1. Thực trạng ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc quản lý học viờn tại trung tõm AI. viờn tại trung tõm AI.
Trung tõm đào tạo của AI chớnh thức bắt đầu đào tạo vào thỏng 3 năm 2006. Học viờn của cụng ty thường từ cỏc trường: Đại học Bỏch Khoa Hà Nội, ĐH Cụng nghệ-ĐH Quốc Gia HN, ĐH Khoa học Tự Nhiờn, ĐH Giao Thụng, HV Bưu Chớnh Viễn Thụng, HV Kỹ Thuật Quõn Sự, …..
Số lượng học viờn đó cú của Trung tõm là khoảng 1000 học viờn. Số lượng học viờn hiện cú là 100 học viờn.
Trung tõm cú nhiều khúa học với thời gian đào tào khỏc nhau, thu hỳt được nhiều sinh viờn theo học. Cỏc khoỏ học của trung tõm:
STT Tờn khúa học Thời gian học
1 ITFC (Information Technology Fundamental
Certificate) 3 thỏng 2 JAVA CORE 2 thỏng 3 ENTERPRISE JAVA 3 thỏng 4 JAVA EXPERT 5 thỏng 5 SQL SERVER 1,5 thỏng 6 VB.NET 2,5 thỏng 7 ASP.NET with C# 2,5 thỏng
8 ASP.NET with VB.NET 2,5 thỏng
9 VISUAL C#.NET 3 thỏng
12 WEB PROGRAMMING 0,5 thỏng
13 DATABASE PROGRAMMING 3 thỏng
14 CễNG NGHỆ & QUY TRèNH SẢN XUẤT
PHẦN MỀM 9 thỏng
Sau khi khảo sỏt và tỡm hiểu tụi thấy hệ thống quản lý học viờn cũn rất nhiều bất cập. Hiện nay việc quản lý học viờn tại trung tõm AI chủ yếu vẫn dựng phương phỏp thủ cụng, chưa cú ứng dụng tin học đỏng kể nào vào việc quản lý học viờn. Việc quản lý chỉ dừng lại ở việc sử dụng giấy tờ, sổ sỏch và cỏc phần mềm dạng bảng tớnh ( Microsoft Excel). Mặc dự cú một số ưu điểm là với cỏch quản lý đú yờu cầu, đũi hỏi trỡnh độ khụng cao, cỏch quản lý đơn giản. Song tồn tại khỏ nhiều nhược điểm như: Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều, cỏc mẫu biểu khụng thống nhất, việc tớnh toỏn và vận dụng vẫn gặp nhiều sai sút, giao diện thõn thiện xong chủ yếu bằng tiếng Anh nờn khụng thuận tiện cho người dựng tại Việt Nam, khú khăn trong việc tỡm kiếm thụng tin và lờn bỏo cỏo cung cấp thụng tin về tỡnh hỡnh học viờn, đũi hỏi tốn nhiều nhõn lực mà hiệu quả quản lý khụng cao. Hơn nữa, trung tõm ngày càng được mở rộng về qui mụ cũng như số lượng học viờn, do uy tớn về chất lượng đào tạo của trung tõm, ngày càng được sinh viờn của nhiều trường biết đến. Do đú cụng việc quản lý trở nờn khú khăn.
2. Qui trỡnh quản lý học viờn bằng phương phỏp thủ cụng
Khi một sinh viờn đến tỡm hiểu về cỏc khoỏ học của cụng ty, tư vấn viờn sẽ tư vấn cho sinh viờn về cỏc thụng tin mà họ quan tõm.
Khi một sinh viờn đến đăng kớ học, giỏo vụ sẽ thu những giấy tờ cần thiết, cập nhật thụng tin về sinh viờn đú trờn giấy tờ, sổ sỏch; thu tiền và đưa lại cho sinh viờn biờn lai; xếp lớp cho sinh viờn; thụng bỏo lịch học…
Khi học viờn làm thẻ thư viện tại trung tõm, thủ thư cập nhật thụng tin, thu tiền đặt cọc, trả lại học viờn biờn lai, đưa thẻ thư viện cho học viờn. Mỗi khi học viờn đến mượn sỏch, được thủ thư đưa phiếu mượn để điền thụng tin về sỏch và đĩa mượn, thủ thư thu lại phiếu và thẻ thư viện. Khi học viờn đến trả sỏch, thủ thư thu
lại sỏch, so sỏnh với phiếu đó mượn để kiểm tra, nếu đỳng thỡ loại bỏ phiếu và trả lại thẻ thư viện cho học viờn.
Trong quỏ trỡnh học, học viờn sẽ được giao dự ỏn. Mỗi khúa học sẽ cú Project riờng, một khúa học cú thể sẽ cú nhiều Project cho học viờn lựa chọn để làm theo nhúm hoặc làm một mỡnh. Những Project này đều được quy định sử dụng cỏc ngụn ngữ đó được học tại AI để làm. Ngoài ra học viờn cú thể sử dụng thờm cỏc ngụn ngữ hỗ trợ khỏc. Cỏc Project này đều liờn quan và thể hiện cỏc ngụn ngữ mà học viờn được học.
Giảng viờn tiến hành điểm danh học viờn vào mỗi buổi học.
Trung tõm tổ chức thi cho học viờn trờn hệ thống trực tuyến T & C - Testing & Certification, bảo vệ Project và cấp bảng điểm cho học viờn cựng với chứng chỉ của Cụng ty (với điều kiện học viờn phải thi qua và bảo vệ Project đạt với yờu cầu của cụng ty).
Học viờn cũng cú thể nhận chứng chỉ của Trung tõm mà khụng theo học tại Trung tõm bằng cỏch đăng ký thi tại cụng ty AI và tham gia thi trờn hệ thống test của AI. Nếu thi qua học viờn sẽ được cấp chứng chỉ của AI.
3. Yờu cầu của người sử dụng đối với hệ thống
Hệ thống “Quản lý học viờn” phục vụ cho người quản lý về đào tạo của trung tõm như người làm cụng tỏc giỏo vụ, tư vấn; cỏc giảng viờn và cỏc học viờn theo học tại trung tõm. Chương trỡnh sẽ cung cấp thụng tin phục vụ cho cụng việc của họ một cỏch nhanh chúng, thuận tiện, chớnh xỏc và đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, chương trỡnh phải cú xu hướng mở để cú thể kế thừa phỏt triển và mở rộng cho phự hợp với thực tế phỏt sinh trong tương lai.
Hệ thống “Quản lý học viờn” giỳp quản lý chặt chẽ, hiệu quả học viờn từ bước tuyển sinh cho đến khi kết thỳc khúa học. Cụ thể như sau:
+ Quản lý thụng tin học viờn, thụng tin lớp học, khoỏ học + Xếp lớp, tạo thời khúa biểu, khai giảng
+ Tổ chức cấp bằng, chứng chỉ
- Hỗ trợ tra cứu tỡm kiếm cỏc thụng tin và tổng hợp, in ra cỏc bỏo cỏo nhanh chúng, chớnh xỏc theo nhiều tiờu chớ khỏc nhau, in ra chứng chỉ cho học viờn.
- Chương trỡnh khai thỏc trong mạng LAN của trung tõm. - Cơ sở dữ liệu tập trung trờn hệ quản trị CSDL Access. - Đảm bảo tớnh bảo mật, tớnh xỏc thực
- Giao diện thõn thiện với người sử dụng
4. Những người được hưởng lợi từ dự ỏn
Tư vấn
- Thụng tin về cỏc khoỏ học của trung tõm - Bỏo cỏo, thống kờ tỡnh hỡnh tuyển sinh
Giỏo vụ
- Quản lý thụng tin học viờn, thụng tin lớp học - Xếp lớp, tạo thời khúa biểu, khai giảng - Giỏm sỏt, theo dừi tỡnh học tập của học viờn
- Giỏm sỏt, theo dừi tỡnh hỡnh mượn sỏch của thư viện. - Tổ chức cấp bằng, chứng chỉ.
Giỏo viờn
- Thực hiện theo giảng dạy theo thời khúa biểu, điểm danh học viờn.
Học viờn
- Tỡm kiếm cỏc thụng tin liờn quan như thời khúa biểu, thụng tin khúa học.