Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực Bảo Yên - Lào Cai.docx

Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực Bảo Yên - Lào Cai.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường, dưới sự chi phối của các quy luật kinh tế kháchquan như: quy luật cung cầu, quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh đã làm cho cácdoanh nghiệp trong quá trình sản xuất phải luôn chú trọng tới yếu tố giảm chi phí

để hạ thấp giá thành sản phẩm

Trong doanh nghiệp sản xuất, khoản mục chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷtrọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp Một biếnđộng nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng lớn đến giá thành sảnphẩm Do đó, quản lý khoản mục chi phí nguyên vật liệu góp phần làm giảm giáthành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp luôn luôn được các doanh nghiệpquan tâm

Do đặc điểm của công nghệ sản xuất của Công ty Điện lực Bảo Yên - LàoCai nên tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành tương đối lớn, vì vậymột trong những biện pháp tốt nhất để hạ giá thành sản phẩm là giảm tối đa chi phí

về nguyên vật liệu Để vừa giảm chi phí về nguyên vật liệu lại vừa đảm bảo chấtlượng sản phẩm, công ty luôn phải thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu từkhâu thu mua đến khâu bảo quản và sử dụng Công cụ đắc lực nhất phục vụ choquá trình trên là công tác tổ chức hạch toán khoa học, hợp lý sẽ đưa ra được nhữngthông tin kinh tế kịp thời, chính xác giúp cho bộ phận quản lý có những quyết địnhđúng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạt hiệu quả cao

Xuất phát từ vấn đề lý luận và yêu cầu thực tiễn đặt ra, em đã chọn đề tài:

“Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Điện lực Bảo Yên - Lào Cai",

nhằm mục đích vận dụng lý luận để tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vậtliệu trong đơn vị sản xuất, tìm ra những ưu, nhược điểm trong công tác quản lí và

kế toán nguyên vật liệu, để từ đó rút ra kinh nghiệm học tập và đề xuất một số ýkiến với mong muốn là hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Điệnlực Bảo Yên - Lào Cai Kết cấu của chuyên đề tốt nghiệp gồm:

* Phần 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

*Phần 2: Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Điện lực Bảo Yên - Lào Cai

* Phần 3: Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác

kế toán nguyên vật liệu tại Điện lực Bảo Yên - Lào Cai.

Do thời gian ngắn và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên việc nghiên cứu

và xây dựng đề tài này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mongnhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ kế toán của công

ty để báo cáo tốt nghiệp được hoàn chỉnh hơn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN HẠCH TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU:

1.1.1 Khái niệm nguyên liệu, vật liệu:

Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố:

- Lao động

- Tư liệu lao động

- Đối tượng lao động

Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho

xã hội Đối tượng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu trong bất

cứ quá trình sản xuất nào Biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động ở đây chính làcác loại vật liệu Theo Mác, bất kỳ một loại vật liệu nào cũng là đối tượng lao độngsong không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là vật liệu mà chỉ khi đốitượng lao động thay đổi do tác động của yếu tố con người thì khi đó nó mới trởthành vật liệu Ví dụ như các loại quặng nằm trong lòng đất thì không phải là vậtliệu nhưng than đá, sắt, đồng, thiếc khai thác được trong các quặng ấy lại là vậtliệu cho các nghành công nghiệp chế tạo, cơ khí

Trong quá trình sản xuất sản phẩm ở doanh nghiệp, ba yếu tố hình thành chiphí tương ứng: chi phí tiêu hao vật liệu, chi phí tiền lương, chi phí khấu hao tư liệulao động Theo quan điểm của Mác Lênin thì đó chính là chi phí lao động vật hóa

và lao động sống

Vậy vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích củacon người tác động Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, vật liệu là tài sản dựtrữ quan trọng nhất của sản xuất, thuộc tài sản lưu động

Theo kế toán Pháp, vật liệu là đối tượng lao động trong tình trạng sử dụngtốt mà xí nghiệp mua vào làm chất liệu ban đầu để sản xuất các sản phẩm côngnghiệp mới

Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, vật liệu được xếp vào hàng tồnkho dùng để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ

1.1.2 Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh:

Vật liệu là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, dịch vụ, là đầu vàocủa quá trình sản xuất

Xét trên các phương diện khác nhau, ta thấy rõ đặc điểm, vị trí quan trọngcủa vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh:

- Vật liệu là đối tượng lao động biểu hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu

tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạothành sản phẩm mới Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấpvật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng hay không Nếu vật liệu có chấtlượng tốt, đúng quy định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chấtlượng sản phẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường

- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia vào sảnxuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toànhoặc bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo ra hình thái vật chất của sảnphẩm

- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộgiá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Điều này thể hiện ởchỗ chi phí vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần

- Vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ củadoanh nghiệp, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất

và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thumua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đếnnhững chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chỉtiêu lợi nhuận, chỉ tiêu giá thành, chất lượng sản phẩm

1.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu:

Đặc điểm và tính chất chuyển hoá giá trị của vật liệu vào giá trị sản phẩm,đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán kế toán vật liệu phải được tổ chức khoa họchợp lý Điều đó có ý nghĩa thiết thực trong quản lý kiểm soát tài sản lưu động củadoanh nghiệp và kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm Để tổ chức tốt vật liệu thìcông tác quản lý doanh nghiệp phải thực hiện các yêu cầu sau:

- Các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải đượctrang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố tríthủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắmvững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho Việc

bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản,thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra

- Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dựtrữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụsản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn Cùng với việc xây dựng

định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quantrọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu Hệ thống các định mức tiêu haovật tư không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà cònphải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.

- Xây dựng sổ danh điểm cho từng loại vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi, tránhnhầm lẫn trong công tác quản lý, hạch toán Việc lập sổ danh điểm có tác dụnglớn đến quản lý, hạch toán như đơn giản, tiết kiệm thời gian trong đối chiếu khovới kế toán trong công tác tìm kiếm thông tin về từng loại vật liệu

Từ đặc điểm và yêu cầu quản lý, tổ chức tốt công tác hạch toán là điều kiệnkhông thể thiếu được trong quản lý vật liệu Điều này thể hiện kế toán phải phảnánh kịp thời đầy đủ số lượng, giá trị thực tế vật liệu nhập, xuất, tồn kho; kiểm tratình hình chấp hành định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu; kiểm kê phát hiện kịp thờivật liệu thừa, thiếu; phân tích tình hình, hiệu quả sử dụng vật liệu

1.1.4 Sự cần thiết tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp

và nhiệm vụ của kế toán:

Vật liệu là một trong những nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau quá trìnhsản xuất kinh doanh giá trị của nó chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm Vật liệuchiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Do đó vật liệu có vai trò rất quantrọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Để đạt được mục tiêu cao nhất củadoanh nghiệp là lợi nhuận thì mục tiêu trước mắt là giảm giá thành sản phẩm Quản

lý vật liệu chặt chẽ là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu, hạ giá thànhsản phẩm, tăng lợi nhuận Kế toán là một công cụ của quản lý, tổ chức tốt công tác

kế toán vật liệu sẽ góp phần kiểm soát, tránh thất thoát, lãng phí vật liệu ở tất cảcác khâu dự trữ, sử dụng, thu hồi , ngoài ra còn đảm bảo việc cung cấp đầy đủkịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất

Vì vậy cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp và cólàm tốt điều này mới tạo được tiền đề cho việc thực hiện các mục tiêu lợi nhuận.Xuất phát từ những điều như trên, kế toán cần làm tốt các nhiệm vụ sau:

 Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu phù hợp với yêu cầu hạch toán tại đơn vị

 Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho từng vật liệu bằng các thước đohiện vật và tiền tệ

 Chọn phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp với đơn vị

 Tiến hành tập hợp và phân bổ vật liệu phù hợp với từng đối tượng chịu chi phí

 Định kỳ phải tiến hành kiểm kê từng thứ vật liệu để phát hiện các nguyên nhânthừa thiếu, có biện pháp giải quyết kịp thời

 Tiến hành xây dựng từng danh điểm vật liệu một cách khoa học tiện cho việctheo dõi.

 Kết hợp với các phòng ban khác tổ chức công tác bảo quản, sắp xếp một cáchkhoa học để hạn chế thấp nhất sự thiệt hại về vật liệu

1.1.5 Phân loại và tính giá vật liệu:

a) Phân loại vật liệu:

Vật liệu cần được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo

cả hiện vật và giá trị Trên cơ sở đó, xây dựng "danh điểm vật liệu" nhằm thốngnhất tên gọi, ký - mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vậtliệu Do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việchạch toán và quản lý vật liệu

Có nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu, mỗi tiêu thức có ý nghĩa khác nhauđối với quản trị doanh nghiệp và kế toán

 Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu chiathành:

- Nguyên, vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽthành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào)

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sửdụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặcdùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cholao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau )

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sảnxuất, kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế chomáy móc, thiết bị, phương tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằmmục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tàisản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt )

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên nhưbao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng

Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổngquát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫncho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu,

trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng " Sổ danh điểm vật liệu",xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, quy cách của vậtliệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu

Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặcbiệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp

 Ngoài cách phân loại trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng cách phân loại khácnhư:

 Phân loại theo nguồn hình thành (sử dụng tiêu thức mua hay tự sản xuất)

 Phân loại theo quyền sở hữu

 Phân loại theo nguồn tài trợ

 Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách, phẩm chất

Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp thời vềchi phí, vật liệu thường được chia ra: nguyên vật liệu trực tiếp, nguyên vật liệu giántiếp Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai loại chi phí: chi phí nguyênvật liệu trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp Việc phân loại này cho phépnhà quản trị đưa ra quyết định một cách nhanh nhất

b) Tính giá vật liệu:

Giá trị vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản phẩm ở cácdoanh nghiệp sản xuất Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu được đưa vào tài sảnlưu động và thường có tỷ lệ cao trong tài sản lưu động Do độ lớn tương đối vậtliệu nên sai sót trong việc đánh giá vật liệu có thể ảnh hưởng đến giá thành của kỳnày và các kỳ tiếp theo Giá trị vật liệu luôn có sự giao động, nhập xuất diễn rathường xuyên Khi có nghiệp vụ nhập xuất xảy ra, kế toán tiến hành đánh giá vềmặt giá trị cho từng loại vật liệu

Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu Theoquy định, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc) Nguyên tắc này được kếtoán Việt Nam thừa nhận chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS) số 2.Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phươngpháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theophương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phươngpháp khấu trừ)

Giá thực tế nhập kho:

 Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngườibán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phívận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua

độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi ) trừcác khoản giảm giá hàng mua được hưởng.

 Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế

 Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuấtchế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vậnchuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức )

 Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếpnhận (nếu có)

 Với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồitối thiểu

 Với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đươngcộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

Giá thực tế xuất kho:

Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từngdoanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể

sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán,nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:

 Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệuxuất dùng trong kỳ được tính theo công thức:

 Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (Weight Average Cost) :

Giá đơn vị bình quân

bình quân sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần

nhậpLượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập

 Phương pháp nhập trước, xuất trước (First in, First out):

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuấttrước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàngxuất Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu muatrước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trịvật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phươngpháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm

- Ưu điểm:

+ Gần đúng với luồng nhập - xuất vật liệu trong thực tế

+ Phản ánh được sự biến động của giá vật liệu tương đối chính xác

Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu,

số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

 Phương pháp nhập sau xuất trước ( Last in, First out):

Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trướctiên, ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước ở trên Phương pháp nhậpsau - xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát

- Ưu điểm:

Doanh thu hiện tại được phù hợp với những khoản chi phí hiện tại

- Nhược điểm:

+ Phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế

+ Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vậtliệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao

+ Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lưu động của doanh nghiệp được phản ánhthấp hơn so với thực tế Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bịnhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế

 Phương pháp trực tiếp ( Specific unit cost):

Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc haytừng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điềuchỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy,phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương phápgiá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và cótính cách biệt Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiệnbảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho

- Ưu điểm:

+ Tính giá vật liệu xuất kho chính xác

+ Áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lượng danh điểmnguyên vật liệu ít nhưng có giá trị lớn và mang tính đặc thù

- Nhược điểm:

Đòi hỏi công tác quản lý, bảo hành và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ

 Phương pháp giá hạch toán:

Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theogiá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán

sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế vật liệu xuất dùng

(hoặc tồn kho cuối kỳ) =

Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x

Hệ số giá vật liệu

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủyếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

Hệ số giá

vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ

Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ

xuất trước cho giá thành sản phẩm thấp nhất, ngược lại phương pháp nhập sau xuất trước cho giá thành sản phẩm là cao nhất, giá thành sản phẩm của phươngpháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nằm giữa hai phương pháp trên Phươngpháp trực tiếp thì phụ thuộc vào vật liệu nào được xuất dùng Phương pháp giáhạch toán sử dụng giá hạch toán ổn định trong các kỳ kế toán

-Các doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương pháp thích hợp với đặc điểmsản xuất của doanh nghiệp Theo các nguyên tắc được thừa nhận (GAAP), nguyêntắc nhất quán, liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phương pháp giống nhau

từ kỳ này sang kỳ khác bảo đảm tính chất so sánh được của số liệu Nguyên tắc nàykhông có nghĩa là doanh nghiệp không bao giờ có thể thay đổi phương pháp.Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp tính giá xuất nhưng phải có sự thôngbáo công khai; ghi đúng, đủ, trung thực số liệu có thể thấy rõ ảnh hưởng của sựthay đổi

Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, các phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp trực tiếp

là những phương pháp được chấp nhận hạch toán chi phí Phương pháp nhập sau xuất trước là phương pháp hạch toán thay thế cho các phương pháp hạch toánchuẩn: nhập trước - xuất trước và phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

-Trong kế toán Việt Nam, các phương pháp này đều được chấp nhận là phươngpháp hạch toán chi phí Như vậy, việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho ởViệt Nam hoàn toàn tuân thủ quy định chuẩn mực Quốc tế

1.2 HẠCH TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP:

1.2.1 Hạch toán chi tiết vật liệu:

Vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếumột loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phảiđảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu Vật liệu là mộttrong những đối tượng kế toán, là tài sản cần phải được tổ chức, hạch toán chi tiếtkhông chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiếttheo từng loại, nhóm, thứ và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kếtoán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho Hạch toán chi tiết vật liệu đượchiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết

và lựa chọn, vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp, nhằmtăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng

Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ banđầu như:

- Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - VT)

- Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - (Mẫu 03 - VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - (Mẫu số 02 - BH)

- Hoá đơn cước phí vận chuyển - (Mẫu 03 - BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo quy định củaNhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫnkhác như:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức - (Mẫu số 04 - VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư - (Mẫu số 05 - VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - (Mẫu số 07 -VT)

Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu được sử dụng một trong ba phươngpháp: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển vàPhương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp có ưu điểm, nhược điểm và phạm vi ápdụng riêng Ở một số nước như Mỹ, việc hạch toán chi tiết rất đơn giản như mộtdạng hạch toán phụ Kế toán Mỹ chỉ dùng một sổ kho mở chi tiết cho từng vật liệu

Sổ kho theo dõi liên tục nhập xuất tồn về số lượng, đơn giá, thành tiền và dùng đểđối chiếu với sổ cái tại mọi thời điểm

1.2.1.1 Phương pháp thẻ song song:

Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồnkho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kếtoán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (mẫu 06 - VT) chotừng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho

 Ở kho:

Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt sốlượng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ được mở cho từng danh điểmvật tư Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồnkho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư

 Ở phòng kế toán:

Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tươngứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theodõi cả về mặt giá trị Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận các chứng từ nhập, xuấtkho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghiđơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền Sau đó lần lượtghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan Cuốitháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho

Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứvào các thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trịcủa từng loại vật tư Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kếtoán tổng hợp

Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổđăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ

Sơ Đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Thẻhoặcsổchitiếtvật

Bảng tổng hợpnhập, xuất, tồnkho vật tư

Kế toán tổnghợp

Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác củathông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu

số lượng Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạnchế chức năng của kế toán

- Điều kiện áp dụng: Áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loạivật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên

và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa cao

1.2.1.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiếnmột bước phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giốngnhư phương pháp thẻ song song ở trên Tại phòng kế toán, kế toán vật tư không mởthẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và

số tiền của từng thứ (danh điểm) vật tư theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng mộtlần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trongtháng của từng thứ vật tư, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ Cuối tháng đối chiếu

số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kếtoán tổng hợp

Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối

chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất

Bảng kê nhập

Kế toán tổng hợpPhiếu xuất kho

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

- Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, khối lượng ghi chép có giảm bớt

so với phương pháp thẻ song song

- Nhược điểm:

+ Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng.+ Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiếnhành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán

+ Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập,xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót.Nếu có lập bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép lớn

+ Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thìdoanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanhhàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho

- Điều kiện áp dụng: Áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có nhiềunghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu dovậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

1.2.1.3 Phương pháp sổ số dư:

Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạchtoán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽviệc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán Ở khochỉ hạch toán về mặt số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vậtliệu, vì vậy đã xoá bỏ được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạođiều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủkho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời

Theo phương pháp sổ số dư, công việc cụ thể tại kho giống như các phươngpháp trên Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từnhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định Sau đó lập phiếu giao nhậnchứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật tư

Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từngdanh điểm vật tư vào sổ số dư Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùngcho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghixong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn

và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận đượcchứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổngcộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời ghi sốtiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) và bảng luỹ kếnhập, xuất, tồn kho vật tư Bảng này đuợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đượcghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng đểtính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư Số dư này được dùng để đối chiếuvới cột “số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư tính bằngcách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán)

Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

- Nhược điểm: Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trịcủa từng nhóm vật liệu.

- Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu,nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hìnhnhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao

1.2.2 Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu:

Xuất phát từ yêu cầu quản lý kinh doanh trong kinh tế thị trường, để đưa racác quyết định chỉ đạo tổ chức hoạt động kinh doanh, ban lãnh đạo cần phải cónhững thông tin đa dạng, theo các mức độ khác nhau và ở nhiều bộ phận khác nhau

và đặc biệt là thông tin của bộ phận tài chính

Ở các nước như Anh, Mỹ , để đáp ứng nhu cầu thông tin, họ đã xây dựng

hệ thống kế toán tài chính và hệ thống kế toán quản trị Sự kết hợp của hai hệ thốngcho phép chủ doanh nghiệp quyết định nên mua vật liệu nào với giá bao nhiêu, lựachọn nhà cung cấp nào

Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kếtoán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kêđịnh kỳ Như vậy, kế toán Việt Nam đã có sự hoà nhập với kế toán quốc tế trongviệc lựa chọn phương pháp theo dõi hàng tồn kho

Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thườngbao gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp), Hoá đơngiá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ), Phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, tuỳ theo nộidung nghiệp vụ cụ thể

Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có tráchnhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư thu mua cả về số lượng, chấtlượng, qui cách, mẫu mã Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệmthực tế để ghi vào "Biên bản kiểm nghiệm vật tư", sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập

"Phiếu nhập kho vật liệu" trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểmnghiệm rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồichuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Trong trường hợp phát hiện thừa,thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùngngười giao hàng lập biên bản

Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng chứng từkhác nhau Trong trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ítthì sử dụng "Phiếu xuất vật tư" Phiếu này được lập thành ba liên, 1 liên giao cho

bộ phận lĩnh vật tư, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủkho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán

Trong trường hợp vật tư xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đãlập định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm thì sử dụng "Phiếu xuất vật tư theo hạnmức" Phiếu này được lập thành hai liên, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao chođơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho Cuối thánghoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, kiểmtra đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển một liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lạichuyển cho phòng kế toán

Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập "Hoá đơnkiêm phiếu xuất kho" lập thành ba liên: 1 liên lưu lại ở phòng cung ứng, 1 liên giaocho khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán

Trường hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ, doanhnghiệp sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ"

1.2.2.1 Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên (perpetual inventory method) là phươngpháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn khomột cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồnkho Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện íchcủa nó Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá cógiá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốnrất nhiều công sức Dầu vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấpthông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phương pháp này, tạibất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn khotừng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng Theo chuẩn mực kếtoán Quốc tế số 2, giá trị vật liệu được hạch toán vào giá phí hàng tồn kho, nhữngkhoản chi phí không nằm trong giá phí hàng tồn kho và được tính vào chi phí phátsinh trong kỳ: Nguyên vật liệu phế thải, chi phí dự trữ tồn kho trừ phi khoản chi phí

này là cần thiết trong quá trình sản xuất trước một giai đoạn sản xuất tiếp theo ỞViệt Nam, kế toán đã vận dụng có chọn lọc chuẩn mực vào hạch toán vật liệu.

Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

 Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu": Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trịhiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiếttheo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán

- Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên, vậtliệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giátăng )

- Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong kỳtheo giá thực tế ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, giảm giáđược hưởng )

- Dư nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho

 Tài khoản 151 "Hàng mua đi đường": Tài khoản này dùng theo dõi các loạinguyên, vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sởhữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng, chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi khongười bán)

- Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng

- Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giaocho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

- Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ)

 Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liênquan khác như 133, 331, 111, 112

Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ:

Đối với các cơ sở kinh doanh đã có đủ điều kiện để tính thuế VAT theophương pháp khấu trừ (thực hiện việc mua, bán hàng hoá có hoá đơn, chứng từ, ghichép đầy đủ), thuế VAT đầu vào được tách riêng, không ghi vào giá thực tế của vậtliệu Như vậy khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phầngiá mua chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế VAT đầu vào được ghivào số được khấu trừ

Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp:

Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp (đơn vị chưathực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với các doanhnghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế VAT được tính vào giá thực tế vật liệunên khi mua vào, kế toán ghi vào tài khoản 152 theo tổng giá thanh toán

Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu:

Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinhdoanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi trường hợpgiảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên Có của tài khoản 152

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)

kỳ trước

hay nhận góp vốn LD

sản xuất

Kiểm kê thừa v.l

mang đi gia công, chế biến Thiếu khi k.kê cấp cho cấp dưới

bán hàng, phân xưởng, XDCB

TK 128,222

Nhận lại vốn góp liên doanh

Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp)

kỳ trước

hay nhận góp vốn LD

sản xuất

Kiểm kê thừa v.l

mang đi gia công, chế biến Thiếu khi k.kê Cấp cho cấp dưới bán hàng, phân xưởng (Tổng giá thanh toán)

1.2.2.2 Hạch toán nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm

kê định kỳ:

Phương pháp kiểm kê định kỳ (periodic inventory method) là phương phápkhông theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loạivật tư, hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho màchỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối

kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế Từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuấtkinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức:

Giá trị vật liệu

xuất dùng trong kỳ =

Giá trị vật liệu tồn kho đầu kỳ +

Tổng giá trị vật liệu tăng thêm trong kỳ -

Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ

Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được côngsức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hànghoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán TK sử dụng:

 TK 611 “Mua hàng” (tiểu khoản 6111 - Mua nguyên, vật liệu): Dùng để theodõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế

- Bên nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên, vật liệu tồn đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ

- Bên có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt trong kỳ

và tồn kho cuối kỳ

TK 6111 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết theo từng loại vật tư

 TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”:

- Bên nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ

- Bên có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

- Dư nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho

 TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường”:

- Bên nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ

- Bên có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ

- Dư nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoảnkhác có liên quan như 133, 331, 111, 112 Các tài khoản này có nội dung và kếtcấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp hạch toán: Đầu kỳ: căn cứ giá thực tế vật liệu đang điđường và tồn kho đầu kỳ kết chuyển vào tài khoản 611 Trong kỳ: Khi mua vậtliệu, căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan, kế toán ghi sổ phản ánh trực tiêpvào tài khoản 611 Cuối kỳ: căn cứ kết quả kiểm kê, kế toán kết chuyển giá trị vậtliệu chưa sử dụng và xác định giá trị xuất dùng Để xác định giá trị vật liệu xuấtdùng của từng loại cho sản xuất, kế toán phải kết hợp với kế toán chi tiết mới cóthể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi xuất liên tục

Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ)

chế biến sản phẩm

P.á các ng.vụ mua, nhập vật liệu trong kỳ

Nhập v.l từ các nguồn khác

Tính vật liệu xuất cho các mục đích Kết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đường cuối kỳ

TK 412

TK 412 Đánh giá tăng vl

Đánh giá giảm vl

TK 111, 112

TK 138, 334, 821, 642

Giá trị thiếu hụt, mất mát Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại

Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp)

1.3 Các hình thức sổ kế toán

* Khái niệm

Hình thức sổ kế toán là hệ thống sổ cái kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu

sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được phép sử dụng để ghi chép, tổng hợp hóa sốliệu chứng từ gốc theo một trình tự nhất định và phương pháp ghi sổ nhất định

chế biến sản phẩm

P.á các ng.vụ mua, nhập vật liệu trong kỳ

Nhập v.l từ các nguồn khác

Tính vật liệu xuất cho các mục đích Kết chuyển trị giá v.l tồn kho và đang đi đường cuối kỳ

TK 412

TK 412 Đánh giá tăng vl

Đánh giá giảm vl

TK 111, 112

TK 138, 334, 821, 642

Giá trị thiếu hụt, mất mát Giảm giá được hưởng và giá trị hàng mua trả lại

Báo cáo tài chính

nhằm cung cấp các tài liệu liên quan đến các chi tiêu kinh tế tài chính, phục vụ choviệc thiết lập các báo cáo kế toán

Mỗi hình thức có một hệ thống sổ riêng, các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệthống sổ do Bộ Tài Chính quy định để lựa chọn và áp dụng một hệ thống sổ kế toán

mà doanh nghiệp đã lựa chọn, phải mở sổ, ghi chép, lưu giữ và bảo quản sổ kế toántheo đúng các quy định của Luật kế toán và quyết định 167/QĐ-BTC ngày25/10/2000 của Bộ Tài Chính

Doanh nghiệp mở hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm Các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh được phản ánh ghi chép vào sổ kế toán một cách đầy đủ, thường xuyênliên tục, chính xác, trung thực và đúng với chứng từ kế toán

 Đặc trưng: Là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ nhật ký

mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và địnhkhoản kế toán của từng nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi

sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

 Sơ đồ:

Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế tpán theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Sổ nhật ký đặc

biệt

Chứng từ gốc

Sổ(thẻ)kế toán chi tiết

Nhật ký chứng từBảng kê

Báo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu

1.3.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ

 Đặc trưng:

- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của tàikhoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đốiứng Nợ

- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tựthời gian và hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế( theo tài khoản)

- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một

sổ kế toán và trong một quá trình ghi chép

- Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh

tế tài chính và lập báo cáo tài chính

 Sơ đồ:

Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức nhật ký chứng từ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

1.3.3 Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo tài chính

Sổ đăng ký chứng từ

* Đặc trưng: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán là các chứng từ ghi sổ, việc ghi

sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từghi sổ và ghi theo nội dung trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp cácchứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh sốhiệu liên tục trong tháng hoặc cả năm( theo thứ tự của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ)

và các chứng từ gốc kèm theo chữ ký của kế toán trưởng

* Sơ đồ:

Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

1.3.4 Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái

 Đặc trưng: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi theo thứ tự thời

gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ

Chứng từ gốc

Sổ(thẻ)kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ quỹ

Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

nhật ký-sổ cái Căn cứ vào sổ nhật ký- sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng cân đốitổng hợp chứng từ gốc

 Sơ đồ:

Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức nhật ký sổ cái

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

1.3.5 Việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú vàbiến động thường xuyên Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từngnhóm Với yêu cầu này phải mã hoá các đối tượng kế toán là đối tượng nguyên vậtliệu đến từng danh điểm Vì vậy, danh mục nguyên vật liệu phải xây dựng cho từngdanh điểm và khi kết hợp với tài khoản hàng tồn kho sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiếttừng nguyên vật liệu Khi nhập dữ liệu phải chỉ ra danh điểm nguyên vật liệu và đểtăng tính tự động hoá có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế giá trị gia tăng của từngnguyên vật liệu ở phần danh mục Chia phần hành kế toán thành hai phần đó là kếtoán nghiệp vụ xuất và nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu Đặc biệt trong điều kiệnứng dụng máy vi tính trong kế toán sẽ giúp cho kế toán chi tiết nguyên vật liệu tạikho và phòng kế toán rất thuận tiện nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi

mà phòng kế toán và ở kho nối mạng

- Đối với các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần thiết phải nhập mã nguyênvật liệu về giá mua và các chi phí liên quan được tính vào giá vốn hàng nhập kho.Nếu phát sinh chi phí thu mua cần phân bổ chi phí này cho từng loại nguyên vậtliệu để là căn cứ tính giá vốn hàng xuất kho Để tạo thuận lợi cho việc nhập cácnghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhậpnhư phiếu nhập kho, phiếu nhập kho nguyên vật liệu nhập khẩu… Yêu cầu đối vớichương trình không chỉ ở quản lý được nguyên vật liệu mà còn phải tổng hợp cácnghiệp vụ nhập để trình bày lên tờ khai thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ,chương trình phải tự động tính thuế giá trị gia tăng khi nhập giá mua và mức thuếsuất thuế giá trị gia tăng và điền vào bút toán.

- Đối với các nghiệp vụ xuất kho chương trình phải tự động tính được giá vốnxuất kho Theo quy định, giá vốn hàng xuất kho có thể được tính theo các phươngpháp như nhập sau xuất trước, theo giá đích danh, theo phương pháp bình quân,theo phương pháp nhập trước xuất trước và theo giá hạch toán Nguyên vật liệu cóthể xuất cho sản xuất, quản lý và các mục đích khác nhưng thông thường là xuấtkho cho sản xuất tạo thành chi phí nguyên vật liệu, do đó phải chọn chứng từ phùhợp thường là phiếu xuất kho cho sản xuất Kế toán chỉ cần nhập số liệu trên chứng

từ như số chứng từ phiếu xuất, tên nguyên vật liệu…chứng từ sẽ thông báo sốlượng tồn kho ở mỗi kho và xem có đủ xuất hay không và tính giá vốn để đIền vàobút toán chi phí nguyên vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chiphí Do đó, khi xuất nguyên vật liệu phải chi ra tên đối tượng để tập hợp chi phítheo khoản mục tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành sau này

- Đối với nguyên vật liệu xuất bán thì ngoài việc phản ánh doanh thu còn phảiphản ánh giá vốn hàng xuất bán nên cũng cần có chứng từ cần thiết phù hợp chonghiệp vụ xuất ở hoạt động này Các chứng từ xuất bán được phản ánh ở các chứng

từ, các nghiệp vụ xuất, nếu danh mục nguyên vật liệu đã nhập giá bán và mức thuếsuất thuế giá trị gia tăng, chương trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phảnánh doanh thu, tính thuế giá trị gia tăng đầu ra để phản ánh và đưa vào bảng kêchứng từ hàng hoá bán ra Thông thường chương trình cũng cho phép theo dõicông nợ và thời hạn thanh toán cho từng hóa đơn nên khi nhập nguyên vật liệu muangoài cũng cần những thông tin về thời hạn thanh toán

Như vậy, đối với kế toán nguyên vật liệu chương trình kế toán phải chophép theo dõi được từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho hàng nhập đồngthời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn hàng xuất kho để phản

ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác và các sổ sách liên quan Vậyvới việc áp dụng phần mềm thì tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết được sốlượng tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu giúp cho việc quản lý, dự trữ phù hợpvới kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU

TẠI ĐIỆN LỰC BẢO YÊN - LÀO CAI2.1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA ĐIỆN LỰC BẢO YÊN - LÀO CAI ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN:

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Điện lực Bảo Yên Lào Cai

-2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Điện lực Bảo Yên - Lào Cai

Điện lực Bảo Yên - Lào Cai (trước đây là Chi nhánh điện Bảo Yên - LàoCai), chi nhánh Điện Bảo Yên - Lào Cai được tách ra từ Đội quản lý điện Lào Cài

1979 và được Tổng Công ty điện lực Việt Nam quyết định tổ chức lại thành Điệnlực Bảo Yên - Lào Cai từ ngày 22/4/1995, trực thuộc Công ty Điện lực Thành phốLào Cai với nhiệm vụ:

- Kinh doanh điện năng

- Quản lý vận hành lưới phân phối doanh

- Sửa chữa, cải tạo lưới điện phân phối và một số dịch vụ khác liên quan.Ngành điện được coi là ngành độc quyền, ở Việt Nam mọi ngành độc quyềnđều chịu sự quản lý, điều tiết trực tiếp của Nhà nước Chính vì vậy các đơn vị điệnlực ở các tỉnh thành phố mặc dù là các doanh nghiệp Nhà nước nhưng có tư cáchpháp nhân không đầy đủ, phụ thuộc kinh tế vào Công ty Điện lực

Điện lực Bảo Yên - Lào Cai hạch toán kinh tế phụ thuộc trong Công ty Điệnlực Thành phố Lào Cai, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấuriêng để giao dịch, ký kết hợp đồng kinh tế trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và sự quyền cấp, uỷ quyền của Giám đốc Công ty Điện lực thành phố Lào Cai

Nguồn vốn sản xuất kinh doanh là do Công ty cấp, mỗi quý Công ty giaocho Điện lực Bảo Yên - Lào Cai một lần, bao gồm các chỉ tiêu điện thương phẩm,

tỷ lệ vốn tổn thất điện năng, giá trị đại tu sửa chữa thiết bị lớn, quỹ tiền lương, thuếdoanh thu… việc chi tiêu đều phải báo sổ về Công ty để Công ty hạch toán lỗ lãi.Điện lực Bảo Yên - Lào Cai có tính giá thành nhưng đây chỉ là một chỉ tiêu đểCông ty theo dõi nhằm giảm bớt phần chi phí Mỗi quý Công ty đều có thưởng nếuĐiện lực hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch

Nguồn vốn đầu tư cải tạo nâng cấp thiết bị, máy móc cũng do Công ty cấp

mà nguồn vốn của Công ty lại phụ thuộc vào ngành, vào Nhà nước Mặt khác giábán điện lại do Nhà nước quy định, việc hạch toán mấy năm gần đây cho mấyngành điện luôn ở trong tình trạng sẽ không bù mấy năm gần đây cho mấy ngànhđiện luôn ở trong tình trạng sẽ không bù đủ chi phí nên nguồn vốn tự bổ sungcủaCt thấp Vì vậy trong tình trạng chung, nhu cầu về vốn để phát triển của Điệnlực Bảo Yên - Lào Cai không được đáp ứng đủ

Sự phụ thuộc kinh tế vào Công ty Điện lực Thành phố Lào Cai của Điện lựcBảo Yên - Lào Cai tất yếu dẫn đến sự phụ thuộc về cơ cấu tổ chức Việc tổ chứccác bộ phận chức năng của Điện lực Bảo Yên - Lào Cai là do Giám đốc Công tychịu trách nhiệm hàng năm Công ty đưa ra lao động định biên, Điện lực Bảo Yên -Lào Cai dựa vào đó để sắp xếp lao động cho từng bộ phận

Điện lực Bảo Yên - Lào Cai là đơn vị kinh tế, đóng góp vị trí quan trọngtrong việc phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn Quận ở thủ đô Điện lực có nhiệm

vụ cải tạo phát triển lưới điện, cung ứng điện đảm bảo an toàn liên tục đáp ứng nhucầu sử dụng điện ngày càng tăng phục vụ chính trị, sản xuất, sinh hoạt của nhândân trong địa bàn được Công ty điện lực Thành phố Lào Cai phân cấp quản lý

Điện lực Bảo Yên - Lào Cai hiện quản lý trên 85.000 khách hàng, đối tượngkinh doanh của Điện lực rất đa dạng, phức tạp, từ việc đảm bảo điện an toàn liêntục 24/24 chất lượng phục vụ sản xuất, sinh hoạt các hoạt động dịch vụ Điện lựccòn phải đảm bảo nhiệm vụ quan trọng phục vụ chính trị… và cải tạo lưới điện,phát triển lưới điện theo hướng hiện đại hoá để đáp ứng yêu cầu xây dựng Thủ đôvăn minh - hiện đại

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Điện lực Bảo Yên - Lào Cai:

Điện lực Bảo Yên - Lào Cai có những chức năng, nhiệm vụ sau:

- Quản lý vận hành an toàn liên tục, tin cậy, đảm bảo chất lượng điện năng, phấnđấu giảm tổn thất điện lưới truyền tải

- Sửa chữa các thiết bị đường dây và trạm biến áp

- Phục hồi, cải tạo, xây lắp các công trình điện

- Thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị để xác định chất lượng thiết bị trong quá trìnhsửa chữa xây lắp của công ty

- Tổ chức bán điện và thu tiền đến các hộ dùng điện nhân dân, các cơ quan đơn vịtrên địa bàn quận Bảo Yên - Lào Cai

- Thực hiện một số lĩnh vực sản xuất, dịch vụ liên quan đến ngành điện và dịch

vụ phục vụ công tác kinh doanh điện

Nằm trên địa bàn quận Bảo Yên - Lào Cai nên Điện lực có một vị trí rấtquan trọng trong việc cung ứng điện Điện lực phải thường xuyên đảm bảo cungcấp điện an toàn ổn định cho các cơ quan trung ương, các cuộc đón tiếp các nguyênthủ quốc gia, các hội nghị, hội thảo của Đảng và nhà nước và các tổ chức quốc tếdiễn ra trên địa bàn quận Trong số các phụ tải cấp điện có một số phụ tải rất quantrọng như: Lăng chủ tịch Hồ Chí Minh, cơ quan chính phủ, hội trường Bảo Yên -Lào Cai, các cơ quan ngoại giao và đại sứ quán

2.1.1.3 Quy mô, năng lực sản xuất và trình độ quản lý :

Điện lực hiện đang quản lý một khối lượng rất lớn thiết bị gồm các trạm biến

áp, đường dây nổi, cáp ngầm, các trạm Diezen phục vụ chính trị

Biểu số 1: (Số liệu năm 2008)

Năng lực sản xuất lớn như vậy được vận hành bởi một đội ngũ quản lý, kỹ

sư, công nhân lành nghề

Biểu số 2 (Số liệu năm 2008) Lực lượng lao động (người) Số lượng Tỷ lệ

2.1.2 Khái quát đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của Điện lực Bảo Yên - Lào Cai:

2.1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh ở Điện lực Bảo Yên - Lào Cai:

Chức năng kinh doanh chủ yếu của Điện lực Bảo Yên - Lào Cai là kinhdoanh bán điện Điện năng là một dạng hàng hóa đặc biệt với các đặc điểm riêng có

là không nhìn thấy, không sờ thấy, không có hàng tồn kho, sản phẩm dở dang vàsản phẩm dự trữ, khách hàng dùng trước trả tiền sau Ở Việt Nam, điện năng đượcnhà nước bảo hộ và chính phủ quyết định giá cả Ngoài ra còn phải kể đến tínhnguy hiểm cao độ trong cung ứng và sử dụng điện Điện năng là một hàng hóakhông thể thiếu trong mọi quá trình kinh tế Khách hàng của ngành điện vô cùngphong phú, đa dạng

Quy trình kinh doanh điện năng được thể hiện qua 3 giai đoạn sau:

- Giai đoạn phát sinh khách hàng tiêu thụ điện lưới : ở giai đoạn này sau khi nhậnđược hồ sơ đề nghị mua điện của khách hàng, Điện lực sẽ tiến hành khảo sátthực tế nhu cầu và khả năng cung ứng điện cho khách hàng Sau khi hoàn tất cácthủ tục hành chính cần thiết căn cứ trên hồ sơ xác nhận điều kiện cho việc muabán điện đã được hoàn tất đầy đủ, Điện lực sẽ tiến hành ký kết hợp đồng muabán điện với khách hàng Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhất xác định mốiquan hệ mua bán điện giữa hai bên đã phát sinh và sau đó hai bên bắt đầu thựchiện các hành vi mua và bán điện

- Giai đoạn quản lý, theo dõi việc thu tiền điện: sau khi ký kết hợp đồng mua bánđiện, Điện lực tiến hành các nghiệp vụ theo dõi việc sử dụng điện của kháchhàng bao gồm : mục đích sử dụng điện, việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kỹthuật được xác định trong hợp đồng mua bán điện, thực hiện các qui định củapháp luật, của ngành điện trong cung ứng và sử dụng điện, đảm bảo cung ứngđiện cho khách hàng liên tục, an toàn Hàng tháng phải tiến hành ghi lượngđiện năng tiêu thụ của khách hàng làm cơ sở thu tiền điện sau này Việc quản lý

và ghi chỉ số tiêu thụ phải tuân thủ những qui định chặt chẽ của ngành và phảiđảm bảo các nguyên tắc công khai, khách quan

- Giai đoạn tính toán và thu tiền điện: trên cơ sở điện năng ghi được vào chu kỳghi chỉ số công tơ điện hàng tháng, Điện lực sẽ tiến hành tính toán tiền điện chokhách hàng Việc in hóa đơn tiền điện được thực hiện tại Công ty điện lực thành

phố Lào Cai và theo mẫu ban hành của tổng cục thuế Sau khi đã in hóa đơn,Điện lực tiến hành thu tiền

Các giai đoạn nối tiếp nhau hình thành nên một quy trình kinh doanh bánđiện khép kín

2.1.2.2 Tổ chức bộ máy sản xuất và quản lý:

Tất cả các phòng ban, đội, tổ chức năng trong Điện lực đều có mối liên hệchặt chẽ với nhau, cùng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Điện lực Lãnh đạo Điện lực

sẽ điều phối mối quan hệ này sao cho đồng bộ, nhịp nhàng để thực hiện tốt mụctiêu mà các cấp lãnh đạo đề ra Hệ thống tổ chức của Điện lực Bảo Yên - Lào Caiđược thiết kế theo mô hình trực tuyến chức năng

Giám đốc được giám đốc tổng công ty điện lực Việt Nam bổ nhiệm, điều

hành Điện lực theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt độngcủa điện lực trước công ty điện lực thành phố Lào Cai, trước pháp luật và trướctoàn thể cán bộ công nhân viên chức của Điện lực Giám đốc có quyền điều hànhlực lượng lao động trong toàn Điện lực, ra quyết định đề bạt, bãi miễn, điều chuyểncông tác đối với toàn bộ cán bộ và công nhân trong Điện lực

Phó giám đốc kinh doanh do giám đốc công ty điện lực thành phố Lào Cai

bổ nhiệm, chỉ đạo mọi công việc về công tác kinh doanh bán điện

Phó giám đốc kỹ thuật do giám đốc công ty điện lực thành phố Lào Cai bổ

nhiệm, chịu trách nhiệm chỉ đạo giải quyết các vấn đề kỹ thuật vận hành và một sốdịch vụ khác có liên quan, phục vụ cho kinh doanh bán điện

NHIỆM VỤ, CHỨC NĂNG CỦA CÁC PHÒNG BAN:

Phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật tư: Có chức năng xây dựng kế hoạch về mọi mặt

của toàn Điện lực, điều hành lưới điện, chịu trách nhiệm về công tác an toàn và lậpcác dự án cải tạo lưới điện, xác định nguyên nhân và giải quyết các sự cố mất điện,đảm bảo thiết bị vật tư phục vụ sản xuất; Nghiên cứu, thiết kế và tổ chức thực hiệncác dự án hoàn thiện lưới điện; Đảm bảo an toàn vận hành lưới điện

Phòng kinh doanh: Tổ chức kinh doanh bán điện, thu tiền điện, theo dõi công nợ

khách hàng mua điện, cung cấp các dịch vụ phục vụ cho công tác kinh doanh bánđiện

Phòng hành chính - tổ chức: Điện lực Bảo Yên - Lào Cai không có chức năng

tuyển nhận lao động, số lao động bổ sung do Công ty phân về Do đó phòng hành

chính - tổ chức chỉ quản lý, điều hành lao động theo quyết định của giám đốc; đảmnhận các công việc về hành chính; Tính lương, thưởng cho công nhân viên chức.

Phòng tài chính - kế toán: Do đặc điểm của ngành điện, mặt hàng kinh doanh chủ

yếu là điện thì phòng kinh doanh theo dõi, báo cáo số liệu lên Công ty để công tytính lỗ lãi, giá thành 1KWH điện nên phòng tài chính kế toán Điện lực chỉ theo dõi

và hạch toán các hoạt động không phải kinh doanh điện (gọi là sản xuất khác).Phòng tài chính - kế toán quản lý, bảo toàn và phát triển nguồn vốn Công ty giao;phân phối lương, thưởng cho CNVC; báo cáo tài chính đối với cơ quan chủ quản

và cơ quan thuế

Ban thanh tra bảo vệ: Bảo vệ trụ sở, tài sản trong cơ quan Kiểm tra, kiểm soát việc

thực hiện các qui định của công ty, của Điện lực đối với mọi bộ phận, cá nhântrong Điện lực;

Ban điều độ: Thiết kế sơ đồ một sợi, hệ thống lưới điện, dự toán chi phí và nắm

vững toàn bộ hệ thống lưới điện do Điện lực quản lý Sửa chữa, khắc phục ngaynhững sự cố xảy ra trong lưới điện, đóng cắt các đường dây trên không hoặc cápngầm khi có sự cố xảy ra Cắt nguồn điện có sự cố để sửa chữa, đóng nguồn điện

dự phòng để đảm bảo cung cấp điện an toàn, liên tục; theo dõi đồng hồ cao thế,nắm bắt sản lượng cao thế ở đầu nguồn, phối hợp cùng các phòng ban khác theodõi tổn thất toàn Điện lực

Đội vận hành: Quản lý và vận hành đường dây trung thế, máy biến áp và các thiết

bị đang vận hành trên lưới điện; Quản lý toàn bộ chìa khoá của các trạm biến áp,xây dựng các biện pháp đảm bảo an toàn cho các thiết bị cũng như toàn bộ trạmbiến áp do Điện lực quản lý; Giám sát kỹ thuật trực tiếp các đơn vị thi công khi cácđơn vị này thi công các công trình điện mà Điện lực quản lý

Đội đại tu: Thực hiện đại tu và sửa chữa lưới điện theo kế hoạch, hỗ trợ khắc phục

sự cố

Đội diezel: Vận hành các trạm diezel phục vụ chính trị, các trạm phát điện dùng

cho khi mất điện lưới, đảm bảo cung cấp điện liên tục, an toàn cho các cơ quan củaĐảng và chính phủ Đây là một đội chỉ riêng ở Điện lực Bảo Yên - Lào Cai

Tổ thí nghiệm: Thí nghiệm các thiết bị điện trên lưới như thí nghiệm máy biến áp,

aptômát, đo tiếp địa, tìm điểm hỏng sự cố cáp ngầm

Đội quản lý khách hàng: Quản lý, lắp đặt thiết bị và cung cấp dịch vụ cho khách

hàng thuộc khối cơ quan, ghi chỉ số, đưa thông báo thu tiền, đôn đốc thu hồi nợ

Tổ kiểm tra điện: Kiểm tra, phát hiện khách hàng vi phạm hợp đồng điện, lấy cắp

điện Tính và truy thu tiền điện tổn thất do vi phạm của khách hàng

Tổ áp giá: Kiểm tra, phát hiện khách hàng sử dụng điện sai mục đích Tính và truy

thu tiền điện chênh lệch do áp giá sai

Tổ lắp đặt công tơ: Thi công khách hàng mua điện mới gồm cả hệ thống đường

dây, bảng ván, cầu chì và không bao gồm công tơ

Tổ treo tháo công tơ: Lắp đặt, treo tháo công tơ các loại của khách hàng cũ và

mới, thay công tơ định kỳ hoặc thay đột xuất của khách hàng cũ

Đội quản lý điện: Quản lý hệ thống đo đếm và hệ thống lưới điện trong từng xã, ghi

chữ theo dõi sản lượng khách hàng, thu tiền điện tư gia hàng tháng; sửa chữa cảitạo theo các dự án nhỏ; sửa chữa, khắc phục sự cố, đảm bảo an toàn cho thiết bị củakhách hàng tư gia

Mô hình tổ chức Điện lực Bảo Yên - Lào Cai năm 2008 được thể hiện như sau

Tổ treo tháo công tơ

Ban điều độ thông tin

Mô hình tổ chức Điện lực Bảo Yên

2.1.1.3 Đặc điểm sản phẩm và quy trình công nghệ:

Điện lực Bảo Yên - Lào Cai nhận điện năng do Công ty mua để kinh doanh.Đặc điểm của lao động ngành điện là nguy hiểm, nặng nhọc nên công nhân điệnphải tuân theo một qui trình công tác nghiêm ngặt, hàng năm phải thi sát hạch antoàn Công ty đã xây dựng các qui trình ghi chỉ sổ, qui trình vận hành, qui trình kýkết hợp đồng bán điện, qui trình kinh doanh bán điện được áp dụng thống nhấttrong toàn công ty Kỹ sư của các đơn vị trong toàn công ty hàng năm phải qua kỳthi sát hạch, các công nhân khi lên bậc lương phải thi về sự nắm bắt và vận dụngcác qui trình trên

Khối hệ thống sản xuất của Điện lực Bảo Yên - Lào Cai gồm:

2.1.3 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI ĐIỆN LỰC BẢO YÊN - LÀO CAI

2.1.3.1 Bộ máy kế toán và kế toán phần hành

Với chức năng là một bộ phận nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp,phòng kế toán tài chính Điện lực Bảo Yên - Lào Cai vừa là đơn vị tham mưu vàchịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc Điện lực lại vừa hoạt động theo sự chỉ đạo,kiểm tra, giám sát về mặt nghiệp vụ của phòng kế toán tài chính Công ty điện lựcthành phố Lào Cai

Kế toán trưởng: Được giám đốc công ty điện lực thành phố Lào Cai bổ

nhiệm, đồng thời là kế toán tổng hợp, có trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo kiểm tracác công tác kế toán do nhân viên kế toán thực hiện; Tham gia với các bộ phận liênquan, lập quyết toán tài chính cho các công trình được duyệt quyết toán, tham gia

ký kết các hợp đồng kinh tế; Hàng kỳ tổng kết và báo cáo tài chính lên Công ty vàgiám đốc Điện lực Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước giám đốc Điện lực vàgiám đốc Công ty

Kế toán tài sản cố định: Hạch toán đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình tăng

giảm tài sản cố định tại Điện lực trên cơ sở sổ thẻ kế toán chi tiết, lập bảng phân bổ