II. QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC
2. Công tác văn thƣ
2.1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thƣ
2.1.1. Khái niệm
Công tác văn thƣ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc trong các cơ quan, tổ chức.
Khoản 2 - Điều 1 - Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ quy định nội dung công tác văn thƣ:
"Công tác văn thƣ bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ".
Trang 49
Công tác văn thƣ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan, là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý, là tiền đề của công tác lƣu trữ.
- Công tác văn thƣ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
- Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan đƣợc nhanh chóng và chính xác, đúng đƣờng lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ, chống lại bệnh quan liêu, giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính.
- Bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Công tác văn thƣ có nề nếp đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lƣu trữ.
2.2. Nội dung của công tác văn thƣ
Theo nghĩa rộng, mọi cán bộ, công chức, viên chức khi thực thi công việc
có liên quan đến giấy tờ đều thực hiện nghiệp vụ của công tác văn thƣ. Theo đó nội dung công tác văn thƣ đƣợc quy định tại Khoản 2 - Điều 1 - NĐ 110/2004/NĐ - CP bao gồm các nhóm công việc chủ yếu sau:
* Xây dựng và ban hành văn bản
- Soạn thảo văn bản; - Duyệt văn bản;
- Đánh máy, nhân bản; - Ký, ban hành văn bản.
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan
- Tổ chức và giải quyết văn bản đến; - Tổ chức chuyển giao văn bản đi;
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ; - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật;
- Tổ chức công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
* Quản lý và sử dụng con dấu
- Đóng dấu văn bản;
- Quản lý và bảo quản con dấu.
Theo nghĩa hẹp, công tác văn thƣ là công tác tổ chức giải quyết và quản lý
Trang 50
trách, thực hiện công tác đăng ký văn bản và một số việc của nội dung công tác văn thƣ nói trên, cụ thể gồm những nhiệm vụ chính sau:
- Tiếp nhận, đăng ký, trình ký, chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân;
- Giúp Chánh Văn phòng, Trƣởng phòng Hành chính hoặc ngƣời đƣợc giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
- Tiếp nhận các văn bản, kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, trình ngƣời có thẩm quyền xem xét, duyệt ký ban hành;
- Ghi số và ngày tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật cho văn bản;
- Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lƣu;
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng cho cán bộ công chức;
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.
2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến
2.3.1. Khái niệm văn bản đến, nguyên tắc giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản đƣợc chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thƣ gửi đến cơ quan, tổ chức.
Việc quản lý văn bản đến trong cơ quan nhà nƣớc phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Tất cả văn bản đến của cơ quan phải đƣợc quản lý tập trung tại văn thƣ cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những văn bản đƣợc đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không đƣợc đăng ký tại Văn thƣ, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
- Văn bản đến phải đƣợc đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: „„Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thƣợng khẩn” và “Khẩn” phải đƣợc đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận đƣợc.
- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nƣớc (sau đây gọi tắt là văn bản mật) đƣợc đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nƣớc.
Trang 51