Ở Cụng ty Cổ phần Phụ gia bờ tụng Phả Lại, nguyờn vật liệu được dựng để phục vụ cho sản xuất kinh doanh là chủ yếu. Ngoài ra, nguyờn vật liệu xuất ra để cỏc đơn vị khỏc vay mượn tạm thời, xuất bỏn, phế liệu, xuất cho quản lý...
* Trường hợp nguyờn vật liệu xuất để phục vụ cho sản xuất:
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toỏn nguyờn vật liệu nhập giữ liệu vào mỏy theo định khoản:
Nợ TK 621 - CP NVLTT ( chi tiết cho từng sản phẩm ) Cú TK 152 - Nguyờn vật liệu
Số liệu trờn sẽ được tự động ghi vào cỏc sổ, bảng biểu theo đỳng quy trỡnh xử lý thụng tin. Mỏy sẽ ghi và tự động tổng hợp nội dung từ màn hỡnh nhập dữ liệu vào sổ chi tiết cú liờn quan, bảng kờ xuất, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyờn vật liệu, sổ chi phớ nguyờn vật liệu, sổ cỏi liờn quan đó được cài sẵn trong mỏy.
Vớ dụ: Trong thỏng 12/2011 khi nhận được phiếu xuất kho số 210 ngày 15/12/2011 xuất than cỏm 4A cho sản xuất kế toỏn nguyờn vật liệu tiến hành ghi nội dung của phiếu xuất kho trờn theo định khoản.
Nợ TK 6212: 14.218.180 đồng Cú TK 152: 14.218.180 đồng
- Theo chứng từ xuất kho số 211 ngày 12/12/2011 xuất kho dầu sửa chữa mỏy Fax, mỏy Phụtụcopy cho Phũng Tổng hợp.
Nợ TK 6422: 1.500.000 đồng Cú TK 152: 1.500.000 đồng
* Trường hợp xuất nguyờn vật liệu cho cỏc đơn vị khỏc vay mượn tạm thời:
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toỏn nhập dữ liệu vào mỏy theo định khoản: Nợ TK 1388 ( Phải thu khỏc )
Cú TK 152 ( Nguyờn vật liệu ) Nhiệm vụ xử lý cỏc nghiệp vụ đó đề cập. * Trường hợp xuất bỏn nguyờn vật liệu:
Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT kế toỏn vào mỏy theo định khoản: 1. Nợ TK 111, 112, 113: ( số tiền thu được do bỏn nguyờn vật liệu )
Cú TK 5111: ( doanh thu bỏn hàng ) Cú TK 3331: ( thuế GTGT đầu ra )
2. Nợ TK 632: ( Giỏ vốn nguyờn vật liệu xuất bỏn ) Cú TK 152: (nguyờn vật liệu)
Vớ dụ: Ngày 16/12/2011 Cụng ty Cổ phần Phụ gia bờ tụng Phả Lại xuất bỏn tro bay cho ban quản lý dự ỏn nhà mỏy thuỷ điện Sơn La : Căn cứ hoỏ đơn GTGT số 735689 ngày 16/12/2011 kế toỏn định khoản.
1. Nợ TK 6321: 52.350.600 đồng Cú TK 152: 52.350.600 đồng 2. Nợ TK 131: 66.000.000 đồng
Cú TK 5111: 60.000.000 đồng Cú TK 3331: 6.000.000 đồng * Trường hợp xuất bỏn phế liệu:
Kế toỏn căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng kiờm phiếu xuất kho để ghi vào TK 811 (chi phớ khỏc).
Nợ TK 811: Chi phớ khỏc.
Cú TK 152: Nguyờn vật liệu
Từ bảng kờ xuất vật liệu, thỏng 12/2011 của Cụng ty cú thể phỏn ỏnh trờn sổ Nhật ký chung và sổ cỏi theo từng sản phẩm cho cụng việc được gọn nhẹ. Nhưng ở Cụng ty Cổ phần Phụ gia bờ tụng Phả Lại đó ỏp dụng cụng tỏc Kế toỏn trờn mỏy vi tớnh nờn Phũng Kế toỏn đó căn cứ vào cỏc chứng từ theo thứ tự thời gian để vào Sổ nhật ký chung và Sổ cỏi. Nếu cú yờu cầu kiểm tra số vật liệu xuất dựng cho từng sản phẩm thỡ kế toỏn kểm tra trờn bảng tổng hợp xuất vật tư và đối chiếu vào sổ cỏi TK 152 và cỏc sổ chi phớ cú liờn quan. Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc kế toỏn cập nhật cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào mỏy sau đú theo thỏng, theo quý, theo năm kế toỏn in ra những số cần thiết.
Cuối mỗi quý, cụng ty lập Hội đồng kiểm kờ để xỏc định mức chờnh lệch giữa sổ sỏch và thực tế ( nếu cú ) để tỡm ra cỏch xử lý.
- Khi thiếu nguyờn vật liệu kế toỏn ghi: Nợ TK 152: ( Nguyờn vật liệu )
Cú TK 3381: ( Tài khoản thừa chờ xử lý ) - Khi thừa nguyờn vật liệu kế toỏn ghi:
Nợ TK 3381: ( Tài sản thừa chờ xử lý ) Cú TK 152: (Nguyờn vật liệu )
Vớ dụ: Ngày 31/12/2011 Cụng ty Cổ phần Phụ gia bờ tụng Phả Lại lập Hội đồng kiểm kờ kho nguyờn vật liệu nhiờn liệu cho Cụng ty, căn cứ vào biờn bản kiểm kờ ta cú bảng tổng hợp kiểm kờ kho nhiờn liệu.
Bảng 9. Mẫu bảng tổng hợp kiểm kờ kho nhiờn liệu
Ngày 31 thỏng 12 năm 2011 TT Danh mục ĐVT Sổ sỏch Thực tế Chờnh lệch Đơn giỏ Thành tiền Tốt Kộm 1 Dầu diezel Lớt 540 540 0 0 9.045 4.884.300 2 Dầu thủy lực Lớt 75 75 0 25 20.000 1.500.000
3 Dầu can tex Thựng 5 5 0 0 454.545 2.272.725
4 Nhớt Thựng 3 3 0 0 600.000 1.800.000 5 Xăng Lớt 200 200 0 0 11.500 2.300.000 6 ... ... Cộng Kế toỏn ghi: Nợ TK 152: 500.000 đồng
Cú TK 3381: 500.000 đồng
Sau đõy là cỏc bước hạch toỏn nguyờn vật liệu một cỏch tổng hợp mà kế toỏn sử dụng tại Cụng ty.
Sơ đồ 4. Hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu TK 152
TK 111 SD: 39,564,078 TK621
TK 112 TK 627 42.377.697 42.377.697 582.477.797 582.477.797 TK 141 TK 632 175.965.500 125.965.500 1.914.182.174 1.914.182.174 TK 154 TK 641 459.786.203 459.786.203 2.165.109.887 2.165.109.887 TK 311 1.151.063.053 1.151.063.053 TK 331 TK 642 2.114.090.851 2.114.090.851 563,676.216 563,676.216 TK 3381 17.991.000 17.991.000 TK 621 40.266.341 40.266.341 5.688.433.196 5.639.417.340 SD: 88.579.934 Bảng 10. Mẫu nhật ký chung CễNG TY CP PHỤ GIA Bấ TễNG PHẢ LẠI Phả Lại - Chớ Linh - Hải Dương
( Trớch ) NHẬT Kí CHUNG Thỏng 12 năm 2011 NT GS Chứng từ Đó vào sổ cỏi
Diễn giải TK đối ứng Số tiền
SH NT Nợ Cú
1/12 v Nhập kho tro bay 152 111 56.872.720 1331 111 5.687.280
… … … … ……… …. … ….
1/12 v Xuất kho Tro bay cho PXVH
621 152 19.194.543 … …. …. ….. ……… ……….. …. …….. 10/12 Xuất than cỏm 4A 152 621 115.140.112 12/12 Rỳt tiền gửi mua bao bỡ
nhập kho
152 112 11.546.000 … … … ….. ………. ……… …….. ………..
25/12 Nhập kho tro bay thừa nhập lại
152 621 1.658.000
Ngày 31 thỏng 12 năm 2011
Người lập biểu
( Ký, ghi rừ họ tờn ) Kế toỏn trưởng
( Nguồn Phũng Tài chớnh kế toỏn )
Bảng 11. Mẫu sổ cỏi TK 152
SỔ CÁI
Thỏng 12 năm 2011
TK: 152 - Nguyờn liệu, vật liệu
Đơn vị tớnh: VNĐ
NT GS
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phỏt sinh
SH NT Nợ Cú
Số dư đầu kỳ 36.564.078
1/12 Nhập kho tro bay 111 56.872.720
….. ……… …. ………….. ………. 10/12 Xuất than cỏm 621 115.140.112 ….. 12/12 Nhập mua bao 112 11.540.000 ….. ……… …. ………….. ………. Cộng số phỏt sinh 5.688.433.196 5.639.417.340 Số dư cuối kỳ 88.579.934 Ngày 31 thỏng 12 năm 2011 Người lập biểu ( Ký, ghi rừ họ tờn ) Kế toỏn trưởng ( Ký, ghi rừ họ tờn )
CHƯƠNG III
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU
TẠI CễNG TY CỔ PHẦN PHỤ GIA Bấ TễNG PHẢ LẠI 3.1 Đỏnh giỏ chung về thực trạng kế toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty cổ
phần phụ gia bờ tụng Phả Lại và phương phỏp hoàn thiện
Với sự nỗ lực phấn đấu của Ban lónh đạo cựng toàn thể đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn trong toàn Cụng ty, Cụng ty Cổ phần Phụ gia bờ tụng Phả Lại dự mới thành lập nhưng đó khụng ngừng cố gắng hoàn thiện mỡnh và đó tỡm được chỗ đứng vững vàng trong nền kinh tế thị trường.
Qua thời gian thực tập tại Cụng ty Cổ phần Phụ gia bờ tụng Phả Lại, vận dụng những kiến thức đó học vào thực tiễn của Cụng ty, em thấy cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu núi riờng ở Cụng ty cú một số ưu điểm và hạn chế sau:
3.1.1. Ưu điểm:
* Lựa chọn hỡnh thức bộ mỏy kế toỏn và hỡnh thức kế toỏn phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn tập trung là phự hợp với doanh nghiệp cú quy mụ vừa, trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chộp tớnh toỏn hiện đại. Mụ hỡnh này đảm bảo sự lónh đạo tập trung, thống nhất đối với cụng tỏc kiểm tra, xử lý và cung cấp thụng tin giỳp cho ban lónh đạo ra cỏc quyết định đỳng đắn.
Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy là hỡnh thức nhật ký chung. Đõy là hỡnh thức kế toỏn thớch hợp cho việc tổ chức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh vỡ mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu. Mặt khỏc, Cụng ty là doanh nghiệp cú quy mụ vừa, cú nhiều nghiệp vụ phỏt sinh trong kỳ nờn việc ỏp dụng hỡnh thức này là rất tiện ớch cho việc theo dừi và quản lý tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh.
* Vận dụng phương thức khoỏn trong cụng tỏc sản xuất là phự hợp với điều kiện kinh tế thị trường hiện nay.
Sau khi ký hợp đồng cung cấp nguyờn vật liệu cho cỏc đơn vị cú nhu cầu sử dụng Cụng ty tiến hành giao khoỏn cho cỏc đội theo từng sản phẩm hoặc theo từng cụng đoạn sản xuất. Cụng việc vận dụng phương thức khoỏn sản phẩm làm cho cỏc tổ, đội sản xuất cú trỏch nhiệm và quan tõm hơn đến kết quả lao động của mỡnh, đảm bảo kinh doanh cú lói. Cơ chế khoỏn gắn liền với lợi ớch vật chất trong lao động. Mặt khỏc nú mở rộng quyền tự chủ về hạch toỏn kinh doanh, phương thức tổ chức quản lý, tổ chức lao động hợp lý (tuy nhiờn hỡnh thức này vẫn cú những hạn chế nhất định đú là việc khai tăng chi phớ sản xuất).
Cụng tỏc kế toỏn núi chung, cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu núi riờng đó phản ỏnh đỳng thực trạng của Cụng ty, đỏp ứng được yờu cầu quản lý của Cụng ty đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương phỏp tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu giữa Kế toỏn và cỏc bộ phận cú liờn quan. Kế toỏn nguyờn vật liệu đó thực hiện đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toỏn với kho nguyờn vật liệu đảm bảo tớnh cõn đối giữa chỉ tiờu số lượng và chỉ tiờu giỏ trị. Giữa sổ kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết cũng thường xuyờn đối chiếu, đảm bảo cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh biến động của nguyờn vật liệu được chớnh xỏc. Kế toỏn nguyờn vật
liệu thực hiện tốt nhiệm vụ theo dừi ghi chộp, phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú và vận động của nguyờn vật liệu trong Cụng ty đảm bảo hệ thống trong phương phỏp tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu kinh tế.
* Áp dụng phần mềm SAS trong cụng tỏc kế toỏn:
Bắt đầu từ năm 2008, Cụng ty đó thực hiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn trờn mỏy vi tớnh theo chương trỡnh phần mềm kế toỏn SAS và cụng ty đó ứng dụng thành cụng chương trỡnh phần mềm này. Việc ứng dụng tin học trong cụng tỏc kế toỏn đó tạo điều kiện cho việc xử lý, thu thập thụng tin một cỏch kịp thời, hữu ớch. Mặt khỏc, nú giỳp cho cụng tỏc lưu trữ, bảo quản dữ liệu thụng tin kế toỏn an toàn. Ngoài ra nú cũn tạo điều kiện nõng cao hiệu quả của cụng tỏc quản lý, kiểm soỏt nội bộ doanh nghiệp.
* Áp dụng tốt theo quyết định số 15/2005/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chớnh ban hành cho cỏc doanh nghiệp:
Hiện nay, tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sỏch, bỏo cỏo, kế toỏn theo hỡnh thức trờn mỏy vi tớnh của Cụng ty về cơ bản đó đỏp ứng được nhu cầu hạch toỏn chi tiết, hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu, tuõn thủ những quy định của chế độ kế toỏn và quy chế quản lý tài chớnh của doanh nghiệp.
* Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu theo giỏ thực tế:
Trong cỏc phương phỏp tớnh toỏn giỏ trị nguyờn vật liệu xuất kho thỡ phương phỏp giỏ thực tế đớch danh là phương phỏp đảm bảo sự trung thực của thụng tin kế toỏn hàng tồn kho núi riờng cũng như thụng tin về lói, lỗ, tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp núi chung. Phiếu xuất kho được lập cựng với phiếu nhập kho nờn việc theo dừi lụ hàng về cả số lượng và giỏ trị hoàn toàn
cú thể thực hiện được. Vỡ thế, cụng ty sử dụng đơn giỏ thực tế đớch danh khi tớnh giỏ trị nguyờn vật liệu xuất kho là hợp lý.
* Cụng ty đó xõy dựng định mức dự trữ nguyờn vật liệu:
Việc xõy dựng định mức dự trữ nguyờn vật liệu trở lờn khan hiếm hoặc khi giỏ cả đột nhiờn tăng lờn, đồng thời xỏc định mức dự trữ phự hợp khụng để gõy ra tỡnh trạng ứ đọng vốn. Cụng ty đó luụn quan tõm đến việc nõng cao hiệu quả sử dụng nguyờn vật liệu. Để xem xột tỡnh hỡnh dự trữ nguyờn vật liệu cú đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh hay khụng, Cụng ty đó sử dụng hệ số đảm bảo(H):
Số lượng nguyờn vật liệu tồn đầu kỳ và nhập vào trong kỳ H =
Số lượng nguyờn vật liệu loại 1 vần dựng trong kỳ
Để xột tỡnh hỡnh dự trữ nguyờn vật liệu, cụ thể tỡnh hỡnh dự trữ Dầu FO và Bao bỡ được thể hiện qua bảng phõn tớch tỡnh hỡnh dự trữ nguyờn vật liệu.
Bảng 12.Mẫu phõn tớch tỡnh hỡnh dự trữ nguyờn vật liệu
STT Tờn vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Tổng Xuất Hệ số 1 2 3 4 5 6 7 8 01 Dầu FO lớt 1200 2700 3900 2930 1.33 02 Bao bỡ chiếc 2100 600 2700 2000 1.35
Kết quả tớnh toỏn cho thấy: Hệ số đảm bảo nguyờn vật liệu nờu ở trờn đều lớn hơn 1 điều này chứng tỏ Dầu Fo và bao bỡ của Cụng ty luụn đỏp ứng được nhu cầu sản xuất.
3.1.2 Nhược điểm:
* Về việc lập sổ danh điểm:
Để sản xuất ra một sản phẩm, Cụng ty phải sử dụng một khối lượng nguyờn vật liệu lớn, gồm nhiều loại, mỗi loại cú một tớnh chất cụng dụng, đặc điểm kỹ thuật và yờu cầu quản lý khỏc nhau. Do vậy, muốn quản lý tốt nguyờn vật liệu và hạch tỏn chớnh xỏc thỡ cần phải tiến hành phõn loại và lập sổ danh điểm nguyờn vật liệu một cỏch khoa học và hợp lý. Hiện nay, sổ danh điểm của Cụng ty chưa đỏp ứng được yờu cầu này.
* Về quản lý nguyờn vật liệu:
Hệ thống kho tàng:
Do việc mua nguyờn vật liệu giao cho Phũng kinh doanh do đú phiếu xuất kho được lập cựng với phiếu nhập kho cho nờn mức dự trữ nguyờn vật liệu thường thấp. Khi cú kế hoạch sử dụng vật tư lớn thỡ nguyờn vật liệu mua về phải để ở ngoài bói, tuy cụng tỏc bảo vệ được tăng cường nhưng cũng khú cú thể trỏnh hao hụt, mất mỏt. Hơn nữa, lại khụng chủ động trong việc sử dụng do trờn thực tế cú những khi bộ phận cung ứng vật tư gặp khú khăn trong cụng tỏc thu mua vỡ nguyờn vật liệu khan hiếm đẩy giỏ nguyờn vật liệu lờn cao.
* Về cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu:
- Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu:
Hạch tỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phương phỏp thẻ song song thường được ỏp dụng trong trường hợp doanh nghiệp cú ớt chủng loại nguyờn
vật liệu và phương phỏp này gõy lóng phớ sức lao động của kế toỏn viờn trong cụng ty do ghi trựng lặp nhiều. Với Cụng ty Cổ phần Phụ gia bờ tụng Phả Lại, đa dạng về chủng loại nguyờn vật liệu, số lượng nhập xuất nhiều thỡ phương phỏp hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phương phỏp thẻ song song là chưa hợp lý.
- Kế toỏn tổng hợp:
Bảng phõn bổ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ đó chi tiết cho từng sản phẩm nhưng chưa chi tiết cho từng loại nguyờn vật liệu. Như vậy sẽ khú khăn cho cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu.
* Về chứng từ kế toỏn:
Khi Phũng kinh doanh mua vật tư về cú thể chuyển thẳng cho đội sản xuất nhưng kế toỏn vẫn làm thủ tục nhập kho, phiếu xuất kho. Làm như vậy là phức tạp về mặt hỡnh thức, gõy lóng phớ về thời gian và cụng sức. Cụng ty đó khụng sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức đối với cỏc nghiệp vụ xuất nguyờn vật liệu để sản xuất sản phẩm đó xõy dựng định mức.
* Vấn đề lập dự phũng giảm giỏ nguyờn vật liệu:
Nguyờn vật liệu của Cụng ty Cổ phần Phụ gia bờ tụng Phả Lại với số lượng và chủng loại tồn kho lớn hơn lưu chuyển qua nhiều bói, kho, điều kiện thời tiết rất dễ xảy ra mất mỏt, hao hụt hoặc bị hư hỏng do thời tiết. Hơn nữa điều kiện kinh tế thị trường cú nhiều biến động giỏ cả khụng ổn định và cú xu hướng giảm. Do đú để đảm bảo nguyờn tắc thận trọng trong cụng tỏc kế toỏn, chế độ kế toỏn hiện hành quy định lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho núi