Hành vi tổ chức OB 7. Cơ cấu tổ chức & Văn hóa doanh nghiệp handouts - 2

10/4/2014 1 CƠ CẤUTỔ CHỨC & CÁC GÍA TRỊ CỐT LÕI ĐỐI VỚI VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 1 2014 CƠ CẤUTỔ CHỨC 2 10/4/2014 2 CƠ CẤUTỔ CHỨC Khithiếtkếcơcấutổchức,cầncânnhắc3 yếutốsau: à i)Cơcấutổchứcphảithíchnghivớimôi trườngbênngoài à ii)Cơcấutổchứcphảithíchnghivớimôi trườngbêntrongtổchức(phùhợpvớinhân viên,côngnghệ vàcácnguồnlựckhác) à iii)Cơcấutổchứcphảiphùhợpvànhất quánvớitriếtlýquảnlývàphongcáchlãnh đạocủađộingũ quảnlý 3 I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức a.Kháiniệmvềtổchức Ducan(1981):Tổchứclàmộttậphợpcáccá nhânriênglẻtươngtáclẫnnhau,cùnglàm việchướngtớinhữngmụctiêuchungvàmối quanhệlàmviệccủahọđượcxác địnhtheo cơ cấunhất định. 1. Kháiniệm 4 10/4/2014 3 I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức a.Kháiniệmvềtổchức Cầntrả lờicáccâuhỏi: Aisẽlàngười điềuhànhtổchưc? Tổ chứcsẽcóbaonhiêucấpquảnlý,các phòngbanchứcnăng? Làmthế nào để quảnlýconngườivàcác nguồnlựckhác? Làmthế nào để tậphợpvàphốihợpcác nhiệmvụ,côngviệc? 1. Kháiniệm 5 I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức b.Kháiniệmcơcấutổchức Cơ cấutổchứclàhệthốngcácnhiệmvụ, mốiquanhệbáocáovàquyềnlựcnhằmduy trìsựhoạt độngcủatổchức. Cơ cấutổchứcxác địnhcáchthứcphân chia,tậphợpvàphốihợpcácnhiệmvụcông việctrongtổchứcnhằm đạt đượcmụctiêu củatổchức 1. Kháiniệm 6 10/4/2014 4 I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức b.Kháiniệmcơcấutổchức Như vậycơcấutổchứcphải đảmbảo: Bố trí,sắpxếp,vàphốihợphiệuquả cáchoạt động củaconngườitrongtổchứcnhằm đạtmụctiêu chung Nângcaohiểuquả sử dụngcácnguồnlực Quảnlývàkiểmsoáthoạt độngcủatổchức Giúptổchứcthíchnghinhanhvớinhữngthay đổi củamôitrườngbênngoài Khuyếnkhíchsựthamgiacủangườilao độngtrong tổ chức 1. Kháiniệm 7 I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức b.Kháiniệmcơcấutổchức Cơ cấucủatổchức đượcthể hiệnthôngquasơđồ cơ cấutổchức Sơđồ tổ chứclàhìnhvẽthể hiệnvịtrí,mốiquanhệ báocáovàcáckênhthôngtin(giaotiếp)chínhthức trongtổchức. Sơđồ Cơ cấuTổchức(SĐCCTC)biểuthị mốiquan hệ chínhthứcgiữanhữngngườiquảnlý ở cáccấp vớinhữngnhânviêntrongtổchức 1. Kháiniệm 8 10/4/2014 5 I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức b.Kháiniệmcơcấutổchức SĐCCTC địnhdạngtổchứcvàchobiếtmốiquan hệ báocáovàquyềnlựctrongtổchức,sốcấpquản lý,cấpquyềnlựctồntạitrongtổchức Các đườngnốicácvịtrítrongSĐCCTCchothấy cáckênhthôngtinchínhthức đượcsửdụng để thựchiệnquyềnlựctrongtổchức 1. Kháiniệm 9 I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức Giúpngườilao độnghiểurõ đượcvịtrí,quytrình hoạt độngvàmốiquanhệcủahọvớinhữngngười lao độngkháctrongtổchức Cơ cấutổchứcphùhợpkhôngchỉ có ảnhhưởng tíchcựctớisựthựchiệncôngviệccủangườilao độngmàcòn ảnhhưởngtớitinhthầnvàsựthỏa mãn đốivớicôngviệccủahọ Tạođiềukiệnchotổchứcthíchnghinhanhvớimôi trường,nângcaonănglực,năngsuất Côngcụquảnlýhoạt động,kiểmsoáthànhvicủa ngườilao động 2. Tầmquan trọng của cơ cấu tổ chức 10 10/4/2014 6 II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức Cầntrả lời6câuhỏi: 1.Cácnhiệmvụ,côngviệc đượcphânchiathành nhữngcôngviệcriêngrẽởmứcđộ nào? 2.Cáccôngviệcvànhiệmvụriêngbiệt đượcphối hợpvàkếthợpvớinhaunhư thế nào? 3.Quanhệbáocáocủatừngthànhphầntrongtổ chức? 4.Mộtngườiquảnlýcóthể quảnlý đượcbaonhiêu ngườimộtcáchhiệuquả? 5.Quyềnraquyết địnhtrongtổchứcnằmởđâu? 6.Cácluậtlệkiểmsoátcôngviệcvàhoạt độngcủa cácthànhviêntrongtổchức ở mức độ nào? 11 II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức Cụ thể cầnxemxét: 1.Chuyênmônhóacôngviệc Chuyênmônhóacôngviệchoặcphâncônglao động để chỉ mức độởđó,cáccôngviệctrongtổ chức đượcphânchiathànhnhữngbướccôngviệc hoặcnhữngnhiệmvụkhácnhau đượcthựchiện bởinhữngngườilao độngkhácnhau. Bảnchấtcủachuyênmônhóacôngviệclà:một côngviệctrọngvẹnkhôngchỉ domộtcánhânthực hiện,màchiathànhcácbước,mỗibước được01 cánhânthựchiện.Mỗingườichỉ chuyênvềmột phầnchứ khôngphảitoànbộhoạt động. 12 10/4/2014 7 II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức 1.Chuyênmônhóacôngviệc Ưu: •Năngsuất •Giảmchiphí đàotạo(chỉ cần01việc,không đào tạonhiều) •V.v Nhược: •Tạosựnhàmchán,căngthẳngdo đơn điệu •Vàcáchệquả củasựnhàmchán… 13 II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức 2.Bộphậnhóa a.Kháiniệm Saukhiphâncôngcáccôngviệcthôngquachuyên mônhóa,việctậphợpnhữngcôngviệc đólạiđể cácnhiệmvụchung đượcphốihợpvớinhaugọilà bộ phậnhóa. Bộ phậnhóalàcáchmàtheo đó,nhữngnhiệmvụ côngviệc đượckếthợpvớinhauvà đượcphânbổ chonhữngnhómlàmviệc. Cóthể sử dụng4phươngphápbộphậnhóasau. 14 10/4/2014 8 II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức 2.Bộphậnhóa b.Cácphươngphápbộphậnhóa 1.Bộphậnhóatheochứcnăng Giám đốc Phòng NC và PT Phòng Sản xuất Phòng Marketing Phòng Tài chính Sơđồ bộ phậnhóatheochứcnăng 15 Tổng Giám đốc Phó giám đốc khu vực Châu Á Sơđồ bộ phậnhóatheosảnphẩm,dịchvụ 2.Bộphậnhóatheosảnphẩm Giám đốc Bộ phận sản phẩm A Giám đốc Bộ phận sản phẩm A Giám đốc Bộ phận sản phẩm A Phó giám đốc khu vực Châu Âu Phó giám đốc khu vực Châu Mỹ 16 10/4/2014 9 3.Bộphậnhóatheokhuvựcđịalývàlãnhthổ 4.Bộphậnhóatheokháchhàng Theokháchhàngdândụng B2B Cóthể ápdụng cả 4hìnhthức trên theo tình huốngcụthể 17 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Tài chính -Kế toán Hành chính nhân sự, IT -OHS & ISO Kinh doanh & Bán hàng Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng (Giám đốc dịch vụ) QLHĐ HN ĐN HCM Phụ tùng ML QN ĐN HCM Bảo trì ML QN ĐN HCM Satellite Workshop HT 18 10/4/2014 10 II. Cácyếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức 3.Phạmviquảnlý(Phạmvikiểmsoát) a.Kháiniệm Phạmviquảnlýhayphạmvikiểmsoátlàsốlượng nhânviên ở cáccấpmàmộtngườiquảnlýcóthể điềuhànhmộtcáchhiệuquả. b.Phạmviquảnlýrộngvàhẹp Rộnglàkhicósốlượnglớnnhânviênchịusựgiám sáttrựctiếpcủamộtngườiquảnlý Hẹplàngượclại. Thảoluận ưuvànhượccủaPhạmviquảnlýrộng vàhẹp 19 b.Phạmviquảnlýrộngvàhẹp HenryMintzberg,phạmviquảnlýtốiưuphụ thuộc 5 điềukiện: Yêucầuvềsựphốihợpgiữanhữngbộphậntrong tổ chức Sự giốnghaytươngtựcủanhữngnhiệmvụtrong mỗibộphận Loạithôngtinmànhữngngười ở từngbộphậncần Sựkhácbiệtvềnhucầutựquảncủatừngcánhân trongtổchức Mức độ giaotiếp/tiếpxúccủanhữngnhânviênvới nhữngngườiquảnlý 20 [...]... chuyên môn hóa cao •Luật lệ và quy định được chính thức hóa Vi c ra quyết định theo hệ thống ra mệnh lệnh c Cơ cấu ma trận 26 13 10/4 /20 14 IV Những nhân tố ảnh hưởng tới sự lựa chọn cơ cấu tổ chức Thảo luận 1 Chiến lược và cơ cấu tổ chức 2 Quy mô và cơ cấu tổ chức 3 Công nghệ và cơ cấu tổ chức 27 Giá trị cốt lõi 28 14 10/4 /20 14 Khái niệm Giá trị cốt lõi Giá trị cốt lõi là những giá trị tinh thần cơ sở... của tổ chức thường dễ dàng hơn Vi c kiểm soát các hoạt động trong tổ chức dễ dàng hơn Giảm thiểu chi phí hành chính Nhược: Phân quyền 24 12 10/4 /20 14 II Các yếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức 6 Chính thức hóa Chính thức hóa là mức độ tiêu chuẩn hóa của các công vi c và và hoạt động của người lao động trong tổ chức thông qua các luật lệ và chính sách trong tổ chức à Chính thức hóa. .. tổ chức kiểm soát các hoạt động của người lao động trong tổ chức Mô tả công vi c; Văn bản chính sách; Hướng dẫn; Biên bản ghi nhớ; Quy chế hoạt động: Nội quy, v.v Mức độ chính thức hóa cao hay thấp tùy thuộc 25 doanh nghiệp III Các mô hình tổ chức phổ biến 1 Các mô hình tổ chức phổ biến a Cơ cấu đơn giản Mức độ phân hóa, mức độ chính thức hóa thấp, phạm vi quyền lực rộng, quyền lực tập trung b Cơ cấu. .. doanh và công nghệ của tổ chức 21 II Các yếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức 4 Hệ thống điều hành Hệ thống điều hành là một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên tục từ cấp cao nhất tới cấp thấp nhất của tổ chức Hệ thống điều hành được xây dựng xuất phát từ nhu cầu của những nhà quản lý trong vi c phối hợp các hoạt động của những nhân vi n trong tổ chức Quyền lực là những... sở tối thượng của doanh nghiệp (ngoài lợi nhuận) Từ những giá trị cốt lõi, phát sinh thêm các giá trị tinh thần khác và từ đó, các giá trị này chi phối và kiểm soát các hoạt động, hành vi, ứng xử của các thành vi n doanh nghiệp 29 Điều đó giải thích, vì sao, trong cùng tình huống xảy ra, ứng xử của doanh nghiệp này khác với doanh nghiệp khác Đó cũng là điều làm nên hình ảnh của doanh nghiệp đối với thế... với phạm vi quản lý Phạm vi rộng, số cấp bậc quyền lực giảm Hệ thống điều hành liên quan đến quy mô của tổ chức Khi quy mô tăng à Phức tạp hơn à Nhu cầu phối hợp tăng à Số cấp bặc tăng, trách nhiệm tăng, v.v 23 II Các yếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức 5 Tập quyền và phân quyền Quyền ra quyết định được tập trung tại cấp cao nhất trong hệ thống quyền lực của tổ chức Ưu: Vi c thực...10/4 /20 14 c Những yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi quản lý Mức độ phức tạp của các công vi c và phạm vi trách nhiệm gắn với từng công vi c trong tổ chức Khả năng của các cán bộ quản lý trong tổ chức Lượng thời gian mà nhà quản lý có thể sắp xếp để trao đổi với nhân vi n dưới quyền mình Khả năng, động lực, tinh thần tự giác của các nhân vi n dưới quyền Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và công... được thi hành Nhằm tạo điều kiện cho phối hợp hoạt động, cần trao cho mỗi vị trí quản lý một chỗ đứng trong hệ 22 thống điều hành: quyền lực để thực thi trách nhiệm 11 10/4 /20 14 II Các yếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức 4 Hệ thống điều hành Tính thống nhất: Mỗi cá nhân chỉ nên chịu trách nhiệm trực tiếp trước một cấp trên Nếu không? Điều gì sẽ xảy ra? Hệ thống điều hành có mối... cũng là điều làm nên hình ảnh của doanh nghiệp đối với thế giới xung quanh Hệ thống giá trị của doanh nghiệp chính là bệ đỡ để hỗ trợ cho vi c thực hiện tốt sứ mệnh, vươn tới tầm nhìn, giấc mớ điểm đến của doanh nghiệp, tổ chức trong tương lai 30 15 10/4 /20 14 Cùng xem một số ví dụ 31 Think Different! 32 16 10/4 /20 14 Người ta phải nuôi dưỡng trí tưởng tượng và lợi ích cho sức khỏe con người và chỉ vậy mà... nuôi dưỡng trí tưởng tượng và lợi ích cho sức khỏe con người và chỉ vậy mà thôi 33 Vậy số lượng giá trị cốt lõi bao nhiêu là vừa? Câu hỏi thảo luận: Những giá trị cốt lõi và phát sinh (hệ quả) của doanh nghiệp nhóm bạn đang nghiên cứu? à Nếu đã có, đã được phát biểu? à Nếu chưa, thì theo bạn là gì? à Đề xuất cụ thể 34 17 . 10/4 /20 14 1 CƠ CẤUTỔ CHỨC & CÁC GÍA TRỊ CỐT LÕI ĐỐI VỚI VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 1 20 14 CƠ CẤUTỔ CHỨC 2 10/4 /20 14 2 CƠ CẤUTỔ CHỨC Khithiếtkếcơcấut chức, cầncânnhắc3 yếutốsau: à i)Cơcấutổchứcphảithíchnghivớimôi trườngbênngoài à. đổi củamôitrườngbênngoài Khuyếnkhíchsựthamgiacủangườilao độngtrong tổ chức 1. Kháiniệm 7 I. Kháiniệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức b.Kháiniệmcơcấut chức Cơ cấucủat chức đượcthể hiệnthôngquasơđồ cơ cấut chức Sơđồ tổ chứclàhìnhvẽthể hiệnvịtrí,mốiquanhệ báocáovàcáckênhthôngtin(giaotiếp)chínhthức trongt chức. Sơđồ. chức Thảoluận 1.Chiếnlượcvàcơcấut chức 2. Quymôvàcơcấut chức 3.Côngnghệ vàcơcấut chức 27 Giá trị cốt lõi 28 10/4 /20 14 15 Giátrị cốtlõilànhữnggiátrị tinhthầncơ sởtốithượngcủadoanhnghiệp(ngoàilợi nhuận). Từ