tài liệu ôn thi tuyển công chức cấp tỉnh, huyện năm 2015 nghiệp vụ chuyên ngành hành chính

Quản lý hành chính nhà nước là sự tác động bằng pháp luật, có tổ chức và liên tục của các chủ thể quản lý hành chính nhà nước đối với các trình xã hội và hành vi của con người nhằm thực

Trang 0

HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC NĂM 2015

TÀI LIỆU ÔN TẬP

NGHIỆP VỤ CHUYÊN NGÀNH HÀNH CHÍNH

(Đối với các vị trí việc làm yêu cầu trình độ chuyên môn là:

Tin học, Ngoại ngữ, Kiển lâm, Kế toán, Kiểm soát viên thị trường

không thi môn này)

Kon Tum, tháng 6 năm 2015

Trang 1

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP MÔN NGHIỆP VỤ CHUYÊN NGÀNH CÁC CHUYÊN NGÀNH HÀNH CHÍNH

MỤC LỤC

CHUYÊN ĐỀ 1: LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 2

CHUYÊN ĐỀ 2: HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN

CHUYÊN ĐỀ 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

CHUYÊN ĐỀ 4: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG VỤ, CÔNG CHỨC Ở

CHUYÊN ĐỀ 5: NỀN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ CẢI CÁCH

1.1 Quản lý: Quản lý là những hoạt động mang tính định hướng, có tổ

chức và liên tục của chủ thể quản lý, tác động vào đối tượng quản lý nhằm điều chỉnh hành vi của đối tượng quản lý theo mục tiêu đã định trước trong một môi

trường biến đổi

1.2 Khái niệm quản lý nhà nước

Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước, do các cơ quan trong bộ máy nhà nước hoặc tổ chức, cá nhân được nhà nước uỷ quyền thực hiện, sử dụng pháp luật làm công cụ để điều chỉnh hành vi của con người trên tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội nhằm thoả mãn nhu cầu hợp pháp của nhân dân, duy trì ổn định và phát triển xã hội

- Chủ thể quản lý: Là các cơ quan trong bộ máy nhà nước, các tổ chức, cá nhân được nhà nước ủy quyền

- Đối tượng quản lý: Toàn bộ dân cư trong phạm vi lãnh thổ quốc gia và mọi hoạt động, quan hệ xã hội phát sinh từ đời sống của cộng đồng dân cư đó

- Phạm vi quản lý: Là phạm vi lãnh thổ quốc gia cùng toàn bộ các lĩnh vực của đời sống xã hội, ngày nay phạm vi, đối tượng quản lý của nhà nước còn mở rộng ra bên ngoài lãnh thổ quốc gia

- Đặc điểm: Quản lý nhà nước dựa trên quyền lực nhà nước, lấy pháp luật làm công cụ chủ yếu, được đảm bảo thực thi bằng sức mạnh của cả bộ máy nhà nước

- Nội dung: Nội dung của QLNN chính là việc thực thi quyền lực nhà nước, điều chỉnh mọi quan hệ xã hội nhằm làm cho đất nước phát triển ổn định

và bền vững (mục tiêu này thể hiện qua cương lĩnh, đường lối, chiến lược chính trị của Đảng hoặc liên minh đảng cầm quyền)

1.3 Quản lý hành chính nhà nước

Quản lý hành chính nhà nước (HCNN) được hiểu là hoạt động của các cơ quan thực thi quyền hành pháp

Quản lý hành chính nhà nước là sự tác động bằng pháp luật, có tổ chức và liên tục của các chủ thể quản lý hành chính nhà nước đối với các trình xã hội và hành vi của con người nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của nhà nước,

Trang 3 duy trì trật tự, ổn định và phát triển xã hội, thoả mãn ngày càng cao nhu cầu hợp pháp của dân cư

2 Đặc trưng cơ bản của quản lý hành chính nhà nước

Quản lý hành chính nhà nước nằm trong tổng thể hoạt động quản lý và thể chế chính trị của mỗi quốc gia, do đó mang đặc thù riêng của mỗi quốc gia,

nhưng nhìn chung hành chính nhà nước có một số đặc trưng cơ bản sau:

2.1 Tính lệ thuộc vào chính trị và hệ thống chính trị

- Hành chính nhà nước trước hết là phục vụ chính trị, thực hiện những

nhiệm vụ chính trị do cơ quan quyền lực nhà nước quyết định

- Bộ máy hành chính nhà nước là trung tâm của hệ thống chính trị, hoạt

động của nó có ảnh hưởng lớn đến hiệu lực và hiệu quả của hệ thống chính trị

2.3 Tính chuyên môn hoá và nghề nghiệp cao

- QLHCNN vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, là dạng lao động phức tạp, đòi hỏi đội ngũ công chức phải có trình độ chuyên môn nghề nghiệp cao

- QLHCNN có nội dung đa dạng, phức tạp đa dạng và chuyên môn hoá sâu trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đòi hỏi các nhà hành chính phải có kiến thức xã hội và kiến thức chuyên môn sâu rộng Những người làm việc trong cơ quan HCNN là những người thực thi công vụ, trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của họ có ảnh hưởng lớn đến chất lượng công vụ

2.4 Tính hệ thống thứ bậc chặt chẽ

- Hành chính nhà nước bao gồm hệ thống thứ bậc chặt chẽ, thông suốt từ trung ương đến tận cơ sở, được tổ chức theo cấp và phân hệ, theo nguyên tắc đảm bảo phạm vi kiểm soát hợp lý, cấp dưới phục tùng cấp trên, cá nhân phục tùng tổ chức

Hệ thống các cơ quan HCNN tạo nên bộ máy HCNN có tính liên kết chặt chẽ giữa các yếu tố cấu thành Tổ chức bộ máy HCNN theo thứ bậc chính là cách thức cần thiết để phân công trách nhiệm hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan HCNN, tuy nhiên cần tránh sự quan liêu, cứng nhắc mà cần có sự chủ động, linh hoạt của mỗi cấp theo nguyên tắc tập trung dân chủ

2.5 Tính không vụ lợi

- Quản lý HCNN không có mục đích tự thân, nó tồn tại vì xã hội, có nghĩa

vụ phục vụ lợi ích công và lợi ích công dân

Trang 4

- Quản lý HCNN không vì mục tiêu lợi nhuận, nhưng phải xem xét tính hiệu quả trong các hoạt động, không thể để bộ máy HCNN trở thành cỗ máy lãng phí tiền thuế của nhân dân

II CÁC NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Ở VIỆT NAM

Nguyên tắc quản lý HCNN là những tư tưởng chỉ đạo cho hoạt động và các hành vi của các cơ quan HCNN, nó phụ thuộc vào thể chế chính trị, thể chế nhà nước, lịch sử nền hành chính của quốc gia đó, vì vậy nguyên tắc quản lý HCNN khác nhau giữa các quốc gia

Trong điều kiện cụ thể của Việt Nam, nguyên tắc chỉ đạo đã được khẳng định qua thực tiễn cách mạng là “Đảng lãnh đạo, nhân dân làm chủ và Nhà nước quản lý” Nguyên tắc này làm nền tảng cho sự ra đời các nguyên tắc khác Các nguyên tắc quản lý HCNN cơ bản ở nước ta là:

1 Quản lý HCNN dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự tham gia kiểm tra, giám sát của nhân dân đối với quản lý HCNN

- Đảng lãnh đạo toàn diện:

+ Lãnh đạo xây dựng mục tiêu, đường lối, chiến lược

+ Lãnh đạo xây dựng thể chế hành chính

+ Lãnh đạo thông qua công tác cán bộ

+ Thông qua công tác kiểm tra, giám sát của Đảng đối với quản lý HCNN + Thông qua các tổ chức của đảng trong các cơ quan hành chính

- Nhân dân tham gia, kiểm tra, giám sát hoạt động quản lý HCNN:

+ Quyền tham gia hoạt động chính trị, hoạt động QLNN là quyền Hiến định

cơ bản của công dân, mức độ tham gia ấy thể hiện bản chất, trình độ của nền dân chủ

xã hội

Nhân dân có quyền tham gia vào quản lý nhà nước một cách trực tiếp hoặc gián tiếp, tham gia giải quyết những vấn đề lớn và hệ trọng của đất nước, địa

Trang 5 phương hoặc đơn vị Ngoài việc tham gia biểu quyết khi nhà nước tổ chức trưng cầu dân ý, những hình thức tham gia trực tiếp khác của nhân dân vào quản lý nhà nước là: Thảo luận, góp ý kiến vào quá trình xây dựng những đạo luật hoặc các quyết định quan trọng khác của nhà nước hoặc của địa phương; kiểm tra, giám sát hoạt động của các cơ quan nhà nước; thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật trong quản lý nhà nước Nhân dân còn gián tiếp tham gia vào quản lý nhà nước thông qua hoạt động của các cơ quan, các đại biểu do mình bầu ra (Quốc hội, HĐND các cấp)

Một hình thức tham gia gián tiếp vào quản lý nhà nước rất quan trọng khác là thông qua các tổ chức xã hội Pháp luật Việt Nam trao cho các tổ chức

xã hội quyền tham gia thành lập các cơ quan nhà nước, quyền giám sát, phản biện xã hội đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước

+ Là cơ chế đối trọng, phản biện xã hội đối với chính sách, hoạt động của nền hành chính nhà nước

2 Nguyên tắc tập trung dân chủ

Đây là nguyên tắc cơ bản trong tổ chức và vận hành bộ máy HCNN Nguyên tắc này đòi hỏi một mặt giữ vững quyền tập trung quản lý những vấn đề

cơ bản trong tay nhà nước ở trung ương; mặt khác phân cấp quản lý, giao đầy đủ quyền và trách nhiệm cho những cấp, những nơi đủ khả năng, điều kiện thực thi

để phát huy dân chủ mạnh mẽ

Nguyên tắc tập trung dân chủ được biểu hiện cụ thể như sau:

- Sự phụ thuộc của cơ quan hành chính nhà nước vào cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp

+ Các cơ quan quyền lực nhà nước có những quyền hạn nhất định trong việc thành lập, thay đổi, bãi bỏ các cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp

+ Trong hoạt động, các cơ quan hành chính nhà nước luôn chịu sự chỉ đạo, giám sát của cơ quan quyền lực nhà nước và chịu trách nhiệm báo cáo hoạt động của mình với cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp

Tất cả sự phụ thuộc này nhằm mục đích bảo đảm cho hoạt động của hệ thống cơ quan hành chính nhà nước, phù hợp với ý chí, nguyện vọng và lợi ích của nhân dân lao động, bảo đảm sự tập trung quyền lực vào cơ quan quyền lực-

cơ quan do dân bầu và chịu trách nhiệm trước nhân dân

- Sự phục tùng của cấp dưới đối với cấp trên, của địa phương đối với trung ương

Nhờ có sự phục tùng này cấp trên và trung ương mới tập trung quyền lực nhà nước để chỉ đạo, giám sát hoạt động của cấp dưới và của địa phương, nếu không có sự phục tùng sẽ xảy ra tình trạng cục bộ địa phương, tùy tiện, vô chính phủ

Trang 6 + Sự phục tùng ở đây là sự phục tùng mệnh lệnh hợp pháp trên cơ sở quy định của pháp luật

+ Mặt khác, trung ương cũng phải tôn trọng ý kiến của cấp dưới, địa phương

về công tác tổ chức, hoạt động và về các vấn đề khác của quản lý hành chính nhà nước

+ Phải tạo điều kiện để cấp dưới, địa phương phát huy sự chủ động, sáng tạo nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, nhằm chủ động thực hiện được

"thẩm quyền cấp mình" Có như thế mới khắc phục tình trạng quan liêu, áp đặt ý chí, làm mất đi tính chủ động sáng tạo của địa phương, cấp dưới

- Sự phân cấp quản lý

Là sự phân định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong bộ máy quản lý hành chính nhà nước Mỗi cấp quản lý có những mục tiêu, nhiệm vụ, thẩm quyền và những phương thức cần thiết để thực hiện một cách tốt nhất những mục tiêu, nhiệm vụ của cấp mình Phân cấp quản lý là một biểu hiện của nguyên tắc tập trung dân chủ Tuy nhiên, việc phân cấp phải đảm bảo những yêu cầu sau:

+ Phải xác định quyền quyết định của trung ương đối với những lĩnh vực then chốt, những vấn đề có ý nghĩa chiến lược để đảm bảo sự phát triển cân đối hài hòa của toàn xã hội, bảo đảm sự quản lý tập trung và thống nhất của nhà nước trong phạm vi toàn quốc

+ Phải mạnh dạn phân quyền cho địa phương, các đơn vị cơ sở để phát huy tính chủ động sáng tạo trong quản lý, tích cực phát huy sức người, sức của, đẩy mạnh sản xuất và phục vụ đời sống nhằm hoàn thành nhiệm vụ mà cấp trên giao phó

+ Phải phân cấp quản lý cụ thể, hợp lý trên cơ sở quy định của pháp luật Hạn chế tình trạng cấp trên gom quá nhiều việc, khi không làm xuể công việc ấy thì giao lại cho cấp dưới Phân cấp quản lý phải xác định chức năng cơ quan Mỗi loại việc chỉ được thực hiện bởi một cấp cơ quan, hoặc một vài cấp cơ quan Cấp trên không phải lúc nào cũng thực hiện được một số chức năng một cách có hiệu quả như cấp dưới

- Sự hướng về cơ sở

Hướng về cơ sở là việc các cơ quan hành chính nhà nước mở rộng dân chủ trên cơ sở quản lý tập trung đối với hoạt động của toàn bộ hệ thống các đơn vị kinh tế, văn hóa xã hội trực thuộc Các đơn vị cơ sở của bộ máy hành chính nhà nước là nơi tạo ra của cải vật chất trực tiếp phục vụ đời sống nhân dân Vì thế nhà nước cần có các chính sách quản lý thống nhất và chặt chẽ, cung cấp và giúp

đỡ về vật chất nhằm tạo điều kiện để đơn vị cơ sở hoạt động có hiệu quả Có như vậy hoạt động của các đơn vị này mới phát triển một cách mạnh mẽ theo

Trang 7 đúng định hướng xã hội chủ nghĩa Ðây cũng chính là việc thực hiện "dân là gốc" trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước

- Sự phụ thuộc hai chiều của cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương

Các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương đều tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc song trùng trực thuộc Ðối với cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung một mặt phụ thuộc vào cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp, mặt khác phụ thuộc vào cơ quan hành chính nhà nước cấp trên

Ðối với cơ quan chuyên môn, một mặt phụ thuộc vào cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung cùng cấp, mặt khác nó phụ thuộc vào cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chuyên môn cấp trên trực tiếp

Nguyên tắc song trùng trực thuộc của cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương bảo đảm sự thống nhất giữa lợi ích chung của nhà nước với lợi ích của địa phương, giữa lợi ích ngành với lợi ích của lãnh thổ

3 Nguyên tắc quản lý HCNN bằng pháp luật và tăng cường pháp chế

- Đảm bảo quyền cơ bản của công dân bằng cách bắt buộc các cơ quan HCNN phải hành động đúng theo pháp luật, điều hành thống nhất từ trung ương đến địa phương Mọi chủ thể đều bình đẳng trước pháp luật

- Mọi công dân, tổ chức kinh tế, xã hội, pháp nhân công quyền phải tuân thủ pháp luật để đảm bảo kỷ cương, trật tự của đời sống xã hội

- Xử lý nghiêm mọi vi phạm pháp luật

4 Nguyên tắc kết hợp quản lý theo ngành và theo lãnh thổ

Quản lý theo ngành và quản lý theo lãnh thổ là hai mặt không tách rời nhau mà phải được kết hợp chặt chẽ với nhau, đặc biệt là trên lĩnh vực kinh tế

Các đơn vị kinh tế thuộc thành phần kinh tế nào, nằm trên địa bàn quản lý đều thuộc một ngành kinh tế - kỹ thuật nhất định và chịu sự quản lý của ngành (Bộ) Mặt khác, các đơn vị kinh tế thuộc các ngành kinh tế - kỹ thuật khác nhau đều được phân bổ trên những địa bàn nhất định, chúng có quan hệ mật thiết với nhau về kinh tế và gắn bó với nhau trên các mặt xã hội, tạo nên một cơ cấu kinh

tế - xã hội và chịu sự quản lý của chính quyền địa phương Đây là sự thống nhất giữa hai mặt: Cơ cấu kinh tế ngành với cơ cấu kinh tế lãnh thổ trong một cơ cấu kinh tế chung

- Quản lý theo lãnh thổ là dạng quản lý truyền thống, hình thành trên cơ sở thiết lập các đơn vị hành chính theo địa bàn tụ cư tự nhiên của dân cư Xuất phát

từ nhu cầu phát triển đa dạng của các vùng tự nhiên, kinh tế, sinh thái, xã hội khác nhau, nội dung quản lý HCNN theo lãnh thổ là tổ chức sự điều hành, phối hợp hoạt động giữa các ngành, các lĩnh vực, các thành phần kinh tế, các tổ chức

Trang 8 kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng trên toàn bộ phạm vi lãnh thổ, đảm bảo tính thống nhất, ổn định và sự phát triển của cả cộng đồng

- Quản lý theo ngành, lĩnh vực xuất phát từ yêu cầu của phân công lao động xã hội, của tính chuyên môn hoá ngày càng sâu sắc trong tất cả các mặt hoạt động của xã hội hiện đại Quản lý theo ngành, lĩnh vực nhằm đáp ứng tính đặc thù của các ngành kinh tế - xã hội khác nhau, đòi hỏi phải thống nhất quản

lý trong toàn bộ đất nước theo mục tiêu, chiến lược, lộ trình phát triển một cách nhất quán

- Kết hợp quản lý theo ngành, lĩnh vực và quản lý theo lãnh thổ là kết hợp giữa 2 trục quản lý ngang và dọc, nhằm đảm bảo tính thống nhất, tập trung trong quản lý nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội, đồng thời đáp ứng nhu cầu phát triển đa dạng của các khu vực tự nhiên - kinh tế - sinh thái - xã hội khác nhau

5 Nguyên tắc phân định hoạt động quản lý HCNN với hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động sự nghiệp

Nhà nước thực hiện quản lý vĩ mô đối với toàn bộ nền kinh tế, gồm các nội dung chủ yếu:

- Tạo lập môi trường và điều kiện

- Định hướng

- Hỗ trợ, dẫn dắt

- Can thiệp, điều tiết

- Kiểm soát sử dụng tài sản quốc gia

- Hoạch định và thực hiện chính sách xã hội, đảm bảo thống nhất giữa tăng trưởng kinh tế và phát triển xã hội

Trên thực tế Nhà nước vừa thực hiện chức năng quản lý vĩ mô đối với nền kinh tế, vừa trực tiếp quản lý vi mô đối với các tổ chức, đơn vị kinh tế của nhà nước hoạt động vì mục tiêu công ích, phúc lợi, và các nhiệm vụ chính trị do nhà nước giao

Việc tách bạch giữa chức năng quản lý vĩ mô của nhà nước và chức năng sản xuất kinh doanh của các đơn vị, tổ chức kinh tế là do mục tiêu của nhà nước

và doanh nghiệp là khác nhau

Nhằm đảm bảo quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các chủ thể kinh tế hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận trong nền kinh tế thị trường, đây chính

là động cơ lớn nhất thúc đẩy tăng trưởng kinh tế

Nhà nước không thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh, tôn trọng quyền tự chủ của doanh nghiệp: tự do lựa chọn, tự chủ về tài chính, tự cấp vốn

và tự hạch toán kinh tế

Trang 9 Các đơn vị sự nghiệp không hoạt động quản lý điều hành các quan hệ xã hội mà nó do nhà nước lập ra để thực hiện các dịch vụ công

6 Nguyên tắc công khai

Bản chất hoạt động hành chính nhà nước là đưa pháp luật vào phục vụ đời sống nhân dân, sử dụng công quyền, công sản, vì mục tiêu công ích và lợi ích công dân, do đó phải minh bạch hoá các hoạt động của HCNN: quy trình, thủ tục hành chính, các phân biệt đối xử, ưu đãi xã hội, tài chính công mở rộng sự tham gia của nhân dân vào trong các quá trình xây dựng chính sách công, kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động của bộ máy quản lý HCNN, nhằm chống tha hoá quyền lực, nâng cao hiệu quả quản lý HCNN

Những nguyên tắc quản lý HCNN ở Việt Nam được xác định trên nền tảng của Nhà nước Việt Nam (thể chế chính trị, thể chế nhà nước) Một số nguyên tắc không thay đổi, nhưng cũng có một số nguyên tắc cần biến đổi cho phù hợp với môi trường bên ngoài của HCNN

III CHỦ THỂ VÀ KHÁCH THỂ CỦA QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Trang 10

- Đa dạng: Khách thể quản lý HCNN là các quá trình xã hội và hành vi của con người Con người có rất nhiều hành vi thể hiện dưới hình thức hành động hoặc không hành động, có thể là hợp pháp hoặc không hợp pháp, hợp lý hoặc không hợp lý, có liên quan đến những người xung quanh, đến xã hội, có ảnh hưởng nhất định đến trật tự các quan hệ xã hội

- Khách thể luôn vận động, biến đổi theo cả chiều hướng tích cực và tiêu cực, do vậy cần có sự quản lý của nhà nước để điều chỉnh, hạn chế những tiêu cực Cần căn cứ vào đặc điểm của từng loại khách thể để xác định nội dung, phương thức quản lý cho phù hợp

Tính đa dạng của hành vi một mặt do sự đa dạng trong lợi ích của chủ thể mang lại, mặt khác do sự tích hợp, tương tác của các yếu tố trên tạo ra, do vậy cần phải linh động, sáng tạo trong thực tiễn quản lý HCNN

Sự tách biệt giữa chủ thể và khách thể quản lý HCNN chỉ là tương đối vì con người vừa là chủ thể vừa là khách thể của quá trình quản lý Chủ thể quản lý tồn tại, phát triển vì nhu cầu khách quan của xã hội, vì yêu cầu của khách thể quản lý Trong quản lý, chủ thể luôn phải đặt mình trong mối quan hệ với khách thể để tự chỉnh đốn nâng cao năng lực, chủ động quản lý, điều hành, đáp ứng được các yêu cầu của khách thể

IV HÌNH THỨC, CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1 Hình thức quản lý hành chính nhà nước

1.1 Khái niệm hình thức quản lý HCNN

Hình thức quản lý HCNN được hiểu là sự biểu hiện ra bên ngoài của hoạt động quản lý của các cơ quan HCNN, các công chức hành chính Nhà nước trong việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ, thẩm quyền của mình đối với xã hội

1.2 Các hình thức quản lý HCNN

Có nhiều cách chia để nhận thức về hình thức quản lý HCNN như: Hình

thức pháp lý và hình thức không pháp lý; Hình thức chính thức và không chính

thức; Hình thức tạm thời và lâu dài; Hình thức cơ bản và phụ trợ

1.2.1 Ban hành văn bản quản lý HCNN

Là hình thức pháp lý cơ bản của quản lý HCNN, thể hiện ở thẩm quyền

lập quy và thẩm quyền hành chính của các cơ quan quản lý HCNN, hệ thống văn bản quản lý HCNN là sự thể hiện ý chí, định hướng chính trị của Nhà nước đối với xã hội thông qua việc triển khai, kiểm tra, đánh giá các hoạt động quản lý

HCNN

- Hệ thống văn bản quản lý HCNN tập trung vào các nội dung chủ yếu: + Giải thích, cụ thể hoá hướng, dẫn thực hiện quy phạm pháp luật

Trang 11 + Tổ chức, thực hiện các hoạt động quản lý HCNN

+ Chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát thực hiện (như hoạt động đoàn thể, dịch vụ công)

+ Tổ chức, xây dựng bản thân bộ máy quản lý HCNN và đội ngũ công chức

- Yêu cầu:

+ Ban hành văn bản đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý, văn phong trang trọng, từ ngữ rõ ràng, gọn gàng, dễ hiểu

- Phạm vi, đối tượng: Tuỳ theo nội dung, thẩm quyền quản lý của chủ thể

mà hệ thống văn bản quản lý HCNN có mức độ tương đương

- Hình thức sử dụng: Có 03 loại thể văn bản chủ yếu: Văn bản pháp quy, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành

1.2.2 Hội nghị

Là hình thức tổ chức hội họp để bàn bạc, trao đổi ý kiến trong quản lý

- Mục đích, nội dung:

+ Để trao đổi, bàn bạc, tìm phương án giải quyết vấn đề

+ Để thu nhập thông tin

+ Để cung cấp thông tin, tuyên truyền, phổ biến

+ Để quyết định vấn đề

- Yêu cầu:

+ Chỉ họp khi cần nhất

+ Chuẩn bị tốt nội dung

+ Cung cấp tài liệu

+ Xác định hình thức họp, loại cuộc họp, thời gian họp

- Có nhiều hình thức họp như: Hội nghị, hội thảo, mít tinh, lấy ý kiến chuyên gia, họp từ xa, họp kín, họp mở, hội ý nhanh, họp đột xuất, thường xuyên, định kỳ

1.2.3 Sử dụng các phương tiện kỹ thuật

Trong điều kiện khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin phát triển, hình thức quản lý HCNN đang gắn liền với việc ứng dụng các tiến bộ KHCN Chủ thể quản lý đang sử dụng ngày càng nhiều các phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin, ra quyết định và kiểm tra

Trang 12 + Các loại phương tiện, công cụ truyền dẫn thông tin: Điện thoại, Fax, mạng Internet, mạng Lan, mạng WAM

+ Các công cụ xử lý thông tin: Máy vi tính, các chương trình phần mềm ứng dụng

+ Các công cụ xử lý, nhân bản văn bản: Máy tính, photo, sao in văn bản

Hiện đại hoá, công nghệ hoá hoạt động quản lý đang là xu thế tất yếu thay thế hoạt động quản lý thủ công bằng sức người Tuy nhiên, hình thức này với công cụ kể trên không thể thay thế tư duy và trách nhiệm quản lý của cơ quan và công chức hành chính, nhất là công chức lãnh đạo

1.2.4 Hình thức phối hợp, kết hợp

Là việc cơ quan, bộ phận, cá nhân liên kết lại để thực hiện, nhiệm vụ quản

lý chung (các nhiệm vụ quản lý mang tính liên ngành giữa các địa phương và các cơ quan chức năng) Khi phối hợp cần tránh sự chồng chéo, trùng lắp nhiệm

vụ

Các hình thức phối hợp, kết hợp:

+ Phối hợp cá nhân: Tổ, nhóm công tác

+ Phối hợp giữa các bộ phận: Trong và ngoài cơ quan, chương trình, dự án theo mục tiêu

+ Phối hợp giữa các cơ quan: liên ngành, chương trình, dự án, chiến dịch

1.2.5 Các tác nghiệp, điều hành hành chính

Thông qua kế hoạch, chương trình công tác, lịch làm việc, xây dựng hồ sơ công vụ để điều phối với công việc, duy trì nội quy, trật tự, kỷ cương công sở, đôn đốc nhắc nhở các bộ phận chức năng, cán bộ, công chức hoàn thành công việc

1.2.6 Kiểm tra, thanh tra, giám sát

Là việc các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện thẩm quyền của mình trong việc giám sát, kiểm tra việc chấp hành, triển khai các nhiệm vụ, nội dung quản lý của các cơ quan HCNN, giúp cho chủ thể nắm được tiến độ thực hiện, đáp giá đúng ưu, khuyết điểm để có phương án xử lý kịp thời

+ Các hình thức kiểm tra, thanh tra: Đột xuất, định kỳ, thường xuyên

1.2.7 Các biện pháp cho phép, ngăn chặn và đảm bảo hành chính

+ Các biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn hành chính, phạt vi phạm hành chính

+ Hoạt động đăng ký, cho phép, cấp phép

Trang 13 + Hoạt động công chứng, chứng thực

+ Trưng thu, trưng mua

Mỗi hình thức quản lý HCNN có một vai trò quan trọng riêng, trong đó hình thức ra văn bản quản lý HCNN là hình thức cơ bản, mang tính đặc trưng (chứa đựng các quyết định quản lý) Trong thực tế, các hình thức luôn được thực hiện song hành, hỗ trợ cho nhau để đảm bảo hiệu quả quản lý, là tiền đề và điều kiện, công cụ và phương tiện của nhau

Khi áp dụng phải đảm bảo tính thống nhất, toàn diện, đồng bộ, đồng thời nắm rõ đặc điểm tình hình cơ quan và đối tượng quản lý để xác định hình thức chủ đạo và phụ trợ cũng như phương pháp áp dụng các hình thức quản lý một cách tối ưu

2 Công cụ, phương tiện quản lý hành chính nhà nước

2.1 Công cụ quản lý HCNN

- Pháp luật

- Chính sách

- Tài chính, tiền tệ

- Các đòn bẩy kinh tế - xã hội

2.2 Phương tiện quản lý HCNN

3.2 Đặc điểm, yêu cầu

3.2.1 Đặc điểm

- Phương pháp quản lý HCNN gắn liền với quyền lực Nhà nước, do các chủ thể quản lý HCNN là tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền sử dụng nhằm đạt được các mục tiêu quản lý HCNN

- Phương pháp quản lý HCNN được sử dụng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền quản lý HCNN, giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ, thống

Trang 14 nhất với nhau, thể hiện ở chỗ phương pháp phải phù hợp và ngang tầm với chức năng, thẩm quyền, nhiệm vụ và mục tiêu quản lý

- Phương pháp quản lý HCNN được pháp luật quy định và áp dụng thống nhất, theo trình tự nhất định

* Phương pháp giáo dục, thuyết phục

Giáo dục bằng các hình thức học tập, tuyên truyền, nêu gương, tự rèn luyện theo mô hình mẫu để nâng cao ý thức, tư tưởng, tình cảm, năng lực, đạo đức của đối tượng, nội dung giáo dục bao gồm:

- Giáo dục về thế giới quan, nhân sinh quan khoa học (chủ nghĩa Mác - Lênin)

- Giáo dục về chuyên môn, nghiệp vụ

- Giáo dục nâng cao nhận thức, lý luận chính trị

- Giáo dục nâng cao nhận thức, năng lực quản lý Nhà nước

- Giáo dục nâng cao năng lực quan hệ, ứng xử, hành vi

* Phương pháp tổ chức

Thông qua việc xây dựng, áp dụng các quy chế, luật lệ để đưa mọi người vào khuôn khổ, kỷ luật, kỷ cương của tổ chức, đảm bảo cho tổ chức hoạt động thống

nhất, nhịp nhàng, tập trung mọi nỗ lực nào thực hiện mục tiêu chung

Để thực hiện tốt biện pháp này cần phải xây dựng được quy chế, quy trình nội dung hoạt động cho cơ quan, đơn vị, cá nhân và phải duy trì mọi người thực hiện

Phương pháp này nhằm xây dựng được cơ cấu hợp lý, gọn nhẹ, có hiệu quả, xây dựng được mối quan hệ để liên kết công việc, liên kết tổ chức

Trang 15

* Phương pháp kinh tế

Là việc thông qua các lợi ích vật chất để khuyến khích, động viên, làm cho mọi người tự nguyện, tự giác, nhiệt tình thực hiện nhiệm vụ, biện pháp này yêu cầu phải giải quyết hài hoà mối quan hệ lợi ích giữa cá nhân, tập thể và Nhà nước theo nguyên tắc thưởng phạt công minh thì mới tạo được động lực mạnh

mẽ

* Phương pháp hành chính

Đây là biện pháp tác động trực tiếp của chủ thể quản lý lên các đối tượng

bị quản lý bằng mệnh lệnh hành chính có tính bắt buộc thực hiện cao Mệnh lệnh hành chính là quyết định đơn phương từ phía nhà nước nhằm tác động về mặt tổ chức hoặc điều chỉnh hành vi của đối tượng quản lý

Đây là phương pháp đặc thù trong quản lý HCNN Đặc điểm:

- Là sự tác động trực tiếp của các chủ thể quản lý HCNN đến đối tượng, dựa trên cơ sở về quyền và nghĩa vụ được pháp luật quy định

- Thể hiện ý chí đơn phương và bắt buộc thực hiện của Nhà nước, được đảm bảo thực hiện bằng sức mạnh cưỡng chế của bộ máy Nhà nước

3.3.2 Nhóm các phương pháp vận dụng từ các khoa học khác (nhóm

các phương pháp tác nghiệp, điều hành cụ thể)

* Phương pháp kế hoạch hóa

Các cơ quan hành chính nhà nước dùng phương pháp này để xây dựng chiến lược phát triển kinh tế xã hội, lập quy hoạch tổng thể và chuyên ngành; dự báo xu thế phát triển; đặt chương trình mục tiêu và xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn Sử dụng phương pháp này để tính toán các chỉ tiêu kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch

Trang 16 Phương pháp tâm lý xã hội nhằm tác động vào tâm tư, tình cảm của người lao động, tạo cho họ không khí hồ hởi, yêu thích công việc, gắn bó với tập thể lao động, hăng hái làm việc, giải quyết cho họ những vướng mắc trong công tác, động viên, giúp đỡ họ vượt qua khó khăn về cuộc sống Do vậy, tác động tâm lý – xã hội là phương pháp quản lý rất quan trọng

* Phương pháp sinh lý học

Trên cơ sở phương pháp này, các cơ quan hành chính nhà nước tạo ra các điều kiện làm việc phù hợp với sinh lý của con người , tạo ra sự thoải mái trong làm việc và tiết kiệm các thao tác không cần thiết nhằm tăng cường năng suất lao động như: bố trí phòng làm việc; bàn làm việc, nghế ngồi; vị trí điện thoại;

ví trí để tài liệu; màu sắc và ánh sáng…

Trang 17

CHUYÊN ĐỀ 2 HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

I NHẬN THỨC CHUNG VỀ VĂN PHÒNG

1 Khái niệm

Theo nghĩa chung nhất, văn phòng được hiểu là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức đó

Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chính trị của mỗi cơ quan, đơn vị Trước hết, văn phòng luôn gắn với việc quản

lý, sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản, tài chính được giao để phục

vụ và duy trì hoạt động bình thường của cơ quan, đơn vị Mặt khác, văn phòng

có trọng trách là phục vụ các điều kiện cơ bản cho nguồn nhân lực Trước hết là trực tiếp phục vụ cho bộ máy lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện làm việc, giữ gìn trật tự an toàn cơ quan, tham gia nhiều công việc trong nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi vật chất cho người lao động theo chế độ nhà nước, là đầu mối thu thập và cung cấp thông tin, đảm bảo sự vận hành thông suốt, liên tục của mỗi cơ quan

2 Các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của văn phòng

Văn phòng với tư cách là một tổ chức thuộc cơ cấu của một cơ quan, tổ chức có chức năng giúp thủ trưởng các cơ quan thực hiện nhiệm vụ chính trị của

cơ quan đó Như vậy, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung về thành lập một

cơ quan Nhà nước, việc tổ chức và hoạt động của văn phòng của các cơ quan,

cần đặc biệt chú trọng một số nguyên tắc tổ chức và hoạt động, bao gồm:

- Tổ chức và hoạt động phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan;

- Phân biệt rõ chức năng quản lý nhà nước với chức năng quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và sự nghiệp, đáp ứng yêu cầu hoạt động của cơ quan

và của công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước;

- Bảo đảm hiệu lực, hiệu quả của tổ chức, không chồng chéo, trùng lặp, chia cắt nhiệm vụ với các đơn vị khác trong cơ quan, giảm những khâu trung gian không cần thiết, đảm bảo sự quản lý thống nhất của Trung ương, đồng thời phát huy tính chủ động, sáng tạo của cơ sở;

- Văn phòng thường có con dấu riêng Tùy từng loại cơ quan mà văn phòng có thể là đơn vị tài chính cấp 2 hoặc cấp 3

3 Chức năng của văn phòng

Nghiên cứu về cả lý thuyết và thực tiễn đều khẳng định rằng văn phòng có hai chức năng cơ bản đó là: tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho hoạt

động của toàn cơ quan

Trang 18

3.1 Chức năng tham mưu tổng hợp

Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước, chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng ngày càng được đặt ra như chức năng cơ bản nhất của văn phòng

Ở đây, “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” là thu thập, thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người thủ trưởng không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình, mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng Hoạt động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu Đồng thời, văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo cơ quan điều hoà, phối hợp các hoạt động chung của các đơn vị trực thuộc

3.2 Chức năng hậu cần, quản trị

Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường công việc của mọi cơ quan, tổ chức Chúng phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó Đó chính là chức năng hậu cần của văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

4 Nhiệm vụ của văn phòng

Về cơ bản, nhiệm vụ của văn phòng thuộc các cơ quan nhà nước bao gồm:

- Tổng hợp, xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, theo dõi đôn đốc và việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đó theo phân công của thủ trưởng cơ quan;

- Phối hợp với các tổ chức thuộc cơ quan để tập hợp và phân tích tình hình hoạt động của cơ quan ở trong và ngoài cơ quan; thực hiện công tác thu thập, xử

lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;

- Điều hòa, phối hợp hoạt động của các đơn vị thuộc cơ quan, các đơn vị trực thuộc và quan hệ với các cơ quan, đơn vị khác có liên quan trong việc thực hiện chương trình, nhiệm vụ của cơ quan mình;

Trang 19

- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị và tài chính (quản lý công tác tài vụ, tài sản, an ninh, trật tự vệ sinh môi trường, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh cung cấp các dịch vụ công cộng trong nội bộ cơ quan);

- Mua sắm trang thiết bị, tham gia công tác xây dựng cơ bản, quản lý cơ

sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan;

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, tham gia các công tác nhằm đảm bảo chế độ và nâng cao đời sống cho người lao động;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân và chính quyền địa phương; tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động khác của

cơ quan;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do thủ trưởng cơ quan giao hoặc uỷ quyền; xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng UBND cấp tỉnh;

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài

sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật

và phân cấp quản lý của cơ quan;

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của văn phòng;

3 Nội dung cơ bản của hoạt động công tác văn phòng

Những chức năng và nhiệm vụ của văn phòng được phản ánh trong nội dung hoạt động của công tác văn phòng, bao gồm: Công tác thông tin; Công tác tổng hợp; Công tác thống kê; Công tác văn thư lưu trữ; Các tác nghiệp hành chính, hậu cần

II MỘT SỐ NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1 Tổ chức công tác thông tin

1.1 Khái niệm và phân loại thông tin trong quản lý hành chính

Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau

về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực không gian và thời gian đối với các đối tượng quản lý

Trang 20 Trong công tác thông tin quản lý, văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng,

nó là đầu mối “đến” (vào) và “đi” (ra) của mọi thông tin liên quan đến mỗi cơ quan

tổ chức

1.2 Phân loại thông tin

1.2.1 Phân loại theo kênh tiếp nhận

- Thông tin có hệ thống: Là những thông tin được cập nhật theo những chu kỳ,

hệ thống đã định sẵn Đó là các bản tin hành tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo hàng quý Loại thông tin này có đặc điểm thường được quy định trước về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống nhất, và tuyệt đại đa số là do cấp dưới gửi lên cấp trên

- Thông tin không hệ thống: Là những thông tin không định kỳ, được cập

nhật ngẫu nhiên, không có dự kiến trước về thời gian cũng như về nội dung diễn biến của sự kiện, thường có liên quan đến những việc bất ngờ xảy ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt động, song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin Đó có thể là những thông tin từ cấp trên chuyển xuống nhằm bổ sung, hoàn thiện kế hoạch chỉ đạo hoặc sự điều chỉnh, ứng phó mang tính chất tình thế trong một hoàn cảnh bất ngờ nhất định Cũng có thể là những thông tin từ dưới báo cáo lên hoặc xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên đối với những sự kiện bất ngờ nằm ngoài tầm kiểm soát và xử lý của cấp dưới

1.2.2 Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin

- Thông tin tra cứu: Là những thông tin đưa đến cho người quản lý những

nội dung tài liệu có tính quy ước, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự hoạt động quản lý của họ Thí dụ, các thông tin pháp lý, các thông tin về thành tựu khoa học – kỹ thuật

- Thông tin báo cáo: Là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt

động đã và đang xảy ra liên quan đến đối tượng bị quản lý nhằm đảm bảo điều kiện cho họ chủ động xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh Thông tin dạng này thường mang tính hệ thống Tuy nhiên, không loại trừ những thông tin có tính ngẫu nhiên, bất chợt

1.2.3 Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động

- Thông tin kinh tế: Là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động

mọi mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế như công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao thông vận tải, đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng, giá cả, thị trường

- Thông tin chính trị - xã hội: Là những thông tin liên quan đến tình hình

văn hoá giáo dục, y tế, dân số, môi trường, an ninh trật tự

1.2.4 Phân loại theo tính chất thời điểm nội dung

Trang 21

- Thông tin quá khứ: Thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải

quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý

- Thông tin hiện hành: Thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra

hàng ngày trong các cơ quan quản lý nhà nước ý nghĩa của loại thông tin này được xét theo mục đích hoạt động, theo chức năng, nhiệm vụ đang thực hiện hàng ngày của các cơ quan

- Thông tin dự báo: Những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự

báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình Loại thông tin này được hình thành gắn liền với khoa học dự báo, với công tác lập kế hoạch và những hoạt động mang tính

dự báo khác

Ngoài ra, thông tin còn được phân loại theo một số tiêu chí khác như: Theo quan hệ quản lý, theo nguồn thông tin, theo hình thức thể hiện, theo hướng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tượng quản lý

1.3 Quy trình tổ chức thông tin

Quy trình tổ chức thông tin gồm các bước sau đây:

- Xây dựng và tổ chức nguồn tin: Căn cứ vào yêu cầu của lãnh đạo và

quản lý về thông tin, tiến hành xây dựng và tổ chức nguồn tin Đây là khâu có tính chất quyết định đối với khâu tiếp theo cũng như toàn bộ quy trình công nghệ thông tin

- Thu thập thông tin: Được tiến hành theo các kênh, các hệ thống phân loại

ổn định Thông tin có thể được thu thập từ các nguồn khác nhau (qua hệ thống thông tin báo cáo định kỳ theo quy chế, qua hội họp giao ban, qua việc đi nắm trực tiếp cơ sở ), qua một số công đoạn nhất định (bắt đầu tra tìm, tiến hành tra tìm, kết thúc tra tìm)

- Nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin: Thông qua việc kiểm tra tính

chính xác, tính hợp lý của các tài liệu, số liệu; hệ thống hoá, phân tích tổng hợp

số liệu, tài liệu; chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh được tình hình, xác định đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp, phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị,

đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành các văn bản thích hợp Đây là khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quả cần đạt tới của quy trình thông tin, bởi lẽ kết quả của nó là tạo lập những thông tin mới phục vụ trực tiếp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Cung cấp, phổ biến thông tin nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng bằng

các hình thức thích hợp (phổ biến tại hội nghị, yết thị, qua các kênh thông tin đại chúng )

Trang 22

- Bảo quản, lưu trữ thông tin nhằm đảm bảo cho tài liệu thông tin không

bị hư hỏng và phục vụ cho công tác lâu dài, hàng ngày Việc bảo quản, lưu trữ thông tin cần được đảm bảo về cơ sở vật chất, những thiết bị tiên tiến

2 Lập chương trình, kế hoạch công tác

2.1 Khái niệm về chương trình, kế hoạch công tác

Chương trình, kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định

hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định

Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loại tương ứng với tính chất của một bản dự kiến những công việc cơ quan, tổ chức phải làm trong một khoảng thời gian nhất định nào đó Sự dự báo có tính phương hướng, chủ trương trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm thường gọi là chương trình Những hoạt động cụ thể nhằm triển khai những mục tiêu đã định trong khoảng thời gian ngắn thường được trình bày trong bản kế hoạch Những công việc cụ thể của mỗi tuần được thể hiện bằng lịch công tác hay lịch làm việc

2.2 Căn cứ lập chương trình, kế hoạch công tác

Lập chương trình, kế hoạch công tác phải dựa vào các căn cứ sau:

- Các chỉ tiêu của nhà nước và yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mỗi cơ quan;

- Chủ trương, quyết định của cấp trên trực tiếp;

- Kế hoạch hàng năm của cơ quan

Những căn cứ nêu trên thường có tính ổn định Ngoài ra các nhà lập chương trình, lập kế hoạch công tác còn phải quan tâm nghiên cứu những vấn đề sau:

- Tình hình giao dịch với các cơ quan khác;

- Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức, công sở;

- Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo cũng như biên chế nói chung);

- Tiến bộ khoa học kỹ thuật và thực trạng cải tiến chất lượng công việc;

- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt động của cơ quan

2.3 Phân loại chương trình, kế hoạch công tác

Căn cứ vào các thông số trên, các nhà lập kế hoạch đưa ra nội dung

chương trình, kế hoạch công tác cụ thể cho từng thời gian nhất định Thông thường chương trình, kế hoạch công tác được chia thành các loại sau:

Trang 23

2.3.1 Theo thời gian dự kiến

- Kế hoạch dài hạn hoặc chiến lược (5 năm, 10 năm trở lên): Xác định các phương hướng và nội dung có tính chất chiến lược;

- Kế hoạch trung hạn (từ 1- 5 năm): Có nội dung cụ thể thể hiện các phương hướng chiến lược của chương trình, kế hoạch dài hạn;

- Kế hoạch ngắn hạn (6 tháng, hàng quý, tháng, tuần): Có lịch làm việc cụ thể hoá các nội dung và biện pháp của kế hoạch trung hạn để thực hiện nhằm đạt kết quả cục bộ của công tác quản lý

2.3.2 Theo cấp bậc lập kế hoạch trong bộ máy HCNN

- Chương trình, kế hoạch quản lý cấp lãnh đạo (do lãnh đạo trung ương hoạch định)

- Chương trình, kế hoạch cấp trung gian (do lãnh đạo cấp tỉnh, thành phố, quận, huyện đưa ra)

- Chương trình, kế hoạch cấp thừa hành (do lãnh đạo từng công sở, phòng, ban chuyên môn đưa ra)

2.3.3 Theo tính chất công việc

- Kế hoạch hoạt động của cơ quan

- Kế hoạch công tác của lãnh đạo

- Kế hoạch hoạt động của văn phòng

Ngoài ra, chương trình, kế hoạch công tác còn có thể là của toàn cơ quan, của từng cá nhân, hoặc được chia thành: định kỳ, bổ sung, kiểm tra

2.4 Những yêu cầu đối với chương trình, kế hoạch công tác

Chương trình, kế hoạch có thể được trình bày bằng những loại văn bản

với hiệu lực pháp lý khác nhau Ngoài những yêu cầu đối với một văn bản quản

lý nhà nước nói chung, chương trình kế hoạch cần đảm bảo một số yêu cầu khác như:

- Phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

- Đáp ứng được chủ trương, quyết định của cấp trên

- Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, nguồn lực, thời hạn hoàn thành

- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống, có trọng tâm, trọng điểm; không để dồn công việc, sự vụ lên vai các cấp lãnh đạo

- Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau

Trang 24

- Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm nếu quá nhiều công việc mà khả năng thực hiện không được bao nhiêu; phải phân bổ quỹ thời gian cho hợp

lý

2.5 Bố cục của chương trình, kế hoạch công tác

Nội dung cơ bản của quá trình xây dựng các chương trình, kế hoạch thường là quá trình trả lời 6 câu hỏi:

- What? (Làm việc gì?)

- Where? (Làm ở đâu?)

- When? (Làm khi nào?)

- Why? (Tại sao làm việc đó?)

- Who? (Ai thực hiện?)

- How? (Làm việc đó bằng cách nào?)

Việc trả lời chính xác 6 câu hỏi trên chính là 6 nội dung hay 6 vấn đề lớn của công tác lập và quản lý kế hoạch Tuỳ theo tính chất của từng loại kế hoạch

mà mỗi vấn đề có vị trí, tần suất xuất hiện khác nhau nhưng không thể xem nhẹ yếu tố nào

Nội dung 1: Trả lời câu hỏi What? - Xác định mục tiêu của kế hoạch

Nhiệm vụ công việc, vấn đề phải giải quyết là gì? Kế hoạch được đặt ra gồm các nội dung, yêu cầu gì? Phạm vi ảnh hưởng thế nào? Nội dung công việc đặt ra có hợp pháp, hợp lý không?

Nội dung 2: Trả lời câu hỏi Where? - Địa bàn, vị trí tổ chức thực hiện kế hoạch

Nhiệm vụ đó, các công việc đã được đặt ra sẽ được thực hiện ở đâu, địa bàn nào, bộ phận nào, cấp nào Phân tích những thuận lợi, khó khăn về địa bàn khi quyết định nơi tổ chức thực hiện kế hoạch

Nội dung 3: Trả lời câu hỏi When?- Xác định thời gian thực hiện nhiệm

vụ trong kế hoạch

Thời gian tiến hành khi nào, cụ thể thời gian là bao nhiêu cho các nhiệm vụ, việc gì trước, việc gì sau, việc nào đan xen với việc nào Tuỳ theo từng công việc, nguồn lực, các yếu tố ảnh hưởng để phân phối quỹ thời gian một cách hợp lý và hiệu quả

Nội dung 4: Trả lời câu hỏi Why?

Tại sao lại nêu vấn đề, nêu nhiệm vụ đó ra, tại sao phải giải quyết vấn đề đó

và phải thực hiện nhiệm vụ đó, cân nhắc kỹ lưỡng các nhiệm vụ, nội dung công

Trang 25 việc đặt Xem xét công việc đó trong mối tương quan tổng thể với nhiệm vụ chung của cơ quan

Nội dung 5: Trả lời câu hỏi Who?- Ai thực hiện?

Nhiệm vụ đó, công việc đó được thực hiện bởi ai Nhiệm vụ cụ thể cho từng người, sự phân công và phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân và đơn vị khác nhau

Nội dung 6: Trả lời câu hỏi How?- Phương thức thực hiện

Nhiệm vụ đó được thực hiện bằng cách nào, như thế nào, chỉ rõ cách thức tiến hành, các điều kiện để thực hiện như tài chính, công nghệ, phương tiện và các nguồn

lực khác

2.6 Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác

Bước 1 - Nghiên cứu, chọn việc và dự kiến nội dung công việc đưa vào chương trình, kế hoạch công tác

- Thu thập đầy đủ các dữ liệu, các thông tin có liên quan Cần rà soát hồ

sơ về những hoạt động trước đó nhằm xác định những công việc còn tồn đọng

và trình tự ưu tiên giải quyết trong thời gian dự kiến sắp tới

- Tham khảo ý kiến của lãnh đạo, các bộ phận có liên quan về sự cần thiết của vấn đề dự liệu, tính khả thi của việc thực hiện, định hướng công việc, nhiệm

vụ chủ yếu cần bàn, quyết định và chỉ đạo thực hiện từ phía lãnh đạo

Bước 2 - Xây dựng dự thảo

Dự thảo cần nêu rõ:

- Tên gọi của chương trình, phạm vi thời gian và đối tượng thực hiện;

- Tên công việc cần giải quyết;

- Hình thức giải quyết;

- Thời gian thực hiện;

Bước 3 - Trình lãnh đạo và ban hành chính thức để tổ chức thực hiện

Bước 4 - Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch Cần định

kỳ kiểm tra, đánh giá và kịp thời điều chỉnh khi cần

3 Tổ chức hội họp

3.1 Khái niệm về hội họp

Hội họp là hình thức hoạt động thường xuyên của cơ quan hoặc là một cuộc tiếp xúc có tổ chức, có mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn

đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn, kiến nghị hay phổ biến chủ trương, chính sách

Trang 26 Theo quan niệm này, có hai loại mục đích của cuộc họp Trước hết, họp

để thông qua quyết định có tính bắt buộc (tính nhà nước hoặc tính tổ chức), thứ hai, họp để đưa ra các khuyến nghị, tư vấn (tính tham mưu, giúp việc)

Trong phần này chỉ đề cập đến hội họp có tính khuyến nghị tư vấn trong

cơ quan, tổ chức có liên quan đến hành chính văn phòng

3.2 Ý nghĩa của cuộc họp

Việc tổ chức hội họp có ý nghĩa thiết thực trên các phương diện sau:

- Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể, tạo ra năng suất lao động cao

Họp là phương tiện giao tiếp, trao đổi thông tin giúp các đơn vị cá nhân,

bộ phận hiểu biết công việc của nhau làm tăng cường sự hợp tác, phối hợp trong giải quyết vấn đề

- Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan

Họp để trao đổi ý kiến, thu thập thông tin để giải quyết công việc mọi người trong cơ quan đều có quyền tham gia, cho ý kiến để cùng đi đến kết luận thoả đáng nhất

- Khai thác trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh

Tổ chức cuộc họp cũng có mục đích là thảo luận, lấy ý kiến để tư vấn, kiến nghị, các cá nhân, đơn vị sẽ đề xuất ý kiến đóng góp của mình để xây dựng

3.3 Phân loại hội họp

3.3.1 Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý

- Hội họp bàn bạc, ra quyết định: Tuỳ theo tính chất, phạm vi và mức độ

quan trọng có thể tổ chức hội họp (hội nghị, hội thảo) chuyên đề với sự tham gia của các ngành, các cấp, các đối tượng có liên quan để thu thập ý kiến nhằm phản ánh đúng đắn tình hình, tâm tư, nguyện vọng chung và đảm bảo cho các quyết định có tính khả thi cao

- Hội họp phổ biến, triển khai nhằm mục đích phổ biến, quán triệt những

tư tưởng, quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, hoặc bàn bạc xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai những quyết định đã thông qua

Trang 27

- Hội họp đôn đốc, kiểm tra nhằm kịp thời đánh giá kết quả việc triển khai

chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắn kịp thời những lệch lạc nếu

có

- Hội họp sơ kết, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những

hoạt động vừa qua và đưa ra phương hướng cho những hoạt động tiếp theo

3.3.2 Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội họp

- Hội họp trao đổi thông tin nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, nắm bắt xử lý

những thông tin liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình để kịp thời học tập, vận dụng hoặc rút kinh nghiệm trong công tác nhằm đạt hiệu quả cao hơn

- Hội họp triển khai công việc để phổ biến, giải thích các quyết định, chủ

trương mới nhằm thống nhất chương trình, kế hoạch hoạt động

- Hội họp mở rộng dân chủ nhằm tạo cơ hội cho mọi người phát biểu ý

kiến, thể hiện ý nguyện của mình về những chủ trương, biện pháp mới tạo sự thống nhất cao trong thực hiện

- Hội họp giải quyết vấn đề để thảo luận, bàn bạc giải quyết những tình

huống cụ thể phát sinh trong quá trình thực hiện quyết định nhằm tạo sự nhất trí cao về mặt nhận thức và quyết tâm trong hành động với mục tiêu tạo ra những chuyển biến rõ rệt trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị

3.3.3 Căn cứ vào hình thức hội họp

- Hội họp chính thức được tổ chức công khai, theo quy định của lãnh đạo

- Hội họp không chính thức được tổ chức trong diện hẹp không công khai

hoặc mang tính chất nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung

bí mật hoặc không nên đưa hay chưa cần phổ biến rộng rãi

3.4 Quy trình tổ chức hội họp

3.4.1 Chuẩn bị hội họp

* Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: Sắp xếp trong

chương trình nghị sự những vấn đề quan trọng; bố trí thời gian cần thiết để thực hiện đầy đủ chương trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hoặc tham luận Việc hội họp vần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung cho chu đáo Kế hoạch hội họp có thể lập trong từng tháng, quý, hoặc cả năm Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau:

- Tên buổi hội họp;

- Thời gian họp;

- Thành phần tham dự họp;

* Quy định thành phần họp: Cần lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào

đó gửi giấy triệu tập hoặc giấy mời Khi cần thiết phải gửi trước đề cương nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến họp được hay không

* Xác định thời gian họp: Ngày, giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến

hành

* Lựa chọn và trang trí phòng họp: Đảm bảo đủ bàn ghế, ánh sáng, âm

thanh, bục báo cáo viên, khẩu hiệu, cờ hoa

* Chuẩn bị các phương tiện làm việc: Tổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ

cuộc họp, các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện khác

* Làm và kịp thời gửi giấy mời: Giấy mời cần có nội dung như: người

được mời, nội dung họp, thời gian họp, địa điểm họp, thành phần họp, các giấy

tờ cần thiết mang theo, các yêu cầu nghỉ lại, các khả năng dịch vụ, dự kiến kinh phí

* Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện hội nghị

* Kiểm tra lần cuối tổng thể các công việc chuẩn bị

3.4.2 Tiến hành cuộc họp

* Đón tiếp đại biểu

* Khai mạc, triển khai phát biểu và thảo luận

- Trước lúc khai mạc đối với những cuộc họp lớn, cần tiến hành những

nghi thức nhà nước nhất định

- Giới thiệu chủ tịch đoàn, đoàn thư ký, các đại biểu tham dự

- Trình bày báo cáo và tham luận

- Tiến hành thảo luận về những vấn đề đặt ra

* Ghi biên bản

Biên bản có thể trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc vào một thời

gian nhất định nào đó Trong điều kiện cho phép có thể tiến hành hoàn thiện ngay các văn kiện có liên quan

* Bế mạc

Trang 29

Báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận Cuối cùng có thể có diễn văn bế mạc

3.4.3 Công việc sau hội họp

Sau cuộc họp thường có các công việc sau:

* Hoàn thiện các văn kiện;

* Thông báo cho các cơ quan hữu quan biết kết quả cuộc họp

* Lập hồ sơ cuộc họp

* Thanh, quyết toán những chi phí cho cuộc họp

* Triển khai các nội dung đã được thông qua rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp

4 Tiếp khách

4.1 Khái niệm tiếp khách

Trong tổ chức hoạt động nhà nước, tiếp khách là một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để nhà nước tiếp xúc với các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước

Hoạt động tiếp khách trong các cơ quan nhà nước được bộ phận văn phòng tổ chức tiến hành, là một hoạt động nghiệp vụ, vận dụng các nghi thức lễ tân, thể hiện văn hoá giao tiếp công sở, thực hiện công việc đối nội, đối ngoại của cơ quan

Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân mà việc tiếp khách có thể chiếm nhiều hay ít thì giờ của nhà quản lý, song trung bình vào khoảng 20% Điều đó cho thấy cần sắp xếp lịch công tác của nhà quản lý sao cho hợp lý, kết hợp hài hoà giữa các hoạt động khác nhau, đảm bảo việc tiếp khách không làm gián đoạn, ảnh hưởng đến công việc chung

Cần phân loại khách để bố trí tiếp chu đáo, phù hợp với từng đối tượng khách Khách có thể là bên ngoài hoặc nội bộ, cũng có thể là khách theo lời mời chính thức hoặc khách vãng lai, cũng có thể là khách giao dịch, khách đến yêu cầu giải quyết những công việc hành chính nào đó, khách thăm viếng, xã giao Nhưng dù khách nào đi nữa cũng cần phải bố trí tiếp đón lịch sự, đạt được những mục tiêu giao tiếp của cuộc viếng thăm

4.2 Tổ chức tiếp công dân có đề nghị, yêu cầu, khiếu nại, tố cáo

Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tiếp công dân là một nội dung được quy định trong chức năng và nhiệm vụ Việc tiếp công dân tại các cơ quan nhà nước tuân thủ theo các quy định trong Luật Tiếp công dân năm 2013 và Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Tiếp công dân Theo đó cơ quan hành chính nhà nước, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị

Trang 30

sự nghiệp công lập, người tiếp công dân có trách nhiệm tổ chức tiếp công dân đến trình bày khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị nhằm tiếp nhận các thông tin, kiến nghị, phản ánh góp ý những vấn đề liên quan đến chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, công tác quản lý của cơ quan, đơn vị; tiếp nhận khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình để xem xét ra quyết định, kết luận giải quyết hoặc trả lời công dân biết theo đúng thời hạn quy định của pháp luật về giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân; hướng dẫn công dân thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo đúng chính sách, pháp luật, để cơ quan có thẩm quyền xem xét và giải quyết

Các cơ quan, đơn vị phải tổ chức nơi tiếp công dân tại địa điểm thuận tiện

đi lại, dễ tìm, đảm bảo trật tự an toàn, trang bị đầy đủ các điều kiện vật chất như bàn ghế, nước uống, sách báo, Phải niêm yết rõ ràng, cụ thể nội quy tiếp dân, quy trình thủ tục khiếu nại tố cáo, ngày giờ tiếp dân Bố trí một người tiếp nước

và trả lời những câu hỏi có tính chất hành chính của dân trong thời gian chờ đợi Người phụ trách phải thường xuyên kiểm tra nơi tiếp dân và công tác hậu cần phục vụ tại nơi tiếp dân, kịp thời điều chỉnh nếu có thiếu sót

Người phụ trách văn phòng cần thường xuyên báo nhắc thủ trưởng cơ quan về lịch tiếp dân của thủ trưởng theo luật định và lịch trình; tham mưu cho thủ trưởng để lựa chọn cán bộ tiếp công dân Cán bộ tiếp dân phải là người có phẩm chất đạo đức tốt, liêm khiết, trung thực, nhiệt tình, có khả năng giao tiếp tốt và biết kiềm chế; có năng lực chuyên môn, am hiểu thực tế, nắm vững chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước

4.3 Tổ chức tiếp khách thăm viếng, giao dịch

Ngoài việc tiếp công dân đến giải quyết công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của họ, các cơ quan, tổ chức còn phải thường xuyên, liên tục tiếp khách đến giao dịch, thăm viếng

4.3.1 Đón tiếp khách

- Cần treo bảng nội quy tiếp khách của cơ quan tại phòng thường trực cơ

quan để khách đến lần đầu tiên có thể dễ dàng nắm bắt quy trình và thủ tục giao dịch

- Nhân viên trực phải là người lịch sự, nhã nhặn, đúng nguyên tắc nhưng không hách dịch; niềm nở chào hỏi khách và nắm bắt nhu cầu của khách để hướng dẫn những thông tin cần thiết hoặc báo cáo cho các bộ phận có trách nhiệm tiếp theo

- Nếu lãnh đạo cơ quan hoặc người cần giao dịch trực tiếp ra đón khách thì nhân viên trực có thể giới thiệu hai bên khi gặp nhau và tiễn khách trước khi vào phòng làm việc

Trang 31

- Nếu thư ký là người đón khách thì cần khéo léo khai thác một số thông tin để phân loại khách, bố trí gặp ai cho đúng yêu cầu và đáp ứng đúng yêu cầu của khách hoặc mời ngồi rồi báo cáo lãnh đạo xin ý kiến giải quyết

Để chuẩn bị tốt cho công tác lễ tân đón khách cần nắm thông tin đầy đủ

và chính xác thông qua những cơ quan chức năng về khách trên các phương diện như tính chất của đoàn khách, cấp bậc của đoàn, thành phần đoàn, mục đích chuyến thăm, ngày giờ địa điểm đến Trên cơ sở những thông tin đó cần lập ra

kế hoạch đón tiếp tỉ mỉ về mặt lễ tân như mức độ, người chủ trì, thành phần đón tiếp; chuẩn bị vật chất về ăn ở, đi lại, hội đàm, tham quan, giải trí, chiêu đãi, tặng phẩm; kế hoạch đón tiếp; dự kiến chương trình hoạt động

Trong quá trình đón tiếp đoàn khách tới làm việc và sau đó có dự chiêu đãi, cán bộ văn phòng cần nắm được các nhiệm vụ về lễ tân như giới thiệu, sắp xếp chỗ ngồi, đưa đón khách bằng xe ô tô

- Việc giới thiệu khách được diễn ra trong thời gian rất hạn chế, đo đó cần được thực hiện sao cho tốt nhất để có thể truyền đạt được đầy đủ những thông tin về nhau giữa chủ và khách Khi giới thiệu cần nêu lần lượt tên và chức danh của mỗi người Nguyên tắc chung của nghi lễ giới thiệu là "nhạt với đậm", cụ thể:

+ Người ít quan trọng được giới thiệu với người quan trọng hơn

+ Cấp dưới với cấp trên

+ Trẻ hơn với già hơn

+ Nam với nữ

+ Người sở tại với khách

+ Người tới sau với người tới trước

- Khi sắp xếp chỗ ngồi trong hội nghị, hội thảo (hoặc tiệc chiêu đãi) có một số nguyên tắc nhất định về lễ tân, đó là:

+ Nguyên tắc ngôi thứ: Người được công nhận là quan trọng nhất luôn

được xếp vào vị trí được coi là quan trọng hàng đầu

+ Nguyên tắc đoàn khách tự định đoạt: Đoàn khách tự chỉ định người

đứng đầu và thứ bậc của mỗi người trong đoàn để xác định vị trí

+ Nguyên tắc tuổi tác và thâm niên: Người nhiều tuổi xếp ở vị trí quan

trọng hơn người ít tuổi; người cùng chức vụ có thâm niên cao hơn xếp trước; người tiền nhiệm xếp sau người đương nhiệm; người giữ chức vụ danh dự xếp sau người giữ chức vụ thực tế

+ Nguyên tắc ưu tiên phụ nữ: Khách nữ có cùng cấp bậc được ưu tiên xếp

trước khách nam

Trang 32

+ Nguyên tắc vần chữ cái: Sắp xếp vị trí theo bảng chữ cái của ngôn ngữ nơi

diễn ra sự kiện hoặc ngôn ngữ của tổ chức hay một ngôn ngữ khác do các bên thoả thuận

+ Nguyên tắc bên phải trước, bên trái sau: Người quan trọng nhất ở bên

phải chủ nhân, người quan trọng thứ hai ở bên trái và cứ thế xen kẽ lần lượt

+ Nguyên tắc đối diện tương đồng: Chủ nhân ngồi đối diện với khách

chính, sau đó theo quy tắc phải trái để xếp xen kẽ chủ và khách khác

Ngoài ra còn có các nguyên tắc khác như: nguyên tắc ngôi thứ không uỷ quyền, nguyên tắc nhường chỗ, nguyên tắc bình đẳng giữa các nhà nước, nguyên tắc dân sự trước tôn giáo

- Khi đưa đón khách bằng ô tô cần tuân thủ các nguyên tắc lễ tân sau: Dành chỗ thuận lợi nhất trong xe cho khách, ở Việt Nam là chỗ ngồi phía sau bên phải Khi lên, xuống xe, chủ nhường cho khách lên, xuống xe trước Chiếc

xe cần được đỗ sao cho việc lên, xuống của khách là thuận tiện nhất

4.3.2 Tặng quà

Sau một chuyến công tác đến cơ quan, một việc rất tế nhị và thể hiện sự chu đáo của chủ nhà là dành tặng khách những quà tặng hay đồ lưu niệm để kỷ niệm cho chuyến đi Trong nghiệp vụ văn phòng người ta phân biệt quà tặng và

đồ lưu niệm

Quà tặng thường được hiểu là đồ vật có giá trị để tặng riêng cho một số cá

nhân nhất định Quà tặng mang tính độc nhất và nhiều trường hợp theo quy định, quà tặng chỉ dành riêng cho trưởng đoàn

Đồ lưu niệm được hiểu là những đồ vật ít có giá trị kinh tế, được sản xuất

hàng loạt, thường mang các đặc trưng của địa phương đó Việc trao đồ lưu niệm cũng cần được thực hiện theo những quy ước nhất định Đó là việc tặng đúng mục đích, đúng thời điểm, không phạm vào những kiêng kị của khách và tôn trọng các nghi thức truyền thống của khách

Khi trao quà tặng cần đảm bảo những quy ước nhất định, như:

- Tặng đúng mục đích: Quà tặng đảm bảo duy trì mối quan hệ lâu dài, gợi nhớ về một chuyến đi, những con người đã được tiếp xúc

- Đúng thời điểm: Nên tặng quà vào lúc bắt đầu chuyến viếng thăm, tốt nhất là bằng cách kín đáo gửi đến nơi ở của khách (ngược lại khách cũng sẽ làm như vậy với chủ nhà)

- Không phạm vào những kiêng kỵ truyền thống của người được tặng

- Tôn trọng những nghi thức truyền thống

4.3.3 Chiêu đãi

Trang 33 Trong giao tiếp hành chính, chiêu đãi có một vai trò quan trọng trong việc

đi đến mục tiêu làm việc Thực tế, thông qua cuộc chiêu đãi, hai bên dễ hiểu nhau hơn và cũng dễ đi đến kết quả nhất định trong làm việc

Cần có nhận thức đúng đắn về chiêu đãi trong giao tiếp hành chính Đó là

sự nối tiếp tự nhiên của tiến trình giao tiếp, không nên coi đó là kết quả của giao tiếp hoạc công đoạn khiên cưỡng chỉ thuần tuý mang tính xã giao Để có được kết quả tốt đẹp qua buổi chiêu đãi, cán bộ văn phòng cần có sự chuẩn bị chu đáo cũng như nắm được các nghiệp vụ cơ bản về công tác văn phòng trong lĩnh vực này

- Việc đầu tiên là chuẩn bị và gửi thiếp mời Nhất thiết phải có thiếp mời

và bao giờ cũng mời đích danh, không nên mời đại biểu

- Cần chọn phòng tiệc, kiểu tiệc, bố trí sắp xếp chỗ ngồi cho tương xứng với mục đích, yêu cầu của từng cuộc chiêu đãi

Việc lựa chọn kiểu tiệc phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan lẫn chủ quan Nếu khách trong nước, yếu tố mục đích yêu cầu của cuộc chiêu đãi, thời gian, kinh phí sẽ là những yếu tố quyết định; nếu là khách nước ngoài thì tính chất đoàn khách, cấp bậc, đặc điểm văn hoá sẽ là những yếu tố phải tính tới trước tiên Để buổi chiêu đãi thành công, cần săp xếp chỗ ngồi cho hợp lý Việc sắp xếp cần dảm bảo sự thuận tiện và thoải mái cho từng thành viên dự tiệc

5 Công tác hậu cần

5.1 Vai trò của công tác hậu cần

Công tác hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị bao gồm việc quản lý, sắp xếp, phân phối các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính đảm bảo cho sự vận hành bình thường các công việc của cơ quan, tổ chức

Công tác hậu cần được làm tốt sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan

- Nó đảm bảo cung cấp đầy đủ các điều kiện, phương tiện cần thiết cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ

- Làm tốt công tác hậu cần giúp cơ quan tiết kiệm được chi phí mà vẫn đạt được hiệu qủa công tác đề ra; tạo ấn tượng tốt đẹp trong nhân dân và cơ quan, cá nhân khi đến giao dịch; đảm bảo diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại với môi trường sinh thái lành mạnh, hài hoà, an ninh trật tự được bảo đảm

5.2 Nhiệm vụ của công tác hậu cần

Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan;

- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và với nhân dân;

- Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hoà, tạo lập được diện mạo

cơ quan trang nghiêm, văn minh hiện đại

5.3 Những nội dung của công tác hậu cần

5.3.1 Quản lý chi tiêu kinh phí

Trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, nội dung chi tiêu bao gồm các khoản sau:

- Sửa chữa, xây dựng các công trình - Bảo hiểm xã hội

- Phúc lợi tập thể - Các khoản chi khác

- Công tác phí, công vụ phí, văn phòng phẩm

Các khoản chi trên đây được nhà nước cấp phát theo chế độ dự toán kinh phí hoặc bằng các quỹ chi thường xuyên ở các đơn vị kinh doanh Ngoài ra, còn

có khoản chi khá lớn cho xây dựng cơ bản Khoản này được quản lý theo chế độ cấp phát vốn đầu tư xây dựng cơ bản

Nguyên tắc quản lý:

- Bảo đảm mọi hoạt động của cơ quan diễn ra bình thường, không bị cản trở vì không có kinh phí

- Đúng chính sách, đúng chế độ, đúng khoản mục và các thủ tục hành chính

- Căn cứ vào nhiệm vụ chính trị của đơn vị

- Căn cứ vào chỉ tiêu biên chế

- Chi tiêu có kế hoạch, đảm bảo tiết kiệm

- Mọi khoản chi phải được công khai

Trang 35 Muốn đảm bảo thực hiện đúng các nguyên tắc trên, thủ trưởng cơ quan và

kế toán trưởng phải đề cao tinh thần trách nhiệm và tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật về Kế toán thống kê Chủ tài khoản phải chịu trách nhiệm pháp lý

về chi tiêu tài chính trước cơ quan và trước pháp luật

Hoạt động chi tiêu tài chính chủ yếu nằm ở bộ phận kế toán văn phòng quản lý Vì vậy Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính phải chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về lĩnh vực công tác quan trọng này

5.3.2 Quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật

tư hàng hoá

- Quản lý biên chế quỹ lương, văn phòng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

+ Nắm vững chỉ tiêu biên chế

+ Kế hoạch hoá quỹ lương

+ Cấp phát và chi trả lương cho các đối tượng

+ Quyết toán quỹ lương

- Quản lý tài sản cố định

Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xưởng, các phương tiện máy móc, phương tiện kỹ thuật và các phương tiện vận chuyển Đó là những tài sản có giá trị lớn quyết định khả năng hoạt động của cơ quan nên cần được quản

lý, sử dụng sao cho có hiệu quả nhất

Để quản lý có hiệu quả các tài sản này cần tiến hành các bước:

+ Phân loại, lập hồ sơ tài sản cố định

+ Lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa

+ Nắm chắc số lượng và chất lượng

+ Có quy chế quản lý, quy định chế độ trách nhiệm vật chất đối với việc

sử dụng tài sản cố định

+ Thực hiện việc kiểm kê cuối năm

- Quản lý vật tư, hàng hoá trong cơ quan bao gồm: Văn phòng phẩm, xăng dầu, trang thiết bị văn phòng cho cơ quan, các loại tàI sản đã hết thời gian sử dụng hoặc hỏng hóc chưa sửa chữa, thanh lý

Để quản lý tốt các vật thư, hàng hoá này cần thực hiện các công việc sau: + Xây dựng định mức sử dụng vật tư và công bố công khai

+ Cấp phát đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn

Trang 36 + Đảm bảo đầy đủ các thủ tục xuất, nhập và kiểm kê, đánh giá hàng năm + Có nội quy, quy chế bảo quản và sử dụng rõ ràng

+ Khoán chi phí vật tư với những vật tư sử dụng thường xuyên

5.3.3 Bảo đảm điều kiện làm việc trong cơ quan

Để đảm bảo tốt nội dung này văn phòng cần nắm được các cách thức bố trí nơi làm việc cho cán bộ, công chức một cách khoa học và hợp lý nhất

Phòng làm việc cho cán bộ, công chức có thể bố trí theo nhiều kiểu tuỳ từng cơ quan, có thể bố trí một đến hai người hoặc bố trí phòng làm việc cho nhiều người Diện tích phòng làm việc phụ thuộc vào đặc đIểm, tính chất công việc của mỗi cán bộ, công chức Khi bố trí nơi làm việc cần tính đến khả năng phát sinh bộ phận mới, trang thiết bị mới, khả năng mở rộng quy mô của cơ quan

Các nguyên tắc sắp xếp vị trí làm việc:

- Bố trí theo dây chuyền đường thẳng công đoạn nghiệp vụ, không được ngược chiều hoặc chồng chéo, cản trở lẫn nhau

- Các phòng, ban, bộ phận có quan hệ liên quan thì được bố trí gần nhau

- Trong phòng, mọi người cùng quay về một hướng

- Các phòng tiếp khách, văn thư nên bố trí cách biệt với các bộ phận khác

và có phương tiện bảo vệ cần thiết

- Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan một cách rõ ràng và cụ thể

Dụng cụ và văn phong phẩm là nhu cầu thường xuyên của cán bộ, nhân viên văn phòng Công tác hậu cần văn phòng cần trang bị đầy đủ các trang thiết

bị để giúp cho cán bộ, nhân viên tăng năng suất lao động

5.3.4 Các loại công vụ khác của công tác hậu cần

Ngoài các công việc nêu trên, bộ phận hậu cần cần đảm nhiệm các nhiệm vụ sau:

- Phục vụ phương tiện đi lại của lãnh đạo

- Phục vụ nước uống hàng ngày cho các phòng làm việc

- Phục vụ việc tiếp khách

- Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp

- Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan

- Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ

- Bảo đảm hoạt động của các phương tiện kỹ thuật, điện nước, loa đài

Thống kê là việc thu thập và sắp xếp các số liệu bằng phương pháp quan sát số lớn nhằm định lượng một cách khách quan, trung thực các hiện tượng kinh

tế, xã hội trong quá trình tồn tại, vận động của chúng ở một thời điểm, một địa bàn nhất định

Văn phòng của cơ quan tổ chức đảm nhiệm chức năng thống kê nhằm thu thập các số liệu liên quan đến các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một thời điểm nào đó, định lượng được các hoạt động đó, giúp tổ chức đánh giá khách quan tình hình hoạt động của mình để đưa ra các kế hoạch phát triển phù hợp, đúng đắn, khoa học

Để tiến hành thống kê, cần xác định các chỉ tiêu thống kê, đó là các tiêu chí

mà biểu hiện bằng số của nó phản ánh quy mô, tốc độ phát triển, cơ cấu, quan hệ

tỷ lệ của các hiện tượng, hoạt động của cơ quan, tổ chức trong điều kiện không gian và thời gian cụ thể Xác định rõ chỉ tiêu thống kê đó là gì, phạm vi của chỉ tiêu, phương pháp tính và đơn vị thống kê Cách lập các bản số liệu cần dễ hiểu,

dễ áp dụng, tính toán

Các nhà quản trị hành chính văn phòng cần chú ý tới công tác thống kê:

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo quy định của nhà nước

và cơ quan

- Tổ chức tham gia các cuộc điều tra thống kê có liên quan

- Chỉ đạo cán bộ làm công tác thống kê thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao

- Lập và chỉ đạo ghi chép các loại sổ thống kê do nhà nước quy định, cập nhật số liệu thường xuyên để làm tài liệu cho hoạt động của cơ quan và báo cáo

Trang 38

CHUYÊN ĐỀ 3

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

I KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1 Kỹ thuật biên tập nội dung văn bản

1.1 Yêu cầu nội dung văn bản

- Đảm bảo tính mục đích: Xác định rõ chủ đề, mục tiêu, giới hạn điều chỉnh của văn bản Tính pháp lý của văn bản, tính cần thiết của việc ban hành văn bản, tính phục vụ chính trị, phục vụ nhân dân

- Đảm bảo tính khoa học: Thể hiện ở sự bố cục chặt chẽ, trình bày vấn đề logic nhất quán, lượng thông tin được chuyển tải đầy đủ, chính xác, sử dụng đúng văn phong hành chính công vụ

- Đảm bảo tính phổ thông: Nội dung phải phù hợp với đại đa số quần chúng (về quyền lợi, điều kiện thực hiện…) Phù hợp với trình độ người đọc, trình độ dân trí

- Đảm bảo tính công quyền: Văn bản phải hợp pháp, phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật

- Đảm bảo tính khả thi: Phù hợp với thực tế đời sống, nhận thức của đối tượng; Phù hợp với điều kiện vật chất, nhân lực trong thực hiện; Đảm bảo tính đồng bộ của hệ thống văn bản

1.2 Kết cấu nội dung văn bản

- Loại văn bản viết theo kiểu văn điều khoản: Những văn bản viết theo

kiểu văn điều khoản chỉ có một cách kết cấu nội dung: chia văn bản làm 02 phần, phần viện dẫn (đưa ra các căn cứ) và phần nội dung (thường được diễn đạt bằng các, khoản, mục…)

- Loại văn bản viết theo kiểu văn xuôi pháp luật:

+ Kết cấu chủ đề: Khi văn bản chỉ có một chủ đề thuần nhất, cách kết cấu này, mọi chi tiết luôn xoay quanh chủ đề để làm rõ nó

+ Kết cấu dàn bài: Chia nội dung thành nhiều phần, mỗi phần lại được chia thành nhiều phần nhỏ hơn…và mỗi phần đều có tên gọi riêng để dễ nhận biết, dễ nhớ

Trang 39 + Kết cấu dàn bài - chủ đề (hay còn gọi là kết cấu ý tứ, lôgic): Đây là kiểu kết cấu kết hợp 02 kiểu trên, chia nội dung văn bản ra thành nhiều phần và mỗi phần có một nội dung thuần nhất

1.3 Phương pháp trình bày nội dung văn bản

- Luận chứng về nội dung: Một văn bản thường phải kết hợp một cách

khéo léo cả hai loại luận chứng sau:

+ Luận chứng bằng lý lẽ: Dùng lý lẽ để tác động vào tình cảm người đọc, làm cho họ hiểu

+ Luận chứng bằng số liệu, sự kiện, sự việc: Dùng số liệu, sự kiện, sự việc tác động vào ý chí người đọc, làm cho họ tin

- Các phương pháp diễn đạt nội dung: Phương pháp diễn dịch và phương

pháp quy nạp Trong một văn bản có thể sử dụng thuần túy một phương pháp diễn đạt hoặc có thể kết hợp cả hai phương pháp

2 Kỹ thuật biên tập hình thức văn bản

- Kỹ thuật trình bày:

+ Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)

+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Theo hướng dẫn tại Thông tư

liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội

vụ

- Kỹ thuật sử dụng từ ngữ:

Khi soạn thảo văn bản quản lý nhà nước phải sử dụng đúng văn phong hành chính - công vụ, đảm bảo tính chính xác, rõ ràng; phổ thông, đại chúng;