Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang IDF được khái quát theo sơ đồ sau:
Tại Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF, hàng tháng hay khi có nhu cầu về vật liệu, bộ phận sử dụng lập giấy đề nghị xuất vật tư. Giấy đề nghị xuất vật tư được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sản xuất từng bộ phận. Nếu giấy đề nghị này được kế toán trưởng hoặc giám đốc sản xuất ký duyệt thì sẽ trở thành một chứng từ mệnh lệnh để lập phiếu xuất kho.
Dựa trên giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho và ghi số lượng yêu cầu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất vật tư và ghi số lượng thực xuất vào phiếu. Cũng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ở công ty cũng được lập thành ba liên:
Liên1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng
Thủ trưởng, kế toán trưởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Người có nhu cầu Kế toán vật tư Lập chứng từ xin xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ Duyệt lệnh xuất Bảo quản và lưu trữ Nghiệp vụ xuất kho
Ví dụ: Ngày 09 tháng 02 năm 2013, tại PXSX I phát sinh nhu cầu sử
dụng vải phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Khi đó bộ phận sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư theo mẫu như sau:
Biểu 2.6: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư.
CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF Địa chỉ: 257- B4 - Giải Phóng- Hà Nội
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Kính gửi: Phòng kế toán
Tên tôi là: Nguyễn Thị Hà – tổ trưởng PXSX I
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công ty cấp cho PX tôi những loại vật liệu sau:
Đề nghị công ty cấp cho bộ phận chúng tôi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất được tiến hành đúng với kế hoạch mà công ty đề ra.
Ngày 09 tháng 02 năm 2013
Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, các bộ phận liên quan tiến hành xuất kho vật liệu và phiếu xuất kho được lập theo mẫu sau:
Biểu 2.7: Mẫu phiếu xuất kho.
STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng
1 Vải Von M 800
CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF
Địa chỉ: 257- B4- Giải Phóng- Hà Nội
Mẫu số: 02 – VT
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 11 tháng 02 năm 2013 Số: 67
Nợ: 621 Có: 152
- Họ và tên người nhận: Nguyên Thị Hà Bộ phận: PXSX I - Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất đơn hàng Zara1067
- Xuất tại kho: Vật liệu
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm,
hàng hóa
Mã sốĐơn vịtính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu
Thực xuất
2 Vải kẻ Karoo M 400 400 30.000 12.000.000
Cộng 50.400.000
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Năm mươi triệu bốn trăm nghìn đồng
Ngày 11 tháng 02 năm 2013 Người lập phiếu (Đã ký) Người nhận hàng (Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu)
Ví dụ: Ngày 11/02/2013 tại phân xưởng sản xuất II có nhu cầu thay mới suốt kim may cho máy khâu phục vụ hoạt động sản xuất. Khi đó bộ phận lập giấy đề nghị xuất vật tư. Sau khi được duyệt, giấy đề nghị xuất vật tư này sẽ là một chứng từ mệnh lệnh để tiến hành xuất NVL.
Biểu 2.8: Mẫu giấy đề nghị xuất vật tư.
CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF Địa chỉ: 257-B4 Giải Phóng- Hà Nội
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Kính gửi: Phòng kế toán
Tên tôi là: Dương Thị Thu – tổ trưởng PXSX II
Căn cứ vào tình hình sản xuất và nhu cầu hiện tại của bộ phận, đề nghị công ty cấp cho PX tôi những loại vật liệu sau:
Đề nghị công ty cấp cho bộ phận chúng tôi kịp thời và đầy đủ để cho việc sản xuất
được tiến hành đúng với kế hoạch mà công ty đề ra.
Ngày 11 tháng 02 năm 2013
Người đề nghị
(Đã ký)
STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng
1 Suốt 2k Chiếc 100
Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, các bộ phận liên quan tiến hành xuất kho vật liệu và phiếu xuất kho được lập theo mẫu sau:
Biểu 2.9: Mẫu phiếu xuất kho.
CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF
Địa chỉ: 257-B4 Giải Phóng- Hà Nội
Mẫu số: 02 – VT
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 11 tháng 02 năm 2013 Số: 72
Nợ: 627 Có: 152
- Họ và tên người nhận:Dương Thị Thu Bộ phận: PXSX II - Lý do xuất kho: xuất phục vụ hoạt động sản xuất của PX
- Xuất tại kho: Vật liệu
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm,
hàng hóa
Mã sốĐơn vịtính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu
Thực xuất
1 Suốt 2k Chiếc 100 100 3.000 300.000
2 Kim VO Chiếc 100 100 1.500 150.000
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Bốn trăm năm mươi nghìn đồng.
Ngày 11 tháng 02 năm 2013
2.1.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
2.1.2.1. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho từng loại NVL về cả số lượng chủng loại, chất lượng một cách chặt chẽ. NVL tại công ty rất đa dạng, các nghiệp vụ nhập – xuất lại diễn ra thường xuyên hàng ngày. Do đó, công việc kế toán chi tiết NVL là vô cùng quan trọng.
Hiện nay, công ty đang hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu từ đó dễ dàng phát hiện ra các sai sót trong quá trình ghi chép, hạch toán, nhập dữ liệu. Bên cạnh đó, phương pháp này còn giúp giám sát chặt chẽ tình hình nhâp – xuất – tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị. Theo phương pháp này, kế toán hạch toán chi tiết trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,.... Trình tự hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3 : Trình tự kế toán chi tiết NVL
Ghi chú: :Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra
2.1.2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho
Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định của BTC để thực hiện ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của NVL hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và được sắp xếp theo nhóm để thuận tiện trong việc ghi chép và kiểm tra, đối chiếu với kế toán.
Hàng ngày, khi nhận chứng từ kế toán về nhập – xuất kho NVL ( phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp
Phiếu nhập kho
Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn
Sổ kế toán tổng hợp
của chứng từ. Sau đó, tiến hành thực nhập và thực xuất NVL, ghi số thực nhập – xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và thẻ kho.
Các chứng từ nhập – xuất kho, được thủ kho sắp xếp riêng theo từng loại vật liệu để định kỳ 5 – 10 ngày kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán để hạch toán.
Ví dụ: Từ phiếu nhập kho số 41 ( biểu 2.3) ngày 07/02/2013 và phiếu xuất kho số 67 (biểu 2.7) ngày 11/02/2013 cùng với các chứng từ nhập xuất khác thủ kho sẽ lập thẻ kho đối với loại vật liệu “ vải Von” và “ vải kẻ Karoo” như sau:
Biểu 2.10: Mẫu thẻ kho của công ty
CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF
Địa chỉ: 257- B4 Giải Phóng- Hà Nội
Mẫu số: S12 – DN
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/02/2013 Tờ số: 02
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải Von Đơn vị tính: m
S T T
Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 600 1 45 04/02 Xuất PXSX II 04/02 600 2 41 07/02 Nhập kho 07/02 2.000 3 67 11/02 Xuất PXSX I 11/02 800 4 83 18/02 Xuất PXSX II 18/02 700 5 72 25/02 Nhập kho 25/02 3.000 6 92 27/02 Xuất PXSX I 27/02 1.000
Cộng phát sinh 5.000 3.100 Tồn cuối tháng 2.500 Ngày 28 tháng 02 năm 2013 Thủ kho (Đã ký) Kế toán (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu)
Biểu 2.11: Mẫu thẻ kho công ty
CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF
Địa chỉ: 257- B4 Giải Phóng- Hà Nội
Mẫu số: S12 - DN
THẺ KHO
Ngày lập thẻ:01/02/2013 Tờ số: 06
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải kẻ karoo Đơn vị tính: m
ST T
Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 200 1 43 02/02 Xuất PXSX II 02/02 200 2 41 07/02 Nhập kho 07/02 3.000 3 59 08/02 Xuất PXSX II 08/02 1.000 4 67 11/02 Xuất PXSX I 11/02 400 5 64 17/02 Nhập kho 17/02 3.000 6 83 18/02 Xuất PXSX II 18/02 600
7 89 25/02 Xuất PXSX I 25/02 1.000 8 104 29/02 Xuất PXSX II 29/02 1.500 Cộng phát sinh 6.000 4.700 Tồn cuối tháng 1.500 Ngày 28 tháng 02 năm 2013 Thủ kho (Đã ký) Kế toán (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu)
2.1.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán
Tại phòng kế toán, định kỳ 5 -10 ngày kế toán nhận chứng từ nhập – xuất từ thủ kho chuyển lên. Khi nhận được chứng từ, việc đầu tiên kế toán làm đó là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau khi kiểm tra dựa vào các chứng từ đó, kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại chứng từ. Chứng từ được kế toán NVL phân loại như sau: phân loại theo từng nhóm, loại vật liệu, sau đó tiếp tục phân loại theo hình thức thanh toán ( đối với chứng từ nhập kho) hoặc theo đối tượng sử dụng ( đối với chứng từ xuất kho).
Căn cứ vào chứng từ nhập – xuất trên, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán NVL sẽ in sổ ra và đóng thành quyển.
Trên sổ chi tiết, nguyên vật liệu được theo dõi cả về số lượng và giá trị. Định kỳ kế toán NVL và thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu sổ sách ( sổ chi tiết
với thẻ kho) để đảm bảo sự chính xác trong hạch toán, ghi chép kịp thời phát hiện và xử lý sai sót ( nếu có).
Ví dụ: Với phiếu nhập kho số 41 ( biểu 2.3) ngày 07/02/2013 và phiếu xuất kho số 67 (biểu 2.7) ngày 11/02/2013 cùng với các chứng từ nhập xuất khác, kế toán nhập dữ liệu vào máy, hệ thống sẽ tự động lên sổ chi tiết loại vật liệu “ vải Von ”, “ vải kẻ karoo” theo mẫu sau:
Biểu 2.12: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu
CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG IDF Địa chỉ: 257-B4- Giải Phóng- Hà Nội
Mẫu số: S10 – DN
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
Tháng 02 năm 2013
Tài khoản: 152 Tên kho: kho vật liệu
Tên, quy cách vật liệu, sản phẩm hàng hóa: Vải Von tính: đồng
NT ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Đơn
giá Nhập Xuất Tồn
Số
hiệu thángNgày lượngSố Thành tiền lượngSố Thành tiền lượngSố Thành tiền
Số tồn đầu tháng 46.500 600 27.900.000
7/2 45 04/02 Xuất kho sản xuất SP -PX II 46.500 600 27.900.000 0 0
15/2 67 11/02 Xuất kho sản xuất SP - PX I 48.000 800 38.400.000 1.200 57.600.000
…. …. ……….. … …. …. …. …. …. ….
29/2 92 27/02 Xuất kho sản xuất SP -PX I 48.000 1.000 48.000.000 2.500 120.000.000
Cộng phát sinh 5.000 240.000.000 3.100 147.900.000 Tồn cuối tháng 2.500 120.000.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2013 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu)
Biểu 2.13: Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu
CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF Địa chỉ: 257-B4- Giải Phóng
Mẫu số: S10 - DN
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
Tháng 02 năm 2013
Tài khoản: 152 Tên kho: kho vật liệu
Tên, quy cách vật liệu, sản phẩm hàng hóa: Vải kẻ karoo
Đơn vị tính: đồng NT
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn
Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số tồn đầu kỳ 29.000 200 5. 800.000 7/2 43 02/02 Xuất kho sx sản phẩm-PX II 29.000 200 5. 800.000 0 0 7/2 41 07/02 Nhập kho-công ty Tấn Thành 30.000 3.000 90.000.000 3.000 90.000.000 … … ……… …. …. ……. …. …… …. … 29/2 89 25/02 Xuất kho sx sản phẩm-PX I 30.000 1.000 30.000.000 3.000 90.000.000
29/2 104 29/02 Xuất kho sx sản phẩm-PX II 30.000 1.500 45.000.000 1.500 45.000.000 Cộng phát sinh 6.000 180.000.000 4.700 141.000.000 Tồn cuối tháng 1.500 45.000.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2013 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu)
Cuối tháng, từ số liệu kế toán chi tiết của các sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, số liệu kế toán sẽ đươc tổng hợp để vào bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn của công ty theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu. Số liệu trên bảng kê này sẽ được dùng để đối chiếu với Sổ Cái. Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của công ty có mẫu như sau:
Biểu 2.14: Mẫu bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu
CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF Địa chỉ: 257-B4- Giải phóng – Hà Nội
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO VẬT LIỆU
Tháng 02 năm 2013
Đơn vị tính: đồng
STT Tên, quy cách vật liệu
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
1 Vải nỉ black 47.450.000 163.500.000 187.956.000 22.994.000 2 Vải von 27.900.000 240.000.000 147.900.000 120.000.000 3 Vải kẻ karoo 5.800.000 180.000.000 141.000.000 45.000.000 …. ………. ………….. ……….. …………. ……… 36 Chỉ màu 50C3 3.370.800 21.400.500 20.780.500 3.990.800 37 Chỉ màu 60C3 4.935.600 25.500.000 24.348.900 6.086.700 …. …… ……….. ……… ………….. ………..
Tổng cộng 409.248.700 2.743.218.500 2.579.547.40 0 572.919.800 Ngày 28 tháng 02 năm 2013 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu)
2.2. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT KẾ THỜI TRANG QUỐC TẾ IDF