+ Công tác Phân loại nguyên vật liệu
Cần phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống danh điểm vật tư, việc phân loại này giúp cho công tác quản lý và hạch toán được dễ dàng chính xác hơn. Vì vậy để đảm bảo cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng cũng như giá trị từng loại nguyên vật liệu việc phân loại nguyên vật liệu của công ty cần hoàn thiện hơn. Công ty có thể phân loại như sau:
+ Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, bông, chỉ, khuy…
+ Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: phấn may, giấy gói hàng, dây nẹp…
+ Nhiên liệu: TK 152.3: dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen + Phụ tùng thay thế: TK 152.4: kim, suốt, thoi, dây máy… + Vật liệu khác: TK 152.8: văn phòng phẩm, phế liệu thu hồi
+ Công tác quản lý bảo quản vật liệu tại kho
Như đã nói ở phần trên, công tác quản lý vật liệu tại kho còn tồn tại nhược điểm là do bảo quản tất cả vật liệu trong cùng một kho nên dễ hư hỏng đối với nguyên vật liệu dễ loang ố, mốc.. như vải, bông, chỉ… Do đó, công tác quản lý kho nên tổ chức lại. mỗi loại NVL nên bảo quản, quản lý trong một kho riêng, nhưng xét trong điều kiện công ty hiện nay thì khó có thể thực hiện đươc. Vậy nên thay vì quản lý tại kho riêng, cán bộ quản lý kho cần có các
biện pháp phân tách các loại vật liệu với nhau sao cho hợp lý để bảo quản tránh hư hại gây tổn thất cho công ty. Công ty có thế tách ô trong một kho để quản lý, tương ứng với mỗi ô là một loại vật liệu.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng
Mặc dù hệ thống tài khoản được sử dụng tại công ty hiện nay là khá đầy đủ. Tuy nhiên em vẫn kiến nghị công ty nên sử dụng thêm TK 151 – Hàng hóa đang đi đường vào công tác hạch toán kế toán của mình.
Trong nhiều trường hợp, kế toán chỉ nhận hóa đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì kế toán chưa tiến hành ghi sổ ngay mà đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “ Hàng mua đanh đi đường”. Trong kỳ nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho để vào sổ TK 152 như bình thường. Nếu cuối tháng hàng chưa về nhập kho thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng, các chứng từ có liên quan để phản ánh nghiệp vụ này vào TK 151. Mặc dù nghiệp vụ này ít xảy ra nhưng việc sử dụng TK 151 lại rất hữu ích, cho phép theo dõi tình hình thu mua của công ty được chính xác, kịp thời.
Kết cấu TK 151 như sau:
Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường
Bên Có: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho của công ty.
Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho công ty.
Phương pháp hạch toán kế toán như sau:
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào hóa đơn mua hàng của các loại hàng mua chưa về nhập kho dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả cho người bán; hoặc Có TK 111, 112, 141,...
Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường.
Trường hợp hàng mua đang đi đường bị hao hụt, mất mát được phát hiện ngay khi phát sinh hoặc khi kiểm kê cuối kỳ, căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế toán phản ánh giá trị hàng bị mất mát, hao hụt, ghi:
Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 151: Hàng mua đang đi đường.
3.2.3. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện nay, công tác đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho của kế toán và thủ kho được tiến hành vào cuối quý mà nghiệp vụ nhập xuất NVL tại công ty diễn ra hàng ngày và liên tục biến động do vậy thời gian kiểm tra đối chiếu như vậy là chưa hợp lý gây hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Để khắc phục nhược điểm này thì giữa thủ kho và kế toán cần phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách thường xuyên hơn để có thể phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời.
Bên cạnh đó để đảm bảo cho công tác hạch toán NVL được chặt chẽ hơn thì khi bàn giao chứng từ nhập, xuất kho NVL giữa thủ kho và kế toán có thể lập thêm phiếu giao nhận chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ có thể lập theo mẫu sau:
Biểu 3.1: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Ngày…..tháng….năm…. Số:……. Nhóm NVL Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
Thủ kho kế toán 3.2.4. Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Về hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu
Trong điều kiện thực tế tại công ty hiện nay, NVL tồn kho là không nhiều song NVL tồn kho thường là những NVL dễ hư hỏng, loang ố, mốc như vải, bông, chỉ,… Hiện nay, công việc kiểm kê NVL tồn kho hàng năm tại công ty chỉ kiểm kê một lần vào cuối năm và khi kiểm kê sẽ báo trước cho thủ kho một ngày. Việc này không hiệu quả cho công ty, thủ kho có thể chuẩn bị trước làm thay đổi thực trạng NVL tồn kho, khiến cho việc kiểm kê không phát hiện ra sai sót, chênh lệch. Hơn nữa việc kiểm kê chỉ diễn ra một lần trong năm sẽ hạn chế không xử lý kịp thời những mất mát, hư hỏng, hay ứ đọng NVL kém phẩm chất từ các quý I, II, III. Cuối mỗi tháng, quý công ty chỉ biết được số lượng và giá trị NVL tồn trên sổ sách mà không nắm được tình hình thực tế tại kho. Vì vậy, công ty nên tiến hành kiểm kê thường xuyên hơn có thể theo các quý trong năm và kết hợp giữa kiểm kê có báo trước và kiểm kê bất ngờ để có được kết quả kiểm kê khách quan, trung thực hơn. Hạch toán trích lập dự phòng nguyên vật liệu
Để đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị NVL tồn tại công ty không cao hơn so với giá cả thị trường và giúp các báo cáo tài chính của công ty phản ánh chính xác hơn. Mặt khác, trong điều kiện giá cả không ổn định và chủng loại nguyên vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng, tăng cường sản xuất. Việc lập dự phòng cho NVL tại công ty là cần thiết. Lập
dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp công ty bình ổn giá NVL trong kho. Mặt khác, xét về phương diện tài chính, dự phòng giảm giá NVL còn có tác dụng làm giảm lãi của công ty trong niên độ kế toán, nên công ty tích lũy được một nguồn tài chính mà đáng lẽ nó đã được phân chia.
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định như sau: Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập BCTC x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
Việc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện thông qua TK 159 như sau:
Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
3.2.5. Điều kiện thực hiện các giải pháp
Trong điều kiện cạnh tranh hiện nay, để có chỗ đứng và phát triển lâu dài trên thị trường đòi hỏi công ty cần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm được điều đó công ty cần nâng cao công tác quản lý mà hạch toán kế toán là công cụ đắc lực cho quản lý doanh nghiệp nên ngày càng cần hoàn thiện hơn nữa. Đặc biệt công tác là kế toán nguyên vật liệu. Công việc này khá phức tạp cần tiến hành thường xuyên và đồng bộ đòi hỏi sự kết hợp và nỗ lực của công ty lẫn phía Nhà nước.
+ về phía Công Ty :
Để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị mình công ty cần tăng cường thực hiện các công việc sau:
Công ty cần không ngừng nâng cao năng lực, trình độ đội ngũ nhân viên kế toán. Bên cạnh đó công ty cũng cần có những chính sách cụ thể để đào tạo ngắn hạn cho nhân viên kế toán, thường xuyên cập nhật các chính sách, chế độ mới làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán.
Tăng cường phát huy tính sáng tạo, năng động, nhiệt tình của đội ngũ nhân viên trong công ty nói chung và đội ngũ kế toán đặc biệt là kế toán NVL nói riêng sao cho vừa tuân thủ chế độ vừa phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Tạo điều kiện cho nhân viên kế toán đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu về từng phần hành cụ thể, từ đó hoàn thiện hơn công tác hạch toán NVL nói riêng và công tác kế toán nói chung.
+Về phía Nhà nước
Hiện nay, các văn bản pháp lý kế toán được ban hành vẫn tồn tại sự thiếu đồng bộ, bên cạnh đó lại còn có những quy định chưa thật sự phù hợp với điều kiện thực tiễn kế toán tại các doanh nghiệp gây một số khó khăn cho kế toán trong việc áp dụng chúng vào thực tế đơn vị mình. Vì vậy, Nhà nước nói chung và Bộ tài chính nói riêng cần nghiên cứu để đồng bộ hệ thống pháp lý, thay đổi các quy định sao cho gắn liền với thực tiễn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể áp dụng một cách linh hoạt vào đơn vị mình.
KẾT LUẬN
Với một doanh nghiệp sản xuất thì việc hoàn thiện và nâng cao công tác kế toán nguyên vật liệu luôn là yêu cầu xuất phát hàng đầu từ tầm quan trọng của nó: là một trong ba yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh, và chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất của sản phẩm. Thông qua việc quản lý nguyên vật liệu công ty sẽ có phương án quản lý tốt NVL, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí,góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm.
Kế toán nguyên vật liệu tại công ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF đã và đang không ngừng cải thiện và nâng cao năng lực làm việc của mình nhằm cung cấp một cách nhanh nhất chính xác nhất và cập nhập thông tin liên quan đến NVL, qua đó phục vụ cho công việc quản lý của lãnh đạo công ty một cách tốt nhất.
Bên cạnh những ưu điểm nổi trội là việc thực hiện và tổ chức kế toán nguyên vật liệu đã tương đối đáp ứng được nhu cầu thông tin quản lý và các đối tượng quan tâm đến tình hình tài chính của công ty, kế toán nguyên vật liệu còn có những nhược điểm còn tồn tại trong việc quản lý nguyên vật liệu, chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho,chưa sử dụng TK 151 hay việc kiểm kế hàng tồn kho…
Hy vọng trong một tương lai không xa,với những đóng góp của kế toán nguyên vật liệu,Công ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF sẽ ngày càng lớn mạnh và phát triển hơn nữa để góp phần đưa ngành công nghiệp dệt may nước nhà khẳng định được tên tuổi trên thị trường trong và ngoài nước.
Qua quá trình thực tập tại Công ty đã giúp em có điều kiện vận dụng kiến thức đã học vận dụng vào thực tiễn. Song công tác quản lý hạch toán NVL là
một lĩnh vực khá rộng, do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn và do trình độ lý luận của em còn nhiều hạn chế, vì vậy trong quá trình hoàn thành chuyên đề này em không thể tránh khỏi sai sót. Em mong rằng sẽ nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô đề bài viết của em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của Th.S Trần Quang Chung, các anh chị trong phòng kế toán của Công Ty Thiết Kế Thời Trang Quốc Tế IDF, cùng toàn thể các bạn đã giúp em hoàn thành bài báo cáo.