Xây dựng hệ thống thông tin quản lý học viên tại công ty AI

Nội dung trọng tâm của đề tài đi vào khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý học viên, để từ đó đưa ra sản phẩm cuối cùng là phần mềm “Quản lý học viên” cho công ty AI v

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chúng ta đang đứng trước một kỷ nguyên phát triển công nghệ thông tinchưa từng có Trong hơn mười năm trở lại đây, công nghệ thông tin đã tạo ra nhữngthay đổi to lớn về kinh tế, năng suất lao động, tính cạnh tranh của một số nước đangphát triển, trong đó có nước ta Những ảnh hưởng của sự phát triển công nghệ thôngtin đã góp phần thúc đẩy sự tăng trưởng kinh tế, mở ra cơ hội cho các hoạt độngkinh doanh thương mại, tạo công ăn việc làm mới, đặc biệt là cho các doanh nghiệpvừa và nhỏ Nhiều doanh nghiệp tin học đã ra đời và không ngừng phát triển, trong

đó có công ty TNHH Trí Tuệ Nhân Tạo (viết tắt là AI), với mục tiêu đem trí tuệ củamình để làm giàu chính đáng cho bản thân và cho xã hội thông qua việc cung cấpcác dịch vụ Công nghệ thông tin có uy tín và chất lượng cao

Hiện nay, tình trạng “khan hiếm nhân lực” đã gây ra một số rào cản cho chiến lượcphát triển của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực CNTT Nhiều công typhải bỏ ra rất nhiều thời gian cho việc tuyển dụng nhân lực song kết quả đạt đượclại không cao Điều này cho thấy, công việc tuyển chọn nhân lực đối với các công

ty, doanh nghiệp phần mềm gặp rất nhiều khó khăn Do đó, trên cơ sở hệ thống đàotạo của mình, AI tiến hành công việc cung cấp nhân lực cho các công ty, doanhnghiệp phần mềm với mong muốn trở thành cầu nối giữa sinh viên và nhà tuyểndụng

Tuy nhiên, hệ thống đào tạo của công ty còn có những hạn chế nhất định docông tác quản lý học viên chưa được tin học hóa Chính vì vậy, trong quá trình thựctập tại công ty tôi đã tìm hiểu nghiên cứu về vấn đề này Trong khuôn khổ chuyên

đề thực tập, tôi xin chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý học viên tại công ty AI” để hoàn thiện thêm hệ thống đào tạo của công ty cho phù hợp với

sự phát triển hiện nay và trong tương lai

2 Mục đích của đề tài nghiên cứu

Việc nghiên cứu đề tài này sẽ đưa ra một phần mềm dùng cho việc quản lý học

viên của trung tâm AI từ lúc tuyển sinh cho đến lúc kết thúc khóa học Phần mềmnày sẽ phục vụ cho người quản lý về đào tạo của trung tâm như người làm công tácgiáo vụ, tư vấn; các giảng viên và các học viên theo học tại trung tâm Chương trìnhcung cấp thông tin phục vụ cho công việc của họ một cách nhanh chóng, thuận tiện,chính xác và đạt hiệu quả cao thông qua chức năng tìm kiếm và chức năng xuất cácbáo cáo

Chương trình sẽ hỗ trợ cho hệ thống đào tạo của công ty để phù hợp với sựphát triển hiện nay và trong tương lai, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt độngđào tạo cũng như uy tín của công ty, đưa AI trở thành một trong những trung tâmđào tạo tin học hàng đầu

3 Nội dung thực hiện

Nội dung thực hiện của đề tài bao gồm việc tìm hiểu về công ty AI, về hệthống đào tạo của công ty, từ đó đi sâu vào tìm hiểu nghiên cứu qui trình quản lýhọc viên của công ty

Để có thể tiến tới việc xây dựng thành công một hệ thống thông tin thì phải có

sự hiểu biết sâu sắc về cơ sở phương pháp luận cho việc xây dựng hệ thống thôngtin đó Vì vậy, đề tài cũng tập trung vào việc nghiên cứu phương pháp luận cơ bảnlàm cơ sở cho việc nghiên cứu đề tài này

Nội dung trọng tâm của đề tài đi vào khảo sát, phân tích, thiết kế hệ thống

thông tin quản lý học viên, để từ đó đưa ra sản phẩm cuối cùng là phần mềm “Quản

lý học viên” cho công ty AI và triển khai, đưa vào ứng dụng trong thực tế.

4 Kết cấu của chuyên đề

Kết cấu của chuyên đề bao gồm:

LỜI MỞ ĐẦU

Chương I: Tổng quan về Công ty AI và tổng quan về đề tài nghiên cứu.

Tổng quan về công ty như: những thông tin chung về công ty, lịch sử hìnhthành và phát triển, sứ mệnh, tầm nhìn, qui mô, cơ cấu tổ chức, mô hình hoạt động,lĩnh vực hoạt động, các sản phẩm chính và các đối tác lớn của công ty Nêu tổng

Chương II: Cơ sở phương pháp luận nghiên cứu đề tài.

Nêu lên những phương pháp luận cơ bản, làm cơ sở cho việc xây dựng hệthống thông tin quản lý học viên

Chương III: Phân tích và thiết kế cho hệ thống thông tin quản lý học viên.

Khảo sát hệ thống, phân tích chi tiết, thiết kế logic và thiết kế vật lý cho hệthống thông tin quản lý học viên Các yêu cầu về phần cứng, phần mềm và người sửdụng khi triển khai hệ thống vào thực tế

sĩ Trương Văn Tú, người đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành chuyên đề này, cám

ơn ông Hoàng Ngọc Trung, Tổng giám đốc công ty AI và chị Lương Kim Huệ đãgiúp đỡ bảo ban tôi rất nhiều trong quá trình thực tập tại công ty

Xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 20 tháng 4 năm 2008

Sinh viên

Lê Thị Thủy

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TRÍ TUỆ NHÂN TẠO VÀ ĐỀ

TÀI NGHIÊN CỨU

I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TRÍ TUỆ NHÂN TẠO

1 Giới thiệu chung về công ty

 Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Trí Tuệ Nhân Tạo (Artificial

Intelligence Co.,Ltd) viết tắt là AI

 Địa chỉ: P1510-Nhà CT2B-Lê Đức Thọ-Mỹ Đình- Từ Liêm-Hà Nội.

 Điện thoại: (04) 7870216

 Fax: (04) 7870216

 Email: aivietnam@aivietnam.net

 Website: http://www.aivietnam.net

2 Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Công ty TNHH Trí Tuệ Nhân Tạo (AI) được thành lập 24/10/2003 do ôngHoàng Ngọc Trung làm Tổng Giám Đốc, với mục tiêu đem trí tuệ của mình để làmgiàu chính đáng cho bản thân và cho xã hội thông qua việc cung cấp các dịch vụCông nghệ thông tin có uy tín và chất lượng cao

Ngay từ những ngày đầu mới thành lập, với những nỗ lực không ngừng củatập thể cán bộ, nhân viên trong công ty, AI đã dần khẳng định được vị trí của mìnhtrong cộng đồng CNTT Việt Nam Chỉ trong một thời gian ngắn, bằng nỗ lực thực

sự, AI đã nhanh chóng làm tăng số lượng khách hàng thường xuyên của mình trong

đó có nhiều khách hàng đã tin tưởng và chọn AI như là một quyết định tất yếu AIđược rất nhiều các cơ quan nhà nước cũng như tư nhân khẳng định và thừa nhậnnăng lực chuyên môn, trong đó có FPT, VITEC, Bộ Lao Động thương binh và xãhội, Đài tiếng nói Việt Nam và một số cơ quan báo chí uy tín…

AI với đội ngũ gần 50 cán bộ, công nhân viên đã không ngừng phát triển trong

được nhà nước chứng nhận bản quyền cho nhiều sản phẩm phần mềm CNTT Nhiềusản phẩm phần mềm đã được ứng dụng thực tế trong các lĩnh vực như giáo dục-đàotạo, y tế, du lịch, thương mại điện tử, viễn thông, chính phủ, tài chính ngân hàng.Năm 2007, AI đạt giải nhất cuộc thi Nhân Tài Đất Việt với sản phẩm “Họctrực tuyến, thi trực tuyến, nâng cao chất lượng đào tạo”

AI lọt vào chung thẩm Hội đồng đầu tư cuộc thi Trí Tuệ Viêt Nam với sảnphẩm “Dự án hỗ trợ phát triển du lịch Việt Nam”

3 Sứ mệnh

 Không chạy theo công nghệ mà đón đầu công nghệ

 Góp phần nâng cao chất lượng đào tạo CNTT Việt Nam, tạo ra nguồn lựcdồi dào thành thạo về chuyên môn, vững về qui trình

 Không ngừng sáng tạo ra các sản phẩm và dịch vụ đón đầu nhu cầu của

xã hội

 Khẳng định trí tuệ Việt Nam trên trường quốc tế

4 Tầm nhìn

 Trở thành công ty hàng đầu về đào tạo công nghệ thông tin

 Trở thành công ty hàng đầu về cung cấp các dịch vụ trực tuyến

 Trở thành công ty hàng đầu về gia công phần mềm

5 Qui mô hiện tại của doanh nghiệp

Doanh nghiệp nhỏ

6 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

- Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp:

- Chức năng của từng bộ phận trong bộ máy của công ty:

 Tổng giám đốc: Là người đứng ra thành lập công ty, phụ trách chung tất cả

các hoạt động của Công ty; Chịu trách nhiệm trước nhà nước về hoạt động củaCông ty Tổng giám đốc là người trực tiếp đưa ra các chiến lược hoạt động của công

ty, đứng ra làm việc với các đối tác lớn và quan trọng, chỉ đạo công tác: Tổ chứclao động - tiền lương, Kinh tế -tài chính , Thi đua khen thưởng, Chính trị, các chế

độ chính sách,…, là đầu mối liên hệ của các phòng ban

 Bộ phận lập trình: Bao gồm 5 phòng lập trình:

• Phòng lập trình số 1: Làm về mảng du lịch, phát triển các Website về dulịch, Website các nhà hàng khách sạn và phần mềm quản lý khách sạn Trưởngnhóm lập trình: anh Tuấn

Tổng Giám Đốc

Bộ phận Lập trình

Bộ phận

Kinh Doanh

Phòng Content

Phòng hành chính- nhân sự

Phòng Media

Bộ phận Đào tạo

Phòng lập trình số 1

Phòng lập trình số 2

Phòng lập trình số 5

…

Trưởng nhóm lập trình

Các Lập trình viên

…

Trưởng nhóm lập trình: anh Thắng.

• Phòng lập trình số 3: Phát triển các Website báo chí, các dự án về y tế, dự

án với công ty Việt Nhật…Trưởng phòng lập trình: anh Trường

• Phòng lập trình số 4: Nghiên cứu phát triển công nghệ, làm về mảngWebTV, Rich Media…Trưởng phòng lập trình: anh Lâm

• Phòng lập trình số 5: Làm về các phần mềm quản lý công ty Trưởng nhómlập trình: anh Dân

Đứng đầu mỗi phòng lập trình là Trưởng nhóm lập trình, người đưa ra các kếhoạch, phương hướng về mặt kỹ thuật cho các thành viên Phòng lập trình hoạtđộng như các xưởng sản xuất thu nhỏ với các hoạt động chức năng:

5 Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng nhằm đảm bảo sản phẩm phần mềm đưa ra cho kháchhàng luôn là sản phẩm tốt nhất, có chất lượng cao

6 Bảo trì và hỗ trợ khách hàng

Bảo trì và hỗ trợ khách hàng, đưa sản phẩm phần mềm đến với khách hàngnhanh nhất, đáp ứng các nhu cầu thay đổi của khách hàng một cách nhanh chóng

7 Thiết kế đồ họa

Cung cấp cho các sản phẩm phần mềm những giao diện hiện đại và ấn tượng

 Bộ phận kinh doanh: Đưa ra các chiến lược kinh doanh, thực hiện triển

khai các sản phẩm dịch vụ của công ty tới khách hàng: quảng cáo, giới thiệu sảnphẩm, tìm và liên hệ với khách hàng, kí kết hợp đồng …mang lại lợi nhuận về cho

công ty.

Bộ phận kinh doanh chia làm nhiều mảng, mỗi mảng làm về một dự án củacông ty: mảng du lịch, mảng media, mảng học trực tuyến… Mỗi mảng có số nhânlực khác nhau tuỳ theo qui mô của dự án Mỗi mảng có người quản lý và các thànhviên

Phòng kinh doanh chưa có trưởng phòng

 Phòng hành chính nhân sự: Phòng hành chính nhân sự gồm có 2 người.

Giúp Tổng giám đốc ra các quyết định, nội quy, qui chế về lao động tiềnlương, tổ chức, nhân sự và giải quyết các vấn đề chính sách xã hội theo qui định củaTổng giám đốc

Phòng hành chính nhân sự kiêm cả công tác kế toán tài chính: thực hiện toàn

bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế trong doanhnghiệp theo cơ chế của Nhà nước ban hành

 Phòng Content: Chịu trách nhiệm nhập nội dung cho các sản phẩm, làm

phong phú, đầy đủ, chính xác thông tin trên các trang Web

 Phòng Media: Quay video, chụp ảnh, đồ hoạ…

 Bộ phận đào tạo: Thiết kế và xây dựng các chương trình đào tạo ngắn hạn.

Giảng viên là những chuyên gia CNTT có trình độ chuyên môn cao có khảnăng xác định và thực hiện những bước đi cần thiết đảm bảo sự tiến bộ của học viêntrong suốt quá trình học và thực hiện tốt mục tiêu đào tạo

Tổ chức thi cho học viên trên hệ thống trực tuyến T & C - Testing &Certification, bảo vệ Project và cấp bảng điểm cho học viên cùng với chứng chỉ củaCông ty

7 Mô hình hoạt động của công ty

(1) Trung tâm đào tạo

Trung tâm đào tạo thực hiện và ứng dụng các công nghệ mới nhất vào quátrình giảng dạy của mình Với đội ngũ giáo viên là những người có trình độ chuyênmôn cao, tâm huyết, có nhiều kinh nghiệm, có khả năng xác định những bước đicần thiết để đảm bảo sự tiến bộ của học viên trong quá trình học và thực hiện tốtmục tiêu đào tạo

(2) Trung tâm phát triển phần mềm

Với đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu về các côngnghệ then chốt, đồng thời vững về quy trình nghiệp vụ, trung tâm phát triển phầnmềm tạo ra nhiều sản phẩm phần mềm có tính ứng dụng cao và đem lại giá trị sửdụng đích thực cho nhiều khách hàng trong và ngoài nước

(3) Trung tâm phát triển giải pháp

Trung tâm có nhiệm vụ đưa ra các giải pháp phần mềm toàn diện như phần

mềm quản lý và hỗ trợ đào tạo, phần mềm y tế, phần mềm quản lý doanh nghiệp,giải pháp về thương mại điện tử…

(4) Trung tâm phát triển dịch vụ

Trung tâm phát triển dịch vụ phát triển các giải pháp phần mềm dịch vụ trựctuyến như thi trắc nghiệm (http://test.aivietnam.net), học trực tuyến(http://school.aivietnam.net), du lịch (http://didulich.net), y tế với mục tiêu cungcấp cho số lượng lớn người sử dụng lên đến hàng triệu người

(5) Trung tâm nghiên cứu

Tìm kiếm và nghiên cứu công nghệ mới nhất để tổng hợp thành bản tin côngnghệ AI-TECH-NET hỗ trợ sinh viên và các doanh nghiệp CNTT, giúp họ tiếp cậnnhanh nhất với công nghệ mới.Trung tâm xây dựng các chương trình, nội dung đàotạo, nghiên cứu và xây dựng hệ thống chia sẻ tin tức, tài nguyên cho cộng đồngCNTT

(6) Trung tâm phát triển nguồn nhân lực

Trung tâm phát triển nguồn nhân lực là chiếc cầu nối giữa sinh viên và cácdoanh nghiệp trên cả nước Trung tâm có nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩnchất lượng nhân lực được các doanh nghiệp phần mềm công nhận và hỗ trợ, đồngthời xây dựng quy trình tuyển chọn nhân lực hỗ trợ các doanh nghiệp CNTT và quytrình giới thiệu việc làm, thực tập hỗ trợ cho sinh viên CNTT

8 Các lĩnh vực hoạt động chính

8.1 Nghiên cứu, phát triển và tư vấn các giải pháp công nghệ.

- Cung cấp bản tin công nghệ

Bản tin AI TECH NET được xuất bản hàng tuần Tin tức được tổ chức mộtcách khoa học sáng tạo, bố cục rõ ràng, ngôn từ dễ hiểu Nội dung bao quát toàn bộcác lĩnh vực về CNTT và không đơn thuần chỉ là cung cấp tin tức mà nó còn baogồm nhiều bài viết chuyên sâu và tâm huyết của đội ngũ chuyên gia CNTT trongcông ty về những công nghệ mới và tiên tiến nhất hiện nay giúp cho bạn đọc có khảnăng tìm hiểu và tự nghiên cứu

đọc có một cái nhìn khái quát về sự chuyển mình theo từng ngày, từng giờ củaCNTT.

- Cung cấp tài liệu, giáo trình công nghệ thông tin trong thư viện AI

- Cung cấp giải pháp website lưu trữ tin tức công nghệ cho doanh nghiệp

8.2 Đào tạo và hỗ trợ đào tạo.

Với phương châm thực hiện tốt mục tiêu đào tạo kết hợp phương pháp giảngdạy hiện đại, AI tự tin mang đến một cuộc cách mạng thực sự trong đào tạo Côngnghệ thông tin

AI là một trong những công ty đi đầu trong việc tự thiết kế và xây dựng cácchương trình đào tạo Công ty luôn đề cao vai trò sáng tạo trong việc thiết kếchương trình đào tạo ngắn hạn, cập nhật và đạt hiệu quả cao dựa trên công nghệ đàotạo tiên tiến: không phân biệt lý thuyết với thực hành, tiếp cận máy tính trong toàn

bộ thời gian học, giảng viên là những chuyên gia CNTT có trình độ chuyên môncao có khả năng xác định và thực hiện những bước đi cần thiết đảm bảo sự tiến bộcủa học viên trong suốt quá trình học và thực hiện tốt mục tiêu đào tạo Kết thúckhóa học, học viên sẽ thi trên hệ thống trực tuyến T & C - Testing & Certification,bảo vệ Project và được cấp bảng điểm cùng với chứng chỉ của Công ty

Hiện nay, tình trạng “khan hiếm nhân lực” đã gây ra một số rào cản cho chiếnlược phát triển của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực CNTT Nhiều công

ty phải bỏ ra rất nhiều thời gian cho việc tuyển dụng nhân lực song kết quả đạt đượclại không cao Điều này cho thấy, công việc tuyển chọn nhân lực đối với các công

ty, doanh nghiệp phần mềm gặp rất nhiều khó khăn Do đó, trên cơ sở hệ thống đàotạo của mình, AI tiến hành công việc cung cấp nhân lực cho các công ty, doanhnghiệp phần mềm với mong muốn trở thành cầu nối giữa sinh viên và nhà tuyểndụng

+ Đăng tin tuyển dụng.

+Sát hạch đầu vào cho doanh nghiệp

+Tổ chức các buổi Hội thảo giữa doanh nghiệp và sinh viên cáctrường Đại học

- Tổ chức sát hạch nhân viên cho doanh nghiệp

+Cung cấp đề thi

+Tổ chức thi

+ Cung cấp phần mềm thi tự động

Ưu thế của nguồn nhân lực AI:

- Vững về chuyên môn - Giỏi về qui trình

- Nguồn nhân lực trước khi được gửi sang cho các doanh nghiệp đều

đã được AI đào tạo trực tiếp và trải qua nhiều giai đoạn sát hạch nghiêm ngặt, đã cóthời gian thực tập tại các công ty tin học hàng đầu tại Hà Nội

8.3 Sản xuất và gia công các sản phẩm phần mềm.

Với mong muốn đem những ưu thế vượt trội của CNTT thay thế các thao tácnghiệp vụ thủ công, tiếp cận các phương pháp quản lý hiện đại nhằm nâng cao hiệuquả hoạt động sản xuất và kinh doanh vì vậy đội ngũ nhân viên phần mềm của AIkhông ngừng cải thiện và nâng cao trình độ, đưa ra những giải pháp và hướng pháttriển mới đối với các sản phẩm phần mềm của mình nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầucủa khách hàng Bằng khả năng kết hợp hoàn hảo giữa tri thức và công nghệ hiệnđại, Công ty tự tin đem đến cho khách hàng những giá trị sử dụng đích thực

Đội ngũ chuyên gia CNTT từ quản lý đến lập trình viên, kiểm thử đều có kinhnghiệm trong việc gia công phần mềm cho các đối tác trong và ngoài nước

8.4 In ấn, xuất bản tài liệu CNTT.

Cung cấp tài liệu CNTT dưới dạng sách, giáo trình cả tiếng Việt và tiếng Anh

và băng đĩa cho thư viện AI, phục vụ cho các học viên của trung tâm Thư viện córất nhiều đầu sách trong nước và nhập về từ nước ngoài, tạo điều kiện tốt nhất choviệc học tập và nghiên cứư của các học viên cũng như nhân viên của công ty Cập

nghiên cứu và củng cố kiến thức chuyên môn cho mình.

Dựa trên hệ thống nghiên cứu của mình, AI còn cung cấp tài liệu, giáo trìnhCNTT phục vụ cho việc đào tạo nội bộ của các doanh nghiệp

Hệ thống tài liệu được phân loại như sau:

1 Application Software 8 Artificial Intelligence

2 Basic Knowledge 9 Certificate

4 Graphic 11 Hardware & Platform

5 Network & Communication 12 Operating System

7 Wireless 14 Software Development

15 Other

8.5 Thiết kế, thi công và bảo trì các hệ thống mạng LAN, WAN.

8.6 Sản xuất và sửa chữa các thiết bị điện, điện tử.

AI tự hào là một trong những công ty hàng đầu trong việc nghiên cứu, chế tạo,cung cấp và sữa chữa các thiết bị điện tử phục vụ cho quân sự và dân sự

+ Bộ tư lệnh Phòng không

+ Bộ tư lệnh Hải quân

+ Bộ tư lệnh tăng thiết giáp

+ …

9 Sản phẩm và dịch vụ chính

Dịch vụ

Dịch vụ đào tạo và cung ứng nguồn nhân lực CNTT

Dịch vụ đào tạo trực tuyến

+Học trực tuyến và thi trực tuyến.

+Thư viện điện tử

 Thương mại điện tử

+Website cho doanh nghiệp

+Giải pháp quản lý doanh nghiệp trên môi trường Web

• Đài tiếng nói Việt Nam

• Bộ lao động Thương binh xã hội

• Công ty Toyota Việt Nam

II TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Hiện nay việc quản lý học viên tại trung tâm AI chủ yếu vẫn dùng phươngpháp thủ công, chưa có ứng dụng tin học đáng kể nào vào việc quản lý học viên.Việc quản lý chỉ dừng lại ở việc sử dụng giấy tờ, sổ sách và các phần mềm dạngbảng tính (Microsoft Excel) Mặc dù có một số ưu điểm xong tồn tại khá nhiềunhược điểm như: Các mẫu biểu không thống nhất, việc tính toán và vận dụng vẫngặp nhiều sai sót, giao diện thân thiện xong chủ yếu bằng tiếng Anh nên khôngthuận tiện cho người dùng tại Việt Nam, khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin vàlên báo cáo cung cấp thông tin về tình hình học viên Hơn nữa, trung tâm ngày càngđược mở rộng về qui mô cũng như số lượng học viên, do uy tín về chất lượng đàotạo của trung tâm, ngày càng được sinh viên của nhiều trường biết đến Do đó côngviệc quản lý trở nên khó khăn

Thực tế đó đã đặt ra bài toán: cần phải tin học hóa công tác quản lý học viên

tại Trung tâm đào tạo AI Trong chuyên đề này, tôi xin chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý học viên tại công ty AI” để hoàn thiện thêm hệ thống đào

tạo của công ty cho phù hợp với sự phát triển hiện nay và trong tương lai

Chương trình được xây dựng nhằm phục vụ cho người quản lý về đào tạo củatrung tâm như người làm công tác giáo vụ, tư vấn; các giảng viên và các học viêntheo học tại trung tâm Chương trình sẽ cung cấp thông tin phục vụ cho công việccủa họ một cách nhanh chóng, thuận tiện, chính xác và đạt hiệu quả cao Chươngtrình có xu hướng mở để có thể kế thừa phát triển và mở rộng cho phù hợp với thực

tế phát sinh trong tương lai

Hệ thống quản lý học viên sẽ giúp quản lý chặt chẽ, hiệu quả học viên từ bướctuyển sinh cho đến khi kết thúc khóa học Cụ thể như sau:

+ Quản lý thông tin học viên, thông tin lớp học, khoá học

+ Giám sát, theo dõi tình học tập của học viên

+ Giám sát theo dõi tình hình mượn sách thư viện của học viên

+ Tổ chức cấp bằng, chứng chỉ

+ Hỗ trợ tra cứu tìm kiếm các thông tin và tổng hợp, in ra các báo cáo nhanhchóng, chính xác theo nhiều tiêu chí khác nhau, in ra chứng chỉ cho học viên

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Đề tài nhằm xây dựng hệ thống thông tin quản lý học viên cho trung tâmđào tạo AI Hệ thống được xây dựng trước hết nhằm hỗ trợ cho hệ thống đào tạocủa AI Đề tài cũng nghiên cứu theo hướng mở để hệ thống có thể được mở rộng và

kế thừa, để áp dụng cho các tổ chức đào tạo khác như:

+Các trung tâm đào tạo tin học, ngoại ngữ

+Các trung tâm giáo dục hướng nghiệp, dạy nghề khác

Hệ thống không áp dụng cho:

+Các trường đại học, cao đẳng, trung cấp

+Các trường cấp III, cấp II, cấp I

CHƯƠNG II

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

I LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC, THÔNG TIN VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU

và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trícán bộ, chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt động của toàn bộ Công ty Kết quảlao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào các đối tượngquản lý nhằm đạt được các mục tiêu đề ra

Lao động quản lý ở Công ty chia làm hai phần:

- Lao động ra quyết định: bao hàm phần lao động của nhà quản lý từ sau khi

có thông tin cho tới khi ban hành quyết định Người tạo ra loại lao động này thuộcban lãnh đạo công ty, bao gồm Tổng giám đốc và các giám đốc Lao động này ítmang tính qui trình mà mang nhiều yếu tố chủ quan

- Lao động thông tin: là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu nhập, lưutrữ, xử lý, phân phát thông tin Đây là phần lao động của nhân viên quản lý củacông ty Lao động này mang nhiều tính khoa học kỹ thuật, có qui trình, mang nhiềutính khách quan

2 Thông tin và dữ liệu

Thông tin và dữ liệu là hai khái niệm khác nhau Dữ liệu là các sản phẩmchưa qua xử lý còn thông tin là các dữ liệu đã qua chế biến, xử lý để trở nên dễ hiểu

hồ sơ của học viên tại AI là một dạng dữ liệu, còn các báo cáo về các học viên nàykhi trình lên ban quản lý để giúp họ ra quyết định thì lại là một dạng thông tin.

Thông tin đầu ra của một người hay một tổ chức này lại có thể được coi như

là dữ liệu đầu vào của một cá nhân hay tổ chức khác để xử lý và chế biến Trong xãhội ngày nay, hơn lúc nào hết thông tin đã, đang và sẽ chiếm một tỷ trọng lớn, cótầm quan trọng và ảnh hưởng to lớn Thông tin vừa được coi là nguyên liệu đầu vào

và cũng là sản phẩm đầu ra của một hệ thống thông tin quản lý

3 Cơ sở dữ liệu

Kho dữ liệu là nơi cất giấu một cách có tổ chức giúp cho việc tìm kiếm dữliệu một cách nhanh chóng, tiện lợi Hệ cơ sở dữ liệu, hay còn gọi là ngân hàng dữliệu là một hệ thống dùng các máy tính điện tử để quản lý một cách tập trung, thốngnhất cũng như dùng để lưu trữ các dữ liệu

Hệ thống thông tin quản lý học viên được xây dựng sẽ có cơ sở dữ liệu được lưutrữ trên máy chủ, dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Hệ quản trị cơ sở

dữ liệu này đảm bảo được các tính chất cần có như:

1 Vận chuyển được

Thuộc tính này là một đặc tính vô cùng quan trọng Các dữ liệu được vậnchuyển từ kho dữ liệu tới người ra quyết định Có rất nhiều phương tiện để vậnchuyển thông tin Và tính vận chuyển này không chỉ là việc đưa thông tin đến tậnngười ra quyết định mà nó còn được thể hiện ở khía cạnh là người ra quyết định cóthể tiếp cận những thông tin thích hợp ở bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu

3 Chia sẻ được

Mỗi cơ quan tổ chức đều có nhiều người ra quyết định và thậm chí là họcùng muốn biết các dữ liệu vào một thời điểm Các cơ quan và tổ chức đã sử dụngrất nhiều các phương pháp khác nhau để giải quyết các nhu cầu về khả năng chia sẻ

5 Phù hợp

Sự tồn tại của hệ quản trị cơ sở dữ liệu là nhằm duy trì những dữ liệu phùhợp với các xử lý nghiệp vụ và quá trình ra quyết định Dữ liệu chỉ phù hợp khichúng liên quan trực tiếp đến quyết định và được tổng hợp đến một mức độ tươngxứng nào đó Trong việc thiết kế hệ quản trị cơ sở dữ liệu thì tính phù hợp là mốiquan tâm hàng đầu Việc xác định những gì cần lưu trữ cho phù hợp với hiện tại vàcòn có thể hữu ích cho tương lai mà không ôm đồm quá nhiều là một công việc hếtsức khó khăn

6 Kịp thời

Giá trị của dữ liệu thường được xác định bằng tuổi của chúng và giá trị củachúng thường bị mai một rất nhanh theo thời gian Điều này đòi hỏi dữ liệu phảiđược cập nhật thường xuyên và thông tin phải được cung cấp kịp thời Các nhàquản lý tác nghiệp thường muốn có dữ liệu theo thời gian thực, tức là thâu tómchúng ngay từ lúc phát sinh

II HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Hệ thống thông tin

1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành một hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phát thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin họchoặc không tin học Đầu vào (input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn(sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưutrữ từ trước Kết quả xử lý (output) được chuyển đến các đích (destination) hoặc cậpnhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Hình 1 Mô hình hệ thống thông tin quản lý học viên tại AI

1.2 Cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

- Hệ thống chuyên gia (ES): Là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từnghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là các kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệbao chứa các sự kiện và các qui tắc chuyên gia về lĩnh vực nào đó

Học viên

Thu thập Xử lý và lưu trữ

Hồ sơ học viên

Phân phátNgười quản lý đào tạo

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (ISCA): Hệ thống thôngtin tăng cường khả năng cạnh tranh là một hệ thống thông tin trợ giúp chiến lược.Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các đối thủ cạnh tranh.

- Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản

lý của tổ chức ở mức độ: điều kiển tác nghiệp, điều kiển quản lý và lập kế hoạchchiến lược

- Hệ thống tin trợ giúp (DSS): Là hệ thống thông tin có chức năng trợ giúp cáchoạt động ra quyết định (xác định rõ tình hình mà các quyết định cần ra, cũng nhưphân lớp và đánh giá các giải pháp), bao gồm các giai đoạn: xác định vấn đề, xâydựng và đánh giá các phương án giải quyết, lựa chọn phương án

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS): là hệ thống thông tin xử lý các dữliệu đến từ các giao dịch của tổ chức với các tổ chức có liên quan

Hệ thống thông tin “Quản lý học viên” được xây dựng là hệ thống thông tinquản lý (MIS), hệ thống này trợ giúp cho hoạt động quản lý đào tạo của AI

2 Phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức

2.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của sự tồn tại một hệ thống thông tin là cung cấp cho cácthành viên của tổ chức các công cụ tốt nhất để ra quyết định quản lý Chính vì vậy

mà việc phát triển hệ thống thông tin “Quản lý học viên” tại AI bắt nguồn từ nhữngnguyên nhân sau:

- Những vấn đề về quản lý:

Do những yêu cầu mới của nhà quản lý: Sự tồn tại của một hệ thống thông tinnói đến cùng là phục vụ các nhà quản lý tổ chức trong quá trình ra quyết định Nhưvậy, bất cứ khi nào các vấn đề quản lý có sự thay đổi, như có những yêu cầu mới vềquản lý, hay có sự thay đổi trong quản lý thì đều là những nguyên nhân cần thiết đểdẫn tới sự thay đổi một hệ thống thông tin Nhà quản lý đào tạo tại AI thấy rằng: Đểchất lượng đào tạo của trung tâm được tốt thì hoạt động quản lý học viên cũng phảichặt chẽ, hiệu quả hơn nữa Mặt khác, lượng học viên của trung tâm ngày càng

- Sự thay đổi về công nghệ:

Như chúng ta đã biết một hệ thống thông tin quản lý là tập hợp của những conngười các thiết bị về phần cứng cũng như các phần mềm, dữ liệu do vậy một hệthống thông tin quản lý sẽ nằm trong mối quan hệ ràng buộc với công nghệ AI làmột công ty tin học và đào tạo về công nghệ thông tin, những thay đổi về công nghệđều được công ty cập nhật nhanh chóng Vì vậy, tin học hóa công tác quản lý họcviên là xu hướng tất yếu của công ty

- Thay đổi về sách lược chính trị:

Những thách thức về chính trị là yếu tố không thể bỏ qua khi đề cập đếnnguyên nhân dẫn đến sự phát triển của hệ thống này Bởi vì cả hệ thống thông tincũng như các nhà quản lý sử dụng hệ thống để phục vụ cho quá trình ra quyết địnhcủa mình, đều được đặt trong môi trường chính trị, chịu những ràng buộc về chínhtrị và không thể nằm ngoài sự ảnh hưởng của sự thay đổi về mặt chính trị

2.2 Các nguyên tắc phát triểt hệ thống thông tin.

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Hệ thống này có ba mô hình đó là: mô hình vật lý trong, mô hình vật lýngoài va mô hình logic Ta sẽ tiến hành dùng cả ba mô hình này khi tiến hành mô tảcùng một đối tượng để có thể thấy được các đối tượng cần quan tâm ở nhiều cácgóc độ khác nhau

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.

Nội dung chính của nguyên tắc này đó là xem xét từ các vấn đề tổng quátcủa đối tượng nghiên cứu tới các vấn đề chi tiết của chính đối tượng đó Điều này sẽcung cấp cho chúng ta một cái nhìn toàn diện và chính xác hơn về các sự vật và sựviệc

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và

từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Trong quá trình thu thập dữ liệu về hệ thống quản lý học viên thủ công nhưhiện nay, ta tiến hành phân tích, từ đó thiết kế các dữ liệu mô tả mô hình vật lýngoài của hệ thống.

2.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin “Quản lý học viên” phát triển qua bẩy giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Bao gồm các công đoạn sau đây

1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

Nội dung chính của công việc này là xác định các thông tin và nguồn thôngtin phải thu thập, làm quen với hệ thống

2 Làm rõ các yêu cầu

Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, khung cảnh nghiên cứu, các yếu tố cơbản của môi trường hệ thống bởi vì yêu cầu phát triển hệ thống được đưa ra rất tổngquát và thiếu tính cụ thể Do vậy đây là một công đoạn hết sức quan trọng để xácđịnh rõ câu trả lời Khung cảnh của hệ thống bao gồm các nguồn, các đích củathông tin, các bộ phận, các cá nhân, các chức năng tham gia vào hệ thống quản lýhọc viên Nếu xác định là hẹp hơn so với thực tế thì rất có thể sẽ bỏ qua những phầnquan trọng của hệ thống Ngược lại nếu khung cảnh được xác định là bao quát thì

sẽ đảm bảo có được các yếu tố quan trọng của môi trường hệ thống nhưng nó sẽmang lại hậu quả là làm tăng chi phí về thời gian và tài chính

3 Đánh giá khả năng thực thi:

Tìm xem có yếu tố nào ngăn cản sự thành công của giải pháp đã đề xuất haykhông và xác định các vấn đề chính: khả năng về mặt tổ chức, khả thi về mặt tàichính, khả thi về thời hạn và khả thi về mặt kỹ thuật

4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu:

- Làm các báo cáo để trình lên Giám đốc trung tâm, dựa vào báo cáo mà Giámđốc quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại Các nội dung chính của báocáo: nhắc lại các yêu cầu; phương pháp tiến hành đánh giá các yêu cầu (các công cụ

sử dụng phiếu điều tra, quan sát), mô tả khung cảnh (các bộ phận, các vị trí côngtác, các chức năng có liên quan tới hệ thống; các đặc trưng về chính sách, nhân sự;khung cảnh tài chính; đặc trưng về công nghệ), hệ thống nghiên cứu (mô tả, mụcđích của hệ thống), nêu các vấn đề (nhìn dưới góc độ nhà quản lý và nhà phân tích),đánh giá về tính khả thi (theo các phương diện: tổ chức, kỹ thuật, thời gian, tàichính), kiến nghị và đề xuất về chi phí.

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau đây:

1) Lập kế hoạch phân tích chi tiết:

Bao gồm các công việc:

- Thành lập đội ngũ phát triển hệ thống: Hệ thống có tầm cỡ, qui mô nhỏ; dokích cỡ của Trung tâm là tương đối nhỏ; cách thức quản lý không quá phức tạp nênđội ngũ phân tích hệ thống không cần nhiều người tham gia Một thành viên vôcùng quan trọng trong đội ngũ của dự án phát triển hệ thống là nhà quản lý về đàotạo, người sử dụng cuối cùng của hệ thống, vì chính họ là người sử dụng hệ thốngtrong tương lai và mục đích chính của việc phát triển một hệ thống thông tin này làđáp ứng nhu cầu của họ Nhưng sự tham gia của họ là không bắt buộc Tuỳ vào điềukiện tài chính, nhân sự của công ty cũng như mức độ cần thiết của dự án này

- Lựa chọn phương pháp, công cụ và kỹ thuật: Các công việc chủ yếu của giaiđoạn phân tích chi tiết là thu thập thông tin, chỉnh đốn thông tin, xây dựng các môhình (mô hình vật lý trong, mô hình vật lý ngoài, mô hình logic) của hệ thống,chuẩn bị tài liệu về các mô hình đó và xác định các yếu tố giải pháp Ngoài ra việclựa chọn công cụ nào trong số 4 công cụ: phỏng vấn, sử dụng phiếu điều tra, quansát và nghiên cứu tài liệu để thu thập thông tin cũng là rất quan trọng Công cụ lựachọn phải rất phù hợp với hệ thống cần xây dựng và cũng phải phù hợp với nhữngđặc thù riêng của công ty

- Xác định thời hạn: Việc đảm bảo đúng tiến độ của dự án cũng là yếu tố hếtsức quan trọng Do vậy, cần phải xác định thời hạn cụ thể cho mỗi công việc nhằmđảm bảo tiến độ chung cho toàn bộ dự án

2) Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại:

Hệ thống này sẽ chịu rất nhiều những ràng buộc xung quanh Hệ thống sẽ chịuảnh hưởng bởi nhiều yếu tố xung quanh và ngược lại hệ thống cũng gây tác độngngược trở lại những yếu tố đó Nghiên cứu môi trường của hệ thống để có sự hiểubiết sâu sắc về môi trường hệ thống này, qua đó đưa ra các chuẩn đoán hiện thời,đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng của hệ thống với các ràng buộc củamôi trường Hệ thống cần được nghiên cứu về các khía cạnh:

- Môi trường bên ngoài:

+ Loại hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ

+ Ngành hoạt động là tư nhân hay công cộng

+ Sự phát triển chung của ngành

+ Cạnh tranh và thị phần

+ Xu thế công nghệ trong ngành

+ Những bộ luật cơ bản mà ngành phải tuân thủ

+ Những yếu tố chính yếu của sự thành công cho những tổ chức cùng ngành

+ Tổ chức của những nơi thực hiện xử lý dữ liệu

+ Mức độ an ninh, kiểm soát

- Môi trường kĩ thuật:

+ Phần cứng, phần mềm tại chỗ cho xử lý dữ liệu, các thiết bị khác, cơ sở dữliệu

+ Nhân sự phát triển và khai thác hệ thống

3) Nghiên cứu hệ thống thực tại

Mục đích của giai đoạn này là có được sự hiểu biết khá đầy đủ về hệ thống

về các vấn đề: lý do tồn tại của nó, thông tin mà nó sản sinh ra, những dữ liệu mà nóthu nhận, giá cả gắn liền với thu nhập, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử lý

dữ liệu, mối liên hệ của nó đối với các hệ thống khác trong công ty

Bao gồm các công việc chính sau đây:

- Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại

• Thông tin ra: đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toáncác giá trị của nội dung, tần suất sản sinh ra thông tin, khối lượng mô tả thiểt bị sảnsinh ra thông tin, khuôn dạng và đánh giá khuôn dạng, mẫu báo cáo, giao diện, chiphí cho thông tin đầu ra

• Xử lý: Các thủ tục thu thập và nhập dữ liệu vào, phương thứcnhập, hợp lệ hoá và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý,ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý, các thiết bị được dùng, tài liệu mô

tả phương pháp xử lý, chi phí nhân sự

• Cơ sở dữ liệu: nội dung, khối lượng, truy nhập, chi phí vật liệu,cách thức tổ chức dữ liệu

+ Vấn đề của hệ thống: mọi vấn đề và nguyên nhân của những vấn đề

đó đã và sẽ được xác định cần phải được ghi nhận một cách hết sức quan trọng Đó

là một nguồn tài liệu vô cùng quan trọng

4) Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đưa ra các chuẩn đoán: đâu là nguyên nhân gây ra sự hoạt động kém hiệuquả của hệ thống Cơ sở để chuẩn đoán được chính xác các vấn đề của hệ thốngthông tin này đó là các triệu chứng, các tài liệu và dữ liệu có được từ việc quan sát.Trong thực tế có những vấn đề tồn tại được phát hiện trong giai đoạn này nhưng lại

có nguồn gốc bắt nguồn từ hệ thống thông tin Trong phần lớn các trường hợp,nguyên nhân của vấn đề là hỗn hợp: từ chính các vấn đề của hệ thống thông tin vàcác vấn đề của tổ chức và các lĩnh vực khác Những vấn đề hỗn hợp là rất khó giảiquyết vì để giải quyết được chúng thì cần phải đến sự thay đổi lớn lao của tổ chức,còn nếu không giải quyết được những vấn đề đó thì hệ thống mới sẽ không đạt đượcnhững hiệu quả tối đa Công việc chuẩn đoán là công việc khó khăn, phức tạp đòihỏi phải tiếp cận một cách chặt chẽ, và vận dụng tổng hợp nhiều công cụ cần thiết.Khi thực hiện công việc này, rất dễ lẫn lộn giữa các nguyên nhân và các triệu chứngdẫn đến không đi sâu vào việc tìm kiếm nguyên nhân

- Xác định những mục tiêu của hệ thống mới:

Sau khi các vấn đề cũng như các nguyên nhân của các vấn đề của hệ thống

cũ đã được xác định khá hoàn thiện, cần phải hỏi những người sử dụng hệ thống đểxác định mục tiêu mới của hệ thống thông tin Những mục tiêu của hệ thống mớinày cần được xác định nhằm hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thống mới, đồng thờigiúp cho công tác đánh giá hệ thống mới sau khi nó được cài đặt Mục tiêu đặt rađòi hỏi tính phù hợp, không quá cao và cũng không quá thấp Bởi vì nếu mục tiêucủa hệ thống mới đặt ra là quá cao thì có thể không thực hiện được và như thế mụctiêu đặt ra không có tính xác thực Ngược lại nếu các mục tiêu đặt ra là quá thấp sovới nhu cầu của việc phát triển một hệ thống thông tin mới thì việc phát triển hệthống thông tin này trở lên không có ý nghĩa gì

- Xác định các yếu tố của giải pháp: Các yếu tố của giải pháp gắn chặt vớinguyên nhân của các vấn đề trong khi các mục tiêu mới của hệ thống lại gắn chặtvới các vấn đề của hệ thống.

5) Đánh giá lại tính khả thi

Trong giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu, hoạt động đánh giá khả thi dự án đãđược tiến hành Trong giai đoạn này, việc đánh giá khả thi trở lên chính xác hơn vìmột lượng lớn hơn về hệ thống và môi trường của nó đã được xác định Tuy nhiên,những thông tin thu thập được đến giai đoạn này là chưa đầy đủ để đánh giá đượctính khả thi của dự án Đối với mỗi yếu tố trong giải pháp, cần phải xác định cácloại công nghệ cần có để thực hiện và cài đặt cho giải pháp Cuối cùng là xác địnhnhững ảnh hưởng có thể có của yếu tố giải pháp đó đến công ty Đánh giá lại tínhkhả thi bao gồm các công việc đánh giá tính khả thi về các mặt: tài chính, kỹ thuật,thời hạn và tổ chức trên cơ sở so sánh với ràng buộc về tổ chức

6) Thay đổi đề xuất của dự án

Dựa trên những thông tin của giai đoạn đánh giá lại tính khả thi của dự ánnày, ta tiến hành các hoạt động sửa đổi đề xuất của dự án Thực chất của quá trìnhnày là cung cấp cho Giám đốc một mức tối đa các thông tin về dự án bao gồm: chiphí, ràng buộc về thời gian, các nhiệm vụ cần phải thực hiện

7) Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết:

Quyết định tiếp tục hay hủy bỏ dự án sẽ được đưa ra sau khi Giám đốc cóđược các thông tin từ báo cáo phân tích chi tiết Do vậy mà báo cáo phân tích chitiết này hết sức quan trọng Nó không chỉ đơn giản là đưa ra những dữ liệu mà quantrọng hơn cả là nó làm thế nào để giúp các nhà ra quyết định có thể thấy đượcnhững ý nghĩa gì từ những vấn đề mà báo cáo đưa ra Báo cáo phân tích chi tiết baogồm các vấn đề sau đây:

- Trình bày lại yêu cầu của hệ thống

- Mô tả lại phương pháp phân tích

+ Thu thập thông tin: Khi triển khai bước này, tôi đã có những tiếp xúc vớingười phụ trách đào tạo của công ty là chị Lương Kim Huệ, cũng như những nhân

viên đang làm việc tại đây để có được cái nhìn gần gũi về hệ thống Tôi đã trực tiếpphỏng vấn, đưa ra những câu hỏi để nhằm tìm hiểu hoạt động của hệ thống và yêucầu thực tế của người sử dụng, xác định cụ thể những đầu vào, đầu ra của hệ thống,thu thập tài liệu Ngoài ra, tôi cũng đã từng là một học viên của AI, trực tiếp là đốitượng quản lý nên nắm bắt được cặn kẽ những qui trình hoạt động của hệ thống.

+ Những công cụ xây dựng tài liệu hệ thống đã dùng: sử dụng các phầnmềm: như hệ soạn thảo Winword, phần mềm Microsoft Visio, công cụ Paint…

- Mô tả môi trường

+ Môi trường ngoài

+ Môi trường tổ chức

+ Môi trường kỹ thuật

- Mô tả về hệ thống đang tồn tại

+ Mô tả tổng lược làm nổi rõ những đặc trưng chủ yếu của hệ thống

+ Đánh giá chi phi hoạt động của hệ thống

- Chuẩn đoán về hệ thống hiện tại và xác định các yếu tố của giải pháp

- Đánh giá khả thi lại

- Đề xuất của dự án

Phụ lục của báo cáo bao gồm:

1 Sơ đồ cấu trúc các bộ phận làm thành khung cảnh của hệ thống nghiên cứu

2 Sơ đồ chức năng (BFD)

3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

4 Các phích từ điển hệ thống

5 Chi tiết về chi phí

Giai đoạn phân tích chi tiết có mục đích là đưa ra các chuẩn đoán về hệthống đang tồn tại, nghĩa là xác định các vấn đề chính, các nguyên nhân của các vấn

đề đó, các mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới, và đề xuất các giải pháp nhằmthực hiện các mục tiêu đã đề ra

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này có mục đích xác định một cách chính xác và chi tiết những cái

mà hệ thống mới sẽ phải làm để đạt được những mục tiêu đề ra đã được thiết lập từgiai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ các ràng buộc của môi trường Sảnphẩm của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu:DFD (Data Flow Diagram), sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD (Data Structure Diagram)

và các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống

Giai đoạn này nhằm xác định:

- Đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống phải trợ giúp

+ Mức độ cấu trúc của nhiệm vụ

+ Mức độ phức tạp và biến động của nhiệm vụ

- Đặc trưng của hệ thống

+ Kích cỡ của hệ thống (chi phí, thời gian dự kiến để phát triển)

+ Sự phức tạp của công nghệ được sử dụng

+ Mức độ phân tán địa lý của người sử dụng và nguồn tài liệu

- Đặc trưng của người sử dụng

+ Thiên hướng đối với sự thay đổi

+ Kinh nghiệm trong nhiệm vụ mà hệ thống thông tin cần trợ giúp

- Đặc trưng của của những người phát triển hệ thống

+ Sự lành nghề trong việc phát triển hệ thống thông tin

+ Kinh nghiệm với những hệ thống thông tin tương tự

+ Sự hiểu biết về nhiệm vụ phải trợ giúp

Bốn cách thức cơ bản để xác định yêu cầu thông tin:

- Hỏi người sử dụng hệ thống thông tin là họ cần gì?

- Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại

- Tổng hợp từ các đặc trưng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp

- Phương pháp thực nghiệm

2) Thiết kế xử lý

3) Thiết kế các luồng dữ liệu vào

4) Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

5) Hợp thức hoá mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Giai đoạn này nhằm mục đích chủ yếu là thiết lập các phác hoạ cho mô hìnhvật lý, đánh giá chi phí- lợi ích cho các phác hoạ, xác định khả năng đạt các mụctiêu cũng như sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức và nhân sự đang làm việctại hệ thống và đề ra những phương án hứa hẹn nhất Nó bao gồm các công đoạnsau đây:

1) Xác định các ràng buộc về tin học và ràng buộc về tổ chức:

- Các ràng buộc liên quan tới tổ chức:

Chi phí bỏ ra khi đưa hệ thống mới này vào hoạt động là không đáng kể sovới tiềm lực của công ty, nhưng lợi ích mang lại rất lớn Hơn nữa, với cách quản lýthủ công như hiện nay, khối lượng công việc cần xử lý nhiều, nhân lực thiếu nênviệc xây dựng và đưa hệ thống mới này vào sử dụng đã nhận được sự đề xuất vàủng hộ của ban quản lý về đào tạo của Trung tâm

hệ thống vào triển khai sẽ trở lên dễ dàng mà không tốn nhiều thời gian và chi phíđào tạo sử dụng

2) Xây dựng các phương án của giải pháp

- Xác định biên giới cho phần tin học hoá: Biên giới tin học hoá phân chiaphần thủ công và phần tin học hoá của hệ thống thông tin Căn cứ vào mục tiêu của

hệ thống được xây dựng, chi phí dành cho việc phát triển hệ thống cũng như mức

độ lợi ích thu được từ các phần tin học hoá, một phương án được đưa ra là tin học

hóa mọi cập nhật và tin học hóa một số xử lý như xuất ra một số báo cáo, in rachứng chỉ cho học viên, tính toán doanh thu.

- Xác định cách thức xử lý: Sau khi xác định được các phương án về biên giớitin học hóa thì sẽ phải xác định cách thức xử lý, hệ thống này sử dụng cách thức xử

lý hỗn hợp Thiết bị ngoại vi được lựa chọn để nhập dữ liệu vào là bàn phím và thiết

bị đưa các thông tin đầu ra là máy in

3) Đánh giá các phương án của giải pháp

- Các phương án của giải pháp xây dựng hệ thống được đánh giá thông quaphương pháp phân tích chi phí- lợi ích Phương pháp này xem xét chi phí cho hệthống ở các khoản như sau:

+ Nhân lực: cần một thêm một quản trị viên hệ thống, có thể kiêm luôn quảntrị mạng, những người quản lý khác của hệ thống như giáo vụ, thủ thư đã có, chỉcần đào tạo cho họ có thể sử dụng được hệ thống mới

+ Phần cứng, phần mềm

+Chuẩn bị mạng: dây cáp, hệ thống an toàn…

+ Chi phí chung: trợ giúp quản lý, chi phí điện nước…

+ Chi phí khác: tư vấn chuyên môn, đào tạo nhân sự Chi phí này khôngđáng kể vì hệ thống rất dễ sử dụng

+ Tránh sai sót dữ liệu

+ Cung cấp thông tin nhanh chóng

+ Giảm chi phí: Giảm số người cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, giảm chiphí lưu kho, giảm chi phí do sai sót của các xử lý

- Ngoài ra, còn có thể đánh giá các phương án thông qua phương pháp phântích đa tiêu chuẩn Đây là phương pháp xem xét tổng hợp dựa trên nhiều tiêu chuẩn

để đi đến quyết định cuối cùng

4) Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án cho hệ thống

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này có nhiệm vụ là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã đượcchọn ở giai đoạn trước Giai đoạn này có vai trò vô cùng quan trọng vì những mô tả

chính xác ở giai đoạn này có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thườngngày của những người sử dụng Nó bao gồm các công đoạn:

1) Lập kế hoạch chi tiết vật lý ngoài

Trong công đoạn này phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòngvào ra, xác định các cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống và cáchthức thể hiện các thủ tục thủ công, phân bố thời gian và danh mục các sản phẩm.Một số nguyên tắc được áp dụng khi thực hiện khi thiết kế vật lý ngoài cho hệ thốngquản lý học viên:

- Đảm bảo người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống

- Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng

- Gắn chặt với các thuật ngữ, cách thức và các thủ tục đã được dùng

- Che khuất những bộ phận bên trong của phần mềm và phần cứng tạo thành

hệ thống

- Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình

- Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong quátrình sử dụng hệ thống

- Dựa vào những qui tắc đã được chấp nhận về đồ hoạ, kí họa khi thể hiệnthông tin trên màn hình hoặc trên giấy

Từ mỗi khía cạnh của thiết kế logic phải đưa ra và xem xét một loạt các giảipháp vật lý, đánh giá chúng rồi lựa chọn phương pháp nào đem lại chi phí cao nhấttrong các điều kiện ràng buộc về tài chính, tổ chức và công nghệ

2) Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra

Là công việc thiết kế các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng

- Thiết kế vật lý các đầu ra:

+ Lựa chọn vật mang tin: vật mang tin phải được lựa chọn đầu tiên vì

nó sẽ xác định hình dáng thực tế của đầu ra Có 4 vật mang tin chủ yếu: là giấy,màn hình, tiếng nói và các vật mang tin từ tính và quang tính Mỗi vật mang tin đều

có những ưu điểm và hạn chế riêng tuy nhiên giấy được coi là vật mang tin phổ biến

nhất Vật mang tin ra của hệ thống này chủ yếu là báo cáo được in ra giấy và mànhình khi sử dụng chức năng tra cứu, tìm kiếm.

+ Bố trí vật mang tin: Vì khuôn dạng của thông tin phụ thuộc vào vậtmang tin rất nhiều nên cần tiến hành lựa chọn cách thức bố trí thông tin sao cho thểhiện tốt nhất nội dung của thông tin

• Thiết kế trang in: đây là công việc sắp xếp các thông tin trên các trang

in giấy sao cho tốt nhất Việc thiết kế trang in trên giấy theo ba khuôn dạng: theocột, theo cột trong từng nhóm, theo dòng cho các phần tử thông tin

• Thiết kế ra trên màn hình: mặc dù bề mặt của màn hình là hạn chếxong màn hình lại cho phép rất nhiều sự năng động trong thiết kế Cách đơn giảnnhất mà hệ thống sử dụng để kiểm soát lượng thông tin ra trên màn hình nhất là lấpđầy màn hình rồi dừng lại và người sử dụng chủ động cho tiếp tục hiện ra haykhông Chương trình cũng được thiết kế sao cho người sử dụng có thể lùi về trangtrước hoặc xem tiếp trang sau bằng cách sử dụng các phím đặc biệt như ↑,↓, Page

Up, Page Down, hoặc thanh Scroll Bar

Hệ thống được xây dựng còn tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc trong việctrình bày thông tin ra màn hình:

o Đặt mọi thông tin gắn liền với cùng một nhiệm vụ trên cùng một mànhình

o Đặt tên đầu cột cho mỗi cột

o Cân trái các cột văn bản và cân phải các cột số

o Chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng

- Thiết kế đầu vào:

Lựa chọn phương tiện nhập: Nhập từ một tài liệu nguồn qua một thiết

bị cuối là bàn phím Khi thiết kế màn hình nhập liệu tôi đã lưu ý tới các điểm sau:Khi nhập từ tài liệu gốc khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc; Nênnhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, trật tự tự nhiên, theo tầnsuất sử dụng, theo chức năng hay theo tầm quan trọng; Không nhập các thông tin

mà hệ thống thông tin có thể truy nhập từ cơ sở dữ liệu; Đặt tên trường ở trên hoặc

ở trước trường nhập; Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp; Sử dụng các phím tab

để chuyển nhập trường

3) Thiết kế các cách thức tương tác với phần tin học hoá

Thông qua các giao tác người máy mà người dùng sẽ chỉ cho hệ thống biếtphải làm gì, kiểm soát trật tự hiện thông tin ra màn hình và sản sinh ra các thôngtin đầu ra Người sử dụng hệ thống này có thể thực hiện tương tác với hệ thốngtheo các cách thức sau:

- Giao tác bằng các phím trên bàn phím: là một dạng tương tác dựa vàomột cơ sở lệnh mà việc đưa vào một lệnh được thay bằng việc bấm một phím hoặcmột tổ hợp phím, như bấm tổ hợp phím Ctl+I thì sẽ làm xuất hiện form “ĐăngNhập” vào hệ thống

- Giao tác qua thực đơn: thực đơn là một danh sách các mục công việc

mà hệ thống có thể thực hiện vào thời điểm đó Danh sách này sẽ được thực hiệntrên màn hình và người dùng sẽ lựa chọn các phương án bằng cách di chuyển contrỏ đến phương án đó rồi nhấn Điều này được thể hiện rất rõ trên hệ thống menutrên giao diện chính của chương trình hay việc sử dụng các listbox, checkbox haycác combobox cho phép lựa chọn các phương án có trước

- Giao tác dựa vào các biểu tượng trên thanh Toolbar của giao diệnchương trình, như khi nhấn vào biểu tượng thì chương trình sẽ kết nối với máy

in để in ra báo cáo

4) Thiết kế các thủ tục thủ công

5) Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống

Giai đoạn này có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan đến việclựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thứctruy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác cấuthành nên hệ thống thông tin Xây dựng hệ thống hoạt động tốt là mục tiêu quantrọng nhất của giai đoạn này Nó bao gồm các công đoạn sau đây:

1) Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật:

Lựa chọn các công cụ quyết định tới những hoạt động thiết kế vật lý trong vàcác hoạt động lập trình, lựa chọn các ngôn ngữ lập trình với các ưu nhược điểm làkhác nhau Hệ thống này sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 với ưu điểm

là đơn giản, dễ sử dụng, giao diện tinh xảo, sử dụng Crystal Reports để tạo mẫu báocáo

2) Thiết kế vật lý trong

- Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: mục tiêu của giai đoạn này là tìm cáchtiếp cận tới dữ liệu một cách nhanh và hiệu quả Hệ thống có sử dụng hai phươngpháp để đạt được mục đích trên:

+ Chỉ số hoá các tệp: người ta sử dụng một tệp chỉ số để biết chínhxác địa chỉ từng bản ghi trên đĩa, làm giảm đáng kể thời gian tìm kiếm Tuy nhiênphương pháp này đòi hỏi hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải quản lý cả tệp chỉ số cũngchiếm nhiều thời gian khi cập nhật các tệp dữ liệu

+ Thêm các dữ liệu hỗ trợ các tệp: tức là lưu trữ thêm các tệp dư thừatrong cơ sở dữ liệu

- Thiết kế vật lý trong các xử lý của hệ thống: Theo phương pháp IPT-HIPO,đây là kỹ thuật phát triển chương trình phân cấp theo Vào- Xử lý- Ra, bằng cáchchia nhỏ các xử lý, để thao tác xử lý với số lượng tương đối ít dữ liệu

3) Lập trình

Lập trình là quá trình chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý thành các phầnmềm máy tính Mỗi khi một môdun chương trình được viết xong có thể tiến hành

thử riêng môdun đó, sau đó là thử nghiệm môdun này như là một phần của chươngtrình lớn hơn.

4) Thử nghiệm hệ thống

Thử nghiệm chương trình là quá trình tìm lỗi Nó đánh giá cuối cùng về cácđặc tả, thiết kế và mã hoá nhằm mục đích đảm bảo rằng tất cả các thành phần củachương trình ứng dụng đều được thiết kế và triển khai đúng các yêu cầu đặt ra Cóhai kiểu lỗi có trong các chương trình ứng dụng:

- Chương trình không làm những điều cần phải làm

- Chương trình làm những điều không cần làm

Các kỹ thuật được sử dụng để thử nghiệm chương trình:

- Rà soát lỗi đặc trưng

- Kỹ thuật kiểm tra logic

- Kỹ thuật thử nghiệm thủ công

- Kỹ thuật kiểm tra cú pháp bằng máy tính

- Kỹ thuật thử nghiệm môdun

- Kỹ thuật tích hợp

- Kỹ thuật thử stub

5) Chuẩn hoá các tài liệu

- Tài liệu hệ thống: là một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thốngnày Nó cho biết: mục tiêu, thiết kế, lịch sử của hệ thống Nó gồm các đặc trưngthiết kế chương trình: sơ đồ cấu trúc, các bảng mã…

- Tài liệu sử dụng: cung cấp các thông tin phục vụ cho những người sử dụngcác chương trình Nó còn là các thông tin tham khảo trực tuyến trên máy tính, trongphần “Hướng dẫn sử dụng” thuộc menu “Trợ giúp”

Giai đoạn 7: Cài đặt, bảo trì, khai thác

Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, bao gồmhai khối công việc

- Chuyển đổi về mặt kỹ thuật: thay đổi cách thức và công cụ làm việc

- Chuyển đổi về mặt con người: hướng dẫn, đào tạo người sử dụng để

có thể sử dụng được hệ thống mới

Mục tiêu đặt ra cho giai đoạn này là: tích hợp hệ thống mới được phát triểnvới các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất, đáp ứng được với nhữngthay đổi có thể xảy ra trong quá trình sử dụng hệ thống mới Bao gồm các côngđoạn sau:

1) Lập kế hoạch cài đặt, chuyển đổi:

Chuyển đổi bao gồm các công việc: chuyển đổi dữ liệu, phần cứng, phầnmềm, tài liệu, phương pháp làm việc, phương tiện làm việc, các biểu mẫu nghiệpvụ,… Vì hệ thống hiện hành còn chứa các dữ liệu cần cho hệ thống mới cho nênviệc chuyển đổi về mặt dữ liệu rất quan trọng và cần thiết Trước khi cài đặt phầnmềm thì phải tiến hành một số hoạt động cài đặt như: mua sắm phần cứng, hợp thứchoá dữ liệu để chuyển giao cho hệ thống mới Quá trình cài đặt không đơn thuần làcài đặt hệ thống máy tính mới mà còn là cả một quá trình chuyển đổi có tính tổchức

2) Chuyển đổi

Chuyển đổi bao gồm rất nhiều công việc: chuyển đổi dữ liệu, phần cứng, phầnmềm, tài liệu, phương pháp làm việc, phương tiện làm việc, các biểu mẫu nghiệp

vụ, nhưng trong đó việc chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu là cực kỳ quan trọng

Chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu:

Khi tích hợp hệ thống mới vào hoạt động quản lý học viên thì các kho dữliệu chưa được tin học hoá nhưng đã có trên các vật mang tin thủ công, công việcthu nhập và nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu chỉ là vấn đề thời gian mà thôi

Chuyển đổi về mặt con người:

- Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng

Lập tài liệu hệ thống và đào tạo, hỗ trợ người sử dụng là các tiến trình củagiai đoạn triển khai hệ thống Quá trình lập tài liệu cho hệ thống bắt đầu từ rất sớm,ngay từ khi tài liệu đầu tiên được đưa vào tài liệu của hệ thống Còn đào tạo và hỗtrợ người sử dụng chỉ đặt thành trọng tâm giai đoạn triển khai hệ thống

- Đào tạo người sử dụng hệ thống thông tin: ở các vấn đề:

+ Cách sử dụng hệ thống + Các kiến thức máy tính cơ bản+ Các kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin+ Các kiến thức nghiệp vụ cơ bản

+ Quản trị hệ thống + Cài đặt hệ thống

- Hỗ trợ người sử dụng hệ thống thông tin:

Là quá trình hỗ trợ trong việc đào tạo sử dụng và trong việc giải quyết các vấn

đề đối với người sử dụng

Đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy kí hiệu thíchứng với mục tiêu của người sử dụng Mục tiêu đó là nhận diện nhanh chóng khôngnhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phépkiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng

Các phương pháp mã hóa cơ bản được hệ thống áp dụng khi đặt mã cho các đối tượng: