Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty sản xuất vật liệu xây dựng Chí Linh

Thế kỷ XXI, thời kỳ của công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế vừa là cơ hội đồng thời cũng đặt ra không ít những thách thức đối với các doanh nghiệp sản xuất nói riêng và các doanh nghiệp trong nước nói chung.Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ sẽ tạo ra một lợi thế lớn trong cạnh tranh cho doanh nghiệp bởi sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm với giá cạnh tranh.Qua thời gian thực tập, tìm hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty sản xuất vật liệu xây dựng Chí Linh, nhận thức được vai trò của nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, đồng thời dưới sự hướng dẫn của cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Phương Hoa, em đã chọn “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty sản xuất vật liệu xây dựng Chí Linh” làm đề tài chuyên đề của mình.

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

BHLĐ: Bảo hộ lao động GTGT: Giá trị gia tăng

CCDC: Công cụ dụng cụ TSCĐ: Tài sản cố định

ĐGBQ: Đơn giá bình quân TK: Tài khoản

ĐVT: Đơn vị tính SXVLXD: Sản xuất vật liệu xây dựng

DANH MỤC SƠ ĐỒ

DANH MỤC BẢNG BIỂU

LỜI MỞ ĐẦU

Thế kỷ XXI, thời kỳ của công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tếvừa là cơ hội đồng thời cũng đặt ra không ít những thách thức đối với các doanhnghiệp sản xuất nói riêng và các doanh nghiệp trong nước nói chung.Việc quản lý

và sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ sẽ tạo ra một lợi thế lớntrong cạnh tranh cho doanh nghiệp bởi sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí,nâng cao chất lượng sản phẩm với giá cạnh tranh

Qua thời gian thực tập, tìm hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công tysản xuất vật liệu xây dựng Chí Linh, nhận thức được vai trò của nguyên vật liệu,công cụ, dụng cụ, đồng thời dưới sự hướng dẫn của cô giáo PGS.TS Nguyễn ThịPhương Hoa, em đã chọn “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tạicông ty sản xuất vật liệu xây dựng Chí Linh” làm đề tài chuyên đề của mình

Phần 3:Nhận xét và đề xuất hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ tại công ty sản xuất vật liệu xây dựng Chí Linh

Để hoàn thành chuyên đề, em xin chân thành cảm ơn cô giáo PGS.TS NguyễnThị Phương Hoa, người đã trực tiếp hướng dẫn và các anh chị trong phòng kế toáncông ty sản xuất vật liệu xây dựng Chí Linh đã tạo điều kiện thuận lợi để em thựchiện đề tài này.Với kiến thức tích lũy trong suốt quá trình học tập và thời gian tìmhiểu thực tế tại công ty sản xuất vật liệu xây dựng Chí Linh còn hạn chế nên không

thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp bổ sung từThầy Cô, và các bạn để chuyên đề này được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hải Dương, ngày 26 tháng 06 năm 2014 Sinh viên thực hiện

Dương Thị Ngọc Tú

PHẦN 1

ĐẶC ĐIẾM VÀ TÌNH HÌNH QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG CHÍ LINH

1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty

1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quátrình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Nguyên vật liệuđược sử dụng phục vụ cho sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ, hay

sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp

- Đặc điểm:

+ NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định

+ Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới sự tác động của lao động, nó bịbiến dạng hoàn toàn không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu

+ Giá trị NVL được tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh

1.1.2. Đặc điểm công cụ, dụng cụ

Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn giá trị và thờigian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định

- Đặc điểm:

+ CCDC có đặc điểm giống tài sản cố định

+ Tham gia vào một hoặc nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh

+ CCDC bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng Giá trịcủa CCDC đượcchuyển dịch dần dần từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ

+ CCDC giữ nguyên hình thái ban đầu cho tới khi hư hỏng hoặc loại bỏ

1.2. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty

Để tránh nhầm lẫn trong hạch toán và thuận tiện cho công tác quản lý, dựa vàođặc trưng, phương thức sử dụng của NVL, CCDC mà kế toán công ty tiến hànhphân loại NVL, CCDC một cách hợp lý

1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ

- Phân loại NVL:

NVL trong công ty bao gồm nhiều loại khác nhau, có giá trị công dụng

và nguồn hình thành khác nhau Do đó cần phải phân loại NVL nhằm tạo điềukiện cho việc hạch toán,theo dõi và quản lý NVL

Căn cứ vào đặc trưng là vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sảnxuất – kinh doanh, NVL được phân thành các loại sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: là nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá

trình sản xuất thì sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Nguyênliệu, vật liệu chính bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đíchtiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm như: bột sét chịu lửa, sạn samốt

- Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình

sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn rabình thường Nhiên liệu có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác vớicác loại vật liệu phụ bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thểrắn và thể khí như: dầu Diesel, than cám các loại…

- Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc,

thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất như: phụ tùng điện,phụ tùng gạch, phụ tùng ô tô…

- Phế liệu: các loại phế liệu thu hồi sau quá trình sản xuất hoặc thanh lý tài

sản cố định như gạch chịu lửa phế, các phế liệu khác

Giá mua ghi trên hóa đơn

-Giảm giá hàng mua được hưởngGiá nhập kho

- Bao bì: là bao bì được sử dụng nhiều lần để bao gói vật tư, sản phẩm như:

bao dứa

1.2.2. Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho

- Công ty đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho mua ngoài theo giá

thực tế, tuân thủ theo Chuẩn mực kế toán Số 02 – hàng tồn kho Dựa trên cơ sở các

chứng từ hợp lệ công ty tính giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo công thức

sau:

+ Giá mua trên hóa đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt

hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có)

+ Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, sắp xếp, bảo quản, phân

loại, đóng gói, bảo hiểm từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí

của bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc

lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu,

công cụ, dụng cụ và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)

+ Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên

khi thu mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất kinh doanh chịu

thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì giá của nguyên vật liệu, công

cụ, dụng cụ mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng

trên hóa đơn

+ Nếu thu mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ra

đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụcủa

Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ

Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng thực tế nhập trong kỳ

ĐG BQ cả kỳ dự trữ

×

Giá trị NVL, CCDC xuất dùng

=Số lượng NVL, CCDC xuất dùng Đơn giá bình quân

ngân hàng thương mại nơi công ty có phát sinh giao dịch theo quy định củapháp luật

- Đối với trường hợp hóa đơn về hàng chưa về thì lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ đang điđường, đến cuối tháng căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ có liên quan để ghinhận vào tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường Trường hợp hàng về hóa đơnchưa về thì căn cứ vào lượng NVL thực tế nhập kho và giá tạm tính, khi nhận đượchóa đơn thì tiến hành điều chỉnh cho hợp lý

- Phương thức bảo quản:

Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua về đều được bảo quản theo từng thứloại, công ty đã tổ chức một hệ thống kho để chứa các nguyên vật liệu, công cụ,dụng cụ mỗi loại được tổ chức thành một kho riêng: kho nguyên vật liệu, công cụ,dụng cụ, kho nhiên liệu, kho phụ tùng…

Hệ thống kho chứa được bố trí xây dựng gần các nhà máy sản xuất, gần nhauthuận lợi cho công tác quản lý, đồng thời thuận tiện cho việc vận chuyển NVL,CCDC đến nơi sản xuất nhanh chóng và kịp thời

1.2.3. Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho

Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho theo phương pháp bìnhquân cả kỳ dự trữ Hàng tháng sau khi thu thập chứng từ, các chi phí liên quan đếnNVL, CCDC nhập kho Kế toán tiến hành tính giá NVL, CCDC xuất kho

Trị giá phân bổ CCDC trong kỳ

+ Phân bổ một lần (hay 100% giá trị xuất dùng): đối với những CCDC xuất dùng có giá trị và quy mô nhỏ

Trị giá phân bổ CCDC trong kỳ = Trị giá CCDC xuất kho

+ Phân bổ 2 lần (hay 50% giá trị xuất dùng): đối với những CCDC xuấtdùng có giá trị tương đối cao và quy mô tương đối lớn, tham gia vàohoạt động sản xuất từ 2 năm tài chính trở lên

+ Phân bổ nhiều lần: đối với CCDC xuất dùng với quy mô lớn, giá trịcao với mục đích thay thế trang thiết bịmới hàng loạt, có tác dụngphục vụ cho nhiều năm tài chính do đó được phân bổ dần vào chi phí

1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty

Việc quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là rất cần thiết giúpđảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận chocông ty

Việc quản lý NVL, CCDC của công ty được thực hiện tốt từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng

- Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận có liên quan từ công tác thu mua đến bảo quản, sử dụng:

- Tổ chức thu mua NVL, CCDC:

+ Phòng vật tư có chức năng cung cấp thông tin kinh tế, giá cả thị trường của cácchủng loại NVL, CCDC cho các phòng ban có liên quan Phối hợp với cácphòng ban liên quan xây dựng kế hoạch và nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất.Sau khi được phê duyệt công ty sẽ tổ chức cho cán bộ đi thu mua hoặc ký hợpđồng mua hàng.

- Tổ chức tiếp nhận NVL, CCDC:

+ Bộ phận cung ứng phải tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng,chủng loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo đúng nội quy điều khoản đã kýkết trong hợp đồng kinh tế, hóa đơn giao hàng, phiếu vận chuyển, thời gian thựchiện Sau đó vận chuyển một cách nhanh chóng để đưa NVL, CCDC từ địa điểmtiếp nhận vào kho của doanh nghiệp, tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàngcấp phát kịp thời cho quá trình sản xuất

+ NVL, CCDC khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ, tổ chức kiểm nghiệmvật tư trước khi nhập kho đối với các loại vật tư có đặc tính lý hóa phức tạp, thủkho không có đủ trình độ để kiểm tra đòi hỏi phải có chuyên gia như bột sét chịulửa, sạn sa mốt

+ Tổ chức quản lý kho:

+ Thủ kho phối hợp với bộ phận bảo vệ công ty trong bảo quản về số lượng, chấtlượng NVL, CCDC, ngăn ngừa hạn chế hư hỏng mất mát đến mức tối thiểu, đảmbảo minh bạch, rõ ràng

+ Đồng thời nắm chắc tình hình NVL, CCDC vào bất cứ thời điểm nào nhằmđáp ứng một cách nhanh nhất cho sản xuất, thuận tiện cho việc kiểm tra bất cứ lúcnào Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ với kế toán trong việc hạch toán và theo dõitình hình biến động NVL, CCDC

+ Tổ chức cấp phát:

+ Cấp phát theo tiến độ kế hoạch

+ Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất có xác nhận của Phó giám đốc phụtrách sản xuất Số lượng cấp phát được tính toán dựa trên nhiệm vụ, kế hoạch sảnxuất và hệ thống định mức tiêu dùng NVL, CCDC đã được xây dựng.

+ Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ và vật tư:

+ Vận dụng đúng đắn phương pháp hạch toán NVL, CCDC theo quy định Tổchức hướng dẫn việc chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất (lập chứng từ,luân chuyển chứng từ)

+ Tổ chức ghi chép mở các loại sổ, thẻ chi tiết về vật liệu, công cụ dụng cụ Phảnánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của từng loại, từngthứ vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ tiêuhao sử dụng cho sản xuất

+ Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua tình hình dự trữ và tiêu hao NVL,CCDC, ngăn ngừa việc sử dụng NVL, CCDC lãng phí Xây dựng định mức tiêuhao NVL, CCDC, đồng thời kiểm tra xem việc sử dụng vật liệu có đúng định mức

và có hiệu quả hay không để có biện pháp điều chỉnh thích hợp, xác định vốn vật

tư cho hợp lý

+ Tham gia kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ theo chế độquy định của nhà nước Lập báo cáo kế toán về NVL, CCDC phục vụ công táclãnh đạo và quản lý, điều hành phân tích kinh tế

Giá mua ghi trên hóa đơn

-Giảm giá hàng mua được hưởngGiá thực tế NVL, CCDC nhập kho

PHẦN 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ

TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG CHÍ LINH 2.1.Tính giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty

2.1.1 Tính giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho

Theo giá thực tế nhập kho:

Ví dụ:

a) Ngày 01 tháng 06 năm 2014 công ty nhập một số NVL của công ty than

Quảng Ninh với số liệu như sau:

+ Than cám 2: 100 tấn

+ Đơn giá chưa thuế: 1.620.000(đ/tấn)

+ Thuế GTGT (10%): 162.000(đ/tấn)

+ Than cám 3 : 200 tấn+ Đơn giá chưa giá thuế: 1.350.000(đ/tấn)

Giá thực tế nhập kho Than cám 3 là: 1.350.000 × 200 = 270.000.000(đ).Giá thực tế nhập khoThan cám 3b là: 2.300.000 ×200= 460.000.000(đ).Giá thực tế nhập kho Than cám 5 là: 960.000 × 350 = 336.000.000(đ).Vậy tổng giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho là:

162.000.000+270.000.000+460.000.000+336.000.000= 1.228.000.000(đ).b) Ngày10 tháng 06 năm 2014 mua NVL nhập kho của công ty cổ phần Thươngmại Nam Sơn

+ Bột sét chịu lửa: 300 tấn Đơn giá chưa thuế GTGT: 950.000(đ/tấn)

+ Sạn sa mốt: 300 tấn Đơn giá chưa thuế GTGT: 185.000(đ/tấn)

+ Thuế GTGT của các mặt hàng là 10%, chi phí vận chuyển nhà cung cấpchịu

Giá thực tế nhập kho Bột sét chịu lửa là: 950.000 × 300 = 285.000.000(đ).Giá thực tế nhập kho Sạn sa mốt là: 185.000 × 300 = 55.500.000(đ)

Vậy tổng giá trị thực tế nhập kho NVL là:

285.000.000 + 55.500.000 = 340.500.000(đ)

c) Ngày 08 tháng 06 năm 2014 công ty nhập kho một số công cụ, dụng cụ củacông ty Minh Phương để phục vụ cho sản xuất, có số liệu như sau:

+ Mũ công nhân: 350 cái

+ Đơn giá chưa thuế: 3.800(đ/cái)

+ Thuế GTGT (10%): 380(đ/cái)

+ Quần áo BHLĐ: 100 bộ

+ Đơn giá chưa thuế: 95.000(đ/bộ)

+ Thuế GTGT (10%): 9.500(đ/bộ)

+ Giầy bata: 90 đôi

+ Đơn giá chưa thuế: 27.500(đ/đôi)

Vậy tổng giá trị thực tế CCDC nhập kho là:

15.750.000 + 9.500.000 + 2.475.000 = 27.725.000(đồng)

d) Ngày 18 tháng 06 năm 2014 mua một số CCDC của công ty TNHH ĐạiThắng như sau:

Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ

Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng thực tế nhập trong kỳ

ĐG BQ cả kỳ dự trữ

×

Giá trị NVL, CCDC xuất dùng

=Số lượng NVL, CCDC xuất dùng Đơn giá bình quân

- Bao dứa: 10.000 cái Đơn giá chưa thuế GTGT 10% là 3.500(đ/cái)

- Kính hàn: 50 chiếc Đơn giá chưa thuế GTGT 10% là 40.000(đ/chiếc)

- Cuốc: 40 cái Đơn giá chưa thuế GTGT 10% là 85.000(đ/cái)

- Xẻng: 50 cái Đơn giá chưa thuế GTGT 10% là 82.000(đ/Cái)

Giá thực tế nhập kho Bao dứa là: 3.500 × 10.000 = 35.000.000(đ)

2.1.2 Tính giá nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho

Theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Kỳ hạch toán tại công ty theo tháng

Đơn giá BQ Bột sét chịu lửa xuất kho105.000.000 + 427.800.000

Theo phương pháp tình giá NVL, CCDC xuất kho của công ty ta có:

 Trị giá Bột sét chịu lửa xuất kho ngày 04 tháng 06 năm 2014 là:

Đơn giá BQ Than cám 2 xuất kho 430.950.000

Đơn giá BQ Mũ công nhân xuất kho 2.150.000 + 15.750.000

Thẻ kho

Bảng tổng hợp

N-X-TPhiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp

2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty

Vật liệu, công cụ, dụng cụ là một trong những đối tượng kế toán các loại tài

sản, cần phải được tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà còn về cả

mặt hiện vật, không chỉ theo từng kho mà còn chi tiết từng loại và được tiến hành

đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho

Tại công ty áp dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC theo phương

pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2- 1: Hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song

Ghi cuối tháng

Đối chiếu

Nguyên tắc hạch toán

- Tại kho: ghi chép về mặt số lượng và hiện vật

- Tại phòng kế toán: ghi chép cả số lượng và giá trị từng thứ vật liệu,công cụ, dụng cụ

Trình tự ghi chép:

- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình N – X – T khocủa từng thứ vật tư, công cụ dụng cụ ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập xuất NVL, CCDC, thủ khotiến hành kiểm tra tính phù hợp, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số thựcnhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó Thẻ kho đượcthủ kho sắp xếp trong hòm thẻ kho theo loại, nhóm vật liệu, công cụ,dụng cụ để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu Cuối tháng, thủ kho tính ra

số tổng nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại NVL, CCDC, đốichiếu số liệu với kế toán TSCĐ và vật tư

- Tại phòng kế toán: Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểmtra, được dùng làm căn cứ ghi sổ như hóa đơn GTGT, phiếu nhập, phiếuxuất Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vàomáy tính theo bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm Fastaccounting 10.0 Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tinđược tự động nhập vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối kỳ kếtoán thực hiện cộng sổ để đối chiếu với thủ kho, đồng thời nắm đượctình hình tồn kho vật tư từ đó báo cáo với lãnh đạo để có quyết địnhđiều chỉnh kịp thời, hợp lý

Hóa đơn GTGT Biên bản kiểm nghiệp vật tưPhiếu nhập khoGhi sổ, thẻ chi tiết liên quan

2.2.1 Chứng từ sử dụng, trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty

- Chứng từ kế toán sử dụng

+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)

+ Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 – GTKT3/001)

+ Thẻ kho (Mẫu S12 – DN)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (Mẫu 03 – VT)+ Sổ cái (Mẫu S03b – DN)

+ Sổ chi tiết các tài khoản (Mẫu S10 – DN)

- Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

đó chuyển các chứng từ có liên quan về phòng kế toán, kế toán TSCĐ và vật tưnhập số liệu thực nhập vào phần mềm kế toán để in ra phiếu nhập kho, tiếp tụcchuyển xuống Thủ kho, Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để tiến hành nhập kho

và vào thẻ kho

Ví dụ:

a) Ngày 01 tháng 06 năm 2014, công ty nhập kho NVL mua ngoài của công tythan Quảng Ninh

Địa chỉ: Cẩm Phả - Quảng Ninh Số tài khoản: 46110000045378Điện thoại: 033.3627198 Mã số thuế: 5700002214

Họ và tên người giao hàng: Hoàng Đình Ngọc

Đơn vị mua: Công ty sản xuất vật liệu xây dựng Chí Linh

Địa chỉ: Bích Động – Cộng Hòa – Chí Linh – Hải Dương

Tiền hàng: 1.228.000.000

Thuế suất thuế GTGT 10%, tiền thuế: 122.800.000

Viết bằng chữ: Một tỷ ba trăm năm mươi triệu tám trăm nghìn đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên và đóng dấu)

Khi vật tư và hóa đơn về,phòng vật tư lập ban kiểm nghiệm vật tư và căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm vật tư lập “Biên bản khiểm nghiệm vật tư” theo mẫu sau:

Biểu 2- 2 :

Đơn vị: CÔNG TY SXVLXDCHÍ LINH

Địa chỉ: Cộng Hòa – Chí Linh – Hải Dương

Mẫu số: 03 – VT Ban hành theo QDD15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Căn cứ giấy đề nghị kiểm nghiệm vật tư của bộ phận cung ứng và các chứng

từ liên quan

Hôm nay, ngày 01 tháng 06 năm 2014, chúng tôi gồm:

Bà: Nguyễn Ngọc Hằng Chức vụ: Phó giám đốc Trưởng banÔng: Trần Văn Thành Chức vụ: Thủ kho Ủy viên

Ông: Nguyễn Văn Thành Chức vụ: Cán bộ kĩ thuật Ủy viên

Ông: Nguyễn Văn Tính Chức vụ: Kế toán TSCĐ và vật tư Ủy viên

Đã cùng nhau kiểm nghiệm các loại vật tư sau:

ST

T Tên vật tư

Phương thứckiểm nghiệm ĐVT

Số lượng Chất

lượng

TheoCT

Thựctế

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Kế toán Trưởng ban

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Căn cứ vào số lượng thực tế đã kiểm nghiệm, các chứng từ có liên quan được chyển về phòng kế toán để vào sổ và in phiếu nhập kho theo mẫu sau:

Biểu 2- 3 :

Đơn vị: CÔNG TY SXVLXD CHÍ LINH

Địa chỉ: Cộng Hòa – Chí Linh – Hải Dương

Mấu số: 01 –VT Theo QĐ số 15/2006 QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC

Họ và tên người giao hàng: Hoàng Đình Ngọc

Địa chỉ: Công ty than Quảng Ninh

Nhập tại kho: Kho nguyên vật liệu

ĐVT

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Chứngtừ

Thựcnhập

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

b) Ngày 08 tháng 06 năm 2014, công ty nhập kho công cụ dụng cụ mua củacông ty Minh Phương, đã thanh toán bằng chuyển khoản.

Đơn vị bán: Công ty thương mại Minh Phương Mã số thuế: 5700828288Địa chỉ: Thái Học – Chí Linh – Hải Dương Số tài khoản: 461100000055377

Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Hữu Minh

Đơn vị mua: Công ty SXVLXD Chí Linh

Địa chỉ: Cộng Hòa – Chí Linh – Hải Dương

Viết bằng chữ: Hai mươi bẩy triệu bẩy trăm hai mươi lăm nghìn đồng chẵn.

Khi vật tư và hóa đơn cùng về, công ty tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bảnkiểm nghiệm vật tư

Bểu 2- 5 :

Đơn vị: CÔNG TY SXVLXD CHÍ LINH

Địa chỉ: Cộng Hòa – ChíLinh – Hải Dương

Mẫu số: 03 – VT Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Căn cứ giấy đề nghị kiểm nghiệm vật tư của bộ phận cung ứng và các chứng từliên quan

Hôm nay, ngày 08 tháng 06 năm 2014, chúng tôi gồm:

Bà: Nguyễn Ngọc Hằng Chức vụ: Phó giám đốcTrưởng ban

Ông:Trần Văn ThànhChức vụ: Thủ kho Ủy viên

Ông: Nguyễn Văn Thành Chức vụ: Cán bộ kĩ thuậtỦy viên

Ông: Nguyễn Văn TínhChức vụ: Kế toán TSCĐ và vật tưỦy viên

Đã cùng nhau kiểm nghiệm các loại vật tư như sau:

ST

T Tên vật tư

Phương thứckiểm nghiệm ĐVT

Số lượng Chất

lượng

Theo CT Thực tế

Cộng

Ý kiến ban kiểm nghiệm: đồng ý nhập kho.

Đại diện kỹ thuật

Biểu 2- 6:

Đơn vị: CÔNG TY SXVLXD CHÍ LINH

Địa chỉ: Cộng Hòa – Chí Linh – Hải Dương

Mẫu số: 01 – VT Theo QĐ số 15/2006 QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC

Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Hữu Minh

Địa chỉ: Công ty thương mại Minh Phương

Nhập tại kho: Kho công cụ, dụng cụ

Thựcnhập

Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư Phiếu xuất kho Ghi sổ thẻ chi tiết có liên quan

2.2.2 Chứng từ sử dụng, trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty

- Chứng từ kế toán sử dụng

+ Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT)

+ Biên bản đề nghị xuất vật tư

+ Thẻ kho (Mẫu S12 – DN)

+ Sổ cái (Mẫu S03b – DN)

+ Sổ chi tiết các tài khoản (Mẫu S10 – DN)

- Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ

Sơ đồ 2- 3: Trình tự xuất vật tư

Căn cứ vào nhu cầu vật tư và kế hoạch sản xuất của bộ phận sản xuất có xác nhậncủa PGĐ phụ trách sản xuất, kế toán TSCĐ và vật tư lập phiếu xuất kho rồi chuyểncho thủ kho, thủ kho làm thủ tục xuất vật tư và ghi số thực xuất vào phiếu xuất sau

đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật tư vào thẻ kho Đến cuối thángThủ kho thống kê đầy đủ về số lượng nhập, xuất trong tháng, số lượng tồn cuốithảng rồi chuyển cho kế toán TSCĐ và vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếuxuất để lấy số liệu ghi vào sổ

Ví dụ:

a) Ngày 02 tháng 06 năm 2014 xuất kho NVL cho sản xuất

Biểu 2- 7 :

Đơn vị: CÔNG TY SXVLXD CHÍ LINH

Địa chỉ: Cộng Hòa – Chí Linh – Hải Dương

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc b)

c) BIÊN BẢN ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ

e)

f) Họ tên: Tạ Văn Tâm

g) Địa chỉ: Phân xưởng sản xuất

n) (Ký, họ tên, đóng dấu)

o)

p)

q) Khi kế toán nhận được biên bản đề nghị xuất vật tư có đầy đủ chữ kýnhận hợp pháp kế toán TSCĐ và vật tư lập phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho Thủkho ghi số thực xuất Cuối tháng kế toán tính giá xuất và hoàn thành phiếu xuấtkho

a)

c)ĐVT

lượng

hi chúf)

ab) Ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC ac)

ae) Ngày 02 tháng 06 năm 2014

af) Số: 20

ag) Nợ TK 621ah) Có TK152

ai)

T

aj) Tên

nhãnhiệu quycách vậttư

ak)M

al)Đ

am)Sốlượng

an) Đơngiá

ao) Thànhtiền

at)Y

au) Thựcxuấtax)

1

ay) Bột sét

chịu lửa

az)B

ba)T

bb)1

bc) 100

bd)951

428,57

be)95.142.857

bi)T

bj)2

bk) 200

bl) 185

211,27

bm)37.042.254

bv)

bw)Tổng số tiền (viết bằng chữ):Một trăm ba mươi hai triệu một trăm tám mươi

lăm nghìn một trăm mười một đồng.

ce)Thủ kho

họ tên) cg)

ch) Kế toán trưởng ci) (Ký, họ tên) cj)

trưởng đơn vị cl) (Ký, họ tên, đóng dấu)

cn)

co)

cp)cq)

cr) Ngày 10 tháng 06 năm 2014 xuất kho CCDC phục cụ sản xuất

VIỆT NAM cz) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc a)

d)

e) Họ tên: Tạ Văn Tâm

f) Địa chỉ: Phân xưởng sản xuất

m) (Ký, họ tên, đóng dấu)

lượng

hi chúf)

ae) Ngày 10 tháng 06 năm 2014

af) Số: 22

ag) Nợ TK: 621ah) Có TK: 153

ai)

T

aj) Tên

nhãnhiệu quycách vậttư

ak) Mãsố

al)Đ

am)Sốlượng

an) Đơngiá

ao) Thànhtiền

at)Y

au) Thựcxuấtax)

az) MU

ba)C

bb)1

bc) 150

bd)44.750

be)6.712.500

bi)B

bj)1

bk) 100

bl) 94.815,67

bm)9.481.567

br)1

bs) 100

bt) 27.508,25

bu)2.750.825

cd)

ce) Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười tám triệu chín trăm bốn mươi bốn nghìn

tám trăm chín mươi hai đồng.

kho

họ tên) co)

cp) Kế toán trưởng cq) (Ký, họ tên) cr)

trưởng đơn vị ct) (Ký, họ tên, đóng dấu)

BTC

dh)Tên nhãn hiệu vật tư: Bột sét chịu lửa

di) Đơn vị tính: Tấndj) Mã số: 15211

S

dq)N

gàytháng

ds) Nhập

dt) Xuất

du)Tồn

dv)

eb)1 1 0

ef) Xuất kho eg)

eh)100

em)Nhập kho

en)300eo)

ep)310

et) Nhập kho

eu)150ev)

ew)460

fa) Xuất kho fb)

fc) 420fd) 4

ff) fg) fh) fi) fj) fk) fl)

fp) 4 5 0

fq) 5 2 0

gq) Tên nhãn hiệu: Sạn sa mốtgr) Đơn vị tính: Tấngs) Mã số: 15212gt) Ngày 01 tháng 06 năm 2014

S

gz) N

gày

hb)Nhập

hc) Xuất

hd)Tồn

he)

hk) 2 1 5

ho)Xuất kho hp)

hq)200

hv) Nhập kho

hw)300hx)

hy) 315

ic) Nhập kho

id) 250ie)

if) 565

ij) Nhập kho

ik) 300il)

im)865

iq) Xuất kho ir)

is) 550

it) 315

iu)

ix) Cộng phát sinh

iy) 8 5 0

iz) 7 5 0

1 5

kc) Tên nhãn hiệu: Mũ công nhân

kd) Đơn vị tính: Cáike) Mã số: 1531Mkf) Ngày 01 tháng 06 năm 2014

S

kl) N

gàyth

kn) Nhập

ko) Xuất

kp) Tồn

kq)

la) Nhập kho

lb) 35

0 lc)

ld) 40

lh) Xuất kho li)

lj) 150

lk) 25

lo) Xuất kho lp)

lq) 20

0 lr) 50 ls)

5 0

lx) 3 5 0

mu)Đơn vị: CÔNG TY SXVLXD CHÍ LINH