Hoạt động giao nhận đường biển của CÔNG TY TNHH TM DV GNHH F.D.I (FAST DELIVERY INTERNATIONAL)

Chính vì vậy mà trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, sự giao thương giữa Việt Nam với các nước ngày càng phát triển mạnh dẫn đến nhu cầu về dịch

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

a Chức năng và nhiệm vụ: 2

b Chi tiết về vai trò kinh doanh của công ty: 3

Thay mặt cho nhà xuất khẩu: 3

Thay mặt cho người nhận hàng: 4

Giám sát sự vận động của hàng hoá 4

3.Bộ máy tổ chức và nhân sự: 5

a Sơ đồ bộ máy tổ chức: 5

b Nhiệm vụ – chức năng của từng bộ phận : 5

3.1.1 Với hàng xuất nguyên cont (FCL) 27

3.1.2 Với hàng xuất LCL 28

a Nội dung chính của tờ khai để khai báo hải quan 35

b Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng từ Malaysia về Việt Nam 36

V KẾT LUẬN 39

VI TÀI LIỆU THAM KHẢO 39

I LỜI MỞ ĐẦU

Vận chuyển hàng hoá quốc tế là một bộ phận cấu thành quan trọng của buôn bán quốc tế là một khâu không thể thiếu được trong quá trình lưu thông nhằm đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Chính vì vậy mà trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, sự giao thương giữa Việt Nam với các nước ngày càng phát triển mạnh dẫn đến nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng không ngừng phát triển Đồng thời, dịch vụ giao nhận vận tải ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọng của mình trong quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế ngoại thương Trên thực tế cho thấy bản thân các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu không thể thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đưa hàng hóa của mình ra nước ngoài và ngược lại do sự hạn chế trong chuyên môn và nghề nghiệp Chính vì vậy việc ra đời của các Công ty dịch

vụ giao nhận vận tải đang là nhu cầu cần thiết

II GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TM & DV GNHH F.D.I (Fast Delivery International)

1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH TM & DV GNHH F.D.I (Fast Delivery International):

Công ty TNHH TM & DV GNHH F.D.I được thành lập trong năm 2003 vớimục đích duy nhất là trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tảihàng hóa tại Việt Nam.Luôn luôn đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đối tác bằngdịch vụ giao nhận vận tải chuyên nghiệp là ưu tiên hàng đầu của công ty vớiphương châm " Khách hàng luôn luôn đúng " Bên cạnh đó, với hệ thống các vănphòng trải rộng khắp đất nước với dịch vụ chính là đường biển, đường hàng không( Tp.Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng và Lạng Sơn), công ty cam kếtđem đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng ở khắp

mọi miền đất nước

FDI hiện có khoảng 150 nhân viên chính thức Từ năm 2003, công ty đãđược cấp phép hoặt động như một đại lý môi giới hải quan Công ty có thể phục vụquý khách dịch vụ khai thuê hải quan với tất cả loại hình hải quan hiện có FDI còn

là thành viên của các hiệp hội IATA, FIATA và là thành viên tích cực của VLA hiệp hội kho vận Việt Nam

-Đối tác chính của công ty: Công ty KERRY có trụ sở tại Hongkong

Khách hàng của công ty gồm có: Công ty Mitsubishi Electric, Công ty TNHHSimone Tiền Giang, Công ty Nidec Việt Nam, Công ty xe tải Trường Hải, Công tyQingdao Boteng Jinyuan Trading Co.,Ltđ, Công ty TNHH J-SPIRAL STEELPIPE, CTy TNHH XNK Hoàng Lâm…

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

a Chức năng và nhiệm vụ:

Với vai trò là một công ty giao nhận quốc tế, công ty FDI thực hiện các dịch

vụ cho khách hàng của mình Công ty đứng ra với tư cách là đại diện cho nhà

xuất khẩu, hay nhà nhập khẩu hoàn tất quá trình vận chuyển hàng hoá từ ngườimua đến tận tay người bán ở nơi nhập khẩu cuối cùng Các dịch vụ mà công tythực hiện bao gồm:

 Mô hình vận tải đa phương thức, phục vụ từ nơi người sản xuất đếntay người nhập khẩu tại nơi đến cuối cùng

 Hoàn tất mọi dịch vụ vận tải như : thuê tàu chuyến, lưu cước tàuchợ, thuê các phương tiện vận tải khác, mua bảo hiểm cho hàng hóaxuất nhập khẩu, bảo quản hàng, đóng gói, gom hàng, giao hàng đếntận nơi sản xuất hay địa điểm tiêu thụ,

 Nhận ủy thác xuất nhập khẩu và giao nhận vận tải trong và ngoàinước bằng các hình thức phương tiện vận tải khác nhau với nhiềuchủng loại: hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hội chợ, hàng triển lãm,hàng quá cảnh, hàng công trình, hàng tư nhân đóng trong container,hàng rời,

liên quan đến dịch vụ giao nhận vận tải, bảo hiểm, nhận ủy thác xuấtkhẩu, thu gom hàng,…

b Chi tiết về vai trò kinh doanh của công ty:

 Thay mặt cho nhà xuất khẩu:

chuyên chở để bảo lưu cước và đảm bảo độ an toàn cho hàng hóa

 Xác định trọng lượng, thể tích hàng hóa.

hay mua bảo hiểm cho hàng hóa khi khách hàng có yêu cầu

các chứng từ , giao hàng cho người chuyên chở

lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ,

chở và đại lí của mình ở nước ngoài

có

 Thay mặt cho người nhận hàng:

 Giám sát sự vận động của hàng hoá

 Nhận và kiểm tra toàn bộ các chứng từ cần thiết liên quan đến sự vậnđộng của hàng hoá

 Nhận hàng từ người chuyên chở và trả cước chuyên chở nếu có yêucầu

 Làm thủ tục Hải quan nhập khẩu cho lô hàng, đóng thuế và các khoảnchi phí khác theo qui định của Hải quan và nhà cầm quyền tại nướcnhập khẩu

 Sắp xếp và theo dõi việc lưu kho hàng hoá

 Giao hàng hoá nhập khẩu đã hoàn thành mọi thủ tục đến tay ngườinhận hàng

 Hỗ trợ người nhận hàng (nếu cần) trong việc lưu kho hàng và phânphối hàng hoá

Board of Director

Organization

Department

Forwarding Department

Accounting

Department

Sales Department

3 Bộ máy tổ chức và nhân sự:

a Sơ đồ bộ máy tổ chức:

Công ty hoạt động theo mô hình kết hợp trực tuyến – chức năng Mô hình tổchứ nhân sự này giúp công ty thuận lợi trong việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng

và thích hợp với những lĩnh vực từng cá nhân đã được đào tạo

 Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty gồm :

Ban Giám Đốc và các Phòng ban

(Nguồn: Phòng Tổ Chức Hành Chính)

b Nhiệm vụ – chức năng của từng bộ phận :

Ban Giám Đốc – Board of Director:

- Giám đốc: là người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động giao nhận

của công ty Bên cạnh đó Giám đốc còn định hướng phát triển, hoạch định

chiến lược và là người chịu toàn bộ trách nhiệm về công ty trước Pháp luật và

ra các quyết định : phân công , bổ nhiệm cấp dưới, khen thưởng, kỷ luật cácnhân viên trong công ty

- Phó Giám đốc: là người thừa lệnh Giám đốc trực tiếp điều hành các hoạt

động của công ty theo đúng chức năng nhiệm vụ và các mục tiêu chiến lược màGiám đốc đã đề ra Dưới Phó Giám đốc là các phòng ban, trưởng các phòng ban

sẽ báo cáo trực tiếp cho Phó Giám Đốc về hoạt động của phòng ban mình

P.Tài Chính Kế Toán – Accounting Department:

- Phòng tài chính kế toán đặt dưới sự chỉ đạo của Ban Giám Đốc ; quản lýviệc thu chi, cân đối tài chính; lập các Báo cáo Tài Chính, hướng dẫn thực hiệnchế độ tài chính chuyên ngành của Nhà nước ; giải quyết các vấn đề tài chínhphát sinh ; tính toán và phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời toàn bộ tài sản

và kết quả hoạt động giao nhận của công ty

o Chia làm 2 bộ phận:

+ Kế toán tài chính:

vốn và kinh doanh dịch vụ, mối quan hệ trong nội bộ công ty và giữacác công ty với các đơn vị trong ngoài nước

ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phái sinh, và báo cáo lên choban Giám đốc theo từng tháng, quý, năm

• Thanh toán các phát sinh trong quá trình họat động kinh doanh củacông ty đồng thời lên kế họach tài vụ trên cơ sở lưu chuyển hàng hóacủa phòng kinh doanh XNK.

tham mưu cho ban giám đốc để sử dụng nguồn vốn kinh doanh saocho có hiệu qủa nhất

+ Kế toán công nợ: theo dõi công nợ khách hàng trong nước, công nợ chi

phí tạm ứng chi phí làm hàng, theo dõi tình hình thực hiện tín dụng vớikhách hàng

P.Kinh doanh –Sales Department:

o Đây là bộ phận quan trọng trong việc thực hiện hoạt động kinh doanh củacông ty ; bộ phận kinh doanh sẽ tổ chức công tác tiếp thị và bán các sản phẩmdịch vụ của công ty cho khách hàng, tìm hiểu thị trường, sự biến động của tìnhhình thực tế bên ngoài thị trường, dự báo những xu thế của thị trường dựa vào

đó công ty đưa ra những quyết định kịp thời để ứng phó theo chiều hướng tạothuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty, cập nhật giá cước vận chuyển,đàm phán và ký kết Hợp đồng, theo dõi việc thực hiện lô hàng

P Giao nhận –Forwarding Department :

o Tổ chứng từ : liên hệ với khách hàng để biết thêm chi tiết hàng hóa, đặt chỗvới hãng tàu, chuẩn bị mọi chứng từ liên quan đến hàng hoá, quản lý và lưu trữ

hồ sơ

o Tổ hiện trường : làm thủ tục hải quan, nhận hàng và kiểm hàng

o Nhận xét về cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự tại Công ty:

o Trên lý thuyết thì số lượng nhân viên hiện tại ở mỗi phòng ban là đủ để thựchiện công việc trong thời điểm lượng hàng ở mức bình thường, nhưng trên thực

tế, khi vào mùa cao điểm với lượng hàng tăng lên gần gấp hai, gấp ba bình

thường thì hầu như mọi nhân viên đều phải tăng ca và làm việc quá sức Hậuquả là trong mùa cao điểm, các nhân viên bị vắt kiệt sức lực dẫn đến làm việckhông hiệu quả, chất lượng dịch vụ giảm sút, thường bị khách hàng phàn nànhơn… Thêm vào đó, trong vài tháng gần đây, tình hình nhân sự của Công ty cónhiều xáo trộn như: số lượng nhân viên bị cho thôi việc do không đáp ứng đượcnhu cầu cũng như số lượng nhân viên tự ý bỏ việc khá nhiều, làm cho tình hìnhnhân sự tại công ty có khả năng thiếu hụt nghiêm trọng trong mùa cao điểm sắptới.

o Do đặc trưng công việc nên việc quản lí chất lượng công việc của từng nhânviên cũng không quá phức tạp, cụ thể là Công ty giao nhiệm vụ cho từng nhânviên và họ phải chủ động hoàn thành công việc mà ít chịu sự giám sát của cấptrên Với cách quản lí này, nhân viên được tự do sắp xếp công việc và khuyếnkhích sáng tạo để tăng hiệu quả công việc, người quản lí cũng không mất nhiềuthời gian cho việc giám sát nhận viên Hàng quí và hàng năm, nhân viên sẽđược đánh giá qua mức độ hoàn thành công việc và chất lượng công việc mình

đã làm

o Công ty có chế độ luân chuyển và thăng chức theo thời gian nửa năm hoặcmột năm để khuyến khích nhân viên trao đổi kinh nghiệm và công việc chonhau với mục đích là khi có trường hợp nghỉ việc đột xuất hoặc dài hạn thì cácnhân viên khác có thể làm thay công việc đó một cách hiệu quả

III DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY TNHH TM & DV GNHH F.D.I (Fast

Delivery International):

1 Hoạt động kinh doanh của công ty

- Vận chuyển đường hàng không: FDI là đại lý bán hàng của hầu hết các hãng Hàng không hoặc động tại Việt Nam

- Công ty cung cấp dịch vụ khai báo hàng hóa nguy hiểm, hàng có chứa pin,

đóng gói vận chuyển hàng nguy hiểm, hàng có chứa pin bằng đường hàng không ( ngoại trừ một số loại pin bị cấm vận chuyển bằng đường hàng không).

- Vận chuyển đường biển : Dịch vụ FCL / LCL , tàu rời, dịch vụ RO/RO đến và đi

từ tất cả các nơi trên thế giới

- Dịch vụ giao hàng tận nơi cho tất cả các loại hàng hóa

- Dịch vụ đóng gói và vận chuyển hàng gia dụng, hàng cá nhân

- Vận chuyển hàng đặc biệt: hàng dễ hư hỏng, hàng nguy hiểm, hàng giá tri

- Giao nhận đúng thời gian cho hàng nội chợ, triển lãm và lưu kho thùng rỗng

- Dịch vụ xử lý hàng hóa tại sân bay 24/7

- Dịch vụ hậu cần theo yêu cầu của khách hàng

- Dịch vụ giao nhận hàng hoá Đa phương thức

- Dịch vụ khai quan và Logistics

- Dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế bằng đường bộ, đường sắt giữa các quốc gianhư Trung Quốc, Việt Nam, Lào, Campuchia và Thái Lan

- Dịch vụ giao nhận hàng hoá triển lãm, hàng dự án, hàng quá cảnh

- Dịch vụ tổng đại lý kinh doanh vận chuyển hàng không

- Đại diện thương mại

- Cung cấp Các dịch vụ giao nhận hàng hoá trong nước như: vận chuyển hàng hoá đường bộ, đường sắt, kho vận

 Lợi thế của công ty FDI là dịch vụ vận tải đường biển do có thể vận chuyển khối lượng hàng hoá lớn và hầu hết các khách hàng lớn của Công ty đều lựa chọn dịch vụ này

2 Sản phẩm dịch vụ của công ty

 Dịch vụ vận tải đường biển:

Vận chuyển hàng hải là một phần quan trọng của thương mại toàn cầu Mốiquan hệ toàn cầu cần có nhiều tiêu chuẩn toàn cầu Công ty hiện đang tiếp tục

mở rộng mạng lưới Đại lý đường biển toàn thế giới để cung cấp những giảipháp tốt nhất cho khách hàng

- Dịch vụ trọn gói hàng nguyên container và hàng lẻ

- Dịch vụ thu gom và phân phát hàng lẻ

Dựa trên mối quan hệ ký kết lâu dài với người chuyên chở chính, công ty đãđạt được một hệ thống “mua” toàn cầu nhằm đem tới những mức phí cạnhtranh trên lộ trình mua bán và thông thương giữa các doanh nghiệp

- Ngoài ra, mạng lưới các đại lý của công ty cũng đóng một vai trò quantrọng trong việc đưa ra các dịch vụ vận chuyển có tính chuyên nghiệp từnơi xuất phát tới mọi điểm đến trên thế giới và ngược lại

- FDI là đối tác và là đại lý của nhiều hãng tàu nổi tiếng, chuyên cung cấpdịch vụ vận chuyển hàng nguyên container (FCL) và lẻ (LCL) đến tất cảnhững cảng biển trên khắp thế giới Công ty cung cấp cho khách hàngnhững dịch vụ tốt nhất như sau:

o Dịch vụ Logistics

o Dịch vụ tàu chuyến theo thời hạn

o Dịch vụ FCL/ LCL thông thường xuất/ nhập đến tất cả các cảngchính

o Dịch vụ FCL/ LCL: hàng thường, tách bill và hàng chỉ định xuất/nhập đến tất cả các cảng chính

o Dich vụ giao nhận hàng tân nơi (door to door)

o Vận chuyển đa phương tiện (đường biển – đường hàng không –đường bộ)

o Đại lý bảo hiểm hàng hóa

 Danh sách hãng tàu:

1 American President Lines

2 Cosco American

3 CSAV

4 Evergreen Vietnam Corp

5 Wan Hai Lines

- Công ty có đội ngũ nhân viên vô cùng chuyên nghiệp có thể tư vấn và cungcấp cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất cho mọi chủng loại hàng hóa,như:

• Hàng tươi sống

- FDI có cách xử lý đặc biêt đối với loại hàng tươi sống như thịt tươi, hải sản,trái cây và rau quả, hoa tươi và dược liệu…nhằm đáp ứng nhu cầu của cácnhà sản xuất Viêt Nam muốn xuất khẩu hàng hóa sang những thị trường lớnnhư Nhật Bản, Đài Loan, Hong Kong FDI cũng trang bị kho lạnh dành cho

hàng đông lạnh và giữ mát để đảm bảo cho hàng tươi sống luôn giữ ở tìnhtrạng tối ưu.

• Hàng nguy hiểm

- Hàng hóa nguy hiểm bao gồm hóa chất, khí nén, chất lỏng dễ cháy và độchại có thể được vận chuyển trong điều kiện đặc biệt về khâu đóng gói vàdán nhãn dựa theo quy định của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế(IATA)

• Hàng giá trị và hàng dễ hư hỏng

hay thiết bị y khoa được xử lý với tất cả sự cẩn thận Những lô hàng giá trịcao như vàng thỏi, kim loại quý hay những kiệt tác nghệ thuật được giữtrong những khu vực đặc biệt được đảm bảo an ninh tối đa

 Dịch vụ thông quan

hàng đường hàng không, đường biển và nội địa từ đầu đến cuối

quan quá cảnh

 Dịch vụ chuỗi cung ứng

mang đến dịch vụ kho bãi ở một tầm vóc mới bằng cách quản lý toàn bộ quy trình dịch vụ công ty có trong tay những nhân viên lành nghề, cùng

với hệ thống và mạng lưới vận chuyển để thực hiện công việc chuỗi cung ứng rộng khắp thế giới.

Công ty cung cấp dịch vụ quản lý kho bãi với những giá trị cộng thêm và cung cấp cho khách hàng những giải pháp cho những dịch vụ kho bãi đa dạng

 Dịch vụ vân chuyển hàng hoá

o Tuyến đường liên lục địa

Những dịch vụ đa dạng của FDI ngày càng cải tiến hơn để đáp ứng nhu cầungày càng cao của khách hàng như dịch vụ thông quan và vận chuyển hàng hóaqua biên giới đường bộ/ đường sắt giữa các nước Trung Quốc, Việt Nam, Lào vàThái Lan Hàng hoá bắt đẩu từ Trung Quốc (khu vực gần Việt Nam), xe tải đượcsắp xếp từ Lạng Sơn, tại biên giới Việt Nam và Trung Quốc, tiếp đến FDI LạngSơn sẽ tiếp tục công việc khai quan, chuyển-dỡ hàng và chuyển hàng vào ViệtNam cũng như đưa hàng hoá tới Lào rồi Thái Lan và ngược lại

o Giao nhận Hàng hoá cho dự án

Công ty có bộ phận chuyên thực hiện dịch vụ hàng hóa cho dự án Bộ phậnnày sẽ cung cấp những dịch vụ vận chuyển đặc biệt cho những lô hàng nặng hoặccác loại thiết bị có kích thước quá lớn như các máy móc cho công trình xây dựng,nhà máy năng lượng, hóa chất, hóa dầu, thiết bị để đào hầm mỏ, các loại đườngống, dụng cụ cho xây dựng hạ tầng và các lĩnh vực khác

o Giao nhận hàng hóa cho triển lãm & hội chợ

FDI là công ty giao nhận hàng hóa chính thức của rất nhiều chương trìnhtriển lãm & hội chợ cũng như các sự kiện thương mại Công ty có nhiểu kinhnghiệm và đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực vận chuyển hàng triển lãm.Công ty cung ứng tất cả dịch vụ từ nhà máy của khách hàng đến nơi triển

lãm ở nước ngoài và từ nước ngoài về Việt Nam Tất cả mọi thứ đều đượcchúng tôi xử lý kỹ càng Khách hàng chỉ cần gửi thông tin thông qua emailhoặc gọi điện thoại, công ty sẽ chuẩn bị tất cả những thủ tục giấy tờ cần thiếtcho việc xuất nhập hàng hóa cùng với việc giao hàng đúng hạn.

o Kho bãi:

- FDI cung cấp cho khách hàng hệ thống nhà kho, bãi chất lượng cao ở Tp

Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng, Hải Dương, Đà Nẵng, Bình Dương vớicác thiết bị và các phương tiện vận tải hiện đại bậc nhất

- Công ty có các loại:

- Kho Ngoại Quan

- Kho Hàng Thông Thường

- Kho hàng lẻ

IV QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV GNHH F.D.I (Fast Delivery International):

1. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của công ty TM & DV GNHH F.D.I (Fast Delivery International):

 Các bước thực hiện quy trình:

 Ðối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng:

Ðây là hàng hoá xuất khẩu do chủ hàng vận chuyển từ các nơi trong nước đểxuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng

Từ kho riêng, chủ hàng có thể giao trực tiếp cho tầu Các bước giao nhận cũngdiễn ra như đối với hàng qua cảng

- Ðưa hàng đến cảng: do các chủ hàng tiến hành

- Làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tầu

o Chủ hàng phải đăng ký với cảng về máng, địa điểm, cầu tầu xếp dỡ

o Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch

o Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tầu+ Liên hệ với thuyền trưởng đểlấy sơ đồ xếp hang

o Tiến hành xếp hàng lên tầu do công nhân của cảng làm, nhân viêngiao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra,trong đó phải xếp hàng lên tầu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện)

o Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tầu(là cơ sở để cấp vận đơn) Biên lai phải sạch

o Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng

o Tính toán thưởng phạt xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có)

 Đối với hàng lưu kho, lưu bãi tại cảng:

Ðối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng ngoại thương(hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng XK cho cảng, sau đó cảng tiến hànhgiao hàng cho tầu

* Giao hàng xuất khẩu cho cảng bao gồm các công việc:

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảoquản hàng hoá với cảng

- Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng các giấy tờ:

- Danh mục hàng hoá xuất khẩu (cargo list)

- Thông báo xếp hàng của hãng tầu cấp ( shipping order) nếu cần

- Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note)

 Giao hàng vào kho, bãi cảng

* Cảng giao hàng cho tàu:

- Trước khi giao hàng cho tầu, chủ hàng phải:

o Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, kiểmnghiệm (nếu có )

o Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tầu đến (ETA), chấp nhận NOR

o Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng- Tổ chức xếp và giao hàng cho tầu:

o Trước khi xếp, phải tổ chức vận chuyên hàng từ kho ra cảng, lấy lệnhxếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người

áp tải nếu cần

o Tiến hành bốc và giao hàng cho tầu Việc xếp hàng lên tầu do côngnhân cảng làm Hàng sẽ được giao cho tầu dưới sự giám sát của đạidiện hải quan

- Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượnghàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếpxong một tầu, ghi vào Final Report Phía tầu cũng có nhân viên kiểm đếm vàghi kết quả vào Tally Sheet

Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện

o Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tầu, cảng phải lấy biên lai thuyềnphó (Mate’s Receipt) để trên cơ sở đó lập vận đơn (B/L)

- Lập bộ chứng từ thanh toán:

- Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặclấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ, xuất trình cho ngânhàng để thanh toán tiềnhàng.

- Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp một cáchmáy móc với L/C và phải phù hợp với nhau và phải xuất trình trong thời hạnhiệu lực của L/C

- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá(nếu cần)

- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển,bảo quản, lưu kho

- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có

 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container:

* Nếu gửi hàng nguyên (FCL – Full container load):

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào booking note và đưacho đại diện hãng tầu để xin ký cùng với bản danh mục xuất khẩu (cargolist)

- Sau khi đăng ký booking note, hãng tầu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủhàng mượn

- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điềm đóng hàng của mình

- Mời đại diện hải qian, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám đinh (nếu có) đến kiểmtra và giám sát việc đóng hàng vào container Sau khi đóng xong, nhân viênhải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container.

- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tầu tại CY quy định, trước khihết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tầu (thường là 8 tiếngtrước khi tầu bắt đầu xếp hàng) và lấy biên lai nhận container để chở MR

- Sau khi container đã xếp lên tầu thì mang MR để đổi lấy vận đơn

* Nếu gửi hàng lẻ (Less than container load):

- Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tầu, cung cấpcho họ những thông tin cần thiết về hàng XK

- Sau khi booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tầu

về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho ngườichuyên chở hoặc đại lý taị CFS hoặc ICD quy định

- Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đónghàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hảiquan niên phong kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốccontainer lên tầu và yêu cầu cấp vận đơn

- Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ

- Người chuyên chở xếp container lên tầu và vận chuyển đến nơi đến

2. Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công tyTM & DV GNHH F.D.I (Fast Delivery International):

 Các bước thực hiện quy trình:

 Ðối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng:

Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác đứng ragiao nhận trực tiếp với tầu

- Ðể có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tầu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàngphải trao cho cảng một số chứng từ

o Bản lược khai hàng hoá (2 bản)

o Sơ đồ xếp hàng (2 bản)

o Chi tiết hầm hàng (2 bản)

o Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có)

- Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tầu

- Trực tiếp nhận hàng từ tầu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhậnhàng như:

o Biên bản giám định hầm tầu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệmcho tầu về những tổn thất xảy sau này

o Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt

o Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất không rõ rệt

o Bản kết toán nhận hàng với tầu (ROROC)