THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP HÌNH VÀ TẤM LỢP VIỆT Á

Kinh doanh XNK là sự trao đổi hàng hoá, dịch vụ giữa các nước thông qua hành vi mua bán trên phạm vi toàn thế giới. Hoạt động NK là hoạt động kinh doanh có thị trường rộng lớn, không giới hạn giữa các nước, có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển sản xuất kinh doanh của các công ty. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp được chủ động tiến hành các hoạt động kinh doanh NK theo yêu cầu của thị trường và phù hợp với quy định chế độ luật pháp của Nhà nước. Tuy vậy, hoạt động XNK có những đặc điểm riêng có vì vậy việc hạch toán các nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá NK cũng có những nét riêng.

Chuyên đề thực tập chuyên ng nhà PHẦN II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP HÌNH VÀ TẤM LỢP VIỆT Á. 2.1. ĐẶC ĐIỂM HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU VÀ PHƯƠNG THỨC NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ. Kinh doanh XNK là sự trao đổi hàng hoá, dịch vụ giữa các nước thông qua hành vi mua bán trên phạm vi toàn thế giới. Hoạt động NK là hoạt động kinh doanh có thị trường rộng lớn, không giới hạn giữa các nước, có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển sản xuất kinh doanh của các công ty. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp được chủ động tiến hành các hoạt động kinh doanh NK theo yêu cầu của thị trường và phù hợp với quy định chế độ luật pháp của Nhà nước. Tuy vậy, hoạt động XNK có những đặc điểm riêng có vì vậy việc hạch toán các nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá NK cũng có những nét riêng. 2.1.1. Vai trò của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, xu hướng quan hệ hợp tác kinh tế giữa các nước ngày càng phát triển. Mỗi một quốc gia dù lớn hay nhỏ không thể phát triển được nếu không tham gia vào sự phân công lao động trong khu vực và quốc tế. Hơn nữa trên thế giới luôn tồn tại sự khác biệt nhất định giữa các quốc gia về điều kiện tự nhiên cũng như điều kiện xã hội. Chính vì vậy, các quốc gia thực hiện chế độ tự túc tự cấp, không tham gia trao đổi buôn bán với nước ngoài thì khả năng sản xuất, tiêu dùng trong nước bị thu hẹp rất nhiều so với khi tiến hành hoạt động ngoại thương. Do đó, có thể nói hoạt động ngoại thương mở rộng khả năng sản xuất và tiêu dùng, cho phép một quốc gia có thể tiêu dùng những mặt hàng mà trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất chưa đáp ứng được nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng hay sản xuất được với chi phí cao. Mặt khác Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp KT 5 18 Chuyên đề thực tập chuyên ng nhà thì người ta cũng nhận thấy lợi ích của cả hai bên khi mỗi nước đi vào sản xuất chuyên môn những mặt hàng cụ thể mà nước đó có lợi thế, xuất khẩu mặt hàng có lợi thế đó và nhập khẩu những mặt hàng mà trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất chưa đáp ứng được nhu cầu. Hiểu được tầm quan trọng của hoạt động ngoại thương, Đảng và Nhà nước ta đã nhận định “ Tăng cường hoạt động ngoại thương là đòi hỏi khách quan của thời đại”, và thực tế cho thấy từ khi nước ta thực hiện chính sách mở cửa, đặc biệt từ khi Việt Nam trở thành nước thành viên của ASEAN, lệnh cấm vận kinh tế của Mỹ được xoá bỏ thì các mối quan hệ giao lưu quốc tế của nước ta ngày càng được tăng cường và mở rộng. Nếu như trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, các doanh nghiệp hoạt động nhất nhất theo sự chỉ đạo của Nhà nước thông qua chỉ tiêu pháp lệnh thì hoạt động XNK thường được thực hiện dưới hình thức Nghị định thư và việc trao đổi buôn bán chủ yếu với các nước Đông Âu và Liên Xô. Nhưng ngày nay các doanh nghiệp có quyền tự do lựa chọn mặt hàng, bạn hàng cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình, với nhu cầu thị trường và không trái với pháp luật của Nhà nước, Trong điều kiện nền kinh tế mở cửa ở nước ta như hiện nay thì NK có vai trò quan trọng vì NK tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng CNH – HĐH đất nước, bổ xung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo phát triển và ổn định. Nhờ có NK mà mức sống của nhân dân ta ngày càng được cải thiện và không ngừng được nâng cao vì họ được tự do chọn lựa những hàng hoá phù hợp với nhu cầu, sở thích, thẩm mỹ … mà chất lượng vẫn đảm bảo. NK làm thoả mãn nhu cầu trực tiếp của người dân về hàng tiêu dùng, tạo việc làm ổn định cho người lao động trong nước. Ngoài ra, hàng NK còn làm tăng sức cạnh tranh trên thị trường trong nước, xoá bỏ thế độc quyền của hàng nội địa buộc các doanh nghiệp trong nước muốn có chỗ đứng vữn g chắc Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp KT 5 19 Chuyên đề thực tập chuyên ng nhà trên thị trường phải luôn thay đổi, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng và tìm mọi cách hạ giá thành. Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp KT 5 20 Chuyên đề thực tập chuyên ng nhà 2. Đặc điểm của hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. 2.1. Khái niệm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Hoạt động NK là một mặt của lĩnh vực ngoại thương là sự trao đổi hàng hoá, dịch vụ giữa quốc gia này với quốc gia khác. Đối với Việt Nam, thực chất hoạt động NK là hoạt động mua bán hàng hoá giữa thương nhân Việt Nam và thương nhân nước ngoài theo hợp đồng mua hàng hoá bao gồm cả hoạt động tạm nhập tái xuất và chuyển khẩu hàng hoá, Lưu chuyển hàng hoá là việc thực hiện quá trình đưa hàng hoá từ nơi sản xuất tới nơi tiêu thụ qua hoạt động mua bán trên thị trường. Thực hiện lưu chuyển hàng hoá NK chính là hoạt động kinh doanh hàng hoá bao gồm cả quá trình mua và dự trữ hàng hoá, Về cơ bản, hoạt động NK có những đặc điểm sau :  Thị trường NK rộng lớn, mặt hàng đa dạng, phức tạp về phương tiện thanh toán, thời gian giao nhận hàng và thanh toán thường kéo dài hơn các đơn vị kinh doanh hàng hoá trong nước vì điều kiện về địa lý, về phương tiện vận tải hay thủ tục hải quan thường phức tạp hơn.  Quá trình lưu chuyển hàng hoá NK theo một công việc khép kín và phải qua hai giai đoạn : Mua và bán hàng NK.  Việc NK hàng hoá đòi hỏi phải qua nhiều khâu làm nhiều thủ tục do đó thời gian thu hồi vốn chậm.  Việc thanh toán hàng NK thường bằng ngoại tệ do đó việc ghi chép, hạch toán, kết quả kinh doanh chịu sự chi phối của biến động về tỷ giá ngoại tệ.  Bên đối tác của hoạt động NK là phía nước ngoài nên có trình độ quản lý, cách thức kinh doanh và chính sách ngoại thương khác so với nước ta. Như vậy, hoạt động NK là hoạt động phức tạp về quy trình và đa dạng về hình thức. Tuy nhiên trong cơ chế mới cùng sự quản lý, chỉ đạo hợp lý hiệu quả của Nhà nước, hoạt động NK đã phát huy được vai trò của mình Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp KT 5 21 Chuyên đề thực tập chuyên ng nhà trong việc phát triển kinh tế, đồng thời thúc đẩy việc khai thác tiềm năng thế mạnh trong nước. 2.2. Đối tượng nhập khẩu và điều kiện kinh doanh hàng hoá nhập khẩu. Đối tượng NK : Đối tượng NK là các mặt hàng phù hợp với ngành nghề ghi trong giấy chứng nhận kinh doanh trừ những mặt hàng ghi trong danh mục hàng hoá cấm nhập và những mặt hàng tạm ngừng NK. Hàng hoá NK là mặt hàng trong nước chưa sản xuất được hay sản xuất chưa đáp ứng được nhu cầu người tiêu dùng đặc biệt là trang thiết bị máy móc, công nghệ hiện đại … Điều kiện kinh doanh NK. Quyền kinh doanh NK : Là các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, thành lập theo quy định của pháp luật, được quyền NK hàng hoá theo ngành nghề đã ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi đã đăng ký mã số tại Cục hải quan thành phố Hà Nội theo quy định. 3. Các phương thức nhập khẩu hàng hoá. 3.1. Phương thức nhập khẩu theo Nghị định thư. Nhập khẩu theo Nghị định thư là phương thức mà doanh nghiệp tiến hành NK dựa theo các chỉ tiêu Pháp lệnh của Nhà nước. Chính phủ Việt Nam ký kết với Chính phủ các nước khác những Nghị định thư về trao đổi hàng hoá giữa hai nước và giao cho một số đơn vị có chức năng kinh doanh XNK trực tiếp thực hiện. Đối với ngoại tệ thu được phải nộp vào quỹ tập trung của Nhà nước thông qua tài khoản của Bộ thương mại và được hoàn lại bằng tiền Việt Nam tương ứng với số ngoại tệ đã khoán căn cứ vào tỷ giá khoán do Nhà nước quy định. 3.2. Phương thức nhập khẩu ngoài Nghị định thư. Nhập khẩu ngoài Nghị định thư là phương thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp phải tự cân đối về tài chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp KT 5 22 Chuyên đề thực tập chuyên ng nhà với ngân sách Nhà nước. Theo phương thức này doanh nghiệp hoàn toàn chủ động tổ chức hoạt động nhập khẩu của mình từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng. Đơn vị phải tìm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao dịch, ký kết và thực hiện hơp đồng trên cơ sở tuân thủ những chính sách, chế độ kinh tế của Nhà nước. Đối với số ngoại tệ thu được không phải nộp vào quỹ tập trung mà có thể bán ở trung tâm giao dịch ngoại tệ hoặc gửi ở Ngân hàng. NK theo phương thức này tạo cho doanh nghiệp có sự năng động, sáng tạo, độc lập trong kinh doanh thích ứng với cơ chế thị trường. 4. Các hình thức nhập khẩu hàng hoá. 4.1. Hình thức nhập khẩu trực tiếp. Là hình thức NK mà các đơn vị kinh doanh XNK được Nhà nước cấp giấy phép đăng ký kinh doanh sẽ trực tiếp tổ chức giao dịch, đàm phán, ký hợp đồng kinh tế với các tổ chức, các doanh nghiệp nước ngoài. Theo hình thức này chỉ có những đơn vị có uy tín trong giao dịch đối ngoại, có khả năng về tài chính đồng thời có đội ngũ nhân viên am hiểu về nghiệp vụ ngoại thương thực hiện. 4.2. Hình thức nhập khẩu uỷ thác. Là hình thức NK áp dụng đối với các đơn vị được Nhà nước cấp giấy phép NK nhưng chưa có đủ điều kiện tổ chức giao dịch trực tiếp với nước ngoài để tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng và giao nhận hàng với nước ngoài nên phải uỷ thác cho đơn vị khác có khả năng NK trực tiếp để họ thực hiện NK hàng hoá cho mình. Khi hàng về bên giao uỷ thác được quyền phân phối, tiêu thụ hàng NK còn bên nhận uỷ thác được nhận hoa hồng theo tỷ lệ thoả thuận. Ngoài ra, nếu các doanh nghiêp khả năng về tài chính có hạn nhưng vẫn có thể tự thực hiện các hợp đồng nhập khẩu nhỏ thì doanh nghiệp đó được phép thực hiện cả hai hình thức trên. 5. Các phương thức thanh toán chủ yếu trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp KT 5 23 Chuyên đề thực tập chuyên ng nhà Phương thức thanh toán là một trong những điều khoản quan trọng nhất khi ký kết các hợp đồng nhập khẩu với nước ngoài. Phương thức thanh toán được hiểu là cách mà người bán dùng để thu tiền về, người mua dùng để trả tiền. Trong xuất nhập khẩu có thể lựa chọn nhiều phương thức khác nhau để thu tiền hoặc trả tiền, nhưng xét cho cùng việc lựa chọn phương thức nào thì cũng phải xuất phát từ yêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng hạn và từ yêu cầu của người mua là nhập hàng đúng số lượng, chất lượng và đúng thời gian. Các phương thức thanh toán chủ yếu bao gồm : 5.1. Phương thức chuyển tiền ( Remittence ) Phương thức chuyển tiền là phương thức mà trong đó khách hàng ( người trả tiền ) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho một người khác ( người hưởng lợi ) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. 5.2. Phương thức ghi sổ ( Open account ) Người xuất khẩu mở một tài khoản ( hoặc một quyển sổ ) để ghi nợ người nhập khẩu sau khi hoàn thành giao hàng hay dịch vụ, đến từng định kỳ ( tháng, quý, nửa năm) người nhập khẩu dùng phương thức chuyển tiền để trả tiền cho người xuất khẩu. Phương thức này chỉ nên áp dụng trong trường hợp hai bên đã thực sự tin tưởng lẫn nhau, phương thức mua bán hàng đổi hàng, nhiều lần, thường xuyên trong một thời kỳ nhất định. 5.3. Phương thức nhờ thu ( Collection of payment ) Phương thức nhờ thu là một phương thức thanh toán trong đó người xuất khẩu hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu của người xuất khẩu lập ra. 5.4. Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ (Documentary Credit) Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp KT 5 24 Chuyên đề thực tập chuyên ng nhà Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận giữa Ngân hàng mở thư tớn dụng và khách hàng sẽ trả tiền một số tiền nhất định cho một người khác ( người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng ) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Sơ đồ 1 : QUY TRÌNH THỰC HIỆN PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ. (2) (5) (6) (3) (5) (6) (1) (7) (8) (4) (3) (5) (8) Chú giải ( Trình tự tiến hành nghiệp vụ ) : (1) Người nhập khẩu làm đơn xin mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở thư tín dụng cho người XK hưởng và tiến hành ký quỹ mở L/C, trả thủ tục phí L/C. (2) Căn cứ vào đơn xin mở thư tín dụng, NH mở thư tín dụng sẽ lập một thư tín dụng và thông báo cho ngân hàng đại lý của mình ở nước người XK thông báo việc mở thư tín dụng và chuyển thư tín dụng gốc đến người XK. (3) Khi nhận được thư thông báo này, NH thông báo sẽ thông báo cho người XK toàn bộ nội dung thông báo về việc mở thư tín dụng đó, và khi nhận được bản gốc thư tín dụng thì chuyển ngay cho người XK. (4) Người XK nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng, nếu không đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung thư tín dụng. (5) Sau khi giao hàng, người XK lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng xuất trình thông qua ngân hàng thông báo cho ngân hàng mở thư tín dụng yêu cầu thanh toán. Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp KT 5 25 NH thông báo Nh XKà Nh nhà ập khẩu NH phát h nhà Chuyên đề thực tập chuyên ng nhà (6) Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu, Nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi lại toàn bộ chứng từ cho người XK. (7) Ngân hàng mở thư tín dụng đòi tiền người NK và chuyển toàn bộ chứng từ cho người NK sau khi nhận được tiền hoặc chấp nhận thanh toán. (8) Người NK kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì trả tiền cho NH, nếu không thấy phù hợp thì có quyền từ chối hoàn trả tiền cho ngân hàng mở thư tín dụng. II. HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ. 1. Ý nghĩa và nhiệm vụ của hạch toán quá trình nhập khẩu. 1. 1. Ý nghĩa của hạch toán quá trình kinh doanh nhập khẩu. Trong cơ chế mới các quan hệ hàng hoá - tiền tệ, quan hệ thị trường được mở rộng, hoạt động XNK phát triển mạnh mẽ theo tinh thần đa phương hoá, đa dạng hoá quan hệ ngoại thương nhằm phát triển và mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoài nước. Để tiến kịp với các nước phát triển cũng như hoàn thành quá trình CNH – HĐH đất nước, nước ta đã có những chính sách, biện pháp để thúc đẩy hoạt động NK các thiết bị khoa học công nghệ cũng như hàng tiêu dùng. Song đây là một công việc hết sức khó khăn do khác nhau về tập quán kinh doanh, pháp luật, giá cả, phương thức thanh toán … nên cần có một bộ máy quản lý tốt, đặc biệt là vai trò của bộ phận kế toán nhằm thu thập và sử lý thông tin một cách chính xác, kịp thời, giúp ban quản lý đưa ra các quyết định liên quan đến NK hàng hoá hợp lý, đúng thời điểm và có lợi cho doanh nghiệp. Tổ chức tốt quá trình thu mua cũng như bán hàng NK giúp cho doanh nghiệp giảm được chi phí trong thu mua hàng hoá, đồng thời làm tăng doanh thu cho công ty do hàng hoá nhập về tốt và giá cả hợp lý nên tiêu thụ thuận lợi. 1.2. Nhiệm vụ hạch toán kế toán quá trình nhập khẩu hàng hoá. Để thực hiện tốt quá trình NK các đơn vị kinh doanh cần phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau : - Phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ NK hàng hoá. Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp KT 5 26 Chuyên đề thực tập chuyên ng nhà - Phản ánh chi tiết, tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong kinh doanh. - Thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thương vụ NK để đảm bảo cán cân thương mại. - Thực hiện nghiêm túc kế toán ngoại tệ của các chỉ tiêu để cung cấp thông tin chính xác cho quản lý hoạt động nhập khẩu. 2. Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách. 2.1. Hệ thống chứng từ. Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán là bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ, đồng thời là phương tiện thông tin về kết qủa nghiệp vụ đó. Trong các nghiệp vụ kinh doanh XNK thì các chứng từ càng quan trọng hơn vì đây là mối quan hệ với đối tác nước ngoài, sự chặt chẽ được đặt lên hàng đầu nhằm tránh xẩy ra sai sót. Bộ chứng từ liên quan đến quá trình NK hàng hoá gồm có : Hợp đồng ngoại, Hợp đồng nội, Hóa đơn ( GTGT ), Tờ khai hàng hóa NK, Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá, Vận đơn, Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận phẩm chất, Bảng kê đóng gói bao bì, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Đơn xin mở L/C ( các chứng từ thanh toán ), Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên lai thu thuế… không phải bất cứ nghiệp vụ nào cũng có đầy đủ các chứng từ trên mà tuỳ thuộc vào tính chất quan trọng và giá trị của hợp đồng. 2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng cho kế toán nhập khẩu. Để HT quá trình lưu chuyển hàng hoá NK, Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau :  TK 151 - Hàng mua đang đi đường.  TK 156 - Hàng hóa. Tài khoản này được chi tiết thành 2 tiểu khoản : Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp KT 5 27