II. QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƢỚC
b. Quy trình lập hồ sơ công việc
- Bước 1: Mở hồ sơ
Các đơn vị trong cơ quan, tổ chức, căn cứ vào nhiệm vụ của đơn vị mình và công việc đƣợc giao, ghi tiêu đề hồ sơ (tên công việc) từ DMHS vào bìa hồ sơ.
Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa. Bên ngoài bìa ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ ghi ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, phản ánh khái quát nội dung sự việc của hồ sơ.
- Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
Khi hồ sơ đƣợc mở, bắt đầu từ văn bản nguồn, có những tài liệu giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ. Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu, không đƣợc để lẫn lộn cả những tƣ liệu và các giấy tờ khác không liên quan.
Trang 62
Tùy theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp (Theo tên loại văn bản; Thứ tự thời gian; Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn; Theo tác giả kết hợp với thời gian; Theo vấn đề kết hợp với thời gian; Theo vần chữ cái của tên ngƣời hoặc địa phƣơng; Theo thứ tự của số văn bản...). Tuỳ theo từng loại hồ sơ có thể vận dụng cách nào cho thích hợp hoặc phối hợp các cách với nhau. Trong thực tế sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo trình tự mà tài liệu xuất hiện, đúng theo quá trình diễn biến công việc.
- Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc kết thúc, công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra. Lƣu ý:
+ Nếu thiếu tài liệu thì phải bổ sung;
+ Loại những tài tƣ liệu, giấy tờ, tài liệu trùng thừa; + Sắp xếp lại tài liệu, văn kiện trong hồ sơ;
+ Đánh số tờ cố định thứ tự tài liệu trong hồ sơ;
+ Ghi mục mục văn kiện trong hồ sơ và tờ kết thúc hồ sơ; + Viết bìa hồ sơ.
TÀI LIỆU THAM KHẢO CHUYÊN ĐỀ 3
1. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008.
2. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND 2004.
3. Nghị định số 24/2009/NĐ-CP ngày 05/3/2009 quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành VBQPPL 2008.
4. Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành VBQPPL của HĐND, UBND.
5. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định về công tác văn thƣ.
6. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ.
7. Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12/4/2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản QPPL.
Trang 63
8. Thông tƣ số 20/2010/TT-BTP ngày 30/11/2010 của Bộ Tƣ pháp Quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 40/2010/NĐ-CP ngày 12/4/2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản QPPL.
9. Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT - BNV - VPCP ngày 06/5/2006 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
10. Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
11. Thông thƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
Trang 64
CHUYÊN ĐỀ 4
MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG VỤ, CÔNG CHỨC Ở VIỆT NAM