Hệ thống quản lý tri thức toàn doanh

4. Hệ thống quản lý tri thức

4.1 Hệ thống quản lý tri thức toàn doanh

hệ thống quản trị tri thức.

4.1 Hệ thống quản lý tri thức toàn doanh thức toàn doanh nghiệp

Các công ty thường phải làm việc với ít nhất 3 loại tri thức.

• Một số tri thức tồn tại dưới dạng những văn bản có cấu trúc (structured text documents) như các báo cáo, thuyết trình..

• Người ra quyết định cũng cần những thông tin ở dạng bán cấu trúc (semistructured text documents) như email, voice mail, trao đổi trong

chatroom, đoạn video, các bức ảnh kĩ thuật số, tập quảng cáo hoặc những thông tin dán trên bảng thông báo.

• Trong những trường hợp khác, tri thức nằm trong đầu của nhân viên. Hầu hết các loại thông tin này là thông tin ẩn và ít khi được trình bày ra ngoài. (unstructured text documents).

Hệ thống quản lý tri thức doanh nghiệp xử lý với cả 3 loại tri thức trên. Đây là một hệ thống đa năng, bao phủ toàn bộ hoạt động doanh nghiệp giúp thu thập, lưu trữ, phân phối, và ứng dụng tri thức. Hệ thống bao gồm khả năng tìm kiếm thông tin, lưu trữ cả dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc và xác định khả năng của nhân viên trong công ty. Hệ thống quản lý tri thức doanh nghiệp còn bao gồm các công nghệ hỗ trợ như cổng thông tin điện tử, công cụ tìm kiếm, các công cụ hợp tác và hệ thống quản trị đào tạo.

4.1.1 Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (ECMS)

Doanh nghiệp ngày nay cần được tổ chức và quản lý nguồn tài sản kiến thức cả có cấu trúc và bán cấu trúc. Công việc kinh doanh hiện nay cần tổ chức và quản lý cả 2 nguồn tài sản tri thức. Tri thức có cấu trúc là những tri thức hiển thị rõ ràng trong các văn bản và những quy định của tổ chức xuất phát từ việc quan sát các chuyên gia và thói quen ra quyết định của họ. Tuy nhiên, theo các chuyên gia, ít nhất 80% nội dung doanh nghiệp là những nội dung bán cấu trúc (semistructured) hoặc không có cấu trúc (unstructured) – những thông tin trong các tệp dữ liệu, tin nhắn, lời ghi chú, đề xuất, email, hình họa, các slide thuyết trình và ngay cả những đoạn email được tạo ra với nhiều định dạng khác nhau và lưu trữ ở nhiều nơi.

Hệ thống quản lý nội dung giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các loại thông tin trên. Hệ thống có khả năng nắm bắt, lưu trữ, khôi phục, phân bố, bảo vệ tri thức, giúp doanh nghiệp cải thiện quá trình kinh doanh và ra quyết định.

và khả năng thu thập và sắp xếp thông tin bán cấu trúc như email. (xem hình 10.4)

Phần lớn các hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp cũng cho phép người dùng truy xuất những dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp, ví dụ những tin tức mới hay các nghiên cứu, ngoài ra họ có thể liên hệ qua email, tin nhắn chat, thảo luận nhóm, và họp trực tuyến (video conferencing).

Một vấn đề quan trọng trong việc quản lý tri thức là việc tạo ra một hệ thống phân loại phù hợp, phân loại các thông tin của doanh nghiệp thành từng chủ đề nhất định. Một khi đã thiết lập hệ thống này, mỗi thông tin đưa vào cần được “gắn nhãn” hay phân loại, nhờ đó có thể dễ truy cập về sau. Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp có chức năng gắn nhãn, kết nối, với những dữ liệu khác tại vị trí tập tin được lưu trữ và tạo một môi trường cổng điện tử doanh nghiệp cho nhân viên sử dụng khi cần tìm các thông tin trong công ty. Open Text, EMC Corporation, IBM và Oracle là những nhà cung cấp các phần mềm quản lý nội dung doanh nghiệp dẫn đầu thị trường.

Bộ phận quản lý của Watershed của thành phố Atlanta, đã cung cấp cho người dân nước uống cũng như nước thải, sử dụng các công cụ quản lý nội

Reports/Presentations Best practises Memos Powerpoint slides E-mail Graphics Video Create/ Capture Tag Store/ Retrieve Manage/ Review Users

năm. Hệ thống cung cấp một kho trung tâm cho tổ chức và lưu trữ cả nội dung có cấu trúc và bán cấu trúc, bao gồm các kế hoạch, bản vẽ, bản đồ, bản báo cáo quá trình, các tài liệu dự trữ và hoạt động, các tài liệu mua bán, tài chính và hợp pháp. Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp giúp các bộ phận tuân theo tổ chức và những quy định cho quản lý hồ sơ cũng như cải thiện sự cộng tác, tiến độ thi công và dịch vụ khách hàng.

Công ty phát hành, quảng cáo, truyền hình và giải trí có nhu cầu đặc biệt về dự trữ và quản lý dữ liệu số bán cấu trúc như hình ảnh, video và audio. Hệ thống quản lý tài sản số giúp phân loại, lưu trữ và phân phối những đối tượng số hóa này.

4.1.2 Hệ thống mạng lưới tri thức

Hệ thống mạng lưới tri thức còn được biết đến với tên gọi hệ thống quản lý và định vị chuyên nghiệp, chỉ ra những vấn đề phát sinh khi một tri thức không ở dạng tài liệu số mà thay vào đó tồn tại dưới dạng ẩn, ghi nhớ bởi các chuyên gia trong công ty. Hệ thống này cung cấp một danh bạ online các chuyên viên trong những mảng kiến thức nhất định và dùng các công cụ thông báo để khiến cho người truy nhập dễ dàng tìm được người chuyên viên phù hợp cho lĩnh vực đó trong công ty. Một số hệ thống mạng lưới tri thức còn tiến xa hơn bằng việc hệ thống hóa các giải pháp được đưa ra bởi các chuyên gia và lưu trữ lại thành một bộ dữ liệu những kiến thức như những hình mẫu phương pháp giải quyết vấn đề hoặc thành một kho lưu trữ những câu hỏi thường gặp (FAQs). AskMe-Realcom và Oracle’s Tacit là 2 nhà cung cấp hệ thống mạng

Mạng lưới tri thức duy trì dữ liệu của những chuyên gia của công ty, cũng như chấp nhận những giải pháp của những vấn đề, và làm thuận tiện trong truyền đạt thông tin giữa nhân viên và chuyên gia, giữa người tìm kiếm kiến thức và có kiến thức. Những giải pháp trong việc truyền thông tin được thêm vào dữ liệu trong bảng FAQs, bài tập thực hành và tài liệu khác.

4.1.3 Những công cụ hỗ trợ hợp tác và hệ thống quản trị đào tạo (LMS)

Chúng ta đã thảo luận về vai trò của các công cụ hỗ trợ hợp tác trong làm việc nhóm và chia sẻ thông tin ở chương 2 và 6. Hệ thống quản trị đào tạo và đánh dấu trang cộng đồng đặc trưng cho khả năng chia sẻ và quản lý kiến thức.

Subject – matter experts

Expert 1 Expert 2 Expert 3

Share with other Users Browse

Hình 10.15: Hệ thống mạng lưới tri thức doanh nghiệp.

• Đánh dấu trang cộng đồng (Social bookmarking) khiến việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn bằng việc cho phép người dùng đánh dấu lại địa chỉ những địa chỉ họ mong muốn vào một trang website cộng đồng và gắn nhãn (tag) bằng những từ khóa. Những nhãn này có thể dùng để sắp xếp và tìm kiếm tài liệu. Người dùng có thể chia sẻ những bookmark này với người khác để giúp họ tìm kiếm thông tin cần thiết. Những sự phân loại do người dùng tạo nên trong tính năng chia sẻ bookmark được gọi là “công chúng học” (folksonomies) Delicious và Digg là hai trang web hỗ trợ đánh dấu trang (bookmark) phổ biến hiện nay.

Ví dụ: Bạn đang là thành viên của nhóm nghiên cứu năng lượng gió. Nếu bạn làm một website để nghiên cứu và tìm thấy những trang web liên quan về năng lượng gió, bạn sẽ click vào nút đánh dấu trên phía đánh dấu công cộng và tạo ra một sự xác nhận tương tác trên mỗi tài liệu của web, bạn sẽ tìm ra link với năng lượng gió. Bằng cách click vào nút “tags” trên trang xã hội,

Previous Solutions Best Practised Lessons Learned

Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS)

Hệ thống hỗ trợ quyết định nhóm(GDSS)