển vật liệu tại công ty, hầu hết các vật liệu đều đượclưu chuyển qua kho sau đó mới tới các phân xưởng sản xuất, chỉ có một phần

ít trong số đó là được đưa thẳng vào sử dụng, sản xuất mà không qua kho.Chính vì vậy công tác quản lý, bảo quản vật liệu tại kho là rất quan trọng Cáccán bộ, nhân viên trong công ty đảm nhận trách nhiệm này luôn luôn cần chú

ý theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng trên thực tế Đảm bảo pháthiện kịp thời và giảm thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu trongcông ty

1.2.3 Sử dụng nguyên vật liệu taị Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế

IDF

Trong quá trình hoạt động các phòng ban, phân xưởng sản xuất phát sinhcác nhu cầu về nguyên vật liệu Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộ phậndựa trên tình hình thực tế tại bộ phận mình xác định nguyên vật liệu cần dùng

về chủng loại, số lượng… Từ đó lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kếtoán Sau khi được duyệt các bộ phận sẽ tiến hành nhận vật liệu từ kho nguyênvật liệu của công ty

Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng, các bộ phận luôn phảichú ý đến mục tiêu tiết kiệm, hiệu quả Quá trình sử dụng nguyên vật liệucũng được ghi chép đầy đủ tránh mất mát khi sử dụng Trong các phân xưởngsản xuất việc sử dụng nguyên vật liệu dựa trên các định mức tiêu hao nguyênvật liệu mà phòng kỹ thuật đề ra Mỗi cá nhân, thành viên trong công ty khi sửdụng nguyên vật liệu đều phải dùng đúng mục đích sao cho tiết kiệm và đạthiệu quả trên sự giám sát của quản lý từng bộ phận

1.3 TỔ CHỨC NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT KÊ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF

1.3.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang

Quốc Tế IDF

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đíchcuối cùng của sản xuất kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí vàlợi nhuận ngày càng được quan tâm Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìmcon đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Tại công ty Thiết KếThời Trang Quốc Tế IDF cũng vậy với tỷ trọng nguyên vật liệu chiếm khoảng

65-75% trong tổng giá thành sản xuất sản phẩm, do đó nguyên vật liệu cầnđược quản lý thật tốt để đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho doanhnghiệp.

Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càngcao Với vai trò như vậy nên trong công ty yêu cầu quản lý nguyên vật liệuđược được đặt ra trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quảnđến khâu sử dụng

+ Trong khâu thu mua: do công ty phải thường xuyên tiến hành thu muanguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm và cácnhu cầu khác của doanh nghiệp Vì vậy, trong khâu thu mua phải quản lý chặtchẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả hơn nữa là phải kịp thời chohoạt động sản xuất của doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệugây gián đoạn hoạt động trong doanh nghiệp

+ Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tụcphải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũngkhông được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích Đồngthời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vậtliệu giảm thiểu tình trạng nguyên vật liệu bị hư hỏng, mất mát, giảm chấtlượng

+ Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính toán đầy đủ, chính xác,kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm Do vậy trongquá trình sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng

và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh phải đảm bảo sử dụngsao cho tiết kiệm, hiệu quả

1.3.2 Các bộ phận trong Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF và

công tác quản lý nguyên vật liệu

a Phòng kỹ thuật với công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quátrình sử dụng và quản lý nguyên vật liệu Công ty thường xuyên quan tâm đếncông tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Do đặc điểm sản xuấtcủa công ty là sản xuất nhiều loại hàng hóa, nhiều chủng loại sản phẩm vớikích cỡ khác nhau chủ yếu phục vụ cho xuất khẩu, ngoài ra còn nhận các hợpđồng sản xuất cho các đơn vị trong nước và phục vụ nhu cầu tiêu thụ nội địa

Do vậy hệ thống định mức của công ty đã được xây dựng và đưa vào sử dụngvới nhiều loại định mức khác nhau phù hợp với đặc điểm, quy cách, phẩmchất của từng loại sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanhcho công ty Bên cạnh đó, công ty không ngừng phấn đấu giảm lượng nguyênvật liệu tiêu hao trên cơ sở vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm đã quy định

Công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành dựatrên các căn cứ sau:

+ Căn cứ vào định mức của ngành

+ Căn cứ vào thành phần, chủng loại, quy cách của sản phẩm

+ Căn cứ vào việc thực hiện định mức các kỳ trước

+ Tham khảo kinh nghiệm của các công nhân sản xuất

Dựa vào các căn cứ trên, phòng kỹ thuật tiến hành xây dựng hệ thốngđịnh mức tiêu dùng nguyên vật liệu phù hợp với thực tiễn sản xuất của công

ty Để tăng cường công tác quản lý nguyên vật liệu trong quá trình sản xuấtmọt cách chặt chẽ, sau khi phòng kỹ thuật đã xây dựng xong định mức giámđốc công ty xem xét lại và ký duyệt bảng định mức vật liệu dùng cho sản xuất.Trên cơ sở định mức, các cán bộ thiết kế, sản xuất tại phân xưởng sẽ thiết kếsản phẩm sao cho đảm bảo theo định mức hoặc cố gắng giảm bớt định mứcnhằm đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu nhưng vẫn đạt chất lượng sản phẩmtheo quy định.

Công ty hiện nay không những nhận các hợp đồng sản xuất mà còn nhận cảhợp đồng may gia công Đối với các hợp đồng sản xuất sản phẩm mà công typhải lo tất cả khâu đầu vào thì công tác xây dựng định mức sẽ do phòng kỹthuật của công ty xây dựng trên cơ sở đặc điểm, quy cách sản phẩm mà kháchhàng yêu cầu sao cho sản xuất đạt hiệu quả giảm chi phí nguyên vật liệunhưng vẫn đảm bảo về chất lượng như hợp đồng quy định Còn đối với cáchợp đồng công ty nhận may gia công thì định mức sẽ do khách hàng ( bênthuê máy gia công) quy định Nhưng công ty cũng phải xem xét lại tính hợp lý

để đảm bảo lượng nguyên liệu khách hàng giao cho đủ để sản xuất số sảnphẩm như hợp đồng đã ký kết Nếu trường hợp khách hàng đưa ra định mức làthấp quá so với định mức của công ty thì công ty sẽ thương lượng với kháchhàng để tăng định mức ở mức độ phù hợp Nếu không được chấp nhận thì hợpđồng sẽ không được ký kết

Nhìn chung, trong công tác quản lý nguyên vật liệu, phòng kỹ thuật củacông ty là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật

liệu sao cho phù hợp với đặc điểm, quy cách phẩm chất của từng loại sảnphẩm

b Phòng kinh doanh với công tác thu mua nguyên vật liệu

Với một doanh nghiệp sản xuất như công ty thì nguyên vật liệu có vai trò rấtquan trọng Thiếu nguyên vật liệu sẽ dẫn tới hoạt động sản xuất bị gián đoạn,

do vậy công tác thu mua nguyên vật liệu đáp ứng cho quá trình sản xuất rấtđược công ty chú trọng Đảm nhiệm công việc này là bộ phận phòng kinhdoanh của công ty

Phòng kinh doanh của công ty có nhiệm vụ là chủ động tìm kiếm bạnhàng, nguồn hàng và trực tiếp ký kết hợp đồng, các đơn đặt hàng với các đốitác có nhu cầu, hoàn thành các thủ tục giấy tờ xuất nhập khẩu để thực hiệnđơn hàng Để thực hiện nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu phòng kinh doanhcủa công ty có lập một tổ là tổ cung ứng, tổ này chính là bộ phận trực tiếpthực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu

Với nhiệm vụ của mình, tổ cung ứng thường gồm các công việc sau:

Từ các đơn đặt hàng, hợp đồng sản xuất mà công ty ký kết tổ tiến hành xácđịnh các nguyên vật liệu cần dùng, tính toán số lượng nguyên vật liệu cần sửdụng

Sau khi xác định các loại nguyên liệu và số lượng cũng như yêu cầu vềchất lượng vật liệu, tổ cung ứng tiến hành tìm nhà cung cấp phù hợp với nhucầu của công ty

Thực hiện các giao dịch, thương lượng về giá cả, số lượng vật liệu cầncung ứng và thời gian, phương thức giao hàng.

Đặc biệt để đảm bảo vật liệu đầu vào đảm bảo các yêu cầu về chất lượng,trong quá trình thu mua bộ phận cung ứng đặc biệt chú ý theo dõi và kiểm trachất lượng vật tư mua vào Do vậy, hầu hết các loại vật liệu trước khi nhậpkho nguyên liệu, hay trước khi giao nhận đều được kiểm nghiệm chất lượngtrước thông qua một ban kiểm nghiệm

Bên cạnh đó tổ cung ứng cũng phải theo dõi thường xuyên tình hình thựchiện các đơn đặt hàng ( đơn đặt hàng mua vật liệu) và tình hình thanh toán chocác nhà cung cấp

Tóm lại, với nhiệm vụ thu mua nguyên vật liệu, tổ cung ứng phải đảm bảo saocho vật liệu luôn được đáp ứng kịp thời cho hoạt động sản xuất đầy đủ về sốlượng và đạt tiêu chuẩn về chất lượng Nhưng cũng phải đảm bảo sao chonguyên liệu thu mua không quá dư thừa, bởi với đặc điểm của vật liệu tại công

ty, việc tồn kho nguyên liệu trong thời gian dài sẽ dẫn đến tình trạng vật liệunhư vải, chỉ bị mốc, ố, bục, mủn,… không còn đảm bảo chất lượng cho sảnxuất Điều đó sẽ gây tổn thất cho công ty làm giảm hiệu quả hoạt động củacông ty

c Bộ phận kho với công tác bảo quản và kiểm tra nguyên vật liệu

Kho là nơi chứa đựng, bảo quản tất cả nguyên vật liệu cho công tác sản xuấtkinh doanh của đơn vị Do vậy, cần tổ chức tốt công tác quản lý tại kho Hiệnnay, bộ phận kho NVL của công ty có hai nhân viên bao gồm một thủ kho và

một nhân viên kho nhận trách nhiệm quản lý Chức năng và nhiệm vụ đặt racủa bộ phận là:

+ Chịu trách nhiệm về toàn bộ số vật liệu, công cụ dụng cụ, máy mócthiết bị, tài sản cố định và hàng hoá do mình quản lý

+ Theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật liệu hàng ngày, hàng tuần, hàngtháng, hàng quý, hàng năm

+ Cùng với bộ phận Kế toán kiểm kê kho định kỳ

Thực hiện tốt công tác quản lý tại kho sẽ giúp công ty giảm thiểu tìnhtrạng hao hụt, hư hỏng nguyên vật liệu đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty.

d Các phân xưởng với việc sử dụng nguyên vật liệu

Tại các phân xưởng và các phòng ban của công ty, hàng tháng theo kế hoạchsản xuất hay khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, các bộ phận cần lập giấy đề nghịxuất vật tư Giấy đề nghị xuất vật tư được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuấtkinh doanh và nhu cầu sản xuất và sử dụng của từng bộ phận Nếu giấy đềnghị này được kế toán trưởng hoặc giám đốc sản xuất ký duyệt thì sẽ trở thànhmột chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho

Dựa trên giấy đề nghị xuất kho đã được duyệt, bộ phận cung ứng lậpphiếu xuất kho và ghi số lượng yêu cầu Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất khotiến hành xuất vật liệu Sau khi nhận vật liệu về sử dụng tại mỗi phòng ban vàđặc biệt là tại các phân xưởng sản xuất NVL sử dụng đều được giám sát tránh

tình trạng mất mát trong sản xuất và đảm bảo quá trình sử dụng NVL đượctiết kiệm.

Từ quy trình sử dụng NVL như trên có thể thấy công tác quản lý NVLtrong quá trình sử dụng tại các phân xưởng sản xuất, các phòng ban của công

ty là khá chặt chẽ Việc này giúp đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinhdoanh của công ty

e Kế toán và công tác hạch toán nguyên vật liệu

Với vị trí quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất, việc hạch toán NVLcần cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lýNVL tại công ty

Công tác kế toán NVL của công ty hiện nay do kế toán viên NVL – CCDCđảm nhận Với công việc của mình kế toán NVL có các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng

và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ NVL nhập-xuất-tồn kho, sử dụng tiêuhao cho sản xuất

+ Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng

cụ Hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép banđầu về NVL

+ Kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL Phân bổ hợp

lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SX – KD

+ Phát hiện kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để công

ty có biện pháp xử lý kịp thời

Thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ góp phần giúp quátrình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung hayquản lý nguyên vật liệu nói riêng được thực hiện tốt hơn tạo điều kiện nângcao hiệu quả kinh doanh cho công ty

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF 2.1 KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF

2.1.1 Thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu

2.1.1.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại Công Ty Thiết

Kế Thời Trang Quốc Tế IDF được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho.

Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tại công ty Thiết Kế

Thời Trang Quốc Tế IDF sử dụng các chứng từ như: hóa đơn bán hàng ( của

nhà cung cấp), biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho,…

Ban kiểm nghiệm

Cán

bộ cung ứng

Phụ trách phòng KHSX

Thủ kho Người

giao hàng

Kế toán vật tư

Đề nghị nhập kho

Lập phiếu nhập kho

Kiểm nhận hàng

Ký phiếu nhập kho

Ghi sổ Kiểm tra

ghi biên bản kiểm tra

Bảo quản

và lưu trữ Nghiệp

vụ nhập

kho

Bộ phận cung ứng vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho vàtiêu thụ sản phẩm của công ty từ đó để tính ra số nguyên vật liệu cần mua vàlựa chọn nhà cung cấp vật liệu Sau đó sẽ cử cán bộ cung tiêu đi mua nguyênvật liệu và vận chuyển về công ty kèm theo hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bánhàng.

Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậykhi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất thì trước khi nhập kho nguyên vậtliệu sẽ được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng,chủng loại và quy cách thực tế của vật liệu

Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộcphòng kế hoạch sản xuất, thủ kho vật tư và người giao hàng Cơ sở để kiểmnhận là hóa đơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng ( trường hợp chưa

có hóa đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng và phiếu xuất kho của bêngiao hàng để kiểm nhận) Trong quá trình vật liệu nhập kho nếu phát hiệnthiếu, thừa vật liệu hoặc vật liệu sai quy cách, kém phẩm chất thì phải lập biênbản xác định rõ nguyên nhân Nếu nguyên nhân là từ phía nhà cung cấp, công

ty có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm giá hoặc từ chối không nhận số vật liệuđó

Sau khi kiểm nhận, các thành viên trong ban kiểm nhận phải lập “ Biênbản kiểm nghiệm vật tư”

Ví dụ: Ngày 07/02/2013 Công Ty Thiết Kê Thời Trang Quốc Tế IDF mua

của Công ty TNHH dệt may Tấn Thành 20 cây vải Von (100m/cây) với đơngiá 48.000 đ/m và 30 cây vải kẻ karoo (100m/cây) với đơn giá 30.000 đ/m,thuế GTGT là 10%, công ty thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Theo như

hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do công ty TNHH dệt may Tấn

Thành chi trả Do vậy, giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá ghi trên hóa

đơn Khi nhập hàng, có hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê được lập như sau:

Biểu 2.1: Mẫu hóa đơn Giá trị gia tăng

Mã số thuế: 0500403159

Địa chỉ: Đa Sỹ - Kiến Hưng – Hà Đông – Hà Nội

Điện thoại:0433828605 Số tài khoản: xxxxxxxxxx

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Việt Cường

Tên đơn vị: Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF

Mã số thuế: 0102668942

Địa chỉ: 257-B4 Giải Phóng – Hà Nội

Hình thức thanh toán: chuyển khoản Số tài khoản: xxxxxxxxxx

Biểu 2.2: Mẫu biên bản kiểm nghiệm vật tư của Công ty

CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ

IDF Địa chỉ: 257-B4 Giải Phóng- Hà Nội

- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0013000 ngày 07 tháng 02 năm 2013 của công ty TNHH dệt may Tấn Thành

Ban kiểm nghiệm gồm:

+ Ông/Bà: Nguyễn Thị Mai – phòng kế hoạch – Trưởng ban

+ Ông/Bà: Trần Thanh Thủy – thủ kho - Ủy viên

+ Ông/Bà: Nguyễn Xuân Thành - Ủy viên

Đã kiểm nghiệm các loại:

Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

Số lượng đúng quy cách, phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất

1 Vải Von M 2.000 2.000 0

2 Vải kẻ karoo M 3.000 3.000 0

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng vải Von và vải kẻ karoo, số lượng và kết quả kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất, không có mặt hàng sai quy cách, phẩm chất và được đem vào nhập kho.

Đại diện kỹ thuật

Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm cho thấy nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn cho phép nhập kho thì cán bộ cung ứng, thủ kho và bên giao hàng tiến hành thủ tục cho nhập kho NVL

Phiếu nhập kho được cán bộ cung ứng lập trên cơ sở kết quả của biênbản kiểm nghiệm vật tư, hóa đơn bán hàng của người cung cấp hoặc hợp đồngmua hàng mà công ty đã ký kết Phiếu nhập kho tại Công Ty Thiết Kế ThờiTrang Quốc Tế IDF được lập làm ba liên:

Liên1: Lưu tại quyển gốc

Liên2: Giao cho người giao hàng

Liên3: Lưu chuyển để ghi thẻ kho và vào sổ kế toán

Với nghiệp vụ nhập vật liệu như trên, phiếu nhập kho sẽ được lập như

sau:

Biểu 2.3: Mẫu phiếu nhập kho của Công ty

CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ

IDF Địa chỉ: 257- B4- Giải Phóng Hà Nội

- Họ và tên người giao: Nguyễn Xuân Thành

- Theo hóa đơn GTGT số 0013000 ngày 07 tháng 02 năm 2013 của công ty TNHH dệt may Tấn Thành

Nhập tại kho: Vật liệu

Thực nhập

Như đã nói ở trên, các loại NVL của công ty toàn bộ là mua ngoài vàhầu hết đều được kiểm nghiệm chất lượng trước khi nhập kho thông qua một

bộ phận là ban kiểm nghiệm vật tư Điều đó có nghĩa là, bên cạnh những NVLluôn được kiểm tra chất lượng chặt chẽ thông qua ban kiểm nghiệm thì vẫncòn có một số NVL được nhập kho không thông qua ban kiểm nghiệm theoquy trình như trên Khi đó, quy trình nhập kho nguyên vật liệu sẽ chỉ thôngqua sự kiểm tra của cán bộ cung ứng mà không phải là ban kiểm nghiệm.Những nguyên vật liệu nhập kho không qua kiểm tra của ban kiểm nghiệmthường là những NVL phụ, văn phòng phẩm hay là NVL nhập từ các nhàcung cấp thường xuyên, có uy tín luôn đảm bảo chất lượng NVL trong nhữnglần nhập trước

Ví dụ: Ngày 10/02/2013 Công ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF

có nghiệp vụ mua chỉ của Công ty cổ phần Thiên Phú như sau:

Ngày 10/02/2013 để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm, Công ty

đã nhập một số loại chỉ tại chi nhánh công ty cổ phần Thiên Phú: Chỉ 60C3các màu đen, vàng cam, xanh rêu, trắng mỗi loại 500 cuộn đơn giá là 12.750đồng/cuộn Thuế GTGT 10%, tổng số tiền thanh toán là 28.050.000 đồng,Công ty chưa thanh toán Số NVL này do công ty cổ phần Thiên Phú chịutrách nhiệm vận chuyển đến theo như thỏa thuận giữa hai bên, vì vậy giá nhậpkho NVL này cũng chính là giá mua ghi trên hóa đơn

Vì Công ty cổ phần Thiên Phú là doanh nghiệp chuyên cung cấp chỉmay trên thị trường, hơn nữa lại là nhà cung cấp thường xuyên của Công tynên cán bộ thu mua sau khi kiểm tra đúng chủng loại, quy cách, mẫu mã và sốlượng NVL mà công ty cổ phần Thiên Phú giao đến thì tiến hành cho nhập

kho và lập phiếu nhập kho mà không cần thông qua kiểm tra của ban kiểm

Biểu 2.4: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng

Mã số thuế: 0301446006 – 003

Địa chỉ: 378 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Điện thoại: 0438624831 Số tài khoản: xxxxxxxx

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Linh

Tên đơn vị: Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF

Mã số thuế: 0102668942

Địa chỉ: 257-B4- Giải Phóng – Hà Nội

Hình thức thanh toán: xxxxxxx Số tài khoản: xxxxxxxx

1 Chỉ 60C3 đen Cuộn 500 12.750 6.375.000

2 Chỉ 60C3 vàng cam Cuộn 500 12.750 6.375.000

3 Chỉ 60C3 xanh rêu Cuộn 500 12.750 6.375.000

4 Chỉ 60C3 trắng Cuộn 500 12.750 6.375.000 Cộng tiền hàng: 25.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.550.000 Tổng cộng tiền thanh toán 28.050.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tám triệu không trăm năm mươi nghìn đồng.

Người mua hàng

(đã ký)

Người bán hàng (đã ký)

Biểu 2.5: Mẫu phiếu nhập kho

CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF

Địa chỉ: 257-B4 – Giải Phóng- Hà Nội

- Họ và tên người giao: Lê Quang Trường

- Theo hóa đơn GTGT số 0007182 ngày 10/02/2013 của chi nhánh Tổng Công Ty cổ phần Thiên Phú.

Nhập tại kho: Vật liệu