TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN IMPROVING DECISION MAKING AND MANAGING KNOWLEDGE VIỆC CẢI THIỆN RA QUYẾT ĐỊNH VÀ QUẢN LÝ TRI THỨC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ- LUẬT KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN  Bài tập nhóm IMPROVING DECISION MAKING AND MANAGING KNOWLEDGE VIỆC CẢI THIỆN RA QUYẾT ĐỊNH VÀ QUẢN LÝ TRI THỨC Giảng viên hướng dẫn: ThS. Hồ Trung Thành Nhóm thực hiện: Nhóm 13, 14 & 15 – K10407A Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 11 năm 2013 DANH SÁCH NHÓM 13, 14, & 15 – K10407A  NHÓM 13 1. Bùi Lê Hiền K104071049 2. Phạm Thu Hiền K104071052 3. Nguyễn Thị Bảo Hoa K104071055 4. Trần Thảo Hoài Mi K104071076 5. Tô Huỳnh Thiên Tín K104071135 6. Huỳnh Thị Mỹ Bảo K104071684 NHÓM 14 1. Bùi Lê Hiền K104071049 2. Phạm Thu Hiền K104071052 3. Nguyễn Thị Bảo Hoa K104071055 4. Trần Thảo Hoài Mi K104071076 5. Tô Huỳnh Thiên Tín K104071135 NHÓM 15 1. Lê Thị Thu Hiền K104071051 2. Đỗ Thị Thùy Nhung K104071094 3. Trần Thị Hồng Quỳnh K104071110 4. Nguyễn Xuân Thắng K104071126 5. Nguyễn Bảo Phương Thục K104071130 DANH SÁCH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC STT Họ và tên MSSV Công việc 1 Nguyễn Văn Đức K104071041 Dịch bài, đóng kịch (vai con trai) 2 Bùi Lê Hiền K104071049 Dịch bài, đóng kịch (vai vợ Bụt) 3 Lê Thị Thu Hiền K104071051 Dịch casestudy, viết kịch bản, đóng kịch (vai con gái) 4 Phạm Thu Hiền K104071052 Dịch bài, viết kịch bản, đóng kịch (vai vợ Bụt) 5 Nguyễn Thị Bảo Hoa K104071055 Dịch bài, đóng kịch (vai mẹ) 6 Hoàng Li Ly – nhóm trưởng K104071070 Dịch casestudy, viết kịch bản – câu hỏi, thuyết trình 7 Nguyễn Hà Mi K104071075 Dịch bài, powerpoint. 8 Trần Thảo Hoài Mi K104071076 Dịch bài, thuyết trình 9 Đỗ Thị Thùy Nhung K104071094 Dịch bài, đóng kịch (vai người hàng xóm) 10 Trần Thị Hồng Quỳnh – nhóm trưởng K104071110 Dịch bài, viết kịch bản – câu hỏi, thuyết trình, tổng hợp Word. 11 Nguyễn Sĩ Phú Sơn K104071113 Dịch bài, đóng kịch (vai con trai) 12 Đào Bá Hoàng Tâm K104061116 Dịch bài, đóng kịch (vai trợ lý) 13 Nguyễn Xuân Thắng K104071126 Dịch bài, đóng kịch (vai Bụt) 14 Nguyễn Bảo Phương Thục K104071130 Dịch casestudy, đóng kịch (vai vợ Bụt) 15 Tô Huỳnh Thiên Tín K104071135 Dịch bài, đóng kịch (vai con trai) 16 Phan Bảo Trân K104071142 Dịch bài, powerpoint. 17 Nguyễn Thị Mỹ Bảo – nhóm trưởng K104071684 Dịch case mở đầu, viết kịch bản, đóng kịch (vai vợ Bụt) MỤC LỤC A. LÝ THUYẾT Tình huống mở đầu chương Procter and Gamble (P&G) có vị trí dẫn đầu thế giới trong ngành hàng tiêu dùng và chăm sóc sức khỏe. Năm 2009, P&G có doanh thu 79 tỷ đô, trên 300 thương hiệu, như: Crest, Tide, cà phê Folders và Pampers. Bên cạnh đó, có một điều về P&G mà ít được biết đến: P&G là một trong những tổ chức nghiên cứu lớn nhất thế giới và đạt được rất nhiều bằng sáng chế, sở hữu trí tuệ. Tổ chức nghiên cứu và phát triển của công ty bao gồm trên 7500 nhà khoa học và 22 trung tâm nghiên cứu trên 12 quốc gia. P&G giữ được vị trí dẫn đầu nhờ liên tục sáng tạo và cải tiến sản phẩm. Ở công ty này, chia sẻ tri thức là chìa khóa thành công. Trong khâu sản xuất của công ty, lưu trữ và chia sẻ tài liệu là rất quan trọng. Tuy nhiên P&G lúc trước vẫn lưu trữ tài liệu bằng bản cứng, giấy tờ. Số lượng tài liệu này rất lớn, nhưng các nhà nghiên cứu, các bác sĩ, nhân viên quản lý chất lượng, chuyên viên marketing và những thành viên bên ngoài khác vẫn phải chia sẻ và trao đổi với nhau những tài liệu giấy này. Các tài liệu này được lưu trữ trong các tủ kệ, danh mục, và phải lưu trữ trong các nhà kho. Tìm các bản tài liệu này tốn nhiều thời gian và phiền toái đến mức có thể ảnh hưởng đến việc nghiên cứu và làm việc của các chuyên gia. Sau đó, P&G chuyển sang một hệ thống quản lý tài liệu điện tử gọi là eLab Notebook để lưu trữ các thông tin đó. Hệ thống mới này dùng phần mềm Adobe LiveCycle 1 để có thể dùng và tìm kiếm thông tin trong các file PDF và tạo công cụ để có thể sử dụng nó trên toàn cầu. Sau khi chức năng tìm kiếm thu thập được tất cả các dữ liệu, LiveCycle PDF tạo một file PDF và nhắc người tạo file bổ sung thêm chữ 1 “Leading Consumer Goods Manufacture Streamlined and Enhanced Security of Research and Development Processes with Adobe LiveCycle Solutions,” Adobe Systems, 2009. Samuel Greengard, “A Document Management Case Study : Procter & Gamble,” Baseline Magazine, September 2008 5 ký điện tử. Sau đó hệ thống ấn định quyền truy cập và sử dụng cho những người có chức năng. Hệ thống mới này đã thay đổi tiến trình làm việc. Nó giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Ai cần tìm tài liệu không phải dành hàng giờ mỗi tuần để tìm tài liệu liên quan cho nghiên cứu của họ trên một nền tảng dữ liệu rộng lớn. Hoặc nếu cần trích xuất dữ liệu cho các đối tác và cộng sự bên ngoài công ty cũng như khách hàng, thủ tục cũng rất dễ dàng. Một nghiên cứu cho thấy sản xuất đã tăng 5 - 10%. Business Challenges Information system Organization Business Solutions People Technology Kinh nghiệm từ P&G cho thấy hiệu suất làm việc của một tổ chức có thể được cải thiện bằng cách cải tiến việc quản trị và chia sẻ tri thức. Mô hình kinh doanh Procter&Gamble là tập trung tri thức ở mức độ cao và có một mô hình kinh doanh sáng tạo ổ đĩa. Nhiều thông tin cần thiết và kiến thức cho nghiên cứu và phát triển không phải dễ dàng truy cập bởi vì nó đã được lưu trữ trong nhiều tài liệu giấy khác nhau. Sự chậm trễ trong việc tiếp cận nghiên cứu và phát triển các tài liệu và thông tin quan trọng khác tạo ra sự thiếu hiệu quả đe dọa sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh của P & G. Để được hưởng lợi từ công nghệ quản lý tài liệu, P&G đã thực hiện thay đổi trong quy trình công việc và huấn luyện nhân viên sử dụng hệ thống mới. Bởi vì tài liệu R&D thì có sẵn ngay lập tức, hệ thống INET mới đã làm cho việc kinh doanh P & G hiệu quả hơn nhiều. 6 7 1. Việc ra quyết định và Hệ thống thông tin Một trong những vai trò của Hệ thống thông tin là cải thiện việc ra quyết định, cho cả cá nhân và tổ chức. Việc ra quyết định trong kinh doanh ngày xưa chỉ được thu hẹp trong cấp quản trị. Ngày nay, nhân viên cấp thấp hơn cũng có trách nhiệm trong một số quyết định, khi hệ thống thông tin làm cho mọi cấp bậc trong kinh doanh có thể tiếp cận được các thông tin và dữ liệu. Nhưng cụ thể, “ra quyết định tốt hơn” ở đây là gì? Việc ra quyết định được thực hiện trong việc kinh doanh và các tổ chức khác như thế nào? Chúng ta sẽ tìm hiểu sau đây. 8 1.1 Những giá trị trong kinh doanh của việc cải thiện ra quyết định Bảng 10.1 minh họa giá trị về tiền bạc của việc cải thiện quá trình ra quyết định trong một công ty sản xuất Mỹ, với doanh thu hàng năm 280 triệu đô và 140 nhân viên. Công ty này đã nhận ra rằng đầu tư hệ thống mới có thể cải thiện chất lượng quá trình ra quyết định. Bảng này cho thấy doanh thu tăng và chi phí giảm khi quá trình ra quyết định được cải thiện. Chúng ta có thể thấy từ bảng 10.1, các quyết định được thực hiện bởi các cấp trong công ty, và mặc dù giá trị tạo ra khi cải thiện mỗi quyết định là nhỏ nhưng góp nhặt trăm ngàn quyết định của cả công ty tạo ra giá trị lớn cho doanh nghiệp. 1.2 Các loại quyết định Chương 2 đã đề cập rằng có nhiều cấp độ trong một tổ chức. Mỗi cấp độ có nhu cầu về thông tin phục vụ cho việc ra quyết định khác nhau và trách nhiệm trong mỗi loại quyết định khác nhau (Xem biểu đồ 10.1). Quyết định được chia thành: cấu trúc, bán cấu trúc và phi cấu trúc. • Phi cấu trúc (Unstructured) là loại quyết định mà người ra quyết định phải cân nhắc, định lượng, nhận diện vấn đề để giải quyết. Các loại quyết định này thường khác thường, quan trọng, không có những thông lệ được định trước để ra quyết định. • Cấu trúc (Structured) là loại quyết định ngược lại loại trên, lặp đi lặp lại và theo thông lệ. Loại quyết định này được đưa ra theo một tiến trình định sẵn nên không cần phải xem xét giải quyết mỗi lần ra quyết định. • Bán cấu trúc (Semistructured) là loại quyết định có những phần từ cả 2 loại trên, tức là chỉ có một phần vấn đề là có giải pháp được định sẵn. Thông thường, ở cấp thấp, ta hay gặp quyết định loại cấu trúc nhiều hơn, và ngược lại, ở cấp cao, loại không cấu trúc lại thường xuyên hơn. 9 Ví dụ về quyết định Người ra quyết định Số lượng quyết định mỗi năm Giá trị từ m ỗi quyết định được cải thiện Tổng cả năm Phân bổ hỗ trợ cho các khách hàng tiềm năng Quản lý khách hàng 12 100,000 1,200,000 Dự báo nhu cầu hà ng ngày của tổng đài Quản lý tổng đài 4 150,000 600,000 Quyết định mức tồn kho hàng ngày Quản lý kho 365 5,000 1,825,000 Nhận định các gói thầu từ các nhà cung ứng chính Nhà quản trị cấp cao 1 2,000,000 2,000,000 Kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu Giám đốc sản xuất 150 10,000 1,500,000 Bảng 10.1: Giá trị kinh tế từ việc cải thiện quá trình ra quyết định. 10 [...]... 15 • Hệ thống hỗ trợ ra quyết định cho nhóm (GDSS) là hệ thống đặc biệt cung cấp cho nhóm một môi trường điện tử để quản lý và cả nhóm có thể ra quyết định cùng nhau và đưa ra giải pháp cho các vấn đề bán cấu trúc lẫn không cấu trúc Việc ra quyết định sẽ có giá trị hơn nhờ kỹ thuật và hệ thống quản lý tri thức thông minh Những kỹ thuật thông minh này bao gồm những hệ thống chuyên gia, những lý luận. .. 2 và hệ thống hoạt động tri thức cung cấp công cụ cho việc phát hiện kiến thức, giao tiếp, sự cộng tác Những công cụ này giúp cho kiến thức luôn có sẵn và dễ dàng phục vụ cho người ra quyết định cũng như tích hợp chúng vào quá trình kinh doanh của công ty 2 Các hệ thống hỗ trợ ra quyết định Các hệ thống hỗ trợ ra quyết định tác động đến công việc kinh doanh như thế nào? Hệ thống hỗ trợ ra quyết định. .. hiểu từng loại hệ thống hỗ trợ ra quyết định hoạt động và đem lại hiệu quả như thế nào sau đây 2.1 Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Hệ thống thông tin quản lý MIS giúp nhà quản trị theo dõi và kiểm soát việc kinh doanh bằng cách cung cấp các thông tin của công ty Các hệ thống này cung cấp những báo cáo thường kỳ dựa trên dữ liệu được trích xuất từ hệ thống quá trình tác nghiệp ngầm (Transaction processing... quan Quyết định phải hợp lý về thơi gian và các tài nguyên khác của các bên –ví dụ như của khách hàng Quyết định phải phản ánh một quá trình hợp lý, có thể giải thích được và dễ hiểu Quyết định là kết quả của một quá trình đã biết và có thể kháng nghị lên cơ quan cấp cao hơn Bảng 10.2: Chất lượng của quyết định và Quá trình ra quyết định 1.5 Hệ thống và các công nghệ hỗ trợ ra quyết định Có 4 loại hệ thống. .. theo như công ty ước lượng Hệ thống nhận định được nhà hàng nào là sử dụng lượng nguyên liệu khác với thông thường và sẽ báo với quản lý nhà hàng để có thể điều chỉnh cho hợp lý PharMark Hệ thống thông tin quản lý ngoại bộ có thề nhận biết thuốc và số lượng thuốc các bệnh nhân dùng để theo dõi kẻo họ bị quá liều hay dùng sai Hệ thống thông tin quản lý nội bộ thu thập thông tin về chi phí các Black &... Taco Bell Hệ thống vận hành tự động của công ty (TACO) cho biết chi phí về thức ăn, nhân công, và chi phí thường kỳ của mỗi nhà hàng Bảng 10.3: Ví dụ về ứng dụng MIS 2.2 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) Khi hệ thống thông tin quản lý MIS chỉ giải quyết các vấn đề cấu trúc, hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS giúp phân tích các vấn đề bán cấu trúc và phi cấu trúc Các phiên bản DSS đầu tiên có định hướng... bậc và loại quyết định mà chúng ta đã mô tả ở chương 22 • Quản trị hệ thống thông tin (MIS) cung cấp các báo cáo thường xuyên và tóm tắt dữ liệu cấp tác nghiệp cho những quản lý cấp trung và cấp tác nghiệp để giải quyết các vấn đề cấu trúc và bán cấu trúc • Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) cung cấp các mẫu phân tích hoặc công cụ phân tích dữ liệu số lượng lớn và các mẫu hỏi truy xuất cho quản lý cấp... và nhóm và cách thức cuộc họp được lên kế hoạch và thực hiện 27 3 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định thông minh Một số kỹ thuật nâng cao cho việc ra quyết định thông minh dựa trên công nghệ nhân tạo (AI) thông minh, trong đó bao gồm các hệ thống dựa trên máy tính (cả phần cứng và phần mềm) mô phỏng hành vi của con người và mô hình suy nghĩ Những kỹ thuật này bao gồm hệ thống chuyên gia, suy luận dựa trên... quan hệ trong mộtkhối lượng lớn dữ liệu mà sẽ rất khó để phân biệt nếu các dữ liệu đó được trình bày thành các hình thức truyền thống Hệ thống thông tin địa lý (GIS) là một loại đặc biệt của DSS, sử dụng công nghệ trực quan dữ liệu để phân tích và hiển thị dữ liệu cho việc lập kế hoạch và ra quyết định dưới hình thức bản đồ số hóa Phần mềm này tập hợp, lưu trữ, xử lý và hiển thị thông tin địa lý tham... Jersey, đã phát tri n một hệ GIS dựa trên phần mềm ESRI cung cấp truy cập web cho các dữ liệu không gian địa lý về tình trạng lũ lụt Hệ thống cung cấp thông tin khẩn cấp giúp cho những người sống ở vùng quê 24 chuẩn bị đối phó với lũ lụt và cho phép quản lý đưa ra các quyết định khẩn cấp nhanh chóng hơn 2.2.4 Hệ thống hỗ trợ quyết định dựa trên web DSS dựa trên web và internet hỗ trợ ra quyết định bằng cách . TẾ- LUẬT KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH MÔN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN  Bài tập nhóm IMPROVING DECISION MAKING AND MANAGING KNOWLEDGE VIỆC CẢI THIỆN RA QUYẾT ĐỊNH VÀ QUẢN LÝ TRI THỨC Giảng viên. nhiều. 6 7 1. Việc ra quyết định và Hệ thống thông tin Một trong những vai trò của Hệ thống thông tin là cải thiện việc ra quyết định, cho cả cá nhân và tổ chức. Việc ra quyết định trong kinh doanh. trình ra quyết định 1.5 Hệ thống và các công nghệ hỗ trợ ra quyết định Có 4 loại hệ thống hỗ trợ cho các bậc và loại quyết định mà chúng ta đã mô tả ở chương 2 2 • Quản trị hệ thống thông tin