Khóa luận tốt nghiệp: “Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc”

Kết cấu của khóa luận gồm các phần chính sau:Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân lực.Chương 2: Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc.Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc.

Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc

LUẬN VĂN

Le Bich

LỜI CAM ĐOAN

Tên em là: Lê Thị Minh Bích

Mã sinh viên: 0101070336

Lớp: Đ7QL6

Khoa: Quản lý lao động

Tên chuyên đề: Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công

ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của mình với sự hướng

dẫn của Ths Nguyễn Thị Ngọc Anh, không sao chép từ bất kỳ một tài liệu

nào Các số liệu thống kê và kết quả nghiên cứu trong khóa luận là trung thực, chính xác và cung cấp bởi các phòng ban của công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc Những trích dẫn, tham khao đều được sử dụng đúng theo quy định của nhà trường

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào em xin chịu trách nhiệm trước hội đồng, cũng như kết quả của khóa luận tốt nghiệp

Sinh viên thực hiện

Lê Thị Minh Bích

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học tập, nghiên cứu tại Khoa Quản lý lao động – Trường Đại học Lao động – Xã hội, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô, gia

đình và bạn bè, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn

thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc”

Để hoàn thành được khóa luận này, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc

đến cô giáo – Th.S Nguyễn Thị Ngọc Anh – người đã trực tiếp hướng dẫn,

chỉ bảo và giúp đỡ cho em trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong khoa Quản lý lao động đã tận tình truyền đạt cho em những kiến thức và kỹ năng

bổ ích trong suốt thời gian em học tập tại trường

Em xin chân thành cảm ơn chị Trần Thị Ngát – nhân viên tuyển dụng

và đào tạo cùng các anh chị, cô chú trong Công ty cổ phần chuyển phát

nhanh Kerry TTC miền Bắc đã hướng dẫn, chỉ bảo cho em trong quá trình

em thực tập tại Công ty

Cuối cùng, em xin kính chúc quý thầy, cô khoa Quản lý lao động cùng các thầy cô trong Trường Đại học Lao động - Xã hội mạnh khỏe, công tác tốt Chúc Quý công ty Cổ phần Chuyển phát nhanh Kerry TTC ngày càng phát triển hơn nữa!

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT i

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ ii

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC 4

1.1 Các khái niệm liên quan 4

1.1.1 Tuyển dụng nhân lực 4

1.1.2 Tuyển mộ nhân lực 4

1.1.3 Tuyển chọn nhân lực 4

1.1.4 Thử việc 5

1.2 Vai trò của tuyển dụng 5

1.2.1 Đối với doanh nghiệp 5

1.2.2 Đối với người lao động 6

1.2.3 Đối với xã hội 6

1.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng nhân lực 7 1.3.1 Nhân tố bên trong 7

1.3.2 Nhân tố bên ngoài 8

1.4 Quy trình tuyển dụng 9

Bước 1 Xác định nhu cầu tuyển dụng 9

Bước 2 Lập kế hoạch tuyển dụng 9

Bước 3 Triển khai 12

Bước 4 Đánh giá hiệu quả tuyển dụng 21

1.5 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC 22

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN

DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT

NHANH KERRY TTC MIỀN BẮC 26 2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC

và Kerry miền Bắc 26

2.1.1 Thông tin chung 26 2.1.2 Tóm lược quá trình hình thành và phát triển 26 2.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận (phòng, ban) 27 2.1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực của công ty 33

2.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC 35

2.2.1 Các nhân tố bên ngoài 35 2.2.2 Các nhân tố bên trong 36

2.3 Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc 38

2.3.1 Phân định trách nhiệm trong công tác tuyển dụng nhân lực của công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC 38 2.3.2 Quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC 41 2.3.3 Kết quả tuyển dụng của Kerry TTC những năm gần đây 49 2.3.4 Đánh giá chung về quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty

cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc 50

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH KERRY TTC 54 3.1 Định hướng phát triển của Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC trong thời gian tới 54

3.1.1 Định hướng phát triển chung của công ty 54

3.1.2 Phương hướng tuyển dụng nhân lực của công ty trong thời gian

3.2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực

tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc 55

3.2.1 Tách và hoàn thiện quy trình tuyển dụng hiện tại thành 2 quy trình dành riêng cho hai đối tượng: lao động trực tiếp và lao động gián tiếp đồng thời thống nhất quy trình tuyển dụng với lưu đồ tuyển dụng 55 3.2.2 Phân định trách nhiệm cụ thể trong tuyển dụng 64

3.2.3 Thiết lập bộ phận quản trị nhân lực riêng biệt để tập trung tốt hơn vào công tác quản trị nhân lực nói chung và công tác tuyển dụng nhân lực nói riêng 66

3.2.4 Tăng cường chất lượng đội ngũ cán bộ quản trị nhân lực 67

3.2.5 Xây dựng kế hoạch nhân lực linh hoạt, khoa học, cụ thể cho từng giai đoạn, chủ động trước các thay đổi của các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài công ty 69

3.2.6 Đa dạng hóa nguồn tuyển dụng và các phương pháp tuyển dụng 69 3.2.7 Một số giải pháp khác 71

KẾT LUẬN 73

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

PHỤ LỤC 75

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 BHXH Bảo hiểm xã hội

2 BHYT Bảo hiểm y tế

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ

BẢNG

Bảng 2.1 Phân định trách nhiệm trong công tác tuyển dụng

nhân lực của công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC

39

Bảng 2.2 Danh sách cán bộ đảm nhiệm công tác quản trị nhân

lực

40

Bảng 2.3 Nhu cầu tuyển dụng nhân lực của công ty cổ phần

chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc năm 2015

43

Bảng 2.4 Kết quả tuyển dụng của công ty Kerry TTC miền Bắc

giai đoạn 2012- 2014

49

Bảng 2.5 Kết quả tuyển dụng từ nguồn bên trong của Kerry

TTC miền Bắc giai đoạn 2012 - 2014

50

Bảng 2.6 Kết quả tuyển dụng từ nguồn bên ngoài của Kerry

TTC miền Bắc giai đoạn 2012 - 2014

50

BIỂU ĐỒ

Biểu 2.1 Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi 33 Biểu 2.2 Cơ cấu nhân sự theo giới tính 33 Biểu 2.3 Biến động nhân sự thời kỳ 2013 - 2015 34

Biểu 2.4 Kết quả tuyển dụng của công ty Kerry TTC miền Bắc

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức Kerry TTC Miền Bắc 29

Sơ đồ 2.3 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự 38

Sơ đồ 2.4 Lưu đồ tuyển dụng 42

Sơ đồ 3.1 Quy trình tuyển dụng đề xuất cho lao động trực tiếp 60

Sơ đồ 3.2 Lưu đồ tuyển dụng đề xuất cho đối tượng lao động

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong tất cả các nguồn lực thì nguồn nhân lực là quan trọng nhất Trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các lĩnh vực khác, nhân lực đóng vai trò then chốt trong sự thành – bại của doanh tổ chức Xã hội ngày càng phát triển, sự cạnh tranh càng trở nên khốc liệt, điều này đòi hỏi các tổ chức phải không ngừng làm mới mình để đáp ứng được các nhu cầu thay đổi của

xã hội Tổ chức nào không kịp thích ứng sẽ nhanh chóng bị đào thải Và để đáp ứng được những yêu cầu đó, tổ chức cần đội ngũ nhân lực có chất lượng cao, linh hoạt để có thể ứng phó với mọi thay đổi của xã hội Muốn vậy, công tác quản trị nhân lực tại tổ chức phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp

và hiệu quả Từ đó, ta càng thấy được nhu cầu cấp thiết của tổ chức trong việc tuyển dụng một đội ngũ nhân viên thỏa mãn yêu cầu của công việc trong thời buổi hiện nay

Tuy nhiên, trong thực tế, không phải tổ chức nào cũng biết sử dụng hiệu quả các công cụ quản trị nhân lực trong việc tìm kiếm, sử dụng và khai thác nguồn lực này một cách hiệu quả Đây là một thực tế đang tồn tại phổ biến trong các doanh nghiệp của Việt Nam Có thể nói, để tổ chức có một nguồn nhân lực chất lượng cao thì khâu tuyển dụng được coi là yếu tố tiên quyết Việc tuyển dụng hiệu quả hay không ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng nhân lực của tổ chức Để có một đội ngũ nhân lực chất lượng, khâu tuyển dụng

“đầu vào” phải được đặt lên hàng đầu

Được thành lập năm 2001 tại Hà Nội, sau hơn 10 năm phát triển, Công

ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC đã không ngừng nỗ lực để trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực chuyển phát nhanh tại Việt Nam Đặc biệt, công ty rất chú trọng đến công tác quản trị nhân lực nói chung và công tác tuyển dụng nhân lực nói riêng Công ty luôn

ý thức được rằng, nhân lực là sức sống của doanh nghiệp, nhất là đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ như Kerry TTC Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc, em thấy công ty đã thực hiện khá tốt công tác tuyển dụng nhân lực, tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những bất cập Từ những lý do trên, em

đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty Cổ

phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc” làm đề tài cho bài khóa

luận tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Qua việc nghiên cứu đề tài này, em mong muốn được tìm hiểu các hoạt động quản trị nhân lực nói chung và công tác tuyển dụng nhân lực nói riêng trong thực tế Qua đó có dịp vận dụng những kiến thức mình đã được học trong thời gian đào tạo tại nhà trường vào thực tế công việc, từ đó có thể làm phong phú thêm vốn kiến thức của bản thân và chuẩn bị những bước ban đầu cho công việc trong tương lai

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, em đã phân tích được những điểm

đã đạt được và những tồn tại, bất cập trong công tác tuyển dụng của công ty

cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC, từ đó đề xuất những kiến nghị, giải pháp với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Kerry TTC

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động liên quan trong công tác tuyển dụng tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc

- Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc từ tháng 01/2012 đến hết tháng 03 năm 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thống kê – phân tích – tổng hợp: thông qua việc thống

kê các tài liệu về nhân lực, các số liệu liên quan đến hoạt động tuyển dụng của công ty và các số liệu tổng hợp được từ quá trình nghiên cứu thực tế, từ

đó tổng hợp và phân tích để làm rõ nội dung đề tài

- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi: phỏng vấn các cán bộ chuyên trách và những người tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân lực để thu thập các thông tin

- Phương pháp so sánh: so sánh các tiêu chí liên quan đến quy trình tuyển dụng, so sánh những mục tiêu và kết quả đạt được trong quá trình tuyển dụng của công ty, và so sánh quy trình tuyển dụng của công ty Kerry với quy trình tuyển dụng của các công ty khác, đặc biệt là những công ty cùng hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh

5 Cấu trúc của khóa luận

Kết cấu của khóa luận gồm các phần chính sau:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân lực

- Chương 2: Phân tích thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc

- Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC miền Bắc.

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN

Tuyển dụng nhân lực là quá trình thu hút và lựa chọn nhân lực nhằm thỏa mãn nhu cầu sử dụng nhân lực của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm hoàn thiện mục tiêu của tổ chức.

1.1.2 Tuyển mộ nhân lực

“Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động bên ngoài và bên trong tổ chức để lựa chọn lao động cho các vị trí làm việc còn trống trong tổ chức” (1,332)

Bản chất của tuyển mộ chính là những hoạt động của tổ chức để người

có nhu cầu tìm việc làm có được thông tin về nhu cầu tuyển mộ của tổ chức, rồi từ đó, người có nhu cầu sẽ xác định được nơi nào đang cần tuyển mộ và nộp hồ sơ tham gia làm ứng viên Thông tin tuyển mộ càng rộng, càng có ấn tượng thì sẽ càng kích thích được nhiều người có nhu cầu đến với tổ chức,

từ đó tổ chức sẽ có nhiều lựa chọn hơn trong việc tìm kiếm những người phù hợp cho các vị trí còn trống Vì tuyển mộ là một quá trình nên cần phải thiết

kế, xây dựng, lựa chọn và thực hiện chương trình tuyển mộ sao cho khoa học, chính xác Có như vậy, hiệu quả tuyển mộ của tổ chức mới được đảm bảo

1.1.3 Tuyển chọn nhân lực

“Tuyển chọn nhân lực là việc lựa chọn ứng viên cho các vị trí làm việc trống của tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu đặt ra của tổ chức đó cho các chức danh, vị trí cần tuyển dụng” (1,369)

Mục đích của tuyển chọn là tuyển được những người lao động có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu của chức danh công việc cần tuyển, có khả năng hòa nhập nhanh chóng và thực hiện tốt nhiệm vụ

Tuyển chọn là khâu công việc kế tiếp tuyển mộ Sau khi tổ chức đã tuyển mộ được các ứng viên cho các chức danh công việc còn trống, quá trình tuyển chọn sẽ diễn ra Trong quá trình này, các cá nhân được giao phụ trách tuyển chọn sẽ đánh giá các ứng viên nộp đơn xin việc vào tổ chức từ nhiều khía cạnh khác nhau, cân nhắc xem ứng viên nào là thích hợp nhất với

tổ chức Cơ sở của việc tuyển chọn là các tiêu chuẩn hoặc đòi hỏi đối với từng chức danh công việc cần tuyển

1.1.4 Thử việc

“Thử việc là khoảng thời gian người lao động làm thử công việc của người sử dụng lao động giao cho để xem người đó có đáp ứng được yêu cầu của công việc hay không và được giao kết hợp đồng gọi là hợp đồng thử việc” (11,1)

Theo điều 26, 27, 28 của Bộ luật lao động năm 2012 thì thời gian thử việc:

- Không quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ chuyên môn kỹ thuật từ cao đẳng trở lên;

- Không quá 30 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ chuyên môn kỹ thuật từ trung cấp nghề, trung cấp chuyên nghiệp, công nhân

kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ;

- Không quá 6 ngày làm việc đối với công việc khác

Kết thúc thử việc, nếu người thử việc đạt yêu cầu thì người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ thỏa thuận thử việc mà không cần phải báo trước và không phải bồi thường nếu việc làm thử không đạt yêu cầu mà hai bên đã thỏa thuận

1.2 Vai trò của tuyển dụng

1.2.1 Đối với doanh nghiệp

- Tuyển dụng giúp cho tổ chức khai thác được các nguồn tuyển dụng, qua đó tuyển dụng được người lao động đáp ứng được các yêu cầu do tổ chức đặt ra

Thông qua công tác tuyển dụng, những người lao động từ các nguồn nội bộ của tổ chức cũng như những người lao động từ bên ngoài sẽ biết được thông tin tuyển dụng Những người lao động đáp ứng được những yêu cầu đặt ra trong thông báo tuyển dụng sẽ nộp đơn xin tuyển vào các vị trí còn trống của tổ chức Nhờ đó, tổ chức sẽ có nhiều cơ hội để tuyển chọn người lao động phù hợp với yêu cầu của mình

- Việc tuyển dụng hiệu quả giúp cho tổ chức tiết kiệm được các nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động

Khi việc tuyển dụng được thực hiện hiệu quả, tổ chức sẽ tuyển được nhân viên đáp ứng được các yêu cầu đặt ra cho các chức danh công việc đang cần tuyển Điều đó sẽ giúp cho tổ chức tiết kiệm được các nguồn lực cần thiết để đào tạo nhân viên mới đáp ứng những yêu cầu của công việc, giảm bớt các chi phí cho nhân viên mới trong thời gian đầu làm quen công việc Mặt khác, khi tuyển dụng được thực hiện hiệu quả, rất có thể tổ chức sẽ tuyển được nhân viên giỏi và chính những nhân viên này có thể giúp cho tổ chức đào tạo những nhân viên khác, sẽ đưa những sáng kiến đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức… Với những lý do đó, hiệu quả hoạt động của tổ chức sẽ được nâng cao

- Tuyển dụng sẽ giúp cho những lao động giỏi chưa có việc làm biết được thông tin tuyển dụng của tổ chức, qua đó giúp cho tổ chức chọn được nhân viên giỏi

- Việc tuyển dụng hiệu quả giúp tổ chức thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác hiệu quả hơn

Khi công tác tuyển dụng được thực hiện tốt, tổ chức sẽ có được những nhân viên giỏi, từ đó, công việc của tổ chức sẽ được thực hiện tốt hơn Điều này sẽ tác động đến việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên Việc tuyển được những lao động có trình độ cao sẽ làm thay đổi các chính sách đào tạo phát triển bởi đối với những lao động này, tổ chức không cần mất nhiều kinh phí cho việc đào tạo Và nhờ đó cũng sẽ làm tăng năng suất lao động, người lao động sẽ cảm thấy thỏa mãn với công việc và các mối quan hệ lao động sẽ trở nên hài hòa hơn

1.2.2 Đối với người lao động

- Tuyển dụng giúp cho người lao động chưa có việc làm sẽ tìm kiếm được việc làm phù hợp với trình độ và năng lực của mình

- Người lao động hiểu rõ hơn và được định hướng bởi: triết lý, quan điểm của nhà quản trị, mục tiêu doanh nghiệp

- Tạo không khí thi đua, tinh thần cạnh tranh trong nội bộ những người lao động của doanh nghiệp

1.2.3 Đối với xã hội

- Công tác tuyển dụng nhân lực được thực hiện tốt sẽ giúp cho việc tái

sử dụng tài nguyên chất xám của đất nước một cách có hiệu quả

- Công tác tuyển dụng nhân lực sẽ kích thích tỷ lệ việc làm, tỷ lệ thất nghiệp giảm do có sự biến động về lao động trong vùng Kết quả sẽ tạo việc làm, lao động sản xuất sẽ được tăng cao, lợi nhuận doanh nghiệp sẽ làm tăng

GDP vùng và cả nước, về lâu dài sẽ giúp cho đất nước phát triển hơn

- Sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp hiệu quả thông qua công tác tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí, mở rộng sản xuất,

giảm bớt gánh nặng về kinh tế cho toàn xã hội

- Tuyển dụng và sử dụng nhân lực hiệu quả cùng với các chế độ lương thưởng, phúc lợi hợp lý sẽ giúp người lao động yên tâm công tác, xã hội ổn định hơn sẽ làm cho nền kinh tế phát triển nhanh chóng, bền vững, các tệ nạn

xã hội nhờ đó cũng được giảm thiểu

1.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng nhân lực

1.3.1 Nhân tố bên trong

- Uy tín và vị thế của tổ chức

Một tổ chưc có uy tín và vị thế cao trên thị trường sẽ có tác động thu hút rất lớn đối với nhân lực, đặc biệt là nhân lực có trình độ cao Do vậy, khi hoạch định các chương trình tuyển dụng, cần xác định đúng đắn vị thế và uy tín của tổ chức để lựa chọn phương pháp tuyển dụng thích hợp

- Quảng cáo và các mối quan hệ xã hội

Nếu việc quảng cáo đạt hiệu quả cao, sẽ có nhiều người lao động biết đến tổ chức như là một tổ chức uy tín Điều này sẽ tác động đến quyết định nộp hồ sơ của họ

Mặt khác, đôi khi các mối quan hệ xã hội lại chi phối đến quá trình tuyển dụng Chẳng hạn, một tổ chức có mối quan hệ rất tốt với một cơ sở đào tạo nào đó, thường xuyên nhận sinh viên của cơ sở đào tạo đó đến thực tập, việc tuyển dụng sinh viên của cơ sở đó vào làm việc trong tổ chức sẽ dễ dàng hơn

- Quan hệ lao động trong tổ chức:

Trong tổ chức có mối quan hệ lao động hài hòa, lành mạnh, việc khai thác nguồn tuyển mộ từ bên trong tổ chức sẽ được tiến hành thuận lợi hơn Một tổ chức có quan hệ lao động lành mạnh cũng dễ dàng thu hút ứng viên

từ các nguồn bên ngoài tổ chức do phần lớn người lao động đều mong muốn làm việc trong một tổ chức mà ở đó không có mâu thuẫn lớn giữa chủ và thợ

- Các chính sách nhân sự và bầu không khí tâm lý trong tập thể lao

động

Với tổ chức có chính sách nhân sự định hướng sử dụng và khuyến khích lao động đang làm việc trong tổ chức, nguồn tuyển mộ chủ yếu tập trung từ nguồn bên trong Ngược lại, nếu chính sách nhân sự của tổ chức định hướng chọn nhân sự tối ưu cho từng vị trí, nguồn tuyển dụng sẽ được trải đều cho

cả nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức

Trong tổ chức có bầu không khí tâm lý trong tập thể lao động thuận lợi, vấn đề tuyển dụng nhân sự từ bên trong tổ chức nhìn chung thuận lợi nếu

chính sách tuyển mộ là nhất quán và được mọi người thừa nhận song việc tuyển mộ từ bên ngoài cho các vị trí quan trọng như các vị trí lãnh đạo, quản

lý đôi khi lại gặp những trở ngại về tâm lý do một số người lao động có thể

bị sốc khi mình không được chọn Phản ứng sốc đó của một nhóm người có thể lan truyền tạo nên một hiện tượng phản kháng trong tập thể đối với nhà quản lý mới được nhận vào làm việc tại tổ chức

- Chi phí

Chi phí cũng ảnh hưởng rất lớn, đôi khi còn là một rào cản đối với vấn

đề tuyển dụng Do vậy, để việc tuyển dụng đạt hiệu quả cao, khi xác định phương pháp tuyển dụng, tổ chức cần lưu lý lựa chọn phương pháp tuyển dụng sao cho chi phí tuyển dụng nằm trong khả năng cho phép

1.3.2 Nhân tố bên ngoài

 Quan hệ cung cầu trên thị trường

Nếu loại lao động mà tổ chức đang cần tuyển dụng dư thừa trên thị trường lao động địa phương, việc quảng cáo tuyển dụng dù là dưới bất kỳ hình thức nào cũng có thể mang lại hiệu quả mong đợi Ngược lại, khi loại lao động đó khan hiếm, dù tổ chức có mở chiến dịch quảng cáo rầm rộ song

số ứng viên nộp đơn vào làm việc tại tổ chức có thể rất hạn chế

 Sự cạnh tranh lao động của các tổ chức khác

Sự cạnh tranh càng lớn càng gây khó khăn cho tổ chức trong quá trình tuyển dụng Do vậy, khi mức độ cạnh tranh lớn, tổ chức cần “chớp thời cơ” tuyển dụng, tính toán cân nhắc thời điểm tuyển dụng sao cho có thể thu hút được nhiều người nộp hồ sơ dự tuyển vào tổ chức Mặt khác, sự cạnh tranh lao động của các tổ chức khác có thể gây nên sự bỏ việc của nhân viên, đặc biệt là nhân viên giỏi của tổ chức

 Cơ chế và mức độ phát triển kinh tế

Một cơ chế kinh tế mà trong đó chú trọng đến việc giảm tỷ lệ lao động nông nghiệp, tăng nhanh tỷ lệ lao động công nghiệp và dịch vụ sẽ tạo thuận lợi cho việc tuyển dụng bởi số lao động từ nông thôn gia nhập thị trường lao động khu vực công nghiệp và dịch vụ ngày càng tăng Tương tự như vậy, với một cơ chế kinh tế mở, người lao động được tự do di chuyển, cơ hội tuyển dụng lao động cũng sẽ được mở rộng hơn

Với mức độ phát triển: ở địa phương nào có mức độ phát triển kinh tế cao, các dòng di chuyển lao động sẽ tập trung vào những địa phương đó và điều đó tạo thuận lợi cho các tổ chức trong việc tuyển dụng

 Thái độ của xã hội với một số ngành nghề nhất định

Những ngành nghề nào được xã hội ưa chuộng, việc tuyển dụng sẽ gặp nhiều thuận lợi Còn những ngành nghề nào không được ưa chuộng, tổ chức

sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc thu hút ứng viên

Mức độ phát triển của hệ thống này ngày càng cao, việc tuyển dụng của

tổ chức ngày càng gặp nhiều thuận lợi Trong quá trình phát triển của hệ thống giáo dục, một số ngành nghề mới được đưa vào đào tạo ở các cấp độ khác nhau Điều đó sẽ tạo thuận lợi cho tổ chức đang cần tuyển lao động ở những ngành nghề mới này Việc tăng quy mô đào tạo của các ngành nghề cũng giúp cho tổ chức thu hút được lao động đã qua đào tạo đúng ngành, đúng nghề, không phải sử dụng biện pháp thay thế là tuyển lao động trái ngành, trái nghề vào làm việc

1.4 Quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng thường được thực hiện theo 4 bước:

Bước 1 Xác định nhu cầu tuyển dụng

Cần xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng Một cách đơn giản, đây chính là việc doanh nghiệp xác định xem mình cần bao nhiêu nhân viên mới, ở những vị trí nào, yêu cầu

ở trình độ nào? Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tuyển đúng và đủ số nhân viên mà doanh nghiệp cần Để xác định được nhu cầu tuyển dụng, cần phải dựa vào đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khả năng tài chính, những dự định trong tương lai của doanh nghiệp,…

Bước 2 Lập kế hoạch tuyển dụng

Để lập kế hoạch tuyển dụng, tổ chức cần xác định xem cần tuyển dụng bao nhiêu người, cho những vị trí nào? Muốn vậy, cần xác định trước tỷ lệ tuyển chọn Tỷ lệ tuyển chọn là chỉ số nói lên rằng để tuyển chọn được một nhân viên cho một chức danh công việc nào đó, cần tuyển mộ bao nhiêu người xin việc?

Với nguồn nhân lực từ bên trong tổ chức:

Nguồn này bao gồm những người đang làm việc trong chính tổ chức

đó Đối với nguồn bên trong này, nếu tổ chức tạo cho họ cơ hội thăng tiến vào vị trí làm việc cao hơn, họ sẽ có động lực lao động tốt hơn, mức độ thỏa mãn đối với công việc cũng cao hơn, từ đó hiệu quả làm việc của họ cũng được nâng cao Qua việc tuyển dụng này, tình cảm gắn bó giữa tổ chức và

sự trung thành của nhân viên đối với tổ chức sẽ được nâng cao Nhân viên

sẽ cảm thấy tổ chức coi trọng mình và sẽ ngày càng gắn bó với tổ chức hơn

Ưu điểm lớn nhất khi tuyển dụng từ nguồn bên trong là những người được tuyển dụng đã quen với công việc của tổ chức và đã đạt được những

thử thách về lòng trung thành với tổ chức Tổ chức sẽ tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và công sức từ việc giúp người lao động làm quen với công việc, quá trình thực hiện công việc được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn, hạn chế được sai sót trong việc ra quyết định đề bạt và thuyên chuyển lao động Và nếu tổ chức có những bí mật kinh doanh nhất định thì việc tuyển dụng từ nguồn bên trong này sẽ giúp bảo toàn được bí mật kinh doanh, tránh được những trường hợp tuyển những người vào công ty với ý định ăn cắp bí mật kinh doanh

Tuy nhiên thì tuyển dụng từ nguồn bên trong cũng có những nhược điểm nhất định Đầu tiên là việc tổ chức khó tạo ra được những thay đổi mang tính đột phá trong công việc vì với việc đề bạt những người đang làm việc trong tổ chức, khi giữ vị trí mới, do thói quen và sự cả nể (nếu có), việc đưa ra những thay đổi sẽ có thể ít xảy ra Nhược điểm tiếp theo là có thể sẽ hình thành những nhóm “ứng viên không thành công”- đó là những người không được đề bạt vào vị trí mà tổ chức đã tuyển dụng Nhóm này có thể sẽ

có những biểu hiện không phục người mới được bổ nhiệm Điều này có thể dẫn đến hiện tượng chia bè phái, chia rẽ trong nội bộ tổ chức và gây nên hiện tượng mất đoàn kết trong nội bộ tổ chức Nhược điểm nữa là do chỉ dung những người hiện đang làm việc trong tổ chức nên sẽ hạn chế việc thu hút

và bổ sung nhân tài cho tổ chức

Với nguồn nhân lực từ bên ngoài tổ chức:

Nguồn này bao gồm những người mới đến xin việc Những nhóm lao động thuộc nguồn này thường là:

- Học sinh, sinh viên của các cơ sở đào tạo đã tốt nghiệp ra trường, gồm những người tốt nghiệp trong nước và ngoài nước

- Những người đã có kinh nghiệm làm việc, đang trong tình trạng thất nghiệp và đang tìm kiếm việc làm Lý do thất nghiệp có thể là bị sa thải, bỏ việc, do tổ chức thu hẹp quy mô hoặc là phá sản,…

- Những người đang làm việc ở các tổ chức khác

- Lao động phổ thông, chưa qua đào tạo

- Người đang trong quá trình học tập ở các cơ sở đào tạo song vì lý

do nào đó muốn đi làm

Ưu điểm của nguồn này là trong số họ, có những người có kiến thức và

kỹ năng rất tốt, có thể đáp ứng được những yêu cầu cao của tổ chức, đôi khi,

tổ chức còn tìm kiếm được những nhân tài thực sự Những người này thường

có cách nhìn mới đối với tổ chức, có thể góp phần tạo ra những phong cách làm việc mới mà không sợ những người trong tổ chức phản ứng với cách làm việc mới đó Đặc biệt, nếu tuyển dụng được những người từ các tổ chức cạnh tranh, rất có thể tổ chức sẽ học hỏi được những kinh nghiệm quý báu từ đối thủ của mình

Nhược điểm từ việc tuyển dụng từ nguồn này là có thể gây ra một số bất lợi đối với tổ chức Đầu tiên có thể kể đến là tổ chức sẽ mất nhiều thời gian để nhân viên mới làm quen với công việc Thứ hai, nếu tổ chức tuyển dụng từ nguồn bên ngoài cho những vị trí lãnh đạo trong tổ chức, động lực phấn đấu của nhân viên trong tổ chức sẽ bị suy giảm và có nhiều vấn đề phức tạp sẽ nảy sinh khi thực hiện các mục tiêu đặt ra Tiếp nữa là việc tuyển dụng

từ nguồn này chưa chắc đã hiệu quả bởi những người đã qua được các vòng tuyển chọn chưa hẳn đã trung thành với tổ chức hoặc có năng lực thực sự Ngoài ra việc rò rỉ những bí mật kinh doanh của tổ chức cũng có thể xảy ra nếu những người được tuyển dụng vào công ty không phải với mục đích làm việc lâu dài mà chỉ muốn lấy cắp những bí mật kinh doanh để phục vụ cho các đối thủ cạnh tranh của tổ chức

Do mỗi nguồn tuyển dụng đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định nên tùy vào vị trí tuyển dụng và đặc điểm của tổ chức mà lựa chọn nguồn thích hợp Đối với những tổ chức cần sự thay đổi, đột phá hoặc những người hiện đang làm việc trong tổ chức không đủ điều kiện đáp ứng cho vị trí cần tuyển thì nên chọn nguồn tuyển dụng từ bên ngoài Đối với những tổ chức có tính ổn định cao hoặc những vị trí cần tuyển là những vị trí có thể

dễ dàng tiếp cận được với những bí mật kinh doanh của tổ chức, hoặc những người trong tổ chức thực sự có năng lực đáp ứng được yêu cầu của vị trí cần tuyển thì tổ chức nên lựa chọn nguồn từ bên trong tổ chức

- Tuyển dụng thông qua bảng thông báo

- Tuyển dụng thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong

tổ chức

- Tuyển dụng thông qua hồ sơ nhân sự của tổ chức:

- Công khai đấu thầu chức vụ

- Tiếp nối sự nghiệp sau khi định vị nhân lực

- Quảng cáo, truyền miệng nội bộ, phát tín hiệu ngầm, tín hiệu cục bộ

Đối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài, có thể sử dụng các phương

- Tuyển dụng thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm, công ty săn đầu người

- Tuyển dụng thông qua hội chợ việc làm và sàn giao dịch việc làm

- Tuyển dụng trực tiếp từ các cơ sở đào tạo

 Xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng

Tùy thuộc vào loại lao động và vị trí tuyển dụng mà chọn những vùng tuyển dụng phù hợp để đảm bảo hiệu quả tuyển dụng và tiết kiệm chi phí Nếu tổ chức cần tuyển lao động phổ thông thì vùng tuyển dụng nên tập trung chủ yếu ở khu vực nông thôn

Nếu tổ chức cần tuyển dụng lao động có trình độ cao, vùng tuyển dụng nên là:

- Thị trường lao động khu vực đô thị

- Các trường Đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề

- Các trung tâm công nghiệp và dịch vụ, các khu chế xuất và khu vực

có vốn đầu tư nước ngoài

Nếu tổ chức cần tuyển dụng các vị trí lãnh đạo, nguồn tuyển dụng nên là:

- Thị trường lao động khu vực đô thị

- Các trung tâm công nghiệp và dịch vụ, các khu chế xuất và khu vực

có vốn đầu tư nước ngoài

- Xem xét hồ sơ Nếu hồ sơ của ứng viên không phù hợp với tổ chức,

có thể loại

Việc xác định tỷ lệ tuyển chọn được dựa trên kế hoạch tuyển chọn của

tổ chức Tổ chức sẽ tuyển bao nhiêu vòng, tỷ lệ sàng lọc của mỗi vòng là bao nhiêu Từ đó việc lập kế hoạch tuyển dụng mới được thực hiện dễ dàng hơn

Bước 3 Triển khai

 Tìm kiếm người xin việc

Sau khi đã lập kế hoạch cụ thể về tuyển dụng, tổ chức cần tiến hành hoạt động tìm kiếm ứng viên Tổ chức cần sử dụng các biện pháp tuyển dụng

đã được lựa chọn, đưa các thông tin tuyển dụng đến các địa chỉ cần tuyển dụng để thu hút các ứng viên nộp hồ sơ vào tổ chức Có nhiều cách để tiếp nhận hồ sơ xin việc của các ứng viên như tiếp nhận trực tiếp tại tổ chức, nhận

hồ sơ qua email, gửi hồ sơ theo biểu mẫu hoặc nộp hồ sơ qua đường bưu

điện,…

Trong việc tìm kiếm ứng viên, cần lưu ý những điều sau:

Cần gây ấn tượng mạnh về tổ chức Để gây ấn tượng về tổ chức, cần

triển trong tương lai của tổ chức Một tổ chức với những hình ảnh đẹp, tương lai tươi sang, sẽ tạo được sự chú ý cho người xin việc, từ đó sẽ thu hút được nhiều ứng viên đến với tổ chức hơn Tuy nhiên, cần đảm bảo tính trung thực khi đưa ra những thông tin và hình ảnh của tổ chức Tuyệt đối không đưa những thông tin không trung thực, sai sự thật, tô hồng hình ảnh của tổ chức,

bởi khi những thông tin không trung thực ấy bị bại lộ, tổ chức sẽ mất uy tín

Cần đưa những yếu tố kích thích để thu hút người lao động nộp đơn xin vào tổ chức Nếu các chính sách về lương thưởng, chế độ phúc lợi, đãi ngộ

nhân viên, khả năng thăng tiến của ứng viên trong tổ chức là tốt thì có thể đưa những thông tin này ra công khai để kích thích người xin việc nộp đơn

vào tổ chức

Cần chú ý lựa chọn đúng nhân viên tuyển dụng Những nhân viên phụ

trách công tác tuyển dụng phải là những người có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu chuyên môn, hiểu rõ kỹ thuật tuyển chọn, có đủ các kiến thức và kỹ năng về các lĩnh vực tâm lý xã hội, công nghệ và kỹ thuật, tâm lý xã hội học lao động, kỹ năng trắc nghiệm phỏng vấn, kỹ năng quan sát và ra quyết định, công bằng và vô tư vì mục tiêu của tổ chức, phải có nhân cách, có kinh nghiệm làm việc Nhân viên tuyển mộ cũng phải là người biết quan tâm và tôn trọng ý kiến của người xin việc; nhiệt tình với các ứng viên để tạo cầu nối làm cho công việc trở nên hấp dẫn, có khả năng tạo bầu không khí thân thiện, hòa đồng, thúc đẩy được sự cởi mở, hung phấn của ứng viên xin việc,

giúp họ bộc lộ được hết khả năng của mình

Nếu tổ chức không lựa chọn được nhân viên tuyển dụng đáp ứng được các nhu cầu cần thiết, có thể thuê tổ chức chuyên làm dịch vụ tuyển dụng để thực hiện công việc này

Ngoài ra, cán bộ tuyển dụng cần phải chú ý đến những vấn đề sau:

- Quan tâm đến người xin việc với tư cách là một cá nhân

- Người tuyển dụng phải nhiệt tình, đây là cầu nối cho cơ hội xin việc trở nên hấp dẫn vì người tham gia tuyển dụng cởi mở bộc bạch những suy nghĩ của bản thân, tạo ra sự hưng phấn của người tham gia dự tuyển khi trả lời các câu hỏi của hội đồng tuyển dụng

- Người tham gia phỏng vấn phải hội đủ các tố chất về nhân cách, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, am hiểu về các vấn dề xã hội,…

- Trong quá trình tuyển dụng, đặc biệt là quá trình phỏng vấn tuyển dụng, cần phải tạo ra bầu không khí thoải mái, thân thiện, hòa đồng, phải bố trí thời gian cân đối giữa hỏi và nghe các ứng viên

 Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

Trong bước này, nhóm nhân viên tuyển dụng có nhiệm vụ tiếp đón các ứng viên, quan sát phong thái, cử chỉ của các ứng viên và xem xét hồ sơ xin việc của ứng viên, từ đó loại bỏ những ứng viên có hồ sơ không phù hợp Những căn cứ chính để loại bỏ ứng viên ở bước này là:

- Chuyên môn được đào tạo và trình độ được đào tạo của ứng viên;

- Kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc của ứng viên;

- Các văn bằng, chứng chỉ của ứng viên;

- Lý lịch của ứng viên;

- Đơn xin việc của ứng viên;

- Phong thái, cử chỉ, cách đi lại, nói năng, giao tiếp của ứng viên Nếu chuyên môn được đào tạo, kinh nghiệm cần thiết của ứng viên và các văn bằng, chứng chỉ được nêu trong hồ sơ khác với yêu cầu đối với ứng viên được nêu trong bản thông báo tuyển dụng, có thể cân nhắc việc nên loại

bỏ ứng viên đó hay không Nếu phong thái, cử chỉ, cách đi lại, nói năng, giao tiếp của ứng viên có những điểm không phù hợp, cũng cần cân nhắc xem có nên để ứng viên đó lọt vào bước tuyển dụng tiếp theo hay không

Việc xem xét lý lịch và đơn xin việc của ứng viên cũng là một việc rất quan trọng Thông thường, tổ chức quy định đơn xin việc phải viết tay và viết theo mẫu quy định, còn phần lý lịch có thể được điền theo mẫu quy định Trong phần lý lịch của ứng viên thường có 4 loại thông tin điển hình:

- Các thông tin thiết yếu như họ, tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ nơi

ở, địa chỉ thường trú, hộ khẩu,…

- Các thông tin về quá trình học tập, đào tạo, văn bằng chứng chỉ, trình

tư duy và mức độ chân thành của ứng viên làm cơ sở cho việc xem xét có nên để ứng viên tiếp tục lọt vào vòng sau hay không

Việc loại bỏ ứng viên cần được cân nhắc cẩn thận bởi có những ứng viên tài năng, tuy kinh nghiệm làm việc ít song lại là người có tố chất tốt, cần cho tổ chức,… Cũng cần lưu ý rằng, có những người có hồ sơ “đẹp”, lý lịch “đẹp” và có một đơn xin việc rất hay, song đó là do họ biết che giấu những cái xấu, thậm chí sửa lý lịch, nhờ người viết hộ đơn xin việc, mua chứng chỉ,… Do vậy, có thể có một số người có hồ sơ không đầy đủ hoặc chưa “đẹp” nhưng vẫn nên tạo cơ hội cho họ lọt vào bước sau Để bước này được tiến hành thành công, tổ chức cần:

- Có những quy định cụ thể về thời gian và địa điểm nộp hồ sơ

- Nhân viên tiếp nhận hồ sơ cần thể hiện thái độ niềm nở và lịch sự khi đón tiếp các ứng viên để tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp về tổ chức

- Khi ra quyết định loại bỏ ứng viên hay không cần được nhóm nhân viên tuyển chọn hội ý thống nhất

 Phỏng vấn sơ bộ

Vòng phỏng vấn sơ bộ có thể được tiến hành song song với bước tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ ngay vào thời điểm nhân viên đến nộp hồ sơ để tiết kiệm thời gian tuyển chọn Bước này có mục tiêu là xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động, xác định tố chất và khả năng của các ứng viên xem họ có phù hợp với công việc của tổ chức hay không

Để làm được điều đó, tổ chức cần đề ra những tiêu chuẩn rõ ràng và có

sự cân nhắc thận trọng về những tiêu chuẩn đó Căn cứ vào những tiêu chuẩn này, nhân viên tuyển dụng sẽ đưa ra các test phỏng vấn ngắn để xác định xem nhân viên nào đáp ứng được các tiêu chuẩn đặt ra Chẳng hạn, có thể đưa bài test phỏng vấn để xác định độ nhanh nhạy và tính linh hoạt của ứng viên nếu tiêu chuẩn đặt ra với ứng viên là cần nhanh nhạy và linh hoạt Nếu qua phỏng vấn sơ bộ, thấy ứng viên không đủ tố chất hoặc không đủ khả năng để đảm nhận các chức danh công việc cần tuyển dụng, có thể cân nhắc

để đi đến quyết định loại bỏ ứng viên

 Kiểm tra, trắc nghiệm

Tổ chức có thể thực hiện kiểm tra dưới hình thức thi viết hoặc thi trắc nghiệm hoặc kiểm tra tay nghề hoặc kết hợp cả hai, hay ba hình thức này Mục đích của kiểm tra trắc nghiệm là giúp nhà tuyển dụng nắm được các kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên; các tố chất tâm lý, các khả năng, tiềm năng và các khả năng đặc biệt của ứng viên khi mà các thông tin nhân sự khác không cho người tuyển dụng biết được chính xác và đầy đủ

- Hình thức thi viết (tự luận) thường được áp dụng khi số ứng viên dự

tuyển vào vòng này không nhiều và đòi hỏi của việc tuyển chọn là kiểm tra khả năng tư duy, mức độ nắm vững về lý thuyết, khả năng xử lý các nghiệp

vụ và khả năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch của ứng viên Ngoài

ra, thông qua hình thức này, tổ chức còn có thể nắm được kỹ năng viết, trình bày và tính logic trong nội dung trình bày của ứng viên Để kiểm tra viết, tổ chức nên để thời gian thi từ 90 đến tối đa là 180 phút

Trong hình thức thi này, việc đưa ra câu hỏi thi phải dựa trên tiêu chuẩn của chức danh công việc cần tuyển hoặc bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc Nó được áp dụng đối với việc tuyển dụng cán bộ nghiên cứu, cán bộ quản lý nhà nước, tuyển nhân viên cho các chức danh quản lý kinh tế và tài chính của các công ty, tuyển các chức danh lãnh đạo,… Tùy theo điều kiện cụ thể của tổ chức và yêu cầu đối với chức danh công việc cần tuyển chọn, tổ chức sẽ quyết định có nên tổ chức hình thức thi này hay không

- Hình thức kiểm tra tay nghề gần như bắt buộc đối với hầu hết các chức

danh công việc Theo đó, mục tiêu của tổ chức là ứng viên có thực sự nắm

các kỹ năng cần thiết theo yêu cầu của tổ chức hay không

Nếu tổ chức tuyển dụng công nhân, tổ chức sẽ cho phép công nhân đó thực hành trực tiếp trên máy Với các ứng viên ứng tuyển vào vị trí nhân viên quản lý, các hoạt động kiểm tra tay nghề có thể tập trung vào yêu cầu các ứng viên soạn thảo văn bản hoặc thực hành soạn thảo văn bản trên máy tính, thực hiện một số nghiệp vụ khác trên phần mềm windows, exel,…

- Hình thức trắc nghiệm nhân sự có mục đích giúp nhà tuyển dụng nắm

được chỉ số thông minh, các đặc trưng tâm lý của ứng viên như khả năng bẩm sinh, sở thích, cá tính; tìm hiểu được các đặc trưng đặc biệt trong thực

hiện công việc của từng cá nhân và các công việc có tính đặc thù

Các hình thức trắc nghiệm chủ yếu:

 Trắc nghiệm thành tích

Mục đích của hình thức trắc nghiệm này là đánh giá mức độ nắm vững kiến thức nghề nghiệp của ứng viên; những thành tích mà họ đạt được trong công việc trước đó, các thành tích học tập như điểm bài thi, bài kiểm tra,… Tùy thuộc vào từng nghề, từng công việc mà xây dựng bài thi trắc nghiệm cho phù hợp

 Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng

Hình thức trắc nghiệm này có mục đích xác định trong số các ứng viên,

cá nhân nào có khả năng chuyên môn phù hợp nhất, cá nhân nào được đào tạo tốt, cá nhân nào sẽ thực hiện tốt các công việc trong tương lai nếu được tuyển dụng vào làm việc trong tổ chức, cá nhân nào có năng khiếu hay sở trường đặc biệt, cá nhân nào thông minh và có khả năng tiếp thu tốt các kiến thức mới… Dạng trắc nghiệm này được chia làm 3 loại:

 Dạng trắc nghiệm về khả năng thần kinh: là dạng trắc nghiệm trí thông

minh của ứng viên Nó được biểu hiện thông qua sự tranh luận bằng lời, sự nói năng lưu loát, tốc độ nhận biết, tốc độ xử lý tình huống và một số đặc trưng khác

 Dạng trắc nghiệm về khả năng thuộc bản năng: là dạng trắc nghiệm

nhằm xác định khả năng nhận biết của ứng viên liên quan đến sự nhận biết thuộc các mối quan hệ thuộc bản năng

 Dạng trắc nghiệm về khả năng vận động tâm lý: là trắc nghiệm liên

quan đến các kỹ năng cá nhân trong việc thực hiện các hoạt động khác nhau của cơ thể con người như kiểm soát sự chính xác, điều phối các cảm nhận, thời gian của các phản ứng, tốc độ các hoạt động của tay, sự khéo léo của tay,…

 Trắc nghiệm về tính cách và sở thích

Loại trắc nghiệm này có mục đích giúp các nhà tuyển dụng nắm rõ các trạng thái tâm sinh lý của các ứng viên như các loại khí chất (khí chất sôi nổi, khí chất linh hoạt, khí chất điềm tĩnh, khí chất ưu tư,…), những ước mơ, nguyện vọng, hoài bão, ước muốn của ứng viên,…, những thuộc tính tâm lý khác nhau của ứng viên như tốc độ của phản ứng, tính kích thích, tính thăng bằng, tính cảm xúc, tính cứng rắn, tính kiên trì, quá trình hưng phấn hay ức chế của ứng viên Nắm được tình trạng sinh lý này của ứng viên, nhà quản

lý có thể lựa chọn được ứng viên thích hợp nhất cho công việc, đồng thời có phương pháp sử dụng người được tuyển chọn một cách hiệu quả nhất

 Trắc nghiệm về tính trung thực

Đây là những trắc nghiệm tâm lý có mục đích giúp tổ chức dự đoán các hành vi không trung thực trong tương lai của ứng viên Trắc nghiệm này bao gồm nhiều câu hỏi đề cập đến các khía cạnh như việc chấp hành kỷ luật lao động khi không có sự giám sát của nhà quản trị, thái độ của cá nhân đối với vấn đề ăn cắp hay tham ô tài sản, tiền bạc của tổ chức, sự không trung thực trong công việc,… Việc thiết kế các câu hỏi này đòi hỏi phải rất công phu, thông thường phải dùng các câu hỏi gián tiếp bởi ứng viên có thể trả lời không đúng như bản thân họ cảm nhận và người tuyển chọn không thể đánh giá chính xác được tính trung thực của họ

 Trắc nghiệm y học

Trong một số trường hợp đặc biệt, để đánh giá các phẩm chất sinh lý của ứng viên, nhà tuyển chọn có thể dùng một số các trắc nghiệm y học để phát hiện các bệnh xã hội như HIV, AIDS, Có thể dùng các trắc nghiệm phân tích các mẫu nước tiểu, mẫu máu,… để xác định

 Phỏng vấn tuyển chọn

“Phỏng vấn là một quá trình, theo đó, người được phỏng vấn sẽ hỏi ứng viên một số câu hỏi nhằm đánh giá ứng viên theo những mục tiêu đã định, còn ứng viên có trách nhiệm đưa ra câu trả lời của mình”(1,392)

Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời nói giữa người

tuyển chọn và ứng viên xin việc (Theo: TS Lê Thanh Hà, 2009, Giáo trình

Quản trị nhân lực I, trang 383, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội, Hà Nội)

Trong quá trình phỏng vấn tuyển chọn, người tuyển chọn sẽ đưa ra các câu hỏi và ứng viên sẽ trả lời các câu hỏi này Đôi khi, các ứng viên được phép đưa ra một vài câu hỏi nào đó

Mục tiêu của phỏng vấn tuyển chọn khá đa dạng, song có thể chia thành

4 mục tiêu chính như sau:

- Phỏng vấn để tìm hiểu thông tin hoặc kiểm tra thông tin về người xin việc

- Phỏng vấn để gián tiếp quảng cáo cho tổ chức

- Phỏng vấn để cung cấp thông tin cho người xin việc

- Thiết lập quan hệ tốt với các ứng viên, tăng cường khả năng giao tiếp của người tuyển chọn

 Trình tự phỏng vấn: Một cuộc phỏng vấn tuyển dụng thường được

chia thành các bước sau:

- Bước 1: Giới thiệu và mở đầu: Giới thiệu những người phỏng vấn và trình tự của một cuộc phỏng vấn

- Bước 2: Người phỏng vấn giới thiệu về tổ chức và giải thích về công việc

- Bước 3: Người phỏng vấn đặt ra các câu hỏi nhằm làm rõ các thông tin trong hồ sơ ứng viên

- Bước 4: Người phỏng vấn đặt ra các câu hỏi nhằm đánh giá khả năng

và sự phù hợp của ứng viên

- Bước 5: Ứng viên đặt câu hỏi

- Bước 6: Kết thúc phỏng vấn, người phỏng vấn tóm tắt các thông tin

và thông báo với ứng viên về các bước tiếp theo

 Các hình thức phỏng vấn:

- Phỏng vấn theo mẫu: Là hình thức phỏng vấn mà trong đó, các câu

hỏi đã được chuẩn bị trước kèm theo các phương án trả lời đã được soạn sẵn Trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn sẽ đọc to câu hỏi và các câu trả lời, ứng viên sẽ lựa chọn một trong các câu trả lời mà mình cho là thích hợp

nhất

- Phỏng vấn theo tình huống: Là quá trình người hỏi yêu cầu các ứng

viên phải trả lời về cách xử lý hay cách thực hiện, xử lý các công việc theo tình huống giả định hoặc những tình huống có thật trong thực tế do những

người phỏng vấn đặt ra

- Phỏng vấn theo mục tiêu: Là hình thức phỏng vấn dựa vào công việc

cụ thể mà yêu cầu các ứng viên phải trả lời theo những mục tiêu đã được xác định trước Đây là phương pháp phỏng vấn cho độ tin cậy cao, nó giúp cho

tổ chức đánh giá đúng đắn được khả năng và năng lực của ứng viên

- Phỏng vấn không có hướng dẫn (phỏng vấn tự do): Đây là hình thức

mà người phỏng vấn không chuẩn bị trước các nội dung câu hỏi, việc đặt ra các câu hỏi là tự do Ứng viên được khuyến khích trả lời thoải mái xung quanh công việc (không bị ngắt lời, không tranh luận, không đột ngột thay đổi đề tài), người hỏi có thể đặt ra các câu hỏi dựa trên diễn biến của các câu

trả lời để tìm hiểu thêm về khả năng, năng lực của ứng viên

- Phỏng vấn căng thẳng: Đây là hình thức phỏng vấn mà trong đó,

người phỏng vấn đưa ra các câu hỏi có tính chất nặng nề, mức độ khó của các câu hỏi cao, với cường độ hỏi dồn dập đòi hỏi ứng viên phải phản ứng nhanh Mục đích của hình thức phỏng vấn này là xác định độ nhanh nhạy, khéo léo và chính xác trong việc xử lý nhanh tình huống phục vụ cho tìm

kiếm người làm việc cho các chức danh công việc có mức độ căng thẳng cao

- Phỏng vấn theo nhóm: Là hình thức phỏng vấn mà trong đó, một người

phỏng vấn cùng lúc nhiều người Với hình thức này, người phỏng vấn có thể đưa ra câu hỏi và yêu cầu/chỉ định từng ứng viên trả lời Nó giúp cho người phỏng vấn so sánh được kiến thức, kỹ năng của ứng viên với nhau, tránh

được các thông tin trùng lặp, đồng thời tiết kiệm được thời gian phỏng vấn

- Phỏng vấn hội đồng: Là hình thức phỏng vấn mà trong đó, mỗi ứng

viên khi tham gia phỏng vấn sẽ phải trả lời các câu hỏi trước một hội đồng

gồm hai hay nhiều thành viên Các thành viên của hội đồng sẽ đưa ra câu hỏi

và ứng viên sẽ phải trả lời các câu hỏi trước hội đồng Hội đồng sẽ cùng nhau

đưa ra đánh giá chung về các câu trả lời của ứng viên

 Phỏng vấn của lãnh đạo

Để lựa chọn được đúng người phù hợp với chức danh công việc cần tuyển, ứng viên cần phải được người lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn, bởi người lãnh đạo trực tiếp là người chịu trách nhiệm quản lý công việc đó và là người

sử dụng lao động trực tiếp Thông qua việc phỏng vấn của lãnh đạo trực tiếp,

tổ chức sẽ khắc phục được sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động

Trong một số trường hợp, do tính chất quan trọng của vị trí cần tuyển, việc phỏng vấn ứng viên có thể có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao hơn, thậm chí có sự tham gia của Giám đốc hay Tổng Giám đốc Đội khi, trưởng

bộ phận quản trị nhân lực cũng tham gia phỏng vấn để lựa chọn ứng viên Thông thường, các lãnh đạo cấp cao trong tổ chức chỉ tham gia phỏng vấn vào vòng tuyển chọn cuối cùng, sau khi các ứng viên không phù hợp đã bị sàng lọc thông qua các vòng tuyển chọn trước đó

 Kiểm tra thông tin

Để tránh trường hợp ứng viên cung cấp thông tin giả mạo trong hồ sơ xin việc và trong các bước tuyển chọn trước, tổ chức có thể kiểm tra thông tin mà các ứng viên đã cung câp Việc kiểm tra thông tin chỉ nên thực hiện đối với các ứng viên đã qua các vòng tuyển chọn và được thực hiện trước khi ra quyết định tuyển dụng để tiết kiệm thời gian và chi phí

Có nhiều cách để thẩm tra thông tin Người tuyển chọn có thể trao đổi với các tổ chức mà ứng viên đã làm việc trước đó để xác định lại các thông tin, hoặc trao đổi với các đồng nghiệp cũ, với các cơ sở đào tạo đã từng đào tạo ứng viên,… Kết quả kiểm tra thông tin sẽ là cơ sở để ra quyết định tuyển dụng

 Thử việc

Sau khi ứng viên đã vượt qua tất cả các vòng tuyển chọn, tổ chức sẽ bố trí cho ứng viên thử việc ở vị trí công việc mà ứng viên ứng tuyển vào Thời gian thử việc tùy vào trình độ đầu vào của ứng viên và quy định của tổ chức Kết quả thử việc sẽ quyết định ứng viên có được nhận vào làm chính thức hay không

 Ra quyết định tuyển dụng

Sau khi đã hoàn thành tất cả các bước tuyển chọn, hội đồng tuyển dụng

sẽ ra quyết định đối với người xin việc Ứng viên nào đạt yêu cầu sẽ được

ký hợp đồng lao động chính thức

Bước 4 Đánh giá hiệu quả tuyển dụng

Sau khi kết thúc một quá trình tuyển dụng, tổ chức cần đánh giá theo các nội dung sau:

- Số ứng viên được thu hút có đảm bảo yêu cầu hay không? Nếu số ứng viên được thu hút quá ít thì nguyên nhân tại đâu? Làm thế nào để khắc phục được tình trạng này?

- Tỷ lệ tuyển chọn và tỷ lệ sàng lọc được đặt ra như vậy đã hợp lý hay chưa? Có thể giảm tỷ lệ sàng lọc xuống thấp hơn mà vẫn không ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng hay không?

- Kinh phí cho tuyển dụng có cao quá hay không? Chi phí bình quân để tuyển được một nhân viên là bao nhiêu? Nếu kinh phí bỏ ra quá cao, làm thế nào để giảm kinh phí mà vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả tuyển dụng?

Chi phí

bình quân = Tổng chi phí tuyển dung :

Số nhân viên tuyển được

- Việc quảng cáo tuyển dụng đã thực sự hiệu quả chưa? Có đáp ứng được các mục tiêu đặt ra của tổ chức không?

- Các ứng viên đã được đối xử công bằng chưa? Có điểm nào chưa công bằng? Khắc phục bằng cách nào?

- Các thông tin thu thập được đã được đã đảm bảo được đủ độ tin cậy cho xét tuyển hay chưa?

- Các tiêu chuẩn dùng để loại bỏ người xin việc đã hợp lý chưa? Các tiêu chuẩn này đã bao quát hết các trường hợp cần loại bỏ chưa? Nếu cần chỉnh sửa bổ sung thì tiêu chuẩn nào cần chỉnh sửa? Cần bổ sung thêm tiêu chí nào?

- Kết quả thực hiện công việc của nhân viên mới như thế nào?

- Tỷ lệ bỏ việc của nhân viên sau tuyển dụng?

Sau khi đã tiến hành đánh giá, tổ chức cần xem xét cụ thể từng vấn đề

và đề ra giải pháp khắc phục Các nội dung của chiến lược tuyển dụng và các hoạt động tuyển dụng sẽ được thiết kế lại để lần tuyển dụng sau đạt hiệu quả cao hơn

1.5 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC

Không chỉ đối với Kerry mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng thế, muốn phát triển bền vững thì cần phải có một đội ngũ nhân viên chất lượng cao, điều đó cũng đồng nghĩa với yêu cầu công tác tuyển dụng phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất Nhân lực đầu vào có tốt thì mới có thể đảm bảo được yêu cầu của công việc, nhất là trong thời đại kinh

tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp phải hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, nếu đội ngũ nhân lực không thể bắt kịp được những thay đổi của ngoại cảnh thì doanh nghiệp sẽ sớm bị đào thải

Qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC, em nhận thấy công tác tuyển dụng nhân lực tại đây còn tồn tại nhiều bất cập Điều này đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tuyển dụng, làm giảm hiệu quả tuyển dụng của công ty

Từ những lý do trên, cần thiết phải hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC Việc này sẽ giúp cho công

ty nâng cao chất lượng tuyển dụng, nâng cao trình độ đội ngũ nhân sự của công ty, giúp công ty có được đội ngũ nhân viên có khả năng linh hoạt, bắt kịp tốt với những yêu cầu ngày càng khắt khe của xã hội và sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH KERRY TTC MIỀN BẮC

2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC và Kerry miền Bắc

2.1.1 Thông tin chung

- Kerry TTC là một công ty cổ phần về chuyển phát nhanh trong nước

và quốc tế

- Kerry TTC là một Công ty hàng đầu trong lĩnh vực chuyển phát nhanh trong nước và từng bước vươn ra thị trường quốc tế với các lĩnh vực dịch vụ: + Chuyển phát nhanh trong nước

+ Chuyển phát nhanh quốc tế

+ Logistics

+ Cho thuê kho bãi

- Trụ sở chính: Số 30, ngõ 102 Khương Trung, Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội

2.1.2 Tóm lược quá trình hình thành và phát triển

- Kerry TTC có tiền thân là công ty TNHH Tín Thành được thành lập năm 2001 tại Hà Nội

- Năm 2006, Công ty tiến hành cổ phần hóa đổi tên thành công ty Cổ phần Tín Thành

- Tháng 09/2009, nhằm hoàn thiện loại hình và nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty đã tiến hành sáp nhập với Công ty Cổ phần Logistics Tín Thành

- Tháng 12/2009 mua 56% cổ phần của Công ty tài chính và phần mềm Fmis (Finance and Managerment Information System)

- Năm 2011 tiến hành mua 100% cổ phần Công ty VGC (Vina Global Cargo) - một công ty chuyên về vận chuyển hàng hóa quốc tế

- Tháng 4/2012 TTC Express tiến hành hợp tác với Công ty Kerry Logistics tại Hồng Kông

- Các văn phòng trung tâm Vùng, Miền tại: Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh

2.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận (phòng, ban)

2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC

(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức Kerry TTC Miền Bắc

Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ

Ban Giám đốc bao gồm những nhiệm vụ cụ thể như sau:

+ Đảm bảo kế hoạch và định hướng phát triển của công ty về doanh thu, khách hàng, hợp đồng hàng năm được Ban Giám đốc giao

+ Lập kế hoạch kinh doanh theo từng tháng, quý, tham mưu cho Ban Giám đốc về chiến lược kinh doanh

+ Lưu trữ những hợp đồng ký với khách hàng, thiết lập danh sách khách hàng

- Phòng điều độ:

+ Chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc chi nhánh

+ Chịu trách nhiệm quản lý, đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng làm việc của các bộ phận liên quan

Phòng điều độ

Phòng Kinh doanh

BP nhập liệu

BP Kho hàng sân bay

BP công

nợ

+ Tuyển dụng nhân viên và đào tạo nhân viên mới trong bộ phận mình quản lý (khi có yêu cầu tuyển dụng của Giám đốc chi nhánh)

+ Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng

+ Giải quyết các sự cố phát sinh liên quan đến dịch vụ khi các bộ phận liên quan báo về

+ Đề xuất, tham gia đóng góp ý kiến cho Giám đốc chi nhánh nhằm nâng cao kiện toàn chất lượng dịch vụ

+ Phối hợp với các phòng ban liên quan trong công ty cũng như của chi nhánh để giải quyết các vấn đề phát sinh và đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp

+ Theo dõi thái độ nhân viên và đôn đốc nhân viên thực hiện đúng các nội quy, quy định của Công ty

+ Thông báo kịp thời cho nhân viên khi có những thay đổi mới về các quy định, quy trình của Công ty

+ Phân chia các tuyến đường sao cho hợp lý để cho nhân viên giao nhận khi đi nhận, trả hàng cho khách hàng nhanh nhất có thể

+ Giải quyết các thư từ, hàng hóa tồn đọng; liên hệ với khách hàng, với các đầu chi nhánh TTC trong cả nước để xử lý cá thư từ, hàng hóa không phát được cho người nhận

+ Xuất trả hàng cho các bộ phận liên quan, cũng như cho các phòng ban của chi nhánh theo đúng quy trình, quy định của công ty

+ Chịu trách nhiệm quản lý các thư từ, các tài liệu từ các chi nhánh TTC trong cả nước gửi về

+ Chịu trách nhiệm quản lý điều động xe ô tô nhận và trả hàng cho khách cũng như theo yêu cầu của phòng kinh doanh

+ Kiểm soát các chi phí trả hàng ngoài lương của các bộ phận liên quan như: làm thêm giờ, tính phụ cấp sao, tiền bốc xếp hàng nặng, thuê xe trả hàng

và tiền gửi hàng qua xe khách

+ Đảm bảo vệ sinh trong văn phòng cũng như trong kho hàng

- Phòng kế toán:

+ Cung cấp kịp thời và đầy đủ các thông tin kế toán về hoạt động kinh doanh, các khoản thu chi của chi nhánh cho Ban Giám đốc, đưa ra các ý kiến đóng góp để giúp Ban Giám đốc tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất

+ Đảm bảo tiến độ công việc của phòng kế toán Đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc tài chính kế toán cũng như các nguyên tắc khác

+ Thực hiện công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách

+ Quản lý, theo dõi, tạo mã cho nhân viên và khách hàng ký hợp đồng thanh toán sau

+ Tổ chức kiểm kê tài sản có liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

+ Thực hiện các giao dịch với ngân hàng

+ Kiểm soát công nợ nhân viên, công nợ khách hàng và của nhà cung cấp

+ Kiểm soát tiền thu hộ khách hàng

+ Kiểm soát công nợ nhân viên, công nợ khách hàng và của nhà cung cấp

+ Kiểm soát tiền thu hộ khách hàng

+ Quản lý, cấp phát các trang thiết bị, công cụ làm việc, vật tư sản xuất + Phối hợp với các phòng, bộ phận giải quyết các công việc khác (khi

có phát sinh)

- Phòng Hành chính – Nhân sự:

+ Tổ chức thực hiện công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách (BHXH, BHYT, phép, ốm, thai sản,…), công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

+ Tổ chức tuyển dụng, đào tạo

+ Quản lý, theo dõi, cấp phát thẻ, đồng phục cho cán bộ, công nhân viên trong toàn công ty

+ Theo dõi, quản lý tình hình lao động, nhân sự phía Nam, bao gồm cả

+ Quản lý việc mua sắm các trang, thiết bị cho các phòng, chi nhánh Thực hiện bảo quản, bảo trì sửa chữa các trang thiết bị, dụng cụ làm việc trong công ty

+ Tiếp nhận sự chỉ đạo của Ban Giám đốc để triển khai nhiệm vụ của Công ty liên quan đến nhân sự, hành chính và đào tạo

+ Đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Công ty về các chủ trương, biện pháp nhằm thực hiện có hiệu quả trong việc quản lý nhân sự

+ Đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Công ty về việc bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương,… đối với cán bộ, nhân viên của các phòng, bộ phận (khi có kiến nghị của các phòng, bộ phận)

+ Tổ chức thực hiện các chương trình, sự kiện của Công ty

+ Quản lý, theo dõi và tạo mã cho nhân viên

+ Theo dõi, đôn đốc thái độ làm việc và việc chấp hành nội quy lao động

+ Đảm bảo vệ sinh văn phòng, kho hàng,… được gọn gang, sạch sẽ + Quản lý, cấp phát các trang thiết bị, công cụ làm việc, vật tư sản xuất + Phối hợp với các phòng, bộ phận giải quyết các công việc khác (khi

có phát sinh)

- Phòng Chăm sóc khách hàng

+ Xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng các thông tin về công ty, tính năng của các dịch vụ, giá cả , phương thức thanh toán…

+ Tiếp nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý

+ Lên kế hoạch để thăm hỏi khách hàng VIP, khách hàng thường xuyên của công ty Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc

+ Chủ động lập kế hoạch tăng quà cho khách trong các dịp lễ, tết, ngày khai trương, ngày thành lập của khách hàng (phối hợp với từng kênh bán hàng để tổ chức thực hiện)

+ Tổ chức thực hiện đo lừơng mức thoả mãn của khách hàng 1lần/năm Báo cáo Giám đốc, tìm hiểu nguyên nhân gây ra các đánh giá không tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến

2.1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực của công ty

- Tổng số cán bộ, công nhân viên là 1853 người

- Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi

(Nguồn: Hệ thống quản trị nhân sự Kerry TTC)

 Nhận xét:

Lao động làm việc tại Kerry đa số là những người trẻ Chiếm tỷ lệ cao nhất là lao động dưới 30 tuổi với tỷ lệ là 50% Tiếp theo là lao động từ 30 đến 40 tuổi chiếm tỷ lệ là 35% Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bởi đặc thù hoạt động của công ty là hoạt động chuyển phát nhanh, cần những lao động có sức khỏe và sự năng động

Do đó, tỷ lệ lao động trẻ cao sẽ giúp công ty thực hiện tốt hơn hoạt động của mình

- Cơ cấu nhân sự theo giới tính

77%

23%

Biểu 2.2 Cơ cấu nhân sự theo giới tính

Nam Nữ

 Nhận xét:

Trong cơ cấu theo giới tính của lao động trong công ty, lao động nam chiếm đa số với tỷ lệ là 77% Lao động nữ chiếm 23% và chủ yếu làm các công việc văn phòng Tỷ lệ giới tính lao động của công ty hiện nay là khá phù hợp Bởi công việc cần nhiều lao động nhất trong công ty là lái xe và nhân viên giao nhận (giao nhận xe máy và giao nhận theo ô tô) Những nhân viên này đòi hỏi phải có sức khỏe, thông thuộc đường phố, chịu được áp lực công việc, sự khắc nghiệt của thời tiết do thường xuyên phải làm việc ngoài trời Do đó, những công việc này chủ yếu dành chon nam giới Điều này là nguyên nhân việc lao động trong công ty chủ yếu là nam và là những người trẻ

- Biến động về nhân sự trong 3 năm gần đây: 2013, 2014, 2015

Biểu 2.3 Biến động nhân sự thời kỳ 2013 – 2015

(Nguồn: Hệ thống quản trị nhân sự Kerry TTC)

 Nhận xét:

Số lượng nhân viên của Kerry không ngừng tăng lên qua các năm Năm

2014, tổng số nhân viên của Kerry là 1833 người, tăng 520 người so với năm

2013 Điều này là do Kerry không ngừng mở rộng quy mô hoạt động, mở thêm nhiều chi nhánh và bưu cục ở nhiều tỉnh thành trên cả nước

1313

1833 1853

0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000

2013 2014 2015

Số lượng

2.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC

2.2.1 Các nhân tố bên ngoài

- Đặc điểm của thị trường lao động

Do Kerry TTC miền Bắc có nhiều chi nhánh được đặt trên tất cả các tỉnh thành trong khu vực phía Bắc nên đây cũng là một lợi thế giúp cho công

ty thu hút được lực lượng lao động từ địa bàn Hà Nội cũng như các tỉnh, thành lân cận Bên cạnh đó, nước ta là nước có nền kinh tế đang phát triển, dân số trong độ tuổi lao động chiếm tỷ lệ lớn, đặc biệt là lao động phổ thông,

mà do đặc điểm lao động của công ty chủ yếu là lao động phổ thông nên đây chính là lợi thế cho việc tuyển dụng lao động đáp ứng nhu cầu nhân lực của công ty

- Các xu hướng kinh tế

Trong tổng thể nền kinh tế, việc gia nhập WTO đã tác động tích cực đến tăng trưởng kinh tế của nước ta trong những năm qua Nước ta đã gặt hái được những thành tựu đáng kể về kinh tế và xã hội Tuy nhiên, việc hội nhập này cũng tạo ra những thách thức không nhỏ đối với nền kinh tế nói chung và đối với nguồn nhân lực nói riêng Điều này đòi hỏi phải không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế Như vậy, điều này cũng ảnh hưởng đến nhu cầu tìm kiếm người lao động của các doanh nghiệp, đòi hỏi người lao động cần phải nâng cao hơn nữa về tay nghề cũng như trình độ

- Hoạt động liên quan của đối thủ cạnh tranh và các tổ chức khác

Bên cạnh những triển vọng và sự phát triển thì Kerry TTC cũng đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt trong ngành chuyển phát nhanh bởi

sự tăng vọt về số lượng của các công ty chuyển phát trong cả nước Có thể

kể đến những doanh nghiệp chuyển phát nhanh là đối thủ trực tiếp của Kerry như: Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Bưu điện (EMS), Công ty CP bưu chính Viettel, Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ chuyển phát nhanh Tân Sơn Nhất, Công ty TNHH Vận tải Hoàng Long, Công ty Cổ phần Chuyển phát nhanh quốc tế Hợp Nhất, Công ty cổ phần chuyển phát nhanh New Post,… và có thể còn rất nhiều công ty chuyển phát nhanh nữa xuất hiện trong tương lai

Trước thực trạng trên, Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC

sẽ chịu sự cạnh tranh gay gắt từ những doanh nghiệp này về vốn, công nghệ, chất lượng dịch vụ, giá thành, Điều này đòi hỏi các cán bộ làm công tác