- Thứ hai một phần của công việc được bảo đảm thực hiện dựa trên hợp đồng phụ do nhà cung cấp, với sự kiểm soát thực hiện quản lý dự án trên cơ sở nguyên tắc.Chương này là có liên quan v
Trang 1M c l c ục lục ục lục
Chương 19 Quản lý những nhà cung cấp 21
19.1 Mở đầu 21
19.2 Thiết lập hợp đồng 22
19.2.1 đánh giá và lựa chọn nhà thầu phụ 22
19.2.2 Kết cấu của hợp đồng 25
19.3 Thực hiện giám sát nhà cung cấp 27
19.4 Kiểm soát chất lượng và các nhà thầu phụ 29
19.5 Tổng kết 30
Trang 2Chương 19 Quản lý những nhà cung cấp
19.1 Mở đầu
Thông thường các dự án sẽ phải gọi tới các dịch vụ hoặc các tổ chức của những người bên ngoài chuyên cung cấp các dịch vụ hoặc thiết bị để đáp ứng một phần thiếu hụt tạm thời trong điều kiện của họ của chính họ Các nhà cung cấp bên ngoài có thể được sử dụng trong hai hoàn cảnh:
- Thứ nhất nhóm dự án vẫn giữ được kiểm soát trực tiếp ngày qua ngày công việc của nhà cung cấp Đây là trường hợp bình thường khi, ví dụ: các lập trình viên hợp đồng được sử dụng; riêng thực tế là họ được trả tiền thông qua hóa đơn hơn thông qua bảng lương, họ được quản lý giống như bất kỳ thành viên khác của nhóm
dự án
- Thứ hai một phần của công việc được bảo đảm thực hiện dựa trên hợp đồng phụ do nhà cung cấp, với sự kiểm soát thực hiện quản lý dự án trên cơ sở nguyên tắc.Chương này là có liên quan với tình huống thứ hai
Việc sử dụng nhà thầu phụ trong một dự án là rất thường thấy Nếu một công
ty phần mềm đã cung cấp một giải pháp "chìa khóa" cho khách hàng của họ thì sẽ phải cung cấp một hệ thống hoàn chỉnh trong tất cả các thành phần như: phần cứng, phần mềm, các thông tin, huấn luyện đào tạo … và còn sẽ phải mua một số yếu tố phi phần mềm từ các nhà thầu phụ Đây là trường hợp có thể là khá phổ biến đối với các
dự án trở phức tạp và đòi hỏi sự bổ sung thống nhất tăng sự kết hợp đa dạng của năng lực và nguồn lực Tất nhiên cả khách hàng cũng tìm sự đơn giản hóa cho chính
họ bằng cách chỉ định một “nhà thầu chính” những người mà sẽ chịu trách nhiệm tổng thể về dự án để khiến họ cảm thấy yên tâm so với việc cố gắng để quản lý một
số nhà cung cấp khác nhau Đổi lại, là sự dàn xếp chuyển những rủi ro bằng việc liên kết giữa các nhà thầu phụ và nhà thầu chính Điều này rất quan trọng, do đó, sắp xếp hợp đồng phụ phải được thiết lập đúng, các rủi ro liên kết đó với các hợp đồng phụ được đề cập và việc kiểm soát đầy đủ đó được thực hiện thông qua công việc của các nhà thầu phụ
Một ví dụ cụ thể như khi thực hiện một dự án xây dựng một hệ thống mạng nội
bộ cho một đơn vị thì cần ký hợp đồng phụ với nhà cúng cấp máy và các thiết bị mạng
19.2 Thiết lập hợp đồng
19.2.1 Đánh giá và lựa chọn nhà thầu phụ
Điều quan trọng là để đảm bảo rằng các nhà thầu phụ phải được lựa chọn và
“phạm vi cung cấp" là rõ ràng và hiểu đúng bởi cả hai bên Mô hình quy trình được thể hiện trong hình 19.1 cung cấp một khung chuẩn để đạt được điều này
Nói chung, phương pháp tiếp cận để công việc của thầu phụ phải theo một số giai đoạn nhất định
Trang 3Mặc dù người quản lý dự án có một vai trò quan trọng nhưng sẽ hợp lý hơn là tranh thủ sự hỗ trợ của chuyên gia đặc biệt, những người sẽ hiểu cách thức nghiên cứu thị trường và đã biết cách để đánh giá nhà cung cấp và đàm phán ký hợp đồng Các giai đoạn chính trong quá trình xây dựng hợp đồng phụ được mô tả
Hình 19 Quá trình phát hiện và lựa chọn nhà cung cấp
- Quyết định(xác định) những công việc cho nhà thầu phụ
Có nhiều lý do để có thể đưa ra quyết định ký hợp đồng phụ một số các dự án, bao gồm:
+ Thiếu kỹ năng hoặc nguồn lực cần thiết Đây có thể là một tình trạng tạm thời được rút ra từ một số dự án mà yêu cầu tất cả các nguồn lực tập trung vào một thời gian, hoặc dự án bị kéo dài thời gian hay phải quyết định rằng những kỹ năng mà không nằm trong năng lực cốt lõi của họ
+ Áp lực để giảm số lượng nhân viên Nhiều tổ chức phải đối mặt với áp lực từ các nhà phân tích thị trường, cơ quan quản lý hoặc chính quyền để "làm được nhiều hơn với nguồn nhân lực ít hơn”, và một cách để đạt được điều này có thể là tính toán
hạ thấp việc thuê thêm nhân viên Trong trường hợp này, nó sẽ là cần thiết để ký hợp đồng phụ vì các nguồn lực nội tại không còn đủ để thực hiện một phần hoặc toàn bộ
dự án
+ Cân đối chi phí Mặc dù một tổ chức có thể sở hữu năng lực nội tại đủ đáp ứng, điều này có thể rẻ hơn khi ký hợp đồng phụ thuê làm việc để củng cố, cân bằng quy mô kinh tế hoặc chi phí lao động thấp hơn thông qua việc chỉ điều hành, ví dụ, thuê lao động tại những vùn ở vùng Viễn Đông (Châu Á)
Trang 4+ Kỹ năng chuyên môn cao Điều này có thể không có giá trị khi tổ chức phát triển các kỹ năng đặc biệt cho một dự án cụ thể và nó có thể làm thay thế bằng những nhà cung cấp đặc biệt Ngoài ra, rất có thể rằng các chuyên gia sẽ có thể phát triển một sản phẩm chất lượng cao trong một khoảng thời gian ngắn hơn, chính xác vì họ đang làm việc trong một lĩnh vực mà họ có chuyên môn
+ Chuyển rủi ro Có nghĩa là mong muốn để chuyển rủi ro Như là công nghệ, thương mại và tài chính được chuyển cho người khác; nhưng để thấy sau này trong khuôn khổ hợp đồng cho một số dự liệu
Dù lý do nào cho việc giao ký những hợp đồng thầu phụ, điều quan trọng là phải làm rõ những gì họ làm sẽ gây ảnh hưởng đến sự lựa chọn nhà cung cấp và cũng
là cách các nhà cung cấp được quản lý
- Xác định rõ công việc
Tiếp theo, một đặc tả rõ ràng về công việc phải làm nên được dựng lên Nếu có một đặc tả kỹ thuật từ khách hàng, điều này sẽ tạo cơ sở cho phạm vi công việc cho hợp đồng phụ Điều quan trọng để xác định các ranh giới của công việc giữa các nhà thầu phụ và nhà thầu chính được thực hiện hoàn toàn rõ ràng
- Phát hiện nhà cung cấp đủ năng lực
Phát hiện các nhà cung cấp đủ năng lực là trường hợp cụ thể rất hữu ích mà các chuyên gia đấu thầu sẽ làm, như là cần phải có kinh nghiệm về thị trường và biết tiếp cận những nhà cung cấp có giá trị Người quản lý dự án cũng có thể có nhiều kinh nghiệm về thị trường lao động kỹ thuật và có thể đề nghị các nhà cung cấp biết để có các sản phẩm thích hợp hoặc có nhiều tiềm năng
Với khu vực đấu thầu công khai trong Liên minh châu Âu, đấu thầu cạnh tranh
là yêu cầu của pháp luật Quá trình này bắt đầu bằng cách gửi thư ngỏ thông qua các tạp chí chính thức của Cộng đồng châu Âu
Như các đường chấm chấm trong hình 19.1 cho thấy, tuy nhiên, trong một số trường hợp có thể không cần phải xác định các nhà cung cấp, hoặc không cần làm như vậy Nó có thể chỉ ra rằng chỉ có một nhà cung cấp có khả năng cung cấp một sản phẩm đặc biệt hoặc dịch vụ cụ thể hay điều đó là tổ chức luôn luôn sử dụng một nhà cung cấp chuyên biệt Trong trường hợp đó, ba giai đoạn tiếp theo có thể được bỏ qua và quá trình này sẽ di chuyển thẳng đến hợp đồng đàm phán
Ví dụ khi thực hiện một dự án nào trong đó có sử dụng web thì ta thường xuyên sử dụng công ty website ADC ở Việt Nam
- Gửi lời mời thầu
Khi đã phát hiện được những nhà cung cấp phù hợp, bước tiếp theo là yêu cầu
họ thực hiện việc mời thầu chính thức về việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ theo yêu cầu Một lần nữa, các chuyên gia đấu thầu có một vai trò quan trọng trong việc xây dựng các thư mời thầu (ITTS) Định dạng của ITT sẽ thay đổi từ tổ chức đến
tổ chức nhưng nó phải bao gồm một phạm vi công việc rõ ràng và đúng ý tưởng, một hợp đồng theo chuẩn chung mà người mua mong muốn sử dụng
Trang 5Vào cùng thời gian các ITT được xây dựng, họ sẽ thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu dựa vào đó để đánh giá Điều này làm cho quá trình dễ dàng hơn thông qua bản danh sách rút gọn sau đó có chứa tiêu chí xác định công việc cần thực hiện
- Danh sách những nhà cung cấp đã được sàng lọc (rút gọn)
Nếu có nhiều nhà cung cấp đáp ứng các ITT, để đánh giá tất cả họ một cách chi tiết là không khả thi Vì vậy, cần thiết phải rút gọn danh sách ban đầu xuống để có thể quản lý được hết Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các tiêu chí đánh giá trước đây được thành lập và thảo luận chi tiết trong phần tiếp theo
Điều cần thiết thực hiện ở giai đoạn này sẽ chỉ mang tính tổng quan bên ngoài, điều đó không đem lại lợi ích nhiều, sử dụng một danh sách hội thẩm của giám định viên, những người có quan điểm sẽ bổ sung cho nhau có thể đêm lại lợi ích ở đây
- Đánh giá nhà cung cấp
Khi một danh sách đã được soạn thảo, nhiều chi tiết được đánh giá hơn có thể được làm từ những nhà cung cấp còn lại Các vấn đề cơ bản là liệu các nhà cung cấp
có thể cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết vào đúng thời điểm, chi phí và chất lượng Tuy nhiên, các yếu tố khác nên đưa vào việc đánh giá, bao gồm:
- Quy mô, danh tiếng và tình trạng tài chính của các nhà thầu phụ Trường hợp nhà thầu phụ là một phần của một tập đoàn lớn hơn, việc định giá phải xem xét trên
cả tập đoàn
- Các khách hàng và thị trường đã được cung cấp bởi các nhà thầu phụ
- Quy mô của nhà thầu phụ nằm trong mối liên hệ với nhà thầu chính Vấn đề ở đây là liệu các nhà thầu chính sẽ có quyền lực' - nói cách khác, kinh nghiệm, nguồn lực và ảnh hưởng - để quản lý các nhà thầu phụ có hiệu quả, và điều này có thể không phải là lý do nếu doanh nghiệp dự kiến chỉ là một phần không đáng kể của việc quay vòng vốn nhà thầu phụ
- Các vị trí tham chiếu Trường hợp đặc biệt là những nơi mà nhà thầu phụ đã không khai thác trước đó, người quản lý dự án sẽ muốn điều tra hồ sơ theo dõi với các khách hàng khác
- Một cuộc kiểm tra có thể xảy ra tại cơ sở của nhà thầu phụ, để kiểm tra về quy trình và tiêu chuẩn và tính khả thi về hoạt động kiểm soát chất lượng sản phẩm
Trong quá trình khảo sát, kết quả đạt được cần được để tìm ra những gì muốn làm trong việc kinh doanh với các nhà thầu phụ Sự hợp tác của kỹ thuật viên và sự cởi mở hoặc là những sự giấu giếm và trách nhiệm muốn được chỉ rõ về tất cả mọi thứ trong hợp đồng để chặt chẽ? Không có gì sai về việc những gì đang có trong hợp đồng, nhưng một số doanh nghiệp như hình thức hợp đồng mà có thể làm cho họ có thể là làm việc rất chăm chỉ và khó chịu khi cùng để làm việc
Trang 6Thỏa thuận hợp đồng
Cuối cùng, hợp đồng có thể được thỏa thuận Đây là một vấn đề quan trọng và
vì vậy nó được thảo luận chi tiết hơn trong phần tiếp theo
19.2.2 Khuôn khổ của hợp đồng
Điểm khởi đầu dẫn đến hoàn thành của một hợp đồng phụ là xác định đầy đủ phạm vi việc cung cấp Nó phải được hoàn thiện một cách đầy đủ, chi tiết với các thiết bị dịch vụ được cung cấp bao gồm:
- Các chức năng và yêu cầu kỹ thuật của việc cung cấp
- Việc thưc thi một cách chi tiếp trong điều kiện tốt nhất hoặc trong điều kiện
có thể chấp nhận
- Ngân sách có sẵn
- Một danh sách đầy đủ và chính xác các sản phẩm từ nhà cung cấp
- Xác định ngày mà các dịch vụ, sản phảm được cung cấp tại nơi mong muốn
- Xác định phương thức cài đặt theo yêu cầu
- Dựa vào các tiêu chí mà sản phẩm và dịch vụ được chấp nhận
- Việc kiểm soát quản lý dự án mà người mua sẽ muốn phải tuân theo
- Các cơ chế kiểm soát chất lượng sẽ được áp dụng cho các sản phẩm và dịch
vụ, bao gồm cả quyền của người mua để áp đặt cơ chế đảm bảo chất lượng của riêng họ
Chủ đầu tư, người quản lý dự án cần đảm bảo lợi ích của cả hai là nhà phát triển và khách hàng Điểm quan trọng để đảm bảo rằng các điều khoản hợp đồng là liền mạch thống nhất 'back-to-back' Có nghĩa là, nếu khách hàng đã áp đặt bất kỳ điều khoản vào nhà thầu chính thì những điều này cần được phản ánh trong các điều khoản đối với các nhà thầu phụ Nếu điều này không được thực hiện thì nhà thầu chính có thể sẽ gặp rủi ro Tình trạng này được biểu diễn trong hình 19.2
Một vấn đề quan trọng khác trong hợp đồng là quyền sở hữu của các sản phẩm
đã phát triển Trường hợp mà công việc đang được thực hiện mà chi phí do nhà thầu chính đảm nhiệm thì sẽ chuyển cho nhà thầu chính thanh toán và đương nhiên các quyền sở hữu trí tuệ (IPR) thuộc về nhà thầu chính
Trang 7Trường hợp nhà thầu phụ cung cấp một cái gì đó đã được sở hữu, có lẽ trong một hình thức sửa đổi, sẽ phải thảo luận về quyền sở hữu của quyền IPR và các điều khoản mà họ sẽ được bán, hoặc được cấp phép, đến người dùng cuối Nếu các nhà thầu phụ sẽ chỉ cấp giấy phép cho việc sử dụng sản phẩm, thì hợp đồng phải bao gồm
cả việc dàn xếp điều chỉnh cho hình huống phát sinh nếu các nhà thầu phụ dừng việc kinh doanh Với các phần mềm, các đặc trưng thông thường là đặt một bản sao của
mã nguồn , được nộp cho một bên thứ ba đáng tin cậy, những người sẽ phát hành nó đến người mua trong trường hợp quy định nhất định, bao gồm cả việc phá sản của các nhà cung cấp
Trong hợp đồng nên bao gồm các quy ước về bảo hành, hỗ trợ và bảo trì từ các nhà cung cấp sau khi được bàn giao cho nhà thầu chính hay chính khách hàng
Thông thường, các nhà thầu chính sẽ chèn các khoản phạt vào các hợp đồng phụ nếu sảy ra việc giao hàng trễ, hoặc điều chỉnh “tiền bồi thường định trước” để trang trải việc không được thực hiện đúng; tùy thuộc vào hoàn cảnh nhất định
Lý do
Thứ nhất, các nhà thầu chính bị ràng buộc bởi các điều khoản phạt về tài chính như vậy và chịu trách nhiệm cho việc cung cấp hệ thống tổng thể đối với khách hàng
và sẽ khó khăn và tốn kém để tìm một nhà thầu phụ thay thế thích hợp
Thứ hai, các nhà thầu chính có thể phải chịu tất cả các loại chi phí bổ sung phát sinh từ sự chậm trễ - chẳng hạn như nhân viên không có gì để làm – Điều đó không được không nằm trong “tiền bồi thường định trước”
Trang 8Thứ ba, sự thất bại của một nhà thầu phụ phản ánh xấu đến uy tín và sự đánh giá của các nhà thầu chính trong việc sử dụng họ
Do đó phải lựa chọn nhà thầu phụ đúng ngay từ đầu
19.3 Thực hiện giám sát nhà cung cấp
Các nhà thầy phụ sẽ được yêu cầu thực hiện đúng theo mô hình thiếp kế dự án
và thường xuyên báo cáo lại kết quả Việc sử dụng định dạng báo cao thì tốt nhất là phải có định dạng báo cáo mà được nhà thầu chính sử dụng Người quản lý dự án phải đảm bảo chắc chắn rằng các tiêu chí và thủ tục đầy đủ để kiểm soát đúng Mức
độ quan tâm mà quản lý dự án là những chi tiết để nhà thầu phụ sẽ dựa vào điểm tới hạn của nó, vì lý do này, Do đó đảm bảo nhà thầu phụ đi đúng con đường của dự án Nếu điều này không thể ngăn ngừa thì các điểm chú ý quản lý dự án ở các nhà thầu phụ phải được tăng cường Chỉ khi công việc bắt đầu thì một số phương pháp có thể được sử dụng để giữ cho tiến độ công việc của nhà thầu phụ Chúng được mô tả dưới đây
Duyệt thiết kế, bản vẽ và chi tiết kỹ thuật Approval of designs, drawings and specifications
Quản lý dự án phải chắc chắn rằng các nhóm dự án có thể kiểm tra và phê duyệt thiết kế của nhà thầu phụ khi chúng hoàn thành và thời gian sẽ được xây dựng trong kế hoạch dự án Tương tự như vậy, kế hoạch của nhà thầu phụ phải được kiểm tra để chắc chắn rằng họ đã đủ thời gian cho phép xem xét trong lịch trình của riêng họ
Những cuộc họp tiến độ Progress meetings
Cuộc họp tiến độ sẽ được tổ chức thường xuyên với các báo cáo của các nhà cung cấp chính được đến khách hàng, do đó mà một bức tranh toàn bộ dự án có thể được trình bày Tiến độ của nhà thầu phụ so với kế hoạch thống nhất cần được xem xét và giám sát sự sai lệch Người quản lý dự án cần phải tạo ra một môi trường mở
và hợp tác để các nhà thầu phụ cảm thấy có thể nêu ra bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm và không giấu những khó khăn cho đến khi họ đã rơi vào cuộc khủng hoảng thực sự
Kiểm chứng Witnessing tests
Người quản lý dự án phải chủ động đưa giám sát viên đến kiểm chứng những phần quan trọng từ các nhà thầu phụ Trong một dự án lớn, với rất nhiều công việc đang được thực hiện bởi một nhà thầu phụ thì điều này rất có giá trị
Tiếp nhận các hàng hóa và dịch vụ từ nhà thầu phụ Receipt of goods and services from the subcontractor
Trang 9Khi các nhà thầu phụ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, cần phải được theo dõi kiểm tra và nhận chúng đúng quy trình thích hợp Nên kiểm tra xem các các mục nhận đã được xây dựng trên tiêu chuẩn đã được phê duyệt
Kiểm tra hóa đơn
Tất cả hóa đơn do nhà thầu phụ phải được kiểm tra để đảm bảo rằng công việc tính phí cho trên thực tế đã được thực hiện Sự cẩn thận đặc biệt cần được thực hiện với các khoản thanh toán giai đoạn mà các tiêu chuẩn thanh toán thoả thuận đã được đáp ứng Dự định của các nhà thầu chính sẽ duy trì khoản tiền tích cực, đó là để trả các nhà thầu phụ sau khi đã thanh toán tiền nhận được từ các nhà cung cấp Với nhà thầu phụ nhỏ, bạn phải cẩn thận rằng quá trình này không buộc họ rơi vào khó khăn tài chính mà có thể thỏa hiệp khả năng của mình để hoàn thành hợp đồng
Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro được thảo luận chi tiết trong Chương 15, nhưng người quản lý
dự án cần phải quyết định xử lý rủi ro nhà thầu phụ như thế nào Một cách tiếp cận là
để coi công việc của nhà thầu phụ như một hộp đen: bên trong nó, các nhà thầu phụ
có trách nhiệm hoàn toàn cho tất cả các vấn đề quản lý, bao gồm cả quản lý rủi ro Phương pháp khác là quản lý rủi do theo hợp đồng, như các hoạt động kiểm soát chất lượng, và để thực hiện kiểm toán theo định kỳ để đảm bảo rằng nó đang được theo dõi Trường hợp là rủi ro một mức độ cao liên kết với hợp đồng phụ, tuy nhiên, chính sách tốt nhất để mang lại cho các nhà thầu phụ giữa phạm vi của chương trình quản
lý rủi ro của nhà thầu chính Điều này sẽ có được bao gồm trong các điều khoản hợp đồng
Quản lý lớp trung gian giữa khách hàng
Thông thường, trường hợp một nhà thầu phụ đang làm một phần hoặc chuyên môn cao trong dự án tổng thể, một tình huống khó khăn có thể phát sinh liên quan
đến cách thức mà các nhà thầu phụ tương tác với khách hàng Thì có thể nảy sinh hai trường hợp:
- Nhà thầu chính khẳng định rằng tất cả các thông tin giữa các nhà thầu phụ và khách hàng được chuyển qua cho họ, mặc dù họ không có ảnh hưởng trực tiếp trong nhiều chi tiết Kết quả là sự chậm trễ và nhầm lẫn, với các nhà thầu chính được coi như một mối phiền toái bởi cả hai bên
- Các nhà thầu phụ và khách hàng tách ra khỏi nhà thầu chính và giao tiếp trực tiếp, vì vậy mà các nhà thầu chính không thực sự kiểm soát những gì đang xảy ra Không có câu trả lời đơn giản cho điều này, nhưng người quản lý dự án cần phải đồng ý với các bên khác trong các hoàn cảnh mà anh ta hoặc cô ta sẽ tham gia vào các cuộc thảo luận của họ Chắc chắn, các nhà thầu chính phải được tham gia vào bất
cứ điều gì để làm với chi tiết kỹ thuật, và có lẽ khách hàng và nhà thầu phụ có thể được yêu cầu để sao chép tất cả các thư và gửi đến nhà thầu chính, để xem xét và góp
ý, nếu cần thiết
Đánh giá nhà thầu phụ
Trang 10Ở phần cuối của dự án, đánh giá về hiệu suất tổng thể của nhà thầu phụ được thực hiện Điều này bao gồm: chất lượng công việc đã thực hiện và các nhân viên được giao cho dự án; năng lực của nhà thầu phụ đáp ứng thời gian và thời hạn; và đánh giá như thế nào là dễ dàng - hay khó khăn - mối quan hệ làm việc đã Mục tiêu
ở đây là để xây dựng dữ liệu về nhà thầu phụ có thể được sử dụng vào các dự án sau
19.4 Kiểm soát chất lượng các nhà thầu phụ
Một câu hỏi lớn cần được giải quyết ngay từ đầu là có hay không các nhà thầu phụ sẽ làm việc trong hệ thống của nhà thầu chính Sẽ là hợp lý, nếu hệ thống của nhà thầu chính thực hiện những điều này có thể không khả thi trong khi nhà thầu phụ có một hệ thống chất lượng phát triển tốt để thực hiện việc đó Một số mức độ bảo đảm
sẽ được cung cấp nếu cả hệ thống chính và nhà thầu phụ đã được chập thuận theo tiêu chuẩn bên ngoài như ISO 9001
Nếu các nhà thầu phụ không thực hiện công việc theo tiêu chuẩn bên ngoài đã được phê duyệt, nhưng tiêu chuẩn này đã được hoặc được cung cấp bởi nhà thầu chính, khi
đó nhà thầu chính phải tìm kiếm một “sự nhượng bộ” là tiêu chuẩn của nhà thầu chính sẽ không được áp dụng cho các công việc của hợp đồng phụ Điều này là không giống như việc nói rằng chất lượng công việc kém thì sẽ được chấp nhận, chỉ
là hệ thống của nhà thầu phụ không phải phù hợp với cùng hệ thống chất lượng Quản
lý dự án phải đảm bảo rằng kế hoạch chất lượng của nhà thầu phụ đặt ra một chế độ kiểm soát chất lượng cho công việc của hợp đồng phụ
Tại mỗi thời điểm mà nhà thầu phụ hoàn thành bàn giao cho nhà thầu chính, một loạt danh sách kiểm thử sẽ được xác định trước và phải được thực hiện bao gồm:
- Môi trường kiểm thử.
- Kế hoạch kiểm thử.
- Trách nhiệm thực hiện kiểm thử
Điều này có thể là nhà thầu chính hoặc nhà thầu phụ, với đội ngũ nhân viên của nhà thầu chính đóng vai trò là quan sát viên
- Các kết quả dự tính như được xác định trong đặc tả ban đầu.
- Những sai số được cho phép trong các kết quả.
Nói chung, người quản lý dự án không nên ủy quyền nghiệm thu sản phẩm trừ khi họ
đã đáp ứng hoàn toàn các tiêu chí nghiệm thu Tuy nhiên, một kế hoạch chặt chẽ sẽ thi thoảng bức chế các sản phẩm theo chủ đề được chấp nhận để nghiệm thu, một số
sự cố sẽ được khắc phục được tiến hành sau đó Trường hợp này xảy ra, một yếu tố rủi ro là rõ ràng có liên quan và các vấn đề cần được giám sát thông qua các quá trình quản lý rủi ro cho đến khi công việc sửa chữa đã được thực hiện và chấp nhận
