NGHIÊN CỨU HOẠT ĐỘNG LOGISTICS & GIAO NHẬN QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFCO

Với tổ chức, hệ thống quản trị theo mô hình công ty cổ phần, Công ty đã phát huy được sức mạnh tổng hợp của nguồn lực nhân sự, vốn đầu tư, cơ sở vật chất, phương tiện, tạo nên sự đổi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM

LỜI MỞ ĐẦU 2 NỘI DUNG 3

LỜI MỞ ĐẦU

Vận tải giao nhận là yếu tố không thể tách rời với buôn bán quốc tế Kinh doanh ngày càng phong phú với nhiều thành phần, nhiều dịch vụ được cung cấp, đáp ứng nhu cầu đặt ra trong vận chuyển của xã hội , đặc biệt là hàng hóa xuất nhập khẩu Song thực tế cho thấy hoạt động giao nhận vận tải ở Việt Nam còn nhiều bất cập mà nổi trội hơn cả chính là chất lượng của hoạt động Phát triển đa dạng, phong phú dịch vụ cung cấp nhưng hiệu quả không cao do nguyên nhân chủ yếu chính là phương thức kinh doanh chưa thích hợp dẫn đến chưa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Vì vậy, thực tiễn đòi hỏi cần có phương thức kinh doanh mới tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, tiết kiệm chi phí Dịch vụ vận tải giao nhận rất đa dạng và Logistics chính là phương thức kinh doanh tiên tiến cần được nghiên cứu để áp dụng và phát triển trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận ở Việt Nam.

Công ty cổ phần Vinafco là một trong những công ty đi đầu trong ngành vận dịch vụ vận tải giao nhận ở Việt Nam những năm qua Có thể nói đây là một trong những công ty có chất lượng dịch vụ tốt nhất tuy nhiên vẫn còn những hạn chế cần khắc phục.

Xuất phát từ yêu cầu môn học cũng như để trang bị thêm những kiến thức về LOGICTICS, nhóm xin chọn đề tài tiểu luận “ NGHIÊN CỨU HOẠT ĐỘNG LOGICTICS

VÀ GIAO NHẬN QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFCO” với hy vọng sẽ có một cái nhìn tổng quan về công ty VINAFCO và các dịch vụ mà công ty đã và đang cung cấp.

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU HOẠT ĐỘNG LOGISTICS & GIAO NHẬN

QUỐC TẾ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFCO



I SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY

I.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFCO

Tên Giao dịch: VINAFCO JOINT STOCK CORPORATION

Tên viết tắt: VINAFCO

Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 9, tòa nhà Capital Tower, số 109 Trần Hưng Đạo,

Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Điện thoại: (84-4) 37684464/37685775 Fax: (84-4) 37684465

Thành lập theo Quyết định số 233A QĐ/TCCB ngày 16/12/1987 của Bộ giao thông vận tải, với tên gọi Công ty dịch vụ vận tải Trung ương Ban đầu chỉ với 40 cán bộ nhân viên, cơ sở vật chất, vốn và tài sản ít, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực dịch vụ vận tải và thương mại nhỏ, lẻ Năm 1993, sau 5 năm hoạt động, bằng nội lực, bản lĩnh, kinh nghiệm chuyên môn về tổ chức vận tải của đội ngũ cán bộ, nhân viên, Công ty đãphát triển mạnh mẽ cả về quy mô tổ chức, phạm vi hoạt động, vốn và tài sản.

Từ mục tiêu ban đầu công ty chỉ hoạt động chủ yếu tại Hà Nội và một số tỉnh phía Bắc, công ty đã vươn ra hoạt động trên hầu khắp các tỉnh, thành phố, đồng thời mở rộng quy mô tổ chức và đầu tư như: Thành lập xí nghiệp đại lý vận tải và vật tư kỹ thuật; Văn phòng đại diện tại Hải Phòng, thành lập Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh; Đầu tư phương tiện vận tải ô tô , đội tàu vận tải biển pha sông

mang lại hiệu quả hoạt động cao, góp phần bổ sung, tích lũy nguồn lực, tạo đà phát triển cho những năm tiếp theo.

 Là một trong những công ty đầu tiên của Bộ Giao thông vận tải cổ phần hóa, ngày 18/01/2001, công ty chuyển đổi sang mô hình hoạt động công ty cổ phần với tên gọi “ Công ty cổ phần dịch vụ vận tải Trung ương Với tổ chức, hệ thống quản trị theo mô hình công ty cổ phần, Công ty đã phát huy được sức mạnh tổng hợp của nguồn lực nhân sự, vốn đầu tư, cơ sở vật chất, phương tiện, tạo nên sự đổi mới cả về hình thức hoạt động, chất lượng, hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, khẳng định uy tín, vị thế và tạo lập tiền đề,

cơ sở cho sự hình thành và phát triển các dịch vụ logistics, trở thành một trong những công ty đầu tiên hoạt động trong lĩnh vực logistics còn khá mới mẻ tại Việt Nam.

 Tháng 11/2002 Công ty đổi tên thành Công ty cổ phần Vinafco, bắt đầu một giai đoạn, một hành trình phát triển mới: Xây dựng thương hiệu Vinafco, tăng tốc phát triển, nâng cao chất lượng dịch vụ và từng bước tiếp cận, xác lập, áp dụng các quy trình, quy chuẩn về dịch vụ logistics, vận tải và giao nhận hiện đại để trở thành công ty dịch vụ chuyên nghiệp về logistics tại Việt Nam.

 Năm 2007, Công ty Cổ phần Vinafco trở thành công ty đại chúng bằng việc niêm yết cổ phiếu tại sở giao dịch chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh, nhằm thu hút các nguồn vốn, năng lực quản trị doanh nghiệp hiện đại, đem lại cho công ty sức mạnh mới trong quản trị, điều hành, năng lực tài chính, tận dụng cơ hội để phát triển và đầu tư, khẳng định uy tín, định vị thương hiệu và sức mạnh trên thị trường cung cấp dịch vụ logistics.

 Năm 2008 ghi dấu sự phát triển bằng việc phát hành cổ phiếu thành công, tăng vốn điều lệ từ 67 tỷ đồng lên 200 tỷ đồng, Vinafco đã chuyển hóa mạnh

mẽ bởi sự đột phá về quản trị điều hành với việc áp dụng các chuẩn mực tiên tiến, tập trung sức mạnh, trí tuệ của đội ngũ cán bộ, nhân viên, đầu tư mạnh mẽ cơ sở vật chất, nguồn lực tài chính, tạo bước ngoặt trong sự phát

triển của mình với mục tiêu xây dựng Vinafco trở thành công ty Cung cấp

dịch vụ 3PL và giải pháp chuỗi cung ứng hàng đầu Việt nam.

 Trong quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của mình, Vinafco đã được Ban tổ chức chương trình xếp hạng các doanh nghiệp Việt Nam

(VNR500) “Chứng nhận Công ty Cổ phần Vinafco nằm trong bảng xếp

hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam” năm 2007; Được nhà nước

tặng Huân chương lao động hạng nhất vào năm 2009 cùng nhiều hình thức

khen thưởng khác vì thành tích đóng góp vào sự phát triển kinh tế đất nước.

Ngày nay, cán bộ nhân viên Vinafco, ngoài việc kế thừa những thành công

trong quá trình phát triển của Công ty, với “Đồng tâm tạo kỳ tích ”, đã biết kế

thừa những thành tựu đat có kết hợp với nhiệt huyết, sức mạnh, tri thức của tuổi trẻ, công nghệ tiên tiến của thế giới, tận dụng các nguồn lực và cơ hội của nội lực và từ bên ngoài, để tạo ra sức mạnh, cùng nhau thực hiện mục tiêu phát triển Vinafco ngày một lớn mạnh, đủ sức cạnh tranh trong nước và quốc tế về lĩnh vực hoạt động chuỗi cung ứng logistics.

I.2 Sơ đồ tổ chức

Vinafco là công ty cổ phần, hoạt đông theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam Tổ chức điều hành của công ty được cơ cấu theo mô hình công ty mẹ-con, với ban Tổng Giám đốc điều hành- Các phòng ban chức năng- Các Chi Nhánh- Hệ thống công ty TNHH do Vinafco sở hữu và các công ty cổ phần có vốn góp chi phối của Vinafco.

Cơ cấu tổ chức đảm bảo cho hoạt động điều hành, quản trị Công ty được triển khai thuận tiện, xuyên suốt, có phân cấp, phân quyền rõ ràng, tạo cơ chế chủ động và giúp tập trung nguồn lực, sức mạnh của cơ sở vật chất, con người đồng thời kết nối, hỗ trợ giữa các công ty thành viên cùng thực hiện mục tiêu kinh doanh cốt lõi và chiến lược: Cung cấp các dịch vụ logistics và chuỗi cung ứng chất lượng cao.

I.3 Hệ thống quản trị

Những năm gần đây, cùng với việc tập trung nguồn lực đầu tư mạnh mẽ vào

cơ sở hạ tầng, kho bãi, phương tiện, phát triển nguồn nhân lực để thực hiện mục tiêu phát triển chiến lược, thì hoạt động quản trị sao cho phát huy tối đa hiệu quả các nguồn lực này mang tính chất sống còn của Vinafco Nếu đầu tư lớn nhưng không quản trị tốt thì hiệu quả mang lại là rất thấp, lãng phí thậm chí dẫn đến phá sản doanh nghiệp.

Nhận thức điều đó, từ năm 2009 đến nay, Vinafco đã tập trung và dành ngân sách phù hợp cho việc đầu tư, áp dụng các hệ thống, công cụ quản trị tiên tiến, hiện đại, áp dụng các ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản trị nhằm tăng tính hiệu quả, thuận tiện trong sử dụng và vận hành hệ thống, đáp ứng các yêu cầu quản trị điều hành kịp thời trong hoạt động công ty như: Phần mềm Warehouse management software ( WMS ) trong quản trị kho hàng; Phần mềm Transportation management software ( TMS ), thiết bị GPS trong quản trị phương tiện vận tải; Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2008 trong hoạt động SXKD; Phần mềm Exact trong quản trị tài chính-kế toán; Hệ thống quản trị và đánh giá nhân sự theo mục tiêu BMS bảng điểm cân bằng BSC …

Đến nay, các công cụ, hệ thống quản trị đã và đang được triển khai áp dụng nêu trên, đã phát huy hiệu quả trong quản trị, điều hành công ty, cùng với hệ thống cơ sở kho bãi, phương tiện, công cụ và nguồn lực khác đảm bảo ngày càng nâng cao chất lượng, hiệu quả dịch vụ cho khách hàng và công ty

1.4 Mạng lưới hoạt động

1. CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFCO

Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 9, tòa nhà Capital Tower, số 109 Trần Hưng

Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Điện thoại: (84-4) 37684464/37685775 Fax: (84-4) 37684465

Email: hieupt-ho@vinafco.com.vn

2. CHI NHANH MIỀN BẮC

Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 9, tòa nhà Capital Tower, số 109 Trần Hưng

Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Điện thọai: 04-3 768 5775 Fax: 04-3 987 3336

3 CHI NHÁNH MIỀN NAM

Địa chỉ trụ sở chính: Phòng 1, Tầng 12, Tòa nhà Green Power, 35 Tôn Đức

Thắng, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

4 CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ & QUẢN LÝ TÒA NHÀ VINAFCO

Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 9, toà nhà Văn phòng cho thuê Capital Tower,

109 Trần Hưng Đạo, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

5 CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN VINAFCO

Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 9 – Tòa nhà Capital Tower, 109 Trần Hưng

Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: 04 3768.5775 Fax: 04 3987.3336

6 CÔNG TY TNHH VINAFCO ĐÀ NẴNG

Địa chỉ trụ sở chính: Đường số 2, Khu Công nghiệp Hoà Cầm, Phường Hòa

Thọ Tây, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng, Việt Nam

7 CÔNG TY TNHH VINAFCO BÌNH DƯƠNG

Địa chỉ trụ sở chính: Lô N, đường số 26, Khu công nghiệp Sóng Thần 2,

Phường Tân Đông Hiệp, Thị xã Dĩ An, tỉnh Bình Dương

8 CÔNG TY TNHH VINAFCO HẬU GIANG

Địa chỉ trụ sở chính: Cụm công nghiệp tập trung Đông Phú – giai đọan 1,

huyện Châu Thành, tỉnh Hậu Giang.

9. CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN

Địa chỉ trụ sở chính: Tòa nhà VINAFCO, 36 Phạm Hùng, Mỹ Đình, Từ Liêm,

Hà Nội.

Điện thoại: 043.7686819 Fax: 043.7686820

10 CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ VINAFCO.

Địa chỉ trụ sở chính: 33 C Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội.

Điện thoại: 043.7365422 Fax: 043.7365495

II HOẠT ĐỘNG LOGISTICS

Hơn 350.000 m 2 kho theo tiêu chuẩn quốc tế của Vinafco đặt tại các vị trí kinh tế chiến lược trên toàn lãnh thổ Việt Nam, được phát triển đa dạng hóa dịch

vụ logictics, nâng cao năng lực quản trị hệ thống nhờ công nghệ thông tin, đầu tư mới phương tiện vận tải, trang thiết bị hạ tầng hiện đại được vận hàng theo tiêu chuẩn sức khỏe, an toàn và thân thiện với môi trường (HS&E) Nhờ thiết lập và điều phối nguồn lực hiệu quả hrrj thống mạng lưới Trung tâm Tiếp vận chuyên nghiệp, hợp tác chặt chẽ và hỗ trợ tối đa cho hoạt động logictics của khách hàng theo mô hình cung ứng giải pháp logictics thông minh, linh hoạt, có thể tương thích và trở thành một bộ phận gia tăng giá trị trong chuỗi cung ứng của khách hàng, đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về dịch vụ 3PL khắp cacs vùng miền của đất nước.

II.1 Cho thuê, quản lý và phân phối hàng lưu kho

Dịch vụ logistics của VINAFCO là một chuỗi các hoạt động liên tục, được thực hiện một cách chuyên nghiệp, khoa học và có hệ thống nhằm chu chuyển hàng hoá, dịch vụ và những thông tin có liên quan trong quá trình sản xuất, lưu thông

và phân phối hàng hoá Với hệ thống các trung tâm tiếp vận tại Hà Nội, Bắc Ninh

có hàng chục ngàn m 2 kho bãi hiện đại cùng các dịch vụ lưu trữ, bảo quản, bốc xếp, vận tải, phân phối, kết hợp với mạng lưới các đại diện, chi nhánh trong và ngoài nước luôn đảm bảo thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng với chi phí tối thiểu trong dây chuyền cung ứng dịch vụ theo chiều thuận và chiều ngược

 Hệ thống kho bãi đặt tại các vùng kinh tế trọng điểm kinh tế trên toàn Việt Nam:

o Kho Thanh Trì (Hà Nội)

o Kho Bạch Đằng (Hà Nội )

o Kho Tiên Sơn (Bắc Ninh)

o Kho Hòa Cầm (Đà Nẵng)

o Kho Sóng Thần (Bình Dương) công ty đã đầu tư gần 15.000

pallet và 20 dock leveler các loại cho chuỗi dự án xây dựng kho bãi mới.

o Tổng kho phân phối Meekong (Hậu Giang).

 Ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng (WMS)

 Kiểm soát tồn kho an toàn theo hạn sử dụng, tầm soát hàng hóa chặt chẽ sau khi xuất kho bằng các nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) và LIFO ( nhập sau xuất trước).

 Hệ thống vận hành kho chuyên nghiệp, đảm bảo tiêu chẩn sức khỏe an toàn và môi trường (HS&E)

 Tư vấn thiết kế lắp đặt, bố trí kho hàng

 Trang thiết bị hiện đại, đặc chủng

Cho thuê kho, bốc xếp, vận tải và phân phối hàng hoá từ kho đến các đại lý , khách hàng VINAFCO hiện đang sở hữu hệ thống kho bãi chất lượng cao với tổng diện tích mặt bằng 350.000m² vị trí thuận lợi cho việc lưu giữ và phân phối hàng hoá khắp cả nước, các kho này đều nằm ở các đường vành đai và khu công nghiệp.

Vào những năm gần đây thị trường vận tải, kho bãi và giao nhận Việt Nam

đã cho thấy sự phát triển bùng nổ của các dịch vụ logistics Đi kèm theo đó, các doanh nghiệp sản xuất trong nước đã nhận thức được rằng các công đoạn trong logistics sẽ là hướng phát triển tất yếu trong việc hoàn thiện khâu tổ chức quản lý chuỗi cung ứng, là yếu tố quan trọng góp phần hạ giá thành sản phẩm.

Dự đoán trước được sự chuyển biến mạnh mẽ của thị trường logistics tại Việt Nam, kể từ năm 2000 trở về đây VINAFCO LOGISTICS đã đầu tư hàng loạt hệ thống kho bãi quy mô và đạt tiêu chuẩn hiện đại Điển hình la 2 trung tâm: Trung Tâm Tiếp Vận Tiên Sơn với diện tích hơn 35.000m2 tại KCN Tiên Sơn - Bắc Ninh và Trung Tâm Tiếp Vận Bạch Đằng hơn 10.000m2 tại Hà Nội Ngay từ những ngày đầu thành lập, lãnh đạo Công ty đã có chủ trương tiếp cận với những

khách hàng chuyên nghiệp Thông qua đó, VINAFCO LOGISTICS được cọ sát với cách tổ chức, quản lý chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn kỹ thuật cao từ các đối tác và đã trưởng thành mạnh mẽ qua thời gian ngắn hoạt động Điều đáng nói nhất là việc công ty đã đàm phán, ký kết và thực hiện thành công các hợp đồng cung cấp dịch vụ logistics với các khách hàng lớn, yêu cầu dịch vụ cao, điển hình như:

 Công ty TNHH Dutch Lady Việt Nam ( Sữa Cô Gái Hà Lan )

 Công ty TNHH Dầu Nhớt Exxonmbil Việt Nam

 Công ty TNHH Nestle Việt Nam

 Công ty TNHH Sơn ICI Việt Nam

 Công ty TNHH Honda Việt Nam

 Công ty TNHH Yamaha Việt Nam

Với phương châm “ Sự hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ là mục tiêu phấn đấu của Công ty ”, VINAFCO LOGISTICS đã được khách hàng đánh giá rất cao về chất lượng dịch vụ.

Trong thời kỳ Việt Nam hội nhập và mở cửa, dịch vụ logistics luôn luôn có xu thế biến động và không ngừng được cải tiến chất lượng dịch vụ nhằm tìm ra các giải pháp tối ưu nhất với phương châm “ hạ giá thành dịch vụ nhưng vẫn luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ” VINAFCO LOGISTICS đã không ngừng tìm tòi các giải pháp nhằm hướng tới việc hoàn thiện tất cả các quy trình, công đoạn trong việc cung ứng dịch vụ logistics cho khách hàng và như vậy VINAFCO LOGISTICS đã, đang hướng tới một quy trình đó là giao hàng từ kho( distribution centre/warehouse/depot) đến các nhà phân phối (Shops /agents/distributors ) VINAFCO logistics đang thực hiện quản lý kho hàng bằng phần mềm theo mô hình quản lý tiến tiến ( Warehouse management system-WMS), giúp khách hàng các thông tin liên quan đến hoạt động của hàng hoá, tính toán tỉ lệ dự trữ, tối ưu

hoá công cụ quản lý kho thông qua hệ thống báo cáo được cập nhật thường xuyên

và đầy đủ.

VINAFCO đã xử lý đơn hàng trên hệ thống phần mềm quản lý như Business Planning and Control System - BPCS, hay Web Map Service – WMS.

Business Planning and Control System (BPCS) – Hệ thống điểu khiển và lập

kế hoạch kinh doanh là một hệ thống phổ biến, đã được sử dụng tại hơn 8000 doanh nghiệp trên toàn thế giới Các ứng dụng của BPCS bao gồm :

 ứng dụng trong việc quản lý chuỗi cung cấp

 ứng dụng trong việc lên kế hoạch cụ thể về hoạt động cũng như tài chính doanh nghiệp

 Hỗ trợ việc xác định và phân tích tài chính doanh nghiệp.

Warehouse Management System – WMS là công cụ quản lý kho bãi Một trong những điểm nổi bật của WMS là khả năng tích hợp với hệ thống mã vạch, cho phép quản lý các qui trình hoạt động của doanh nghiệp như các chu trình liên quan đến mua bán, giao nhận hàng hóa.… Trong quá trình thao tác, có những đơn hàng được xếp thứ tự ưu tiên Vì thế khi giao hàng, các hạng mục ưu tiên sẽ được xuất trước các hạng mục còn lại Tại một thời điểm, người quản lý có thể biết đơn hàng nào đang chờ xuất hàng, có hạng mục nào ưu tiên hay không Những thông tin này được xuất lên máy quét để nhân viên phục vụ trong kho xử lý Khi máy quét chọn một mặt hàng sai, tín hiệu báo lỗi sẽ lập tức xuất hiện và nhân viên trong kho phải thao tác lại với mặt hàng đúng theo đơn hàng Đòi hỏi đặt ra với doanh nghiệp quản lý kho là phải sắp xếp hết sức khoa học và phù hợp, nhất là khi trong kho hàng có cùng lúc nhiều nhân viên làm việc Trong những thông tin kèm theo mỗi mặt hàng, nếu có thông tin về nhà vận chuyển thì thông tin này cũng có thể tích hợp vào hệ thống Mỗi mặt hàng đều cần đủ thông tin giúp người quản lý kho hàng quản lý nó dễ dàng ở nhiều vị trí khác nhau.

Như vậy, VINAFCO đã có nhiều cố gắng trong việc ứng dụng các thành tựu công nghệ thông tin vào nhằm nâng cao chất lượng các dịch vụ logistics của mình

VINAFCO logistics thực hiện quản lý xuất nhập hàng hoá bằng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, lập các báo cáo xuất nhập tồn về hàng hoá theo yêu cầu quản lý của khách hàng Để làm được điều này thời gian qua công ty đã có rất nhiều nỗ lực.

o Đào tạo và chuyển giao nghiệp vụ: VINAFCO có đội ngũ chuyên gia giỏi đào

tạo và chuyển giao về tổ chức quản lý và vận hành kho hàng theo phong cách chuyên nghiệp.

o Xếp dỡ hàng hoá: bằng thủ công, xe nâng, cầu âm và cầu bánh lốp.

Hoàn thiện sản phẩm: Phân loại, đóng gói và dán tem hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng.

o Bảo hiểm: Khi khách hàng lưu hàng trong kho của VINAFCO Công ty luôn

có các biện pháp bảo hiểm hàng hoá cho khách, bao gồm bảo hiểm kho hàng và bảo hiểm hàng lưu trữ trong kho.

o An ninh kho hàng: Với lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp phục vụ 24/24 giờ

và hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt, công ty đảm bảo hàng hoá của khách hàng luôn được lưu trữ trong tình trạng an toàn nhất

Thực hiện sắp xếp hàng hoá theo sơ đồ bố trí (W/h layout) và tư vấn thiết kế giá kệ và lắp đặt hệ thống chiếu sáng kho hàng.

Tổ chức nghiên cứu và sắp xếp kho hàng theo hệ phân định hàng luân chuyển nhanh, hàng luân chuyển chậm, phận định hàng hoá theo các nhóm sản phẩm (Product groups), hàng quảng cáo - khuyến mại (POP/POS), mã hoá các vị trí kho hàng theo phương pháp hiện đại.

Tuỳ theo nhu cầu và sức chứa của kho hàng, VINAFCO logistics cho tiến hành lắp đặt và vận hành hệ thống giá kệ phù hợp với từng đặc điểm kho hàng, thiết kế lắp đặt hệ thống chiếu sáng sao cho phù hợp với hệ thống giá kệ trong kho hàng, giảm thiểu những tác hại do sức nóng của đèn hoặc các tia bức xạ lên sản phẩm.

Sơ đồ xếp hàng phụ thuộc vào loại hàng là hàng rời hay hàng đóng pallet, hay những hình thức khác (ví dụ như thùng sơn, thùng NH3…), phụ thuộc vào diện tích kho Rất nhiều khách hàng thuê kho tại đây yêu cầu tự xếp dỡ hàng nên việc sắp xếp còn phụ thuộc vào loại hàng và yêu cầu của khách Sau đây là một số

sơ đồ xếp hàng trong kho:

Hình 2.1 : Một số sơ đồ xếp hàn

II.2 Dịch vụ vận tải phân phối hàng nội địa

Nằm trong chiến lược đầu tư phát triển từ nay cho đến năm 2014, cùng với việc đầu tư mạnh mẽ về cơ sở hạ tầng các khu kho hàng, trung tâm tiếp vận trên các địa bàn trọng điểm kinh tế, Vinafco chủ trương đầu tư nâng cao năng lực về vận tải bằng việc đầu tư các phương tiện vận tải như ôtô tải, xe đầu kéo container, xe téc chuyên dụng, tàu biển…

Cùng với dự án đầu tư phương tiện mới, hiện đại, Công ty còn đầu tư vào việc tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện đội ngũ vận hành, điều hành và quản lý phương tiện thành thạo và chuyên nghiệp Mặt khác việc áp dụng phần mềm quản lý vận tải TMS, thiết bị quản lý GPS trên các phương tiện, cũng như áp dụng các chỉ tiêu

về an toàn, an ninh và môi trường ( HS&E ) trong vận hành sẽ góp phần đáp ứng các yêu cầu về vận tải đa dạng,nâng cao năng lực, chất lượng thực hiện các dịch

vụ 3PL trong chuỗi dịch vụ logistics công ty đang thực hiện với khách hàng.

o Dự án với quy mô giá trị đầu tư khoảng một trăm tỷ đồng trong giai đoạn từ nay đến năm 2014, bao gồm:

o Hết năm 2011 đầu tư khoảng 100 xe tải nhẹ các loại từ 1,25 tấn trở lên

và đến 2014 số lượng xe được đầu tư mới khoảng 500 xe.

o Đầu tư 15-20 xe đầu kéo container, romooc 20’, 40’; romooc đặc chủng khác phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa siêu trường, siêu trọng.

o Đầu tư 10 xe bồn, xe téc chuyên dụng vận chuyển vật liệu xây dựng, xi măng rời.

o Đầu tư mua thêm tàu biển tại công ty cổ phần vận tải biển Vinafco nâng cao năng lực đội tàu biển nội địa.

Là một dịch vụ trong chuỗi dịch vụ LOGISTICS, với năng lực vận chuyển là đội xe của VINAFCO LOGISTICS gồm xe tải có trọng tải từ 0,5 tấn đến 5 tấn cùng với các xe đầu kéo và moóc 40 feet (sử dụng cho container), đội ngũ nhân viên điều hành vận tải chuyên nghiệp và năng động Công ty cung cấp dịch vụ vận tải:

 Vận chuyển hàng từ các trung tâm phân phối đã được hoạch định đến các đại lý trong vùng.

 Cung cấp dịch vụ vận chuyển bằng các loại phương tiện từ phổ thông đến đặc chủng.

Hiện nay, công ty đang thực hiện vận chuyển, phân phối hàng hóa hàng nghìn tấn từ các trung tâm tiếp vận, các nhà sản xuất đến tận tay người tiêu dùng trên khắp mọi miền đất nước và thu gom hàng hoá theo chiều ngược lại đảm bảo

tiến độ, chất lượng và thông tin thông suốt trong quá trình phân phối Trong các loại hàng hóa được phân phối tại VINAFCO, phải kể đến NH3- loại hàng có số lượng các nhà vận chuyển chỉ đếm trên đầu ngón tay VINAFCO là công ty vận chuyển thành công nhất các chuyến hàng NH3 nhằm mục đích sản xuất mì chính Trong diều kiện đòi hỏi khắt khe của người sử dụng dịch vụ,lãnh đạo dịch vụ

đã không ngừng tìm giải pháp nhằm hướng tới việc hoàn thiện tất cả các quy trình công đoạn trong việc cung ứng dịch vụ logistics.Công ty luôn nêu cao phương châm: “Liên tục nghiên cứu cải tiến quy trình nhằm rút ngắn thời gian giao hàng và đảm bảo cho việc giao hàng đúng giờ và đảm bảo an toàn hàng hoá” Chính với phương châm rất chú trọng đến vấn đề thời gian nên công ty đã đầu tư rất lớn vào phương tiện vận chuyển cũng như phương thức vận chuyển nhằm đưa hàng nhanh nhất chính xác nhất.Vinafco là công ty đầu tiên tại Việt Nam thực hiện mô hình phân phối 3PL(third party Logistics)phân phối hàng hoá trọn gói từ khâu bảo quản lưu giữ hàng hoá, sắp tới là vận chuyển hàng hoá theo thời gian mà khách hàng mong muốn Để làm được điều nàycông ty cần có hệ thống giao nhận hàng khoa học hợp lí, hoạt động tốt ở tất cả các khâu tránh tình trạng ùn tắc ở bất kì khâu nào.

Mô hình 3PL (Third Party Logistics) trọn gói được thực hiện theo quy trình các bước như sau:

Chuyển đơn hàng sang kho và bộ phận vận tải

In hóa đơn và làm thủ tục xuất kho

Tiếp nhận yêu cầu khách hàng

Xử lý đơn hàng

Mô tả quy trình:

1 Tiếp nhận yêu cầu khách hàng qua hệ thống điện thoại/Email/Fax… công việc được thực hiện bởi các nhân viên C/s ( Customer Service Agents) chuyên nghiệp;

2 Sau khi tiếp nhận các đơn hàng của khách hàng yêu cầu (sales order), nhân viên C/s tiến hành xử lý đơn hàng trên hệ thống phần mềm quản lý chuyên nghiệp (BPCS, WMS…);

3 Chuyển đơn gom hàng cho bộ phận kho và bộ phận vận tải

a Bộ phận kho nhận lệnh gom hàng sẽ tiến hành gom hàng và xác nhận tình trạng thực tế chắc chắn của đơn hàng có thể được giao hay không, báo cáo lại cho bộ phận C/s để tiến hành in hoá đơn;

b Bộ phận vận tải nhận lệnh gom hàng và tiến hành các hoạt động điều phối vận tải/ sắp xếp phương tiện cho việc vận chuyển hàng hoá;

4 Sau khi nhận được xác nhận từ kho, bộ phận dịch

vụ khách hàng sẽ in hoá đơn và chuyển xuống kho làm thủ tục xuất hàng ra khỏi kho;

5 Tuỳ theo phương thức giao hàng :

b Giao hàng ra các bến xe trung chuyển ( Bus station)

c Giao hàng đến các đại lý hoặc trực tiếp tới người tiêu dùng.

Có thể thấy rằng việc xử lý các đơn hàng để có thể giao hàng đến các đại

lý /nhà phân phối là công việc cực kỳ phức tạp, trải qua nhiều công đoạn, với sự phối hợp nhuần nhuyễn, đồng bộ của nhiều người, nhiều bộ phận

Để tránh tình trạng giao hàng chậm và thiếu chính xác cho khách hàng, VINAFCO LOGISTICS đã nhìn nhận ra trước được từng công đoạn quan trọng dễ xẩy ra và chủ động cải tiến các quy trình thực hiện Đồng thời các mắt xích trong công đoạn này đã được tính toán và hoạch định từng thời lượng chính xác, mỗi công đoạn đều có gắn liền với từng chức danh công việc cụ thể Để tiết kiệm tối đa thời gian hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng hoá, tránh giờ cao điểm cấm ôtô, các tuyến đường cấm , VINAFCO LOGISTICS tổ chức linh hoạt mô hình phương tiện vận chuyển kết hợp cả ôtô tải và vận chuyển bằng xe máy

Quy trình giao hàng từ kho phân phối đến các đại lý như hình sau:

Sơ đồ 2.2 : Nhân viên giao nhận áp tải/lái xe thông tin về trung tâm phân phối khi gặp sự cố bất thường

Nguồn : www.vlc.com.vn) Mục đích: chỉ rõ cho các đối tượng nhận biết được trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia vào quá trình giao nhận hàng hoá Việc hiểu rõ, cũng như thực hiện đúng hướng dẫn này sẽ mang lại kết quả tối ưu cho công việc, nâng cao chất lượng dịch vụ 3PL

Để áp dụng tốt được dịch vụ 3PL, ban Giám đốc đã đầu tư thời gian và kinh

- Nhận đơn hàng,hóa đơn chứng từ các loại từ thủ kho

- Nghe các thông tin cần thiết cho việc giao hàng như địa điểm ,người nhận hàng,số

xe,CMTND….

- Kiểm tra cửa xe

đã được khóa an toàn hay chưa?

Nếu mọi việc hoàn tất,xe sẽ chuyển bánh rời khỏi kho hàng

Khi xe đến Nhà phân phối (NPP) nhân viên giao nhận xếp dỡ khẩn trương làm các công việc sau:

1.Gặp đại diện NPP

để kiểm tra,xác nhận

về đơn đặt hàng của NPP

2.Xác nhận về vị trí đặt hàng do NPP yêu cầu Lưu ý :

Không giao hàng vào các kệ bày hàng, mang hàng lên

lầu(gác),vào sâu trong kho hàng của NPP…

3 Sau khi hoàn tất công việc xếp dỡ hàng

từ xe xuống điểm đặt hàng,nhân viên xếp dỡ

sẽ cùng kiểm tra số lượng với NPP.

4.Công việc hoàn tất,nhân viên đề nghị NPP/người được ủy quyền ký xác nhận lên đơn hàng theo quy định của nhà sản xuất(*)

môn cho tất cả các đối tượng tham gia vào hoạt động của chuỗi cung ứng theo các hình thức như tự đào tạo , mời giảng viên từ các trường đại học về giảng dậy, cho đến việc cử nhân viên tham dự các khoá học nghiệp vụ của các trường đào tạo trong nước và quốc tế giảng dậy tại Việt Nam … VINAFCO LOGISTICS hiểu rằng chỉ có thông qua con đường đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ, Công ty mới có được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và gắn bó với công ty, không làm phụ lòng tin của khách hàng.

II.3 Dịch vụ khách hàng

Trong điều kiện toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới, thị trường được

mở rộng, khi cần mua một loại hàng hóa nào đó khách hàng có rất nhiều khả năng lựa chọn, nếu nhiều tổ chức cùng đưa ra thị trường những sản phẩm có đặc điểm, chất lượng, giá cả gần tương đương như nhau thì sự khác biệt về dịch vụ khách hàng có vai trò đặc biệt quan trọng, nếu được thực hiện tốt, chúng không chỉ giúp tổ chức giữ chân các khách hàng cũ mà còn có thể lôi kéo, thu hút thêm được các khách hàng mới Đây chính là điểm mấu chốt giúp doanh nghiệp đứng vững trên thương trường và thành công.

Dịch vụ khách hàng là những hoạt động cụ thể của doanh nghiệp nhằm giải quyết các đơn đặt hàng của khách hàng Mục đích của hoạt động dịch vụ khách hàng là tạo cho quá trình mua bán, trao đổi được thông suốt và đạt được kết quả của quá trình này là làm tăng giá trị sản phẩm trao đổi Các công việc liên quan đến dịch vụ khách hàng là: tìm hiểu thị trường, xác định nhu cầu thị trường; xây dựng mục tiêu và kế hoạch dịch vụ khách hàng; giới thiệu và cung cấp dịch vụ khách hàng, xử lý tình huống, duy trì uy tín với khách hàng; lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và các dịch vụ khác; theo dõi sản phẩm

Nếu như khâu mua sắm nguyên vật liệu là đầu vào của hoạt động logistics thì dịch vụ khách hàng là đầu ra của hoạt động này Dịch vụ khách hàng

chính là các biện pháp trong hệ thống logistics nhằm tạo ra giá trị gia tăng cho hàng hóa ở mức độ cao nhất với tổng chi phi thấp nhất Giá trị gia tăng ở đây chính là sự hài lòng của khách hàng, nó là hiệu số giữa giá trị đầu ra với giá trị đầu vào, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế có quan hệ và tác động qua lại với nhau Dịch vụ khách hàng có ảnh hưởng lớn đến thị phần, đến tổng chi phí

bỏ ra và cuối cùng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Trong chuỗi hoạt động logistics thì dịch vụ khách hàng chính là đầu ra, là thước đo chất lượng của toàn bộ hệ thống Do đó muốn phát triển logistics phải

có sự quan tâm thích đáng đến dịch vụ khách hàng Doanh nghiệp phải có những phương pháp nghiên cứu, xác định được nhu cầu thực của khách hàng, trên cơ sở

đó xây dựng mục tiêu và cung cấp các dịch vụ có mức độ phù hợp.

Chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: trước, trong và sau khi giao dịch với khách hàng Muốn có các dịch vụ khách hàng tốt cần nghiên cứu kỹ các yếu tố ảnh hưởng.

Có thể nhận thấy rằng việc xử lí các đơn đặt hàng để có thể giao hàng đến khách hàng đúng theo nhu cầu là công việc cực kì phức tạp ,phải trải qua nhiều công đoạn với sự phối hợp nhuần nhuyễn của nhiều người , nhiều bộ phận Mỗi mắt xích trong dây chuyền bị ngừng trệ tức là đã làm ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng Xác định ngay từ đầu tính logic của quá trình vận chuyển Vinafco

đã chủ động cải tiến các quy trình vận chuyển hàng hoá của bộ phận điều hành vận tải giao hàng Các mắt xích trong công đoạn này được tính toán và được hoạch định từng thời lượng chính xác và mỗi công đoạn đều gắn liền với từng chức danh công việc cụ thể Để có thể tận dụng tối đa thời gian hoạt động vận chuyển, tránh giờ cao điểm cấm các ôtô cấm các tuyến đường ,Vinafco tổ chức linh hoạt mô hình phương tiện vận chuyển kết hợp với ôtô tải và vận chuyển bằng

xe máy.