K t l un ch ng 1
2.4.1 Nhâ nt khách quan
- c đi m s n ph m xây l p có tác đ ng r t l n đ n ki m soát ho t đ ng xây d ng , ch t l ng, ti n đ công vi c, c ng nh tính hi u qu c a ho t đ ng ki m soát.
- Xây d ng là lnh v c s n xu t ph c t p do đó đòi h i ngu n nhân l c có trình đ chuyên môn, có n ng l c đáp ng nhu c u cho t ng v trí công vi c.
2.4.2 Nhân t ch quan
- An Th nh là công ty có quy mô v a và nh , s kiêm nhi m là t t y u, hi n t i công ty qu n lý ch y u d a vào ý th c c a các nhân viên. V i áp l c công vi c và kh n ng c a con ng i, vi c sai sót, quên, nh m l n r t d x y ra.
- Vì tr ng i v kho ng cách, không có s ki m tra th c t th ng xuyên c a Giám đ c, vi c giám sát, ki m tra t i các công trình ph thu c hoàn toàn vào các cá nhân qu n lý t i công trình, vi c thông đ ng có th x y ra.
- Các phòng ban làm vi c đ c l p, thi u s ph i h p, ki m tra, giám sát l n nhau
- Trong công tác ki m soát chi phí, công ty ch a có s quan tâm đúng m c đ n vi c phân tích chi phí và l p báo cáo qu n tr .
B ng 2.1 B NG T NG H P ÁNH GIÁ H TH NG KI M SOÁT N I B
CÁC THÀNH PH N NH C I M
1. MÔI TR NG KI M SOÁT
Ho t đ ng ki m soát d a vào Giám đ c và nhân viên giám sát k thu t
Thi u s ph i h p, ki m soát l n nhau gi a các phòng ban
Thi u b ph n ch c n ng ki m soát n i b t i công trình
2. ÁNH GIÁ R I RO Thi u vi c tham gia đánh giá r i ro c a nhân viên
3. THÔNG TIN TRUY N
THÔNG D li u thu th p còn thi u tính k p th i L u tr h s thi u tính th ng nh t Ch a khai thác h t ch c n ng c a các ph n m m ng d ng và tính n ng c a h th ng m ng n i b 4. HO T NG KI M SOÁT
Thi u thi t k c th quy trình mua và xu t NVL
Thi u ch ng t đ i chi u gi a mua và nh p kho NVL
Ch a th c hi n phân tích chi phí cho t ng công trình, h ng m c công trình
5. GIÁM SÁT Không th ng xuyên đánh giá ch t l ng h th ng ki m
K T LU N CH NG 2
T k t qu kh o sát th c t t i công ty, n i dung Ch ng 2 đã ph n ánh nh ng nét đ c tr ng nh t c a h th ng ki m soát n i b hi n hành. Có th nói công ty đã thi t l p đ c h th ng ki m soát n i b v i nh ng u, nh c đi m trong t ng thành ph n c a h th ng.
Trên c s phát huy nh ng u đi m, thu n l i hi n có:
- Lãnh đ o và toàn th nhân viên ý th c đ c t m quan tr ng c a h th ng ki m soát n i b
- Quy trình ho t đ ng đã đ c thi t l p và v n hành
- Kh n ng ng d ng công ngh , chính sách đ i m i, và tính tuân th c a toàn th nhân viên công ty.
Cùng v i vi c rút k t nh ng nh c đi m trong t ng thành ph n h th ng và nh n di n nh ng nhân t đe d a đ n tính h u hi u c a h th ng ki m soát n i b s là c s đ a ra các gi i pháp hoàn thi n h n h th ng ki m soát n i b nh m đáp ng nhu c u công tác qu n lý t i Công ty An Th nh trong đi u ki n hi n nay.
CH NG 3 M T S GI I PHÁP HOÀN THI N H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY TNHH S N XU T GI Y- XÂY D NG AN TH NH
3.1 Nh ng yêu c u đ t ra cho h th ng ki m soát n i b , nguyên t c và c n c xây d ng các gi i pháp hoàn thi n h th ng ki m soát n i b t i Công ty TNHH S n Xu t Gi y- Xây d ng An Th nh
- Trong quá trình ho t đ ng, m i doanh nghi p g p không ít r i ro khách quan và ch quan đe d a đ n vi c đ t đ c các m c tiêu. M i doanh nghi p ph i tìm nh ng bi n phápđ i phó v i các r i ro đó. H th ng ki m soát n i b h u hi u là m t công c giúp nhà qu n lý đ t đ c các m c tiêu, ng n ng a, phát hi n gian l n,sai sót, gi m thi u, ng n ng a các r i ro .
- M c tiêu c a các doanh nghi p là đ t đ c hi u qu ho t đ ng v i chi phí b ra là th p nh t. Do v y vi c xây d ng và hoàn thi n h th ng ki m soát n i b c ng b chi ph i b i m c tiêu này.
- Hoàn thi n h th ng ki m soát n i b d a trên n n t ng c a h th ng s n có, phát huy ngu n l c hi n có, c n s k t h p gi a nhà qu n lý và tòan th nhân viên cùng h ng đ n th c hi n các m c tiêu và nâng cao hi u qu ho t đ ng
- Trên c s nêu trên, k t h p v i vi c tìm hi u, phân tích h th ng ki m soát n i b và cùng v i vi c đánh giá nh ng u đi m -nh c đi m c a h th ng ki m soát n i b c a công ty An Thnh đ c trình bày ch ng 2, tác gi đ xu t m t s gi i pháp nh m giúp công ty hoàn thi n h th ng ki m soát n i b hi n hành. Nh ng gi i pháp t p trung vào các v n đ sau:
Hoàn thi n môi tr ng ki m soát
+ Thi t l p t ch c có s ph i h p gi a các phòng ban trong công ty đ t o đi u ki n cho vi c ki m tra chéo l n nhau nâng cao hi u qu ho t đ ng.
+ B sung chính sách nhân s
Hoàn thi n thông tin và truy n thông
+ B sung các bi n pháp nh m c i thi n h th ng thông tin ph n h i gi a v n phòng và công tr ng
+ T ng c ng ng d ng công ngh vào ho t đ ng thông tin, truy n thông. Hoàn thi n ho t đ ng đánh giá r i ro
+ B sung các bi n pháp t ng c ng ho t đ ng đánh giá r i ro Hoàn thi n ho t đ ng ki m soát
+ Các gi i pháp t ng c ng ki m soát quy trình xây d ng công trình Th c hi n giám sát, th m đnh ch t l ng h th ng ki m soát n i b + nh k th c hi n đánh giá h th ng ki m soát n i b
+ L p báo cáo đánh giá h th ng ki m soát n i b
3.2 M t s gi i pháp hoàn thi n h th ng ki m soát n i b t i Công ty TNHH S n xu t Gi y- Xây d ng An Th nh S n xu t Gi y- Xây d ng An Th nh
3.2.1 Hoàn thi n môi tr ng ki m soát
Thi t l p l i c c u t ch c và phân chia trách nhi m h p lý
- vi c thi công m t công trình đ c di n ti n thu n l i và đ t hi u qu cao c n ph i có s ph i h p ch t ch gi a các phòng ban trong công ty. Khi công ty trúng th u, phòng k thu t thi t k , l p b n v k thu t, l p d toán chi phí công trình, giám đ c có k ho ch b trí nhân viên ban qu n lý công trình. Khi công trình đi vào thi công đ nâng cao hi u qu thi công, các phòng ban nên có s ph i h p ch t ch v i nhau. C th là s ph i h p gi a phòng k thu t, phòng k toán và ban qu n lý công trình. Các phòng ban nên trao đ i thông tin cho nhau và t ch c các cu c h p th o lu n trong quá trình thi công,v i vai trò c a các phòng ban:
+ Phòng k thu t có trách nhi m cung c p các thông tin ban đ u v công trình: B ng phân tích đ n giá, d toán chi phí công trình; k t h p các phòng ban khác trong vi c phân tích chi phí công trình,phân tích chênh l ch chi phí.
+ Phòng k toán ti p nh n d li u, cung c p thông tin liên quan t ng công trình; ki m tra, đ i chi u các chi phí phát sinh, th c hi n vi c phân tích chi phí các công trình đ có nh ng hành đ ng phù h p v i nh ng v n đ phát sinh.
+ Ban qu n lý công trình cung c p ngu n d li u th c t phát sinh t công trình; có trách nhi m th c thi các k t qu trong phân tích và quan sát, báo cáo vi c th c hi n các bi n pháp đ ra.
+ Giám đ clà ng i đ a ra các quy t đ nh và đánh giá h th ng. - Xây d ng t ki m soát công trình đ ki m tra ho t đ ng xây l p :
+ T ki m soát công trình đ c l p d a vào ngu n nhân l c có s n không ph i tuy n d ng thêm, bao g m: đ i di n t b o v , đ i di n kho, đ i di n đ i tr ng/t tr ng đ i thi công, giám sát k thu t công trình, và giám sát c a ch đ u t .
+ T ki m soát công trình th c hi n ch c n ng:
L p k ho ch chi phí xây l p phát sinh trong ng n h n các công trình, th ng xuyên báo cáo nhu c u NVL cho giám đ c.
Giám sát ho t đ ng các đ i thi công, báo cáo ti n đ thi công công trình
Th c hi n ki m kê tài s n công trình đ t xu t
Phân tích tình hình s d ng v t t , nhân công t i công trình
Cùng tham gia v i các phòng ban khác trong phân tích chi phí xây l p, đ xu t các gi i pháp đ nâng cao hi u qu ho t đ ng xây l p
Chính sách nhân s
- Vi c đánh giá nhân s c n l p thành v n b n, đ ng th i c n có m c t đánh giá và ý ki n c a nhân viên.
- C n ban hành chính sách khuy n khích nhân viên nâng cao trình đ chuyên môn nghi p v nh h tr kinh phí, th i gian h c t p, chính sách l ng, khen th ng cho nh ng cá nhân có thành tích t t.
- Khuy n khích nhân viên qu n lý ( i tr ng, t tr ng các t đ i thi công) đào t o, hu n luy n đ i ng công nhân gi i tay ngh ,chuyên môn liên quan làm đ i ng n ng c t, nh m đ m b o ch t l ng ngu n nhân l c thi công.
Xây d ng môi tr ng v n hóa công ty
- Xây d ng môi tr ng v n hóa công ty trong đó m i ng i cùng chia s , h c h i nh ng ki n th c và kinh nghi m l n nhau, không ng ng nâng cao ki n th c, giúp m i cá nhân hoàn thành t t công vi c đ c giao, hoàn thi n n ng l c và ph m ch t b n thân. Giám đ c luôn là t m g ng t t nh t cho đ i ng nhân viên.
3.2.2 Hoàn thi n ho t đ ng đánh giá r i ro
- C n th ng xuyên đánh giá kh n ng và nh ng h n ch hi n t i trong vi c đ ra nh ng m c tiêu c th th c hi n nh ng m c tiêu chung c a Công ty thông qua vi c trao đ i gi a giám đ c và nhân viên các phòng ban.
- Luôn h ng đ n xây d ng nh ng m i quan h t t v i t t c các c quan, đ n v, cá nhân giao d ch v i công ty nh m t o nh ng c h i, kh n ng gi i quy t các tình hu ng r i ro x y ra.
- Tuyên truy n, và có các chính sách khuy n khích nhân viên phát hi n, đánh giá và phân tích r i ro: bi n pháp tr l ng ch c v trong ti n l ng khuy n khích cá nhân có ý th c trách nhi m trong công vi c; Quy đnh vi c t đánh giá, ki m đi m công vi đnh k ; …
3.2.3 Hoàn thi n ho t đ ng ki m soát
3.2.3.1 Hoàn thi n quy trình nh p xu t nguyên v t li u
- C n có s k t h p gi a các b ph n có liên quan trong vi c mua nguyên v t li u. K toán v t t , ban qu n lý công tr ng có th h tr , tham v n cho Giám đ c trong vi c l a ch n nhà cung c p và th i đi m nh p v t t .
- S d ng đ n đ t hàng đi n t , ng d ng ch c n ng h p th đi n t g i đ n đ t hàng cho b ph n nh n hàng (kho t i các công tr ng) làm c s ki m tra, đ i chi u hàng nh p t i công tr ng.
- Tách r i phi u nh p kho và xu t kho. L p phi u xu t kho trong đó n i dung nêu rõ c p cho đ i nào, ai có trách nhi m qu n lý s d ng v t t đó và có s xét duy t c a giám sát công trình.
S 3.3 QUY TRÌNH XU T V T T B NG 3.1 M U PHI U XU T KHO PHI U XU T KHO Ngày.. tháng... n m... B ph n s d ng: Lý do xu t: Xu t t i kho:
TT Tên v t t vt H n m c duy t SL xu t Ghi chú
...
Ng i nh n i tr ng Th kho GS công trình (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên) (Ký, h tên)
3.2.3.2. Ki m soát chung v chi phí
- Công ty c n quy đ nh h n ch t i đa các kho n chi không có ch ng t h p l thông qua vi c ki m tra ch t ch ch ng t thanh toán và vi c xét duy t chi c a giám
đ c, tr ng các b ph n.
- i v i ki m soát chi phí xây l p, Công ty m i ch th c hi n ki m soát v t ch t và ki m soát x lý thông tin, các chi phí m i ch đ c theo dõi v m t s li u trên s sách báo cáo, ch a đi vào so sánh th c t v i d toán c ng nh phân tích các nguyên
nhân và tìm bi n pháp qu n lý thích h p h n. th c hi n các giai đo n sau c a quá
trình ki m soát c n ph i có s liên k t, ph i h p ch t ch gi a các phòng ban c ng nh
vi c qu n lý công trình.
+ Công vi c l p d toán chi phí do phòng k thu t l p trong B ng t ng h p d toán thông qua vi c phân tích m u thi t k c ng nh kh o sát tình hình th c t + C n c vào B ng t ng h p d toán Phòng k toán ph i so sánh, phân tích tìm nguyên nhân c a các nhân t nh h ng đ n chi phí xây l p, t đó tìm các bi n
pháp đ c i thi n cho các công trình thi công ti p theo.
Tuy nhiên, do h n ch v th i gian và tính hi u qu c a phân tích đ i v i
ho t đ ng ki m soát nên không ph i t t c các bi n đ ng chi phí đ u ph i đ c ki m
soát..Thông th ng, các bi n đ ng có giá tr l n (v c s t ng đ i và s tuy t đ i) và
bi n đ ng mà t ch c có kh n ng ki m soát là nh ng bi n đ ng c n phân tích và xác