II. QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC
c. Trình, chuyển giao văn bản đến
* Trình văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thƣ phải trình kịp thời cho ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc ngƣời đƣợc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là ngƣời có thẩm quyền) xem xét và cho ý
Trang 53
kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải đƣợc trình và chuyển giao ngay sau khi nhận đƣợc.
- Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác đƣợc giao cho các đơn vị, cá nhân, ngƣời có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
- Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
- Ý kiến phân phối văn bản đƣợc ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần đƣợc ghi vào phiếu riêng.
- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của ngƣời có thẩm quyền, văn bản đến đƣợc chuyển trở lại Văn thƣ để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trƣờng tƣơng ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
* Chuyển giao văn bản đến
- Căn cứ vào ý kiến phân phối của ngƣời có thẩm quyền, Văn thƣ chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tƣợng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thƣ đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình ngƣời đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của ngƣời đứng đầu đơn vị. Văn thƣ đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
- Khi nhận đƣợc bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thƣ phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến nhƣ số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trƣớc đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
- Căn cứ số lƣợng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dƣới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến.