5.1. Vai trò của công tác hậu cần
Công tác hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị bao gồm việc quản lý, sắp xếp, phân phối các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, trang thiết bị, tài chính ... đảm bảo cho sự vận hành bình thƣờng các công việc của cơ quan, tổ chức.
Công tác hậu cần đƣợc làm tốt sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan.
- Nó đảm bảo cung cấp đầy đủ các điều kiện, phƣơng tiện cần thiết cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Làm tốt công tác hậu cần giúp cơ quan tiết kiệm đƣợc chi phí mà vẫn đạt đƣợc hiệu qủa công tác đề ra; tạo ấn tƣợng tốt đẹp trong nhân dân và cơ quan, cá nhân khi đến giao dịch; đảm bảo diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại với môi trƣờng sinh thái lành mạnh, hài hoà, an ninh trật tự đƣợc bảo đảm.
5.2. Nhiệm vụ của công tác hậu cần
Trang 34
- Cung cấp các điều kiện, phƣơng tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ;
- Mua sắm, quản lý, bảo vệ bảo dƣỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đƣợc tiến hành liên tục;
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách nhà nƣớc quy định;
- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan;
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dƣới và với nhân dân;
- Bảo đảm môi trƣờng sinh thái lành mạnh, hài hoà, tạo lập đƣợc diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh hiện đại.
5.3. Những nội dung của công tác hậu cần
5.3.1. Quản lý chi tiêu kinh phí
Trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, nội dung chi tiêu bao gồm các khoản sau:
- Lƣơng chính - Giao dịch khánh tiết - Phụ cấp lƣơng - Mua sắm tài sản cố định - Sửa chữa, xây dựng các công trình - Bảo hiểm xã hội
- Tiền thƣởng - Y tế, vệ sinh
- Phúc lợi tập thể - Các khoản chi khác. - Công tác phí, công vụ phí, văn phòng phẩm.
Các khoản chi trên đây đƣợc nhà nƣớc cấp phát theo chế độ dự toán kinh phí hoặc bằng các quỹ chi thƣờng xuyên ở các đơn vị kinh doanh. Ngoài ra, còn có khoản chi khá lớn cho xây dựng cơ bản. Khoản này đƣợc quản lý theo chế độ cấp phát vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản.
Nguyên tắc quản lý:
- Bảo đảm mọi hoạt động của cơ quan diễn ra bình thƣờng, không bị cản trở vì không có kinh phí.
- Đúng chính sách, đúng chế độ, đúng khoản mục và các thủ tục hành chính.
- Căn cứ vào nhiệm vụ chính trị của đơn vị. - Căn cứ vào chỉ tiêu biên chế.
- Chi tiêu có kế hoạch, đảm bảo tiết kiệm. - Mọi khoản chi phải đƣợc công khai.
Trang 35
Muốn đảm bảo thực hiện đúng các nguyên tắc trên, thủ trƣởng cơ quan và kế toán trƣởng phải đề cao tinh thần trách nhiệm và tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật về Kế toán thống kê. Chủ tài khoản phải chịu trách nhiệm pháp lý về chi tiêu tài chính trƣớc cơ quan và trƣớc pháp luật.
Hoạt động chi tiêu tài chính chủ yếu nằm ở bộ phận kế toán văn phòng quản lý. Vì vậy Chánh văn phòng, Trƣởng phòng hành chính phải chịu trách nhiệm pháp lý trƣớc thủ trƣởng cơ quan về lĩnh vực công tác quan trọng này.
5.3.2. Quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư hàng hoá. tư hàng hoá.
- Quản lý biên chế quỹ lƣơng, văn phòng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Nắm vững chỉ tiêu biên chế + Kế hoạch hoá quỹ lƣơng
+ Cấp phát và chi trả lƣơng cho các đối tƣợng. + Quyết toán quỹ lƣơng.
- Quản lý tài sản cố định.
Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xƣởng, các phƣơng tiện máy móc, phƣơng tiện kỹ thuật và các phƣơng tiện vận chuyển. Đó là những tài sản có giá trị lớn quyết định khả năng hoạt động của cơ quan nên cần đƣợc quản lý, sử dụng sao cho có hiệu quả nhất.
Để quản lý có hiệu quả các tài sản này cần tiến hành các bƣớc: + Phân loại, lập hồ sơ tài sản cố định
+ Lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa
+ Nắm chắc số lƣợng và chất lƣợng.
+ Có quy chế quản lý, quy định chế độ trách nhiệm vật chất đối với việc sử dụng tài sản cố định.
+ Thực hiện việc kiểm kê cuối năm.
- Quản lý vật tƣ, hàng hoá trong cơ quan bao gồm: Văn phòng phẩm, xăng dầu, trang thiết bị văn phòng cho cơ quan, các loại tàI sản đã hết thời gian sử dụng hoặc hỏng hóc chƣa sửa chữa, thanh lý.
Để quản lý tốt các vật thƣ, hàng hoá này cần thực hiện các công việc sau: + Xây dựng định mức sử dụng vật tƣ và công bố công khai.
Trang 36
+ Đảm bảo đầy đủ các thủ tục xuất, nhập và kiểm kê, đánh giá hàng năm. + Có nội quy, quy chế bảo quản và sử dụng rõ ràng.
+ Khoán chi phí vật tƣ với những vật tƣ sử dụng thƣờng xuyên.
5.3.3. Bảo đảm điều kiện làm việc trong cơ quan
Để đảm bảo tốt nội dung này văn phòng cần nắm đƣợc các cách thức bố trí nơi làm việc cho cán bộ, công chức một cách khoa học và hợp lý nhất.
Phòng làm việc cho cán bộ, công chức có thể bố trí theo nhiều kiểu tuỳ từng cơ quan, có thể bố trí một đến hai ngƣời hoặc bố trí phòng làm việc cho nhiều ngƣời. Diện tích phòng làm việc phụ thuộc vào đặc đIểm, tính chất công việc của mỗi cán bộ, công chức. Khi bố trí nơi làm việc cần tính đến khả năng phát sinh bộ phận mới, trang thiết bị mới, khả năng mở rộng quy mô của cơ quan.
Các nguyên tắc sắp xếp vị trí làm việc:
- Bố trí theo dây chuyền đƣờng thẳng công đoạn nghiệp vụ, không đƣợc ngƣợc chiều hoặc chồng chéo, cản trở lẫn nhau.
- Các phòng, ban, bộ phận có quan hệ liên quan thì đƣợc bố trí gần nhau. - Trong phòng, mọi ngƣời cùng quay về một hƣớng.
- Các phòng tiếp khách, văn thƣ nên bố trí cách biệt với các bộ phận khác và có phƣơng tiện bảo vệ cần thiết.
- Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan một cách rõ ràng và cụ thể.
Dụng cụ và văn phong phẩm là nhu cầu thƣờng xuyên của cán bộ, nhân viên văn phòng. Công tác hậu cần văn phòng cần trang bị đầy đủ các trang thiết bị để giúp cho cán bộ, nhân viên tăng năng suất lao động.
5.3.4. Các loại công vụ khác của công tác hậu cần
Ngoài các công việc nêu trên, bộ phận hậu cần cần đảm nhiệm các nhiệm vụ sau:
- Phục vụ phƣơng tiện đi lại của lãnh đạo.
- Phục vụ nƣớc uống hàng ngày cho các phòng làm việc. - Phục vụ việc tiếp khách.
- Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp. - Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan.
- Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ.
Trang 37 - Bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan.
6. Thống kê
Thống kê là một trong những công cụ quản lý vĩ mô quan trọng, cung cấp các thông tin thống kê trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời trong việc đánh giá, dự báo tình hình, hoạch định chiến lƣợc, chính sách, xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và đáp ứng nhu cầu thông tin thống kê của các tổ chức, cá nhân.
Thống kê là việc thu thập và sắp xếp các số liệu bằng phƣơng pháp quan sát số lớn nhằm định lƣợng một cách khách quan, trung thực các hiện tƣợng kinh tế, xã hội trong quá trình tồn tại, vận động của chúng ở một thời điểm, một địa bàn nhất định.
Văn phòng của cơ quan tổ chức đảm nhiệm chức năng thống kê nhằm thu thập các số liệu liên quan đến các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một thời điểm nào đó, định lƣợng đƣợc các hoạt động đó, giúp tổ chức đánh giá khách quan tình hình hoạt động của mình để đƣa ra các kế hoạch phát triển phù hợp, đúng đắn, khoa học.
Để tiến hành thống kê, cần xác định các chỉ tiêu thống kê, đó là các tiêu chí mà biểu hiện bằng số của nó phản ánh quy mô, tốc độ phát triển, cơ cấu, quan hệ tỷ lệ của các hiện tƣợng, hoạt động của cơ quan, tổ chức trong điều kiện không gian và thời gian cụ thể. Xác định rõ chỉ tiêu thống kê đó là gì, phạm vi của chỉ tiêu, phƣơng pháp tính và đơn vị thống kê. Cách lập các bản số liệu cần dễ hiểu, dễ áp dụng, tính toán.
Các nhà quản trị hành chính văn phòng cần chú ý tới công tác thống kê: - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo quy định của nhà nƣớc và cơ quan.
- Tổ chức tham gia các cuộc điều tra thống kê có liên quan.
- Chỉ đạo cán bộ làm công tác thống kê thực hiện tốt các nhiệm vụ đƣợc giao.
- Lập và chỉ đạo ghi chép các loại sổ thống kê do nhà nƣớc quy định, cập nhật số liệu thƣờng xuyên để làm tài liệu cho hoạt động của cơ quan và báo cáo.
Trang 38
CHUYÊN ĐỀ 3
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC