QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP VT & DV HÀNG HẢI (TRASAS)

Với những kiến thức lý thuyết ở trường cùng với sự học hỏi kinh nghiệm thực tế trong quátrình thực tập tại công ty Cổ phần Vận tải & DV Hàng Hải TRASAS đã giúp em trau dồikiến thức, rèn

Lời mở đầu

Phát triển ngoại thương là nhiệm vụ hàng đầu của nước ta trong quá trình hội nhập kinh tếkhu vực và thế giới trong đó hoạt động xuất nhập khẩu đã đem lại nguồn lợi đáng kể chokinh tế nước ta Và giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho hoạt động xuấtnhập khẩu phát triển đồng thời giao nhận cũng được đánh giá là ngành tạo ra giá trị gia tăngcao Bên cạnh đó, nghiệp vụ giao nhận đòi hỏi trình độ năng lực chuyên môn, sự am hiểu môitrường hoạt động xuất nhập khẩu: chứng từ, thuế xuất nhập khẩu , năng lực và sự nhiệt tìnhcủa cán bộ giao nhận để thực hiện nghiệp vụ một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp Những lợi ích mà dịch vụ này đem lại đã đóng góp không nhỏ vào kinh tế của đất nước, đặcbiệt là kinh tế ngoại thương Nhận thức được tầm quan trọng và sự ảnh hưởng của dịch vụgiao nhận, em quyết định chọn giao nhận để làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp

Với những kiến thức lý thuyết ở trường cùng với sự học hỏi kinh nghiệm thực tế trong quátrình thực tập tại công ty Cổ phần Vận tải & DV Hàng Hải (TRASAS) đã giúp em trau dồikiến thức, rèn luyện kĩ năng, học tập thêm về phương pháp, quy trình tổ chức thực hiện cácnghiệp vụ giao nhận và quan trọng nhất là hoàn thành đề tài của mình Tuy nhiên, kiến thức

về giao nhận rất rộng nên em chỉ giới hạn nội dung bài báo cáo của mình với đề tài: QUYTRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP VT & DV HÀNG HẢI(TRASAS)Mục Lục

Table of Contents

Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CP VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI (TRASAS)

1.1 Quá trình hình thành công ty CP Vận Tải và Dịch Hàng Hải (TRASAS)

1.1.1 Lịch sử hình thành

Công ty CP Vận tải và Dịch Vụ Hàng Hải (TRASAS) là một đơn vị kinh tế trực thuộc công ty Xuất Nhập Khẩu và Hợp Tác Đầu Tư Giao thông vận tải (TRACIMEXCO) Công ty TRACIMEXCO được thành lập trên cơ sở hiệp nhất giữa Công ty Xuất Nhập khẩu và Cung ứng Vật Tư Giao Thông Vận Tải(VIETRANCIMEX ) với công ty xuất nhập khẩu và hợp tácQuốc tế giao thông vận tải (TRACIMEX) theo quy định số 4915Đ /TCCB-LĐ ngày

30/11/1995của Bộ trưởng giao thông vận tải Công ty có tên giao dịch quốc tế là Transport Investment Cooperation and and Import – Export Corporation (viết tắc là TRACIMEXCO) Trụ sở công ty đóng tại: 22 Phan Đình Giót- Quận Tân Bình, Tp HCM

TRACIMEXCO dưới sự quản lý của nhà nước, của Bộ Giao Thông Vận Tải và các cơ quan hữu quan theo quy định của Pháp Luật Được quan hệ với các cơ quan nhà nước TW

và địa phương

TRACIMEXCO bao gồm 19 thành viên

TRACIMEXCO có sự góp vốn liên doanh và cổ phần của nhiều công ty

Theo quyết định số 145/QĐ/TCCB-LĐ do Bộ Trưởng Book GTVT ký ngày 26 tháng 01 năm 1996, Xí nghiệp vận tải Biển & Dịch cụ Hàng Hải (tên giao dịch TRASAS) do Xí Nghiệp Vận Tải Vietrancimex thuộc công ty VIETRANCIMEX đổi tên thành, đặt trực thuộc công ty TRACIMEXCO Với quyết định này Xí Nghiệpđược hạch toán nội bộ theo sự ủy quyền của Tổng Giám đốc TRACIMEXCO, được mở tài khaonr riêng và được sử dụng con dấu riêng Trụ sở cảu xí nghiệp vận tải biển và dịch vụ hàng hải TRASAS đặt tại: 34-

Nguyễn Thị Nghĩa-Quận1- Tp Hoà Chí Minh

Căn cứ theo quyết định 4396/QĐ-BGTVT ngày 21/11/2005 của BỘ GTVT, ngày

27/1/2006 Xí nghiệp chính thức chuyển đổi thành CÔNG TY CỔ PHẨN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI (TRASAS) (trở thành công ty con, trực thuộc công ty mẹ

TRACIMEXCO) Theo đó, công ty có tư cách pháp nhân, có tài sản, có tên gọi, bộ máy quản

lý riêng, được tổ chức và hoạt động theo các quy định của pháp luật tương ứng với hình thức pháp lý của công ty con

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của TRASAS

Chức năng :

- Đàm phán, ký kết và thực hiện các Hợp đồng tế, Vận chuyển, Đại lý, du lịch, Xuất nhập khẩu trong và ngoài ngành GTVT, trong và ngoài nước theo quy định của luật pháp Nhà nước Việt Nam & Quốc tế dưới sự ủy quyền của Tổng Giám đốc Công ty

- Vay vốn trong và ngoài nước để phục vụ kinh doanh, môi giới, đại lý,du lịch ủy quyền của Tổng Giám đốc.

- Tổ chức khai thác thị trường để thực hiện nhiệm vụ Xuất nhập khẩu Vật tư Thiết bị GTVT cho công ty…

- Bảo đảm phát triển nguồn vốn kinh doanh của công ty qua từng năm

Phạm vi hoạt động:TRASAS tập trung chủ yếu vào 4 hoạt động: Dịch vụ giao nhận hàng

hóa trong và ngoài nước, dịch vụ Xuất Nhập Khẩu ủy thác, kinh doanh Xuất Nhập Khẩu trựctiếp

Song song, đôi khi cũng thực hiện hoạt động thương mại với những hàng hóa do Công ty hoặc các đơn vị thành viên khác đưa đến trên cơ sở bình đẳng, tạo hiệu quả kinh doanh cao nhất cho bản thân công ty cũng như các bên liên quan

1.1.3 Quá trình hoạt động và phát triển của TRASAS

TRASAS được chuyển đổi hình thức cổ phần vào năm 2006, thời gian hoạt động của công

ty chưa dài nhưng có thể thấy được những thành tựu vượt bậc của tập thể công ty Đến năm

2014 tổng vốn của công ty lên đến 122 tỷ đồng

Bảng 1.1 : Kết cấu nguồn vốn của công ty TRASAS

ĐVT:Triệuđồng

Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệVốn cố định 1.503.000 2.70 2.100.000 3.03 25.650.000 20.87

Vốn lưu động 54.120.000 97.30 67.200.000 96.97 97.250.000 79.13Tổng cộng 55.623.000 100.0 69.300.000 100.0 122.900.000 100.0

Nguồn : Báo cáo tài chính 2012-2014

Qua bảng 1.1 cho thấy:

Nguồn vốn kinh doanh củaTRASAS luôn có xu hướng tăng suốt từ năm 2012-1014 do nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động Năm 2014 nguồn vốn cố tăng cao và chiêm

ddeens20.87% trong tổng vốn của công ty Nguồn vốn cố định chủ yếu tập trung vào trụ sợ, phương tiện vận tải, các phương tiện khác Năm 2014, TRASAS tiến hành mở rộng mạng lưới kinh doanh, xây dựng tòa nhà văn phòng công ty tại địa chỉ trụ sở, đồng thời mua mới 3 đầu kéo xe container và 2 xe tải nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển kinh doanh

Vốn lưu động chiếm tỷ trọng rất lớn trong cơ cầu nguồn vốn hoạt động của TRASAS luôn

cố định ở mức trên 70% từ năm 2012 đến năm 2014 Điều này phù hợp với thực trạng kinh doanh của công ty là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, ủy thác và dịch

vụ giao nhận Cụ thể, tỷ lệ vốn lưu đông trong tổng nguồn vốn của TRASAS từ năm 2012 đền năm 2014 lần lượt là 97.30%, 96.97%, 79.13% Giá trị tuyệt đồi của nguồn vốn lưu động tăng rất nhiều qua các năm, đặt biệt trong giai đoạn 2013-2014 Do nhu cầu khách hàng, quy mô công ty ngày càng mở rộng, đòi hỏi tăng nguồn vốn lưu động

1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty: Mô hình công ty có đặc điểm cơ bản là sự tồn tại củacác đơn vị chức năng thuần túy như: phòng tổ chc hành chính, phòng kế toán, phòng kinh doanh Ngoài ra, nó còn thể hiện khá rõ nét về đặc trưng riêng của công tytrung tâm TFS

và phòng đại lý Giữa các phòng ban đều có mối quan hệ với nhau, tạo điều kiện hoàn thành mục tiêu Bộ máy công ty gồm Ban giám đốc và 5 phòng ban chức năng: - Phòng Tổchức Hành Chánh - Phòng Tài Chính Kế Toán - Phòng Kinh Doanh - Trung Tâm giao nhận hàng hoá (TRACIMEXCO TFS) -Trung tâm Kinh Doanh Ôtô

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:

 Hội đồng quản trị công ty: Hội đồng quản trị công ty là cơ quan quản lý công ty, có toàn

quyền nhân danh công ty để quyết định và thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty Nhiệm vụ của Hội đồng quản trị:

- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển của công ty

- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong việc điều hành công việc hàng ngày của công ty

 Ban Giám đốc:

- Đảm nhận vai trò điều hành quản lý chung doanh nghiệp, đưa ra quyết định kinh doanh đồng thời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động của công ty Chủ tịch HĐQT GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC PHÒNG TCHC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG

K.DOANH H TT TFS TT Ô TÔ Bộ phận Chứng từ HĐQT Bộ phận Giao nhận

- Làm việc trên nguyên tắc bàn bạc thống nhất với các trưởng phòng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng

 Phòng tổ chức hành chính: Tổng số nhân viên trong phòng là 5 người, trong đó 1 trưởng

phòng và 4 nhân viên Cĩ nhiệm vụ tổ chức các hoạt động hành chính, các mối quan hệ bênngoài, các hoạt động hổ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời làm công tác dịch vụ cho hoạt động giao nhận và thủ tục bảo hiểm cho công nhân viên

 Phòng tài chính kế toán: Gồm 8 nhân viên, trong đó có 1 kế toán trưởng và 2 phó phòng

kế toán Nhiệm vụ của phòng:

• Phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

• Quản lý bảo tồn nguồn vốn, tài sản của công ty

• Cung cấp và báo cáo kịp thời cho Giám đốc tình hình tài chính

• Giám sát hoạt động kinh doanh nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh cảu công ty

• Tham mưu cho Giám đốc về hoạch định tài chính và các kế hoạch, phương án đầu tư

• Quản lý về các chứng từ xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa tại cảng

• Quản lý các chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

• Bộ phận chứng từ chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ chứng từ xuất nhập khẩu của khách hàng, đồng thời hổ trợ bộ phận giao nhận trong việc cập nhật các văn bản luật mới hiện

• Bộ phận giao nhận hàng hóa bao gồm đội xe tải và đầu kéo container, chịu sự quản lý của phòng kinh doanh Trong đó có 1 nhân viên trưởng đội xe thực hiện việc tổ chức điều động xe phục vụ cho quá trình giao nhận của công ty Ngoài ra, đội xe còn có 1 nhân viên

kế toán riêng biệt có nhiệm vụ tính toán chi phí, quản lý doanh thu của đội xe để báo cáo

về công ty

• Ngoài ra, còn tham mưu cho Giám đốc về công việc kinh doanh Phần lớn doanh thu là

từ các hoạt động giao nhận, là công việc luôn đòi hỏi tính năng động và sáng tạo của đội ngũ nhân viên Phòng giao nhận không ngừng nâng cao kiến thức, trình độ nhằm đáp ứng nhu cầu công tác cũng như việc tư vấn về lĩnh vực xuất nhập khầu, thuế quan cho khách hàng

 Trung tâm TRACIMEXCO (TFS) Phòng ban này được thành lập với chức năng là trung

tâm dịch vụ vận chuyển hàng hóa và xuất nhập khẩu hàng không tại khu vực Sân bay quốc

tế Tân Sơn Nhất Có văn phòng chi nhánh đặt tại số 35 Hậu Giang, P.4, Quận Tân Bình

 Trung tâm ô tô: Có địa điểm đặt tại Dĩ An, Bình Dương, là nơi phân phối các loại xe tải

hạng nhẹ của nhà sản suất JAC.Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng để tiêu thụ xe tải, đồng thời báo cáo chi phí, doanh thu, lợi nhuận về công ty và chịu sự quản lý của Ban giám đốc

Số liệu tình hình nhân sự của công ty( lao động trực tiếp, cấp bậc)

Bảng 1.2: Số liệu về nhân sự của công ty TRASAS

Tên phòng ban Số lượng Trình độ Độ tuổi Tình trạng gia đình

Phòng TFS 10 Đại học 25-28 2 có gia đình

Nguồn: Công ty TRASAS

Nhận xét: Nhân viên công ty rất trẻ, độ tuổi từ 24 đến 40 tuổi, độ tuổi nhạy bén, sáng suốt

và chịu áp lực cao trong công việc Độ tuổi của sự học hỏi, nhưng chưa nhiều kinh

nghiệm, non nớt và còn yếu về nghiệp vụ Trình trạng có gia đình rất thấp, đa số những người có gia đình tập trung vào vị trí kế toán, tổ chức hành chính

Những vị trí này đòi hỏi kinh nghiệm và sự cẩn thận trong công việc Số người độc thânchiếm đa số trong cơ cấu lao động của công ty là một điểm lợi rất lớn vì những người này không vướng bận gia đình, họ có thể giải quyết công việc ngoài giờ tốt và dành nhiều thời gian cho công việc hơn Đội ngũ nhân viên trẻ của phòng kinh doanh, trung tâm ô tô hay TFS với sự nhiệt tình và năng nổ đã giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng

đi lên

 Cơ sở vật chất kỹ thuật:

- Năm 2011 công ty tiến hành xây dựng lại tòa nhà công ty tại 34 Nguyễn Thị Nghĩa, với thiết kế 5 tầng lầu, 1 trệt, 1 hầm giữ xe để mở rộng hơn nữa quy mô của công ty Công trình dự kiến hoàn thành vào cuối năm 2012

- Ngoài ra công ty có văn phòng đặt tại 35 Hậu Giang, là nơi hoạt động của trung tâm TFS

- Đội xe tải và xe container bao gồm 10 đầu kéo container và 7 xe tải phục vụ cho việc vậnchuyển hàng hóa của công ty

- Trung tâm ô tô với lượng xe trung bình 10 chiếc tại trung tâm đáp ứng nhu cầu của kháchhàng trong khu vực

- Các thiết bị văn phòng hiện đại đáp ứng nhu cầu công việc của công ty: hệ thống mạng điện thoại nội bộ có tổng đài, mười máy in, năm máy phô tô, 2 máy in kim dùng để in hóa đơn GTGT và phiếu thu chi

1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

1.3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh chung của công ty trong những năm gần

đây Bảng 1.3: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012-2014

Đơn vị tính: 1 Triệu VND

2012(1)

2013(2)

2014(3)

2013/2012 2013/2014Giá trị

tuyệtđối(2)-(1)

% (2)/(1)

Giá trịtuyệt đối(3)-(2)

% (3)/(2)

Doanhthu 101.715 120.450 135.532 18.735 118.419 15.08 112,524

Chi phí 90.955 105.485 109.631 14.530 115.974 4.146 103,930Lợinhuận

trướcthuế 10.760 14.965 25.901 4.205 139.079 10.936 173,072Lợi nhuận ròng

2.475 3.548 4.167 1.073 143.35 619 117.45Lợinhuận/

doanhthu 10.58 12.42 19.1 1.84 117.39 6.68 153.78

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của TRASAS

Nhận xét: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty khá thành công với doanh thu liên

tục tăng qua các năm Năm 2013 doanh thu công ty tăng 18.41% so với năm 2012 Năm

2014 tuy tốc độ tăng doanh thu có giảm hơn so với năm trước, nhưng lượng doanh thu đạt được khá cao 135.532 tỷ đồng Nguyên nhân của việc suy giảm doanh thu trong năm 2011 xuất phát từ những khó khăn chung của ngành giao nhận Trước tình hình suy thoái kinh tế

và sự cạnh tranh ngày càng cao đã làm cho công ty mất một số khách hàng lớn như

Triumph, Fonterra…

•Năm 2012: Doanh thu tăng 18.41% và chi phí cũng tăng 15.97% theo tốc độ tăng doanh thu Năm 2013 doanh thu tăng 12%, nhưng chi phí chỉ tăng 3.93% Điều này cho thấy, năm 2013 tập thể công ty đã nổ lực cắt giảm chi phí, nâng cao doanh thu để đạt được lợi nhuận cao nhất Tốc độ tăng lợi nhuận năm 2012 là 39.07% so với năm 2012, đến năm

2013 lợi nhuận tăng vượt bậc đến 73%

• Giai đoạn 2012-2013 cả thế giới đối mặt với cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu trầm trọng, nhưng doanh thu và lợi nhuận của công ty vẫn liên tục tăng, điều này càng khẳng định cho sự bền vững của công ty trước các sức ép bên ngoài Công ty đã bám sát vào thực

tế và tận dụng tối đa năng lực, tập thể công ty luôn biết xây dựng một thương hiệu rất riêng

và bền vững trên thị trường logistic

• Tổng chi phí tiếp tục tăng qua các năm nhưng tốc độ tăng chi phí lại giảm, điều này khẳng định năng lực quản lý tốt của ban lãnh đạo công ty, phát huy tác dụng của bộ máy quản lý doanh nghiệp Tuy vậy cũng phải nói thêm là nhờ có ý thức và tinh thần trách nhiệm của nhân viên công ty

• Tỷ suất lợi nhuận theo doanh thu tăng đều qua các năm do lượng doanh thu tăng, tuy nhiên có thể thấy được hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty chưa cao Năm 2013 tỷ suất lợi nhuận đạt 19.1% tương đương với một đồng doanh thu mà doanh nghiệp thu được

có 0.191 đồng lợi nhuận So với hiệu quả kinh doanh của một số ngành nghề khác thì hiệu quả mà Trasas đạt được là chưa cao Tuy nhiên trên đà phát triển và gia tăng cả về doanh thu và lợi nhuận như hiện nay thì chắc chắn công ty sớm đạt được hiệu quả như mong muốn

1.3.2 Tình hình kinh doanh của công ty theo hoạt động

Nhìn chung, TRASAS không ngừng đa dạng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn Phân tích qua cơ cấu doanh thu theo lĩnh vực ta có thể thấy như sau:

Hình 1.1: Cơ cấu doanh thu theo lĩnh vực hoạt động :

• Ủy thác xuất nhập khẩu chiếm khoảng 25 % trên tổng doanh thu của công ty Mặt hàng rượu chiếm ưu thế trong lĩnh vực này của công ty, lợi nhuận từ hoạt động ủy thác cũng rất lớn, nó chiếm ¼ tổng doanh thu

• Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu trực tiếp, công ty cũng đã chú trọng vào thị trường bánhkẹo bán sĩ của thị trường trong nước để nhập khẩu và phân phối các loại bánh chocolate cóxuất xứ từ Hàn Quốc và Nhật Bản Doanh thu từ hoạt động này chiếm 20% doanh thu của công ty

•15% trên tổng doanh thu còn lại thuộc về lĩnh vực kinh doanh ô tô của công ty Lượng ô

tô hàng tháng công ty bán ra là hơn 20 chiếc JAC các loại Đây Ủy thc XNK25% giao nhận 40% Kinh doanh ơ tơ 15% XNK trực tiếp 20% là một lĩnh vực kinh doanh mới hình

thành vào năm 2007 khi công ty tiến hành đa dạng hóa lĩnh vực hoạt động của công ty và

nó mang lại một phần trên tổng lợi nhuận thu được hàng năm của công ty

Qua kết cấu doanh thu theo từng lĩnh vực có thể nhận thấy công ty vừa đa dạng hóa được ngành nghề cũng vừa chú trọng được đến ngành chủ lực của công ty Phát huy tốt lợithế từ ngành mà công ty có lợi thế tối đa, đồng thời tận dụng khả năng kinh doanh từ các nghành khác Điều này khẳng định một lần nữa tốc độ tăng doanh thu cao hàng năm của công ty là kết quả có được từ sự đa dạng này

Chương 2: QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TRASAS

2.1 Khái quát chung về xuất nhập khẩu

2.1.1 Khái niệm về giao nhận và dịch vụ xuất nhập khẩu

Giao nhận là hành vi thương mại mà theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc của người giao nhận khác

Hay nói cách khác, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng.Theo qui tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhân, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa

2.1.2 Phân loại hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa

Ngày nay, cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế, dịch vụ giao nhận càng được

mở rộng hơn Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong thương mại và vận chuyển quốc tế, không chỉ làm các thủ tục hải quan, thuê tàu mà còn cung cấp trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hóa

• Khi làm môi giới hải quan: nhiệm vụ của người giao nhận lúc bấy giờ là làm thủ tục Hải quan đối với hàng nhập khẩu, sau đó mở rộng sang phục vụ cả hàng xuất khẩu và dành chổchở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự uỷ thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tuỳ thuộc vào quy định của hợp đồng mua bán Trên cơ

sở được nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu để khaibáo, làm thủ tục Hải quan như một môi giới Hải quan

• Khi làm Đại lý( Agent): hoạt động như là cầu nối giữa chủ hàng và người chuyên chở, nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở thực hiện các công việc như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho…

•Khi là người gom hàng ( Cargo Consolidation): Trong vận tải hàng hoá bằng container, dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ thành hàng nguyên để tận dụng sức chở của container và giảm cước phí vận tải Trong trường hợp này, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc là đại lý

•Khi là người chuyên chở( Carrier): Lúc này người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tảivới chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến một nơi khác Khi người giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier) nếu anh

ta ký hợp đồng không trực tiếp chuyên chở Nếu trực tiếp chuyên chở thì là người chuyên chở thực tế (Performing Carrier)

•Khi là người kinh doanh vận tải đa phương thức(MTO): người giao nhận cung cấp dịch

vụ vận tải “từ cửa đến cửa” hay vận tải đi suốt MTO cũng là người chuyên chở và phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá Nhờ có nghiệp vụ giao nhận, nó tạo điều kiện cho hoạt động xuất nhập khẩu đạt hiệu quả cao hơn do có sự phân công lao động, nhờ đó giảm đượcchi phí vận tải

2.2 Quy trình xuất nhập hàng hóa tại công ty TRASAS

2.2.1 Quy trình nhập khẩu tại công ty TRASAS

Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận tại công ty Trasas:

Đối với dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu, TRASAS với tư cách là nhà cung cấp dịch

vụ giao nhận vận chuyển Trong trường hợp này, TRASAS và công ty có hàng nhập khẩu( gọi tắt là chủ hàng) sẽ kí kết một hợp đồng dịch vụ giao nhận Công ty chủ hàng sẽ

kí cho Trasas một giấy ủy quyền để Trasas thay mặt chủ hàng đi giao dịch với các cơ quan hữu quan tại các cửa khẩu Quy trình nghiệp vụ nhập khẩu là trên tờ khai Hải quan, ở mục

" Người nhập khẩu" sẽ ghi tên và địa chỉ của công ty chủ hàng, còn tên của Trasas sẽ được ghi vào ô " đại lý làm thủ tục hải quan" Trên mọi chứng từ nhập khẩu nhưng hợp đồng

 Nhận chứng từ về lô hàng từ khách hàng

 Theo dõi hàng đến và chuẩn bị chứng từ

 Làm thủ tục hải quan tại cảng

 Nhận hàng và giao về kho cho khách hàng

 Quyết toán chi phí lô hàng và kết thúc hợp đồng

 Nhận D/O từ hãng tàu và khai Hải quan điện tử

Kiểm tra chứng từ đơn thương mại (invoice), Phiếu đóng gói (Packing list - P/L), vận tải đơn (Bill if lading - B/L), chứng nhận xuất xứ (C/O) đều ghi tên của công ty chủ hàng ( điều này là bắt buộc) cũng như các hóa đơn đóng tiền tại cảng, sân bay, kho hàng, hãng tàu đều ghi tên của công ty chủ hàng ( đây là do sự thỏa thuận của Trasas và công ty chủ hàng khi kí kết hợp đồng dịch vụ giao nhận)

Dịch vụ giao nhận vận chuyển tại công ty chia làm ba loại chính : hàng gia công, hàng kinh doanh (mậu dịch) và hàng phi mậu dịch

Hàng nhập kinh doanh, sản xuất xuất khẩu, gia công có vốn đầu tư nước ngoài:

hàng Trong khâu này lưu ý phải kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ có đầy đủ chưa, các thông tin trên chứng từ cho đúng và khớp với nhau không

Những nội dung cần lưu ý khi kiểm tra là: tên công ty nhập khẩu, mã số thuế để khi ra hoá đơn thông tin thể hiện được chính xác, ngoài ra cần lưu ý kiểm tra tên hàng, số kiện, trọng lương hàng…giữa các chứng từ phải đồng nhất với nhau, tránh sai sót có thể phát sinh sau này Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hàng hóa sẽ kiểm tra chứng từ và theo dõi hàng đến.Cho đến khi nhận được thông báo hàng đến sẽ chuyển sang bộ phận giao nhận để tiến hành

đi nhận lệnh giao hàng Đồng thời bộ phận tiếp nhận sẽ chuyển bộ chứng từ hàng hóa cho

bộ phận lên tờ khai

ii) Nhận lệnh giao hàng từ hãng vận chuyển:

Nhân viên Trasas cầm thông báo nhận hàng và B/L gốc cùng với giấy giới thiệu của công ty đến đại lý của hãng tàu để lấy lệnh giao hàng ( Delivery Oder- D/O) Trường hợp bill surrender hay telex release thì chỉ cần giấy giới thiệu là nhận lệnh giao hàng Nếu trên bill thể hiện là cước phí trả sau thì phải đóng thêm số tiền cước

Còn thể hiện cước phí đã trả rồi (trả trước) thì chỉ trả phí chứng từ, phí theo dõi hàng hóa và các phí khác nếu có Khi đã nhận được D/O thì Trasas chuẩn bị bộ chứng từ để nhận hàng, đây là một khâu rất quan trọng đòi hỏi nhân viên phải có nghiệp vụ và cẩn thận

để khai tờ khai hải quan điện tử

iii) Lên tờ khai điện tử và chuẩn bị bồ hồ sơ hải quan:

Bộ phận giao nhận chịu trách nhiệm lấy lệnh giao hàng, còn bộ phận lên tờ khai sẽ truyền tờ khai điện tử và sắp xếp một bộ hồ sơ hoàn chỉnh Hai khâu này thường được thựchiện song song bởi hai bộ phận trong phòng kinh doanh của công ty Để chuẩn bị cho việc lên tờ khai được chính xác, cần lưu ý yêu cầu khách hàng dịch chi tiết tên hàng, kích thước, công dụng, xuất xứ hàng hoá (nếu trên chứng từ không thể hiện rõ) nhất là các loại hàng hoá có tên khoa học, hoặc các loại nguyên vật liệu, phụ liệu

Nhân viên giao nhận phải tự kiểm tra lại bản dịch xem đã đúng chưa bằng cách tra từ điển chuyên ngành, hỏi những anh chị có kinh nghiệm làm lâu năm…nếu có chỗ nào chưa phù hợp yêu cầu khách hàng kiểm tra, chỉnh sửa để đảm bảo việc áp mã thuế chính xác Tiêu thức lên tờ khai: Điền những thông tin lên form tờ khai hải quan điện tử và truyền dữ liệu đến hải quan Vào menu của chương trình khai hải quan điện tử và chọn chức năng:

“Tờ khai nhập khẩu/ Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu” như hình sau :

Hình 2.1 Phần thông tin chính trên tờ khai điện tử nhập khẩu:

Trên hình 2.2 là những tiêu thức chính trên tờ khai hải quan điện tử, để hoàn tất tờ khai

tin trên bill, hợp đồng và hóa đơn thương mại sau đó lưu dữ liệu và truyền đến chi cục hải quan Hải quan sẽ tiếp nhận tờ khai sau đó cấp số tờ khai và trả kết quả phân luồng Sau khi đã có kết quả nhân viên Trasas in bộ tờ khai điện tử và các chứng từ quy định khác mang cho khách hàng ký tên đóng dấu và mang đi nhận hàng Bộ hồ sơ nhập khẩu đầy đủ được chuyển cho bộ phận giao nhận gồm:

- 1 tờ khai hải quan điện tử: bản chính ( phụ lục đính kèm nếu có )

- 1 giấy giới thiệu của khách hàng

- 1 bản chính giây chứng nhận xuất xứ ( nếu có)

Nhân viên Trasas mang bộ chứng từ đến cảng được thông báo trên lệnh giao hàng để nhận hàng

iv) Làm thủ tục hải quan tại cảng, sân bay và các kho hàng:

Bộ hồ sơ hải quan sau khi khách hàng ký sẽ được chuyển sang cho bộ phận làm thủ tục

mở tờ khai tại cảng có hai trường hợp xảy ra:

- Nếu là hàng của doanh nghiệp đầu tư 100% vốn nước ngoài thì sẽ được chuyển về cho nhân viên trực mở tờ khai tại số 43 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Đakao, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh để mở tờ khai Vì lượng tờ khai đầu tư hàng ngày công ty mở hàng trăm bộ nên công ty phân công 1 nhân viên chuyên trách trực tại chi cục hải quan đầu tư để làm thủ tục.Sau khi tờ khai hoàn tất sẽ được chuyển về bộ phận giao nhận để đi thanh lý cổng và nhận hàng (nếu là luồng xanh, vàng), hoặc tiến hành thủ tục kiểm hóa cho lô hàng ( nếu là luồngđỏ)

- Nếu là hàng của doanh nghiệp đặt tại các khu công nghiệp, khu chế xuất tại Bình Dương,Đồng Nai thì sẽ được chuyển về cho nhân viên chuyên trách bộ phận làm thủ tục tại các Bình Đương và Đồng Nai để hoàn tất thủ tục mở tờ khai Sau đó tờ khai sẽ được chuyển

về bộ phận giao nhận để làm thủ tục di lý hàng từ cảng ở Tp.HCM về khu chế xuất, khu công nghiệp đó

- Nếu là hàng vể cảng trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh như DHL, Fedex, Cát Lái, Vict, ICD, Tân Cảng theo hình thức kinh doanh thông thường của các doanh nghiệp Việt Nam sẽ do một nhân viên phụ trách làm toàn bộ thủ tục mở tờ khai, kiểm hóa và giao hàng

về kho khách hàng Cụ thể các bước làm thủ tục tại cảng, sân bay và các kho hàng:

♣Bước 1: Xuất trình và nộp bộ hồ sơ gồm

- 1 tờ khai hải quan điện tử: bản chính ( phụ lục đính kèm nếu có )

- 1 giấy giới thiệu của khách hàng

- 1 bản sao hợp đồng nhập khẩu

- 1 bản chính Hóa đơn thương mại

- 1 bản chính Phiếu đóng gói

- 1 bản sao B/L

- 1 bản chính giấy chứng nhận xuất xứ ( nếu có)

Nhân viên hải quan kiểm tra công ty có nợ thuế hay không, nếu có thì hải quan trả hồ sơlại và chỉ tiếp nhận khi không nợ thuế Thường thì kết quả phân luồng có thể hiện doanh nghiệp có nợ thuế hay không, do vậy nếu nợ thuế doanh nghiệp phải có chứng từ từ giải trình là đã nộp thuế khi làm thủ tục thì mới tiếp tục được thông quan

Sau khi kiểm tra Trasas không nợ thuế, nhân viên tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của

bộ chứng từ Nhân viên hải quan kiểm tra thông tin tờ khai trên hệ thống sau đó dùng chữ

ký số của doanh nghiệp rồi truyền lên hải quan Những nội dung mà hải quan kiểm tra : Hợp đồng có hợp lệ hay không, nội dung có đúng như trên hóa đơn, C/O , hay không Kiểm tra tên phương tiện vận chuyển, chuyến tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, ngày khởihành, số hiệu vận đơn, số container, tên người nhận hàng, người gửi hàng, người phải thông báo, mô tả sơ lựơc về hàng hóa: tên hàng, số lượng, số kiện, trọng lượng,

Nếu như hợp lệ thì nhân viên hải quan ký thông quan và chuyển trả tờ khai nếu tờ khai

đó được phân luồng vàng Nếu là luồng đỏ thì sau khi tiếp nhận tờ khai điện tử nhân viên hải quan chuyển sang bộ phận kiểm hóa để kiểm tra hàng thực tế Tờ khai luồng vàng, sau

khi hoàn tất ở bước 1 sẽ chuyển đến bước 4 Tờ khai luồng đỏ thực hiện theo trình tự các bước sau:

♣ Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa để kiểm hàng thực tế (nếu có):

Nhân viên Trasas cầm 3 D/O còn lại đến đại lý hãng tàu đặt văn phòng hiện trường tại cảng để đóng dấu rút ruột hay giao thẳng (nguyên cont) Sau đó mang 1 lệnh giao hàng đến thương vụ cảng để xin chuyển container ( cont) từ bãi trung tâm vào bãi kiểm hóa để kiểm hóa Khi nhận hàng được đóng bằng cont sẽ có hai trường hợp:

- Trường hợp 1: Nếu chủ hàng muốn đưa nguyên cont về rút ruột tại kho riêng của mình thì khi đến nhận hàng chủ hàng sẽ làm giấy xin mượn cont nộp cho đại diện hãng tàu tại cảng Hãng tàu sẽ ghi ngày cấp hàng và phương thức nhận hàng nguyên cont vào phía sau lệnh giao hàng đồng thời đóng dấu xác nhận Chủ hàng mang lệnh giao hàng đến điều độ bãi nhập để làm thủ tục nhận hàng, đóng tiền nâng hạ cont Cảng sẽ thu lại lệnh giao hàng đồng thời giao phiếu xuất nguyên cont cho chủ hàng, để chủ hàng cho phương tiện vào lấy cont

- Trường hợp 2: Nếu chủ hàng muốn rút ruột tại bãi của cảng thì trong lệnh giao hàng đại diện hãng tàu sẽ ghi đầy đủ ngày cấp và sẽ ghi phương thức nhận hàng và rút ruột đồng thời đóng dấu xác nhận vào đó

Chủ hàng mang lệnh giao hàng đến điều độ bãi nhập của hãng tàu và nộp tiền cước phí nâng hạ cont, cước phí thuê bãi để rút ruột hàng ra cho chủ hàng Khi thực hiện việc rút ruột, điều độ bãi của hãng tàu sẽ thu lại lệnh giao hàng và cấp cho chủ hàng phiếu xuất hàng rút ruột

Chủ hàng đưa phương tiện vào lấy hàng đã được lấy từ cont ra và đưa về kho của mình, còn điều độ bãi sẽ bố trí phương tiện đưa cont rỗng về bãi cont rỗng của hãng tàu Tất cả chi phí đều ghi tên của Trasas vào mã số thuế của Trasas Lệnh giao hàng còn lại đem đi đối chiếu tại phòng giám sát bãi để kiểm hóa

♣Bước 3: Kiểm hàng hóa thực tế (nếu có):