1. Cơng tác văn thư
Ưu điểm:
Được sự quan tâm của lãnh đạo cơng ty đối với cơng tác văn thư như việc
trang bị các thiết bị văn phịng khá đầy đủ, ra quyết định cơng tác văn thư thực hiện theo đúng quy trình ISO 9001:2000. Lãnh đạo phịng cũng thường xuyên quan tâm nhắc nhở văn thư việc thực hiện, các quy định của Nhà nước, của cơ quan về cơng tác cơng văn giấy tờ.
Cơng tác văn thư giải quyết cơng văn đi, cơng văn đến được tổ chức thực
hiện tương đối tốt, chu đáo đúng theo quy trình, đúng theo quy định Điều lệ về cơng tác cơng văn giấy tờ, các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm và những việc đã làm được cơng tác văn thư ở
Cơng ty cũng cịn một số tồn tại:
- Cơng tác văn thư chưa thực sự được quan tâm và chú trọng, cách sắp xếp lao động trong Phịng Tổ chức hành chính chưa hợp lý do đĩ hiệu quả chưa cao.
- Cơng tác kiểm tra, đơn đốc của Phịng Tổ chức Hành chính chưa được thường xuyên, kiên quyết nên một số vấn đề sai sĩt trong việc soạn thảo văn bản
cịn kéo dài nên ảnh hưởng lớn đến cơng tác lưu trữ.
- Cơng tác lập danh mục hồ sơ và lưu trữ hiện hành chưa được triển khai tốt do chưa cĩ sự chỉ đạo cụ thể của lãnh đạo cơng ty về việc này. Do chưa cĩ cán bộ văn thư chuyên trách nên việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa được thực
hiện.
- Cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu cịn hạn chế, chưa xây dựng được hệ thống cơng cụ tra cứu để phục vụ tra tìm tài liệu.
- Cơng tác xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện.
- Việc ứng dụng cơng nghệ tin học trong cơng tác quản lý hành chính và
cơng tác cơng văn giấy tờ nên chưa đáp ứng được so với yêu cầu cung cấp thơng
tin phục vụ cho cơng tác quản lý hiện nay.
Kiến nghị khắc phục:
- Sắp xếp lao động hợp lý để phát huy khả năng của mỗi cán bộ trong Phịng (ví dụ: Cán bộ văn thư phải đảm nhiệm: quản lý và sử dụng con dấu, tiếp nhận
chuyển giao tài liệu cơng văn đi, đến, quản lý máy fax... ; Cán bộ hành chính phải đảm nhiệm: phục vụ họp, hội nghị, thủ kho...)
- Để thực hiện việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành cần phải cĩ sự đơn đốc, chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Cơng ty, Phịng Tổ chức Hành chính.
- Văn thư cần phải tham mưu cho Lãnh đạo về việc lập danh mục hồ sơ hàng năm, hướng dẫn cho các cán bộ làm cơng tác chuyên mơn đơi khi làm cơng tác cơng văn giấy tờ lập hồ sơ cơng việc, thu nộp hồ sơ theo đúng quy định.
- Cần tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư để nâng cao
trình độ cho cán bộ phịng ban để tránh soạn thảo những văn bản cịn sai về thể
thức
- Đơn đốc thực hiện tốt quy trình soạn thảo, trình duyệt và ban hành văn bản đảm bảo đúng thể thức, pháp luật; giảm đến mức tối đa những văn bản khơng rõ trách nhiệm, khơng đúng thẩm quyền, nội dung khơng rõ ràng. Từng bước cải tiến và áp dụng các mơ hình tiên tiến, các điển hình kinh nghiệm tốt trong cơng tác hành chính.
- Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện quy chế làm việc, quy chế quản lý cơng văn
giấy tờ.
- Đề xuất với lãnh đạo cơng ty chú trọng đến việc đầu tư, nâng cấp hệ thống
tin học ứng dụng trong cơng tác văn thư.
2. Cơng tác lưu trữ Ưu điểm: Ưu điểm:
Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà là một doanh nghiệp chuyên tư vấn, thiết
kế các cơng trình thuỷ điện trọng điểm, trong cơ chế thị trường cạnh tranh để tồn
tại và phát triển nhằm đưa Tổng Cơng ty Sơng Đà thành một tập đồn kinh tế
mạnh. Được sự quan tâm của Lãnh đạo cơng ty đối với cơng tác lưu trữ, điều này
được thể hiện ở việc cơng ty đã ký ban hành và áp dụng các quy trình tiêu chuẩn
ISO 9001:2000. Quy trình này đã phần nào thúc đẩy cơng tác lưu trữ của Cơng ty đi vào quy củ, nề nếp.
Cơng ty đã thành lập phịng lưu trữ cơ quan, cĩ điều kiện tổ chức thu thập và bảo quản tài liệu hồ sơ cơng trình. Phịng Lưu trữ đã được trang bị những thiết bị
Phụ trách bộ phận lưu trữ là cán bộ cĩ kinh nghiệm, chu đáo, cẩn thận cĩ
tinh thần trách nhiệm cao và phẩm chất nghề nghiệp.
Hạn chế:
- Hệ thống văn bản hướng dẫn chỉ đạo về cơng tác lưu trữ cịn ít chưa phát
huy tác dụng.
- Chưa cĩ cán bộ chuyên trách, vẫn cịn kiêm nhiệm.
- Vì điều kiện tài chính cịn hạn hẹp, trình độ chuyên mơn cịn hạn chế nên
chưa tổ chức chỉnh lý tài liệu được cịn nhiều tài liệu trùng thừa.
- Phương án phân loại tài liệu theo Cơ cấu tổ chức - Thời gian đang áp
dụng cho khối tài liệu khoa học kỹ thuật sẽ làm tài liệu bị xé lẻ.
- Cơng tác xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện nên chưa cĩ bảng kê thời hạn bảo quản đối với các loại tài liệu.
- Việc ứng dụng tin học cịn hạn chế mới chỉ dừng lại ở việc lập mục lục hồ sơ.
Kiến nghị biện pháp khắc phục:
- Tăng cường cơng tác tuyên truyền cho cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty hiểu rõ tác dụng và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.
- Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo
quản tài liệu.
- Kịp thời ban hành những văn bản hướng dẫn, quy định thực hiện cụ thể về cơng tác cơng văn giấy tờ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan.
- Đưa việc thực hiện những quy định về cơng tác văn thư và lưu trữ trong cơ
quan thành một chỉ tiêu bắt buộc mọi cán bộ làm cơng tác liên quan đến cơng văn
giấy tờ phải thực hiện nghiêm túc cơng tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ như thực
hiện nhiệm vụ chuyên mơn của mình.
- Tạo điều kiện cho cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ.
- Cần lập kế hoạch thu thập, chỉnh lý khoa học tài liệu
Trên đây là một số kiến nghị nhằm gĩp phần nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư, lưu trữ của Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà, để đáp ứng được yêu cầu ngày càng phát triển của cơng ty và xã hội.
PHẦN THỨ III. CÁC PHỤ LỤC