“Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội”

Trong quá trình học tập và rèn luyện tại khoa Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc Tế - Trường Đại Học Ngoại Thương, em đã được tiếp cận và trang bị cho mình những lý luận, các học thuyết kinh tế và bài giảng của thầy cô về các vấn đề nghiệp vụ như Xuất nhập khẩu, Vận tải và giao nhận cùng … cùng với một số vấn đề như tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất …. Tuy nhiên, để khỏi bỡ ngỡ sau khi ra trường, nhà trường đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, từ đó kết hợp với lý thuyết mình đã học có nhận thức khách quan đối với các vấn đề xoay quanh những kiến thức về các nghiệp vụ và chính sách quản lý và phát triển trong các doanh nghiệp. Kiến tập chính là cơ hội cho chúng em được tiếp cận với thực tế, được áp dụng những lý thuyết mình đã học trong nhà trường, phát huy những ý tưởng mà trong quá trình học chưa thực hiện được. Trong thời gian này, chúng em được tiếp cận với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như có thể quan sát học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng đôí với những sinh viên năm thứ 3. Khoảng thời gian thực tập 4 tuần tại Công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội – TOCONTAP HANOI, được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo, các anh chị ở phòng XNK 2 của công ty và sự hướng dẫn của giảng viên Lê Quang Nhật, em đã có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về tình hình hoạt động của công ty và hoàn thành được bài báo cáo thực tập của mình với đề tài: “Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội”

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ ĐỐI NGOẠI BÁO CÁO THỰC TẬP ĐỀ TÀI: “Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội” Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Thành Mã sinh viên: 0851020178 Lớp : Anh 13 – K47 – Kinh tế Giáo viên hướng dẫn: Giảng viên Lê Quang Nhật Báo cáo kiến tập giữa khóa Hà Nội, tháng 07 năm 2011 LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình học tập và rèn luyện tại khoa Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc Tế - Trường Đại Học Ngoại Thương, em đã được tiếp cận và trang bị cho mình những lý luận, các học thuyết kinh tế và bài giảng của thầy cô về các vấn đề nghiệp vụ như Xuất nhập khẩu, Vận tải và giao nhận cùng … cùng với một số vấn đề như tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất …. Tuy nhiên, để khỏi bỡ ngỡ sau khi ra trường, nhà trường đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, từ đó kết hợp với lý thuyết mình đã học có nhận thức khách quan đối với các vấn đề xoay quanh những kiến thức về các nghiệp vụ và chính sách quản lý và phát triển trong các doanh nghiệp. Kiến tập chính là cơ hội cho chúng em được tiếp cận với thực tế, được áp dụng những lý thuyết mình đã học trong nhà trường, phát huy những ý tưởng mà trong quá trình học chưa thực hiện được. Trong thời gian này, chúng em được tiếp cận với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như có thể quan sát học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng đôí với những sinh viên năm thứ 3. Khoảng thời gian thực tập 4 tuần tại Công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội – TOCONTAP HANOI, được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo, các anh chị ở phòng XNK 2 của công ty và sự hướng dẫn của giảng viên Lê Quang Nhật, em đã có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về tình hình hoạt động của công ty và hoàn thành được bài báo cáo thực tập của mình với đề tài: “Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội” Tuy nhiên bài viết của em còn nhiều thiếu sót, mong nhận được sự giúp đỡ và nhận xét từ thầy. Báo cáo được kết cấu gồm ba phần chính: Chương I: Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI – Tóm tắt quá trình thực tập tại công ty SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 2 Báo cáo kiến tập giữa khóa Chương II: Tình hình kinh doanh và hoạt động XNK ủy thác tại công ty TOCONTAP Chương III: Những suy nghĩ, cảm nhận của bản thân sau khi thực tập và nhận xét của Công ty nhận thực tập giữa khóa SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 3 Báo cáo kiến tập giữa khóa NỘI DUNG Chương I: Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI – Tóm tắt quá trình thực tập tại công ty. I. Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI: 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội: Theo nghị định số 62/BTng-NĐ-KD ngày 5/3/1956 tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm được thành lập, đây là tiền thân của công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà Nội, đặt dưới sự quản lý của bộ Thương nghiệp (nay là bộ Thương Mại). Công ty là doanh nghiệp Nhà nước, có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có tài khoản tại ngân hang và có tài khoản riêng. Qua hơn 50 năm thành lập, theo yêu cầu phát triển để phù hợp với sự thay đổi của nền kinh tế, công ty đã nhiều lần tách các bộ phận hình thành nên các công ty khác. - Năm 1964: Tách thành lập Aetexport - Năm 1971: Tách thành lập Barotex - Năm 1972: Giao cơ sở sản xuất của công ty cho bộ Thương mại quản lý - Năm 1978: Tách thành lập Textimex - Năm 1985: Tách thành lập Mecanimex - Năm 1990: Giao chi nhánh phía Nam cho bộ Thương mại quản lý - Năm 1993: Để phù hợp với nền kinh tế thị trường, Bộ Thương mại ra quyết định Nhà nước số 333TM/TCCB chuyển tổng công ty XNK tạp phẩm thành doanh nghiệp mang tên : Công ty XNK tạp phẩm - Năm 2006: Theo quyết định số 2537/QD-BTM ngày 18/10/2005 và số 0206/QĐ- BTM ngày 13/2/2006 của bộ Thương mại công ty đã chuyển đổi cổ phần hóa. (trích giấy phép đăng ký kinh doanh) 1.1. Tên công ty: Công ty cổ phần XNK tạp phẩm Tên giao dịch: VIET NAM NATIONAL SUNDRIES IMPORT AND EXPORT JONT STOCK COMPANY . Tên viết tắt: TOCONTAP HANOI 1.2. Trụ sở chính: 36 Bà Triệu, phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội Điện thoại: 04 - 38254191/38254975 Fax: 04 - 38255017 Webside: www.tocontap-hanoi.vnn.vn Email: tocontap@fpt.vn 1.3. Ngành nghề kinh doanh: - Kinh doanh hàng nông sản, lâm sản, hải sản thực phẩm, thủ công mĩ nghệ, tạp phẩm, công nghệ phẩm, sản phẩm dệt may da dầy (Trừ loại lâm sản nhà nước cấm). - Kinh doanh vật tư máy móc, thiết bị-nguyên liệu, vật liệu xây dựng, hóa chất (trừ hóa chất nhà nước cấm), kim khí điện máy, phương tiện vận tải. SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 4 Báo cáo kiến tập giữa khóa - Kinh doanh khách sạn và du lịch khách sạn, đại lý bán buôn bán lẻ hàng hóa ( Không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường); Tổ chức gia công chế biến, hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và nước ngoài. 1.4. Vốn điều lệ: 34.000.000.000 (Ba mươi tư tỷ đồng Việt Nam) 1.5. Danh sách cổ đông: Số TT Tên cổ đông Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đối với cá nhân hoặc trụ sở chính đối với tổ chức Loại cổ phần Số cổ phần Giá trị cổ phần (VNĐ) Tỷ lệ (%) 1 Vốn nhà nước đại diện: -Cao Văn Thủy -Trần Như Sơn -Căn 612 nhà CT4A2. Phường đại kim quận Hoàng Mai – Hà Nội -Số 2 Điện Biên Phủ, phường Cửa Nam, Hoàn Kiếm, Hà Nội Cổ phần phổ thông 1.001.300 10.013.000.000 29,45 Tổng số 1.001.300 10.013.000.000 29,45 2 97 cổ đông khác Cổ phần phổ thông 176.900 1.769.000.000 5,2 Tổng số 176.900 1.769.000.000 5,2 1.6. Người đại diện cho pháp luật của công ty: Chức danh: Tổng giám đốc Họ và tên: Cao Văn Thủy Sinh ngày: 05/08/1963 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam • Công ty là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK sớm nhất, qua nhiều năm phát triển trong điều kiện nền kinh tế có nhiều biến động về kinh tế xã hội. Công ty TOCONTAP đã phấn đấu từng bước và trưởng thành. TOCONTAP là công ty có bề dày lịch sử và buôn bán quốc tế lâu năm nhất Việt Nam. • Hoạt động kinh tế quốc tế: TOCONTAP HANOI là một tròng những công ty hàng đầu có quan hệ rộng rãi với các quốc gia khác trên thế giới. Hoạt động của TOCONTAP HANOI, hiện nay, không chỉ giới hạn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu mà còn bao gồm cả các lĩnh vực khác như đầu tư, hợp tác, lien doanh, sản xuất, đại lý xuất nhập khẩu, vận tải, v.v Trải qua hơn 50 năm hoạt động, TOCONTAP HANOI đã thiết lập quan hệ kinh tế quốc tế và kinh doanh quốc tế với trên 100 nước và vùng lãnh thổ, là 1 trong các công ty có chiều dài lịch sử phong phú và kinh nghiệm dồi dào trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế ở Việt Nam. SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 5 Báo cáo kiến tập giữa khóa TOCONTAP HANOI đang phát triển quan hệ thương mại và hợp tác với các bạn hàng trên Thế giới trên nguyên tắc bình đẳng cùng có lợi, tôn trọng hợp đồng, giữ chữ tín. 2. cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty cổ phần XNK Hà Nội Phòng kinh doanh XNK 1 Phòng kinh doanh XNK 2 Phòng kinh doanh XNK3 Phòng kinh doanh XNK5 Phòng kinh doanh XNK6 Phòng kinh doanh XNK7 Phòng kinh doanh XNK8 Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Hưng Yên Chi nhánh TP HCM 2.1 Ban giám đốc : - Giám đốc: là người đứng đầu công ty. trực tiếp quản lý phần vốn góp của nhà nước. Đại diện cho công ty trứơc pháp luật và điều hành mọi hoạt động của công ty - Phó giám đốc : được giám đốc đề bạt, là người hỗ trợ cho giám đốc . Có nhiều phó giám đốc, mỗi giám độc phụ trách 1 hoặc 1 số lĩnh vực và chịu trách nhiêm trước giám đốc . 2.2 Các phòng quản lý : Có chức năng tham mưu cho giám đốc. các văn bản của các phòng ban phải được giám đốc đồng ý trước khi có hiệu lực - Phòng tổng hợp: có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình kinh tế quốc tế và trong nước, tình hình kinh doanh, những biến động của thị trường . từ đó đề xuất các phương án thích ứng . SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 6 Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng tổ chức cán bộ Phòng hành chính Phòng tổng hợp đối ngoại Phòng kế toán tài chính Báo cáo kiến tập giữa khóa - Phòng Kế Toán: có nhiệm vụ lập kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch tài chính của các phòng kinh doanh; quản lý tài chính kế toán , bảo toàn và phát triển vốn, thanh toán các hoá đơn … - phong tổ chức cán bộ : phụ trách việc tổ chức bộ máy, sắp xếp đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ kinh doanh . 2.3 Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : Các phòng kinh doanh thưc hiện các giao dịch thương mại quốc tế, các nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Mỗi phòng phụ trách các loại mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu riêng biệt . Ban đầu công ty có 8 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, đến năm 2000 phòng 5 đã sát nhập vào phòng 8. Do vậy hiện nay công ty có 7 phòng kinh doanh XNK Các mặt hàng kinh doanh cụ thể của từng phòng : - Phòng 1 : giấy, bột giấy, nguyên liệu sản xuất giấy, sản phẩm giấy, 1 số mặt hàng điện máy . - Phòng 2 : Đồ dùng học sinh, đồ dùng văn phòng, quần áo thể thao, dụng cụ thể thao, đồ chơi trẻ em, săm lốp ô tô, xe máy, xe đạp . - Phòng 3 : các sản phẩm dệt may, thủ công mỹ nghệ và các sản phẩm len da - Phòng 5 : Đồ điện tử, điện lạnh gia dụng, các loại rượu, sơn, nguyên liệu sơn… - Phòng 6 : Cáp điện và dây điện, trang thiết bị điện, dụng cụ cầm tay, máy ảnh, máy quay phim … - Phòng 7 : nông sản, gia vị, giày dép … - Phòng 8 : Gốm sứ mỹ nghệ, tranh ảnh nghệ thuật, đồ vệ sinh, trang thiết bị phòng thí nghiệm, mây tre đan xuất khẩu … 2.4 Các đơn vị trực thuộc . - Chi nhánh Hải Phòng : hoạt đông theo cơ chế khoán. Chủ yếu thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu qua cảng Hải Phòng - Chi nhánh Hưng Yên : hoạt động theo cơ chế khoán. Thực hiện các hợp đồng trên địa bàn Tỉnh Hưng Yên SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 7 Báo cáo kiến tập giữa khóa - Chi nhánh TP HCM: hoạt động theo cơ chế khoán. Thực hiện các hợp đồng trên địa bàn TP-HCM. 3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty: 3.1 Chức năng: Thông qua cá hoạt động xuất nhập khẩu, sản xuất và liên doanh hợp tác nhằm khai thác nguồn vật tư, nguyên liệu, nhân lực, lợi thế của đất nước 1 cách có hiêu quả để đẩy mạnh hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu, tăng nguồn thu ngoại tệ cho ngân sách . Các hoat động cụ thể : - xuất nhập khẩu các tạp phẩm và vật tư để phuc vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước. xuất khẩu các mặt hàng do công ty tự sản xuất. - nhận uỷ thác xuất khẩu, làm đại lý, mội giới mua bán cho các công ty trong và ngoài nước - Sản xuất, gia công hàng hoá xuất nhập khẩu, liên doanh liên kết, hợp tác, đầu tư Sản xuất, tiêu thụ sản phẩm. 3.2 Nhiệm vụ của công ty: Dựa trên khả năng của công ty, tình hình thị trường trong nước và quốc tế để xây dựng những kế hoạch dài hạn và các kế hoạch ngắn hạn theo năm, theo quý về tài chính, vận tải, vật tư… . Xác định phương hướng phát triển, các phương án kinh doanh phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế . Hợp tác với các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước nghiên cứu thị trường xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, tạo điều kiên thuận lợi cho sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu . Dựa trên các hoạt động marketing, chủ động tìm kiếm khách hàng và kí kết các hợp đồng kinh tế, dịch vụ với khách hàng ,các đơn vị vận tải , bảo hiểm, thực hiện tốt các hoạt động xuất nhập khẩu, uỷ thác để thu lợi nhuận . Đồng thời xây dựng, quảng bá hình ảnh, uy tín của công ty trên thị trường , tạo điêu kiện thuận lợi phát triển . Tuân thủ luật pháp và chính sách của nhà nước . 4. Tín dụng và Ngân hàng: 4.1 Ngân hàng: SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 8 Báo cáo kiến tập giữa khóa TOCONTAP HANOI kể từ khi thành lập đến nay đã có mỗi quan hệ và mở tài khoản tại rất nhiều ngân hàng có uy tín hoạt động tại Việt Nam. Hiện nay TOCONTAP HANOI đang duy trì tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tại các ngân hàng: - Sở giao dịch Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank H.O) - Ngân hàng Ngoại thương Hải Phòng (Vietcombank – Haiphong Branch) - Ngân hàng Ngoại thương TP Hồ Chí Minh (Vietcombank – Ho Chi Minh Branch) - Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và phát triển Vietnam (Vietindebank H.O) - Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội (Vietindebank – Hanoi Branch) - Ngân hàng Thương mại cổ phần Xuất nhập khẩu Hà Nội (Eximbank Hanoi) - Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Đông Hà Nội (Agribank – Hanoi West Branch) - Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Thăng Long (Agribank – Thang Long Branch) - Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội – chi nhánh Lý Nam Đế ( MB – Ly Nam De Branch) - Ngân hàng Thương mại cổ phần Quốc tế - chi nhánh Hoàng Quốc Việt (VIBank – Hoang Quoc Viet Branch) - Ngân hàng Công thương Hoàng Mai (Vietinbank – HoangMai Branch) - Ngân hàng Thương mại cổ phần Liên Việt – chi nhánh Thăng Long. 4.2 Tín dụng: - TOCONTAP HANOI hiện có vốn điều lệ là 34.000.000.000 đồng (ba mươi tỷ đồng VN) - TOCONTAP HANOI hiện có nguồn tín dụng ổn định hàng năm trước từ các ngân hàng uy tín sau:  Sở giao dịch Ngân hàng TM cổ phần Ngoại thương VN 150.000.000.000 VND  Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam 100.000.000.000 VND  Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hà Nội 100.000.000.000 VND  Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Đông Hà Nội 100.000.000.000 VND  Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Thăng Long 75.000.000.000 VND  Ngân hàng Công thương Hoàng Mai 75.000.000.000 VND  Ngân hàng TMCP Quân đội – Chi nhánh Lý Nam Đế 50.000.000.000 VND  Ngân hàng TMCP Quốc tế - chi nhánh Hoàng Quốc Việt 30.000.000.000 VND  Ngân hàng TMCP Liên Việt – chi nhánh Thăng Long 20.000.000.000 VND  Ngoài ra còn được các ngân hàng lớn cấp tín dụng không giới hạn trong các trường hợp tham gia đấu thầu dự án lớn có tính khả thi.  TOCONTAP HANOI liên tục hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả và có bản cân đối kế toán lành mạnh.  TOCONTAP HANOI hiện có cổ đông chiến lược, nằm trong Hội đồng quản trị là Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội (MCSB). SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 9 Báo cáo kiến tập giữa khóa II. Tóm tắt quá trình kiến tập giữa khóa tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội: - 29/6 : Đến công ty liên hệ kiến tập - 4/7 – 8/7 : làm quen với môi trường làm việc tại công ty , tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của công ty , cơ cấu nhân sự trong phòng, chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty - 11/7-15/7 : Lựa chọn đề tài kiến tập và thu thập các tài liệu cần thiết - 18/7-22/7 : được giới thiệu và hướng dẫn các công việc cụ thể . Quy trình làm việc và phân công công việc trong phòng, tiếp xúc với các loại giấy tờ như đơn chào hàng, L/C, các giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu như vận đơn, giấy gửi hàng, giấy chứng nhận xuất xứ… - 25/7 – 28/7 : thu thập một số tài liệu phục vụ cho việc viết báo cáo và bắt đầu viết báo cáo kiến tập. -29/7 : xin giấy chứng nhận thực tập, nhận xét của phòng về quá trình thực tập và những kết quả thu được, kết thúc thực tập. Chương II: Tình hình kinh doanh và hoạt động XNK ủy thác tại công ty TOCONTAP I. Quy trình hoạt động XNK ủy thác tại công ty TOCONTAP: 1. Giao dịch: Thông thường khi có một đơn vị kinh tế nào đó với điều kiện hàng hóa không nằm trong danh mục hàng cấm XNK của Nhà nước thì đơn vị kinh tế đó đem 02 sản phẩm mẫu đến công ty TOCONTAP đàm phán và yêu cầu công ty TOCONTAP xuất khẩu hàng hóa cho họ, hoặc trong trường hợp nhập khẩu thì đơn vị kinh tế đó cần SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 10 . bản thân sau khi thực tập và nhận xét của Công ty nhận thực tập giữa khóa SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 3 Báo cáo kiến tập giữa khóa NỘI DUNG Chương. SV Nguyễn Minh Thành – A13 – K47 Page 9 Báo cáo kiến tập giữa khóa II. Tóm tắt quá trình kiến tập giữa khóa tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội: -