Hành vi tổ chức OB 7. Cơ cấu tổ chức & Văn hóa doanh nghiệp handouts - 2

CƠ CẤU TỔ CHỨCKhi thiết kế cơ cấu tổ chức, cần cân nhắc 3 yếu tố sau: à i Cơ cấu tổ chức phải thích nghi với môi trường bên ngoài à ii Cơ cấu tổ chức phải thích nghi với môi trường bên t

Trang 1

CƠ CẤU TỔ CHỨC

&

CÁC GÍA TRỊ CỐT LÕI ĐỐI

VỚI VĂN HÓA DOANH

NGHIỆP

1 2014

2

Trang 2

Khi thiết kế cơ cấu tổ chức, cần cân nhắc 3

yếu tố sau:

à i) Cơ cấu tổ chức phải thích nghi với môi

trường bên ngoài

à ii) Cơ cấu tổ chức phải thích nghi với môi

trường bên trong tổ chức (phù hợp với nhân

viên, công nghệ và các nguồn lực khác)

à iii) Cơ cấu tổ chức phải phù hợp và nhất

quán với triết lý quản lý và phong cách lãnh

đạo của đội ngũ quản lý

3

I Khái niệm, tầm quan trọng cơ cấu tổ chức

a Khái niệm về tổ chức

Ducan (1981): Tổ chức là một tập hợp các cá

nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm

việc hướng tới những mục tiêu chung và mối

quan hệ làm việc của họ được xác định theo

cơ cấu nhất định.

1 Khái niệm

4

Trang 3

a Khái niệm về tổ chức

Cần trả lời các câu hỏi:

Ai sẽ là người điều hành tổ chưc?

Tổ chức sẽ có bao nhiêu cấp quản lý, các

phòng ban chức năng?

Làm thế nào để quản lý con người và các

nguồn lực khác?

Làm thế nào để tập hợp và phối hợp các

nhiệm vụ, công việc?

1 Khái niệm

5

b Khái niệm cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ,

mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy

trì sự hoạt động của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân

chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công

việc trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu

của tổ chức

1 Khái niệm

6

Trang 4

Như vậy cơ cấu tổ chức phải đảm bảo:

Bố trí, sắp xếp, và phối hợp hiệu quả các hoạt động

của con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu

chung

Nâng cao hiểu quả sử dụng các nguồn lực

Quản lý và kiểm soát hoạt động của tổ chức

Giúp tổ chức thích nghi nhanh với những thay đổi

của môi trường bên ngoài

Khuyến khích sự tham gia của người lao động trong

tổ chức

1 Khái niệm

7

Cơ cấu của tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ

cơ cấu tổ chức

Sơ đồ tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ

báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức

trong tổ chức

Sơ đồ Cơ cấu Tổ chức (SĐCCTC) biểu thị mối quan

hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp

với những nhân viên trong tổ chức

1 Khái niệm

8

Trang 5

SĐCCTC định dạng tổ chức và cho biết mối quan

hệ báo cáo và quyền lực trong tổ chức, số cấp quản

lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức

Các đường nối các vị trí trong SĐCCTC cho thấy

các kênh thông tin chính thức được sử dụng để

thực hiện quyền lực trong tổ chức

1 Khái niệm

9

Giúp người lao động hiểu rõ được vị trí, quy trình

hoạt động và mối quan hệ của họ với những người

lao động khác trong tổ chức

Cơ cấu tổ chức phù hợp không chỉ có ảnh hưởng

tích cực tới sự thực hiện công việc của người lao

động mà còn ảnh hưởng tới tinh thần và sự thỏa

mãn đối với công việc của họ

Tạo điều kiện cho tổ chức thích nghi nhanh với môi

trường, nâng cao năng lực, năng suất

Công cụ quản lý hoạt động, kiểm soát hành vi của

người lao động

2 Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức

10

Trang 6

II Các yếu tố then chốt cần quan tâm khi

thiết kế cơ cấu tổ chức

Cần trả lời 6 câu hỏi:

1 Các nhiệm vụ, công việc được phân chia thành

những công việc riêng rẽ ở mức độ nào?

2 Các công việc và nhiệm vụ riêng biệt được phối

hợp và kết hợp với nhau như thế nào?

3 Quan hệ báo cáo của từng thành phần trong tổ

chức?

4 Một người quản lý có thể quản lý được bao nhiêu

người một cách hiệu quả?

5 Quyền ra quyết định trong tổ chức nằm ở đâu?

6 Các luật lệ kiểm soát công việc và hoạt động của

các thành viên trong tổ chức ở mức độ nào?

11

Cụ thể cần xem xét:

1 Chuyên môn hóa công việc

Chuyên môn hóa công việc hoặc phân công lao

động để chỉ mức độ ở đó, các công việc trong tổ

chức được phân chia thành những bước công việc

hoặc những nhiệm vụ khác nhau được thực hiện

bởi những người lao động khác nhau

Bản chất của chuyên môn hóa công việc là: một

công việc trọng vẹn không chỉ do một cá nhân thực

hiện, mà chia thành các bước, mỗi bước được 01

cá nhân thực hiện Mỗi người chỉ chuyên về một

phần chứ không phải toàn bộ hoạt động

12

Trang 7

1 Chuyên môn hóa công việc

Ưu:

• Năng suất

• Giảm chi phí đào tạo (chỉ cần 01 việc, không đào

tạo nhiều)

• V.v

Nhược:

• Tạo sự nhàm chán, căng thẳng do đơn điệu

• Và các hệ quả của sự nhàm chán…

13

2 Bộ phận hóa

a Khái niệm

Sau khi phân công các công việc thông qua chuyên

môn hóa, việc tập hợp những công việc đó lại để

các nhiệm vụ chung được phối hợp với nhau gọi là

bộ phận hóa

Bộ phận hóa là cách mà theo đó, những nhiệm vụ

công việc được kết hợp với nhau và được phân bổ

cho những nhóm làm việc

Có thể sử dụng 4 phương pháp bộ phận hóa sau

14

Trang 8

2 Bộ phận hóa

b Các phương pháp bộ phận hóa

1 Bộ phận hóa theo chức năng

Giám đốc

Phòng

NC và PT

Phòng Sản xuất

Phòng Marketing

Phòng Tài chính

Sơ đồ bộ phận hóa theo chức năng

15

Tổng Giám đốc

Phó giám đốc

khu vực Châu Á

Sơ đồ bộ phận hóa theo sản phẩm, dịch vụ

2 Bộ phận hóa theo sản phẩm

Giám đốc Bộ phận

sản phẩm A

Giám đốc Bộ phận sản phẩm A

Phó giám đốc khu vực Châu Âu Phó giám đốc khu vực Châu Mỹ

16

Trang 9

3 Bộ phận hóa theo khu vực địa lý và lãnh thổ

4 Bộ phận hóa theo khách hàng

Theo khách hàng dân dụng

B2B

Có thể áp dụng

cả 4 hình thức

trên theo tình

huống cụ thể

17

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC

Tài chính - Kế toán

Hành chính nhân sự, IT - OHS & ISO

Kinh doanh & Bán hàng Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng

(Giám đốc dịch vụ) QLHĐ HN ĐN HCM Phụ tùng

ML QN ĐN HCM

Bảo trì

Workshop

HT

18

Trang 10

3 Phạm vi quản lý (Phạm vi kiểm soát)

a Khái niệm

Phạm vi quản lý hay phạm vi kiểm soát là số lượng

nhân viên ở các cấp mà một người quản lý có thể

điều hành một cách hiệu quả

b Phạm vi quản lý rộng và hẹp

Rộng là khi có số lượng lớn nhân viên chịu sự giám

sát trực tiếp của một người quản lý

Hẹp là ngược lại

Thảo luận ưu và nhược của Phạm vi quản lý rộng

và hẹp

19

b Phạm vi quản lý rộng và hẹp

Henry Mintzberg, phạm vi quản lý tối ưu phụ thuộc

5 điều kiện:

Yêu cầu về sự phối hợp giữa những bộ phận trong

tổ chức

Sự giống hay tương tự của những nhiệm vụ trong

mỗi bộ phận

Loại thông tin mà những người ở từng bộ phận cần

Sự khác biệt về nhu cầu tự quản của từng cá nhân

trong tổ chức

Mức độ giao tiếp/tiếp xúc của những nhân viên với

những người quản lý

20

Trang 11

c Những yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi quản lý

Mức độ phức tạp của các công việc và phạm vi

trách nhiệm gắn với từng công việc trong tổ chức

Khả năng của các cán bộ quản lý trong tổ chức

Lượng thời gian mà nhà quản lý có thể sắp xếp để

trao đổi với nhân viên dưới quyền mình

Khả năng, động lực, tinh thần tự giác của các nhân

viên dưới quyền

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và công

4 Hệ thống điều hành

Hệ thống điều hành là một hệ thống quyền lực và

quan hệ báo cáo liên tục từ cấp cao nhất tới cấp

thấp nhất của tổ chức

Hệ thống điều hành được xây dựng xuất phát từ

nhu cầu của những nhà quản lý trong việc phối hợp

các hoạt động của những nhân viên trong tổ chức

Quyền lực là những quyền gắn liền với một vị trí

quản lý, đưa ra các mệnh lệnh và đòi hỏi các mệnh

lênh đó phải được thi hành

Nhằm tạo điều kiện cho phối hợp hoạt động, cần

trao cho mỗi vị trí quản lý một chỗ đứng trong hệ

thống điều hành: quyền lực để thực thi trách nhiệm22

Trang 12

4 Hệ thống điều hành

Tính thống nhất: Mỗi cá nhân chỉ nên chịu trách

nhiệm trực tiếp trước một cấp trên

Nếu không? Điều gì sẽ xảy ra?

Hệ thống điều hành có mối liên hệ chặt chẽ với

phạm vi quản lý Phạm vi rộng, số cấp bậc quyền

lực giảm

Hệ thống điều hành liên quan đến quy mô của tổ

chức

Khi quy mô tăng à Phức tạp hơn à Nhu cầu phối

hợp tăng à Số cấp bặc tăng, trách nhiệm tăng, v.v

23

5 Tập quyền và phân quyền

Quyền ra quyết định được tập trung tại cấp cao nhất

trong hệ thống quyền lực của tổ chức

Ưu:

Việc thực hiện các chính sách chung của tổ chức

thường dễ dàng hơn

Việc kiểm soát các hoạt động trong tổ chức dễ dàng

hơn

Giảm thiểu chi phí hành chính

Nhược:

Phân quyền

24

Trang 13

6 Chính thức hóa

Chính thức hóa là mức độ tiêu chuẩn hóa của các

công việc và và hoạt động của người lao động trong

tổ chức thông qua các luật lệ và chính sách trong tổ

chức

à Chính thức hóa thể hiện mức độ mà những luật

lệ, quy định và các chính sách trong tổ chức kiểm

soát các hoạt động của người lao động trong tổ

chức

Mô tả công việc; Văn bản chính sách; Hướng dẫn;

Biên bản ghi nhớ; Quy chế hoạt động: Nội quy, v.v

Mức độ chính thức hóa cao hay thấp tùy thuộc

III Các mô hình tổ chức phổ biến

1 Các mô hình tổ chức phổ biến

a Cơ cấu đơn giản

Mức độ phân hóa, mức độ chính thức hóa thấp,

phạm vi quyền lực rộng, quyền lực tập trung

b Cơ cấu phân cấp (hierachical)

•Nhiệm vụ xác định rõ ràng, chuyên môn hóa cao

•Luật lệ và quy định được chính thức hóa

•Việc ra quyết định theo hệ thống ra mệnh lệnh

c Cơ cấu ma trận

26

Trang 14

IV Những nhân tố ảnh hưởng tới sự lựa

chọn cơ cấu tổ chức

Thảo luận

1 Chiến lược và cơ cấu tổ chức

2 Quy mô và cơ cấu tổ chức

3 Công nghệ và cơ cấu tổ chức

27

Giá trị cốt lõi

28

Trang 15

Giá trị cốt lõi là những giá trị tinh thần cơ

sở tối thượng của doanh nghiệp (ngoài lợi

nhuận).

Từ những giá trị cốt lõi, phát sinh thêm các

giá trị tinh thần khác và từ đó, các giá trị

này chi phối và kiểm soát các hoạt động,

hành vi, ứng xử của các thành viên doanh

nghiệp.

Khái niệm

Giá trị cốt lõi

29

Điều đó giải thích, vì sao, trong cùng tình

huống xảy ra, ứng xử của doanh nghiệp

này khác với doanh nghiệp khác.

Đó cũng là điều làm nên hình ảnh của

doanh nghiệp đối với thế giới xung quanh.

Hệ thống giá trị của doanh nghiệp chính là

bệ đỡ để hỗ trợ cho việc thực hiện tốt sứ

mệnh, vươn tới tầm nhìn, giấc mớ điểm

đến của doanh nghiệp, tổ chức trong

tương lai.

30

Trang 16

Cùng xem một số ví dụ

31

Think

Different!

32

Trang 17

Người ta phải nuôi dưỡng trí tưởng tượng và lợi

ích cho sức khỏe con người và chỉ vậy mà thôi.

33

Câu hỏi thảo luận:

Những giá trị cốt lõi và phát sinh (hệ quả) của

doanh nghiệp nhóm bạn đang nghiên cứu?

Vậy số lượng giá trị cốt lõi bao nhiêu là vừa?

34

Định dạng
Số trang	17
Dung lượng	418,2 KB