Tiểu luận môn quản trị hệ thống thông tin quản lý nhà cung cấp quản lý thay đổi

Mục lục Mục lục .2 Chương 19 Quản lý nhà cung cấp 19.1 Mở đầu 19.2 Thiết lập hợp đồng 19.2.1 Đánh giá lựa chọn nhà thầu phụ 19.2.2 Khuôn khổ hợp đồng .6 19.3 Thực giám sát nhà cung cấp .8 19.4 Kiểm soát chất lượng nhà thầu phụ 10 19.5 Tổng kết 11 Chương 19 Quản lý nhà cung cấp 19.1 Mở đầu Thông thường dự án phải gọi tới dịch vụ tổ chức người bên chuyên cung cấp dịch vụ thiết bị để đáp ứng phần thiếu hụt tạm thời điều kiện họ họ Các nhà cung cấp bên sử dụng hai hoàn cảnh: - Thứ nhóm dự án giữ kiểm soát trực tiếp ngày qua ngày công việc nhà cung cấp Đây trường hợp bình thường khi, ví dụ: lập trình viên hợp đồng sử dụng; riêng thực tế họ trả tiền thông qua hóa đơn thông qua bảng lương, họ quản lý giống thành viên khác nhóm dự án - Thứ hai phần công việc bảo đảm thực dựa hợp đồng phụ nhà cung cấp, với kiểm soát thực quản lý dự án sở nguyên tắc.Chương có liên quan với tình thứ hai Việc sử dụng nhà thầu phụ dự án thường thấy Nếu công ty phần mềm cung cấp giải pháp "chìa khóa" cho khách hàng họ phải cung cấp hệ thống hoàn chỉnh tất thành phần như: phần cứng, phần mềm, thông tin, huấn luyện đào tạo … phải mua số yếu tố phi phần mềm từ nhà thầu phụ Đây trường hợp phổ biến dự án trở phức tạp đòi hỏi bổ sung thống tăng kết hợp đa dạng lực nguồn lực Tất nhiên khách hàng tìm đơn giản hóa cho họ cách định “nhà thầu chính” người mà chịu trách nhiệm tổng thể dự án để khiến họ cảm thấy yên tâm so với việc cố gắng để quản lý số nhà cung cấp khác Đổi lại, dàn xếp chuyển rủi ro việc liên kết nhà thầu phụ nhà thầu Điều quan trọng, đó, xếp hợp đồng phụ phải thiết lập đúng, rủi ro liên kết với hợp đồng phụ đề cập việc kiểm soát đầy đủ thực thông qua công việc nhà thầu phụ Một ví dụ cụ thể thực dự án xây dựng hệ thống mạng nội cho đơn vị cần ký hợp đồng phụ với nhà cúng cấp máy thiết bị mạng 19.2 Thiết lập hợp đồng 19.2.1 Đánh giá lựa chọn nhà thầu phụ Điều quan trọng để đảm bảo nhà thầu phụ phải lựa chọn “phạm vi cung cấp" rõ ràng hiểu hai bên Mô hình quy trình thể hình 19.1 cung cấp khung chuẩn để đạt điều Nói chung, phương pháp tiếp cận để công việc thầu phụ phải theo số giai đoạn định Mặc dù người quản lý dự án có vai trò quan trọng hợp lý tranh thủ hỗ trợ chuyên gia đặc biệt, người hiểu cách thức nghiên cứu thị trường biết cách để đánh giá nhà cung cấp đàm phán ký hợp đồng Các giai đoạn trình xây dựng hợp đồng phụ mô tả Hình 19 Quá trình phát lựa chọn nhà cung cấp - Quyết định(xác định) công việc cho nhà thầu phụ Có nhiều lý để đưa định ký hợp đồng phụ số dự án, bao gồm: + Thiếu kỹ nguồn lực cần thiết Đây tình trạng tạm thời rút từ số dự án mà yêu cầu tất nguồn lực tập trung vào thời gian, dự án bị kéo dài thời gian hay phải định kỹ mà không nằm lực cốt lõi họ + Áp lực để giảm số lượng nhân viên Nhiều tổ chức phải đối mặt với áp lực từ nhà phân tích thị trường, quan quản lý quyền để "làm nhiều với nguồn nhân lực hơn”, cách để đạt điều tính toán hạ thấp việc thuê thêm nhân viên Trong trường hợp này, cần thiết để ký hợp đồng phụ nguồn lực nội không đủ để thực phần toàn dự án + Cân đối chi phí Mặc dù tổ chức sở hữu lực nội đủ đáp ứng, điều rẻ ký hợp đồng phụ thuê làm việc để củng cố, cân quy mô kinh tế chi phí lao động thấp thông qua việc điều hành, ví dụ, thuê lao động vùn vùng Viễn Đông (Châu Á) + Kỹ chuyên môn cao Điều giá trị tổ chức phát triển kỹ đặc biệt cho dự án cụ thể làm thay nhà cung cấp đặc biệt Ngoài ra, chuyên gia phát triển sản phẩm chất lượng cao khoảng thời gian ngắn hơn, xác họ làm việc lĩnh vực mà họ có chuyên môn + Chuyển rủi ro Có nghĩa mong muốn để chuyển rủi ro Như công nghệ, thương mại tài chuyển cho người khác; để thấy sau khuôn khổ hợp đồng cho số dự liệu Dù lý cho việc giao ký hợp đồng thầu phụ, điều quan trọng phải làm rõ họ làm gây ảnh hưởng đến lựa chọn nhà cung cấp cách nhà cung cấp quản lý - Xác định rõ công việc Tiếp theo, đặc tả rõ ràng công việc phải làm nên dựng lên Nếu có đặc tả kỹ thuật từ khách hàng, điều tạo sở cho phạm vi công việc cho hợp đồng phụ Điều quan trọng để xác định ranh giới công việc nhà thầu phụ nhà thầu thực hoàn toàn rõ ràng - Phát nhà cung cấp đủ lực Phát nhà cung cấp đủ lực trường hợp cụ thể hữu ích mà chuyên gia đấu thầu làm, cần phải có kinh nghiệm thị trường biết tiếp cận nhà cung cấp có giá trị Người quản lý dự án có nhiều kinh nghiệm thị trường lao động kỹ thuật đề nghị nhà cung cấp biết để có sản phẩm thích hợp có nhiều tiềm Với khu vực đấu thầu công khai Liên minh châu Âu, đấu thầu cạnh tranh yêu cầu pháp luật Quá trình bắt đầu cách gửi thư ngỏ thông qua tạp chí thức Cộng đồng châu Âu Như đường chấm chấm hình 19.1 cho thấy, nhiên, số trường hợp không cần phải xác định nhà cung cấp, không cần làm Nó có nhà cung cấp có khả cung cấp sản phẩm đặc biệt dịch vụ cụ thể hay điều tổ chức luôn sử dụng nhà cung cấp chuyên biệt Trong trường hợp đó, ba giai đoạn bỏ qua trình di chuyển thẳng đến hợp đồng đàm phán Ví dụ thực dự án có sử dụng web ta thường xuyên sử dụng công ty website ADC Việt Nam - Gửi lời mời thầu Khi phát nhà cung cấp phù hợp, bước yêu cầu họ thực việc mời thầu thức việc cung cấp sản phẩm dịch vụ theo yêu cầu Một lần nữa, chuyên gia đấu thầu có vai trò quan trọng việc xây dựng thư mời thầu (ITTS) Định dạng ITT thay đổi từ tổ chức đến tổ chức phải bao gồm phạm vi công việc rõ ràng ý tưởng, hợp đồng theo chuẩn chung mà người mua mong muốn sử dụng Vào thời gian ITT xây dựng, họ thiết lập tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu dựa vào để đánh giá Điều làm cho trình dễ dàng thông qua danh sách rút gọn sau có chứa tiêu chí xác định công việc cần thực - Danh sách nhà cung cấp sàng lọc (rút gọn) Nếu có nhiều nhà cung cấp đáp ứng ITT, để đánh giá tất họ cách chi tiết không khả thi Vì vậy, cần thiết phải rút gọn danh sách ban đầu xuống để quản lý hết Điều thực cách sử dụng tiêu chí đánh giá trước thành lập thảo luận chi tiết phần Điều cần thiết thực giai đoạn mang tính tổng quan bên ngoài, điều không đem lại lợi ích nhiều, sử dụng danh sách hội thẩm giám định viên, người có quan điểm bổ sung cho đêm lại lợi ích - Đánh giá nhà cung cấp Khi danh sách soạn thảo, nhiều chi tiết đánh giá làm từ nhà cung cấp lại Các vấn đề liệu nhà cung cấp cung cấp sản phẩm dịch vụ cần thiết vào thời điểm, chi phí chất lượng Tuy nhiên, yếu tố khác nên đưa vào việc đánh giá, bao gồm: - Quy mô, danh tiếng tình trạng tài nhà thầu phụ Trường hợp nhà thầu phụ phần tập đoàn lớn hơn, việc định giá phải xem xét tập đoàn - Các khách hàng thị trường cung cấp nhà thầu phụ - Quy mô nhà thầu phụ nằm mối liên hệ với nhà thầu Vấn đề liệu nhà thầu có quyền lực' - nói cách khác, kinh nghiệm, nguồn lực ảnh hưởng - để quản lý nhà thầu phụ có hiệu quả, điều lý doanh nghiệp dự kiến phần không đáng kể việc quay vòng vốn nhà thầu phụ - Các vị trí tham chiếu Trường hợp đặc biệt nơi mà nhà thầu phụ không khai thác trước đó, người quản lý dự án muốn điều tra hồ sơ theo dõi với khách hàng khác - Một kiểm tra xảy sở nhà thầu phụ, để kiểm tra quy trình tiêu chuẩn tính khả thi hoạt động kiểm soát chất lượng sản phẩm Trong trình khảo sát, kết đạt cần để tìm muốn làm việc kinh doanh với nhà thầu phụ Sự hợp tác kỹ thuật viên cởi mở giấu giếm trách nhiệm muốn rõ tất thứ hợp đồng để chặt chẽ? Không có sai việc có hợp đồng, số doanh nghiệp hình thức hợp đồng mà làm cho họ làm việc chăm khó chịu để làm việc Thỏa thuận hợp đồng Cuối cùng, hợp đồng thỏa thuận Đây vấn đề quan trọng thảo luận chi tiết phần 19.2.2 Khuôn khổ hợp đồng Điểm khởi đầu dẫn đến hoàn thành hợp đồng phụ xác định đầy đủ phạm vi việc cung cấp Nó phải hoàn thiện cách đầy đủ, chi tiết với thiết bị dịch vụ cung cấp bao gồm: - Các chức yêu cầu kỹ thuật việc cung cấp - Việc thưc thi cách chi tiếp điều kiện tốt điều kiện chấp nhận - Ngân sách có sẵn - Một danh sách đầy đủ xác sản phẩm từ nhà cung cấp - Xác định ngày mà dịch vụ, sản phảm cung cấp nơi mong muốn - Xác định phương thức cài đặt theo yêu cầu - Dựa vào tiêu chí mà sản phẩm dịch vụ chấp nhận - Việc kiểm soát quản lý dự án mà người mua muốn phải tuân theo - Các chế kiểm soát chất lượng áp dụng cho sản phẩm dịch vụ, bao gồm quyền người mua để áp đặt chế đảm bảo chất lượng riêng họ Chủ đầu tư, người quản lý dự án cần đảm bảo lợi ích hai nhà phát triển khách hàng Điểm quan trọng để đảm bảo điều khoản hợp đồng liền mạch thống 'back-to-back' Có nghĩa là, khách hàng áp đặt điều khoản vào nhà thầu điều cần phản ánh điều khoản nhà thầu phụ Nếu điều không thực nhà thầu gặp rủi ro Tình trạng biểu diễn hình 19.2 Một vấn đề quan trọng khác hợp đồng quyền sở hữu sản phẩm phát triển Trường hợp mà công việc thực mà chi phí nhà thầu đảm nhiệm chuyển cho nhà thầu toán đương nhiên quyền sở hữu trí tuệ (IPR) thuộc nhà thầu Trường hợp nhà thầu phụ cung cấp sở hữu, có lẽ hình thức sửa đổi, phải thảo luận quyền sở hữu quyền IPR điều khoản mà họ bán, cấp phép, đến người dùng cuối Nếu nhà thầu phụ cấp giấy phép cho việc sử dụng sản phẩm, hợp đồng phải bao gồm việc dàn xếp điều chỉnh cho hình phát sinh nhà thầu phụ dừng việc kinh doanh Với phần mềm, đặc trưng thông thường đặt mã nguồn , nộp cho bên thứ ba đáng tin cậy, người phát hành đến người mua trường hợp quy định định, bao gồm việc phá sản nhà cung cấp Trong hợp đồng nên bao gồm quy ước bảo hành, hỗ trợ bảo trì từ nhà cung cấp sau bàn giao cho nhà thầu hay khách hàng Thông thường, nhà thầu chèn khoản phạt vào hợp đồng phụ sảy việc giao hàng trễ, điều chỉnh “tiền bồi thường định trước” để trang trải việc không thực đúng; tùy thuộc vào hoàn cảnh định Lý Thứ nhất, nhà thầu bị ràng buộc điều khoản phạt tài chịu trách nhiệm cho việc cung cấp hệ thống tổng thể khách hàng khó khăn tốn để tìm nhà thầu phụ thay thích hợp Thứ hai, nhà thầu phải chịu tất loại chi phí bổ sung phát sinh từ chậm trễ - chẳng hạn nhân viên để làm – Điều không không nằm “tiền bồi thường định trước” Thứ ba, thất bại nhà thầu phụ phản ánh xấu đến uy tín đánh giá nhà thầu việc sử dụng họ Do phải lựa chọn nhà thầu phụ từ đầu 19.3 Thực giám sát nhà cung cấp Các nhà thầy phụ yêu cầu thực theo mô hình thiếp kế dự án thường xuyên báo cáo lại kết Việc sử dụng định dạng báo cao tốt phải có định dạng báo cáo mà nhà thầu sử dụng Người quản lý dự án phải đảm bảo chắn tiêu chí thủ tục đầy đủ để kiểm soát Mức độ quan tâm mà quản lý dự án chi tiết để nhà thầu phụ dựa vào điểm tới hạn nó, lý này, Do đảm bảo nhà thầu phụ đường dự án Nếu điều ngăn ngừa điểm ý quản lý dự án nhà thầu phụ phải tăng cường Chỉ công việc bắt đầu số phương pháp sử dụng để giữ cho tiến độ công việc nhà thầu phụ Chúng mô tả Duyệt thiết kế, vẽ chi tiết kỹ thuật Approval of designs, drawings and specifications Quản lý dự án phải chắn nhóm dự án kiểm tra phê duyệt thiết kế nhà thầu phụ chúng hoàn thành thời gian xây dựng kế hoạch dự án Tương tự vậy, kế hoạch nhà thầu phụ phải kiểm tra để chắn họ đủ thời gian cho phép xem xét lịch trình riêng họ Những họp tiến độ Progress meetings Cuộc họp tiến độ tổ chức thường xuyên với báo cáo nhà cung cấp đến khách hàng, mà tranh toàn dự án trình bày Tiến độ nhà thầu phụ so với kế hoạch thống cần xem xét giám sát sai lệch Người quản lý dự án cần phải tạo môi trường mở hợp tác để nhà thầu phụ cảm thấy nêu vấn đề mối quan tâm không giấu khó khăn họ rơi vào khủng hoảng thực Kiểm chứng Witnessing tests Người quản lý dự án phải chủ động đưa giám sát viên đến kiểm chứng phần quan trọng từ nhà thầu phụ Trong dự án lớn, với nhiều công việc thực nhà thầu phụ điều có giá trị Tiếp nhận hàng hóa dịch vụ từ nhà thầu phụ Receipt of goods and services from the subcontractor Khi nhà thầu phụ cung cấp hàng hóa dịch vụ, cần phải theo dõi kiểm tra nhận chúng quy trình thích hợp Nên kiểm tra xem các mục nhận xây dựng tiêu chuẩn phê duyệt Kiểm tra hóa đơn Tất hóa đơn nhà thầu phụ phải kiểm tra để đảm bảo công việc tính phí cho thực tế thực Sự cẩn thận đặc biệt cần thực với khoản toán giai đoạn mà tiêu chuẩn toán thoả thuận đáp ứng Dự định nhà thầu trì khoản tiền tích cực, để trả nhà thầu phụ sau toán tiền nhận từ nhà cung cấp Với nhà thầu phụ nhỏ, bạn phải cẩn thận trình không buộc họ rơi vào khó khăn tài mà thỏa hiệp khả để hoàn thành hợp đồng Quản lý rủi ro Quản lý rủi ro thảo luận chi tiết Chương 15, người quản lý dự án cần phải định xử lý rủi ro nhà thầu phụ Một cách tiếp cận để coi công việc nhà thầu phụ hộp đen: bên nó, nhà thầu phụ có trách nhiệm hoàn toàn cho tất vấn đề quản lý, bao gồm quản lý rủi ro Phương pháp khác quản lý rủi theo hợp đồng, hoạt động kiểm soát chất lượng, để thực kiểm toán theo định kỳ để đảm bảo theo dõi Trường hợp rủi ro mức độ cao liên kết với hợp đồng phụ, nhiên, sách tốt để mang lại cho nhà thầu phụ phạm vi chương trình quản lý rủi ro nhà thầu Điều có bao gồm điều khoản hợp đồng Quản lý lớp trung gian khách hàng Thông thường, trường hợp nhà thầu phụ làm phần chuyên môn cao dự án tổng thể, tình khó khăn phát sinh liên quan đến cách thức mà nhà thầu phụ tương tác với khách hàng Thì nảy sinh hai trường hợp: - Nhà thầu khẳng định tất thông tin nhà thầu phụ khách hàng chuyển qua cho họ, họ ảnh hưởng trực tiếp nhiều chi tiết Kết chậm trễ nhầm lẫn, với nhà thầu coi mối phiền toái hai bên - Các nhà thầu phụ khách hàng tách khỏi nhà thầu giao tiếp trực tiếp, mà nhà thầu không thực kiểm soát xảy Không có câu trả lời đơn giản cho điều này, người quản lý dự án cần phải đồng ý với bên khác hoàn cảnh mà cô ta tham gia vào thảo luận họ Chắc chắn, nhà thầu phải tham gia vào điều để làm với chi tiết kỹ thuật, có lẽ khách hàng nhà thầu phụ yêu cầu để chép tất thư gửi đến nhà thầu chính, để xem xét góp ý, cần thiết Đánh giá nhà thầu phụ Ở phần cuối dự án, đánh giá hiệu suất tổng thể nhà thầu phụ thực Điều bao gồm: chất lượng công việc thực nhân viên giao cho dự án; lực nhà thầu phụ đáp ứng thời gian thời hạn; đánh dễ dàng - hay khó khăn - mối quan hệ làm việc Mục tiêu để xây dựng liệu nhà thầu phụ sử dụng vào dự án sau 19.4 Kiểm soát chất lượng nhà thầu phụ Một câu hỏi lớn cần giải từ đầu có hay không nhà thầu phụ làm việc hệ thống nhà thầu Sẽ hợp lý, hệ thống nhà thầu thực điều không khả thi nhà thầu phụ có hệ thống chất lượng phát triển tốt để thực việc Một số mức độ bảo đảm cung cấp hệ thống nhà thầu phụ chập thuận theo tiêu chuẩn bên ISO 9001 Nếu nhà thầu phụ không thực công việc theo tiêu chuẩn bên phê duyệt, tiêu chuẩn cung cấp nhà thầu chính, nhà thầu phải tìm kiếm “sự nhượng bộ” tiêu chuẩn nhà thầu không áp dụng cho công việc hợp đồng phụ Điều không giống việc nói chất lượng công việc chấp nhận, hệ thống nhà thầu phụ phù hợp với hệ thống chất lượng Quản lý dự án phải đảm bảo kế hoạch chất lượng nhà thầu phụ đặt chế độ kiểm soát chất lượng cho công việc hợp đồng phụ Tại thời điểm mà nhà thầu phụ hoàn thành bàn giao cho nhà thầu chính, loạt danh sách kiểm thử xác định trước phải thực bao gồm: - Môi trường kiểm thử - Kế hoạch kiểm thử - Trách nhiệm thực kiểm thử Điều nhà thầu nhà thầu phụ, với đội ngũ nhân viên nhà thầu đóng vai trò quan sát viên - Các kết dự tính xác định đặc tả ban đầu - Những sai số cho phép kết Nói chung, người quản lý dự án không nên ủy quyền nghiệm thu sản phẩm trừ họ đáp ứng hoàn toàn tiêu chí nghiệm thu Tuy nhiên, kế hoạch chặt chẽ chế sản phẩm theo chủ đề chấp nhận để nghiệm thu, số cố khắc phục tiến hành sau Trường hợp xảy ra, yếu tố rủi ro rõ ràng có liên quan vấn đề cần giám sát thông qua trình quản lý rủi ro công việc sửa chữa thực chấp nhận 10 19.5 Tổng kết Việc sử dụng nhà thầu phụ trở nên phổ biến kỹ mở rộng ngày đa dạng cần thiết dự án hệ thống thông tin Các nhà thầu cần phải cẩn thận việc lựa chọn nhà thầu phụ việc đưa hợp đồng yêu cầu có bảo hiểm theo yêu cầu khách hàng Công việc nhà thầu phụ phải theo dõi chặt chẽ, từ kỹ thuật, chất lượng quan điểm tài Vào kết thúc dự án, hiệu nhà thầu phụ phải đánh giá rút kinh nghiệm cho dự án sau 11 ... không nhà thầu phụ làm việc hệ thống nhà thầu Sẽ hợp lý, hệ thống nhà thầu thực điều không khả thi nhà thầu phụ có hệ thống chất lượng phát triển tốt để thực việc Một số mức độ bảo đảm cung cấp hệ. .. sung cho đêm lại lợi ích - Đánh giá nhà cung cấp Khi danh sách soạn thảo, nhiều chi tiết đánh giá làm từ nhà cung cấp lại Các vấn đề liệu nhà cung cấp cung cấp sản phẩm dịch vụ cần thiết vào thời... đồng Quản lý rủi ro Quản lý rủi ro thảo luận chi tiết Chương 15, người quản lý dự án cần phải định xử lý rủi ro nhà thầu phụ Một cách tiếp cận để coi công việc nhà thầu phụ hộp đen: bên nó, nhà