Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng của công ty tư vấn xây dựng Sông Đà

Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng của công ty tư vấn xây dựng Sông Đà

LỜI NÓI ĐẦU

Thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo Đại

học các chuyên ngành của nhà trường nói chung, chuyên ngành Lưu trữ học và

Quản trị văn phòng nói riêng Với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận

với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi

thực tập thực tế Qua đợt thực tập này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng

nghề nghiệp, củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp,

ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ làm công tác văn thư,

lưu trữ và quản trị văn phòng

Được sự đồng ý của lãnh đạo Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà - Tổng

Công ty Sông Đà, theo sự phân công của khoa, tôi về thực tập tại Phòng Tổ chức

Hành chính của công ty từ ngày 19/7/2007 Mặc dù nội dung thực tập khá phức

tạp, thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí

trưởng phòng, sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của các anh, chị công tác lâu năm

trong phòng, sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của

bản thân tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập Thông qua

nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác

văn thư, công tác lưu trữ và quản trị văn phòng của Công ty Tư vấn Xây dựng

Sông Đà tôi đã, hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ

Những thu hoạch trong thời gian thực tập được trình bầy cụ thể trong báo cáo dưới

đây

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp, cũng như khả

năng thể hiện còn hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót Tôi rất mong được tiếp

thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô giáo để báo cáo của tôi hoàn

chỉnh hơn

Nhân đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên

Cơ giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phịng, Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn đã tận tình giúp đỡ tơi hồn thành báo cáo này

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

PHẦN THỨ NHẤT

KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ

CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN

PHÒNG CỦA CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà tên giao dịch Quốc tế là: Song Da

Construction Consunlting Company Có trụ sở đóng tại Km8 - Đường Nguyễn

Trãi, Phường Thanh Xuân Nam - Thanh Xuân - Hà Nội

Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là doanh nghiệp Nhà nước - đơn vị

thành viên của Tổng Công ty Sông Đà, tiền thân là Trung tâm Thiết kế được thành

lập theo Quyết định số: 97/BXD-TCLĐ ngày 24/1/1986 của Bộ trưởng Bộ Xây

dựng Trụ sở đóng tại thị xã Hoà Bình, Tỉnh Hà Sơn Bình

Nhiệm vụ chính của Trung tâm Thiết kế là phối hợp với chuyên gia Liên xô

lập các biện pháp thi công, thiết kế tổ chức thi công chi tiết, nghiên cứu bổ sung

và đề xuất các biện pháp thi công hợp lý phù hợp với điều kiện, năng lực thi công

thực tế trên công trường thuỷ điện Hoà bình đảm bảo chất lượng, đẩy nhanh tiến

độ thi công, tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành công trình

Tháng 2 năm 1990 Trung tâm Thiết kế đổi tên thành Công ty Khảo sát Thiết

kế xây dựng chuyên ngành trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà

theo Quyết định số: 16/TCT-TCLĐ ngày 01 tháng 2 năm 1990 của Tổng Giám

đốc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà với nhiệm vụ: Nhận thầu các

công trình từ khảo sát, thiết kế, thi công; thiết kế cải tạo, sửa chữa và nâng cấp

công trình; liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước để thực hiện dịch vụ xây

dựng; cử các chuyên gia tư vấn kỹ thuật xây dựng cho các đơn vị trong và ngoài

Cơng ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch tốn độc lập, cĩ tư cách pháp

nhân và cĩ con dấu riêng Đến thời điểm này nhiệm vụ của cơng ty tại Cơng trình

Thuỷ điện Hồ Bình cơ bản đã hồn thành, cơng ty được rời trụ sở giao dịch về

nhà G9 - Phường Thanh Xuân Nam - Quận Thanh Xuân - Hà Nội và được đổi tên

thành Cơng ty Khảo sát Thiết kế trực thuộc Tổng Cơng ty Xây dựng Thuỷ điện

Sơng Đà theo Quyết định số: 139A/BXD-TCLĐ ngày 26 tháng 3 năm 1993 của

Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước

Đến tháng 06 năm 1995 Cơng ty Khảo sát Thiết kế lại được đổi tên thành

Cơng ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế theo Quyết định số 594/BXD-TCLĐ ngày

03/6/1995 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng Với quyết định này chức năng và nhiệm

vụ của cơng ty được mở rộng hơn để phù hợp với sự chuyển đổi từ nền kinh tế bao

cấp sang nền kinh tế thị trường của cả nước trong giai đoạn này

Sau nhiều lần được đổi tên cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ mới, tháng

6 năm 2001 Cơng ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế được đổi tên thành Cơng ty Tư

vấn Xây dựng Sơng Đà trực thuộc Tổng Cơng ty Sơng Đà theo Quyết định số:

1040/QĐ-BXD ngày 13 tháng 6 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng Trên cơ

sở hợp nhất các đơn vị: Cơng ty Thiết kế tự động hố CODEMA, Trung tâm Thí

nghiệm Miền Bắc, Trung tâm Thí nghiệm Miền Nam, Phịng Tư vấn Giám sát

chất lượng xây dựng và thiết bị, Phịng Dự án và Tư vấn đấu thầu và Cơng ty Tư

vấn và Khảo sát thiết kế

Cùng với sự phát triển của Tổng Cơng ty Sơng Đà, trải qua gần 30 năm kể

từ khi được thành lập đến nay Cơng ty đã khơng ngừng được củng cố và phát

triển đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Tổng Cơng ty và mở rộng địa bàn hoạt động

tăng sức cạnh tranh trên thị trường

Từ cơ cấu tổ chức chỉ cĩ 4 phịng nghiệp vụ và 4 đơn vị sản xuất (giai đoạn

1990) với nhiệm vụ chính là Thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi cơng các hạng mục khu

phụ trợ, các hạng mục của cơng trình chính, lập dự tốn thi cơng, dự tốn xây lắp

các cơng trình thuỷ điện Hồ Bình, Yaly, Sơng Hinh, Vĩnh Sơn và các cơng trình

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

thuỷ điện nhỏ khác Đến nay cơ cấu tổ chức của Công ty gồm có 5 phòng chức

năng và 9 đơn vị trực thuộc (Theo phụ lục 1), có các chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn và tổ chức bộ máy như sau:

1 Chức năng

Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà trực thuộc Tổng Công ty Sông Đà, là

doanh nghiệp hạch toán độc lập, có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và được

Bễpây dựng cho phép mở rộng hoạt động tư vấn trong và ngoài nước với các

ngành nghề kinh doanh Với các chức năng cụ thể sau:

- Lập dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng; kỹ thuật hạ tầng đô

thị nhóm B, C; các công trình giao thông đường bộ; các công trình trên sông nhóm

B, C; các công trình thuỷ điện, thuỷ lợi đến cấp II

- Khảo sát địa hình, địa chất các công trình xây dựng

- Thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng đến cấp II, công trình

công nghiệp, các công trình thuỷ lợi thuỷ điện nhóm B, C, nhóm A các công trình

giao thông đường bộ, nhóm B, C các công trình trên sông

- Thẩm định phần xây dựng thiết kế kỹ thuật các công trình dân dụng, công

nghiệp

- Quản lý đầu tư xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp nhóm B,

C

- Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế về thiết kế, quản

lý dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp

- Thiết kế các trạm biến áp và đường dây điện có cấp điện áp đến 110 kv

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số

vốn do công ty quản lý

- Bảng cân đối kế toán, các quĩ theo qui định của Nhà nước và hướng dẫn

của Tổng công ty

- Cơng ty chịu sự quản lý của Nhà nước, Bộ Xây dựng, các cơ quan bộ,

Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ

quan này với tư cách là cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với doanh

nghiệp và các qui định khác của pháp luật

- Cơng ty cĩ quyền quản lý, sử dụng vốn tài sản đất đai, tài nguyên và nguồn

lực do Tổng Cơng ty giao theo qui định tại điều lệ tổ chức, hoạt động của Tổng

Cơng ty và các quyền lực khác theo qui định của pháp luật để thực hiện các mục

tiêu, nhiệm vụ được giao và yêu cầu sản xuất kinh doanh của Tổng Cơng ty Sơng

Đà

- Cơng ty cĩ quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính

theo qui định về tài chính của Tỏng cơng ty, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và

nghĩa vụ đối với Tổng cơng ty theo qui định tại điều lệ tổ chức và hoạt động

củaTổng cơng ty

- Tổ chức bộ máy quản lý điều hành và tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với

mục tiêu, nhiệm vụ Tổng cơng ty giao và yêu cầu sản xuất kinh doanh của Cơng ty

- Cơng ty cĩ quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng và cho thơi việc đối với

CBCNV trong đơn vị theo luật Lao động và các qui định khác của pháp luật

- Cơng ty cĩ quyền xây dựng và đề nghị Tổng cơng ty phê duyệt các hình thức trả

lương, các biện pháp đảm bảo đời sống, điều kiện lao động cho CBCNV của Cơng ty

- Cơng ty cĩ quyền kinh doanh những ngành nghề phù hợp với mục tiêu và

nhiệm vụ của Tổng cơng ty giao

- Cơng ty được sử dụng vốn do Tổng cong ty giao và các quĩ của đơn vị,

các nguồn vốn vay được Tổng cơng ty bảo lãnh, các nguồn lao động khác theo

đúng pháp luật và qui chế tài chính của Tổng cơng ty, để phục vụ kịp thời các

nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc bảo tồn và phát triển vốn

- Cơng ty được hình thành các quỹ phát triển sản xuất, quỹ khen thưởng,

quỹ phúc lợi theo qui định của Bộ tài chính và qui chế tài chính của Tổng cơng ty

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

- Công ty được Tổng công ty uỷ quyền ký và thực hiện hợp đồng kinh tế với

khách hàng trong và ngoài nước

3 Cơ cấu tổ chức

Giám đốc công ty là người đứng đầu bộ máy giữ vai trò chỉ đạo chung theo

chế độ và luật định, đồng thời Giám đốc là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt

động, sản xuất kinh doanh của toàn công ty

- Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc phụ trách về các mặt Kinh

tế, Kế hoạch Kỹ thuật và một Kế toán trưởng tham mưu giúp Giám đốc về tình

hình tài chính và tổ chức hạch toán của Công ty

Các phòng ban chức năng gồm 5 phòng

Các trung tâm, chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc (9 đơn vị)

II Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng

1 Khái quát về Phòng Tổ chức Hành chính

Theo quyết định số:………

Của Giám đốc công ty về việc phê duyệt chức năng, nhiệm vụ các phòng

ban Công ty thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Tổ chức hành chính

được qui định như sau:

Chức năng:

- Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành

của lanh đạo Công ty cụ thể:

- Tham mưu giúp Giám đốc công ty trong công tác tổ chức cán bộ, lao động

tiền lương, đào tạo, giải quyết các chế độ chính sách với người lao động, quản lý

công tác hành chính quản trị, văn thư, lưu trữ, y tế và bảo vệ

- Giúp Giám đốc công ty trong lĩnh vực đối ngoại

Nhiệm vụ:

Để thực hiện các chức năng trên Phòng Tổ chức Hành chính có những nhiện vụ

sau:

- Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ

chức sản xuất và quản lý

- Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất, tổ chức thực hiện qui hoạch cán bộ, đề bạt

cán bộ, cơng tác tuyển dụng và đào tạo, bổ xung cán bộ, cơng nhân đáp ứng nhu

cầu sản xuất, quản lý

- Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán bộ cơng nhân, điều phối hợp lý,

quản lý tốt hồ sơ nhân sự, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng,

kỷ luật, nghỉ chế độ theo Luật lao động, các Nghị định, Pháp lệnh, chính sách khác

đối với người lao động

- Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, cơng tác nâng lương, nâng bậc giúp

Giám đốc cơng ty giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng

như chính sách khác đối với CBCNV

- Thực hiện rà sốt, trích nộp bảo hiểm xã hội định kỳ cho người lao động

theo qui định của Luật lao động

- Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đơn đốc, báo cáo

việc thực hiện các văn bản cĩ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phịng

- Quản lý tồn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn

phịng của cơ quan cơng ty

- Tiếp nhận, quản lý cơng văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt cơng tác văn

thư, lưu trữ, in ấn tài liệu

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Thực hiện tốt cơng tác quản trị hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ

quan Cơng ty hoạt động cĩ hiệu quả cao

- Tổ chức thực hiện tốt cơng tác bảo vệ, phịng chống cháy nổ trong cơ

quan

- Quản lý và điều hành tổ xe phục vụ đưa đĩn cán bộ đi cơng tác đảm báo

an tồn và đúng thời gian

- Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo khi tiếp khách và hội họp

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

- Mua sắm trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm

- Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong cơ quan

- Tổ chức mạng lưới y tế, chăm sóc sức khoẻ vệ sinh phòng bệnh đặc biệt

quan tâm đến đội ngũ cán bộ công tác tại hiện trường, mua bảo hiểm y tế, tổ chức

khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán bộ công nhân viên

- Liên hệ với chính quyền địa phương nơi Công ty đóng trụ sở để giải quyết

những vấn đề liên quan

Quyền hạn:

Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, Phòng tổ chức hành

chính phải quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong Công ty, các đợn vị trực

thuộc Công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về công tác nghiệp vụ văn phòng

và các lĩnh vực mà Lãnh đạo phân công

Được uỷ quyền ký các văn bản như: Báo cáo công tác văn phòng hàng

tháng, quí, năm; các loại công văn đôn đốc nhắc nhở các phòng ban, đơn vị trực

thuộc thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty; ký các thông báo, giấy mời,

giấy giới thiệu, giấy đi đường

Được chủ động bố trí, sắp xếp nhân lực trong Phòng để phát huy tốt năng

lực của cán bộ công nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc

2 Công tác quản trị hành chính văn phòng

2.1 Cách bố trí nơi làm việc

Phòng Tổ chức Hành chính của công ty được tách làm hai bộ phận: Bộ phận

tổ chức lao động và bộ phận hành chính

Văn phòng của bộ phận hành chính là nơi để xử lý công văn giấy tờ, đồng

thời cũng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo công ty Thông qua văn phòng các chủ

trương, chính sách, chỉ thị của cấp trên đến được từng bộ phận, phòng ban và các

đơn vị đồng thời những thông tin từ cấp dưới gửi lên để phản ánh tình hình, xin ý

kiến chỉ đạo cũng đều được chuyển qua văn phòng để xử lý, phân loại, tổng hợp

kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, qua đĩ tìm ra những biện pháp cần thiết để

điều chỉnh, bổ sung kịp thời

Phịng Tổ chức Hành chính được bố trí nơi làm việc tại tầng 1 nên rất thuận tiện

cho việc giao nhận cơng văn, tài liệu và đĩn tiếp khách đến liên hệ cơng tác (phụ lục 2)

Hiện nay phịng làm việc của tồn cơ quan cơng ty được bố trí theo kiểu văn

phịng đĩng, tách riêng từng bộ phận tạo sự yên tĩnh và tập trung cao độ khi làm

việc, phát huy khả năng tư duy và tính độc lập của một số bộ phận nghiệp vụ hoặc

các trung tâm thiết kế, rất an tồn cho việc giữ gìn bí mật, thơng tin Bố trí văn

phịng theo kiểu này địi hỏi ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm, kỷ luật lao động

cao thì hiệu quả lao động sẽ rất lớn Tuy nhiên nĩ cũng cĩ hạn chế là khĩ khăn

trong việc quản lý lao động, xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo phịng hoặc Lãnh đạo

cơng ty; tốn nhiều diện tích; khơng thuận lợi khi cần sự phối hợp giữa các phịng

ban, bộ phận để giải quyết một cơng việc nào đĩ

2 2 Cách tổ chức lao động

Phịng Tổ chức Hành chính gồm 18 người, trong đĩ cĩ 1 Trưởng phịng phụ

trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc cơng ty về tồn bộ cơng tác của

phịng; một phĩ phịng trực tiếp quản lý điều hành bộ phận Tổ chức lao động; một

phĩ phịng trực tiếp điều hành bộ phận Hành chính; các bộ phận trong phịng hoạt

động theo chức năng, nhiệm vụ được phân cơng

Hiện nay bộ phận hành chính nằm trong Phịng Tổ chức Hành chính gồm 14

đồng chí: 1 cán bộ quản lý và sử dụng con dấu kiêm trực điện thoại, fax, phục vụ

họp hành, hội nghị; 1 cán bộ phụ trách quản lý, tiếp nhận chuyển giao tài liệu,

cơng văn đi đến, báo chí và kiêm thủ kho; 2 cán bộ đảm nhiệm cơng tác lưu trữ,

chuyển giao tài liệu thiết kế đến các đơn vị thi cơng kiêm thêm việc quản lý hồ sơ

cán bộ, sổ bảo hiểm của CBCNV tồn Cơng ty; 3 lái xe, 4 nhân viên phục vụ, 3

nhân viên phụ trách việc phơtơ in ấn tài liệu cho tồn Cơng ty Nhìn chung cách tổ

chức lao động của phịng chưa hợp lý nên hiệu quả chưa cao

2.3 Trang thiết bị văn phịng

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Phòng được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị, phương tiện làm việc, cụ

thể: 3 máy photôcoppy các khổ giấy từ Ao – A4 phục vụ kịp thời việc in tài liệu

để đáp ứng yêu cầu thi công trên các công trường, 1 máy fax, 2 máy vi tính và 2

máy in phục vụ công tác soạn thảo văn bản, các quyết định về điều hành sản xuất,

tiếp nhận và điều động lao động cho bộ phận Tổ chức lao động Tất cả các thiết

bị đều có chất lượng cao, hiện đại

Ngoài ra phòng làm việc đều được trang bị máy điều hoà nhiệt độ, bàn ghế,

tủ hồ sơ tài liệu, điện thoại

Nhìn chung các trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu công việc đều được trang

bị đầy đủ, kịp thời đáp ứng được nhiệm vụ của Công ty giao

PHẦN THỨ HAI CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SƠNG ĐÀ

Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà là đơn vị cĩ nhiệm vụ chính là thiết kế kỹ

thuật, thiết kế thi cơng các cơng trình xây dựng dân dụng, cơng nghiệp mà chủ yếu

là các cơng trình thuỷ điện trong đĩ cĩ các cơng trình thuỷ điện lớn như: Thuỷ điện

Hồ Bình, Thuỷ điện Yaly, Thuỷ điện Cần Đơn, Thuỷ điện Sơng Hinh, Thuỷ điện

Tuyên Quang, Thuỷ điện Sơn La, Thuỷ điện Xekaman trên sơng Mêkơng của nước

Cộng hồ Dân chủ Nhân dân Lào Do dặc thù của ngành xây dựng thuỷ điện là

khơng ổn định nên trụ sở của các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc Cơng ty Tư vấn

Xây dựng Sơng Đà tại hiện trường luơn phải đi theo các cơng trường nên việc điều

hành, hướng dẫn nghiệp vụ theo ngành dọc gặp nhiều khĩ khăn, khơng quản lý

được

I Cơng tác văn thư

Ngay từ những năm đầu thành lập cơng tác văn thư của Cơng ty Tư vấn

Xây dựng Sơng Đà đã được chú trọng Việc thực hiện Nghị định 142/CP ngày

28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ về cơng

tác cơng văn giấy tờ và Lưu trữ; Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban

hành năm 1982; và gần đây nhất là pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành năm

2001 đã được áp dụng Đặc biệt là cơng ty đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản

lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 nên đã dần đưa cơng tác văn

thư, cơng tác lưu trữ của cơng ty đi vào nề nếp

1 Tổ chức biên chế

Cơng tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thơng tin bằng văn bản phục

vụ cơng tác chỉ đạo, điều hành và quản lý một cách cĩ hiệu quả nhất Nĩ bao gồm

các cơng việc về tổ chức quản lý văn bản, tiếp nhận, giải quyết văn bản hình thành

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

trong quá trình hoạt động của công ty Trong phòng Tổ chức Hành chính công tác

văn thư là một trong những nội dung công việc hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực

tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị Từ

những nhận thức đó, trong nhiều năm qua công tác văn thư của công ty được tổ

chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của công ty

Hiện nay bộ phận văn thư của công ty chưa có cán bộ chuyên trách mà còn

kiêm nhiệm (nhân viên văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc thủ kho vật tư văn

phòng phẩm) Do đặc thù của công ty là một đơn vị tư vấn, thiết kế trực tiếp sản xuất

kinh doanh nên khối lượng tài liệu tương đối nhiều Để thuận tiện trong việc tra tìm

tài liệu phục vụ công tác nên các phòng ban, đơn vị đều có một cán bộ làm công tác

chuyên môn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ riêng của phòng ban, đơn vị mình

Nhiệm vụ chính của văn thư là:

- Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến

- Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành

- Phục vụ tra tìm tài liệu

- Thực hiện công tác bảo mật thông tin, tài liệu

Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận văn thư rất rộng,

liên quan đến nhiều bộ phận, CBCNV trong cơ quan

2 Soạn thảo và ban hành văn bản

Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên

việc soạn thảo văn bản chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao của các

phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật nghiệp vụ trong công ty

Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó soạn

thảo Trình tự các bước tiến hành soạn thảo theo hướng dẫn số: HD-TCHC- 01

ban hành ngày 11/4/2002 trong hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO

9001:2000, nhìn chung đạt yêu cầu, đúng thẩm quyền ban hành, bảo đảm đúng thể

thức qui định Nội dung văn bản có chất lượng tốt

Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại cơng ty được thực

hiện theo đúng các bước sau: khi cán bộ, chuyên viên các phịng ban, đơn vị được

phân cơng giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn

bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, cán bộ

chuyên viên đĩ tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy vi tính, sau đĩ đưa

lãnh đạo phịng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển phịng Tổ chức hành

chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo cơng ty Sau khi văn bản

được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ cơng văn đi,

nhân bản, đĩng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản

Theo thẩm quyền ban hành văn bản, cơng ty được phép ban hành các loại

văn bản sau: Quyết định, tờ trình, thơng báo, báo cáo, cơng văn hành chính, hợp

đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội qui, qui chế, điều lệ hoạt

động của đơn vị

Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ cơng văn đi

của văn thư, cụ thể:

- Năm 2001 ban hành 927 văn bản

- Năm 2002 ban hành 1103 văn bản

- Năm 2003 ban hành 1413 văn bản

Đối với những văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án

trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý kiến

lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến đĩng gĩp cho bản dự thảo

Nhìn chung cơng tác soạn thảo văn bản ở Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng

Đà ược tiến hành tương đối chặt chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành

và thể thức văn bản Tuy nhiên theo qui trình soạn thảo văn bản của cơng ty như

hiện nay thì cũng cịn cĩ nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm

quan trọng của việc ban hành văn bản cịn kém, năng lực của cán bộ soạn thảo

khơng đồng đều do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm khơng chuyên trách

Do đĩ dẫn đến nhiều văn bản xuất bản nội dung cịn yếu kém, thiếu logic, ngơn

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

ngữ sử dụng trong văn bản thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản

mang tính pháp lý cao như các qui định, qui chế, điều lệ sử dụng từ ngữ, câu tối

nghĩa, không rõ ràng nên gây khó khăn cho việc thực hiện

3 Quản lý công văn đi - đến

Công văn đi, công văn đến của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà đều tập

trung một đầu mối ở văn thư của Phòng Tổ chức Hành chính

3.1 Đối với công văn đi

Việc quản lý công văn đi được văn thư cơ quan thực hiện theo một qui trình

tương đối chặt chẽ: Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phòng ban, đơn vị

xin trình ký lãnh đạo công ty, chuyển cho trưởng phòng xem xét thể thức, tính hợp

pháp của văn bản Sau khi đã hoàn tất về thể thức văn bản Trưởng phòng chuyển

cho trợ lý giám đốc trình lãnh đạo ký duyệt, sau đó chuyển cho văn thư đăng ký

số, ngày tháng ban hành văn bản, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu Bản

chính lưu tại văn thư, 01 bản phôtô đóng dấu đỏ chuyển cho bộ phận soạn thảo,

còn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của tác giả văn bản (tham khảo sơ đồ

qui trình xử lý công văn đi)

SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI

Sơ đồ quản lý công văn đi

Trình ký

Cho số

ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản, nhân bản

Đóng dấu, lưu công văn, tài liệu

Chuyển công văn tài liệu đi các nơi nhận

Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản của cơng ty ban hành

tương đối nhiều, vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tất cả các loại văn

bản, tài liệu do cơng ty ban hành được cập nhật trên 2 sổ cơng văn đi: 1 sổ đăng ký

cơng văn đi nội bộ cơng ty, 1 sổ đăng ký cơng văn đi Tổng Cơng ty, các đơn vị

trong Tổng Cơng ty và các cơ quan bên ngồi Việc vào sổ đăng ký cơng văn đi

được thực hiện theo mẫu sổ in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước

3 2 Đối với cơng văn đến

Cơng văn, tài liệu đến Cơng ty qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay,

gửi qua bưu điện, fax từ các đơn vị trong Tổng cơng ty, các cơ quan bên ngồi

Nhiệm vụ của văn thư là tiếp nhận cơng văn, phân loại, đĩng dấu cơng văn đến

(trên dấu cơng văn đến ghi số đến, ngày tháng đến) đối với tất cả các loại tài liệu

cơng văn đến chỉ trừ cơng văn gửi đích danh trong phong bì và cơng văn gửi đến cĩ

đĩng dấu mật Sau đĩ chuyển cho trợ lý giám đốc trình Giám đốc hoặc phĩ giám

đốc phụ trách từng lĩnh vực mà đã được Giám đốc Cơng ty uỷ quyền chỉ đạo, theo

dõi Giám đốc hoặc phĩ giám đốc căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban

nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để cho ý kiến xử lý cụ thể:

- Cơng văn của Ban Điều hành Thuỷ điện Sê San 3 gửi đến cơng ty về việc

cung cấp bản vẽ thi cơng đúng tiến độ, thì phải trình Phĩ Giám đốc phụ trách kỹ

thuật cho ý kiến xử lý

- Cơng văn của các tổ chức, cá nhân gửi đến (khơng thuộc diện văn bản

chính sách, chế độ), các báo cáo, thống kê thuộc lĩnh vực chuyên mơn, nghiệp vụ

thì Trưởng phịng Tổ chức Hành chính được quyền phê chuyển trực tiếp đến các

phịng ban chuyên mơn

- Đối với những loại văn bản như: Đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng

thì Trưởng phịng Tổ chức Hành chính phải trực tiếp trình giám đốc phê chuẩn

Sau khi đã cĩ ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo cơng ty trợ lý giám đốc chuyển

lại cho văn thư vào sổ cơng văn đến (theo mẫu in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước),

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

in sao theo số lượng các bộ phận cần gửi, khi chuyển công văn cho các bộ phận

thực hiện phải có chữ ký của người nhận (tham khảo sơ đồ quản lý công văn đến)

SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN

Tất cả các công văn, tài liệu gửi đến công ty đều được theo dõi chung tại 2 sổ

đăng ký công văn đến: 1 sổ theo dõi công văn đến của các đơn vị trong Tổng Công

ty, 1 sổ theo dõi công văn đến của các cơ quan bên ngoài Không phân theo từng

đơn vị cụ thể

- Năm 2001 tiếp nhận 2139 văn bản

- Năm 2002 tiếp nhận 2007 văn bản

- Năm 2003 tiếp nhận 2894 văn bản

Theo quyết định số 184/TCT-TCĐT ngày 18 tháng 5 năm 1998 của Tổng

Giám đốc Tổng Công ty Xây dựng Sông Đà thì tất cả các văn bản đến đều phải giải

quyết trong ngày hoặc chậm nhất là buổi sáng ngày hôm sau Như vậy cách giải

quyết, xử lý công văn đến của công ty là hợp lý, kịp thời góp phần nâng cao hiệu

quả sản xuất kinh doanh của công ty Tránh được việc công văn, tài liệu gửi đến bị

chồng đống, giải quyết chậm thời hạn ảnh hưởng đến việc cập nhật thông tin

Nhìn chung công tác quản lý công văn đi, công văn đến của công ty được

thực hiện theo một qui trình tương đối chặt chẽ; đạt kết quả tốt; giúp cho lãnh đạo

công ty cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ; hoàn thành được nhiệm vụ quản lý

Chuyển

CV theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo

Vào sổ chi tiết

Tiếp nhận lại công văn

đã có ý kiến của Lãnh đạo

Trình công văn Cho Lãnh đạo

cơng văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ và phục tốt cho việc

tra tìm tài liệu của cơng ty

Riêng việc quản lý cơng văn, tài liệu mật được thực hiện theo qui chế bảo

mật của cơng ty và của Cục Lưu trữ Nhà nước Cơng văn, tài liệu mật được lưu trữ

riêng và được chuyển trực tiếp cho người nhận khơng qua trung gian, sau khi giải

quyết xong được thu hồi bảo quản tại lưu trữ của cơng ty theo chế độ quản lý tài

liệu mật

4 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội,

các lực lượng vũ trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn

bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức

và cơng dân Để thực hiện nghiêm chỉnh cơng tác này, ngày 22 tháng 9 năm 1963,

Chính phủ đã ban hành Nghị định số 62/CP quy định về việc quản lý và sử dụng

con dấu Trên cơ sở Nghị định này ngày 16 tháng 5 năm 2001 Giám đốc cơng ty tư

vấn xây dựng Sơng đà đã ký Quyết định số 31/SDCCC-TCHC ban hành qui định

việc quản lý và sử dụng con dấu của Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà

Con dấu của cơng ty là dấu trịn khơng mang hình quốc huy, dấu được đĩng

trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Đối với một số văn bản như bản thảo, chương

trình hội nghị .thì được đĩng dấu treo ở trang đầu tiên gĩc trên bên trái của văn

bản Văn thư cơ quan là người trực tiếp quản lý con dấu và phải chịu trách nhiệm

về việc đĩng dấu vào văn bản Khi các văn bản đã được lãnh đạo cơng ty ký duyệt

và ban hành nhưng bắt buộc phải cĩ chữ ký nháy của lãnh đạo phịng ban, đơn vị

trực tiếp soạn thảo thì mới đĩng dấu, nhất là các văn bản quan trọng như hợp đồng

kinh tế, các chứng từ ngân hàng Mọi văn bản trước khi đĩng dấu đều được sốt,

xét kỹ về thể thức chữ ký của cấp cĩ thẩm quyền để tránh đĩng nhầm lẫn con dấu

Nếu phát hiện cĩ trường hợp văn bản khơng đúng qui định thì văn thư phải báo cáo

Phĩ Trưởng phịng phụ trách hành chính hoặc Trưởng phịng Tổ chức Hành chính

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

để có biện pháp chấn chỉnh những thiếu sót đảm bảo việc quản lý và sử dụng con

dấu theo đúng qui định

Con dấu của công ty được để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận trong tủ

có khoá Không có hiện tượng đóng dấu khống Ngoài ra công ty còn sử dụng một

số con dấu như dấu chức danh, dấu tên, dấu đã thẩm định, dấu chỉ mức độ khẩn,

mật Trong trường hợp văn thư đi vắng thì phải bàn giao con dấu lại cho Trưởng

phòng hoặc Phó Trưởng phòng hành chính

5 Lập hồ sơ và lưu hồ sơ

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, được thực hiện sau khi sự

việc, vấn đề cập nhật trong các văn bản đã được giải quyết xong và thường lập hồ

sơ vào cuối năm, khi kết thúc một năm công tác và chuẩn bị bước sang một năm

mới với chương trình kế hoạch công tác mới

Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết

công văn thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản,

đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học

Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau:

- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ

- Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị

- Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức

- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác

Theo điều 22 của Điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ có

nêu rõ: Những tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan có giá trị để tra cứu, tham

khảo đều phải lập thành hồ sơ Căn cứ vào qui định của Nhà nước mỗi cơ quan,

đơn vị, cán bộ làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác

chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ

hàng năm đều phải tiến hành lập hồ sơ về công việc mình đã làm

Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà chưa có danh mục hồ sơ hàng năm, văn

danh mục hồ sơ hàng năm và hướng dẫn lập hồ sơ trong cơ quan, mà chủ yếu chỉ

sắp xếp cơng văn lưu theo thứ tự thời gian, theo vấn đề, theo cơ cấu tổ chức Trong

các file lưu tài liệu, văn thư đã viết được tờ mục lục và đánh số thứ tự trên từng văn

bản nên cũng phần nào tạo được thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu Nhưng nhìn

chung văn bản, tài liệu tại cơng ty đang cịn trong tình trạng lộn xộn vì vậy khi cần

tra tìm tài liệu của một vụ việc cụ thể đã gặp nhiều khĩ khăn trong khâu tra tìm

Việc nộp lưu tài liệu hàng năm của các phịng ban, đơn vị trong cơng ty chưa

được thực hiện

II Cơng tác lưu trữ

Cơng tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả các vấn

đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn cĩ liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài

liệu lưu trữ Cơng tác lưu trữ ra đời do sự địi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử

dụng tài liệu Trong quá trình hoạt động của cơng ty, khối lượng tài liệu hìng thành tương đối lớn,

chủ yếu là tài liệu khoa học kỹ thuật Mặc dù vậy nhưng cơng ty chưa cĩ cán bộ chuyên trách để

trực tiếp đảm nhiệm cơng việc này Do đĩ, cơng tác tổ chức khoa học, bảo quản, tổ chức khai

thác sử dụng tài liệu chưa được tốt, hiệu quả chưa cao.

1 Vài nét về phơng lưu trữ và sự chỉ đạo của Lãnh đạo cơng ty

Phơng lưu trữ Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà là một phơng mở, cĩ khối

lượng tài liệu tương đối lớn (chủ yếu là tài liệu khoa học kỹ thuật) và hồn chỉnh

Thời gian bắt dầu của tài liệu từ khi cơng ty cĩ quyết định số: 97/BXD-TCCB ngày

24/1/1986 về việc thành lập Trung tâm Thiết kế trực thuộc Tổng Cơng ty Xây dựng

Thuỷ điện Sơng Đà Thành phần tài liệu của phơng gồm: Tài liệu khoa học kỹ

thuật, sách khoa học kỹ thuật, tài liệu hành chính và tài liệu ảnh trong đĩ tài liệu

khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng lớn hơn cả Nội dung của tài liệu trong phơng

phản ánh quá trình hình thành và phát triển cũng như chức năng, nhiệm vụ của

Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà Phịng lưu trữ của Cơng ty được thành lập sau

khi cĩ Quyết định thành lập Trung tâm Thiết kế tuy qui mơ khơng lớn vì cùng

chung hồn cảnh cơ sở vật chất thiếu thốn của tồn cơng trường, nhưng cũng được

trang bị đầy đủ giá, kệ để tài liệu Cùng với sự phát triển của cơng ty, đến nay

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

phòng lưu trữ đã được bố trí riêng một phòng, rộng khoảng 24 m2 tại tầng 1 chứa

khoảng *** m tài liệu nhưng lại chưa được chỉnh lý Từ ngày 11 tháng 04 năm

2002, công ty xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

quốc tế ISO 9001: 2002 nên tài liệu của phòng bước đầu được tổ chức một cách

khoa học Khối lượng tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu hành chính đã được tách

riêng

Mặc dù hiện nay công tác lưu trữ của công ty chưa thực sự đi vào quy củ

nhưng về cơ bản những điều kiện cho một phông lưu trữ được tổ chức khoa học đã

được hình thành Có được kết quả như vậy là do có sự quan tâm của lãnh đạo công

ty Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được ghi trong quyết định thành

lập, công ty đã có một số qui định về công tác lưu trữ mà quan trọng nhất là việc

xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO

9001: 2002 Trong đó hương dẫn khá chi tiết về nghiệp vụ công tác văn thư và

công tác lưu trữ

2 Tình hình tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu lưu trữ

2.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu

Thu thập và bổ sung tài liệu là một khâu rất quan trọng trong công tác lưu trữ

vì nếu không có tài liệu thì sẽ không thể thực hiện các khâu nghiệp vụ khác như:

Phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu Đây cũng là một vấn đề hết sức khó khăn

đối với công tác lưu trữ của công ty hiện nay Do chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ

chức của công ty có địa bàn hoạt động rất rộng chủ yếu là các công trình thuỷ điện

như: Thuỷ điện Cần Đơn (Tỉnh Bình Phước), thuỷ điện Sê San 3 (Tỉnh Gia Lai),

thuỷ điện Pleikrông (Tỉnh Kon Tum), thuỷ điện Bình Điền (Thừa Thiên Huế), thuỷ

điện Sơn La (Tỉnh Sơn La), thuỷ điện Tuyên Quang (Tỉnh Tuyên Quang) ; không

ổn định nên việc thu thấp tài liệu của các chi nhánh, xí nghiệp có trụ sở đóng tại các

công trình không thực hiện được Do vậy tài liệu lưu trữ chủ yếu là của khối cơ

quan công ty Tài liệu của Trung tâm tư vấn 1 và tài liệu của Trung tâm tư vấn 2 thì

thu theo từng hạng mục cơng trình (Ví dụ: Cơng trình Thuỷ điện Sơn La: Hạng

mục ****); tài liệu hành chính chuyển lưu theo qui định ****

2.2 Cơng tác phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phơng

để phân chia chúng thành các nhĩm, sắp xếp trật tự các nhĩm và đơn vị bảo quản

trong từng nhĩm nhỏ nhất, nhằm mục đích để sử dụng thuận lợi và cĩ hiệu quả tài

liệu lưu trữ

Khi tiến hành phân loại tài liệu của bất cứ phơng lưu trữ nào đều cần phải

xây dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhĩm và trật tự sắp xếp tài

liệu trong phơng lưu trữ đĩ Phương án phân loại tài liệu lưu trữ là bản kê các nhĩm

tài liệu trong phơng được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn

cứ sắp xếp tài liệu của phơng đĩ

Ở Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng đà, phương án phân loại được áp dụng là

phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian, áp dụng phương án này, tài liệu trong

phơng trước hết được phân nhĩm theo cơ cấu tổ chức, sau đĩ tài liệu lại được phân

theo thời gian Thời gian ở đây được tính theo năm Phân loại tài liệu theo phương

án này khơng những thể hiện hoạt động của cơ quan mà cịn thể hiện được hoạt

động của từng đơn vị trong từng thời gian cụ thể Phương án này phản ánh tương

đối rõ cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phơng, chức năng, nhiệm vụ của từng

đơn vị tổ chức, mối quan hệ giữa các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động

của đơn vị đĩ thể hiện một cách rõ nét về mặt lơgic và lịch sử nội dung tài liệu

Ví dụ: Phơng lưu trữ Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng đà

2001 2002 2003

Phịng TCHC P.TCKT P.Dự án

Đối với Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà từ khi thành lập đến nay cơ cấu

tổ chức tương đối ổn định, về chức năng nhiệm vụ khơng cĩ thay đổi lớn và là một

phơng mở tài liệu vẫn được bổ sung hàng năm Vì vậy phân loại tài liệu theo

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN