Trong nền kinh tế thị trường việc mua bỏn nguyờn vật liệu được diễn ra thường xuyờn nhanh gọn trờn cơ sở “ thuận mua vừa bỏn”. Thụng thường đối với một số đơn vị bỏn nguyờn vật liệu cho Cụng ty thường xuyờn, mỗi Cụng ty cú nhu cầu mua vật liệu căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư thỡ đơn vị bỏn sẽ cung cấp vật liệu theo yờu cầu của Cụng ty. Hỡnh thức thanh toỏn cú thể bằng tiền mặt hay chuyển khoản tiền vay ngắn hạn...
* Đối với nguyờn vật liệu về nhập kho Cụng ty từ nguồn mua ngoài: Việc cập nhật dữ liệu về tỡnh hỡnh nhập kho nguyờn vật liệu do mua ngoài được tiến hành trờn cơ sở phiếu nhập kho, hoỏ đơn GTGT do bộ phận kho luõn chuyển về Cụng ty. Căn cứ vào cỏc chứng từ gốc nhập vật liệu ở phần kế toỏn chi tiết và cỏc chứng từ gốc, kế toỏn tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phỏt sinh trong quỏ trỡnh nhập kho vật liệu và quỏ trỡnh thanh toỏn với người bỏn. Kế toỏn nhập giữ liệu vào mỏy theo đỳng đối tượng liờn quan và đỳng theo định khoản.
- Trường hợp Cụng ty nhập kho nguyờn vật liệu chưa thanh toỏn với người bỏn
Trường hợp này xảy ra khi Cụng ty mua hàng của một số bạn hàng cung cấp vật liệu thường xuyờn như: Cụng ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại , Cụng ty xăng dầu Chớ Linh, Cụng ty cổ phần dầu Thỏi Bỡnh ... Số tiền Cụng ty mua vật liệu được theo dừi trực tiếp trờn sổ cụng nợ.
+ Ngày 15/12/2011 Cụng ty nhập kho vật liệu (tro bay) theo phiếu nhập kho số 230 ngày 15/12/2011 kốm theo hoỏ đơn GTGT ngày 15/12/2011 số tiền là 62.560.000 đồng thuế VAT 10%.
Căn cứ vào 2 chứng từ trờn kế toỏn ghi Nợ TK 152: 56.872.720 đồng
Nợ TK 1331: 5.687.280 đồng
+ Ngày 25/12/2011 Cụng ty nhận được giấy bỏo Nợ của Ngõn hàng Đầu tư và phỏt triển Bắc Hải Dương ) bỏo đó chuyển sộc trả tiền Ngõn hàng cho Cụng ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại số tiền ghi nhật ký chung theo định khoản.
Nợ TK 331: 138.600.000 đồng
Cú TK 112: 138.600.000 đồng
- Trường hợp Cụng ty mua nguyờn vật liệu đó thanh toỏn trực tiếp bằng tiền mặt:
Trường hợp này xảy ra khi mua vật liệu cú giỏ trị nhỏ cỏn bộ tiếp liệu, cung ứng sẽ mang giấy bỏo giỏ của loại vật liệu cần mua để Giỏm đốc xột duyệt. Nếu giỏm đốc chấp nhận giỏ sẽ chuyển về Phũng Kế toỏn chi tiền cho cỏn bộ tiếp liệu đi mua vật liệu, kế toỏn theo dừi số tiền này qua sổ quỹ tiền mặt.
+ Theo Hoỏ đơn ngày 19/12/2011 số 207 Cụng ty nhập mua bao bỡ , Cụng ty đó thanh toỏn trực tiếp bằng tiền mặt, số tiền ghi trờn hoỏ đơn là 9.513.636 đồng thuế VAT 10% căn cứ hoỏ đơn trờn kế toỏn ghi sổ định khoản.
Nợ TK 152: 9.513.636 đồng Nợ TK 1331: 951.364 đồng
Cú TK 111: 10.465.000 đồng
- Trường hợp mua nguyờn vật liệu bằng tiền gửi:
Ngày 20/12/2011 cụng ty rỳt tiền gửi mua bao bỡ nhập kho, căn cứ hoỏ đơn 209, kế toỏn ghi:
Nợ TK 152: 11.540.000 đồng
Cú TK 112: 11.540.000 đồng
- Trường hợp mua nguyờn vật liệu trả bằng tiền mặt:
Nhập kho nguyờn vật liệu xăng, dầu cho đội lỏi xe ngày 19/12/2011, theo hoỏ đơn số 214 của Cụng ty xăng dầu Chớ Linh, căn cứ vào hoỏ đơn, phiếu nhập kho kế toỏn ghi sổ.
Nợ TK 152: 62.181.810 đồng Nợ TK 1331: 6.218.181 đồng
Cú TK 331: 68.399.991 đồng
Khi vay ngắn hạn Ngõn hàng trả tiền cho Bờn bỏn kế toỏn ghi: Nợ TK 331: 68.399.991 đồng
Cú TK 311: 68.399.991 đồng
Số tiền vay ngắn hạn Ngõn hàng Cụng ty cú thể trả dần và trả gốc khi đến hạn quy định trong hợp đồng vay. Khi trả hết nợ vay kế toỏn ghi:
Nợ TK 311: 68.399.991 đồng
Cú TK 111 ( hoặc TK 112 ): 68.399.991 đồng
- Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng:
Tiền tạm ứng đưa cho nhõn viờn phũng vật tư để đi mua vật liệu được hạch toỏn vào tài khoản 141. Khi nhập kho nguyờn vật liệu, kế toỏn viết phiếu chi tiền mặt cho nhõn viờn vật tư.
a. Nợ TK 141: 11.000.000 đồng Cú TK 111: 11.000.000 đồng b. Nợ TK 152: 10.000.000 đồng Nợ TK 1331: 1.000.000 đồng
Cú TK 141: 11.000.000 đồng
- Trường hợp nhập kho nguyờn vật liệu do Cụng ty khai thỏc:
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toỏn nguyờn vật liệu định khoản: Nợ TK 152 ( Nguyờn vật liệu )
Cú TK 154 ( CPSXKD dở dang )
Căn cứ vào phiếu nhập kho số 245 ngày 25/12/2011. Kế toỏn cập nhật số liệu vào mỏy theo định khoản:
Nợ TK 152: 305.400.000 đồng
Cú TK 154: 305.400.000 đồng ( tro bay )
Số liệu này đó được phản ỏnh trờn Sổ cỏi TK 152 Nhật ký chung - Phiếu nhập tài liệu.
- Đối với nguyờn vật liệu mua về khụng nhập kho mà đưa thẳng vào sản xuất
Do khối lượng lớn và tớnh chất cụng việc là đưa vào sản xuất luụn nờn định kỳ khoảng 10 ngày thủ kho của Cụng ty và bờn bỏn vật tư lập biờn bản đối chiếu khối lượng, căn cứ vào biờn bản đối chiếu khối lượng bờn bỏn viết
hoỏ đơn GTGT, cuối thỏng Phũng kinh doanh làm thủ tục nhập xuất thẳng, rồi chuyển về Phũng Kế toỏn.
Vớ dụ: phõn xưởng tuyển cú nhu cầu về tro bay: Căn cứ vào hoỏ đơn số 213 ngày 26/12/2011 của Cụng ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại phiếu nhập kho và phiếu xuất kho ( xuất thẳng ), kế toỏn ghi:
Nợ TK 621: 51.500.000 đồng Nợ TK 1331: 5.150.000 đồng
Cú TK 331: 56. 650.000 đồng
Số liệu này được thể hiện Sổ chi tiết chi phớ vật liờụ tro bay.
+ Trường hợp nhập kho do thu hồi nguyờn vật liệu khụng dựng hết từ cỏc tổ sản xuất:
+ Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toỏn định khoản Nợ TK 152 ( Nguyờn vật liệu )
Cú TK 621, 154 ( CP NVLTT, CP SXKD ) + Trường hợp bỏn thu hồi, kế toỏn ghi:
Nợ TK 111, 112, 131 ( Số tiền thu hồi do bỏn nguyờn vật liệu ) Cú TK 621, 154 ( CP NVLTT, CP SXKD )
Vớ dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 321 ngày 27/12/2011 kế toỏn nguyờn vật liệu ghi:
Nợ TK 152: 1.658.000 đồng
Nghiệp vụ này sẽ được phản ỏnh chi tiết vào sổ chi tiết chi phớ NVLTT tro bay thỏng 12/2011.