1. Kỹ thuật biên tập nội dung văn bản
1.1. Yêu cầu nội dung văn bản
- Đảm bảo tính mục đích: Xác định rõ chủ đề, mục tiêu, giới hạn điều chỉnh của văn bản. Tính pháp lý của văn bản, tính cần thiết của việc ban hành văn bản, tính phục vụ chính trị, phục vụ nhân dân.
- Đảm bảo tính khoa học: Thể hiện ở sự bố cục chặt chẽ, trình bày vấn đề logic nhất quán, lƣợng thông tin đƣợc chuyển tải đầy đủ, chính xác, sử dụng đúng văn phong hành chính công vụ.
- Đảm bảo tính phổ thông: Nội dung phải phù hợp với đại đa số quần chúng (về quyền lợi, điều kiện thực hiện…). Phù hợp với trình độ ngƣời đọc, trình độ dân trí.
- Đảm bảo tính công quyền: Văn bản phải hợp pháp, phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nƣớc, đòi hỏi mọi ngƣời phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật.
- Đảm bảo tính khả thi: Phù hợp với thực tế đời sống, nhận thức của đối tƣợng; Phù hợp với điều kiện vật chất, nhân lực trong thực hiện; Đảm bảo tính đồng bộ của hệ thống văn bản.
1.2. Kết cấu nội dung văn bản
- Loại văn bản viết theo kiểu văn điều khoản: Những văn bản viết theo
kiểu văn điều khoản chỉ có một cách kết cấu nội dung: chia văn bản làm 02 phần, phần viện dẫn (đƣa ra các căn cứ) và phần nội dung (thƣờng đƣợc diễn đạt bằng các, khoản, mục…).
- Loại văn bản viết theo kiểu văn xuôi pháp luật:
+ Kết cấu chủ đề: Khi văn bản chỉ có một chủ đề thuần nhất, cách kết cấu này, mọi chi tiết luôn xoay quanh chủ đề để làm rõ nó.
+ Kết cấu dàn bài: Chia nội dung thành nhiều phần, mỗi phần lại đƣợc chia thành nhiều phần nhỏ hơn…và mỗi phần đều có tên gọi riêng để dễ nhận biết, dễ nhớ.
Trang 39
+ Kết cấu dàn bài - chủ đề (hay còn gọi là kết cấu ý tứ, lôgic): Đây là kiểu kết cấu kết hợp 02 kiểu trên, chia nội dung văn bản ra thành nhiều phần và mỗi phần có một nội dung thuần nhất.
1.3. Phương pháp trình bày nội dung văn bản
- Luận chứng về nội dung: Một văn bản thƣờng phải kết hợp một cách
khéo léo cả hai loại luận chứng sau:
+ Luận chứng bằng lý lẽ: Dùng lý lẽ để tác động vào tình cảm ngƣời đọc, làm cho họ hiểu.
+ Luận chứng bằng số liệu, sự kiện, sự việc: Dùng số liệu, sự kiện, sự việc tác động vào ý chí ngƣời đọc, làm cho họ tin.
- Các phương pháp diễn đạt nội dung: Phƣơng pháp diễn dịch và phƣơng
pháp quy nạp. Trong một văn bản có thể sử dụng thuần túy một phƣơng pháp diễn đạt hoặc có thể kết hợp cả hai phƣơng pháp.
2. Kỹ thuật biên tập hình thức văn bản
- Kỹ thuật trình bày:
+ Văn bản hành chính đƣợc trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hƣớng bản in theo chiều dài). Trƣờng hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhƣng không đƣợc làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đƣợc trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hƣớng bản in theo chiều rộng).
+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dƣới: cách mép dƣới từ 20 - 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
+ Phông chữ trình bày văn bản: Sử dụng kiểu chữ “Times New Roman” của bảng mã Unicode, TCVN 6909:2001.
+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Theo hƣớng dẫn tại Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ; Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
- Kỹ thuật sử dụng từ ngữ:
Khi soạn thảo văn bản quản lý nhà nƣớc phải sử dụng đúng văn phong hành chính - công vụ, đảm bảo tính chính xác, rõ ràng; phổ thông, đại chúng;
Trang 40
khách quan, phi cá tính; trang trọng, lịch sự và quy phạm và khuôn mẫu, thể hiện trong cách lựa chọn sử dụng từ ngữ, viết câu.
+ Sử dụng nhóm từ ngữ hành chính: Nhóm từ luật học, khoa học; nhóm từ mang đặc thù phong cách hành chính.
+ Nhóm từ ngữ thƣờng dùng: Từ đơn nghĩa, trung tính, khách quan, phổ thông, dễ hiểu, trang trọng, lịch thiệp, nhã nhặn.
- Kỹ thuật sử dụng câu:
+ Văn phong hành chính - công vụ ƣu tiên sử dụng câu đơn, ít sử dụng câu ghép (nếu dùng câu ghép phải chú ý đến sự cân đối giữa các vế để câu không sai ngữ pháp).
+ Sử dụng nhiều câu tƣờng thuật (câu kể) và câu mệnh lệnh, không sử dụng câu cảm thán, câu hỏi và câu lửng (câu có dấu chấm lửng vân vân ở cuối).
+ Khi dùng câu phủ định hoặc câu khẳng định cần cân nhắc sao cho phù hợp.
+ Khi dùng câu chủ động hay câu bị động cần chú ý để thành phần cần nhấn mạnh giữ vai trò chủ ngữ trong câu.
- Kỹ thuật sử dụng đoạn văn:
+ Mỗi đoạn văn trong văn bản là một ý nên cần chia nội dung văn bản thành nhiều ý nhỏ để có đoạn ngắn, dễ đọc, dễ hiểu, dễ nhớ.
+ Chú ý sử dụng các liên từ, liên ngữ (quan hệ từ…) ở đầu đoạn để diễn đạt mối quan hệ giữa các đoạn văn, tạo cảm giác liên tục trong một văn bản.
+ Trong một đoạn văn cần sắp xếp các câu theo một lôgíc cụ thể để tạo sự chặt chẽ, làm cho ngƣời đọc dễ hiểu.
- Kỹ thuật sử dụng các yếu tố phụ trợ:
+ Khi chia văn bản thành các phần, cần đặt tên để ngƣời đọc dễ nhớ.
+ Có thể sử dụng đồ thị, sơ đồ, bảng, biểu… để diễn đạt một khối thông tin nào đấy để ngƣời học dễ nhận biết.
+ Khi sử dụng các thuật ngữ chuyên môn hay tiếng nƣớc ngoài thì cần có sự giải thích rõ ràng để tránh nhầm lẫn về ngữ nghĩa.
3. Các yếu tố thể thức văn bản hành chính bắt buộc và kỹ thuật trình bày bày
Thể thức văn bản quản lý nhà nƣớc là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản do nhà nƣớc quy định. Bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trƣờng hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Trang 41
3.1.Quốc hiệu
Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quốc hiệu cho biết tên nƣớc, chế độ chính trị, có giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM” đƣợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng,
đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” đƣợc trình bày bằng chữ in thƣờng, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đƣợc đặt canh giữa dƣới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ đƣợc viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dƣới có đƣờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline).
Hai dòng chữ trên đƣợc trình bày cách nhau dòng đơn.
3.2.Tên cơ quan ban hành văn bản
Là yếu tố cho biết tên cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nƣớc, giúp cho việc giao dịch trao đổi xung quanh những vấn đề văn bản đặt ra đƣợc thuận tiện.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải đƣợc ghi đầy đủ hoặc đƣợc viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tƣ cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng nhƣ Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN).
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp đƣợc trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ nhƣ cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ nhƣ cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đƣợc đặt canh giữa dƣới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dƣới có đƣờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trƣờng
Trang 42
hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
Các dòng chữ trên đƣợc trình bày cách nhau dòng đơn.
3.3.Số và ký hiệu văn bản
- Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản đƣợc dễ dàng. Trƣờng hợp các Hội đồng, Ban tƣ vấn của cơ quan đƣợc sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban đƣợc ghi là cơ quan ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban.
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thƣ của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản đƣợc ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nƣớc và Thủ tƣớng Chính phủ) ban hành văn bản. Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nƣớc ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).
- Từ “số” đƣợc trình bày bằng chữ in thƣờng, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm (:), giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-).