“Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội”

Trong quá trình học tập và rèn luyện tại khoa Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc Tế - Trường Đại Học Ngoại Thương, em đã được tiếp cận và trang bị cho mình những lý luận, các học thuyết kinh tế và bài giảng của thầy cô về các vấn đề nghiệp vụ như Xuất nhập khẩu, Vận tải và giao nhận cùng … cùng với một số vấn đề như tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất …. Tuy nhiên, để khỏi bỡ ngỡ sau khi ra trường, nhà trường đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, từ đó kết hợp với lý thuyết mình đã học có nhận thức khách quan đối với các vấn đề xoay quanh những kiến thức về các nghiệp vụ và chính sách quản lý và phát triển trong các doanh nghiệp. Kiến tập chính là cơ hội cho chúng em được tiếp cận với thực tế, được áp dụng những lý thuyết mình đã học trong nhà trường, phát huy những ý tưởng mà trong quá trình học chưa thực hiện được. Trong thời gian này, chúng em được tiếp cận với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như có thể quan sát học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng đôí với những sinh viên năm thứ 3. Khoảng thời gian thực tập 4 tuần tại Công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội – TOCONTAP HANOI, được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo, các anh chị ở phòng XNK 2 của công ty và sự hướng dẫn của giảng viên Lê Quang Nhật, em đã có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về tình hình hoạt động của công ty và hoàn thành được bài báo cáo thực tập của mình với đề tài: “Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội”

CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình học tập và rèn luyện tại khoa Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc

Tế - Trường Đại Học Ngoại Thương, em đã được tiếp cận và trang bị cho mìnhnhững lý luận, các học thuyết kinh tế và bài giảng của thầy cô về các vấn đề nghiệp

vụ như Xuất nhập khẩu, Vận tải và giao nhận cùng … cùng với một số vấn đề nhưtài chính, nhân sự, marketing, sản xuất … Tuy nhiên, để khỏi bỡ ngỡ sau khi ratrường, nhà trường đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, từ đó kết hợpvới lý thuyết mình đã học có nhận thức khách quan đối với các vấn đề xoay quanhnhững kiến thức về các nghiệp vụ và chính sách quản lý và phát triển trong cácdoanh nghiệp

Kiến tập chính là cơ hội cho chúng em được tiếp cận với thực tế, được áp dụngnhững lý thuyết mình đã học trong nhà trường, phát huy những ý tưởng mà trongquá trình học chưa thực hiện được Trong thời gian này, chúng em được tiếp cận vớitình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như có thể quan sát học tập phong cách

và kinh nghiệm làm việc Điều này đặc biệt quan trọng đôí với những sinh viên nămthứ 3

Khoảng thời gian thực tập 4 tuần tại Công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội –TOCONTAP HANOI, được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo, các anh chị ởphòng XNK 2 của công ty và sự hướng dẫn của giảng viên Lê Quang Nhật, em đã

có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về tình hình hoạt động của công ty và hoànthành được bài báo cáo thực tập của mình với đề tài:

“Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội”

Tuy nhiên bài viết của em còn nhiều thiếu sót, mong nhận được sự giúp đỡ vànhận xét từ thầy

Báo cáo được kết cấu gồm ba phần chính:

Chương I: Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI – Tóm tắt quá trình thực tập tại công ty

Chương II: Tình hình kinh doanh và hoạt động XNK ủy thác tại công ty TOCONTAP

Chương III: Những suy nghĩ, cảm nhận của bản thân sau khi thực tập và nhận xét của Công ty nhận thực tập giữa khóa

NỘI DUNG

Chương I: Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI – Tóm tắt quá trình thực tập tại công ty.

I Giới thiệu chung về công ty TOCONTAP HANOI:

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội:

Theo nghị định số 62/BTng-NĐ-KD ngày 5/3/1956 tổng công ty xuất nhậpkhẩu tạp phẩm được thành lập, đây là tiền thân của công ty cổ phần xuất nhập khẩu

Hà Nội, đặt dưới sự quản lý của bộ Thương nghiệp (nay là bộ Thương Mại)

Công ty là doanh nghiệp Nhà nước, có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập,

có tài khoản tại ngân hang và có tài khoản riêng Qua hơn 50 năm thành lập, theoyêu cầu phát triển để phù hợp với sự thay đổi của nền kinh tế, công ty đã nhiều lầntách các bộ phận hình thành nên các công ty khác

- Năm 1990: Giao chi nhánh phía Nam cho bộ Thương mại quản lý

- Năm 1993: Để phù hợp với nền kinh tế thị trường, Bộ Thương mại ra quyếtđịnh Nhà nước số 333TM/TCCB chuyển tổng công ty XNK tạp phẩm thành doanhnghiệp mang tên : Công ty XNK tạp phẩm

- Năm 2006: Theo quyết định số 2537/QD-BTM ngày 18/10/2005 và số 0206/QĐ-BTM ngày 13/2/2006 của bộ Thương mại công ty đã chuyển đổi cổ phần hóa.(trích giấy phép đăng ký kinh doanh)

1.1 Tên công ty: Công ty cổ phần XNK tạp phẩm

Tên giao dịch: VIET NAM NATIONAL SUNDRIES IMPORT ANDEXPORT JONT STOCK COMPANY Tên viết tắt: TOCONTAP HANOI

1.2. Trụ sở chính: 36 Bà Triệu, phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, TP

Hà Nội

Điện thoại: 04 - 38254191/38254975 Fax: 04 - 38255017

Webside: www.tocontap-hanoi.vnn.vn Email: tocontap@fpt.vn

1.3. Ngành nghề kinh doanh:

- Kinh doanh hàng nông sản, lâm sản, hải sản thực phẩm, thủ công mĩ nghệ,tạp phẩm, công nghệ phẩm, sản phẩm dệt may da dầy (Trừ loại lâm sản nhà nướccấm)

- Kinh doanh vật tư máy móc, thiết bị-nguyên liệu, vật liệu xây dựng, hóa chất(trừ hóa chất nhà nước cấm), kim khí điện máy, phương tiện vận tải

- Kinh doanh khách sạn và du lịch khách sạn, đại lý bán buôn bán lẻ hàng hóa( Không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường); Tổ chức giacông chế biến, hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và nướcngoài

1.4. Vốn điều lệ: 34.000.000.000 (Ba mươi tư tỷ đồng Việt Nam)

Loại cổphần Số cổphần Giá trị cổ phần(VNĐ) Tỷ lệ(%)

Cổ phầnphổ thông

1.001.30

0 10.013.000.000 29,45Tổng số 1.001.300 10.013.000.000 29,45

2 97 cổ đôngkhác

Cổ phầnphổ thông 176.900 1.769.000.000 5,2Tổng số 176.900 1.769.000.000 5,2

1.6. Người đại diện cho pháp luật của công ty:

Chức danh: Tổng giám đốc

Họ và tên: Cao Văn Thủy

Sinh ngày: 05/08/1963 Dân tộc: Kinh Quốc tịch: Việt Nam

 Công ty là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK sớm nhất,

qua nhiều năm phát triển trong điều kiện nền kinh tế có nhiều biến động về kinh tế

xã hội Công ty TOCONTAP đã phấn đấu từng bước và trưởng thành TOCONTAP

là công ty có bề dày lịch sử và buôn bán quốc tế lâu năm nhất Việt Nam

 Hoạt động kinh tế quốc tế: TOCONTAP HANOI là một tròng những

công ty hàng đầu có quan hệ rộng rãi với các quốc gia khác trên thế giới Hoạt độngcủa TOCONTAP HANOI, hiện nay, không chỉ giới hạn trong lĩnh vực xuất nhậpkhẩu mà còn bao gồm cả các lĩnh vực khác như đầu tư, hợp tác, lien doanh, sảnxuất, đại lý xuất nhập khẩu, vận tải, v.v

Trải qua hơn 50 năm hoạt động, TOCONTAP HANOI đã thiết lập quan hệkinh tế quốc tế và kinh doanh quốc tế với trên 100 nước và vùng lãnh thổ, là 1 trongcác công ty có chiều dài lịch sử phong phú và kinh nghiệm dồi dào trong lĩnh vựckinh doanh quốc tế ở Việt Nam

TOCONTAP HANOI đang phát triển quan hệ thương mại và hợp tác với cácbạn hàng trên Thế giới trên nguyên tắc bình đẳng cùng có lợi, tôn trọng hợp đồng,giữ chữ tín

2 cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần XNK tạp phẩm Hà Nội:

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty cổ phần XNK Hà Nội

PhòngkinhdoanhXNK5

PhòngkinhdoanhXNK6

PhòngkinhdoanhXNK7

PhòngkinhdoanhXNK8

ChinhánhHảiPhòng

ChinhánhHưngYên

ChinhánhTPHCM

đối ngoại

2.1 Ban giám đốc :

- Giám đốc: là người đứng đầu công ty trực tiếp quản lý phần vốn góp củanhà nước Đại diện cho công ty trứơc pháp luật và điều hành mọi hoạt động củacông ty

- Phó giám đốc : được giám đốc đề bạt, là người hỗ trợ cho giám đốc Cónhiều phó giám đốc, mỗi giám độc phụ trách 1 hoặc 1 số lĩnh vực và chịu tráchnhiêm trước giám đốc

- Phòng Kế Toán: có nhiệm vụ lập kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch tàichính của các phòng kinh doanh; quản lý tài chính kế toán , bảo toàn và phát triểnvốn, thanh toán các hoá đơn …

- phong tổ chức cán bộ : phụ trách việc tổ chức bộ máy, sắp xếp đào tạo và bồidưỡng đội ngũ kinh doanh

2.3 Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu :

Các phòng kinh doanh thưc hiện các giao dịch thương mại quốc tế, các nghiệp

vụ xuất nhập khẩu Mỗi phòng phụ trách các loại mặt hàng kinh doanh xuất nhậpkhẩu riêng biệt

Ban đầu công ty có 8 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, đến năm 2000 phòng

5 đã sát nhập vào phòng 8 Do vậy hiện nay công ty có 7 phòng kinh doanh XNKCác mặt hàng kinh doanh cụ thể của từng phòng :

- Phòng 1 : giấy, bột giấy, nguyên liệu sản xuất giấy, sản phẩm giấy, 1 sốmặt hàng điện máy

- Phòng 2 : Đồ dùng học sinh, đồ dùng văn phòng, quần áo thể thao, dụng cụthể thao, đồ chơi trẻ em, săm lốp ô tô, xe máy, xe đạp

- Phòng 3 : các sản phẩm dệt may, thủ công mỹ nghệ và các sản phẩm len da

- Phòng 5 : Đồ điện tử, điện lạnh gia dụng, các loại rượu, sơn, nguyên liệusơn…

- Phòng 6 : Cáp điện và dây điện, trang thiết bị điện, dụng cụ cầm tay, máyảnh, máy quay phim …

- Phòng 7 : nông sản, gia vị, giày dép …

- Phòng 8 : Gốm sứ mỹ nghệ, tranh ảnh nghệ thuật, đồ vệ sinh, trang thiết bịphòng thí nghiệm, mây tre đan xuất khẩu …

- Sản xuất, gia công hàng hoá xuất nhập khẩu, liên doanh liên kết, hợp tác, đầu

tư Sản xuất, tiêu thụ sản phẩm

3.2 Nhiệm vụ của công ty:

Dựa trên khả năng của công ty, tình hình thị trường trong nước và quốc tế đểxây dựng những kế hoạch dài hạn và các kế hoạch ngắn hạn theo năm, theo quý về

tài chính, vận tải, vật tư… Xác định phương hướng phát triển, các phương án kinhdoanh phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế

Hợp tác với các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước nghiên cứu thị trườngxây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, tạo điều kiên thuận lợi cho sản xuất và kinh doanhxuất nhập khẩu

Dựa trên các hoạt động marketing, chủ động tìm kiếm khách hàng và kí kếtcác hợp đồng kinh tế, dịch vụ với khách hàng ,các đơn vị vận tải , bảo hiểm, thựchiện tốt các hoạt động xuất nhập khẩu, uỷ thác để thu lợi nhuận Đồng thời xâydựng, quảng bá hình ảnh, uy tín của công ty trên thị trường , tạo điêu kiện thuận lợiphát triển

Tuân thủ luật pháp và chính sách của nhà nước

4 Tín dụng và Ngân hàng:

4.1 Ngân hàng:

TOCONTAP HANOI kể từ khi thành lập đến nay đã có mỗi quan hệ và mở tàikhoản tại rất nhiều ngân hàng có uy tín hoạt động tại Việt Nam Hiện nayTOCONTAP HANOI đang duy trì tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản ngoại tệ tạicác ngân hàng:

- Sở giao dịch Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam(Vietcombank H.O)

- Ngân hàng Ngoại thương Hải Phòng (Vietcombank – Haiphong Branch)

- Ngân hàng Ngoại thương TP Hồ Chí Minh (Vietcombank – Ho Chi MinhBranch)

- Hội sở chính Ngân hàng Đầu tư và phát triển Vietnam (Vietindebank H.O)

- Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội (Vietindebank – Hanoi Branch)

- Ngân hàng Thương mại cổ phần Xuất nhập khẩu Hà Nội (Eximbank Hanoi)

- Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Đông Hà Nội (Agribank – Hanoi WestBranch)

- Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT Thăng Long (Agribank – Thang LongBranch)

- Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội – chi nhánh Lý Nam Đế ( MB –

Ly Nam De Branch)

- Ngân hàng Thương mại cổ phần Quốc tế - chi nhánh Hoàng Quốc Việt(VIBank – Hoang Quoc Viet Branch)

- Ngân hàng Công thương Hoàng Mai (Vietinbank – HoangMai Branch)

- Ngân hàng Thương mại cổ phần Liên Việt – chi nhánh Thăng Long

 Ngoài ra còn được các ngân hàng lớn cấp tín dụng không giới hạn trong cáctrường hợp tham gia đấu thầu dự án lớn có tính khả thi.

 TOCONTAP HANOI liên tục hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệuquả và có bản cân đối kế toán lành mạnh

 TOCONTAP HANOI hiện có cổ đông chiến lược, nằm trong Hộiđồng quản trị là Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội (MCSB)

II Tóm tắt quá trình kiến tập giữa khóa tại công ty cổ phần XNK tạp phẩm

Hà Nội:

- 29/6 : Đến công ty liên hệ kiến tập

- 4/7 – 8/7 : làm quen với môi trường làm việc tại công ty , tìm hiểu về cơ cấu

tổ chức của công ty , cơ cấu nhân sự trong phòng, chức năng và lĩnh vực hoạt độngcủa công ty

- 11/7-15/7 : Lựa chọn đề tài kiến tập và thu thập các tài liệu cần thiết

- 18/7-22/7 : được giới thiệu và hướng dẫn các công việc cụ thể Quy trìnhlàm việc và phân công công việc trong phòng, tiếp xúc với các loại giấy tờ như đơnchào hàng, L/C, các giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu như vận đơn,giấy gửi hàng, giấy chứng nhận xuất xứ…

- 25/7 – 28/7 : thu thập một số tài liệu phục vụ cho việc viết báo cáo và bắt đầuviết báo cáo kiến tập

-29/7 : xin giấy chứng nhận thực tập, nhận xét của phòng về quá trình thực tập

và những kết quả thu được, kết thúc thực tập

Chương II: Tình hình kinh doanh và hoạt động XNK ủy thác tại công ty TOCONTAP

I Quy trình hoạt động XNK ủy thác tại công ty TOCONTAP:

1 Giao dịch:

Thông thường khi có một đơn vị kinh tế nào đó với điều kiện hàng hóa khôngnằm trong danh mục hàng cấm XNK của Nhà nước thì đơn vị kinh tế đó đem 02 sảnphẩm mẫu đến công ty TOCONTAP đàm phán và yêu cầu công ty TOCONTAPxuất khẩu hàng hóa cho họ, hoặc trong trường hợp nhập khẩu thì đơn vị kinh tế đócần đem những yêu cầu về mẫu mã thông số kỹ thuật về hàng hóa cần nhập để công

ty đàm phán yêu cầu công ty TOCONTAP nhập khẩu hàng hóa đó cho đơn vị mình

2 Chào hàng, đặt hàng:

Trên cơ sở đơn yêu cầu ủy thác và mẫu mã cũn như các thông số kỹ thuật vềhàng hóa đó Công ty TOCONTAP sẽ thiết lập bản chào hàng, hoặc đơn đặt hàng đểgửi tới các bạn hàng của mình ở nước ngoài

Thông thường nội dung đơn chào hàng của công ty bao gồm:

Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng,thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu thể thức giao nhậnhàng…

Trong trường hợp bạn hàng nước ngoài của công ty đã có mối quan hệ mua,bán với công ty lâu dài, hoặc có điều kiện chung giao hàng điều chỉnh thì giao hàngkhi cần thiết chỉ cần nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó

Ví dụ như tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng.Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng những hợp đồng đã ký trước đó hoặc theođiều kiện chung giao hàng giữa hai bên

Tương tự như vậy trong đơn đặt hàng công ty TOCONTAP nêu cụ thể các yêucầu về mẫu mã, thông số kỹ thuật về hàng mà người ủy thác nhập khẩu yêu cầunhư: tên hàng, quy cách phẩm chất, giá cả, số lượng, thời hạn giao hàng và một sốcác điều kiện khác

Trong quá trình đàm phán thỏa thuận việc mua bán, công ty đưa mẫu hàng chokhách hàng xem đồng thời phát giá từng mặt hàng (với xuất khẩu) hoặc yêu cầuchào hàng (với nhập khẩu) Giá cả này phải dựa trên giá cả thực tế của thị trườngtrong nước cũng như thị trường giá cả quốc tế.

Qua đại diện hoặc qua các cơ sở mà có quan hệ mua bán từ trước với nướcngoài, công ty sẽ chào hàng (hoặc đặt hàng) bằng cách lên những đơn chào hàng(hoặc đặt hàng) với các điều khoản giống như một hợp đồng để giao cho kháchnước ngoài, nếu như khách hàng đồng ý thì coi như hợp đồng đã được ký kết

Trên thực tế thì Công ty TOCONTAP đàm phán qua điện thoại rất có hiệuquả Đối với những khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài thì phương thức này rất

có hiệu quả và được đáp ứng phổ biến, hai bên cùng tin tưởng lẫn nhau và mua bánnhững mặt hàng được ký kết nhiều lần chỉ cần thay đổi một chút ít về giá cả quycách phẩm chất, thời gian giao hàng…

 Đàm phán qua thưu từ, telex, fax

Đây là phương thức áp dụng phổ biến nhất ở Công ty TOCONTAP với hầuhết các khách hàng của mình Đàm phán giao dịch qua thư từ, telex, fax thì quátrình ký kết hợp đồng nhanh chóng, ít tốn kém hơn đàm phán, giao dịch ký kết quađiện thoại vả lại trong telex người ta có thể ghi rõ cụ thể, chi tiết yêu cầu của mìnhtránh được nhầm lẫn

Ngôn ngữ dùng để xây dựng bản hợp đồng phải bằng tiếng Anh.

Tóm lại, công ty thay mặt bên ủy thác, ký kết hợp đồng ngoại như là việc kýkết một bản hợp đồng xuất nhập khẩu thông thường và nó cũng bao gồm các phầnnhư

Số hợp đồng

Ngày và địa chỉ ký kết

Tên và địa chỉ của các bên ký kết

Các điều khoản hợp đồng như:

Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng bao bì, kỹ mã hiệu

Việc ghi như thế nào trong điều khoản này đều đã được thông qua sự thỏathuận, thống nhất với bên A Ví dụ như về số lượng, phù hợp với số liệu nhu cầubên A cần nhập hoặc xuất

Giá cả - đơn giá, tổng trị giá:

Đơn giá và tổng giá ghi như thế nào thì cũng được ghi như vậy trong hợp đồngnội

Thời hạn và địa điểm giao hàng – điều kiện giao nhận:

Thời hạn giao hàng được quy định trên cơ sở việc chuẩn bị hàng hóa xuấtkhẩu của bên A như thế nào, và có thể giao trong khoảng thời gian nào trong tươnglai, như vậy sẽ được ghi vào hợp đồng ngoại

Địa điểm giao hàng: Cảng Hải Phòng

Điều kiện thanh toán: bằng L/C trả ngay không hủy nganh

Điều kiện khiếu nại tàu

Điều kiện bất khả kháng

5 Ký kết hợp đồng XNK ủy thác ( hay còn gọi là hợp đồng nội):