Không chỉ đối với Kerry mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng thế, muốn phát triển bền vững thì cần phải có một đội ngũ nhân viên chất lượng cao, điều đó cũng đồng nghĩa với yêu cầu công tác tuyển dụng phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Nhân lực đầu vào có tốt thì mới có thể đảm bảo được yêu cầu của công việc, nhất là trong thời đại kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp phải hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, nếu đội ngũ nhân lực không thể bắt kịp được những thay đổi của ngoại cảnh thì doanh nghiệp sẽ sớm bị đào thải.
Qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC, em nhận thấy công tác tuyển dụng nhân lực tại đây còn tồn tại nhiều bất cập. Điều này đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác tuyển dụng, làm giảm hiệu quả tuyển dụng của công ty.
Từ những lý do trên, cần thiết phải hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC. Việc này sẽ giúp cho công ty nâng cao chất lượng tuyển dụng, nâng cao trình độ đội ngũ nhân sự của công ty, giúp công ty có được đội ngũ nhân viên có khả năng linh hoạt, bắt kịp tốt với những yêu cầu ngày càng khắt khe của xã hội và sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường.
26
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
CHUYỂN PHÁT NHANH KERRY TTC MIỀN BẮC 2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC và Kerry miền Bắc
2.1.1. Thông tin chung
-Kerry TTC là một công ty cổ phần về chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế.
-Kerry TTC là một Công ty hàng đầu trong lĩnh vực chuyển phát nhanh trong nước và từng bước vươn ra thị trường quốc tế với các lĩnh vực dịch vụ:
+ Chuyển phát nhanh trong nước + Chuyển phát nhanh quốc tế + Logistics
+ Cho thuê kho bãi
-Trụ sở chính: Số 30, ngõ 102 Khương Trung, Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
-Điện thoại: 04 3853 0171 -Fax: 04 3984 3505
-Website: kerryttc.com.vn
-Kerry TTC Miền Bắc bao gồm 2 chi nhánh là chi nhánh Hà Nội và chi nhánh Hải Phòng, mỗi chi nhánh đều có các bưu cục được đặt tại các tỉnh thành khu vực phía Bắc, trong đó, các phòng ban được đặt tại chi nhánh Hà Nội.
2.1.2. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển
- Kerry TTC có tiền thân là công ty TNHH Tín Thành được thành lập năm 2001 tại Hà Nội.
- Năm 2006, Công ty tiến hành cổ phần hóa đổi tên thành công ty Cổ phần Tín Thành.
- Tháng 09/2009, nhằm hoàn thiện loại hình và nâng cao chất lượng dịch vụ, công ty đã tiến hành sáp nhập với Công ty Cổ phần Logistics Tín Thành.
- Tháng 12/2009 mua 56% cổ phần của Công ty tài chính và phần mềm Fmis (Finance and Managerment Information System).
- Năm 2011 tiến hành mua 100% cổ phần Công ty VGC (Vina Global Cargo) - một công ty chuyên về vận chuyển hàng hóa quốc tế.
27
- Tháng 4/2012 TTC Express tiến hành hợp tác với Công ty Kerry Logistics tại Hồng Kông.
- Các văn phòng trung tâm Vùng, Miền tại: Hà Nội, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh.
2.1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận (phòng, ban)
28
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC
29
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức Kerry TTC Miền Bắc
Trợ lý Giám đốc
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) 2.1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
-Phòng kinh doanh:
Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban Giám đốc bao gồm những nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Đảm bảo kế hoạch và định hướng phát triển của công ty về doanh thu, khách hàng, hợp đồng hàng năm được Ban Giám đốc giao.
+ Lập kế hoạch kinh doanh theo từng tháng, quý, tham mưu cho Ban Giám đốc về chiến lược kinh doanh.
+ Lưu trữ những hợp đồng ký với khách hàng, thiết lập danh sách khách hàng.
-Phòng điều độ:
+ Chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc chi nhánh
+ Chịu trách nhiệm quản lý, đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng làm việc của các bộ phận liên quan Giám đốc miền Bắc Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng Chăm sóc khách hàng Phòng điều độ Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán
Khối Văn phòng Khối sản xuất
Đội xe Kho hàng bộ Kho hàng bay BP giao nhận theo xe BP nhập liệu BP Kho hàng sân bay BP công nợ
30
+ Tuyển dụng nhân viên và đào tạo nhân viên mới trong bộ phận mình quản lý (khi có yêu cầu tuyển dụng của Giám đốc chi nhánh).
+ Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng.
+ Giải quyết các sự cố phát sinh liên quan đến dịch vụ khi các bộ phận liên quan báo về.
+ Đề xuất, tham gia đóng góp ý kiến cho Giám đốc chi nhánh nhằm nâng cao kiện toàn chất lượng dịch vụ.
+ Phối hợp với các phòng ban liên quan trong công ty cũng như của chi nhánh để giải quyết các vấn đề phát sinh và đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp.
+ Theo dõi thái độ nhân viên và đôn đốc nhân viên thực hiện đúng các nội quy, quy định của Công ty.
+ Thông báo kịp thời cho nhân viên khi có những thay đổi mới về các quy định, quy trình của Công ty.
+ Phân chia các tuyến đường sao cho hợp lý để cho nhân viên giao nhận khi đi nhận, trả hàng cho khách hàng nhanh nhất có thể.
+ Giải quyết các thư từ, hàng hóa tồn đọng; liên hệ với khách hàng, với các đầu chi nhánh TTC trong cả nước để xử lý cá thư từ, hàng hóa không phát được cho người nhận.
+ Xuất trả hàng cho các bộ phận liên quan, cũng như cho các phòng ban của chi nhánh theo đúng quy trình, quy định của công ty.
+ Chịu trách nhiệm quản lý các thư từ, các tài liệu từ các chi nhánh TTC trong cả nước gửi về.
+ Chịu trách nhiệm quản lý điều động xe ô tô nhận và trả hàng cho khách cũng như theo yêu cầu của phòng kinh doanh.
+ Kiểm soát các chi phí trả hàng ngoài lương của các bộ phận liên quan như: làm thêm giờ, tính phụ cấp sao, tiền bốc xếp hàng nặng, thuê xe trả hàng và tiền gửi hàng qua xe khách.
+ Đảm bảo vệ sinh trong văn phòng cũng như trong kho hàng. -Phòng kế toán:
+ Cung cấp kịp thời và đầy đủ các thông tin kế toán về hoạt động kinh doanh, các khoản thu chi của chi nhánh cho Ban Giám đốc, đưa ra các ý kiến đóng góp để giúp Ban Giám đốc tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất.
+ Đảm bảo tiến độ công việc của phòng kế toán. Đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc tài chính kế toán cũng như các nguyên tắc khác.
31
+ Quản lý, theo dõi, tạo mã cho nhân viên và khách hàng ký hợp đồng thanh toán sau.
+ Tổ chức kiểm kê tài sản có liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Thực hiện các giao dịch với ngân hàng.
+ Kiểm soát công nợ nhân viên, công nợ khách hàng và của nhà cung cấp.
+ Kiểm soát tiền thu hộ khách hàng.
+ Kiểm soát công nợ nhân viên, công nợ khách hàng và của nhà cung cấp.
+ Kiểm soát tiền thu hộ khách hàng.
+ Quản lý, cấp phát các trang thiết bị, công cụ làm việc, vật tư sản xuất. + Phối hợp với các phòng, bộ phận giải quyết các công việc khác (khi có phát sinh).
-Phòng Hành chính – Nhân sự:
+ Tổ chức thực hiện công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách (BHXH, BHYT, phép, ốm, thai sản,…), công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
+ Tổ chức tuyển dụng, đào tạo.
+ Quản lý, theo dõi, cấp phát thẻ, đồng phục cho cán bộ, công nhân viên trong toàn công ty.
+ Theo dõi, quản lý tình hình lao động, nhân sự phía Nam, bao gồm cả số lượng và chất lượng.
+ Phối hợp với các phòng, ban chức năng của công ty xây dựng và thực hiện các chế độ, chính sách đối với CBCNV.
+ Quản lý, lưu trừ Công văn, hồ sơ CNCNV, tổ chức thực hiện việc giao/nhận, chuyển công văn, giấy tờ và các tài liệu có liên quan của các cơ quan, đơn vị trực thuộc công ty.
+ Quản lý việc mua sắm các trang, thiết bị cho các phòng, chi nhánh. Thực hiện bảo quản, bảo trì sửa chữa các trang thiết bị, dụng cụ làm việc trong công ty.
+ Tiếp nhận sự chỉ đạo của Ban Giám đốc để triển khai nhiệm vụ của Công ty liên quan đến nhân sự, hành chính và đào tạo.
+ Đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Công ty về các chủ trương, biện pháp nhằm thực hiện có hiệu quả trong việc quản lý nhân sự.
32
+ Đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Công ty về việc bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương,… đối với cán bộ, nhân viên của các phòng, bộ phận (khi có kiến nghị của các phòng, bộ phận).
+ Tổ chức thực hiện các chương trình, sự kiện của Công ty. + Quản lý, theo dõi và tạo mã cho nhân viên.
+ Theo dõi, đôn đốc thái độ làm việc và việc chấp hành nội quy lao động.
+ Đảm bảo vệ sinh văn phòng, kho hàng,… được gọn gang, sạch sẽ. + Quản lý, cấp phát các trang thiết bị, công cụ làm việc, vật tư sản xuất. + Phối hợp với các phòng, bộ phận giải quyết các công việc khác (khi có phát sinh).
-Phòng Chăm sóc khách hàng
+ Xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng các thông tin về công ty, tính năng của các dịch vụ, giá cả , phương thức thanh toán…
+ Tiếp nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý.
+ Lên kế hoạch để thăm hỏi khách hàng VIP, khách hàng thường xuyên của công ty. Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch. Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc.
+ Chủ động lập kế hoạch tăng quà cho khách trong các dịp lễ, tết, ngày khai trương, ngày thành lập của khách hàng (phối hợp với từng kênh bán hàng để tổ chức thực hiện).
+ Tổ chức thực hiện đo lừơng mức thoả mãn của khách hàng 1lần/năm. Báo cáo Giám đốc, tìm hiểu nguyên nhân gây ra các đánh giá không tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến.
33
2.1.4. Đặc điểm nguồn nhân lực của công ty
- Tổng số cán bộ, công nhân viên là 1853 người - Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi
(Nguồn: Hệ thống quản trị nhân sự Kerry TTC)
Nhận xét:
Lao động làm việc tại Kerry đa số là những người trẻ. Chiếm tỷ lệ cao nhất là lao động dưới 30 tuổi với tỷ lệ là 50%. Tiếp theo là lao động từ 30 đến 40 tuổi chiếm tỷ lệ là 35%. Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bởi đặc thù hoạt động của công ty là hoạt động chuyển phát nhanh, cần những lao động có sức khỏe và sự năng động. Do đó, tỷ lệ lao động trẻ cao sẽ giúp công ty thực hiện tốt hơn hoạt động của mình.
- Cơ cấu nhân sự theo giới tính
(Nguồn: Hệ thống quản trị nhân sự Kerry TTC)
50%
35% 5%
10%
Biểu 2.1. Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi
Dưới 30 tuổi 30 - 40 tuổi 41 - 50 tuổi Trên 50 tuổi 77% 23%
Biểu 2.2. Cơ cấu nhân sự theo giới tính
34
Nhận xét:
Trong cơ cấu theo giới tính của lao động trong công ty, lao động nam chiếm đa số với tỷ lệ là 77%. Lao động nữ chiếm 23% và chủ yếu làm các công việc văn phòng. Tỷ lệ giới tính lao động của công ty hiện nay là khá phù hợp. Bởi công việc cần nhiều lao động nhất trong công ty là lái xe và nhân viên giao nhận (giao nhận xe máy và giao nhận theo ô tô). Những nhân viên này đòi hỏi phải có sức khỏe, thông thuộc đường phố, chịu được áp lực công việc, sự khắc nghiệt của thời tiết do thường xuyên phải làm việc ngoài trời. Do đó, những công việc này chủ yếu dành chon nam giới. Điều này là nguyên nhân việc lao động trong công ty chủ yếu là nam và là những người trẻ.
-Biến động về nhân sự trong 3 năm gần đây: 2013, 2014, 2015
Biểu 2.3. Biến động nhân sự thời kỳ 2013 – 2015
(Nguồn: Hệ thống quản trị nhân sự Kerry TTC)
Nhận xét:
Số lượng nhân viên của Kerry không ngừng tăng lên qua các năm. Năm 2014, tổng số nhân viên của Kerry là 1833 người, tăng 520 người so với năm 2013. Điều này là do Kerry không ngừng mở rộng quy mô hoạt động, mở thêm nhiều chi nhánh và bưu cục ở nhiều tỉnh thành trên cả nước
1313 1833 1853 0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000 2013 2014 2015 Số lượng
35
2.2. Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC
2.2.1. Các nhân tố bên ngoài
-Đặc điểm của thị trường lao động
Do Kerry TTC miền Bắc có nhiều chi nhánh được đặt trên tất cả các tỉnh thành trong khu vực phía Bắc nên đây cũng là một lợi thế giúp cho công ty thu hút được lực lượng lao động từ địa bàn Hà Nội cũng như các tỉnh, thành lân cận. Bên cạnh đó, nước ta là nước có nền kinh tế đang phát triển, dân số trong độ tuổi lao động chiếm tỷ lệ lớn, đặc biệt là lao động phổ thông, mà do đặc điểm lao động của công ty chủ yếu là lao động phổ thông nên đây chính là lợi thế cho việc tuyển dụng lao động đáp ứng nhu cầu nhân lực của công ty.
-Các xu hướng kinh tế
Trong tổng thể nền kinh tế, việc gia nhập WTO đã tác động tích cực đến tăng trưởng kinh tế của nước ta trong những năm qua. Nước ta đã gặt hái được những thành tựu đáng kể về kinh tế và xã hội. Tuy nhiên, việc hội nhập này cũng tạo ra những thách thức không nhỏ đối với nền kinh tế nói chung và đối với nguồn nhân lực nói riêng. Điều này đòi hỏi phải không ngừng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế. Như vậy, điều này cũng ảnh hưởng đến nhu cầu tìm kiếm người lao động của các doanh nghiệp, đòi hỏi người lao động cần phải nâng cao hơn nữa về tay nghề cũng như trình độ.
-Hoạt động liên quan của đối thủ cạnh tranh và các tổ chức khác
Bên cạnh những triển vọng và sự phát triển thì Kerry TTC cũng đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt trong ngành chuyển phát nhanh bởi sự tăng vọt về số lượng của các công ty chuyển phát trong cả nước. Có thể kể đến những doanh nghiệp chuyển phát nhanh là đối thủ trực tiếp của Kerry như: Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Bưu điện (EMS), Công ty CP bưu chính Viettel, Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ chuyển phát nhanh Tân Sơn Nhất, Công ty TNHH Vận tải Hoàng Long, Công ty Cổ phần Chuyển phát nhanh quốc tế Hợp Nhất, Công ty cổ phần chuyển phát nhanh New Post,… và có thể còn rất nhiều công ty chuyển phát nhanh nữa xuất hiện trong tương lai.
Trước thực trạng trên, Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC sẽ chịu sự cạnh tranh gay gắt từ những doanh nghiệp này về vốn, công nghệ, chất lượng dịch vụ, giá thành,... Điều này đòi hỏi các cán bộ làm công tác tuyển dụng nhân lực của Kerry phải có tầm nhìn chiến lược để thấu hiểu và
36
đánh giá được hết những động thái của đối thủ cạnh tranh cũng như nhìn nhận về chính sách nhân sự và những chiêu thức mà họ sẽ sử dụng trong việc lôi kéo nhân tài về tổ chức của họ, từ đó đề ra những sách lược chủ động để