II. QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC
a. Lập danh mục hồ sơ
* Khái niệm danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bản thống kê có hệ thống các
hồ sơ dự kiến phải lập trong một năm của một cơ quan, tổ chức để hƣớng dẫn việc lập hồ sơ.
* Tác dụng của danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là công cụ hƣớng dẫn lập
hồ sơ. Hàng năm, các cơ quan, tổ chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình, dự kiến hồ sơ sẽ hình thành. Để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp, các cơ quan, tổ chức cần xây dựng danh mục hồ sơ.
- Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị đƣợc chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện;
- Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ đầy đủ, chính xác;
- Giúp cho cán bộ lƣu trữ làm căn cứ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn;
- Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm đƣợc toàn bộ công việc của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan;
- Là cơ sở để thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lƣu trữ cơ quan và là cơ sở để các cá nhân giao nộp tài liệu vào lƣu trữ.
* Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ:
- Cách thứ nhất, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình, các đơn vị dự kiến hồ sơ cần phải lập trong một năm, tập hợp lại, gửi cho văn phòng cơ quan sửa chữa, trình ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt.
- Cách thứ hai, văn phòng dự kiến hồ sơ cần phải lập của tất cả các đơn vị trong cơ quan, sau đó xin ý kiến các đơn vị, sửa chữa lại, trình ngƣời đứng đầu cơ quan phê duyệt.
Mẫu danh mục hồ sơ gồm có: Số thứ tự; tiêu đề hồ sơ; thời hạn bảo quản; đơn vị, cá nhân lập; ghi chú. Khi danh mục hồ sơ có thêm chức năng xác định giá trị tài liệu trong văn thƣ để hƣớng dẫn việc ghi thời hạn bảo quản, thì trong biểu mẫu danh mục hồ sơ có thêm cột thời hạn bảo quản.
* Quy trình lập danh mục hồ sơ
- Bước 1 - Xác định loại danh mục hồ sơ: Tuỳ tình hình thực tế của cơ quan mà xác định cần phải lập DMHS tổng hợp hay theo từng đơn vị.
- Bước 2 - Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ:
Khung đề mục của danh mục hồ sơ xây dựng theo mặt hoạt động hoặc theo đơn vị.
- Nếu khung đề mục xây dựng theo mặt hoạt động lấy tên các mặt (lĩnh vực) hoạt động chủ yếu của cơ quan làm đề mục lớn. Trong mỗi đề mục lớn có
Trang 60
thể bao gồm các đề mục nhỏ - các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ hoạt động của cơ quan gắn với từng mặt hoạt động cụ thể. Các đề mục lớn (tên các mặt hoạt động chủ yếu); đề mục nhỏ (các vấn đề) đƣợc sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng; từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp vị trí và tầm quan trọng.
- Nếu khung đề mục xây dựng theo tên đơn vị thì tên mỗi đơn vị là một đề mục lớn.
- Bước 3 - Dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề hồ sơ:
Xác định những hồ sơ cần lập căn cứ vào chƣơng trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan và công việc cụ thể của từng cán bộ, công chức chuyên môn đảm nhiệm (hoặc chủ trì giải quyết nếu có nhiều bộ phận, nhiều ngƣời cùng tham gia)
Tiêu đề hồ sơ phải phản ánh khái quát nội dung các văn bản tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc. Các yếu tố thông tin trong tiêu đề hồ sơ gồm: tên loại văn bản - tác giả văn bản - nội dung - địa điểm - thời gian (trật tự các yếu tố thông tin có thể thay đổi tuỳ theo từng loại hồ sơ).
Các tiêu đề hồ trong mỗi đề mục cần đƣợc sắp xếp theo trình tự từ những tiêu đề hồ sơ về các công việc chung, mang tính tổng hợp đến những tiêu đề hồ sơ về các công việc cụ thể.
- Bước 4 - Quy định ký hiệu hồ sơ: Các đề mục lớn, nhỏ từng hồ sơ trong danh mục đều phải có số, ký hiệu để xác định vị trí của chúng, thuận tiện cho việc tra cứu và sử dụng.
+ Các đề mục lớn đƣợc đánh số liên tục bằng chữ số La mã (I. II. . .) + Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn đƣợc đánh số riêng, liên tục bằng chữ số Ả-rập (1, 2, 3, 4 . . . )
Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự đƣợc đánh bằng chữ số Ả -rập và ký hiệu (chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh mục hồ sơ (tên mặt hoạt động hoặc đơn vị) do cơ quan quy định cụ thể.
Khi đánh số hồ sơ, có thể chọn một trong hai cách sau:
+ Số của hồ sơ đƣợc đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01; cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.
+ Số của hồ sơ đƣợc đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn (đơn vị hoặc mặt hoạt động), bắt đầu từ số 01; cuối mỗi đề mục cũng để một số dòng trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh (thông thƣờng chọn theo cách này).
- Bước 5 - Phân công người lập hồ sơ: Trong danh mục hồ sơ phải chỉ rõ tên ngƣời lập hồ sơ nhằm giúp cho ngƣời lập hồ sơ biết đƣợc mình phải lập hồ sơ gì trong năm để chủ động công tác, đồng thời giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm đƣợc và quản lý công việc của cấp dƣới.
Trang 61
- Bước 6 - Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ: Dự kiến thời hạn bảo quản cần căn cứ vào:
+ Nội dung, tính chất của vấn đề, sự việc đƣợc phản ánh trong hồ sơ; + Ý nghĩa, tác dụng của hồ sơ đối với việc theo dõi, giải quyết công việc; + Nhu cầu khai thác, sử dụng;
+ Các qui định của pháp luật hiện hành có liên quan; các văn bản hƣớng dẫn chung về thời hạn bảo quản tài liệu, về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử các cấp
Mỗi hồ sơ phải ghi rõ năm bảo quản (thời hạn lƣu giữ hồ sơ tại cơ quan để phục vụ công tác) và thời hạn bảo quản (thời hạn hồ sơ lƣu lại ở kho lƣu trữ nhà nƣớc).
Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau. Đối với những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ ổn định thì chỉ cần lập danh mục hồ sơ một lần, những năm sau chỉ bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chƣơng trình kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng.
Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trƣớc cho nên có thể chƣa đúng hoàn toàn với thực tế. Vì vậy, trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh cho phù hợp với thực tế tình hình các công việc và giải quyết công việc của cơ quan. Nếu có việc mới phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ. Ngƣợc lại, những công việc đã dự kiến nhƣng thực hiện, không hình thành hồ sơ thì ghi rõ vào cột ghi chú “Không thành hồ sơ “.