Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH sản xuất giày - xây dựng An Thịnh

Tác gi Chung Ng c Qu Chi... Quy trình đó tr i qua các công đo n sau:.

L I CAM OAN

“ Hoàn thi n h th ng ki m soát n i b t i công ty TNHH s n xu t gi y – xây d ng

An Th nh” là công trình nghiên c u khoa h c đ c l p c a tôi ây là lu n v n Th c s kinh t , chuyên ngành K Toán Lu n v n này ch a đ c ai công b d i b t k hình

th c nào

Tác gi

Chung Ng c Qu Chi

L I C M N

Tôi xin chân thành c m n các Th y cô tr ng i h c Kinh t TPHCM đã truy n đ t cho tôi ki n th c trong nh ng n m h c t p và nghiên c u tr ng

Tôi chân thành c m n Giám đ c cùng quý đ ng nghi p t i công ty TNHH s n

xu t gi y- xây d ng An Thnh đã nhi t tình t o đi u ki n , h tr tôi kh o sát trong quá trình th c hi n lu n v n

Tôi c ng g i l i c m n sâu s c đ n TS Ph m Châu Thành đã t n tình h ng

d n và giúp đ tôi hoàn thành t t lu n v n này

Và xin c m n gia đình, b n bè đã ng h tinh th n v t o m i đi u ki n cho tôi h c t p, hoàn thành lu n v n

H c viên

Chung Ng c Qu Chi

DANH M C CÁC T VI T T T

COSO Committee Of Sponsoring Organizations

NVL Nguyên v t li u

TNHH Trách nhi m h u h n

B ng 1.1 Các b ph n c u thành h th ng ki m soát n i b 12

B ng 2.1 B ng t ng h p đánh giá h th ng ki m soát n i b 51

B ng 3.1 M u phi u xu t kho 60

B ng 3.2 B ng phân tích t ng chi phí 62

B ng 3.3 B ng so sánh chi phí nguyên v t li u 63

B ng 3.4 B ng phân tích chi phí nguyên v t li u 64

B ng 3.5 B ng phân tích chi phí nhân công tr c ti p 66

B ng 3.6 B ng phân tích chi phí s d ng máy thi công 68

B ng 3.7 Phi u theo dõi ca máy thi công 69

B ng 3.8 M u b ng kê phi u nh p trong tu n 78

S đ 2.1 S đ t ch c công ty TNHH s n xu t gi y- xây d ng An Th nh 31

S đ 2.2 Quy trình xây d ng công trình 34

S đ 3.1 Quy trình mua v t t – V n phòng th c hi n 58

S đ 3.2 Quy trình mua v t t – Các đ i xây l p th c hi n 59

S đ 3.3 Quy trình xu t nguyên v t li u 60

M C L C

L i m đ u 1

CH NG 1: LÝ LU N CHUNG V H TH NG KI M SOÁT N I B 3

1.1 Khái quát h th ng Ki m soát n i b 3

1.1.1 S l c s ra đ i và phát tri n các lý thuy t ki m soát n i b 3

1.1.2 Khái ni m h th ng Ki m soát n i b 4

1.2 M c tiêu và nguyên t c thi t l p h th ng ki m soát n i b 13

1.2.1 M c tiêu thi t l p h th ng ki m soát n i b 13

1.2.2 Nguyên t c thi t l p h th ng ki m soát n i b 13

1.3 Thi t l p h th ng ki m soát n i b 13

1.3.1 Thi t l p môi tr ng ki m soát 13

1.3.2 Thi t l p ho t đ ng đánh giá r i ro 15

1.3.3 Thi t l p ho t đ ng ki m soát 15

1.3.4 Thi t l p h th ng thông tin truy n thông 20

1.3.5 Thi t l p h th ng đánh giá, th m đ nh 21

1.4 ánh giá ch t l ng h th ng ki m soát n i b doanh nghi p 21

1.4.1 H ng d n đánh giá ch t l ng h th ng ki m soát n i b 21

1.4.2 u đi m c a h th ng ki m soát n i b 25

1.4.3 H n ch c a h th ng ki m soát n i b 26

1.5 M t s đánh giá v h th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p v a và nh Vi t Nam……… 27

K t lu n ch ng 1……… 29

CH NG 2: TH C TR NG H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY TNHH S N XU T GI Y – XÂY D NG AN TH NH 30

2.1 Khái quát v Công ty TNHH S n Xu t Gi y – Xây D ng An Th nh 30

2.1.1 L ch s hình thành và phát tri n 30

2.1.2 C c u t ch c 31

2.2 Th c tr ng h th ng ki m soát n i b t i công ty TNHH S n Xu t Gi y – Xây D ng An Th nh 33

2.2.1 c đi m ho t đ ng nh h ng h th ng ki m soát n i b 33

2.2.2 H th ng ki m soát n i b hi n hành 35

2.3 ánh giá h th ng ki m soát n i b hi n hành 46

2.3.1 Môi tr ng ki m soát 46

2.3.2 ánh giá r i ro……… 47

2.3.3 Ho t đ ng ki m soát 47

2.3.4 Thông tin truy n thông 49

2.3.5 Giám sát………49

2.4 Các nhân t nh h ng đ n s h u hi u c a h th ng ki m soát n i b t i Công ty TNHH S n xu t Gi y – Xây d ng An Th nh 50

2.4.1 Nhân t khách quan 50

2.4.2 Nh n t ch quan 50

K t lu n ch ng 2……….52

CH NG 3: M T S GI I PHÁP HOÀN THI N H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY TNHH S N XU T GI Y – XÂY D NG AN TH NH……… 53

3.1 Nh ng yêu c u đ t ra cho h th ng ki m soát n i b ,nguyên t c và c n c xây d ng các gi i pháp hoàn thi n h th ng ki m soát n i b t i công ty TNHH s n xu t Gi y- Xây d ng An Th nh 53

3.2 M t s gi i pháp hoàn thi n h th ng ki m soát n i b 54

3.2.1 Hoàn thi n môi tr ng ki m soát 54

3.2.2 Hoàn thi n ho t đ ng đánh giá r i ro……… 56

3.2.3 Hoàn thi n ho t đ ng ki m soát 56

3.2.4 Hoàn thi n h th ng thông tin ph c v ki m soát 77

3.2.5 nh k đánh giá h th ng ki m soát n i b ……… 79

3.3 Tác d ng c a nh ng gi i pháp hoàn thi n đ i v i công tác qu n lý và hi u qu ho t đ ng c a công ty 79

K t lu n ch ng 3……… 81

K t lu n 82

Danh m c tài li u tham kh o

PH L C

Ph l c 1: Danh sách cán b , nhân viên tham gia kh o sát

Ph l c 2: B ng t ng h p k t qu kh o sát h th ng ki m soát n i b t i công ty TNHH s n xu t gi y - xây d ng An Th nh

L I M U

1 Tính c p thi t c a đ tài

Xu h ng toàn c u hóa và h i nh p kinh t th gi i đã mang đ n cho các doanh nghi p Vi t Nam nh ng c h i m i đ phát tri n, nh ng đ ng th i c ng ch a đ ng trong nó nhi u thách th c và r i ro i u này tác đ ng đ n các nhà qu n lý doanh nghi p c n quan tâm nhi u h n đ n hi u qu ho t đ ng và m i doanh nghi p c n tìm con đ ng riêng đ t n t i, n đ nh và nâng cao n ng l c c nh tranh Trong s các công c đ c s d ng ph bi n hi n nay, h th ng ki m soát n i b là m t công c

qu n lý h u hi u giúp nhà lãnh đ o ki m soát và đánh giá đ c tình hình ho t đ ng

c a đ n v , đ nh h ng các thành viên trong t ch c tuân th quy đ nh và b o đ m tính minh b ch c a thông tin M i h th ng ki m soát n i b có ý ngh a và vai trò nh t

đ nh đ i v i t ng t ch c, doanh nghi p

Công ty TNHH S n xu t Gi y – Xây d ng An Th nh là m t doanh nghi p v a

và nh , có kinh nghi m ho t đ ng trong ngành xây d ng g n 20 n m, h th ng ki m soát n i b đã đ c hình thành và tri n khai Tuy nhiên, khi ho t đ ng trong đi u ki n môi tr ng kinh doanh luôn thay đ i, nh ng r i ro xu t hi n ngày càng nhi u và bi n

đ i liên t c, h th ng ki m soát n i b c ng c n v n đ ng bi n đ i theo Do đó, hoàn thi n h th ng ki m soát n i b là m t yêu c u thi t y u t i m i doanh nghi p nói chung và t i Công ty TNHH s n xu t gi y- Xây d ng An Th nh nói riêng

2 M c đích nghiên c u

Trên c s t ng h p nh ng v n đ lý lu n c b n v h th ng ki m soát n i b

trong doanh nghi p, k t h p v i vi c kh o sát, ti p c n h th ng ki m soát n i b t i Công ty TNHH s n xu t gi y – Xây d ng An Thnh trong đi u ki n s n xu t hi n t i,

và d a vào nh ng đ c đi m c a ngành xây l p, Tác gi h ng đ n các gi i pháp t ng

c ng, hoàn thi n h n h th ng ki m soát n i b cho Công ty, giúp công ty phòng

ng a r i ro và nâng cao hi u qu ho t đ ng

3 i t ng và ph m vi nghiên c u

i t ng nghiên c u c a đ tài là nh ng v n đ lý lu n và th c ti n liên

quan đ n h th ng ki m soát n i b ; các thành ph n c a h th ng ki m soát n i b t i công ty TNHH s n xu t gi y- xây d ng An Th nh

Ph m vi nghiên c u c a đ tài là H th ng ki m soát n i b t i Công ty

CH NG 1: LÝ LU N CHUNG V H TH NG KI M SOÁT N I B

1.1 Khái quát h th ng ki m soát n i b

1.1.1 S l c s ra đ i và phát tri n các lý thuy t ki m soát n i bô

- Vào đ u th k 20, khái ni m ki m soát n i b đã b t đ u xu t hi n trong các tài

li u ki m toán: n m 1929, ki m soát n i b đ c đ c p chính th c trong báo cáo

Federal Reserve Bulletin (đ c công b b i c c d tr liên bang Hoa K ); 1936 nh

ngh a v ki m soát n i b đ c công b b i Hi p h i k toán viên công ch ng Hoa K

(AICPA)

- T th p niên 1940,các t ch c k toán công và ki m toán n i b Hoa K đã xu t

b n m t lo t các báo cáo h ng d n, đ a ra các tiêu chu n tìm hi u ki m soát n i b

trong các cu c ki m toán

- n th p niên 1970, ki m soát n i b đ c quan tâm đ c bi t trong các l nh v c

thi t k h th ng và ki m tóan, ch y u h ng vào c i ti n h th ng ki m soát n i b

và v n d ng trong các cu c ki m toán N m 1979, AICPA đã thành l p m t y ban t

v n đ c bi t v ki m toán n i b nh m đ a ra các h ng d n v vi c thi t l p và đánh

giá h th ng ki m soát n i b

- N m 1985, H i đ ng qu c gia ch ng gian l n báo cáo tài chính Hoa K (th ng g i là y ban Treaway) đ c thành l p Sau đó, y ban các t ch c đ ng b o

tr (COSO) c a y ban Treaway ra đ i nh m nghiên c u ki m soát n i b và đã công

b báo cáo COSO 1992 Báo cáo COSO 1992 là tài li u đ u tiên trên th gi i nghiên

c u và đ nh ngh a v ki m soát n i b m t cách đ y đ và h th ng Báo cáo này đã

phát tri n khái ni m ki m soát n i b không ch là m t v n đ liên quan đ n báo cáo

tài chính mà còn mang tính qu n tr , m r ng cho các lnh v c ho t đ ng Có th nói

báo cáo COSO 1992 đã t o m t n n t ng lý lu n c b n v ki m soát n i b

- Trên n n t ng báo cáo COSO 1992 hàng lo t các nghiên c u v ki m soát n i b

theo nhi u h ng, nhi u l nh v c và nhi u Qu c gia đ c ra đ i, ti p t c cho quá

trình phát tri n, hoàn thi n lý lu n v ki m soát n i b : báo cáo COSO 1995- Canada;

Cobit 1996- ki m soát trong môi tr ng công ngh thông tin; báo cáo Basle

1998-khuôn kh ki m soát n i b trong ngân hàng; N m 2001, COSO ti p t c tri n khai nghiên c u h th ng đánh giá r i ro doanh nghi p g i t t là ERM…

1.1.2 Khái ni m h th ng ki m soát n i b

- Cùng v i s phát tri n c a các nghiên c u v ki m soát n i b , khái ni m ki m soát n i b c ng không ng ng thay đ i, b sung, hoàn thi n

+ Vào đ u th k 20 trong các tài li u v ki m toán, khái ni m ki m soát n i

b đ n gi n là các bi n pháp nh m b o v ti n không b nhân viên bi n th Ti p t c phát tri n theo h ng m r ng, Ki m soát n i b đ c xem là công c , bi n pháp b o

v ti n, tài s n, ki m tra s chính xác trong ghi chép s sách, khuy n khích tuân th chính sách nh m nâng cao hi u qu ho t đ ng

+ N m 1949, trong m t báo cáo đ c bi t c a hi p h i k toán viên công

ch ng Hoa K (AICPA) đ a ra đ nh ngh a: “Ki m soát n i b bao g m k ho ch t

ch c và t t c nh ng ph ng pháp ph i h p đ c th a nh n dùng trong kinh doanh đ

b o v tài s n c a t ch c, ki m tra s chính xác và đ tin c y c a thông tin k toán, thúc đ y hi u qu ho t đ ng và khích l bám sát nh ng ch tr ng qu n lý đã đ ra.”

+ n n m 1992, Báo cáo COSO ra đ i đ c xem là m t khuôn kh chung

v ki m soát n i b Theo báo cáo này, Ki m soát n i b đ c đ nh ngh a “…là m t quá trình b chi ph i b i ban giám đ c, nhà qu n lý và các nhân viên c a đ n v , đ c thi t k đ cung c p m t s đ m b o h p lý nh m đ t đ c các m c tiêu sau đây:

M c tiêu v s h u hi u và hi u qu c a ho t đ ng

M c tiêu v s tin c y c a báo cáo tài chính

M c tiêu v s tuân th các lu t l và quy đ nh”

- T các khái ni m trên có th nói ki m soát n i b là m t ch c n ng c a qu n lý,

h th ng ki m soát n i b đ c thi t l p nh m phát hi n sai ph m có th x y ra trong

t ng giai đo n công vi c đ tìm ra bi n pháp ng n ch n, th c hi n có hi u qu các m c tiêu đ t ra c a đ n v : B o v tài s n c a đ n v , đ m b o hi u qu ho t đ ng và n ng

l c qu n lý, b o đ m đ tin c y c a thông tin, b o đ m th c hi n các ch đ pháp lý

- Dù có s khác bi t đáng k v t ch c h th ng ki m soát n i b gi a các đ n v

vì ph thu c vào nhi u y u t nh quy mô, tính ch t, ho t đ ng, m c tiêu Nh ng đ đáp ng nhu c u qu n lý c ng nh đ m b o hi u qu ho t đ ng, m i đ n v c n xây

d ng và không ng ng c ng c h th ng ki m soát n i b v i n m thành ph n c b n: Môi tr ng ki m soát, đánh giá r i ro, ho t đ ng ki m soát, thông tin và truy n thông, giám sát

1.1.2.1 Môi tr ng ki m soát

- Môi tr ng ki m soát t o nên s c thái chung trong m t đ n v -n i m i ng i

ti n hành các ho t đ ng và th c hi n ngh a v , ch c n ng ki m soát c a mình Môi

tr ng ki m soát tác đ ng đ n vi c thi t k ho t đ ng và x lý d li u c a m t h

th ng ki m soát n i b Môi tr ng ki m soát là n n t ng cho các thành ph n khác c a

h th ng ki m soát n i b Các nhân t thu c môi tr ng ki m soát bao g m:

a Các nhân t bên trong

 Quan đi m và phong cách lãnh đ o c a các nhà qu n lý:

- Vì nhà qu n lý c p cao là ng i ra quy t đ nh và đi u hành m i ho t đ ng c a

đ n v nên h đóng vai trò trung tâm trong môi tr ng ki m soát Nh ng quan đi m,

đ ng l i qu n tr , phong cách c a nhà qu n lý c p cao nh h ng l n đ n môi tr ng

ki m soát

 C c u t ch c và v n hoá trong t ch c:

- C c u t ch c đ c xây d ng h p lý s góp ph n t o ra môi tr ng ki m soát

h u hi u C c u t ch c ph i phù h p v i quy mô ho t đ ng c a đ n v , và s giúp cho nhà qu n lý truy n đ t, thu th p thông tin ph n h i nhanh chóng

- Trong v n hóa t ch c tính chính tr c và giá tr đ o đ c liên quan đ n t t c con ng i trong h th ng ki m soát n i b ó là chu n m c đ o đ c và nguyên t c c

x mà các nhà qu n lý đ t ra nh m ng n c n và h n ch các hành vi b coi là ph m pháp và thi u đ o đ c Tính chính tr c và giá tr đ o đ c bao g m c vi c làm g ng

c a nhà qu n lý

 Chính sách nhân s :

- S phát tri n doanh nghi p luôn g n li n v i đ i ng nhân viên H là ch th

tr c ti p th c hi n m i ho t đ ng ki m soát trong đ n v N u nhân viên có n ng l c

thì nhi u ho t đ ng ki m soát có th không c n th c hi n mà v n đ m b o th c hi n các m c tiêu đ ra c a h th ng Ng c l i, m c dù doanh nghi p có thi t k và v n hành các chính sách và th t c ki m soát ch t ch nh ng nhân viên thi u n ng l c thì

h th ng ki m soát đó không th phát huy hi u qu Vì th các nhà qu n lý doanh nghi p c n có nh ng chính sách c th và rõ ràng v tuy n d ng và đào t o, s p x p và

đ b t, khen th ng, k lu t nhân viên phù h p v i n ng l c chuyên môn, ph m ch t

 U ban ki m soát:

- U ban ki m soát g m nh ng ng i trong b máy lãnh đ o cao nh t c a đ n v

nh ng không kiêm nhi m các ch c v qu n lý và nh ng chuyên gia am hi u v các

lnh v c ki m soát U ban ki m soát th ng có nhi m v , quy n h n sau:

+ Giám sát vi c ch p hành lu t pháp c a đ n v

+ Ki m tra và giám sát công vi c c a ki m toán viên n i b

+ Giám sát ti n trình l p báo cáo tài chính

+ Dung hoà nh ng b t đ ng (n u có) gi a ban giám đ c v i ki m toán viên

đ c l p

b Các nhân t bên ngoài:

- Ngoài chu tác đ ng b i các nhân t thu c môi tr ng bên trong, môi tr ng

ki m soát chung c a doanh nghi p còn ph thu c vào các nhân t bên ngoài Các nhân

t này bao g m: lu t pháp, đ ng l i, ch tr ng, chính sách c a nhà n c; các chính sách c a nhà cung c p, khách hàng, nh h ng c a ch n

 H th ng ki m soát n i b đ c th c hi n b i con ng i Môi tr ng

ki m soát là t p th nh ng con ng i, là giá tr c a m i con ng i trong t ch c Do đó

có th nói môi tr ng ki m soát là y u t trung tâm c a h th ng ki m soát n i b , nh

h ng đ n thi t k , v n hành h th ng và là n n t ng cho các thành ph n khác trong

h th ng ki m soát n i b c a doanh nghi p M t môi tr ng ki m soát t t góp ph n

t o nên m t h th ng ki m soát n i b h u hi u

1.1.2.2 ánh giá r i ro

- T t c các ho t đ ng trong đ n v đ u có th phát sinh r i ro Vì v y các nhà

qu n lý ph i th n tr ng khi xác đ nh và phân tích các nhân t nh h ng đ n r i ro các m c tiêu c a doanh nghi p không th c hi n đ c Vi c đánh giá và nh n d ng các r i ro t o c s đ xác đ nh các gi i pháp x lý r i ro

- Nh ng r i ro có th xu t phát t bên trong hay bên ngoài doanh nghi p Trong

th c t không th nào lo i b h t t t c các r i ro V n đ là nhà qu n lý quy t đ nh

m c r i ro nào ch p nh n đ c và qu n lý chúng nh th nào làm đ c đi u này ng i qu n lý c n ph i:

 Thi t l p các m c tiêu c a t ch c, m c tiêu riêng c a t ng ho t

đ ng Vi c xác đ nh m c tiêu là đi u ki n tiên quy t trong vi c đánh giá r i ro vì

m t s ki n ch là r i ro khi nó gây nh h ng x u đ n m c tiêu c a t ch c Có

nh ng s ki n là r i ro đ i v i t ch c này nh ng l i là c h i đ i v i t ch c khác

 Nh n d ng và phân tích r i ro

+ Cá c r i ro có th phát sinh t môi tr ng ho t đ ng (chính tr , pháp lý, c nh tranh, các chính sách nhà n c…) và t trong n i b c a doanh

nghi p (thay đ i quy ch , đ i m i k thu t, s p x p l i t ch c,…)

+ Quá trình đánh giá r i ro c n th c hi n qua các giai đo n: xác

đ nh đ i t ng, xác đ nh các nhân t nh h ng t i t ng đ i t ng, và cu i cùng

nh n di n r i ro

y u c a đ n v :

 Phân chia trách nhi m đ y đ

- c th c hi n theo hai nguyên t c c b n: nguyên t c phân công phân nhi m

và nguyên t c b t kiêm nhi m Yêu c u chun g c a nguyên t c này là ch c n ng phê chu n, ghi chép k toán, đ i chi u và qu n lý tài s n ph i đ c tách bi t

- Phân chia trách nhi m là s tách bi t gi a các ch c n ng:

+ Ch c n ng k toán v i ch c n ng ho t đ ng

+ Ch c n ng k toán v i ch c n ng b o qu n tài s n

+ Ng i xét duy t nghi p v và ch c n ng b o qu n tài s n

+ Ngoài ra trong t ng nghi p v c th c ng có nh ng yêu c u khác

v phân chia trách nhi m đ h n ch gian l n và sai sót

 Phê chu n và y quy n

- ây là ho t đ ng ki m soát quan tr ng Phê chu n và y quy n là vi c c p

qu n lý cho phép nhân viên th c hi n các ho t đ ng nh t đ nh nào đó Có hai m c

đ y quy n:

+ y quy n chung là tr ng h p ng i qu n lý ban hành các chính sách

áp d ng cho toàn đ n v , nhân viên c p d i đ c ch đ o xét duy t các nghi p

v trong ph m vi gi i h n c a chính sách V í d v y quy n chung: h n m c bán ch u, h n m c t n kho t i thi u…

+ y quy n c th là tr ng h p m t cá nhân xét duy t c th cho t ng nghi p v riêng bi t i v i nh ng nghi p v có s ti n l n ho c quan tr ng, ng i

qu n lý s yêu c u xét duy t c th đ i v i t ng tr ng h p Ví d kho n bán ch u trên

h n m c tín d ng, các nghi p v v xây d ng c b n… y quy n c th th ng áp

d ng cho các nghi p v không th ng xuyên phát sinh

 Trong ho t đ ng phê chu n và y quy n, ng i có th m quy n phê chu n nên xem xét các ch ng t có liên quan, đ t nghi v n v i nh ng đi u b t

th ng, và đ m b o r ng có đ y đ thông tin c n thi t đ đánh giá, ch ng minh cho nghi p v đó tr c khi ký duy t

 B o v tài s n v t ch t và thông tin

- Ho t đ ng này đ c th c hi n cho c tài s n v t ch t và thông tin c a đ n

v , b i vì thông tin th c ch t c ng là m t d ng tài s n

- Tài s n v t ch t c n đ c b o v không b m t mát, tham ô, h h ng hay s

d ng lãng phí, sai m c đích Ch nh ng ng i có quy n ho c đ c y quy n

m i đ c phép ti p c n v i tài s n c a đ n v Tài s n có th đ c ki m soát b ng cách : s d ng nhà kho an toàn, t s t, khóa, m t mã máy tính, l c l ng b o v và

t ch c ki m kê đ nh k … Ngoài ra, vi c so sánh đ i chi u gi a s sách k toán và tài s n hi n có trên th c t ph i đ c th c hi n đ nh k

- thông tin k toán đáng tin c y, b o m t c n th c hi n nhi u ho t đ ng

ki m soát nh m ki m tra tính xác th c, đ y đ , phê chu n các nghi p v và phân quy n các m c đ truy c p thông tin c a t ng b ph n và t ng cá nhân

- th c hi n ki m soát t t quá trình x lý thông tin c n đ m b o:

+ Các ch ng t ph i đ c đánh s liên t c đ có th ki m soát, tránh

th t l c và d dàng truy c p khi c n thi t

+ N i dung c a ch ng t c n thi t k đ n gi n, rõ ràng d hi u và có

th s d ng cho nhi u công d ng khác nhau

+ T ch c luân chuy n ch ng t ph i khoa h c, k p th i + S sách c n ph i đóng ch c ch n, đánh s trang, quy đ nh nguyên

t c ghi chép, có ch ký xét duy t c a ng i ki m soát

+ T ch c l u tr , b o qu n tài li u khoa h c, an toàn, d dàng truy c p

 i chi u và phân tích rà soát

- Là so sánh gi a hai ngu n s li u khác nhau T t c m i khác bi t đ u c n

làm rõ u đi m c a th t c này là mau chóng phát hi n các gian l n, sai sót ho c

các bi n đ ng b t th ng đ k p th i có bi n pháp x lý Nhân t then ch t c a ho t

đ ng đ i chi u là phát hi n và gi i quy t s khác bi t

 Ngoài ra, ho t đ ng ki m soát còn bao g m vi c xem xét l i nh ng

m c tiêu đã đ c th c hi n b ng cách so sánh s li u k ho ch, d toán v i s phát

sinh th c t ; s li u k tr c v i k hi n t i; Vi c soát xét l i quá trình th c hi n

giúp nhà qu n lý bi t đ c m t cách t ng quát là m i thành viên có theo đu i m c

tiêu c a đ n v m t cách hi u qu hay không V i vi c đi u tra nghiên c u v

nh ng v n đ b t ng x y ra trong quá trình th c hi n, nhà qu n lý có th thay đ i

k p th i chi n l c, k ho ch, có nh ng hành đ ng đi u ch nh thích h p

1.1.2.4 Thông tin và truy n thông

- Thông tin đ c thu th p và truy n đ t đ n các b ph n, cá nhân trong đ n

v d i các hình th c và th i gian thích h p, đ m b o m i ng i trong t ch c có

th th c hi n đ c nhi m v c a mình

- Truy n thông là s cung c p thông tin bên trong đ n v và v i bên ngoài

S trao đ i thông tin h u hi u đòi h i ph i di n ra theo nhi u h ng: c p trên

xu ng c p d i, c p d i lên c p trên và ngang c p M i cá nhân c n hi u vai trò c a

mình trong h th ng ki m soát n i b c ng nh ho t đ ng c a cá nhân tác đ ng

đ n h th ng nh th nào Ngoài ra c ng c n có s trao đ i thông tin v i các đ i

t ng bên ngoài nh khách hàng, nhà cung c p, c đông

- Thông tin và truy n thông t o ra các báo cáo, ch a đ ng các thông tin c n

thi t cho vi c qu n lý và ki m soát đ n v V i h th ng thông tin liên l c chính

xác, trung th c và các ho t đ ng truy n thông k p th i mà các thành viên trong đ n

v n m b t, trao đ i, x lý, qu n lý và ki m soát các ho t đ ng c a doanh nghi p

đ c hi u qu

- Trong h th ng thông tin c a đ n v h th ng thông tin k toán là m t phân

h quan tr ng H th ng thông tin k toán xét v m t quy trình g m 3 b ph n:

Ch ng t , s sách và báo cáo

 H th ng ch ng t

- Là giai đo n đ u tiên đóng vai trò quan tr ng trong quy trình k toán nói riêng

và trong h th ng ki m soát n i b nói chung S li u k toán ch chính xác n u vi c

l p ch ng t nghiêm túc, ngh a là l p ch ng t đ y đ , h p l , h p pháp và ph n ánh trung th c nghi p v phát sinh

 S sách k toán

- Trong ki m soát n i b h th ng s sách có vai trò trung gian gi a ch ng t và các báo cáo tài chính là c s đ ki m tra, truy c p ch ng t ây là giai đo n chính trong ti n trình x lý s li u k toán, b ng vi c ghi chép, phân lo i, tính toán, t ng

h p đ chu n b cung c p thông tin t ng h p trên báo cáo

 H th ng báo cáo

- Giai đo n cu i cùng c a quá trình x lý thông tin, nh m t ng h p các s li u

s sách thành nh ng ch tiêu trên báo cáo

- Trong m t doanh nghi p h th ng báo cáo thông th ng g m báo cáo tài chính

và báo cáo qu n tr Báo cáo tài chính ph i ph n ánh trung th c tình hình tài chính và

k t qu ho t đ ng kinh doanh c a đ n v , đ c trình bày tuân th theo các chu n m c

k toán hi n hành Báo cáo qu n tr có ý ngh a quan tr ng trong công tác qu n lý, đi u hành đ n v

1.1.2.5 Giám sát

- Là quá trình đánh giá ch t l ng h th ng ki m soát n i b , nh m xác đ nh

h th ng ki m soát n i b có v n hành đúng theo thi t k , có nh ng khi m khuy t nào và c n ph i đi u ch nh gì cho phù h p v i tình hình t ng giai đo n, giúp cho h

th ng ki m soát n i b duy trì tính h u hi u qua các th i k Có hai lo i giám sát:

 Giám sát th ng xuyên

- c th c hi n trong các ho t đ ng, do nhà qu n lý và các nhân viên th c

hi n thông qua vi c ti p nh n các ý ki n đóng góp c a khách hàng, nhà cung

c p…ho c xem xét các báo cáo ho t đ ng và phát hi n các bi n đ ng khác th ng

 Giám sát đ nh k

- c th c hi n b i các đánh giá riêng bi t thông qua các ch ng trình đánh giá đ nh k , hay các cu c ki m toán đ nh k do ki m toán viên n i b ho c do ki m toán đ c l p th c hi n

B ng 1.1 CÁC B PH N C U THÀNH H TH NG KI M SOÁT N I B

1.2 M c tiêu và nguyên t c thi t l p h th ng ki m soát n i b

1.2.1 M c tiêu thi t l p h th ng ki m soát n i b

- H th ng ki m soát n i b c a m t t ch c đ c thi t l p nh m m c đích th c

hi n các m c tiêu c th , ch y u sau:

 Hi u qu và an toàn trong ho t đ ng: b o v , qu n lý, s d ng t i s n và các ngu n l c m t cách kinh t , an toàn, có hi u qu

 B o đ m h th ng thông tin tài chính và thông tin qu n lý trung th c, h p

lý, đ y đ và k p th i

 B o đ m tuân th pháp lu t và các quy ch , quy đ nh trong n i b

1.2.2 Nguyên t c thi t l p h th ng ki m soát nôi b

- Vi c thi t l p h th ng ki m soát n i b trong m t t ch c đòi h i m t s nguyên t c chung:

 H th ng ki m soát n i b ph i mang đ n l i ích cho doanh

nghi p,không gây c n tr cho các ho t đ ng c a t ch c

 M i h th ng ki m soát n i b có ý ngha trong m i tr ng ho t đ ng riêng c a t ng doanh nghi p

 Thi t l p và v n hành h th ng ki m soát n i b không ch đ ng th c

hi n b i mà nh qu n lý mà c n có s tham gia c a toàn th nhân viên

 Khi thi t l p h th ng ki m soát c n quan tâm đ n hi u qu v chi phí

1.3 Thi t l p h th ng ki m soát n i b

thi t l p m t h th ng ki m soát n i b cho doanh nghi p chúng ta

ph i thi t l p t ng y u t c b n c a h th ng ki m soát n i b : Môi tr ng ki m soát, đánh giá r i ro, ho t đ ng ki m soát, thông tin truy n thông và giám sát

1.3.1 Thi t l p môi tr ng ki m soát

Nh đã trình bày ph n trên, môi tr ng ki m soát bao g m các nhân

t bên trong và nhân t bên ngoài có th thi t l p đ c m t h th ng ki m soát n i

b ho t đ ng có hi u qu đi u đ u tiên là thi t l p đ c m t môi tr ng ki m soát t t

 Thi t l p cách th c qu n lý c a doanh nghi p

- Doanh nghi p ph i thi t l p m t cách th c qu n lý c a riêng mình, xác đ nh riêng cho mình m t mô hình qu n lý, m t cách th c qu n lý phù h p v i đ c đi m

ho t đ ng s n xu t kinh doanh, phù h p v i l nh v c ho t đ ng c a doanh nghi p

 Thi t l p c c u t ch c

- C c u t ch c c ng là m t nhân t quan tr ng góp ph n t o ra môi tr ng ki m soát t t t o ra đ c m t môi tr ng ki m soát t t khi thi t l p c c u t ch c ph i chú ý đ n nh ng nguyên t c sau:

+ Thi t l p đ c s đi u hành và s ki m soát trên toàn b các l nh v c

ho t đ ng c a doanh nghi p, không b sót l nh v c nào đ ng th i không có s ch ng chéo gi a các b ph n

+ Th c hiên phân chia tách b ch gi a các ch c n ng: x lý nghi p v , ghi chép s sách và b o qu n tài s n

+ m b o đ c s đ c l p t ng đ i gi a các b ph n nh m đ t đ c

hi u qu cao nh t trong ho t đ ng c a các b ph n ch c n ng

 Nh v y, doanh nghi p ph i b trí, s p x p, t ch c phân quy n trong

b máy ho t đ ng đ thu n ti n cho các ho t đ ng, không b gò bó trong m t khuôn

m u nào Nhà qu n lý l a ch n, b trí, s p x p th nào cho phù h p v i các đ c đi m

ho t đ ng c a doanh nghi p và ph i luôn có s bi n đ i phù h p v i đi u ki n m i

 Xây d ng chính sách nhân s

- Ch t l ng đ i ng nhân viên luôn là nhân t nh h ng l n đ n ch t l ng ho t

đ ng c a doanh nghi p Trong vi c thi t l p h th ng ki m soát n i b thì con ng i

c ng là nhân t trung tâm, là ch th tr c ti p th c hi n hành vi ki m soát, th c hi n các th t c ki m soát, ch t l ng h th ng ki m soát n i b ph thu c hoàn toàn vào

ch t l ng c a nhân viên Vì v y, đào t o con ng i luôn c n đ c quan tâm và các doanh nghi p nên có nh ng chính sách c th và rõ ràng Vi c đào t o, b trí cán b

và đ b t nhân s ph i phù h p v i n ng l c chuyên môn và ph m ch t đ o đ c đ ng

th i ph i mang tính k t c và liên ti p

 Thi t k công tác k ho ch

- Doanh nghi p nên t ch c công tác k ho ch trong các ho t đ ng t ho t đ ng s n

xu t kinh doanh đ n các k ho ch v thu chi qu … Th c t cho th y có k ho ch công

vi c chúng ta m i th c hiên các ho t đông có hi u q a và có th d dàng đánh giá các

ho t đ ng c a mình Tuy nhiên, khi th c hi n các k hoach đ t ra không nên quá c ng

nh c, gò bó theo k ho ch mà ch nên xem k ho ch đó nh m t đ nh h ng  Thi t l p y ban ki m soát

U ban ki m soát là b ph n không th thi u khi thi t l p h th ng ki m soát

n i b trong doanh nghi p U ban ki m soát đ c thành l p g m nh ng thành viên trong b máy lãnh đ o cao nh t c a doanh nghi p nh thành viên c a h i đ ng qu n

tr nh ng không kiêm nhi m các ch c v qu n lý và nh ng chuyên gia am hi u v

- th c hi n các m c tiêu ki m soát, nhà qu n lý ph i quy đ nh các th t c

ki m soát và chúng đ c thi t k tu thu c vào nh ng nét đ c thù c a c c u t ch c,

c a ho t đ ng kinh doanh Th ng có ba lo i th t c ki m soát sau:

 Ki m soát phòng ng a: là các th t c ki m soát đ c thi t k đ ng n

ch n các sai ph m ho c các đi u ki n d n đ n sai ph m Ki m soát phòng ng a th ng

đ c ti n hành tr c khi nghi p v x y ra và đ c th c hi n ngay trong công vi c hàng ngày c a nhân viên theo ch c n ng c a h : phân chia trách nhi m, giám sát,

ki m tra tính h p lý, đ y đ , chính xác

 Ki m soát phát hi n: là các th t c ki m soát đ c thi t k nh m phát

hi n các sai ph m ho c các đi u ki n d n đ n sai ph m nh ng đ c th c hi n sau khi nghi p v đã x y ra

 Ki m soát bù đ p: là khái ni m v s bù đ p y u kém c a th t c ki m soát này b ng m t th t c ki m soát khác

 Nhìn chung các th t c ki m soát đ c thi t l p trong đ n v đ u d a trên ba nguyên t c c b n: Nguyên t c b t kiêm nhi m; Nguyên t c phân công, phân

nhi m; Nguyên t c u quy n và phê chu n

- Ngoài nh ng nguyên t c c b n trên, các th t c ki m soát còn bao g m: vi c quy đ nh ch ng t s sách ph i đ y đ , quá trình ki m soát v t ch t đ i v i tài s n và

ki m soát đ c l p vi c th c hi n các ho t đ ng c a đ n v

1.3.3.2 Quy trình ki m soát

- hi u rõ h n v s ki m soát và xem xét kh n ng áp d ng chúng vào t t c các ho t đ ng c a doanh nghi p, quá trình ki m soát tr i qua các b c bao g m:

 Tri n khai các m c tiêu

- B c đ u tiên c a quá trình ki m soát là xác đ nh doanh nghi p mu n đ t đ c

đi u gì Nh ng m c tiêu này có th r t t ng quát ho c r t chi ti t và rõ ràng i u quan

tr ng nh t v m t ki m soát là tính h p lý c a các m c tiêu, có đ c thù ra sao, có tính

h p pháp không, m c đ th c hi n m c tiêu có đo l ng đ c không Vì th hi u qu

c a quá trình ki m soát g n v i tình hình các m c tiêu c s đã đ c xây d ng

- tri n khai vi c ki m soát có hi u qu doanh nghi p ph i bi t cái gì c n đ c

ki m soát Khi xác đ nh đ c yêu c u trên, doanh nghi p ti n hành xem xét nh ng

đi m sau: Nh ng ngu n l c ch y u là gì? Nh ng chi phí ch y u nào? Nh ng v n đ then ch t là gì? K t h p nh ng nhu c u ki m soát gì? Các m c tiêu ki m soát có nh t quán v i ch tr ng phân c p trách nhi m không?

 o l ng các k t qu

- Khi m c tiêu đã xác đ nh thì b c hai c a quá trình ki m soát là đo l ng c th thành tích hi n t i Doanh nghi p c n bi t th c t đã hoàn thành đ c gì trong ti n trình th c hi n các m c tiêu đã đ t ra Thông qua ho t đ ng này doanh nghi p có c s

đ so sánh và phân tích nh ng gì đã đ t đ c ho c có hành đ ng qu n lý nào c n thi t khác giai đo n này có m t s đi m c n l u ý:

+ Nh t quán v i c c u c a m c tiêu: h th ng s li u v vi c th c

hi n ph i đ c thi t l p theo c c u các m c tiêu đã xây d ng

+ Chính xác: yêu c u c b n s li u v th c hi n ph i nêu chính xác + S d ng nh ng cách tính toán s b

+ S d ng các d ki n t ng lai: vi c s d ng các d ki n giúp cho doanh nghi p có hành đ ng c n thi t gi i quy t nh ng v n đ m i

 Phân tích nguyên nhân chênh l ch

- Khi có s chênh l ch x y ra chúng ta ph i tìm ra nguyên nhân c a nó, đó là xem xét đ bi t nh ng nhân t gây ra chênh l ch và đ tính toán m c đ nh h ng c a m i nhân t Ph i xác đ nh nh ng nguyên nhân tr c ti p và nh ng nguyên nhân c b n

đ ng th i c ng đánh giá nh n đ nh c a nh ng nhân t cá bi t quan tr ng nh h ng c

th nh th nào Th hi n các công vi c sau:

+ Ph m vi công vi c phân tích: vi c phân công đ m nhi m công vi c phân tích đ hoàn thành t t nh t

+ nh th i gian phân tích: vì hành đ ng qu n lý tu thu c vi c nh n bi t các nguyên nhân nên th i gian phân tích c ng là m t m c quy t đ nh c a công vi c

ki m soát t t

+ Nh n bi t nh ng nguyên nhân có th ki m soát: trung tâm c a công vi c phân tích là m c đ mà nh ng nguyên nhân có th ki m soát đã nh n bi t đ c đánh giá so v i nh ng nguyên nhân không th ki m soát

 Xác đ nh hành đ ng qu n lý thích h p

- Sau khi phân tích nguyên nhân chênh l ch s d n đ n vi c xác đ nh hành đ ng thích h p c a qu n lý Trong m i tình hu ng vi c xác đ nh c th hành đ ng qu n lý thu c v ng i có trách nhi m cùng tuy n v i nh ng ho t đ ng có liên quan C th :

+ B sung phân tích: vi c xác đ nh cái gì ph i làm đòi h i có ki m tra rõ ràng c a công vi c phân tích đ y đ

+ nh th i gian: khi đ ra quy t đ nh v hành đ ng c n ph i cân nh c k không nên v i vàng, song c ng ph i xác đ nh đ c m c th i gian đ ti n hành

+ ánh giá nh ng nhân t mâu thu n: trong vi c xác đ nh hành đ ng c n xem xét các nhân t trái ng c nhau đ tránh đ c r i ro đáng ti c

+ Nhu c u m m d o: cu i cùng c a vi c xác đ nh hành đ ng thích h p đòi

h i ph i có cách làm m m d o Nh ng cách xác đ nh r p khuôn, không đúng v i th c

t thay đ i th ng d n đ n nh ng hành đ ng không thích h p Vì v y, ph i có cách làm nh y bén và m m d o đ i v i nh ng quy t đ nh quan tr ng

- có hành đ ng qu n lý thích h p thì ch th c n thi t đ c đ a ra ph i xem xét

t i tính c p bách c a nó, t i trình đ c a nhân viên th a hành và t i tính ph c t p c a

nh ng hành đ ng làm đ c đi u đó c n xác đ nh:

+ Ai ph i th c hi n hành đ ng: ng i nh n trách nhi m ph i là ng i đáng tin c y, có n ng l c chuyên môn, có trách nhi m trong công vi c

+ Hành đ ng ph i đ c th c hi n nh th nào: đ làm đ c đi u này thì

tr c tiên ng i th c hi n ph i hi u rõ vì sao có hành đ ng này và hành đ ng này gi i quy t v n đ gì, có nh v y hành đ ng m i đem l i k t qu mong mu n

 Ti p t c đánh giá l i:

- B c cu i cùng trong quá trình ki m soát là đánh giá l i k t qu , làm rõ s liên

k t gi a chu k ki m soát này v i chu k sau Ti p t c đánh giá các ho t đ ng s b sung quan tr ng vào hi u qu c a chu trình ki m soát sau Vi c đánh giá l i c n xem xét t i nh ng đi m sau:

+ Yêu c u m t thái đ h c t p: đi m xu t phát c a vi c ti p t c đánh giá có

hi u qu là các nhân viên ph i có m t thái đ mong mu n c i ti n các nghi p v và

th c hi n t t các hành đ ng đã đ ra

+ Chu n b thông tin ph n h i: đi đôi v i thái đ h c t p là vi c chu n b các thông tin ph n h i, thông tin ph n h i cho bi t hành đ ng ki m soát có hi u l c

nh th nào, ph i làm gì đ c i ti n

 Các nghi p v c a doanh nghi p c ti p t c đi vào t ng lai do đó nh ng v n

đ c a ki m soát c ng không bao gi k t thúc, nh ng hành đ ng ki m soát tr c c hoà vào nh ng chu trình ki m soát sau

1.3.4 Thi t l p h th ng thông tin truy n thông

- C n thi t l p m t h th ng thông tin sao cho đ m b o cung c p đ y đ , k p th i

các thông tin đáng tin c y thông qua h th ng báo cáo, các công c h tr

- ng d ng t i đa và k t h p các ph ng ti n truy n thông khác nhau, phù h p đ

t o nên m t môi tr ng truy n thông tin h u hi u theo nhi u chi u

- H th ng thông tin k toán m t phân h quan tr ng c a h th ng thông tin doanh

nghi p Thi t l p h th ng thông tin k toán t c là ph i thi t l p các y u t c b n

 T ch c h th ng ch ng t k toán:

- H th ng ch ng t k toán qui đ nh trong ch đ k toán hi n hành bao g m hai

h th ng: H th ng ch ng t b t bu c ; H th ng ch ng t h ng d n

Trên c s h th ng ch ng t k toán các doanh nghi p ph i t ch c x lý và xây

d ng trình t luân chuy n ch ng t b o đ m vi c ghi chép k p th i, tránh ch ng chéo,

trùng l p và thu n ti n cho vi c ki m tra, đ i chi u, b o qu n l u tr các ch ng t

 T ch c h th ng tài kho n k toán

- Hi n nay, B tài chính h ng d n các h th ng tài kho n k toán áp d ng

cho các doanh nghi p khác nhau:

+ H th ng tài kho n k toán dùng cho các doanh nghi p nói chung

(Quy t đ nh s 15/2006/Q -BTC ngày 20/03/2006)

+ H th ng tài kho n áp d ng cho các doanh nghi p v a và nh

(Quy t đ nh s 48/2006/Q -BTC ngày 14/09/2006)

 Tu theo đ c đi m ho t đ ng c a đ n v mà doanh nghi p l a ch n h th ng

tài kho n k toán phù h p

 T ch c h th ng s k toán:

- Hi n nay, B tài chính c ng qui đ nh các m u s k toán s n có nên các doanh

nghi p ch c n c n c vào đ c đi m tình hình c th mà l a ch n các hình th c ghi s

k toán cho phù h p H th ng s k toán nói chung bao g m h th ng s k toán t ng

h p và h th ng s k toán chi ti t

- Bên c nh đó doanh nghi p c ng ph i xác đ nh hình th c t ch c s k toán cho

phù h p v i doanh nghi p mình đ có th th c hi n ghi s m t cách có hi u qu nh t

 T ch c h th ng báo cáo k toán:

- H th ng báo cáo k toán là m t b ph n c u thành trong ch đ k toán doanh nghi p Nhà n c có qui đ nh th ng nh t v n i dung, ph ng pháp th i gian l p và

g i đ i v i nh ng báo cáo k toán đ nh k (b t bu c) đó là nh ng báo cáo tài chính

- H th ng các báo cáo tài chính qui đ nh cho các doanh nghi p ph i l p hi n nay

th c hi n theo Quy t đ nh s 15/2006/Q -BTC ngày 20/03/2006 ho c Quy t đ nh s 48/2006/Q -BTC ngày 14/09/2006, bao g m:

฀ B ng cân đ i k toán

฀ K t qu ho t đ ng kinh doanh

฀ L u chuy n ti n t

฀ Thuy t minh báo cáo tài chính

- Ngoài các báo cáo tài chính b t bu c ph i l p nh trên doanh nghi p có th l p

m t s các báo cáo k toán khác liên quan ph c v nhu c u qu n tr n i b

- Công b đánh giá h th ng ki m soát n i b ánh giá trách nhi m, thành tích

th c hi n, h n ch c a t ng b ph n, phòng ban trong ho t đ ng ki m soát n i b

1.4 ánh giá ch t l ng h th ng ki m soát n i b doanh nghi p

1.4.1 H ng d n đánh giá ch t l ng h th ng ki m soát n i b

- H Th ng ki m soát n i b c a t ch c khác nhau đ c v n hành v i m c đ h u

hi u khác nhau M t h th ng ki m soát n i b c th ho t đ ng khác nhau t ng th i

đi m khác nhau V y th nào là m t h th ng ki m soát n i b h u hi u xét t i m t

th i đi m xác đ nh? Theo báo cáo Coso (1992): s h u hi u c a m t h th ng ki m soát n i b có th đ c xem xét khi ban giám đ c và nhà qu n lý đ m b o h p lý r ng:

+ H hi u rõ m c tiêu ho t đ ng c a t ch c đang đ t đ c m c đ nào

+ Báo cáo tài chính đang đ c l p và trình bày m t cách đáng tin c y

+ Các lu t l và quy đ nh đang đ c tuân th

- Vi c đánh giá s h u hi u c a m t h th ng ki m soát n i b mang tính xét đoán đánh giá m t h th ng ki m soát n i b là h u hi u ngoài ba tiêu chí trên c n

ph i đánh giá xem h th ng ki m soát n i b có đ n m thành ph n và t ng thành

ph n có ho t đ ng hi u qu không, c th là:

 Môi tr ng ki m soát: là môi tr ng trong đó các ho t đ ng ki m soát

đ c tri n khai Môi tr ng này ch t t n u các n i dung sau đ c đ m b o:

+ Doanh nghi p đã ban hành các quy t c, chu n m c phòng ng a ban lãnh

đ o và các nhân viên lâm vào tình th xung đ t quy n l i v i doanh nghi p

+ Doanh nghi p đã ph bi n các quy t c, chu n m c nêu trên, đã yêu c u

t t c nhân viên ký b n cam k t tuân th nh ng quy t c, chu n m c đ c thi t l p

+ T cách đ o đ c, hành vi ng x và hi u qu công vi c c a lãnh đ o là

t m g ng sáng đ nhân viên noi theo

+ Doanh nghi p có s đ t ch c h p lý đ m b o công tác qu n lý (l p k

ho ch, t ch c, qu n lý nhân s , lãnh đ o và ki m soát) đ c tri n khai chính xác, k p

th i, hi u qu

+ Doanh nghi p có các v n b n quy đ nh chung c ng nh h ng d n c th trong ho t đ ng qu n lý t ng th và trong các ho t đ ng c th

+ Doanh nghi p có h th ng v n b n th ng nh t quy đ nh chi ti t vi c tuy n

d ng đào t o, đánh giá nhân viên, đ b t, tr l ng, ph c p đ khuy n khích m i

ng i làm vi c liêm chính, hi u qu

+ Doanh nghi p đã s d ng "B n mô t công vi c” quy đ nh rõ yêu c u

ki n th c và ch t l ng nhân s cho t ng v trí trong t ch c

+ Doanh nghi p không đ t ra nh ng chu n m c tiêu chí thi u th c t ho c

nh ng danh sách u tiên, u đãi, l ng, th ng b t h p lý t o c h i cho các hành vi

vô k lu t, gian d i

+ Doanh nghi p th ng xuyên luân chuy n nhân s trong các khu v c v trí

nh y c m Quan tâm, nh c nh , b o v quy n l i c a nh ng ng i làm vi c trong các khu v c v trí đ c h i, n ng nh c theo đúng quy đ nh

 ánh giá r i ro: Vi c đánh giá r i ro đ c coi là có ch t l ng n u:

+ Ban lãnh đ o đã quan tâm và khuy n khích nhân viên quan tâm phát hi n, đánh giá và phân tích đ nh l ng tác h i c a các r i ro hi n h u và ti m n

+ Doanh nghi p đã đ ra các bi n pháp, k ho ch, quy trình hành đ ng c

th nh m gi m thi u tác h i r i ro đ n m t gi i h n ch p nh n nào đó ho c doanh nghi p đã có bi n pháp đ toàn th nhân viên nh n th c rõ ràng v tác h i c a r i ro

ki m soát đ đi u ch nh ho t đ ng s n xu t phù h p v i m c tiêu đ ra

+ Doanh nghi p đã t ng h p và thông báo k t qu s n xu t đ u đ n và đ i chi u các k t qu thu đ c v i các đ nh m c, ch s đ nh tr c đ đi u ch nh, b sung

+ Doanh nghi p đã l u gi các ch ng c d i d ng v n b n t o đi u ki n phân đ nh rõ ràng ph n th c hi n công vi c v i ph n giám sát t i b t k th i đi m nào,

k c vi c xác đ nh nh ng cá nhân có trách nhi m v các sai ph m x y ra

+ Doanh nghi p đã giám sát, b o v và b o d ng tài s n, v t t trang thi t

b kh i b m t mát, hao h t, h ng hóc ho c b s d ng không đúng m c đích

+ Doanh nghi p đã c m ho c có bi n pháp ng n ng a các lãnh đ o cao c p

c a mình s d ng kinh phí và tài s n c a doanh nghi p vào các m c đích riêng

 H th ng thông tin và truy n thông: Ch t l ng h th ng là t t khi các

+ H th ng truy n thông c a doanh nghi p đ m b o cho nhân viên m i

c p đ đ u có th hi u và n m rõ các n i quy, chu n m c c a t ch c, đ m b o thông tin đ c cung c p k p th i, chính xác đ n các c p có th m quy n theo quy đ nh

+ Doanh nghi p đã thi t l p các kênh thông tin nóng (m t y ban hay m t

cá nhân nào đó có trách nhi m ti p nh n thông tin t giác, ho c l p đ t h p th góp ý) cho phép nhân viên báo cáo v các hành vi, s ki n b t th ng có kh n ng gây thi t

h i cho doanh nghi p

+ Doanh nghi p đã l p đ t h th ng b o v s li u phòng ng a s truy c p,

ti p c n c a nh ng ng i không có th m quy n

+ Doanh nghi p đã xây d ng các ch ng trình, k ho ch phòng ch ng thiên tai, hi m h a và k ho ch ng c u s c m t thông tin s li u

 H th ng giám sát và th m đ nh: ây là quá trình theo dõi và đánh giá

Ch t l ng ki m soát n i b đ đ m b o vi c tri n khai, đi u ch nh và c i thi n liên

t c, ho t đ ng này t t n u:

+ Doanh nghi p có h th ng báo cáo cho phép phát hi n các sai l ch so v i

ch tiêu, k ho ch đã đ nh Khi phát hi n sai l ch, doanh nghi p đã tri n khai các bi n pháp đi u ch nh thích h p

+ Vi c ki m toán n i b đ c th c hi n b i ng i có trình đ chuyên môn thích h p và ng i này có quy n báo cáo tr c ti p cho c p ph trách cao h n và cho ban lãnh đ o

+ Nh ng khi m khuy t c a h th ng ki m soát n i b đ c phát hi n b i

ki m toán n i b ho c ki m toán đ c l p đ c báo cáo tr c ti p và k p th i v i c p

ph trách cao h n, k c ban lãnh đ o đ đi u ch nh đúng lúc

+ Doanh nghi p đã yêu c u các c p qu n lý trung gian báo cáo ngay v i lãnh đ o v m i tr ng h p gian l n, nghi ng gian l n, v các vi ph m n i quy, quy

đ nh c a doanh nghi p c ng nh quy đ nh c a lu t pháp hi n hành có kh n ng làm

gi m uy tín doanh nghi p và gây thi t h i v kinh t

 N u H th ng ki m soát n i b doanh nghi p có đ n m thành ph n và

n u t t c nh ng n i dung nêu trên đ c đ m b o thì h th ng này s mang l i nh ng

l i ích qu n lý và kinh t to l n cho doanh nghi p

1.4.2 u đi m c a h th ng ki m soát n i b

- H th ng ki m soát n i b giúp doanh nghi p c ng c đ c n n p qu n lý, khai thác và tri n khai các sáng ki n nh m nâng cao n ng l c qu n lý c a doanh nghi p; Góp ph n b o v tài s n c a đ n v và b o đ m đ tin c y c a các thông tin trong đ n

v ; Góp ph n nâng cao hi u qu c a ho t đ ng s n xu t kinh doanh thông qua vi c

ng n ch n, phát hi n, s a ch a các sai ph m có th có trong doanh nghi p

- M t h th ng ki m soát n i b ho t đ ng hi u qu s mang l i các l i ích c th cho doanh nghi p:

+ Gi m b t r i ro ti m n trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thi t h i, các r i ro làm ch m k ho ch, t ng giá thành, gi m ch t l ng s n ph m ),

+ B o v tài s n kh i b h h ng, m t mát, hao h t, gian l n, …

+ m b o tính chính xác c a các s li u k toán và báo cáo tài chính + Gi m b t r i ro do không tuân th n i quy, chính sách, quy trình kinh doanh c a công ty c ng nh các quy đ nh c a lu t pháp,

+ m b o s d ng t i u các ngu n l c và đ t đ c m c tiêu đ t ra,

+ B o v quy n l i c a nhà đ u t , c đông (các công ty c ph n), khách hàng, và gây d ng lòng tin đ i v i h

1.4.3 H n ch c a h th ng ki m soát n i b

- B t k m t h th ng ki m soát n i b đ c thi t k và v n hành t t đ n đâu đi

n a thì nó ch cung c p đ m b o h p lý đ t đ c các m c tiêu v ho t đ ng, báo cáo tài chính đáng tin c y và s tuân th các qui đ nh pháp lu t H n ch này xu t phát t các nguyên nhân sau:

 H th ng ki m soát n i b đ c ti n hành b i con ng i

- S xét đoán và hành đ ng c a con ng i có th đúng ho c sai T n th t v n có

th x y ra do s thi u th n tr ng, xao lãng, sai l m trong xét đoán ho c hi u sai, do trình đ c a nhân viên Ngoài ra, h th ng ki m soát n i b do c p qu n lý thi t k , do

đó nó không ng n ng a đ c nh ng hành vi c ý sai ph m c a c p qu n lý và thông

đ ng gi a các nhân viên trong doanh nghi p v i nhau ho c v i bên ngoài

 Quan h gi a l i ích và chi phí

- Không ph i m i r i ro đ u có th t c ki m soát t ng ng vì chi phí mà doanh nghi p b ra đ ng n ng a nh ng r i ro đó là không h p lý, v t quá m c t n th t n u

có x y ra M c khác ho t đ ng c a h th ng ki m soát n i b trong doanh nghi p

nh m m c tiêu qu n lý không ph i nh m m c tiêu s n xu t kinh doanh nên yêu c u đ t

ra là chi phí cho ki m soát n i b không v t quá l i ích mà h th ng đó mang l i

 H th ng ki m soát n i b không bao quát đ c r i ro không l ng tr c

- H th ng ki m soát n i b đ c xây d ng trên c s d tính tr c r i ro do gian l n, sai sót có th x y ra, vì th khó có th ng n ch n và phát hi n nh ng sai

ph m đ t xu t, hay b t th ng Do đó, ki m soát n i b c n ph i th ng xuyên đ c hoàn thi n

1.5 M t s đánh giá v h th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p v a

qu n lý khác, h th ng ki m soát n i b ngày càng đ c xây d ng ph bi n và s

d ng r ng rãi

Qua t ng k t các k t qu nghiên c u v v n đ hoàn thi n h th ng ki m soát

n i b t i các doanh nghi p v a và nh tr c đây, có th nh n th y m t s đ c đi m

áp d ng ki m soát n i b các doanh nghi p v a và nh nh sau:

- Nh ng lý lu n v h th ng ki m soát n i b và th c thi h th ng ki m soát n i

b ngày càng đ c quan tâm và phát tri n Tuy nhiên v n còn nhi u b t c p v tính phù h p, rõ ràng d n đ n vi c áp d ng t phát và không h th ng nh hi n nay

- H u h t các doanh nghi p v a và nh đ u ý th c đ c vai trò quan tr ng c a

h th ng ki m soát n i b trong ho t đ ng s n xu t kinh doanh; thi t l p h th ng

ki m soát n i b v i n m nhân t : môi tr ng ki m soát, đánh giá r i ro, ho t d ng

ki m soát, thông tin truy n thông, giám sát góp ph n ng n ng a, h n ch r i ro có th

x y ra trong quá trình ho t đ ng, giúp t ng đ tin c y báo cáo tài chính và đ m b o đ t

đ c các m c tiêu đã đ ra

- Tuy nhiên,h th ng ki m soát n i b đ c xây d ng các doanh nghi p v a và

nh t n t i m t s h n ch

+ Ít doanh nghi p v a và nh quan tâm đ n xây d ng các n i quy, quy

ch làm vi c, quy t c ng x , đ o đ c ngh nghi p; vi c phân công nhi m v quy n

h n cho t ng b ph n, phòng ban ch a c th , rõ ràng V n đ phát tri n ngu n nhân

l c trong chính sách nhân s còn nhi n c n tr do m c tiêu l i nhu n và chi phí

+ Nhi u doanh nghi p h u nh không quan tâm đ n vi c nh n d ng và phân tích r i ro, đi u này d gây thi t h i và đe d a đ n m c tiêu c a doanh nghi p

+ Trong ho t đ ng ki m soát, nguyên t c y quy n và phân công phân nhi m ch a đ c đ m b o t t, nguyên t c b t kiêm nhi m th ng b vi ph m

+ Nhân t thông tin truy n thông ch a đ c chú tr ng nhi u

+ Vi c giám sát h th ng ki m soát n i b ch m c t ng đ i, ch a mang l i hi u qu cao, ch a th c hi n đánh giá th ng xuyên h th ng nên vi c đi u

ch nh và duy trì s h u hi u c a h th ng các th i k ch a đ c đ m b o

- M t s nguyên nhân d n đ n d n đ n h th ng ki m soát n i b ch a th t s

hi u qu trong các doanh nghi p v a và nh :

+ Quy mô doanh nghi p v a và nh v i nh ng chính sách u tiên v n cho các ho t đ ng kinh doanh khác h n là đ u t ngu n nhân l c nên đa ph n các doanh nghiêp này không đ ngu n nhân l c đ phân chia trách nhi m, hi n t ng kiêm nhi m các ch c n ng x y ra ph bi n Chính đi u này có th d n đ n nh ng sai sót, vi

ph m, gian l n c ý không quy đ c trách nhi m

+ Các chính sách s d ng lao đ ng ch a t t nên không t o đ c đ ng l c khuy n khích nhi t tình lao đ ng, nâng cao tinh th n trách nhi m c a nhân viên tác

đ ng đ n tính hi u l c c a các th t c ki m soát

+ Vi c b o đ m an toàn h th ng thông tin truy n thông, b o m t thông tin ch a đ c quan tâm đúng m c

+ Thi u s xem xét, đánh giá đ nh k h th ng ki m soát n i b đ có

nh ng đi u ch nh, b sung c n thi t

 Nhìn chung, hi n nay h u h t các doanh nghi p v a và nh đã có s quan tâm đ n v n đ ki m soát n i b , th c hi n thi t k và v n hành h th ng ki m soát

n i b nh ng m c đ khác nhau Nh ng u đi m đ t đ c, nh ng h n ch còn t n

t i v i m t s nguyên nhân đ c đúc k t s là c s đ ti p t c c i ti n và phát tri n h

th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p v a và nh Vi t Nam

K T LU N CH NG 1

Ch ng 1, tác gi đã trình bày m t s c s lý lu n chung v h th ng ki m soát n i b trong m t doanh nghi p:

+ Khái quát h th ng ki m soát n i b qua các giai đo n phát tri n lý lu n và s

l c v n m thành ph n c u thành nên h th ng

+ c p đ n m c tiêu, nguyên t c và cách thi t l p h th ng ki m soát n i b + Tiêu chí đánh giá h th ng ki m soát n i b t i m t th i đi m nh t đ nh + M t s đánh giá h th ng ki m soát n i b c a các doanh nghi p v a và nh

Vi t Nam

Nh ng n i dung lý lu n này s là c s cho vi c kh o sát, đánh giá th c tr ng

và đ a ra các đ nh h ng, gi i pháp nh m hoàn thi n h th ng ki m soát n i b t i Công ty TNHH s n xu t gi y-xây d ng An Th nh

052062, mã s thu là 0301186943,đ ng ký ho t đ ng kinh doanh s n xu t gi y và xây

d ng Tuy nhiên, t n m 2000 công ty thay đ i l nh v c kinh doanh, chuyên nh n thi công các công trình công nghi p và dân d ng trong thành ph và các t nh lân c n Qua nhi u n m ho t đ ng, m c dù còn nhi u khó kh n nh ng đ n nay Công ty đã t o đ c

uy tín và th c s đ ng v ng trong l nh v c thi công xây d ng Hi n nay Công ty có quan h t t v i h u h t các doanh nghi p cùng ngành trong Thành ph và các T nh lân c n đ tìm hi u c ng nh trao đ i kinh nghi m, t đó góp ph n tích c c vào vi c phát tri n quan h kinh t theo đ nh h ng chung c a Nhà n c

- Qua g n 20 n m ho t đ ng, Công ty đ t đ c nhi u k t qu t t, có hi u qu

ây là đi u ki n thu n l i đ Công ty c nh tranh đ c v i các Công ty khác trong c

ch th tr ng hi n nay

V n đi u l c a Công ty khi thành l p là 8 000.000.000 đ

V n kinh doanh (theo s sách k toán)

- Trong tình hình kinh t khó kh n hi n nay, Công ty v n luôn n l c b o đ m t o

đ c vi c làm th ng xuyên cho công nhân và đ i s ng cán b công nhân viên n

đ nh Bên c nh đó, Công ty còn th c hi n đ y đ ngh a v đ i v i ngân sách Nhà n c

I THI CÔNG

GIÁM

SÁT

TH KHO

T B O

V

I THI CÔNG

S 1

T I N

N C

I THI CÔNG

S 2

I THI CÔNG

S 3

 Ch c n ng và nhi m v c a Giám c

- Giám đ c là ng i lãnh đ o, tr c ti p ch u trách nhi m toàn b h at đ ng s n

xu t kinh doanh c a công ty, tr c ti p ch đ o các công trình và ch đ o các phòng ban Giám đ c là ng i ra quy t đ nh b trí đi u hành, t ch c nhân s , ch m lo đ i s ng cán b công nhân viên, công tác qu n lý hành chính

 Ch c n ng và nhi m v các phòng ban

- Phòng K toán : Có nhi m v t ng h p, thanh toán, h ch toán k toán toàn b

ho t đ ng kinh doanh c a Công ty theo ch đ quy đ nh c a B Tài Chính; Ph n ánh tình hình tài chính kp th i và chính xác, th ng xuyên theo dõi tình hình ti n v n, cân

đ i ngu n v n cho đ n v ng th i t ng h p s li u, tính giá thành, l p báo cáo t ng

h p chi phí các công trình

- Phòng k thu t: Tham m u cho Giám đ c v v n đ xây d ng k ho ch s n

xu t và cùng v i Giám đ c ký k t, thanh lý các h p đ ng L p b ng v thi t k (khi có yêu c u), l p d toán, xây d ng các đ nh m c v v t t , k thu t, nghi m thu t ng h p

kh i l ng th c hi n các công trình

- Các đ i xây l p- BCH công tr ng: Có nhi m v theo dõi tình hình thi công

th c t trên công tr ng, theo dõi ti n đ thi công phát hi n các b t h p lý v m t k thu t, s c trong quá trình thi công, s p x p công vi c tr c ti p cho công nhân t , đ i

s n xu t, theo dõi tình hình v t t nh p-xu t kho thi công công trình, giám sát ch t

l ng k thu t thi công đ án thi t k , n m rõ nh ng thông tin v d án thi công, nh m

x lý k p th i nh ng s c trong quá trình thi công, xin ý ki n lãnh đ o đ nghi m thu bàn giao công trình khi công trình đã hoàn thành

( Ngoài ra : công tr ng không có b ph n k toán riêng, hi n nay Công ty phân công cán b qu n lý (nhân viên giám sát) t i công tr ng theo dõi tình hình ho t

đ ng các đ i xây l p và các công tr ng, thu th p ch ng t nh p xu t các lo i v t t tài s n, ch ng t thu chi ti n m t và kèm theo ch ng t g c chuy n v phòng k toán Công ty đ h ch toán

 H th ng k toán t i công ty

- Công ty áp d ng hình th c " Nh t ký chung "

- H th ng tài kho n và báo cáo tài chính th c hi n theo Quy t đ nh s 48/2006/Q -BTC ngày 14/09/2006

- Công tác k toán có s d ng ph n m m k toán Asia h tr vi c theo dõi

nh p xu t v t t , công n , theo dõi thu chi

- Toàn b ho t đ ng k toán đ u t p trung t i v n phòng công ty, không có

k toán t i các công trình

2.2 Th c tr ng h th ng ki m soát n i b t i công ty TNHH S n Xu t Gi y- Xây d ng An Th nh

2.2.1 c đi m ho t đ ng nh h ng h th ng ki m soát n i b :

- Xây d ng là ngành s n xu t t o ra s n ph m v t ch t cho n n kinh t

- Ho t đ ng xây l p di n ra trên ph m vi r ng và nh ng đ a đi m khác nhau, xa

v n phòng công ty, do đó đòi h i vi c l p và b trí các t đ i thi công h p lý

- S n ph m xây l p c a công ty là nh ng công trình, h ng m c công trình s n

xu t theo đ n đ t hàng, có giá tr l n, th i gian s d ng dài, n m r i rác kh p các đ a bàn, Tu theo tính ch t c a s n ph m mà có các ph ng th c s n xu t, t ch c khác nhau, m c đ ph c t p c ng khác nhau T nh ng đ c đi m trên, công ty đã t ch c

m t quy trình xây d ng t khi b t đ u đ u th u cho đ n khi bàn giao công trình cho t t

c các s n ph m Quy trình đó tr i qua các công đo n sau: