• Mục tiêu: hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại công ty. Nâng cao khả năng phục vụ khách hàng nhằm tăng doanh thu, lợi nhuận cho công ty.
• Thuận lợi: Điểm thuận lợi của nhóm biện pháp này là đơn giản và nhanh chóng. Xây dựng quy trình hợp lý sẽ thúc đẩy hoạt động giao nhận hiệu quả.
• Những điểm cần khắc phục:
- Xây dựng qui trình chuẩn: Quy trình giao nhận tại Trasas được phổ biến đến tòan thể nhân viên trong công ty. Song, chỉ mới dừng lại ở phương pháp truyền thông qua các cuộc họp, thảo luận và các buổi đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên. Trasas nên có các qui trình chuẩn ( SOP - standard operating procedure), được xây dựng cụ thể bằng văn bản, đối với từng công đoạn và đảm bảo rằng các SOP này được thực hiện triệt để ở mọi lúc mọi nơi.
Khi thiết lập được SOP, các nhân viên có thể tự quản lý và có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng nên mỗi người sẽ chủ động hơn trong công việc. Hơn nữa, SOP giống như bản chỉ dẫn, tạo sự phối hợp nhịp nhàng từng công việc lại với nhau, giúp rút ngắn thời gian, mang lại hiệu quả, đồng thời cũng tránh sai sót.
- Khắc phục điểm yếu trong quy trình giao nhận: Quy trình giao nhận tại công ty được xây dựng khá tốt. Tuy nhiên, sự chuyên môn hóa đó đã làm cho quy trình bị chia nhỏ, làm mất nhiều thời gian. Bộ phận nhận chứng từ, theo dõi và kiểm tra chứng từ nên chịu trách nhiệm khai tờ khai điện tử và chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan hoàn chỉnh.
Như vậy sẽ nhanh chóng và tránh được sai sót trong khi lên tờ khai. Mặt khác, quy trình giao nhận như hiện nay làm tốn thêm chi phí trung chuyển chứng từ. Tiêu biểu là đội xe ôm lưu động mà công ty thuê hàng tháng lên đến 5 người, có nhiệm vụ chuyển tờ khai, chứng từ… từ văn phòng công ty đến chi cục hải quan, đến cảng…
- Cần đảm bảo ở khâu "lưu hồ sơ " : Thực trạng, tại công ty đã thiết kế hệ thống mạng lưới quản lý dự án như "step" để các nhân viên phòng Doc, khi bắt đầu nhận chứng từ của khách hàng và đảm nhận trách nhiệm làm thủ tục hải quan phải khai báo ngay trên hệ thống để cấp trên thuận tiện theo dõi tiến độ thực hiện công việc, đồng thời đó cũng là bước lưu chứng từ. Tuy nhiên thực tế, các nhân viên thường lưu sau khi đã hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên mới lưu.
Như vậy, gây khó khăn cho việc theo dõi, kiểm tra công việc của nhân viên của ban quản lý. Hơn nữa, khi nhân viên đảm nhận lô hàng đó có việc đột xuất phải chuyển giao cho một nhân viên khác có thể sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung bởi không biết bộ hồ sơ đó đã làm đến đâu.
- Tạo điều kiện để khách hàng tham gia nhiều hơn vào qui trình : Thông thường, nhận được đầy đủ các chứng từ cần thiết từ khách hàng, Trasas lên kế hoạch thực hiện. Chỉ khi nảy sinh vấn đề, Trasas mới báo cáo với khách hàng hoặc khi khách hàng có sự thay đổi bất ngờ, lý do có thể không cung cấp đủ hàng để xuất khẩu.. thì xử lý sẽ không kịp.
Cho nên để hạn chế và kiểm soát tốt, công ty nên xây dựng một trang web trực tuyến tương tự như web quản ký dự án nội bộ của công ty để khách hàng tiện theo dõi tiến độ thực hiện công việc của Trasas, như thế bên khách hàng cũng chủ động cung cấp những thông tin kịp thời. Ở khâu cuối cùng của qui trình, Trasas chuyển trả hồ sơ cho khách hàng là kết thúc. Theo khách hàng, bên Trasas nên có những báo cáo định kì về tình hình xuất nhập khẩu cho khách hàng cũng như những vấn đề phát sinh để những hợp đồng sau làm tốt hơn.
đến tay của khách hàng rồi khách hàng mới chuyển sang cho Trasas. Như vậy, Trasas sẽ mấtr một thời gian mới nhận được đầy đủ chứng từ. Trong trường hợp xuất nhập hàng sang các nước trong khu vực thường thời gian vận chuyển ngắn.
Do đó thời gian chuẩn bị cho qui trình giao nhận không có, nếu có phát hiện sai sót cũng kịp thời sửa chữa và hoàn thành sớm, sẽ hạn chế ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của công ty khách hàng.
- Cải tạo và nâng cấp hệ thống thông tin : Ngày nay khó có thể hình dung được các hệ thống quản lý hiện đại mà thiếu sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Sức mạnh của công nghệ thông tin giúp cho qui trình giao nhận được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn cả về mặt thời gian, sức lực và chi phí. Đơn giản, Internet là một công cụ quan trọng, xuyên suốt qui trình giao nhận bởi mọi liên lạc với khách hàng từ khâu nhận chứng từ, đến khâu booking tàu , làm thủ tục hải quan ( hiện nay thực hiện khai hải quan điện tử)...đều phải sử dụng mạng Internet. Khi mạng xảy ra sự cố, rất dễ làm ngừng trệ công việc, do đó, công ty nên đầu tư vào hệ thống mạng lưới thông tin.
- Hiện đại hóa hệ thống kho bãi hiện có, phát triển kho bãi mới ở vị trí thuận lợi đảm bảo cho khâu giao nhận và vận chuyển, tiết kiệm thời gian vận chuyển. Khi phát triển thêm kho bãi, nên chọn địa điểm gần khu vực các cảng lớn như: Cát Lái, Tân Cảng, Vict, ICD Sóng Thần,...Hiện đại hóa kho bãi hiện có để bảo quản tốt hàng hóa.