Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại

trình sản xuất diễn ra một cách liên tục góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất,hiệu quả sử dụng vốn lưu động, sản phẩm cung cấp ra thị trường đảm bảo chấtlượng là một vấn đề cấp thiết tron

MỤC LỤC

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TRONG BÁO CÁO

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ GIA BÊ TÔNG PHẢ LẠI 3

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại 3

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu 3

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu 5

1.1.1 Đánh giá nguyên vật liệu 6

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại 9

1.2.1 Quy trình thu mua 9

1.2.2 Quy trình sử dụng 11

1.2.3 Quy trình bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu 11

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty 12

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ GIA BÊ TÔNG PHẢ LẠI 15

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty 15

2.1.1 Chứng từ kế toán 15

2.1.2 Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu 16

2.1.3 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 19

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 30

2.2.1 Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu 31

2.2.2 Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu 37

CHƯƠNG III HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ GIA BÊ TÔNG PHẢ LẠI 45

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại và phương pháp hoàn thiện 45

3.1.1 Ưu điểm 45

3.1.2 Nhược điểm 49

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại 51

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 52

3.2.2 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 54

3.2.3 Về sổ kế toán chi tiết 54

3.2.4 Về sổ kế toán tổng hợp 55

KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Bảng 1 Bảng mã danh mục vật liệu 5

Sơ đồ 1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 17

Sơ đồ 2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu 18

Sơ đồ 3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 20

Bảng 2 Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 23

Bảng 3 Mẫu biên bản kiểm nghiệm 24

Bảng 4 Mẫu phiếu nhập kho 25

Bảng 5 Mẫu phiếu xuất kho 26

Bảng 6 Mẫu sổ chi tiết vật liệu 27

Bảng 7 Mẫu thẻ kho 28

Bảng 8 Mẫu bảng tổng hợp xuất nhập tồn nguyên vật liệu 29

Bảng 9 Mẫu bảng tổng hợp kiểm kê kho nhiên liệu 40

Sơ đồ 4 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 42

Bảng 10 Mẫu nhật ký chung 43

Bảng 11 Mẫu sổ cái TK 152 44

Bảng 12 Mẫu phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu 48

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TRONG BÁO CÁO

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước ta trong những năm qua đã có sự nỗ lực vượt bậc về mọi mặtđặc biệt là nền kinh tế Là một nước nhỏ trong khối tổ chức thương mại lớnWTO nhưng nước ta đã có thể khẳng định được vị thế của mình qua nhữngthử thách và khó khăn mà nền kinh tế thế giới đang phải đương đầu, đó làkhủng hoảng kinh tế thế giới Đây là một thách thức khó buộc đất nước ta phải

có những chiến lược mới đặt ra sao cho nền kinh tế trong nước không nhữngkhông bị suy thoái mà còn phát triển hơn nữa

Để làm được điều đó các doanh nghiệp cần phải có những phương án sảnxuất và kinh doanh có hiệu quả, cụ thể hơn nữa là doanh nghiệp phải biết cảitiến và nâng cao chất lượng sản phẩm Là đơn vị kinh tế thuộc ngành sản xuấtvật chất nếu đơn vị sử dụng vốn tiết kiệm nhưng vẫn làm cho chất lượng sảnphẩm tốt, giá thành sản phẩm thấp thì không những có ý nghĩa to lớn trongphạm vi ngành mà còn có tác dụng không nhỏ đến các ngành khác và toàn bộnền kinh tế quốc dân Chất lượng sản phẩm tốt hay xấu, cũng như chi phínhiều hay ít phụ thuộc rất lớn vào nguyên vật liệu dùng để sản xuất ra sảnphẩm Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung, nguyên vật liệu thườngchiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, chỉ cần một sự biếnđộng nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành và toàn bộhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, việc hạn chế tối đa hóa chiphí nguyên vật liệu mà vẫn cung cấp đủ số lượng nguyên vật liệu cho quá

trình sản xuất diễn ra một cách liên tục góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất,hiệu quả sử dụng vốn lưu động, sản phẩm cung cấp ra thị trường đảm bảo chấtlượng là một vấn đề cấp thiết trong mỗi doanh nghiệp.

Nhận thức được rõ vai trò quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trongquản lý chi phí của doanh nghiệp, qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phầnphụ gia bê tông Phả Lại, cùng với sự giúp đỡ của phòng kế toán, sự hướng dẫntận tình của Cô Nguyễn Thị Mỹ và qua tìm hiểu thực tế công tác kế toán của

Công ty em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu

ở Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại” để tìm ra những mặt mạnh và

những mặt còn tồn tại đồng thời đề xuất một số ý kiến nhằm khắc phục và gópphần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty

Vận dụng những kiến thức đã tiếp thu được ở trường kết hợp với thực tế

ở Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại Báo cáo chuyên đề của em gồm 3chương như sau:

Chương I : Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công

ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại.

Chương II : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại

Chương III : Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại.

Do điều kiện thời gian có hạn cùng với kiến thức thực tế chưa có nhiềunên trong chuyên đề không tránh được những thiếu sót, em mong được sự chỉbảo của các cô chú, anh chị trong Công ty cùng với Cô Nguyễn Thị Mỹ để em

có thể hoàn thành tốt chuyên đề này

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ GIA BÊ TÔNG PHẢ LẠI1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã trải qua chế biến hìnhthành lên sản phẩm của Công ty dưới sự tác động của con người Là một bộphận trọng yếu của tư liệu sản xuất có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạtđộng sản xuất kinh doanh, nếu thiếu nguyên vật liệu thì không thể tiến hànhđược các hoạt động sản xuất của Công ty

Đặc điểm của nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên quátrình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất, trong quá trìnhtham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chỉ tham gia vàomột chu kỳ sản xuất, toàn bộ giá trị của vật liệu được chuyển vào chi phí kinhdoanh trong kỳ

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu tồn tại dưới nhiềuhình thức khác nhau ở từng quá trình sản xuất:

+ Giai đoạn chuẩn bị sản xuất thì nguyên vật liệu vẫn giữ nguyên hìnhdáng ban đầu, chưa chịu sự tác động của máy móc và con người

+ Giai đoạn đưa vào sản xuất thì nguyên vật liệu trở thành những sảnphẩm dở dang, bán thành phẩm, sau đó được tiếp tục đưa vào sản xuất, phachế và trộn lẫn theo tỷ lệ quy định thì nguyên vật liệu cuối cùng trở thànhthành phẩm là sản phẩm chính của công ty xuất ra thị trường

Nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh được xác định ngay từ khâuchuẩn bị sản xuất, từ các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế mà Công ty đưa

ra các định mức nguyên vật liệu cần sử dụng từ đó lập kế hoạch cung cấp vậtliệu cho phù hợp về quy cách, phẩm chất và số lượng

Nguyên vật liệu có vai trò rất to lớn, không thể thiếu trong doanh nghiệpsản xuất kinh doanh, việc quản lý mọi mặt về nguyên vật liệu trong sản xuấtbao gồm cả về mặt số lượng cung cấp theo đúng kế hoạch tiến độ, về chấtlượng phải được kiểm tra chặt chẽ, về giá trị phải phù hợp với mặt bằng từngkhu vực Việc quản lý có hiệu quả nguyên vật liệu được thực hiện ngay từkhâu thu mua, Công ty được xây dựng ngay sát Công ty cổ phần nhiệt điệnPhả Lại – Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chính cho Công ty, rất thuận lợicho việc vận chuyển, giảm chi phí Bảo quản nguyên vật liệu Công ty cũng đãxây dựng kho, bãi chứa cho từng loại nguyên vật liệu tiện cho việc xuất sửdụng

Nguồn cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phảlại chủ yếu là nguồn cung cấp tro bay ổn định từ xi lô dây chuyền II của Công

ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại và mua ngoài Vì vậy để quản lý sử dụngnguyên vật liệu tạo ra sản phẩm mới còn phải chú trọng đến khâu tiết kiệmchống lãng phí, điều hành tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu

là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảmgiá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Để phục vụ cho nhu cầu của công tác hạch toán và quản lý nguyên vậtliệu kế toán lập sổ danh điểm vật liệu và mỗi loại nguyên vật liệu Công ty sửdụng chữ cái đầu làm tên vật liệu, sổ này được ghi trên máy tính, nó giúp cho

việc nghiên cứu, theo dõi chi tiết nguyên vật liệu được dễ dàng hơn, tiết kiệmđược thời gian.

(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán)

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu

Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại là một đơn vị sản xuất kinhdoanh sản phẩm chủ yếu là tro bay và xỉ than phế thải nên nguyên vật liệu đầuvào đóng vai trò quan trọng không thể thiếu được trong quá trình sản xuất.Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu phải tiến hành phân loại vậtliệu hợp lý Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp cá loại vật liệu với nhau theomột đặc trưng nhất định như theo vai trò và tác dụng của vật liệu, theo nguồnhình thành, theo quyền sở hữu vật liệu,…trong đó, phân loại vật liệu dựa vàovai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất được sử dụng phổ biến, theocách phân loại này tại Công ty cũng đã tiến hành phân loại vật liệu thành từngnhóm dựa trên tính chất lý hóa, chức năng và vai trò của nguyên vật liệu đótrong sản xuất Nguyên vật liệu của Công ty được chia thành các loại như sau:+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty là

cơ sở vật chất hình thành lên sản phẩm Nó bao gồm các loại vật liệu mà Công

ty sử dụng như: tro bay, dầu DT, DO, than cám và một số vật liệu khác

+ Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu không cấu thành thựcthể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làmthay đổi màu sắc, hình dạng bên ngoài của sản phẩm như: Vỏ bao, dâythừng,

+ Nhiên liệu: Là loại vật liệu sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượngcho các loại máy móc, xe cộ như: Than, xăng, dầu diezen,…

+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng của các loại máy móc thiết

bị mà công ty sử dụng bao gồm: Vòng bi, dây, đai, phụ tùng máy xúc, bánhrăng,…

+ Phế liệu thu hồi: bao gồm vỏ bao,…

1.1.3 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để tính toán xácđịnh giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo tínhthống nhất và trung thực

Để đáp ứng được nhiệm vụ sản xuất, tại Công ty cổ phần phụ gia bê tôngPhả Lại các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên Việc xác định đúnggiá trị nguyên vật liệu xuất dùng là rất cần thiết

* Đối với nguyên vật liệu nhập kho

Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại tính thuế theo phương phápkhấu trừ, nguyên vật liệu tại Công ty được tính theo giá thực tế đích danh

Tại Công ty, khi nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài tất cả đều đượcnhập vào kho, kế toán Công ty tính giá mua thực tế của nguyên vật liệu theocông thức:

- Đối với vật liệu do Công ty tự chế biến thì trị giá vốn thực tế nhập khovật liệu bao gồm giá thực tế của vật liệu xuất chế biến cộng với chi phí chếbiến gồm chi phí nhân công và các chi phí khác.

- Đối với vật tư thuê ngoài chế biến, trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực

tế của vật liệu xuất thuê ngoài chế biến, chi phí vận chuyển từ doanh nghiệpđến nơi chế biến và ngược lại, chi phí thuê chế biến

- Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, vốn góp cổ phần, trị giá vốnthực tế là giá được các bên tham gia liên doanh, góp vốn chấp thuận

- Đối với phế liệu thu hồi giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do Giámđốc Công ty quyết định

* Đối với nguyên vật liệu xuất kho

Trên cơ sở phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ nghiệp

vụ của cán bộ nhân viên kế toán, Công ty sử dụng phương pháp tính giá theogiá thực tế đích danh Theo phương pháp này vật liệu xuất kho thuộc lô hàng

nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Vật liệu được xácđịnh giá trị theo từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng.Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá trị thực tế đích danh của vật liệu đó Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán,chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất kho đembán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho đượcphản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắtkhe, chỉ những Công ty kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trịlớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể ápdụng được phương pháp này

Ví dụ minh họa:

Tính giá thực tế xuất kho tro bay

Tồn đầu tháng 12/2011: 586 tấn Đơn giá là 69.596 đ

Ngày 5/12/2011 nhập kho 380 tấn Đơn giá là 70.872 đ

Ngày 20/12/2011 nhập kho 800 tấn Đơn giá là 71.090,9 đ

Ngày 22/12/2011 xuất kho 650 tấn

Trị giá nguyên vật liệu xuất kho ngày 22/12/2011 được tính như sau:

Trị giá nguyên vật liệu

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại

Trong thực tế hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu

có hiệu quả ngày càng được coi trọng làm sao để cùng một khối lượng vật liệu

có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, có giá thành thấp nhất mà vẫn đảmbảo chất lượng sản phẩm Do vậy công tác quản lý, thu mua, sử dụng và bảoquản nguyên vật liệu là một yêu cầu tất yếu khách quan, nó cần thiết cho mọiphương thức sản xuất kinh doanh

Thực hiện nhập, xuất nguyên vật liệu trước hết phải đảm bảo về số lượng,chất lượng, chủng loại của từng loại nguyên vật liệu sao cho sản xuất luônđược liên tục Có những biện pháp điều chỉnh tăng giảm về số lượng nguyênvật liệu cho hợp lý tránh thất thoát hư hỏng

1.2.1 Quy trình thu mua

Nhu cầu của xã hội ngày càng phát triển không ngừng Để đáp ứng đầy

đủ được những yêu cầu đó buộc quá trình sản xuất kinh doanh của các doanhnghiệp phải diễn ra thường xuyên, xu hướng ngày càng tăng về quy mô, nângcao chất lượng sản phẩm Chính vì vậy các doanh nghiệp cần phải tiến hànhcung ứng thường xuyên nguồn nguyên vật liệu đầu vào, đáp ứng kịp thời yêucầu sản xuất Muốn vậy trong khâu thu mua cần phải quản lý tốt về mặt khốilượng, qui cách, chủng loại nguyên vật liệu sao cho phù hợp với yêu cầu sảnxuất, cần phải tìm được nguồn thu mua nguyên vật liệu với giá mua hợp lý vớigiá trên thị trường, chi phí thu mua thấp Điều này góp phần vào việc giảm tốithiểu chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật

tư được phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm cung cấp thích hợp đểđảm bảo nguyên vật liệu đúng chất lượng, đủ về số lượng, hợp lý về giá cả

Kế hoạch xây dựng mua sắm nguyên vật liệu là phải có sự thống nhấtgiữa các phòng ban với nhau, khi mỗi chu kỳ sản xuất ra sản phẩm thì phải bắtđầu từ đâu, phải mua sắm những loại nguyên vật liệu nào để cho vừa đủ với

nó, để từ đó lên kế hoạch mua sắm Sau đó trình ban giám đốc xem xét và phêduyệt, phòng vật tư tiến hành làm các hợp đồng thu mua nguyên vật liệu, tiếpnhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại của nguyên vật liệu theo đúngquy định trong hợp đồng Vận chuyển nguyên vật liệu về kho

Trong quá trình tiếp nhận nguyên vật liệu phải quán triệt một số yêu cầusau:

+ Mọi nguyên vật liệu nhập kho phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ

+ Mọi nguyên vật liệu nhập kho phải có đủ thủ tục kiểm tra và kiểmnghiệm

+ Xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại

+ Có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu, sai hỏng quy cách

Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng, chấtlượng và chủng loại nguyên vật liệu, kịp thời phát hiện tình trạng của nguyênvật liệu, hạn chế sự nhầm lẫn, thiếu trách nhiệm có thể xảy ra

1.2.2 Quy trình sử dụng

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành nên sản phẩm do

đó nó quyết định giá thành sản phẩm Chính vì vậy việc sử dụng hợp lý

nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng trong quá trình sản xuất

và tạo ra sản phẩm

Khi có yêu cầu xuất nguyên vật liệu để sản xuất kế toán nguyên vật liệu

sẽ ghi chứng từ, thủ kho lấy phiếu xuất kho cùng với bộ phận kiểm định kiểmtra lại chất lượng, số lượng, quy cách, tiêu chuẩn của nguyên vật liệu khi xuấtkho

Bộ phận sử dụng là khâu cuối cùng trước khi tạo ra sản phẩm, chính lúcnày bộ phận kỹ thuật cùng với công nhân và máy thi công sản xuất, tính toánhợp lý sao cho phù hợp với chất lượng sản phẩm Tránh dư thừa, mất mát,lãng phí cho Nhà nước và làm giảm lợi nhuận của công ty

Khi đã tạo ra sản phẩm, doanh nghiệp phải tổ chức thu hồi vật liệu dưthừa, phế liệu có thể tái sử dụng lại được như vỏ bao,…

1.2.3 Quy trình bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu

Việc bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu tại kho bãi cần được thực hiệntheo đúng chế độ qui định cho từng loại nguyên vật liệu phù hợp với tính lý,hoá mỗi loại với qui mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoátlãng phí hư hỏng làm giảm chất lượng nguyên vật liệu

+ Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳsản xuất kinh doanh , nguyên vật liệu biến động thường xuyên nên việc dự trữnguyên vật liệu như thế nào để đáp ứng đủ nhu cầu của sản xuất kinh doanhhiện tại , thường xuyên lâu dài là yếu tố rất quan trọng Mục đích của việc dựtrữ là đảm bảo nhu cầu của sản xuất kinh doanh không quá nhiều làm ứ đọng

về vốn, nhưng cũng không ít làm gián đoạn quá trình sản xuất Hơn nữa doanhnghiệp phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết mức tối đa và mức tối thiểu

cho sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sử dụngcũng như mức hao hụt hợp lý trong việc vận chuyển và bảo quản

+ Quản lý nguyên vật liệu là một trong các nội dung quan trọng cần thiếtcủa công tác quản lý nói chung, cũng như quản lý sản xuất nói riêng luônđược các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm đến Muốn quản lý vật liệu chặtchẽ và có hiệu quả chúng ta cần tiến hành cải tiến và tăng cường công tácquản lý cho phù hợp điều kiện thực tế của doanh nghiệp

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty

Nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng trong mỗi doanh nghiệp sảnxuất Việc quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò chủ chốt trong khâu kế toán

Kế toán nguyên vật liệu giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm đượctình hình vật tư để chỉ đạo tiến độ sản xuất Hạch toán nguyên vật liệu đảmbảo chính xác, kịp thời và phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dựtrữ nguyên vật liệu Tính chính xác của hạch toán kế toán nguyên vật liệu ảnhhưởng đến tính chính xác của giá thành sản phẩm

Nắm bắt được tầm quan trọng của việc quản lý nguyên vật liệu Chứcnăng và nhiệm vụ của từng phòng ban đối với công tác quản lý nguyên vậtliệu trong doanh nghiệp sản xuất được thể hiện như sau:

- Ban giám đốc: Phải thường xuyên nắm bắt các thông tin về thị trường,giá cả sự biến động của đầu vào sản xuất và đầu ra một cách đầy đủ, chính xáckịp thời Những số liệu của kế toán sẽ giúp cho ban giám đốc có thể đưa ranhững quyết định đúng đắn trong việc chỉ đạo sản xuất kinh doanh

- Phòng vật tư: Đưa ra các kế hoạch vật tư phù hợp với nhu cầu sản xuấtcủa Công ty Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyêntắc, yêu cầu quản lý thống nhất nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản

lý tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu, bảo quản và dự trữ nguyên vật liệunhằm hạ giá thành sản phẩm.

- Phòng kế toán: Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tìnhhình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vệt liệutính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đã thu mua và nhập kho, đảm bảocung cấp kịp thời, đúng chủng loại cho quá trình sản xuất

Áp dụng đúng các quy tắc hạch toán nguyên vật liệu, hướng dẫn kiểm tracác bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu vềnguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ,…) Mở các sổ sách, thẻ

kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán đúng phương pháp nhằm đảm bảo thốngnhất trong công tác quản lý kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộnền kinh tế quốc dân

Kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụngnguyên vật liệu, kiểm tra tình hình nhập, xuất, phát hiện và ngăn ngừa các ảnhhưởng xấu xảy ra và đề xuất các biện pháp xử lý về nguyên vật liệu như: thừa,thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, mất mát, hư hao, tính toán, xác định chính xác

số lượng và giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao trong quá trình sản xuất

Tham gia kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu theo chế độ mà nhà nước đãquy định, lập các báo cáo về vật tư, tiến hành phân tích về tình hình thu mua,

dự trữ, quản lý, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu nhằm phục vụ công tácquản lý nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phínguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất toàn bộ

Việc quản lý tốt nguyên vật liệu trong công ty được ban quản lý chútrọng và đẩy mạnh Đổi mới phương pháp quản lý sao cho phù hợp với đặcthù nguyên vật liệu của công ty Từ đó làm phát triển việc kinh doanh của

công ty Trong quá trình sản xuất không xảy ra gián đoạn như thiếu nguyênvật liệu hoặc chất liệu nguyên vật liệu không đảm bảo sản phẩm Vì vậynhững đơn hàng của công ty luôn được hoàn thành đúng thời hạn Chất lượngsản phẩm cũng làm hài lòng khách hàng, tạo uy tín lâu dài, giúp công ty ngàycàng phát triển.

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHỤ GIA BÊ TÔNG PHẢ LẠI2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty

2.1.1 Chứng từ kế toán

Mọi hoạt động kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp đều liên quan tới tình hình nhật, xuất nguyên vật liệu,đều phải lập chứng từ kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghichép ban đầu về nguyên vật liệu đã được nhà nước ban hành Nó là cơ sở đểghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán để kiểm tra giám sát tình hình thựchiện và biến động của từng loại nguyên vật liệu, đồng thời thực hiện quản lý

có hiệu quả nguyên vật liệu, phục vụ đầy đủ, kịp thời nguyên vật liệu trongquá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Theo chế độ kế toán quy định ban hành theo quyết định số BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính Công ty sử dụng các chứng

15/2006/QĐ-từ kế toán sau để ghi sổ kế toán:

- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa Mẫu số 05 - VT

- Hoá đơn bán hàng Mẫu số 01GTKT - 3LL

- Sổ chi tiết vật liệu

- Bảng tổng hợp xuất nhập tồn nguyên vật liệu

- Và các chứng từ có liên quan

Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc doanh nghiệp phải lập kịp thời,đầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung, phương pháp lập và cácchứng từ kế toán về kế toán nguyên vật liệu phải được luân chuyển theo trình

tự, thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, người lập chứng từ phải chịutrách nhiệm về các chứng từ đã lập (về tính hợp lý và hợp pháp) đối với cácnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

2.1.2 Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu

*) Thủ tục nhập kho

Việc cung ứng vật tư cho sản xuất hoặc cho các đối tượng khác như bánhàng, quản lý trong công ty đều do Phòng kinh doanh thực hiện Căn cứ vàođịnh mức vật liệu cho từng loại sản phẩm, số lượng sản phẩm sản xuất, tìnhhình dự trữ nguyên vật liệu thực tế tại công ty, phòng kinh doanh lập kế hoạchmua nguyên vật liệu sau đó trình kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho Bangiám đốc duyệt Được sự đồng ý của Ban Giám đốc sẽ chuyển đến cho kế toántrưởng duyệt Nếu được duyệt Phòng vật tư sẽ tiến hành ký kết các hợp đồngkinh tế mua nguyên vật liệu Bên cung cấp sẽ viết hóa đơn và giao một liêncho Công ty Tại phòng kinh doanh sẽ tính toán và đưa ra các định mức vậtliệu cụ thể cho từng phân xưởng, từng bộ phận sử dụng

Các bước nhập kho nguyên vật liệu được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Hoá đơn Phiếu nhập kho

Khi nhận được hoá đơn GTGT, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của nhàcung cấp gửi đến đơn vị do nhân viên của đơn vị mang về, phòng kinh doanhđối chiếu với hợp đồng kinh tế được ký kết giữa hai bên để quyết định chấpnhận hay không chấp nhận thanh toán, yêu cầu giảm giá hay trả lại hàng chotừng lô được nhập Diễn ra đồng thời với việc kiểm tra, kiểm định lô hàng doban kiểm nghiệm vật tư tiến hành Việc kiểm nghiệm phải tiến hành dựa trêncác tiêu thức như: số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu, đơn giá,ngày nhập, xuất ghi trên Hợp đồng Nếu đúng yêu cầu và có xác nhận củaBan kiểm nghiệm vật tư lúc đó thủ kho mới tiến hành làm thủ tục nhập kho.Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên đặt giấy than viết một lần với nội dungkinh tế giống nhau có đầy đủ chữ ký của 3 người: Người giao hàng, phụ tráchcung tiêu và thủ kho

Liên 1: Lưu lại phòng kinh doanhLiên 2: Chuyển cho thủ kho ghi vào thẻ kho Sau đó chuyển cho kế toánnguyên vật liệu để ghi sổ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và lưu lại phòng kếtoán

Ban kiểm nghiệm

vật tưPhòng kinh doanh

Phòng TC - KT

Phòng kinh doanh

*) Thủ tục xuất kho

Do quá trình thu mua nguyên vật liệu về nhập kho từ các đơn vị khácnhau nên khi xuất kho nguyên vật liệu cũng có các mục đích khác nhau như:Bán hàng, quản lý, nhượng bán, sản xuất sản phẩm, Song nguyên vật liệu ởCông ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại sử dụng chủ yếu cho quá trình sảnxuất, còn sử dụng cho mục đích khác chiếm tỷ trọng rất nhỏ

Các bước xuất kho nguyên vật liệu được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Giấy lĩnh vật tư

Phiếu X.kho

Việc xuất kho nguyên vật liệu căn cứ vào sổ nguyên vật liệu còn dự trữtrong kho, căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư nội bộ, bảng định mức tiêu haonguyên vật liệu Và chỉ xuất ra khi có nhu cầu và giấy tờ hợp lệ như: Giấy xinlĩnh vật tư do bộ phận sử dụng làm (Giấy này do phân xưởng sản xuất kýduyệt) Sau đó bộ phận có nhu cầu mang giấy này sang phòng kinh doanh sẽxem xét, đối chiếu với bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng kỹthuật để xét duyệt

Sau khi kiểm tra thấy phù hợp với số lượng, nhu cầu và định mức tiêuhao nguyên vật liệu, phòng kinh doanh duyệt xuất số nguyên vật liệu trên và

kế toán viết phiếu xuất kho gồm 3 liên:

Xuất kho

Liên 1: Lưu lại phòng kinh doanh.

Liên 2: Giao cho người lĩnh vật tư giữ

Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kếtoán

Căn cứ vào tình hình nhập, xuất hàng tháng kế toán vào bảng kê để tậphợp chi phí phát sinh cho từng bộ phận Cuối tháng tính tổng số phát sinh chotừng sản phẩm để vào bảng kê phân bổ nguyên vật liệu Trên cơ sở đó để tínhgiá sản phẩm hoàn thành

2.1.3 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là sự kết hợp giữa kho và phòng kếtoán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu cả về sốlượng lẫn chất lượng chủng loại và giá trị

Trong một doanh nghiệp thường bao gồm rất nhiều chủng loại nguyên vậtliệu, trong mỗi chủng loại nguyên vật liệu lại có giá trị, số lượng, chất lượngkhác nhau Do vậy, tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu có ý nghĩa vôcùng quan trọng đối với công tác bảo quản, kiểm kê tình hình cung ứng, sửdụng nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu vừa phải thực hiện ở kho, vừaphải hạch toán ở phòng kế toán

Để đảm bảo tốt công tác quản lý nguyên vật liệu thì phải theo dõi chặtchẽ tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu theo từng chỉ tiêu hiện vật

và chỉ tiêu giá trị theo từng loại Việc hạch toán nguyên vật liệu để đáp ứngđược nhu cầu này, thủ kho và kế toán hàng tồn kho có chung trách nhiệmtrong việc quản lý vật tư hàng hóa giữ thủ kho và kế toán có mối quan hệ, phối

hợp trong việc sử dụng các chứng từ, nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết vật

tư hàng hóa theo phương pháp phù hợp

Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp mởthẻ song song Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùnggiá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho

Do ưu điểm của phương pháp mở thẻ song song, ghi chép đơn giản, dễkiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý chặt chẽ tình hình biến động với số hiện

có của vật liệu trên hai chỉ tiêu số lượng và giá trị nên công tác kế toán chi tiếtnguyên vật liệu tại Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại đã tiến hành theophương pháp mở thẻ song song Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu giữakho và phòng kế toán được tiến hành theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

Chứng từnhập

Thẻ kho

Chứng từxuất

Sổ kế toánchi tiết

Bảng tổng hợpN-X-T

Sổ kế toán tổng hợp

 Tại kho:

Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình biến động tăng, giảmnguyên vật liệu về mặt số lượng, theo nhóm nguyên vật liệu Mỗi loại nguyênvật liệu được ghi trên một thẻ kho Khi nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vậtliệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ đó rồi đốichiếu với nguyên vật liệu ghi trên phiếu nhập, phiếu xuất và số thực nhập,thực xuất đó trên thẻ kho Cuối ngày tính ra số nguyên vật liệu tồn kho củatừng lại nguyên vật liệu Các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngàyđược thủ kho phân loại theo từng loại nguyên vật liệu, rồi giao cho kế toánnguyên vật liệu để hạch toán Cuối tháng phải tiến hành tổng cộng số nhập,xuất tính ra số tồn kho về mặt số lượng theo từng danh điểm vật tư

Mỗi thẻ kho có thể mở gồm 01 tờ hay nhiều tờ tùy theo khối lượng ghichép trên các nghiệm vụ đó

 Tại phòng kế toán:

Sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình thực nhập – xuất – tồncủa từng loại vật liệu cả về mặt số lượng lẫn giá trị Định kỳ thủ kho giaochứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiếnhành đối chiếu, kiểm tra và ghi đơn giá hạch toán vào sổ kế toán vật tư chi tiết

và tính ra số tiền Cuối tháng sau khi ghi sổ chi tiết xong, kế toán tiến hànhcộng sổ chi tiết nguyên vật liệu tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và tổng sốtồn kho cho từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị Số lượng tồnkho nguyên vật liệu thể hiện trên sổ chi tiết phải được đối chiếu khớp đúngvới số lượng nguyên vật liệu ghi trên thẻ kho của thủ kho

Mọi sai sót phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời theođúng thực tế Cuối cùng, kế toán nguyên vật liệu tiến hành tổng hợp số lượngchi tiết cho từng loại nguyên vật liệu vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồnnguyên vật liệu trên cơ sở các phiếu nhập, xuất kho.

* Tại các tổ đội trực thuộc Công ty:

Nguyên vật liệu sử dụng cho các đội trực thuộc Công ty được xuất từ khonguyên vật liệu của Công ty

Đối với nguyên vật liệu nhận từ kho Công ty, việc nhập – xuất kho đượcthể hiện trên thẻ kho của Công ty Thủ kho có trách nhiệm trong việc xác định

số nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất Khi nhận nguyên vật liệu từ khoCông ty, người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng nguyên vật liệu Sau đó kývào phiếu giao nhận và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán Các cán bộ kinh tế

ở đội sản xuất tập hợp các phiếu xuất nguyên vật liệu thành từng quyển riêng,cuối tháng lập bảng kê nguyên vật liệu nhận từ Công ty Minh họa về việc lậpthẻ kho Công ty mua nguyên vật liệu có hóa đơn GTGT

Bảng 2 Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT – 3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: NA/11B

Liên 2: Giao cho khách hàng Số HĐ: 0014885

Ngày 15 tháng 11 năm 2011

Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại

Địa chỉ : Thị trấn Phả Lại – H Chí Linh – T Hải Dương

Điện thoại : 0320 3 881 126

Mã số thuế : 0800286853

Tài khoản số : 46110000000240

Họ và tên người mua hàng: Đồng Thu Hương

Tên đơn vị : Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại

Địa chỉ : Phả Lại – Chí Linh – Hải Dương

Tổng cộng tiền thanh toán: 62.560.000

Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi hai triệu, năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)

0 8 0 0 4 5 0 8 5 8

Ngày 15/11/2011 hóa đơn số 0014885 của Công ty nhiệt điện Phả Lại về.Khi hàng về phòng KCS nhận được hóa đơn và xuống kho cùng thủ kho tiếnhành kiểm nghiệm toàn bộ nguyên vật liệu mang về theo hóa đơn trên Kếtquả kiểm nghiệm ghi vào biên bản kiểm nghiệm.

Bảng 3 Mẫu biên bản kiểm nghiệm

Công ty cổ phần QĐ 15/2006/QĐ - BTC

phụ gia bê tông Phả Lại Ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM SỐ: 346 NC VẬT TU, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Ngày 15 tháng 11 năm 2011

Căn cứ theo quyết định số 1511 ngày 15 tháng 11 năm 2011 của Giám đốc Công ty cổphần phụ gia bê tông Phả Lại

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông: Đồng Trọng Quân Chức vụ: Giám đốc Đại diện: Trưởng ban

Ông: Nguyễn Văn Tính Chức vụ: TP Kinh doanh Đại diện: Thành viên

Bà: Đồng Thị Hà Chức vụ: NV P TCKT Đại diện: Thành viên

Đã kiểm nghiệm các loại:

chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

SL đúng quy cách, phẩm chất

SL không đúng quy cách, phẩm chất

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Vật tư đúng chủng loại, chất lượng tốt

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, thủ kho tiến hành nhập kho nguyên

vật liệu và lập phiếu nhập kho

Bảng 4 Mẫu phiếu nhập kho

Họ và tên người giao hàng: Đồng Thu Hương Đại chỉ: Phòng kinh doanh

Lý do nhập kho: Mua nguyên vật liệu

Nhập tại kho: Vật liệu Công ty cổ phần phụ gia bê tông Phả Lại

Địa chỉ: Phả Lại – Chí Linh – Hải Dương

STT

Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm VT, SP, HH

Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Bảng 5 Mẫu phiếu xuất kho

CÔNG TY CỔ PHẦN

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC

PHIẾU XUẤT KHO Số:

Ngày 25 tháng 12 năm 2011 Nợ TK 621

Có TK 1522

Họ và tên người giao hàng: Đồng Thu Hương Địa chỉ: Phòng Kinh doanh

Lý do xuất kho: Mua nguyên vật liệu

Xuất tại kho: Vật liệu Công ty CP Phụ Gia Bê Tông Phả Lại

-Địa chỉ: Phả Lại – Chí Linh - Hải Dương

Stt Tên nhãn hiệu quy

cách, sản phẩm VT,

SP, HH

Mã số

Bảng 6 Mẫu sổ chi tiết vật liệu

Bảng 6 Mẫu sổ chi tiết vật liệu

CÔNG TY CỔ PHẦN

PHỤ GIA BÊ TÔNG PHẢ LẠI

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tên vật liệu: Tro bay Tháng 12 năm 2011

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)Thủ trưởng đơn vị

Bảng 7 Mẫu thẻ kho