Dự án gồm 5 giai đoạn: chuẩn bị dự án; phân tích và thiết kế; thiết lập hệ thống và kiểm thử; triển khai hệ thống; vận hành và hỗ trợ hệ thống.
5.2.4.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án.
Giai đoạn đầu thực hiện dự án gặp rất nhiều khó khăn. Việc phân tích để áp dụng SAP cho cơ cấu tổ chức kinh doanh xăng dầu công ty mẹ xuống các công ty thành viên theo đặc thù Petrolimex rất phức tạp, đồng thời mặt hàng kinh doanh dầu cũng là hàng hóa đặc thù với nhiều tính chất riêng biệt.
5.2.4.2 Giai đoạn 2:Phân tích và thiết kế.
Thiết kế cấu trúc kho hợp lý áp dụng chung được cho toàn bộ 42 công ty xăng dầu
Tiến hành so sánh và tìm hiểu các chức năng trên hệ thống SAP nhằm đưa ra được giải pháp cấu trúc kho tốt nhất, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quản trị, phù hợp với cách thức quản lý kinh doanh hàng hóa.
Hoàn tất cấu trúc kho, việc thiết kế các quy trình nghiệp vụ khác, từ quản lý kho bể, bán hàng, vận tải và các quy trình tài chính kế toán.
5.2.4.3 Giai đoạn 3: Thiết lập hệ thống và kiểm thử.
Sau hai đợt hội thảo, rất nhiều cuộc họp bàn lớn nhỏ, những cuộc tranh luận gay gắt nảy lửa tưởng chừng không đi tiếp được trong suốt 8 tháng căng thẳng,
cuối cùng một bộ giải pháp đồ sộ bao trùm 5 phân hệ (tài chính kế toán, kiểm soát, quản lý nguyên liệu, bán hàng - phân phối và hàng hóa khác) với 186 quy trình cũng đã được phê duyệt và bàn giao.
5.2.4.4 Giai đoạn 4: Triển khai hệ thống.
Sau khi có bộ giải pháp thống nhất, đội dự án triển khai hệ thống cho công ty mẹ và toàn bộ 42 công ty xăng dầu thành viên trải dài 111 điểm trên khắp cả nước trong 13 tháng, được chia thành 2 giai đoạn nhỏ:
− Giai đoạn 1: triển khai ở văn phòng Tổng công ty và 11 công ty thành viên.
− Giai doạn 2: triển khai ở 30 công ty thành viên còn lại.
Triển khai hệ thống ERP không đơn thuần là áp dụng một giải pháp phần mềm mới mà đó là một sự thay đổi lớn về tổ chức công việc giữa các phòng ban, bộ phận của từng đơn vị trong tập đoàn Petrolimex, là thay đổi cách thức và thói quen tác nghiệp hằng ngày của người dùng.
5.2.4.5 Giai đoạn 5: Vận hành và hỗ trợ hệ thống:
Những ngày đầu vận hành hệ thống, dữ liệu khách hàng cung cấp đổ vào thiếu, quy trình chạy chưa ổn định, người dùng chưa quen thao tác, giao dịch lỗi nhiều. Sau đó, hệ thống dần dần được cải thiện và áp dụng cho tới hôm nay.
Sau 3 năm triển khai, dự án đã vượt qua các cột mốc quan trọng trong bối cảnh hoạt động kinh doanh toàn ngành gặp nhiều khó khăn, thách thức và bộn bề công việc phục vụ cổ phần hóa nhưng vẫn đảm bảo tiến độ:
− Tháng 1/1/2012: Vận hành hệ thống SAP ERP tại công ty mẹ.
− Tháng 7/2012: Vận hành hệ thống SAP ERP tại hai công ty xăng dầu đầu mối lớn là Công ty Xăng dầu B12 (Quảng Ninh) và Công ty Xăng dầu KV2 (TP HCM).
− Tháng 1/9/2012: Triển khai diện rộng đợt 1, vận hành hệ thống SAP ERP tại 9 công ty xăng dầu miền núi phía Bắc.
− Tháng1/ 10/2012: Triển khai diện rộng đợt 2, vận hành hệ thống SAP ERP tại 6 công ty xăng dầu khu vực đồng bằng Bắc Bộ và miền Trung.
− Tháng 1/12/2012: Triển khai diện rộng đợt 3, vận hành hệ thống SAP ERP tại 12 công ty xăng dầu Bắc Trung Bộ và Tây Nguyên.
− Tháng 1/1/2013: Triển khai diện rộng đợt 4, vận hành hệ thống SAP ERP tại 13 công ty xăng dầu miền Tây Nam Bộ. Đánh dấu thời điểm đầu tiên toàn bộ 42