II. HỆ THỐNG THễNG TIN
5. Cụng cụ mụ hỡnh hoỏ hệ thống thụng tin
5.1. Sơ đồ luồng thụng tin
Sơ đồ này được dựng để mụ tả hệ thống thụng tin theo cỏch thức động, tức là mụ tả sự di chuyển của dữ liệu, việc lưu trữ, việc xử lý trong thế giới vật lý bằng cỏc sơ đồ như sau.
Cỏc phớch vật lý là những mụ tả chi tiết hơn bằng lời cho cỏc đối tượng được biểu diễn trờn cỏc sơ đồ. Cú rất nhiều cỏc thụng tin khụng thể hiện trờn sơ đồ như hỡnh dạng của cỏc thụng tin vào- ra, cỏc thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý sẽ được ghi trờn cỏc phớch xử lý này. Cú cỏc loại phớch:
Loại thứ nhất: Phớch luồng thụng tin, cú mẫu như sau:
Loại thứ 2: Phớch kho chứa dữ liệu
Điều khiển Dũng thụng tin Xử lý
Giao tỏc người mỏy Tin học húa hoàn toàn
Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ cụng Tin học húa
Thủ cụng
Tờn tài liệu: Mụ tả:
Tờn IFD cú liờn quan: Vật mang:
Hỡnh dạng: Nguồn: Đớch:
Loại thứ ba: Phớch xử lý
Hỡnh 3. Mối liờn hệ giữa IFD và cỏc phớch vật lý của từ điển hệ thống
Tờn kho chứa dữ liệu: Mụ tả:
Tờn IFD cú liờn quan: Vật mang:
Chương trỡnh hoặc người truy cập:
Tờn xử lý: Mụ tả:
Tờn IFD cú liờn quan: Phõn ra thành cỏc IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ:
Cấu trỳc của thực đơn: Phương phỏp xử lý: Sơ đồ luồng thụng tin IFD Luồng Kho dữ liệu Xử lý Điều khiển Phớch Phớch Phớch Phớch IFD
5.2. Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ này dựng để mụ tả hệ thống thụng tin như sơ đồ luồng thụng tin nhưng ở gúc độ trừu tượng. Chỉ bao gồm cỏc luồng dữ liệu, cỏc lưu trữ dữ liệu, cỏc xử lý, đớch và nguồn nhưng khụng hề quan tõm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trỏch nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ mụ tả đơn thuần hệ thống làm gỡ và để làm gỡ.
Ký phỏp dựng cho luồng sơ đồ dữ liệu:
-
Cỏc mức của DFD:
Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khỏi quỏt nội dung chớnh của hệ thống thụng tin. Sơ đồ này khụng đi vào chi tiết mà mụ tả sao cho chỉ cần nhỡn một lần là nhận ra nội dung chớnh của hệ thống (cũn được gọi là sơ đồ DFD mức 0)
- Phõn ró sơ đồ: Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phõn ró ra thành sơ đồ DFD mức 0, mức 1, mức 2…
Cỏc phớch logic:
Phớch logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Cú 5 loại phớch logic, chỳng được dựng mụ tả them cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, và phần tử thụng tin:
Loại 1: Phớch xử lý logic Kho dữ liệu Tiến trỡnh xử lý Nguồn hoặc đớch Dũng dữ liệu Tệp dữ liệu Tờn tiến trỡnh xử lý Tờn người/ bộ phận phỏt nhận tin Tờn dũng dữ liệu
Loại 2: Phớch luồng dữ liệu
Loại 3: Phớch phần tử thụng tin
Loại 4: Phớch kho dữ liệu
Loại 5: Phớch tệp dữ liệu
Tờn xử lý: Mụ tả:
Tờn DFD liờn quan: Cỏc luồng dữ liệu vào: Cỏc luồng dữ liệu ra:
Kho dữ liệu mà xử lý đang dựng: Mụ tả lụgic của xử lý: Tờn luồng: Mụ tả: Tờn DFD liờn quan: Nguồn: Đớch: Cỏc phần tử thụng tin: Tờn cỏc phần tử thụng tin: Loại: Độ dài: Tờn DFD cú liờn quan: Cỏc giỏ trị cho phộp: Tờn kho: Mụ tả: Tờn DFD cú liờn quan: Cỏc xử lý cú liờn quan:
Một số quy ước và qui tắc được ỏp dụng khi vẽ sơ đồ DFD của hệ thống::
- Mỗi luồng dữ liệu phải cú một tờn trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu
- Dữ liệu chứa trờn hai vật mang khỏc nhau nhưng luụn luụn đi cựng nhau thỡ cú thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.
- Xử lý luụn phải được đỏnh mó số
- Vẽ lại cỏc kho dữ liệu để cỏc luồng dữ liệu khụng cắt nhau. - Tờn cho cỏc xử lý phải là một động tự
- Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khỏc với luồng ra từ một xử lý.
Đối với việc phõn ró DFD:
- Một xử lý mà logic xử lý của nú được trỡnh bày bằng ngụn ngữ cú cấu trỳc chỉ chiếm một trang giấy thỡ khụng phõn ró tiếp.
- Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trờn trang giấy DFD.
- Tất cả cỏc xử lý trờn một DFD phải thuộc cựng một mức phõn ró
- Luồng vào của DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đú. Luồng ra tới đớch của một DFD con phải là luồng ra tới đớch của một DFD mức lớn hơn nào đú. Đõy cũn gọi là nguyờn tắc cõn đối của DFD. Xử lý khụng phõn ró tiếp theo thờm thỡ được gọi là xử lý nguyờn thuỷ. Mỗi xử lý nguyờn thuỷ cú một phớch xử lý logic trờn từ điển hệ thống.
III.TèM HIỂU VỀ CễNG CỤ SỬ DỤNG ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trờn thế giới hiện nay theo mụ hỡnh quan hệ cựng vớ Microsoft Foxpro/ Visual
Tờn tệp: Mụ tả:
Tờn cỏc DFD cú liờn quan: Cỏc phần tử thụng tin: Khối lượng (bản ghi, kớ tự):
Foxpro, DB2, SQL/ DS và Oracle. Access hoạt động trong mụi trường Windowns và là một trong những bộ chương trỡnh quan trọng nhất thuộc tổ hợp chương trỡnh Microsoft Office Professinal do hóng Microsoft Cooperation sản xuất với phiờn bản đầu tiờn ra đời vào đời vào năm 1989. Cho đến nay Access đó khụng ngừng được cải tiến và đó cú nhiều phiờn bản như 1.0, 1.1, …, 2.0, …, 7.0, Access 95, Access 97 và Access Office 2000.
Microsoft Access cú khả năng định nghĩa mối quan hệ giữa cỏc bảng. Khi định nghĩa bộ mỏy cơ sở dữ liệu sẽ củng cố tớnh vẹn toàn tham chiếu trong cỏc bảng quan hệ.
Microsoft Access cú một giao diện đẹp, tinh xảo và thõn thiện dễ dàng để tạo cỏc đối tượng. Việc sửa đổi cấu trỳc là tương đối dễ dàng.
2. Giới thiệu về ngụn ngữ lập trỡnh cơ sở dữ liệu Visual Basic
- Visual Basic là ngụn ngữ lập trỡnh cú thể dựng cho Microsoft Access. Cú thể dựng Visual Basic tương tự như dựng cỏc Macro để liờn kết cỏc đối tượng trong một ứng dụng với nhau thành một thể thống nhất.
- Visual Bacsic 6.0 đó thể hiện khả năng mạnh về lập trỡnh cơ sở dữ liệu bởi tớnh uyển chuyển trong giao diện, dễ dàng trong tổ chức dữ liệu.
- Bỏo lỗi hay sửa đổi theo ý mỡnh: Visual Basic cú thể giỳp cho việc phỏt hiện lỗi của người lập trỡnh, đưa ra cỏc thụng bỏo dễ hiểu. Và trong những trường hợp đơn giản nú cú thể tự động sửa lỗi.
- Tạo cỏc hàm theo ý mỡnh: dựng VB cú thể tạo ra cỏc hàm để tớnh một giỏ trị theo cụng thức hay theo quy trỡnh phức tạp. Sau khi tạo cỏc hàm chỉ cần viết tờn cỏc hàm trong biểu thức (gọi hàm) chứ khụng cần hướng dẫn cỏch tớnh cỏc giỏ trị cho hàm nữa.
- Visual Basic cú thể tạo giao diện đồ hoạ với người lập trỡnh. Thay vỡ viết những dũng mó để mụ tả sự xuất hiện và vị trớ của những thành phần giao diện, ta chỉ cần thờm vào những đối tượng đó được định nghĩa ở vị trớ nào đú trờn màn hỡnh.
- Visual Basic được phỏt triển dần dần dựa trờn ngụn ngữ Basic và bõy giờ chứa đựng hàng trăm lệnh, hàm và cỏc từ khoỏ cú quan hệ trực tiếp với giao diện đồ hoạ của Windowns.
- Những chức năng truy xuất dữ liệu cho phộp tạo ra những cơ sở dữ liệu, những ứng dụng front- end và những thành phần phạm vi Server- side cho hầu hết cỏc dạng thức cơ sở dữ liệu phổ biến.
- Truyền cỏc Argument đến cỏc thủ tục lỳc đang thực hiện và cú dựng cỏc biến làm argument, như thế làm cho việc thực hiện cỏc thủ tục được linh hoạt hơn.
- Tiến hành cỏc thủ tục ở mức hệ thống: dựng VB để kiểm tra xem một tệp cú tồn tại trờn hệ thống hay khụng, cú thể giao lưu với cỏc ứng dụng khỏc như Excel thụng qua Automation hay Dynamic Data Exchange và cú thể dựng cỏc hàm trong Dynamic- Link Librares.
Chớnh vỡ những ưu điểm nổi trội này mà tụi đó quyết định sử dụng Visual Basic làm ngụn ngữ lập trỡnh và Microsoft Access làm hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho hệ thống.
CHƯƠNG III
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THễNG TIN QUẢN Lí HỌC VIấN
I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG THễNG TIN QUẢN Lí HỌC VIấN
1. Thực trạng ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc quản lý học viờn tại trung tõm AI. viờn tại trung tõm AI.
Trung tõm đào tạo của AI chớnh thức bắt đầu đào tạo vào thỏng 3 năm 2006. Học viờn của cụng ty thường từ cỏc trường: Đại học Bỏch Khoa Hà Nội, ĐH Cụng nghệ-ĐH Quốc Gia HN, ĐH Khoa học Tự Nhiờn, ĐH Giao Thụng, HV Bưu Chớnh Viễn Thụng, HV Kỹ Thuật Quõn Sự, …..
Số lượng học viờn đó cú của Trung tõm là khoảng 1000 học viờn. Số lượng học viờn hiện cú là 100 học viờn.
Trung tõm cú nhiều khúa học với thời gian đào tào khỏc nhau, thu hỳt được nhiều sinh viờn theo học. Cỏc khoỏ học của trung tõm:
STT Tờn khúa học Thời gian học
1 ITFC (Information Technology Fundamental
Certificate) 3 thỏng 2 JAVA CORE 2 thỏng 3 ENTERPRISE JAVA 3 thỏng 4 JAVA EXPERT 5 thỏng 5 SQL SERVER 1,5 thỏng 6 VB.NET 2,5 thỏng 7 ASP.NET with C# 2,5 thỏng
8 ASP.NET with VB.NET 2,5 thỏng
9 VISUAL C#.NET 3 thỏng
12 WEB PROGRAMMING 0,5 thỏng
13 DATABASE PROGRAMMING 3 thỏng
14 CễNG NGHỆ & QUY TRèNH SẢN XUẤT
PHẦN MỀM 9 thỏng
Sau khi khảo sỏt và tỡm hiểu tụi thấy hệ thống quản lý học viờn cũn rất nhiều bất cập. Hiện nay việc quản lý học viờn tại trung tõm AI chủ yếu vẫn dựng phương phỏp thủ cụng, chưa cú ứng dụng tin học đỏng kể nào vào việc quản lý học viờn. Việc quản lý chỉ dừng lại ở việc sử dụng giấy tờ, sổ sỏch và cỏc phần mềm dạng bảng tớnh ( Microsoft Excel). Mặc dự cú một số ưu điểm là với cỏch quản lý đú yờu cầu, đũi hỏi trỡnh độ khụng cao, cỏch quản lý đơn giản. Song tồn tại khỏ nhiều nhược điểm như: Khối lượng giấy tờ sử dụng và lưu trữ nhiều, cỏc mẫu biểu khụng thống nhất, việc tớnh toỏn và vận dụng vẫn gặp nhiều sai sút, giao diện thõn thiện xong chủ yếu bằng tiếng Anh nờn khụng thuận tiện cho người dựng tại Việt Nam, khú khăn trong việc tỡm kiếm thụng tin và lờn bỏo cỏo cung cấp thụng tin về tỡnh hỡnh học viờn, đũi hỏi tốn nhiều nhõn lực mà hiệu quả quản lý khụng cao. Hơn nữa, trung tõm ngày càng được mở rộng về qui mụ cũng như số lượng học viờn, do uy tớn về chất lượng đào tạo của trung tõm, ngày càng được sinh viờn của nhiều trường biết đến. Do đú cụng việc quản lý trở nờn khú khăn.
2. Qui trỡnh quản lý học viờn bằng phương phỏp thủ cụng
Khi một sinh viờn đến tỡm hiểu về cỏc khoỏ học của cụng ty, tư vấn viờn sẽ tư vấn cho sinh viờn về cỏc thụng tin mà họ quan tõm.
Khi một sinh viờn đến đăng kớ học, giỏo vụ sẽ thu những giấy tờ cần thiết, cập nhật thụng tin về sinh viờn đú trờn giấy tờ, sổ sỏch; thu tiền và đưa lại cho sinh viờn biờn lai; xếp lớp cho sinh viờn; thụng bỏo lịch học…
Khi học viờn làm thẻ thư viện tại trung tõm, thủ thư cập nhật thụng tin, thu tiền đặt cọc, trả lại học viờn biờn lai, đưa thẻ thư viện cho học viờn. Mỗi khi học viờn đến mượn sỏch, được thủ thư đưa phiếu mượn để điền thụng tin về sỏch và đĩa mượn, thủ thư thu lại phiếu và thẻ thư viện. Khi học viờn đến trả sỏch, thủ thư thu
lại sỏch, so sỏnh với phiếu đó mượn để kiểm tra, nếu đỳng thỡ loại bỏ phiếu và trả lại thẻ thư viện cho học viờn.
Trong quỏ trỡnh học, học viờn sẽ được giao dự ỏn. Mỗi khúa học sẽ cú Project riờng, một khúa học cú thể sẽ cú nhiều Project cho học viờn lựa chọn để làm theo nhúm hoặc làm một mỡnh. Những Project này đều được quy định sử dụng cỏc ngụn ngữ đó được học tại AI để làm. Ngoài ra học viờn cú thể sử dụng thờm cỏc ngụn ngữ hỗ trợ khỏc. Cỏc Project này đều liờn quan và thể hiện cỏc ngụn ngữ mà học viờn được học.
Giảng viờn tiến hành điểm danh học viờn vào mỗi buổi học.
Trung tõm tổ chức thi cho học viờn trờn hệ thống trực tuyến T & C - Testing & Certification, bảo vệ Project và cấp bảng điểm cho học viờn cựng với chứng chỉ của Cụng ty (với điều kiện học viờn phải thi qua và bảo vệ Project đạt với yờu cầu của cụng ty).
Học viờn cũng cú thể nhận chứng chỉ của Trung tõm mà khụng theo học tại Trung tõm bằng cỏch đăng ký thi tại cụng ty AI và tham gia thi trờn hệ thống test của AI. Nếu thi qua học viờn sẽ được cấp chứng chỉ của AI.
3. Yờu cầu của người sử dụng đối với hệ thống
Hệ thống “Quản lý học viờn” phục vụ cho người quản lý về đào tạo của trung tõm như người làm cụng tỏc giỏo vụ, tư vấn; cỏc giảng viờn và cỏc học viờn theo học tại trung tõm. Chương trỡnh sẽ cung cấp thụng tin phục vụ cho cụng việc của họ một cỏch nhanh chúng, thuận tiện, chớnh xỏc và đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, chương trỡnh phải cú xu hướng mở để cú thể kế thừa phỏt triển và mở rộng cho phự hợp với thực tế phỏt sinh trong tương lai.
Hệ thống “Quản lý học viờn” giỳp quản lý chặt chẽ, hiệu quả học viờn từ bước tuyển sinh cho đến khi kết thỳc khúa học. Cụ thể như sau:
+ Quản lý thụng tin học viờn, thụng tin lớp học, khoỏ học + Xếp lớp, tạo thời khúa biểu, khai giảng
+ Tổ chức cấp bằng, chứng chỉ
- Hỗ trợ tra cứu tỡm kiếm cỏc thụng tin và tổng hợp, in ra cỏc bỏo cỏo nhanh chúng, chớnh xỏc theo nhiều tiờu chớ khỏc nhau, in ra chứng chỉ cho học viờn.
- Chương trỡnh khai thỏc trong mạng LAN của trung tõm. - Cơ sở dữ liệu tập trung trờn hệ quản trị CSDL Access. - Đảm bảo tớnh bảo mật, tớnh xỏc thực
- Giao diện thõn thiện với người sử dụng
4. Những người được hưởng lợi từ dự ỏn
Tư vấn
- Thụng tin về cỏc khoỏ học của trung tõm - Bỏo cỏo, thống kờ tỡnh hỡnh tuyển sinh
Giỏo vụ
- Quản lý thụng tin học viờn, thụng tin lớp học - Xếp lớp, tạo thời khúa biểu, khai giảng - Giỏm sỏt, theo dừi tỡnh học tập của học viờn
- Giỏm sỏt, theo dừi tỡnh hỡnh mượn sỏch của thư viện. - Tổ chức cấp bằng, chứng chỉ.
Giỏo viờn
- Thực hiện theo giảng dạy theo thời khúa biểu, điểm danh học viờn.
Học viờn
- Tỡm kiếm cỏc thụng tin liờn quan như thời khúa biểu, thụng tin khúa học.
II. PHÂN TÍCH CHI TIẾT HỆ THỐNG THễNG TIN1. Sơ đồ chức năng của hệ thống thụng tin (BFD) 1. Sơ đồ chức năng của hệ thống thụng tin (BFD)
HỆ THỐNG QUẢN Lí HỌC VIấN
Viết và đưa biờn lai cho SV
Xếp lớp
Làm và cấp thẻ học viờn cho học viờn Xếp lịch và thụng bỏo cho học viờn Giao Project cho học viờn
Điểm danh
Quản lý thư viện
Làm thẻ thư viện cho học viờn Nhận và xử lý hồ sơ Nhận hồ sơ Kiểm tra hồ sơ Thu tiền học phớ Cập nhật thụng tin về học viờn Sắp xếp và phõn loại hồ Quản lý tỡnh hỡnh học tập của học viờn Thu tiền đặt cọc Viết biờn lai và đưa biờn lai cho học viờn
Cấp thẻ thư viện