TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH ĐIỆN TỬ VÀ HỢP TÁC TOÀN CẦU

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT MÔN: QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỀ TÀI: KINH DOANH ĐIỆN TỬ VÀ HỢP TÁC TỒN CẦU GVHD: ThS Hồ Trung Thành Nhóm 3,4 – Lớp K10407A TP HỒ CHÍ MINH BẢNG PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC Nhóm Sinh viên Lê Văn Khoa MSSV K104071064 Cơng việc Nghiên cứu tài liệu, phân tích chương Thuyết trình Lê Nữ Thảo Nguyên K104071086 Nghiên cứu tài liệu, giải case study Trình bày chung Phan Thị Kim Phương K104071101 powerpoint Nghiên cứu tài liệu, giải case study Thuyết trình Hồ Việt Tân K104071118 Nghiên cứu tài liệu, phân tích chương Trần Nguyễn Hồng Vi K104071148 Nghiên cứu tài liệu, phân tích chương Tổng hợp nội dung trình bày word Phạm Phúc Vĩnh K104071149 Nghiên cứu tài liệu, thực tế, phân tích chương Hồ Thị Kim Liên K104071065 Nghiên cứu tài liệu, thực tế, phân tích mục 5.2 Nguyễn Thị Như Quỳnh K104071109 Nghiên cứu tài liệu, thực tế, phân tích mục 5.1 Nguyễn Thanh Thảo K104071122 Nghiên cứu tài liệu, thực tế, phân tích mục 5.3 Trình bày chương powerpoint Trần Thị Quý Thân K104071127 Nghiên cứu tài liệu, thực tế, phân tích mục 5.2 Nguyễn Thị Thu Trang K104071141 Nghiên cứu tài liệu, thực tế, phân tích mục 5.3 Nguyễn Thị Hồng Vân K104071146 Nghiên cứu tài liệu, thực tế, phân tích mục 5.1 Thuyết trình MỤC LỤC Kinh doanh điện tử hợp tác toàn cầu Chương CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA MỘT DOANH NGHIỆP Doanh nghiệp tổ chức thức có mục tiêu sản xuất hàng hóa cung cấp dịch vụ nhằm đạt lợi nhuận, doanh nghiệp phải bán sản phẩm với mức giá cao chi phí sản xuất sản phẩm Khách hàng sẵn lịng chi trả mức giá họ tin họ nhận giá trị lớn hay với giá bán Các công ty sử dụng đầu vào nguồn lực từ mơi trường bên ngồi q trình sản xuất, giá trị gia tăng tạo Một doanh nghiệp cấu thành từ nhiều phận 1.1 Các phận chức  Bộ phận sản xuất (Manufacturing and Production) Đây phận chịu trách nhiệm việc quản lý ca sản xuất, xếp, bố trí cho người thực nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch, quản lý hoạt động máy móc, thiết bị quy trình kinh doanh nhằm tác động để biến yếu tố đầu vào thành sản phẩm hàng hóa, dịch vụ  Bộ phận bán hàng tiếp thị (Sales and Marketing) Chủ động việc tìm kiếm, thu hút khách hàng, thực công việc nhằm bán sản phẩm theo dõi, kiểm soát hoạt động sau bán  Bộ phận tài – kế tốn (Finance and Accounting) Đảm trách việc theo dõi giao dịch tài đơn đặt hàng, hóa đơn, khoản chi tiêu bảng lương, đồng thời phận chịu trách nhiệm tìm kiếm nguồn tín dụng tài  Bộ phận nhân (Human Resources) Tập trung vào việc tìm kiếm tuyển dụng nhân viên cho doanh nghiệp đào tạo phát triển nguồn nhân lực cho công ty Như vậy, phận nhân phận liên quan trực tiếp tới người lao động không ảnh hưởng đến nhân viên cơng ty mà cịn ảnh hưởng đến phát triển cơng ty đó, tình hình nay, để tìm nhân viên giỏi điều khó khăn Trang / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác tồn cầu Hình - Bốn chức doanh nghiệp ➝ Các phận chức đảm nhận chức năng, nhiệm vụ riêng song ln có mối liên quan mật thiết với nhau, phận phối hợp hoạt động cách nhịp nhàng máy doanh nghiệp vận hành tốt Như doanh nghiệp bất chấp quy mơ (dù nhỏ hay lớn) phận chức khơng thể thiếu Các doanh nghiệp lớn chia thành phòng ban riêng biệt, cơng ty nhỏ phân chia người đảm nhiệm người làm nhiều phận, nhiên phận cần có phối hợp hoạt động phát triển bền vững cơng ty Trong trình hoạt động mình, doanh nghiệp tương tác với thực thể là: nhà cung cấp; khách hàng; nhân viên; hóa đơn/ chứng từ, khoản phải trả sản phẩm, dịch vụ 1.2 Các quy trình kinh doanh Khái niệm quy trình kinh doanh đời dựa quan điểm cho sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp kết loạt hoạt động sản xuất, quản lý Thông qua việc quản lý quy trình kinh doanh, người chủ doanh nghiệp giảm chi phí quản lý, cải thiện hài lòng khách hàng, tạo sản phẩm dịch vụ thời gian nhanh với chi phí hợp lý nhất, từ chiếm lĩnh thị trường lợi cạnh tranh gia tăng lợi nhuận Trang / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác tồn cầu Quy trình kinh doanh (business process) tập hợp hoạt động có mối liên quan với phối hợp thực doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu cụ thể doanh nghiệp Quy trình kinh doanh cịn cách thức đặc biệt để phối hợp công việc, thông tin kiến thức tổ chức cụ thể Mỗi doanh nghiệp xem tập hợp quy trình kinh doanh Một số quy trình phần quy trình bao quát lớn Nhiều quy trình kinh doanh gắn liền với lĩnh vực chức cụ thể Những quy trình kinh doanh khác lại xuyên suốt qua nhiều lĩnh vực chức khác đòi hỏi phối hợp chặt chẽ phận Hình - Quy trình thực đơn đặt hàng  Vai trị cơng nghệ thơng tin quy trình kinh doanh Hệ thống thơng tin giúp tự động hóa nhiều bước quy trình kinh doanh mà trước điều khiển thủ cơng kiểm tra tín dụng khách hàng, tạo lập hóa đơn vận chuyển đơn đặt hàng Ngày nay, cơng nghệ thơng tin cịn làm nhiều Cơng nghệ làm thay đổi dịng thơng tin, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận chia sẻ thông tin hơn, thay chuỗi bước thực cách thực đồng thời loại trừ chậm trễ việc định Hơn thế, cơng nghệ chí cịn thay đổi Trang / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác tồn cầu cách thức kinh doanh Chẳng hạn bạn đặt mua trực tuyến sách từ trang Amazon.com hay tải nhạc từ iTunes 1.3 Hệ thống cấp bậc quản lý Hệ thống cấp bậc quản lý bao gồm : - Quản lý cấp cao (Senior management): nhà quản trị hoạt động bậc cao tổ chức, đưa định mang tính chiến lược sản phẩm dịch vụ đảm bảo tài cơng ty, qua tổ chức thực chiến lược để - trì phát triển tổ chức Quản lý cấp trung (Middle management): thực chương trình kế hoạch mà quản lý cấp cao đề Đây cấp thực chức cầu nối quản - lý cấp cao quản lý cấp tác nghiệp Quản lý cấp thấp - cấp tác nghiệp (Operational management): chịu trách nhiệm giám sát hoạt động thường ngày công ty nhằm thực mục tiêu chung Hình - Hệ thống cấp bậc doanh nghiệp Những nhân viên qua đào tạo có kiến thức (kĩ sư, nhà khoa học, kiến trúc sư) thiết kế sản phẩm, dịch vụ tạo tảng kiến thức cho công ty, nhân viên hành (thư kí, nhân viên văn phịng) hỗ trợ việc thực hoạt động quản trị cấp bậc công ty Nhân viên sản xuất Trang / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác toàn cầu dịch vụ người trực tiếp sản xuất sản phẩm chuyển giao dịch vụ đến khách hàng Mỗi cấp độ quản lý có nhu cầu thông tin để thực thi chức quản trị khác Quản lý cấp cao cần thông tin tổng qt tình hình hoạt động cơng ty tổng doanh thu bán hàng, doanh thu theo nhóm sản phẩm theo vùng, tổng lợi nhuận Quản lý cấp trung cần thông tin cụ thể thống kê sản lượng theo nhà máy dòng sản phẩm, doanh thu bán hàng tháng hay ngày… Quản lý cấp thấp cần thông tin cấp độ giao dịch số lượng hàng tồn kho ngày hay số lần đăng nhập nhân viên Cuối cùng, nhân viên sản xuất cần thông tin máy móc phục vụ sản xuất, nhân viên dịch vụ cần thông tin khách hàng để nhận đơn hàng giải đáp phản hồi khách hàng 1.4 Môi trường kinh doanh Thực tế nay, công ty phụ thuộc nhiều vào yếu tố từ môi trường như: nguồn cung vốn, lao động, khách hàng, công nghệ mới, dịch vụ sản phẩm, ổn định thị trường hệ thống pháp lý… Để tồn tại, công ty buộc phải kiểm sốt thay đổi mơi trường kinh doanh chia sẻ thông tin với thực thể mà công ty tương tác Môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi địi hỏi cơng ty cần nhanh chóng bắt kịp với thay đổi mơi trường tồn phát triển Đặc biệt, ngày với phát triển vượt bậc công nghệ (như internet) ngành cơng nghiệp nói chung cơng ty hàng đầu nói riêng buộc phải thay đổi mơ hình kinh doanh để thích ứng bị đào thải khỏi thị trường Ví dụ : iTunes trang nhạc số phát triển dựa hình thức phân phối đĩa CD truyền thống ; Eastman Kodak chuyển sang máy ảnh số dịch vụ ảnh trực tuyến khách hàng khơng cịn thích sử dụng máy chụp ảnh dùng phim trước  Vai trị hệ thống thơng tin kinh doanh Trang / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác tồn cầu Ngày nay, cơng ty đầu tư vào hệ thống thông tin phương thức quản lý công việc sản xuất nội công ty đáp ứng với yêu cầu cấp thiết từ môi trường kinh doanh Đặc biệt cơng ty hoạt động mục tiêu kinh doanh như: - Đạt kết cao (năng suất, hiệu quả, nhanh chóng) Phát triển sản phẩm dịch vụ Gần gũi với khách hàng dịch vụ (marketing, bán hàng, dịch vụ ; đặc thù - cá nhân) Trợ giúp trình định (tốc độ xác) Đảm bảo cho tồn công ty Trang / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác toàn cầu Chương PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP Dựa quan tâm, chuyên môn mức độ quản lý khác doanh nghiệp, ta có hệ thống quản lý thông tin khác Không hệ thống thơng tin đơn lẻ có khả cung cấp tất thông tin mà tổ chức hay doanh nghiệp cần Một tổ chức kinh doanh thông thường có hệ thống hỗ trợ cho trình thực chức doanh nghiệp như: hệ thống hỗ trợ cho bán hàng tiếp thị; sản xuất; tài chính-kế tốn quản trị nguồn nhân lực Những hệ thống chức hoạt động cách độc lập lẫn nhau, ngày trở thành lỗi thời chúng chia sẻ thông tin cách dễ dàng để hỗ trợ cho tác vụ hay công việc liên quan đến nhiều chức lúc Chúng dần bị thay hệ thống thông tin đa chức quy mô lớn, hệ thống tích hợp sẵn tác vụ, công việc liên quan đến tất hoạt động kinh doanh đơn vị quản lý Một doanh nghiệp có hệ thống khác hỗ trợ chuyên biệt cho nhu cầu định nhóm quản lý Ở cấp quản lý (Quản lý cấp tác nghiệp, quản lý cấp trung hay quản lý cấp cao) sử dụng hệ thống riêng biệt để hỗ trợ cho trình định mình, giúp doanh nghiệp hoạt động cách trơn tru 2.1 Phân loại hệ thống thông tin theo quản lý Một doanh nghiệp có nhiều cấp quản lý khác nhau, cấp lại cần có hệ thống riêng biệt nhằm hỗ trợ cho trình định quản lý hoạt động cụ thể cấp quản lý Những hệ thống phân thành: Các hệ thống xử lý giao dịch; Hệ thông tin quản lý, Hệ hỗ trợ định Hệ thông tin điều hành 2.1.1 Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transactional Processing Systems) Các nhà quản lý cấp tác nghiệp cần thông tin hỗ trợ cho việc kiểm soát hoạt động kinh doanh thông tin giao dịch như: doanh Trang 10 / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác toàn cầu Chương ĐÁNH GIÁ VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG ERP CỦA TẬP ĐOÀN PETROLIMEX 5.1 Giới thiệu hoạt động Petrolimex trước triển khai ERP 5.1.1 Quá trình phát triển Từ 1990, Petrolimex quan ứng dụng tin học vào quản lý điều hành sản xuất kinh doanh sớm Việt Nam Hệ thống phần mềm kế tốn PIS khơng ứng dụng tồn ngành xăng dầu mà cịn cơng ty phần mềm phát triển thành sản phẩm có doanh số lớn, lợi nhuận cao Năm 1995, công ty cổ phần tin học viễn thông Petrolimex (PIACOM) đời không đáp ứng nhu cầu Petrolimex công nghệ thơng tin, tự động hóa, cịn cung ứng cho nhu cầu nhiều cơng ty ngồi ngành Năm 1997, Petrolimex Sài Gòn triển khai xây dựng, áp dụng thành cơng Hệ thống quản lý lực phịng thử nghiệm theo Tiêu chuẩn ISO/IEC Guide 25 để kiểm soát chất lượng xăng dầu tất khâu nhập khẩu, tồn trữ xuất phân phối thị trường Năm 2002, Petrolimex Sài Gòn tiếp tục triển khai xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tiếp cận theo trình (MBP) để kiểm sốt chất lượng cơng việc, kết hợp với ứng dụng công nghệ thông tin quản lý điều hành để hồn thiện hệ thống quản lý, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, thỏa mãn nhu cầu mong đợi tiềm ẩn khách hàng Tháng 7/2009, Petrolimex Sài Gịn chuyển đổi thành cơng sang phiên ISO 9001:2008 Bureau Veritas Certification đánh giá, tái cấp giấy chứng nhận theo phiên Đầu năm 2008, Petrolimex Sài Gòn tiếp tục triển khai áp dụng Hệ thống quản lý an toàn, sức khỏe nghề nghiệp theo Tiêu chuẩn OHSAS 18001 Hệ thống quản lý môi trường theo Tiêu chuẩn ISO 14001 Tổng kho xăng dầu Nhà bè Trang 38 / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác toàn cầu Với thay đổi từ phương pháp quản lý theo kinh nghiệm sang quản trị đại chuyên nghiệp, Petrolimex bước nâng tầm thành công nghệ quản trị doanh nghiệp 5.1.2 Những mặt hạn chế cần khắc phục 5.1.2.1 Quản lý phần mềm: Phần mềm quản lý xăng dầu (DYNAGAS), hệ chương trình quản trị kinh doanh kế tốn PBM,PIS, hệ chương trình quản lý nhân sự,…Cơng ty đẩy mạnh tiến độ đầu tư phát triển hạ tầng công nghệ thông tin để phục vụ quản lý điều hành; đẩy mạnh ứng dụng WEB Tuy có nhiều phần mềm hỗ trợ số bất cập chưa giải Với biến động phức tạp thị trường xăng dầu giới yêu cầu quản lý Nhà nước, việc quản trị hoạt động kinh doanh địi hỏi thơng tin minh bạch, kịp thời chuẩn xác; hệ thống quản lý phân tán, liệu rời rạc tiếp tục nâng cấp phát triển để đáp ứng nhu cầu 5.1.2.2 An tồn thơng tin: Tất máy trạm, máy chủ cài đặt chương trình diệt virus thường xuyên cập nhật phiên theo chế độ tự động Bên cạnh đó, cơng ty sử dụng nhiều hình thức lưu trữ khôi phục như: tape, backup server, trang bị ổ đĩa cứng dự phịng có cố, … để đảm bảo an toàn liệu điện tử Việc truy cập thông tin mạng nội phải đăng ký phận IT cấp thẩm quyền cụ thể cho người dùng →Việc bảo mật thông tin vấn đề quan trọng hàng đầu doanh nghiệp Vì vậy, cơng ty cần nghiên cứu phần mềm bảo vệ tốt để tránh rò rỉ thơng tin 5.1.2.3 Hệ thống tốn Năm 2009, cơng ty phát hành thẻ Flexicard có tính trả trước ghi nợ Nhiều khách hàng sử dụng thường xuyên để mua xăng dầu Petrolimex từ phát hành thẻ đến Trang 39 / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác toàn cầu Tuy nhiên, thẻ chưa phổ biến rộng rãi Một lượng lớn khách hàng toán tiền mặt Điều làm cho q trình tốn trở nên cồng kềnh, q trình quản lý lượng tiền mặt cịn bất cập Công ty cần đẩy mạnh việc khuyến khích khách hàng sử dụng thẻ cần có phần mềm quản lý chặt chẽ khâu toán 5.2 Thực trạng việc triển khai ERP Petrolimex Tháng 11/2009, dự án “Triển khai hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP” FPT IS Petrolimex kí kết Đây dự án ERP lớn lịch sử CNTT Việt Nam đến thời điểm Dự án hoàn thành năm (2010-2012) Hệ thống thức vận hành Petrolimex quy mơ tồn quốc từ ngày 01 tháng 01 năm 2013 5.2.1 Nguồn gốc mơ hình Với biến động phức tạp thị trường xăng dầu giới yêu cầu quản lý Nhà nước thị trường xăng dầu nội địa năm gần đây, việc quản trị hoạt động kinh doanh xăng dầu Tập đồn địi hỏi thơng tin minh bạch, kịp thời chuẩn xác; hệ thống quản lý phân tán, liệu rời rạc tiếp tục nâng cấp phát triển để đáp ứng nhu cầu mới, việc triển khai ERP yêu cầu cấp bách, xuất phát từ nội Petrolimex Từ năm 2000, Petrolimex chủ động nghiên cứu thuê tư vấn quốc tế để xây dựng Kế hoạch tổng thể phát triển ứng dụng CNTT giai đoạn 2000- 2010 Tháng 11/2009, dự án “Triển khai hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP” FPT IS Petrolimex kí kết 5.2.2 Việc ứng dụng ERP kinh doanh Petrolimex Hệ thống ERP triển khai nhằm mục đích đồng hóa quy trình nghiệp vụ quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho bể, kế tốn tài chính, kế tốn quản trị,… giúp tối ưu hóa cơng tác quản trị tập đoàn xăng dầu Việt Nam Trang 40 / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác toàn cầu Dự án triển khai lĩnh vực kinh doanh xăng dầu từ cơng ty mẹ Tập đồn xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm tích hợp với hệ thống quản lý 2.200 cửa hàng xăng dầu toàn quốc 5.2.3 Các phần mềm ERP ứng dụng DN FPT IS triển khai giải pháp ERP trọn gói gồm phần mềm phần cứng Dịch vụ triển khai ERP bao gồm phân hệ: kế tốn tài (FI), kế toán quản trị (CO), quản lý mua hàng (MM), bán hàng (SD) gói nghiệp vụ đặc thù kinh doanh nguồn xăng dầu SAP 5.2.4 Thời gian, tiến trình hồn thiện Dự án gồm giai đoạn: chuẩn bị dự án; phân tích thiết kế; thiết lập hệ thống kiểm thử; triển khai hệ thống; vận hành hỗ trợ hệ thống 5.2.4.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án Giai đoạn đầu thực dự án gặp nhiều khó khăn Việc phân tích để áp dụng SAP cho cấu tổ chức kinh doanh xăng dầu công ty mẹ xuống công ty thành viên theo đặc thù Petrolimex phức tạp, đồng thời mặt hàng kinh doanh dầu hàng hóa đặc thù với nhiều tính chất riêng biệt 5.2.4.2 Giai đoạn 2:Phân tích thiết kế Thiết kế cấu trúc kho hợp lý áp dụng chung cho toàn 42 công ty xăng dầu Tiến hành so sánh tìm hiểu chức hệ thống SAP nhằm đưa giải pháp cấu trúc kho tốt nhất, đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản trị, phù hợp với cách thức quản lý kinh doanh hàng hóa Hoàn tất cấu trúc kho, việc thiết kế quy trình nghiệp vụ khác, từ quản lý kho bể, bán hàng, vận tải quy trình tài kế toán 5.2.4.3 Giai đoạn 3: Thiết lập hệ thống kiểm thử Sau hai đợt hội thảo, nhiều họp bàn lớn nhỏ, tranh luận gay gắt nảy lửa tưởng chừng không tiếp suốt tháng căng thẳng, Trang 41 / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác toàn cầu cuối giải pháp đồ sộ bao trùm phân hệ (tài kế tốn, kiểm sốt, quản lý ngun liệu, bán hàng - phân phối hàng hóa khác) với 186 quy trình phê duyệt bàn giao 5.2.4.4 Giai đoạn 4: Triển khai hệ thống Sau có giải pháp thống nhất, đội dự án triển khai hệ thống cho cơng ty mẹ tồn 42 công ty xăng dầu thành viên trải dài 111 điểm khắp nước 13 tháng, chia thành giai đoạn nhỏ: − Giai đoạn 1: triển khai văn phịng Tổng cơng ty 11 công ty thành viên − Giai doạn 2: triển khai 30 cơng ty thành viên cịn lại Triển khai hệ thống ERP không đơn áp dụng giải pháp phần mềm mà thay đổi lớn tổ chức công việc phòng ban, phận đơn vị tập đồn Petrolimex, thay đổi cách thức thói quen tác nghiệp ngày người dùng 5.2.4.5 Giai đoạn 5: Vận hành hỗ trợ hệ thống: Những ngày đầu vận hành hệ thống, liệu khách hàng cung cấp đổ vào thiếu, quy trình chạy chưa ổn định, người dùng chưa quen thao tác, giao dịch lỗi nhiều Sau đó, hệ thống cải thiện áp dụng hôm Sau năm triển khai, dự án vượt qua cột mốc quan trọng bối cảnh hoạt động kinh doanh toàn ngành gặp nhiều khó khăn, thách thức bộn bề cơng việc phục vụ cổ phần hóa đảm bảo tiến độ: − Tháng 1/1/2012: Vận hành hệ thống SAP ERP công ty mẹ − Tháng 7/2012: Vận hành hệ thống SAP ERP hai công ty xăng dầu đầu mối lớn Công ty Xăng dầu B12 (Quảng Ninh) Công ty Xăng dầu KV2 (TP HCM) − Tháng 1/9/2012: Triển khai diện rộng đợt 1, vận hành hệ thống SAP ERP công ty xăng dầu miền núi phía Bắc − Tháng1/ 10/2012: Triển khai diện rộng đợt 2, vận hành hệ thống SAP ERP công ty xăng dầu khu vực đồng Bắc Bộ miền Trung − Tháng 1/12/2012: Triển khai diện rộng đợt 3, vận hành hệ thống SAP ERP 12 công ty xăng dầu Bắc Trung Bộ Tây Nguyên Trang 42 / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác toàn cầu − Tháng 1/1/2013: Triển khai diện rộng đợt 4, vận hành hệ thống SAP ERP 13 công ty xăng dầu miền Tây Nam Bộ Đánh dấu thời điểm toàn 42 CTXD thuộc hệ thống Petrolimex giao dịch đồng hệ thống ERP-SAP 5.3 Nhận xét đánh giá việc triển khai hệ thống ERP Tập đoàn Petrolimex 5.3.1 Hiệu mang lại 5.3.1.1 Hiệu mặt quản lý  Nâng cao hiệu hoạt động hàng ngày ERP giúp tăng lên liên kết, tăng tính độ xác thông tin, nâng cao ý thức làm việc nhân viên Mọi hoạt động doanh nghiệp đưa vào hệ thống online, thông tin sai lệch bị phát có biện pháp xử lý nhanh chóng  Thơng tin xác, kịp thời, tìm người cần Các thông tin doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, công nợ… cập nhật online ERP ghi nhận nghiệp vụ phát sinh tự động hạch tốn Độ xác cao: Tất số liệu tính tốn tự động khơng thể sửa đổi  Kiểm sốt tốt qui trình hoạt động Quy trình chặt chẽ, tự động kiểm soát giảm đáng kể việc phụ thuộc vào cán thực  Cải thiện quản lý dòng tiền Với hệ thống ERP cho phép Doanh nghiệp dự báo dòng tiền theo ngày, tuần, tháng, năm giúp tối ưu sử dụng dịng tiền có hiệu Các nguồn thu quản lý chặt chẽ quy trình hoạt động doanh nghiệp, liệu kiểm tra đối chiếu nghiệp vụ làm cho liệu dự báo xác có sở Trang 43 / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác tồn cầu  Kiểm sốt thực tốt kế hoạch kinh doanh Hệ thống báo cáo phân tích thơng tin đa chiều sẻ giúp nhà quản trị nắm bắt tức thời tình hình hoạt động doanh nghiệp Ban lãnh đạo có thơng tin cần thiết để định điều chỉnh kịp thời để đảm bảo thực tốt chiến lược kinh doanh đề 5.3.1.2 Hiệu mặt kinh tế  Giảm chi phí quản lý Khơng cịn thơng tin trùng lắp => giảm chi phí nhập liệu xử lý thơng tin Các quy trình quản lý chặt chẽ liên thông với => tăng suất lao động  Giảm đầu tư CNTT Giảm chi phí nâng cấp bảo trì, chi phí nhân IT Giảm chi phí đầu tư phần cứng Giảm chi phí có thêm cơng ty/chi nhánh  Giảm chi phí giấy tờ Giảm chi phí giấy tờ, thời gian tổng hợp thông tin xuống mức thấp Giảm 70% chi phí in báo cáo, luân chuyển báo cáo  Giảm chi phí nhân Các tác nghiệp quy trình hóa chun mơn hóa theo chức danh hệ thống nên việc đào tạo chuyển giao công nghệ dễ dàng nhanh chóng, khơng tốn nhiều chi phí, đặc biệt nhân viên  Giảm thời gian chuẩn bị báo cáo tài Quy trình kiểm soát chặt chẽ, bút toán định nghĩa trước hạch tốn có giao dịch phát sinh Đối chiếu số liệu, chuẩn bị báo cáo nhanh →Hệ thống ERP rút ngắn chuẩn bị báo cáo Trang 44 / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác tồn cầu 5.3.2 Hạn chế khó khăn hệ thống ERP 5.3.2.1 Hạn chế − Thời gian để tiến hành xây dựng hệ thống lâu dài Riêng Petrolimex phải đến năm để hoàn thiện hệ thống − Số tiền đầu tư vào hệ thống cịn q lớn Cơng ty đầu tư vào hệ thống đến 12,6 tr USD − Công nghệ phức tạp để vận hành − Cơng nghệ địi hỏi phải thay đổi cách quản trị truyền thống nên doanh nghiệp quan trị thành cơng 5.3.2.2 Khó khăn − Thay đổi cách quản trị truyền thống việc phức tạp, tốn nhiều thời gian công sức doanh nghiệp − Nhân viên cơng ty khó thích nghi với văn hóa doanh nghiệp cách quản trị thay đổi − Nhân viên Petrolimex chưa biết đến ERP nên khó tiếp cận cơng nghệ sử dụng thục 5.3.3 Một số giải pháp đề xuất Hiện nay, số lượng doanh nghiệp Việt Nam quan tâm tới vấn đề đầu tư vào hệ thống ERP có xu hướng gia tăng, chủ yếu nhắm vào hai hệ thống SAP ERP Oracle ERP Tuy nhiên, số doanh nghiệp cịn e ngại yếu tố kinh phí đầu tư, thời gian hồn thiện quy trình …Nhóm đưa số giải pháp nhỏ nhằm rút thút đầy doanh nghiệp trình chọn lựa giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh  Tiến hành đào tạo nhân viên để thích ứng với cơng nghệ Với chất lượng nhân viên ngày nâng cao, người nhân viên trang bị kiến thức kỹ thuật, tin học, ngoại ngữ… Vì vậy, tận dụng ưu điểm dễ dàng tiếp cận với công nghệ Doanh nghiệp cần trang bị khóa huấn luyện, đào tạo nhằm giới thiệu hướng dẫn nhân việc thực hành mơ hình ERP rút ngắn thời gian chi phí nhân nhiều Trang 45 / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác tồn cầu  Có nhân viên kỹ thuật hỗ trợ cho doanh nghiệp Khi làm việc với người hỗ trợ, nhân viên nhanh chóng thích ứng với cơng nghệ đồng thời giúp cho tiến trình thực hành hệ thống sng sẻ có độ xác cao  Ban quản lý cần cấp tiến đạo trình cấu doanh nghiệp thích hợp Tiến trình đầu tư vào hệ thống ERP q trình nhiều khó khăn mặt thời gian tài Do đó, với ban quản lý có tầm nhìn chiến lược vào ứng dụng kết mang lại từ hệ thống ERP sản xuất phân phối cần phải chuẩn bị, lên kế hoạch cụ thể cho thay đổi, cấu doanh nghiệp chuẩn bị nguồn huy động vốn nhằm tiến hành đầu tư cho hệ thống Trang 46 / 46 ... văn hóa doanh nghiệp cấu phân cấp doanh nghiệp đảm bảo đầu tư cơng nghệ hợp tác Hình - Yêu cầu hợp tác Trang 20 / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác toàn cầu 3.3 Xây dựng văn hóa hợp tác Sự hợp tác diễn... ảnh dùng phim trước  Vai trị hệ thống thơng tin kinh doanh Trang / 46 Kinh doanh điện tử hợp tác tồn cầu Ngày nay, cơng ty đầu tư vào hệ thống thông tin phương thức quản lý công việc sản xuất... 46 Kinh doanh điện tử hợp tác toàn cầu Chương HỢP TÁC VÀ Q TRÌNH LÀM VIỆC NHĨM 3.1 Khái niệm hợp tác Hợp tác làm việc với người khác để đạt mục tiêu chung mục tiêu cá nhân cách cụ thể Sự hợp tác