II. Cơng tác lưu trữ
3. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của cơng tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cơng ty phục vụ
kịp thời cho hoat động sản xuất kinh doanh của tồn cơng ty. Để phục vụ cho việc
khai thác sử dụng tài liệu phịng Tổ chức hành chính cĩ qui định thủ tục mượn tài liệu, trong đĩ cĩ qui định về thời gian và trách nhiệm cá nhân. Khi muốn mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ phải cĩ giấy yêu cầu cĩ ý kiến của lãnh đạo bộ phận cĩ nhu
cầu khai thác, sử dụng và cĩ ý kiến của lãnh đạo cơng ty (đối với tài liệu quan trọng như: bản vẽ thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi cơng các cơng trình...) cịn đối với tài liệu hành chính thơng thường (như: Quyết định phê duyệt, Giấy giao nhiệm vụ...) thì phải cĩ ý kiến của Trưởng phịng Tổ chức Hành chính thì cán bộ lưu trữ mới thực
hiện thủ tục cho khai thác, sử dụng tài liệu và người mượn phải ký nhận vào sổ mượn tài liệu hẹn thời gian trả tài liệu khi đã khai thác xong (áp dụng biểu mẫu
BM-TCHC-11; BM-TCHC-12 trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
quốc tế: ISO 9001: 2000). Các cơng cụ tra cứu chủ yếu là: Sổ cơng văn đi, sổ cơng văn đến, tờ mục lục trong các file lưu tài liệu, các qui định, nội qui sử dụng tài liệu
cịn các bộ thẻ, các bộ sách hướng dẫn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thì chưa
cĩ.
Hiệu quả của việc tổ chức sử dụng tài liệu:
+ Giúp các cán bộ trong cơ quan cĩ tài liệu nghiên cứu cải tiến khoa học kỹ thuật.
+ Giúp các phịng nghiệp vụ, các đơn vị, các đoàn thể cĩ số liệu báo cáo tổng kết thành tích của cơ quan.
+ Lưu trữ cịn quản lý 1300 hồ sơ cá nhân, sổ bảo hiểm xã hội, sổ lao động.
Hồ sơ cá nhân thì thường xuyên được bổ sung các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tăng lương. Giúp cho cơng tác giải quyết chế độ chính sách của người lao động theo đúng Luật lao động và chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước.
các cơng trình dân dụng, thuỷ điện lớn của quốc gia nếu tài liệu lưu trữ được tổ chức
một cách khoa học và tổ chức khai thác sử dụng tốt nhất là khối tài liệu khoa học kỹ
thuật thì nĩ sẽ mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, nhất là khi chúng ta đưa các cơng
trình đĩ vào khai thác, sử dụng, tiến hành bảo dưỡng, phục hồi, sửa chữa, nâng cấp.
Tuy nhiên các giá trị của tài liệu lưu trữ chỉ phát huy tác dụng khi được tổ chức khai
thác, sử dụng cĩ hiệu quả. Từ hiệu quả mà cơng tác lưu trữ mang lại, chắc chắn nhận
thức của mọi người về cơng tác lưu trữ nĩi chung và tài liệu lưu trữ nĩi riêng sẽ được
nâng cao lên với đúng giá trị của nĩ, tạo điều kiện cho cơng tác lưu trữ phát triển.
Vì vậy, trong thời gian tới lưu trữ cơng ty cần phải cĩ kế hoạch tổ chức triển
khai các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tài liêu lưu
trữ được tiếp cận với thực tế cơng việc và phát huy tối đa tác dụng của nĩ.