Cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại ủy ban nhân dân các quận của thành phố Hà Nội

Trong những năm qua, mặc dù Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản và đề ra các chủ trương chỉ đạo, hướng dẫn vấn đề cải cách thủ tục hành chính nhưng trên thực tế thủ tục hành chính

HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

PGS Nguyễn Văn Hàm

HÀ NỘI - 2006

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH

CHÍNH THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI UBND CÁC QUẬN CỦA

THÀNH PHỐ HÀ NỘI

24

2.1 Tình hình thực hiện thủ tục hành chính tại UBND các quận trước

khi áp dụng cơ chế “một cửa”

2.2 Tình hình thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một

cửa” tại UBND các quận

33

2.2.1.Sự chỉ đạo của thành phố và UBND các quận 33

2.2.2 Thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại

UBND các quận

38

2.2.2.2 Thành lập và ban hành Quy chế về tổ chức hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa giải quyết

39

2.2.2.3 Bố trí địa điểm làm việc và chuẩn bị cơ sở vật chất - kỹ thuật 41 2.2.2.4 Bố trí và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa

44

2.2.2.6 Giải quyết hồ sơ của công dân, tổ chức theo cơ chế “một cửa” 49

2.3 Nhận xét về tình hình thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của thành phố Hà Nội

cán bộ, công chức

78

3.6 Cải tiến quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” 87 3.7 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 90 3.8 áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thủ tục hành chính là cơ sở và điều kiện cần thiết để cơ quan nhà nước giải quyết công việc của dân và các tổ chức theo pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của công dân

Trong những năm qua, mặc dù Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản và đề ra các chủ trương chỉ đạo, hướng dẫn vấn đề cải cách thủ tục hành chính nhưng trên thực tế thủ tục hành chính mà các cơ quan nhà nước áp dụng trong qúa trình giải quyết công việc của công dân, tổ chức vẫn còn một số hạn chế cơ bản sau:

- Thủ tục hành chính còn đòi hỏi qúa nhiều giấy tờ, nặng nề, nhiều cửa, nhiều cấp trung gian, rườm rà, không rõ ràng

- Thủ tục hành chính ở các cơ quan còn thiếu thống nhất, tuỳ tiện thay đổi và thiếu công khai

Những hạn chế đó khiến thủ tục hành chính trở thành một trở ngại trong việc thực hiện các quyền lợi hợp pháp của người dân, giao lưu hợp tác với nước ngoài Mặt khác, gây ra tệ cửa quyền, sách nhiễu, tệ quan liêu giấy tờ trong guồng máy hành chính và tạo thuận lợi cho tham nhũng phát triển, làm giảm lòng tin của nhân dân vào chính quyền

Trước thực trạng nêu trên, cải cách thủ tục hành chính trở thành yêu cầu cấp thiết trong giai đoạn hiện nay và được xác định là khâu đột phá của cải cách nền hành chính nhà nước Ngày 04/9/2003, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số: 181/2003/QĐ-TTg về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương

Cùng với nhiều địa phương khác trong cả nước, UBND Thành phố Hà Nội cũng như tại UBND các quận đã có những hoạt động tích cực để triển khai theo đúng thời gian quy định Sau gần 3 năm thực hiện đã đem lại những hiệu qủa tích cực như rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ, giảm phiền hà cho công dân, tổ chức, nâng cao tinh thần trách nhiệm của công chức nhà nước, hạn chế những

tiêu cực trong qúa trình thực thi công vụ, đáp ứng nhu cầu, nguyện vọng của người dân

Tuy nhiên, bên cạnh những kết qủa đã đạt được thì việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của thành phố Hà Nội cũng bộc lộ một số tồn tại, hạn chế nhất định như hệ thống thể chế và cơ chế phối hợp còn yếu, một số quy định chưa nhất quán, quy trình giải quyết hồ sơ giữa các quận hiện nay còn thiếu thống nhất… Thực tế đó đòi hỏi phải có sự tổng kết, đánh giá để rút ra những ưu điểm, nhược điểm của cơ chế này nhằm đưa ra những điều chỉnh phù hợp

Song trên thực tế, chúng ta mới chỉ tiến hành sơ kết việc thực hiện cơ chế

“một cửa” trong phạm vi từng địa phương và toàn quốc chứ chưa có tổng kết Hơn nữa, rõ ràng ở mỗi cấp hành chính do phân cấp có những đặc điểm khác nhau dẫn đến việc triển khai cơ chế “một cửa” là không hoàn toàn giống nhau giữa các cấp, song chúng ta lại chưa có tổng kết riêng về tình hình thực hiện của từng cấp Bên cạnh đó, việc sơ kết chủ yếu được thực hiện trên cơ sở tổng hợp báo cáo của các cơ quan, mà độ chính xác của một số báo cáo chưa phản ánh đầy

đủ, cụ thể tình hình thực tế nên việc khảo sát, nghiên cứu thực tế để từ đó đưa ra những đánh giá khách quan, đầy đủ nhằm đề xuất những giải pháp khả thi là việc làm cần thiết

Từ những lý do đó, chúng tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài Cải cách thủ tục

hành chính theo cơ chế “một cửa” tại Uỷ ban nhân dân các quận của thành phố Hà Nội cho luận văn thạc sĩ khoa học của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu:

- Tổng hợp kết qủa triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của thành phố Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp và tổ chức thực hiện các giải pháp nâng cao hiệu qủa của cơ chế “một cửa”

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu trong đề tài này là thủ tục hành chính đang được triển

khai thực hiện theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của thành phố Hà Nội

- Cải cách thủ tục hành chính – một trong những nội dung cơ bản của cải cách thể chế bao gồm nhiều vấn đề Tuy nhiên, trong luận văn này chúng tôi chỉ tập trung vào vấn đề thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”

Ngoài ra, cơ chế “một cửa” hiện nay được áp dụng tại nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều cơ quan, địa phương như UBND các cấp, các cơ quan thuế, cơ quan hải quan…nhưng với yêu cầu của đề tài này, chúng tôi chỉ đề cập đến hoạt động cải cách thủ tục hành chính ở một loại hình cơ quan là UBND các quận của thành phố Hà Nội với những nội dung được quy định trong Quyết định 181/2003/QĐ-TTg

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Với ý nghĩa là khâu “đột phá khẩu” của cải cách hành chính, cải cách thủ tục hành chính là vấn đề mà nhiều đề tài nghiên cứu tập trung khai thác Hầu hết các khía cạnh của vấn đề đã được khai thác và giải quyết tương đối triệt để và tuỳ góc độ nghiên cứu, người nghiên cứu đã giải quyết vấn đề này theo những hướng khác nhau

- Về lý luận, những đề tài tiếp cận theo hướng này đã nghiên cứu và giải quyết vấn đề cải cách thủ tục hành chính một cách khá toàn diện Tuy nhiên ít đề tài phân tích sâu, thường tiếp cận theo hướng vận dụng lý thuyết chung của cải cách hành chính sau đó mới đi vào phân tích những vấn đề của cải cách thủ tục hành chính Mặc dù còn một số điểm chưa được giải quyết thoả đáng song theo quan điểm của chúng tôi về hướng nghiên cứu lý luận của cải cách thủ tục hành chính

đã được giải quyết tốt và khi thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi có thể kế thừa và dựa trên những kết qủa nghiên cứu trước đó về mặt lý luận để giải quyết những nhiệm vụ nghiên cứu của chúng tôi

- Ở một góc độ khác nhiều nhà nghiên cứu lại tiếp cận theo hướng so sánh giữa

lý luận và thực tiễn công tác cải cách thủ tục hành chính của Việt Nam với một

số nước trên thế giới

Theo hướng nghiên cứu này, các đề tài chẳng những đã cung cấp những vấn đề lý luận và thực tiễn cải cách thủ tục hành chính ở Việt Nam mà còn giới thiệu và so sánh nội dung này với một số quốc gia khác trên thế giới Từ đó cung cấp cho những người nghiên cứu cái nhìn mới và rộng mở hơn về cải cách thủ tục hành chính

- Một số đề tài khác tiếp cận theo hướng vận dụng lý luận vào thực tiễn nhằm làm sáng tỏ lý luận hoặc vận dụng lý luận để giải quyết các vấn đề của thực tiễn

và đưa ra một số đề xuất

Đây cũng là hướng nghiên cứu mà nhiều sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh chuyên ngành quản lý nhà nước, hành chính và một số chuyên ngành khác có liên quan lựa chọn làm đề tài niên luận, khóa luận và luận văn Những đề tài này phần lớn hướng vào việc mô tả, phân tích tình hình thực tế cải cách thủ tục hành chính ở một cơ quan cụ thể, nêu thực trạng, kết qủa thực hiện

và vận dụng lý thuyết để đưa ra một số kiến nghị, đề xuất

Bản thân tôi trong thời gian học đại học cũng đã từng thực hiện một số đề tài về vấn đề này, cụ thể là niên luận năm thứ 3: “Cải cách thủ tục hành chính ở UBND quận Ba Đình”, đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên: Mô hình “Một cửa, tiến tới một dấu- bước đột phá trong cải cách thủ tục hành chính ở UBND quận

Ba Đình”; đề tài nghiên cứu khoa học “Dịch vụ hành chính công- Giải pháp mới trong cải cách thủ tục hành chính ở thành phố Hà Nội” và đề tài khoá luận tốt nghiệp: “Dịch vụ hành chính công ở thành phố Hà Nội qua thí điểm ở một số cơ quan, đơn vị”

Trên cơ sở lý luận đã được trang bị và kinh nghiệm thực hiện những đề tài nghiên cứu trước đây và với tính cấp thiết của vấn đề, hướng nghiên cứu của chúng tôi trong đề tài này là phân tích tình hình triển khai thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” hiện đang áp dụng tại UBND các quận của

thành phố Hà Nội, xác định những ưu, nhược điểm để từ đó đưa ra một số giải pháp góp phần giúp các cơ quan tăng cường hiệu qủa của cải cách thủ tục hành chính thông qua việc áp dụng cơ chế “một cửa”

Với đề tài này, chúng tôi không đi sâu vào việc phân tích lý luận chung của cải cách thủ tục hành chính do những vấn đề này đã được giải quyết tương đối triệt để trong các đề tài khác mà tập trung chủ yếu vào thực tiễn cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận của thành phố Hà Nội

Điểm khác biệt của đề tài so với các đề tài khác cũng tiếp cận theo hướng nghiên cứu này trước hết ở thời điểm thực hiện đề tài Đề tài của chúng tôi lấy mốc thời gian là từ 01/01/2004 đến nay- tức là thời điểm UBND các quận chính thức triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” theo quy định tại Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg Do đó, nội dung vấn đề là hoàn toàn mới so với các đề tài cũng nghiên cứu về cải cách thủ tục hành chính nhưng được thực hiện trước thời điểm nêu trên Mặt khác, theo khảo sát của chúng tôi những đề tài nghiên cứu về tình hình triển khai thực hiện cơ chế “một cửa” theo Quyết định 181 chỉ giới hạn trong một cơ quan cụ thể Còn với đề tài này, phạm vi nghiên cứu có chúng tôi được mở rộng hơn và khái quát hơn là UBND các quận của thành phố Hà Nội

Ngoài ra, trong luận văn chúng tôi cũng đưa ra một số giải pháp và cách thức tổ chức thực hiện các giải pháp này trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan Là những giải pháp được đề xuất trên cơ sở nghiên cứu lý luận chuyên ngành, khảo sát thực tiễn và tìm hiểu kinh nghiệm của các địa phương khác trong nước và một số quốc gia khác vì vậy những giải pháp chúng tôi nêu ra cũng có thể coi là một nét mới trong đề tài nghiên cứu này của chúng tôi

5 Tài liệu tham khảo

Khi thực hiện đề tài, chúng tôi đã tham khảo các khối tài liệu chính sau:

- Các văn bản của Đảng, Nhà nước về cải cách hành chính và cải cách thủ tục hành chính

- Giáo trình, báo cáo tham luận, tài liệu hội thảo, các sách tham khảo, tài liệu chuyên đề

- Luận văn, khóa luận tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học

- Kỷ yếu hội thảo, các tạp chí chuyên ngành, báo, tài liệu trên các Website

- Hệ thống văn bản liên quan đến việc xây dựng, triển khai thực hiện, báo cáo kết qủa giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” của UBND các quận

6 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài tiếp cận phương pháp của phép duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác- Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở lý luận

Về phương pháp cụ thể:

- Phương pháp điều tra, khảo sát: là đề tài vận dụng lý luận vào thực tiễn, do đó

điều tra, khảo sát là phương pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện

đề tài Chúng tôi đã tiến hành khảo sát công tác cải cách thủ tục hành chính tại một số UBND quận trong đó tập trung chủ yếu vào quy trình giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa” Trong qúa trình khảo sát, chúng tôi cũng chú ý đến phương pháp phỏng vấn sâu, tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các đồng chí lãnh đạo, chuyên viên và các cán bộ làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chính của UBND các quận Ngoài ra, chúng tôi cũng phỏng vấn một số người dân đến làm thủ tục để khai thác thêm thông tin và xác minh trên thực tế những vấn đề chúng tôi đề cập đến trong đề tài

- Phương pháp phân tích, so sánh: Sau khi thu thập tài liệu, khảo sát thực tế,

chúng tôi tiến hành phân tích thông tin, lựa chọn những thông tin có giá trị để đảm bảo cho luận văn có tính chính xác và độ tin cậy cao Mặt khác, cải cách thủ tục hành chính theo tinh thần của Quyết định 181/2003/QĐ-TTg hiện nay đang được tiến hành sâu rộng ở nhiều cấp, nhiều cơ quan và nhiều địa phương do đó việc khảo sát và so sánh kết qủa thực hiện giữa các cơ quan, các cấp, các địa phương sẽ tạo cơ sở để đánh giá chính xác và khách quan hơn đối với đối tượng nghiên cứu của luận văn này

- Phương pháp tổng hợp: Những kết qủa thu hoạch trong qúa trình điều tra, khảo

sát và toàn bộ các tư liệu, tài liệu đã thu thập, chúng tôi tiến hành tổng hợp, phân

tích, đánh giá khái quát về thực trạng công tác cải cách thủ tục hành chính của UBND các quận để từ đó có cơ sở đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu qủa của công tác này

7 Đóng góp của đề tài

Là đề tài vận dụng lý luận vào thực tiễn do đó những vấn đề chúng tôi nghiên cứu trong luận văn này sẽ góp phần củng cố và làm sáng tỏ hơn về mặt lý luận của cải cách thủ tục hành chính

Qua việc khảo sát, tổng kết tình hình triển khai thực hiện cải cách thủ tục hành chính của UBND các quận tại thành phố Hà Nội, chúng tôi sẽ cung cấp cho những người quan tâm đến vấn đề này những kiến thức thực tế và chứng minh tính hiệu qủa của việc cải cách thủ tục thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” Theo đó, với những cơ quan có đặc điểm tương đồng, chủ yếu là các UBND cấp quận, huyện có thể vận dụng những điểm phù hợp vào thực tiễn cải cách thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị mình

Với những ý nghĩa đó chúng tôi thiết nghĩ luận văn này có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo, phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy trong lĩnh vực hành chính học, văn thư, lưu trữ và trong thực tiễn hoạt động quản lý nhà nước

8 Bố cục của luận văn

Luận văn ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo gồm có ba chương:

- Chương 1: Một số vấn đề chung về cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế

“một cửa”

Giới thiệu khái quát một số vấn đề lý luận về thủ tục hành chính, cải cách thủ tục hành chính và cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”

- Chương 2: Tình hình thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế

“một cửa” tại UBND các quận của thành phố Hà Nội

Trong chương này chúng tôi khái quát những công việc mà UBND các quận đã tiến hành để triển khai thực hiện cơ chế “một cửa”, trong đó nội dung

chủ yếu là nghiên cứu quy trình giải quyết hồ sơ hành chính theo cơ chế này trên

cơ sở có sự so sánh với các quy trình giải quyết hồ sơ hành chính trước đây (có các sơ đồ minh họa)

- Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu qủa cơ chế “một cửa”

Từ kết qủa khảo sát, nghiên cứu và vận dụng lý luận chúng tôi đề ra một

số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu qủa của công tác cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” của UBND các quận trong thời gian tới

Đề tài được thực hiện trên cơ sở định hướng, hướng dẫn của PGS Nguyễn Văn Hàm Qúa trình thực hiện đề tài không tránh khỏi những thiếu sót nhất định

vì vậy chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

Trong phần mở đầu này, với tình cảm trân trọng nhất chúng tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới PGS Nguyễn Văn Hàm- người đã tận tình giúp đỡ chúng tôi trong suốt qúa trình thực hiện luận văn

Chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, các chuyên viên, cán bộ công chức công tác tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chính của UBND các quận đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi và dành nhiều thời gian trao đổi, góp ý trong qúa trình chúng tôi đến các cơ quan để khảo sát

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA”

1.1 Quan niệm, đặc điểm và phân loại thủ tục hành chính

1.1.1 Quan niệm về thủ tục hành chính

Về thủ tục hành chính, hiện nay có một số quan điểm như sau:

Trong quản lý, để giải quyết các công việc cần phải tuân theo những thủ tục phù hợp Với nghĩa chung nhất, thủ tục là phương thức, cách thức giải quyết công việc theo một trình tự nhất định, một thể lệ thống nhất, gồm một loạt nhiệm

vụ liên quan chặt chẽ với nhau nhằm đạt được kết qủa mong muốn

Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, thủ tục trước hết được hiểu là những trình tự được quy định phải tuân theo khi thực hiện công việc Theo quan niệm này, ở nhiều nước có luật thủ tục cho hoạt động của các cơ quan nhà nước tương đối cụ thể Những thủ tục như vậy không đơn thuần chỉ là yêu cầu về giấy

tờ hành chính cần có mà còn là trật tự hoạt động của cơ quan nhà nước được quy định

Theo quy định của pháp luật và thực tiễn quản lý nhà nước ở nước ta, hoạt động chấp hành và điều hành (hành pháp) của hệ thống cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện bằng hành động liên tục theo một trình tự nhất định nhằm đạt mục đích quản lý đã được đề ra Đó là thủ tục quản lý hành chính nhà nước, được gọi là thủ tục hành chính

- Dưới góc độ luật học, hoạt động quản lý nhà nước luôn luôn tuân thủ những quy tắc pháp lý, những quy định cụ thể về trình tự, cách thức khi sử dụng thẩm quyền nhà nước đối với từng cơ quan để giải quyết công việc, gọi chung là những quy phạm thủ tục; trong đó có thủ tục lập pháp, thủ tục tố tụng tư pháp và thủ tục hành chính “Thủ tục hành chính là trình tự về thời gian, không gian,

cách thức giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức và các cá nhân công dân” 39; 126-127

Như vậy, thủ tục hành chính là thủ tục của các hoạt động quản lý hành chính, là những công việc cụ thể được tiến hành theo một trật tự nhất định do nhà nước quy định để giải quyết công việc thuộc chức năng của cơ quan hành chính nhà nước Đó là các thủ tục buộc phải tuân theo của cơ quan hành chính nhà nước trong qúa trình tiến hành các hoạt động quản lý điều hành các công việc nhà nước

Chỉ có hoạt động quản lý hành chính nhà nước chứa đựng quy phạm thủ tục hành chính mới tạo thành thủ tục hành chính

- PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm trong bài tham luận tại Hội nghị khoa học:

“Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước” có nêu:

Thủ tục hành chính là cách thức mà các cơ quan nhà nước áp dụng để thực hiện các giao dịch nhằm giải quyết công việc cho dân và cho các tổ chức

Đó cũng chính là trình tự thực hiện thẩm quyền của các cơ quan nhà nước trong qúa trình giải quyết các công việc cụ thể theo chức năng và nhiệm vụ được giao [98,1]

- Theo tài liệu tập huấn cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ hành chính tại Uỷ ban nhân dân quận, huyện, xã, phường, thị trấn do Sở Nội vụ Hà Nội tổ chức vào tháng 9 năm 2005: Thủ tục hành chính là quy trình giải quyết quyền, nghĩa vụ hợp pháp của công dân, tổ chức, do cơ quan có thẩm quyền ban hành

Như vậy, về thủ tục hành chính hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau do

đó việc xây dựng một quan niệm chung, thống nhất về thủ tục hành chính là rất quan trọng Điều này không những có ý nghĩa, vai trò to lớn trong hoạt động lập pháp, lập quy mà còn hết sức cần thiết để có nhận thức hành động đúng đắn trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đặc biệt là trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước

Đối với chúng tôi khi thực hiện đề tài này chúng tôi thống nhất với quan niệm về thủ tục hành chính được nêu trong giáo trình thủ tục hành chính (Nhà xuất bản Giáo dục, Hà Nội, 2005):

Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền trong mối quan hệ nội bộ của cơ quan hành chính và giữa các cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức và cá nhân công dân Nó giữ vai trò đảm bảo cho công việc đạt được mục đích đã định, phù hợp với thẩm quyền của các cơ quan nhà nước hoặc của các cá nhân, tổ chức được uỷ quyền trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước [40,8-9]

Thứ hai, thủ tục hành chính là trình tự thực hiện thẩm quyền trong quản lý hành chính nhà nước Nghĩa là thủ tục hành chính được phân biệt với thủ tục tư pháp, khác với thủ tục tố tụng tại toà án; kể cả tố tụng hành chính cũng không thuộc về khái niệm thủ tục hành chính

Thứ ba, thủ tục hành chính rất đa dạng, phức tạp Tính đa dạng, phức tạp

đó được quy định bởi hoạt động quản lý nhà nước, là hoạt động diễn ra ở hầu hết các lĩnh vực đời sống xã hội và bộ máy hành chính bao gồm rất nhiều các cơ quan từ trung ương đến địa phương, mỗi cơ quan đó trong việc thực hiện thẩm quyền của mình đều phải tuân thủ theo những thủ tục nhất định Hơn nữa, nền hành chính nhà nước hiện nay đang chuyển từ hành chính cai quản sang hành chính phục vụ, làm dịch vụ cho xã hội, từ quản lý tập trung sang cơ chế thị

trường làm cho hoạt động quản lý hành chính đa dạng về nội dung và phong phú

về hình thức, biện pháp Bên cạnh đó, với xu hướng hợp tác quốc tế, đối tượng quản lý không chỉ trong phạm vi nội bộ công dân trong nước mà còn liên quan đến các yếu tố nước ngoài do đó thủ tục hành chính càng trở nên đa dạng, phong phú và phức tạp hơn

Thứ tư, so với các quy phạm nội dung của luật hành chính, thủ tục hành chính có tính năng động hơn và đòi hỏi phải thay đổi nhanh hơn một khi thực tế cuộc sống đã có những yêu cầu mới [40,8-12]

+ Nhóm III: gồm những thủ tục hành chính liên thông giữa hai hoặc ba cấp hành chính (những thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận giải quyết của một cơ quan hành chính, chuyển lên cơ quan hành chính cấp cao hơn giải quyết) 55, 3-4

Căn cứ vào Nghị quyết số 38-CP ngày 04/5/1994 của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính thì có thể phân loại thủ tục hành chính theo đối tượng quản lý hành chính nhà nước Theo đó, thủ tục hành chính được xác định cho từng lĩnh vực quản lý nhà nước và được phân chia theo cơ cấu chức năng của bộ máy quản lý hiện hành Ví dụ, thủ tục trong xây dựng cơ bản, thủ tục trước bạ, thủ tục đăng ký kinh doanh, thủ tục hải quan, thủ tục vay vốn

Cách phân loại này giúp xác định được tính đặc thù của lĩnh vực quản lý làm cơ sở xây dựng những thủ tục hành chính cần thiết, thích hợp, nhằm quản lý theo mục tiêu quản lý

Theo công việc cụ thể của các cơ quan nhà nước, có thể phân loại thủ tục hành chính thành: thủ tục thông qua và ban hành văn bản trong các cơ quan, thủ tục xét và quyết định về thi đua, khen thưởng, thủ tục tuyển dụng cán bộ, công chức Đặc điểm của các thủ tục này là gắn liền với hoạt động cụ thể của các cơ quan, phản ánh tính đặc thù trong qúa trình vận dụng các thủ tục đó vào thực tiễn

Đặc biệt, dựa trên quan hệ công tác có thể phân chia thủ tục hành chính thành 3 nhóm:

- Thủ tục hành chính nội bộ: đây là các thủ tục liên quan đến quan hệ trong qúa trình thực hiện các công việc nội bộ của các cơ quan, công sở trong hệ thống cơ quan nhà nước và trong bộ máy nhà nước nói chung

- Thủ tục liên hệ: là thủ tục thực hiện thẩm quyền tiến hành giải quyết các công việc liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, phòng ngừa, ngăn chặn, xử phạt các vi phạm hành chính, trưng thu, trưng mua các động sản và bất động sản của tổ chức và của công dân

- Thủ tục văn thư: là toàn bộ hoạt động lưu trữ, xử lý, cung cấp các loại giấy tờ

và đưa ra giải quyết một công việc nhất định Loại thủ tục này có liên quan chặt chẽ với hoạt động văn thư và thường xuyên xảy ra trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Hai nội dung cơ bản của thủ tục văn thư là:

+ Nhà nước được quyền quy định các loại giấy tờ cần thiết cho việc giải quyết một yêu cầu của tổ chức hay của công dân nhằm xác định mối quan hệ pháp lý

rõ ràng

+ Nhà nước quy định những loại giấy tờ được xem là hợp lệ có thể dùng để giải quyết công việc [40,17-27]

Với đề tài này, chúng tôi tập trung nghiên cứu loại thủ tục hành chính áp dụng trong cơ quan hành chính nhà nước cấp quận để giải quyết những công việc thuộc quan hệ của cơ quan nhà nước đối với công dân và các tổ chức xã hội

1.2 Một số vấn đề chung về cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”

1.2.1 Về cải cách thủ tục hành chính

Với quan niệm về thủ tục hành chính như trên thì thủ tục hành chính phức tạp đồng nghĩa với cách thức giải quyết công việc cho dân và các tổ chức không thuận lợi, nặng nề, phiền hà Nó cũng đồng nghĩa với việc thực hiện thẩm quyền không theo một trình tự khoa học cần có mà tuỳ tiện, cục bộ

Để khắc phục tình trạng trên thì cần phải tiến hành cải cách thủ tục hành chính Cũng theo quan niệm về thủ tục hành chính như vậy thì cải cách thủ tục hành chính nhà nước thực chất là cải cách trình tự thực hiện thẩm quyền hành chính trong mối liên hệ tới quyền và nghĩa vụ của công dân, tổ chức và trong nội

bộ cơ quan hành chính nhà nước

Cải cách thủ tục hành chính là một bộ phận của cải cách thể chế nền hành chính nhà nước nhằm xây dựng và thực thi thủ tục hành chính theo những chuẩn mực nhất định, đơn giản, gọn nhẹ, vận hành nhịp nhàng, hành động theo đúng quy trình, quy phạm; thích ứng với từng loại đối tượng, từng loại công việc; phù hợp với điều kiện thực tế và đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa

* Mục tiêu của cải cách thủ tục hành chính:

Cải cách thủ tục hành chính không những là yêu cầu khách quan của nền kinh tế, của các tầng lớp nhân dân và cộng đồng quốc tế đòi hỏi mà còn là nhu cầu tự thân của hoạt động quản lý hành chính nhà nước

Mục tiêu trước mắt của cải cách thủ tục hành chính mà Đảng và Nhà nước

ta chủ trương là phải đạt được chuyển biến căn bản trong quan hệ về thủ tục giải quyết công việc của công dân và tổ chức, bao gồm:

Một là, phát hiện và xóa bỏ những thủ tục hành chính thiếu đồng bộ,

chồng chéo, rườm rà, phức tạp đã và đang gây trở ngại trong việc tiếp nhận và

xử lý công việc giữa cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với công dân và tổ chức Những thủ tục như cấp phép, đăng ký, chứng thực, chứng nhận…ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của tổ chức, công dân nhưng lại do từng ngành, từng địa phương ban hành nên rất dễ mâu thuẫn, chồng chéo, khó thực hiện; nhiều cơ quan tự ý đặt ra các khoản phí, lệ phí không đúng thẩm quyền hoặc thu phí và lệ phí qúa mức quy định; không công khai các quy định về thủ tục cho dân biết…đã làm ảnh hưởng đến lòng tin của người dân đối với cơ quan nhà nước, làm giảm hiệu lực quản lý hành chính nhà nước

Hai là, xây dựng và ban hành các thủ tục hành chính giải quyết công việc

đơn giản, rõ ràng, thống nhất, đúng pháp luật và công khai, vừa tạo thuận tiện cho công dân và tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc, vừa giữ vững kỷ cương, ngăn chặn tệ cửa quyền, sách nhiễu và tham nhũng trong công chức nhà nước, đồng thời vẫn bảo đảm được trách nhiệm quản lý hành chính nhà nước

Thủ tục hành chính và việc thi hành nghiêm túc các thủ tục hành chính là hai mặt của hoạt động quản lý hành chính nhà nước Thủ tục hành chính khoa học, chặt chẽ, đơn giản, đáp ứng các yêu cầu đặt ra sẽ được nhân dân đồng tình ủng hộ Ngược lại, thủ tục hành chính không sát với thực tế, phức tạp sẽ khó có thể đi vào cuộc sống

Vì vậy, cải cách thủ tục hành chính thông qua việc xây dựng và thực hiện được các thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, thống nhất đúng pháp luật và công khai, minh bạch vừa là mục tiêu trước mắt đồng thời cũng là mục tiêu lâu dài của công cuộc cải cách nền hành chính nước ta

* Yêu cầu của cải cách thủ tục hành chính

Cải cách hành chính là một yêu cầu có tính khách quan, là khâu quan trọng trong qúa trình cải cách nền hành chính nhà nước Để thực hiện thành công cải cách thủ tục trong giai đoạn mới theo yêu cầu mà Đảng và Nhà nước đã đặt

ra cần tuân thủ một số yêu cầu sau:

- Bảo đảm tính thống nhất của hệ thống thủ tục hành chính

Đây là một yêu cầu quan trọng nhằm giữ vững được tính thống nhất của

hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở; nhằm để quy định sự hoạt động của các cấp chính quyền trong việc giải quyết đề nghị, yêu cầu của công dân và tổ chức Điều này không những phải được chú ý khi xây dựng, điều chỉnh các thủ tục hành chính mà còn phải bảo đảm tuân thủ trong qúa trình triển khai vào thực tế

- Bảo đảm sự chặt chẽ của hệ thống thủ tục hành chính

Quy trình xây dựng và thực hiện thủ tục hành chính cần được tuân thủ một cách nghiêm khắc, chặt chẽ, theo đúng pháp luật Xây dựng và thực hiện thủ tục hành chính thiếu chặt chẽ là nguyên nhân đã tạo ra sự tuỳ tiện của các cơ quan hành chính nhà nước trong việc giải quyết các yêu cầu của công dân, là điều kiện làm cho các tệ quan liêu, cửa quyền, sách nhiễu dân của các cơ quan quản lý hành chính có cơ sở phát triển

- Bảo đảm tính hợp lý của thủ tục hành chính

Nếu như sự thống nhất và chặt chẽ của quy trình thủ tục hành chính nhằm đảm bảo tính hợp pháp của các hoạt động quản lý, bảo đảm sự bình đẳng của các chủ thể bị quản lý, bảo đảm hiệu lực pháp luật thì tính hợp lý của các thủ tục hành chính sẽ góp phần làm cho việc thực hiện thủ tục hành chính đạt hiệu qura cao Tính hợp lý của quy trình thủ tục hành chính có thể biểu hiện trên nhiều khía cạnh khác nhau:

+ Hợp lý về môi trường chính trị

+ Hợp lý về môi trường kinh tế

+ Hợp lý về môi trường xã hội

+ Hợp lý về tâm lý công dân

- Bảo đảm tính khoa học của quy trình thực hiện các thủ tục hành chính đã ban hành

Tính khoa học của quy trình thực hiện thủ tục hành chính được hiểu là sự tính toàn của các bước đi cần thiết, hợp lý cho việc thực hiện một thủ tục nhất

định Đây là một yêu cầu quan trọng nhằm làm cho hệ thống các thủ tục hành chính có hiệu qủa

- Bảo đảm tính rõ ràng và công khai của các thủ tục hành chính

Tính rõ ràng của thủ tục hành chính đòi hỏi các thủ tục phải được xây dựng trên cơ sở xem xét một cách cụ thể các bước của toàn bộ quy trình xây dựng và thực hiện thủ tục Chính vì sự thiếu rõ ràng của hệ thống các thủ btucj hành chính trong việc giải quyết các yêu cầu, đề nghị của công dân, tổ chức mà thời gian qua, nhiều công dân, tổ chức đến cơ quan quản lý nhà nước để xin giải quyết một vấn đề gì đó thường gặp nhiều khó khăn

Công khai hóa một cách đầy đủ các quy trình thủ tục hành chính, đặc biệt

là thủ tục hành chính trong việc giải quyết mối quan giữa nhà nước và công dân,

tổ chức là điều kiện góp phần tăng hiệu qủa của qúa trình giải quyết các yêu cầu của công dân, tổ chức Mặt khác, tính công khai, rõ ràng của một hệ thống thủ tục hành chính là một đòi hỏi cấp thiết phải được tôn trọng và thực hiện Đây cũng là sự biểu hiện cao nhất của nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở nước ta, đảm bảo cho hệ thống pháp luật được thực thi nghiêm chỉnh

- Các thủ tục phải dễ hiểu, dễ tiếp cận

Đây là yêu cầu quan trọng trong tiến trình hoàn thiện các thủ tục hành chính phục vụ yêu cầu của dân Cần xem xét ban hành những quy trình thủ tục hành chính sao cho đơn giản và phải đảm bảo có thể hiểu được dễ dàng, phù hợp với trình độ dân trí Mặt khác, thủ tục hành chính phải đảm bảo tính dễ tiếp cận, tức là thủ tục hành chính phải được xem xét cụ têêr và phải được mô tả, giải thích, vừa bảo đảm tính thống nhất của hệ thống pháp luật hành chính nhà nước, đồng thời làm cho người dân nhanh chóng tiếp cận được

- Các thủ tục hành chính ban hành phải có tính khả thi cao

Thủ tục hành chính phải có tính khả thi nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của công dân và có thể kiểm soát sự hoạt động của các cơ quan nhà nước trong qúa trình giải quyết thủ tục Đồng thời, công dân, tổ chức phải đảm bảo thực thi đúng quy định của pháp luật

- Bảo đảm tính ổn định của quy trình thủ tục hành chính

Tính ổn định của các loại thủ tục hành chính và quy định giải quyết mối quan hệ giữa Nhà nước với công dân, tổ chức, thể hiện trách nhiệm của Nhà nước với dân Thủ tục hành chính bị thay đổi tuỳ tiện làm cho công dân, tổ chức không có đủ điều kiện để theo dõi kịp thời các quy định của pháp luật Hơn nữa, trong sự thay đổi đó còn tạo ra nhiều sơ hở dễ bị lợi dụng, sách nhiễu đói với dân Thay đổi một cách tuỳ tiện thực chất là một hệ thống thủ tục không khoa học

* Nội dung cơ bản của cải cách thủ tục hành chính ở nước ta

Theo các văn bản pháp quy hiện hành quy định thì cải cách thủ tục hành chính gồm các nội dung sau:

+ Loại bỏ những thủ tục rườm rà, chồng chéo, dễ bị lợi dụng để tham nhũng, gây khó khăn cho dân Mở rộng cải cách thủ tục hành chính trong tất cả các lĩnh vực, xóa bỏ kịp thời những quy định không cần thiết về cấp phép và thanh tra, kiểm tra, kiểm soát, kiểm dịch, giám định

Mẫu hóa thống nhất trong cả nước các loại giấy tờ mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có yêu cầu giải quyết các công việc về sản xuất, kinh doanh và đời sống

+ Ban hành cơ chế kiểm tra cán bộ, công chức tiếp nhận và giải quyết công việc của dân; xử lý nghiêm người có hành vi sách nhiễu, hách dịch, vô trách nhiệm; khen thưởng những người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao

+ Mở rộng thực hiện cơ chế “một cửa” trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp Cơ quan hành chính các cấp có trách nhiệm giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức phải niêm yết công khai, đầy đủ mọi thủ tục, trình tự, lệ phí, lịch công tác tại trụ sở làm việc + Quy định cụ thể và rõ ràng trách nhiệm cá nhân trong khi thi hành công vụ Việc xác định quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ, công chức trong khi thi hành công vụ phải gắn liền với việc đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cán bộ

Với mục tiêu nghiên cứu của đề tài, chúng tôi chỉ nghiên cứu một nội dung của cải cách thủ tục hành chính là thực hiện cơ chế “một cửa” trong việc giải quyết công việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước

mà cụ thể là tại UBND các quận của thành phố Hà Nội

1.2.2 Cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”

Cơ chế “một cửa” về thực hiện thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân, tổ chức được đề ra đầu tiên trong lĩnh vực đầu tư trực tiếp của nước ngoài tại Quyết định số 366/HĐBT ngày 7/11/1991 của Hội đồng

Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành chế độ thẩm định các dự án có vốn đầu

tư trực tiếp của nước ngoài Cơ chế “một cửa” và “một cửa tại chỗ” đã trở thành nguyên tắc trong hoạt động của Ban quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất

Được sự nhất trí của Thủ tướng Chính phủ, Ban Chỉ đạo cải cách hành chính của Chính phủ đã chỉ đạo Ban Thư ký tổ chức khảo sát và kiểm tra việc thực hiện thí điểm cơ chế “một cửa” tại một số tỉnh, thành phố để đề xuất phương án nhân rộng Tháng 6/2003, Ban Chỉ đạo cải cách hành chính của

Chính phủ đã chỉ đạo Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính tổ chức hội nghị tổng kết thí điểm mô hình “một cửa” Qua tổng kết việc thí điểm mô hình “một cửa” đã rút ra kết qủa quan trọng trên một số mặt chủ yếu sau đây:

- Đổi mới cách thức, quy trình giải quyết các thủ tục hành chính, tạo chuyển biến

cơ bản trong quan hệ giữa các cơ quan hành chính với công dân và tổ chức, giảm phiền hà và chi phí cho công dân, tổ chức, được nhân dân đồng tình ủng hộ

- Điều chỉnh một bước về tổ chức bộ máy, đổi mới, cải tiến chế độ làm việc và quan hệ công tác trong cơ quan hành chính nhà nước

- Nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ hành chính cũng như tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân của đội ngũ cán bộ, công chức

- Hiện đại hóa một bước công sở hành chính

Căn cứ vào kết luận của Hội nghị tổng kết, Bộ Nội vụ xây dựng quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương trình Thủ tướng Chính phủ và đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định

số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 Theo Quyết định này, cơ chế “một cửa” được thực hiện đối với tất cả cấp tỉnh và cấp huyện từ 01/01/2004, đối với cấp xã

từ ngày 01/01/2005

Quyết định đã quy định một số vấn đề chủ yếu sau liên quan đến việc triển khai thực hiện cơ chế “một cửa”

+ “Một cửa” là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc

thẩm quyền của cơ quan hành chính từ tiếp nhận yêu cầu đến trả kết quả đều thông qua một đầu mối là “Bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa” tại cơ quan hành chính nhà nước (Điều 1.1)

+ Cơ chế “một cửa” được áp dụng ở các cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, cụ thể là UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, UBND các xã, phường, thị trấn (Điều 2)

+ Việc thực hiện cơ chế “một cửa” nhằm đạt được bước chuyển căn bản trong quan hệ và thủ tục giải quyết công việc giữa cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức, công dân, giảm phiền hà cho tổ chức, công dân, chống tệ quan liêu,

tham nhũng, cửa quyền của cán bộ, công chức; nâng cao hiệu lực, hiệu qủa quản

lý nhà nước

- Cơ chế “một cửa” được thực hiện theo các nguyên tắc sau: (Điều 3)

+ Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật

+ Công khai các thủ tục hành chính, phí, lệ phí và thời gian giải quyết công việc của tổ chức, công dân

+ Nhận yêu cầu và trả kết qủa tại bộ phận tiếp nhận và trả kết qủa

+ Việc phối hợp giữa các bộ phận có liên quan để giải quyết công việc của tổ chức, công dân là trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước

+ Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân

- Điều 4: Cơ chế “một cửa” được thực hiện trong các lĩnh vực sau:

+ Tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: phê duyệt các dự án đầu tư trong nước và nước ngoài, xét duyệt cấp vốn xây dựng cơ bản, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp, cấp giấy phép xây dựng, cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất, cho thuê đất, giải quyết chính sách xã hội

+ Tại quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc cấp tỉnh

Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho các hộ kinh doanh cá thể

Cấp giấy phép xây dựng

Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất

Đăng ký hộ khẩu

Công chứng và chính sách xã hội

+ Tại xã, phường, thị trấn: xây dựng nhà ở, đất đai, hộ tịch, chứng thực

- Điều 5: Ngoài các quy định tại Điều 4, Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương căn cứ vào tình hình thực tế ở địa phương quyết định lựa chọn thêm một số lĩnh vực công tác khác để áp dụng cơ chế “một cửa” [73,1-2]

Tóm lại

Về bản chất cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” là cơ chế giao dịch giữa nhà nước và công dân thông qua một đầu mối Cách giao dịch như

vậy đã được thực hiện ở nhiều nước trên thế giới từ nhiều năm nay Nó thuận lợi

vì người dân hay các tổ chức có công việc cần giao dịch với cơ quan nhà nước (thông thường là để thực hiện một dịch vụ hành chính) chỉ cần trực tiếp liên hệ với một địa chỉ duy nhất được nhà nước quy định (Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa) Tại đó các thủ tục liên hệ sẽ được đại diện cơ quan chức năng của nhà nước giải thích, thực hiện Với tư cách là một trung tâm giao dịch thống nhất, các hồ sơ đều được nhận và trả tại trung tâm này

Thực hiện cơ chế “một cửa” trong giao dịch hành chính là một bước quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính, là bước thay đổi cách thức giao dịch giữa nhà nước và công dân Muốn thay đổi cách thức giao dịch thì trước hết nhà nước phải thay đổi cơ chế và thực hiện một số công việc khác để đảm bảo sự đồng bộ

Thực tế cho thấy những vấn đề về thủ tục hành chính, trong đó có việc thực hiện cơ chế “một cửa”, luôn luôn chịu sự tác động của nhiều yếu tố khác như cách tổ chức bộ máy hành chính, chế độ công vụ và đặc biệt là thể chế hành chính Nếu bộ máy hành chính thiếu khoa học, chế độ công vụ không rõ ràng, nhất là thể chế hành chính không được đổi mới thì việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” sẽ không thuận lợi Nói cách khác, cơ chế “một cửa” không thay thế được mọi vấn đề của cải cách hành chính nhưng việc thực hiện cơ chế này là hết sức có ý nghĩa trong việc nâng cao chất lượng phục vụ người dân của các cơ quan nhà nước

CHƯƠNG 2 TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO

CƠ CHẾ “MỘT CỬA” TẠI UBND CÁC QUẬN CỦA THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1 Tình hình thực hiện thủ tục hành chính tại UBND các quận trước khi

áp dụng cơ chế “một cửa”

2.1.1 Quy trình giải quyết hồ sơ và những hạn chế

Thủ tục hành chính là cơ sở và điều kiện cần thiết để cơ quan nhà nước giải quyết công việc của công dân và các tổ chức theo pháp luật, bảo đảm quyền

và lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức có công việc cần giải quyết

Như vậy, thực hiện thủ tục hành chính để giải quyết các công việc của công dân, tổ chức là trách nhiệm của các cơ quan nhà nước nói chung trong đó chủ yếu là cơ quan hành chính nhà nước Trước khi một số cơ quan thí điểm các

mô hình theo hình thức “một cửa” (như: mô hình “Một cửa- Tiến tới một dấu” của UBND quận Ba Đình; mô hình “Một đầu mối” của UBND quận Cầu Giấy;

mô hình “một cửa” của UBND quận Tây Hồ áp dụng trong thời gian cơ quan thực hiện thí điểm dịch vụ hành chính công…) thì quy trình giải quyết hồ sơ hành chính tại UBND các quận được tiến hành theo 3 bước sau:

- Bước 1: Khi người dân có yêu cầu giải quyết công việc liên quan đến thủ tục

hành chính (như xin cấp phép xây dựng, cấp giấy đăng ký kinh doanh, thị thực, công chứng…) thì họ phải tự đến liên hệ tìm hiểu và làm thủ tục với các phòng, ban chuyên môn Người dân phải đến nhiều phòng, ban có liên quan xin làm thủ tục, xác nhận từng nội dung của công việc (ví dụ về vấn đề đất đai, nhà cửa phải

có đủ xác nhận về quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở của cơ quan nhà đất; xác nhận không có tranh chấp của chính quyền địa phương nơi cư trú; xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế của cơ quan thuế; xác nhận về mặt thiết kế của

cơ quan quản lý xây dựng) rồi mới đến UBND quận để làm thủ tục giải quyết

- Bước 2: Các phòng, ban chức năng thụ lý hồ sơ (thời gian thụ lý không được

hạn định về mặt thời gian mà hoàn toàn do các phòng, ban tự giải quyết), hoàn

chỉnh thủ tục trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký, chuyển văn thư hoàn tất các

thủ tục cần thiết tại khâu văn thư cơ quan

- Bước 3: Trả kết qủa cho công dân, tổ chức tại các phòng, ban chuyên môn

Có thể sơ đồ hóa quy trình giải quyết hồ sơ hành chính trên như sau:

Với quy trình giải quyết hồ sơ hành chính nêu trên đã tạo ra nhiều hạn

chế, tiêu cực:

- Tạo ra “nhiều cửa” do không nắm được những quy định về thủ tục, không được

hướng dẫn cụ thể về chức năng, thẩm quyền giải quyết từng công việc cụ thể của

từng phòng, ban nên người dân phải tự tìm hiểu, liên hệ, phải gặp nhiều người,

đến nhiều đơn vị cuối cùng mới gặp được người có trách nhiệm giải quyết công

Công dân hoặc tổ chức

Phòng, ban hữu quan

Văn phòng UBND Quận

UBND Quận

Phòng, ban hữu quan

Trình ký

Nộp hồ sơ Nộp hồ sơ

Trả hồ sơ

Ghi chú: Nộp hồ sơ

Trình ký Trả hồ sơ

việc của mình Quy trình này đòi hỏi người dân phải qua “nhiều cửa”, phải xác nhận nội dung ở “cửa” thứ nhất, “cửa” thứ hai, thứ ba hoặc nhiều hơn nếu vấn đề phức tạp (“cửa” ở đây chính là các phòng, ban liên quan đến nội dung vấn đề cần giải quyết) Chẳng hạn đơn giản như việc chứng thực hợp đồng thế chấp đất đai, nhà cửa thì đầu tiên người dân phải đến phòng Tư pháp để được hướng dẫn thủ tục tiếp nhận, sau đó phải được sự xác nhận về quyền sở hữu của Phòng Địa chính- Nhà đất (nay là Phòng Tài nguyên Môi trường), tiếp đó phải đến Chi cục thuế để xin xác nhận về việc đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính hoặc làm các thủ tục để thực hiện nghĩa vụ tài chính; phải được UBND phường nơi cư trú xác nhận về cư trú, không có tranh chấp…cuối cùng mới quay trở lại Phòng Tư pháp

để xin được chứng thực, Phòng Tư pháp sau khi kiểm tra, đối chiếu sẽ chứng thực và trình lãnh đạo UBND Quận ký

- Thủ tục giải quyết công việc cho công dân và tổ chức còn nhiều phiền hà, thiếu công khai Người dân đến yêu cầu cơ quan nhà nước giải quyết công việc phải tự tìm hiểu xem vấn đề của mình liên quan đến phòng, ban nào và phải mang hồ sơ đến phòng, ban đó để xin giải quyết và cũng không được hẹn ngày có kết qủa giải quyết, thậm chí có trường hợp sau khi đã gặp nhiều cán bộ với những chỉ dẫn không thống nhất rồi mỗi người mỗi ý trái ngược nhau, hồ sơ của công dân

dù hợp lệ nhưng phải nằm “ngâm tôm” không biết đến bao giờ mới được giải quyết Chưa kể đến một số cán bộ không thực hiện đúng chức trách, gây phiền

hà, sách nhiễu cho người dân vì những tư lợi của bản thân Đây là một thực tế khá phổ biến ở các cơ quan hành chính nhà nước trước khi tiến hành cải cách thủ tục hành chính làm cho người dân phải chạy vòng vo, mất thời gian, tiền của, rất phiền hà, ảnh hưởng tiêu cực đến quan hệ giữa cán bộ nhà nước, cơ quan công quyền với công dân

- Việc phân công trách nhiệm giữa các phòng, ban không rõ ràng, cụ thể dẫn đến hiện tượng đùn đẩy nhau khi giải quyết những công việc cùng lúc liên quan đến chức năng và thẩm quyền giải quyết của nhiều phòng, ban (thủ tục hành chính

liên ngành, đa ngành) dẫn đến việc nảy sinh hội họp nhiều gây tốn kém, lãng phí tiền của và thời gian

- Khi bất cứ công việc gì cũng phải do chính Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch thông qua, ký duyệt làm mất nhiều thời gian của các đồng chí lãnh đạo và họ sẽ không

có thời gian để thực hiện các công việc khác thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình Đồng thời với cách làm này cũng không phát huy được vai trò của các trưởng, phó các phòng, ban trong việc giải quyết các công việc

Một vấn đề khác cũng ảnh hưởng rất nhiều đến kết qủa giải quyết hồ sơ đó

là thể chế hoạt động của bộ máy, tức là những quy định về tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban trực thuộc quận Trước khi tiến hành cải cách hành chính thì chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban chưa được quy định rõ ràng, thống nhất; quy chế làm việc của các phòng, ban tuy đã được quan tâm song chưa đầy đủ, chưa đồng đều giữa các phòng, ban Chất lượng các quy chế còn thấp, tính khả thi chưa cao, vận dụng trong thực tế gặp nhiều khó khăn Đặc biệt, quy chế phối hợp giữa các phòng, ban trong quận với nhau và với các

sở, ngành chưa được xây dựng Điều này đã gây trở ngại cho sự phối hợp giải quyết công việc giữa phòng, ban của quận với các sở, ngành của thành phố

Quy chế công vụ, công chức không được quy định cụ thể, rõ ràng về mặt thẩm quyền, trách nhiệm, chưa có những chế tài xử lý các vi phạm, từ đó dẫn tới những biểu hiện tiêu cực của một số cán bộ như thái độ cửa quyền, sách nhiễu, gây khó khăn, phiền hà cho người dân khi đến UBND các quận giải quyết công việc

Tình trạng trên cần phải có biện pháp khắc phục kịp thời, triệt để, hạn chế tối đa những tiêu cực có thể xảy ra trong quy trình giải quyết hồ sơ của các cán

bộ công chức, giảm cho nhân dân những phiền hà, tốn kém không đáng có khi đến làm thủ tục ở UBND các quận, giữ được uy tín của cơ quan Nhà nước, giữ được lòng tin, sự tín nhiệm của nhân dân

2.1.2 Thí điểm các mô hình theo hình thức “một cửa” ở một số UBND quận thuộc thành phố

Để khắc phục tình trạng trên và thực hiện Nghị quyết 38/CP ngày 04/5/1994 của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức, Thành uỷ Hà Nội đã tổ chức quán triệt tinh thần chủ trương đến các cấp uỷ Đảng, chính quyền, cơ sở, ban, ngành đoàn thể, công chức viên chức trong toàn thành phố

Đồng thời, UBND Thành phố đã chọn 5 đơn vị làm thí điểm thực hiện các nội dung về cải cách hành chính là: Sở Địa chính- Nhà đất, Văn phòng UBND Thành phố, Văn phòng Thành uỷ, quận Hai Bà Trưng và huyện Gia Lâm Trong

đó, chọn quận Ba Đình, quận Hai Bà Trưng, Sở Địa chính- Nhà đất, Văn phòng Kiến trúc sư trưởng Thành phố và huyện Gia Lâm làm thí điểm mô hình “một cửa” giải quyết các hồ sơ hành chính theo yêu cầu của công dân và các tổ chức

Do đặc điểm và tình hình thực tế của Hà Nội, Thành uỷ, HĐND và UBND Thành phố quan tâm chỉ đạo cải cách thủ tục hành chính trên một số vấn đề nổi cộm: thủ tục hành chính trong việc giải quyết mua bán, cho, chia, cho thuê, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở; thủ tục giới thiệu và cấp chứng chỉ quy hoạch cho các dự án đầu tư xây dựng trong và ngoài nước…

Nhằm thực hiện mục tiêu cải cách thủ tục hành chính loại bỏ những khâu bất hợp lý, gây phiền hà cho nhân dân, ngăn chặn tệ cửa quyền, tham nhũng, hối

lộ, vi phạm pháp luật, Thành uỷ chỉ đạo Thành phố tập trung xây dựng đề án cải cách thủ tục hành chính thực hiện một đầu mối ở cấp thành phố để giải quyết các yêu cầu của công dân và tổ chức

Ngày 8/4/1998, UBND Thành phố đã ban hành Chương trình số

870/CTr-UB nêu rõ giải pháp đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính thực hiện một đầu mối giải quyết các yêu cầu của công dân và tổ chức Yêu cầu của cải cách thủ tục hành chính phải đảm bảo bốn nội dung là: công khai về thủ tục, lệ phí, trình tự giải quyết công việc và thời hạn giải quyết

Đối với quận Ba Đình, ngày 17/9/1996 UBND Thành phố Hà Nội đã ra Quyết định số 3051/QĐ-UB về việc giao cho UBND quận Ba Đình thực hiện thí điểm cải cách hành chính theo mô hình “Một cửa, tiến tới một dấu”

Tại UBND quận Cầu Giấy, ngày 20/8/1999 UBND Quận đã ban hành Quyết định số: 693/QĐ-UB về việc phê chuẩn đề án cải cách thủ tục hành chính Bản Đề án quy định nhiều vấn đề quan trọng mà trước hết là khái niệm về cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một đầu mối”: Cải cách thủ tục hành chính theo mô hình “một đầu mối” là việc hình thành bộ phận hành chính công (nơi tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính) đây là đầu mối duy nhất để giao dịch, tiếp nhận giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của công dân và tổ chức

Trong bộ phận này UBND quận bố trí các cán bộ công chức đại diện các phòng ban chuyên môn am hiểu chính sách pháp luật và công việc được giao Đồng thời tại đây có nội quy, quy chế tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính, đảm bảo công khai về quy trình, thủ tục, thời gian và lệ phí để hướng dẫn công dân, tổ chức thực hiện thuận lợi

Bản Đề án cũng quy định phương thức hoạt động của bộ phận thường trực tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính, những lĩnh vực chủ yếu được tập trung giải quyết theo mô hình “một đầu mối” và đặc biệt là quy định về quy trình các bước tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính

- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ hành chính

Bố trí, phân công 04 cán bộ, công chức tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính trong đó quy định công việc của từng cán bộ

Ví dụ: Cán bộ nhận và trả hồ sơ hành chính thuộc lĩnh vực quản lý đô thị,

địa chính nhà đất có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

+ Nhận giải quyết hồ sơ xin cấp phép xây dựng

+ Xác nhận hồ sơ xin phép đào đường, đặt ống cấp nước, hệ thống kỹ thuật hạ tầng

+ Thẩm định thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán công trình xây dựng

+ Nhận hồ sơ quyền sử dụng, chuyển quyền sử dụng đất

+ Nhận hồ sơ giải quyết tranh chấp nhà đất

+ Hồ sơ xin thành lập Hội đồng đền bù và giải phóng mặt bằng

Công chức tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính khi tiếp nhận hồ sơ theo yêu cầu của tổ chức hoặc công dân, phải kiểm tra hồ sơ theo những quy định đúng thẩm quyền của quận

Sau khi kiểm tra, hồ sơ đã đáp ứng yêu cầu thủ tục:

+ Tiến hành lập phiếu biên nhận hồ sơ (ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn trả kết qủa giải quyết và ký nhận giao, nộp hồ sơ)

+ Vào sổ tiếp nhận để theo dõi quy trình giải quyết hồ sơ

+ Viết phiếu chuyển hồ sơ nhận được cho Trưởng phòng, ban chuyên môn

có thẩm quyền giải quyết ngày trong ngày nhận được hồ sơ (Phiếu chuyển ghi rõ ngày giờ giao nhận hồ sơ, ngày giờ nhận lại kết qủa hồ sơ đã giải quyết)

Trường hợp tổ chức hoặc công dân chưa đủ các giấy tờ theo quy định, công chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn tổ chức và công dân hoàn chỉnh giấy tờ

- Bước 2: Giải quyết hồ sơ

+ Trưởng phòng, ban chuyên môn chịu trách nhiệm trước lãnh đạo UBND trong việc xử lý, giải quyết các hồ sơ theo thẩm quyền, trình Chủ tịch UBND quận hoặc người được uỷ quyền ký duyệt, sau đó chuyển lại kết qủa đã giải quyết cho

có thời gian xem xét, ký duyệt

Những hồ sơ phải chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác để giải quyết tiếp, mỗi lần chuyển hồ sơ nhất thiết phải có phiếu chuyển và thời gian giải quyết

- Bước 3: Trả hồ sơ

+ Công chức tiếp nhận và trả hồ sơ có trách nhiệm giao kết qủa hồ sơ đã giải quyết cho tổ chức hoặc công dân theo phiếu hẹn, trường hợp hồ sơ chưa giải quyết xong vì có vướng mắc phải nêu rõ lý do và hẹn giải quyết tiếp Công chức

có thể liên lạc trước với công dân, tổ chức qua điện thoại để công dân và tổ chức

đỡ phải đi lại

+ Những vấn đề mà công dân, tổ chức chưa rõ, công chức tiếp nhận và trả hồ sơ

có trách nhiệm trả lời, giải thích hoặc hướng dẫn thêm

Như vậy, theo Quyết định số: 693/QĐ-UB ngày 20/8/1999 của UBND quận Cầu Giấy thì Đề án cải cách thủ tục hành chính theo mô hình "một đầu mối"được áp dụng thực hiện kể từ ngày 01/10/1999 Trên thực tế, sau một thời gian chuẩn bị bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính theo mô hình "một đầu mối" của UBND quận Cầu Giấy bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 10/4/2000

Ở các cơ quan khác như UBND quận Ba Đình, Thanh Xuân, Tây Hồ… cũng giải quyết thủ tục hành chính theo quy trình tương tự như trên, về cơ bản quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ hành chính theo mô hình "một cửa" tại UBND các quận diễn ra theo sơ đồ sau:

Ghi chú: Nộp hồ sơ

Trình ký

Trả hồ sơ

Phòng Tiếp nhận- Trả hồ sơ hành chính

Công dân hoặc

tổ chức

Các phòng, ban

chuyên môn

Văn phòng UBND Quận

UBND Quận (Thẩm định)

(Kiểm tra hồ sơ)

Trả hồ sơ Nộp hồ sơ

Trình ký Trả hồ sơ

Trình ký

Việc thực hiện thí điểm các mô hình trên đã mang lại những hiệu qủa tích cực:

- Làm chuyển biến căn bản trong quan hệ và thủ tục giải quyết công việc của công dân và tổ chức, mọi quy trình thủ tục và thời gian cần để giải quyết các hồ

sơ hành chính được công khai, rõ ràng, thực hiện đúng pháp luật

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công dân và tổ chức khi có yêu cầu giải quyết công việc không phải qua nhiều nơi, công việc được giải quyết nhanh chóng, hạn chế những tiêu cực, ngăn chặn tệ cửa quyền sách nhiễu và các hành vi trái pháp luật, góp phần làm trong sạch hóa bộ máy nhà nước, đem lại sự phấn khởi và tạo niềm tin vững chắc của công dân và tổ chức đối với chính quyền

- Thông qua công tác cải cách thủ tục hành chính nhằm không ngừng nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn quận, đảm bảo sự điều hành tập trung thống nhất, hiệu qủa của UBND các quận; nâng cao tính tự giác, tinh thần, trách nhiệm ý thức pháp luật của người công chức nhà nước

Bên cạnh đó, qua qúa trình thực hiện thí điểm cũng đã xuất hiện một số điểm bất cập như cán bộ tiếp nhận – trả hồ sơ hành chính làm việc kiêm nhiệm;

họ là những cán bộ chuyên môn thuộc sự quản lý của các phòng, ban được cử đến làm việc kiêm nhiệm tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, chủ yếu là để trực và nhận

hồ sơ thay cho phòng Hồ sơ sau khi tiếp nhận được cán bộ đưa về phòng giải quyết nên trong một số trường hợp vẫn xảy ra hiện tượng trả kết quả giải quyết cho công dân hoặc tổ chức tại phòng Mặt khác, do làm việc kiêm nhiệm nên sự tập trung, tính chuyên trách trong công việc không cao, thái độ và tinh thần làm việc của một số cán bộ chưa tốt, thậm chí có sai phạm song do chưa quy về một đầu mối quản lý nên việc xử lý chưa nghiêm Bên cạnh đó , do không có một quy định chung thống nhất (như Quyết định 181) nên ở mỗi cơ quan có cách thức tiến hành khác nhau, không đồng bộ cùng là UBND cấp quận nhưng ở quận này lại tiến hành giải quyết thủ tục hành chính theo "một cửa" ở lĩnh vực này nhưng ở quận khác cùng công việc đó lại không giải quyết được theo "một cửa",

quy trình thủ tục, hồ sơ cũng không giống nhau, có nơi niêm yết quy trình thủ tục, mức phí, lệ phí, có nơi lại không niêm yết…tất cả những điều này một mặt gây khó khăn cho công dân, tổ chức trong khi giải quyết các công việc, mặt khác cũng gây khó khăn cho chính các cơ quan nhà nước trong khi thực thi công vụ Đặc biệt, sự không thống nhất trong qúa trình giải quyết cùng một công việc của các quận trong cùng một thành phố tạo nên dư luận không tốt trong nhân dân

Do đó, việc ra đời một văn bản pháp quy quy định thống nhất về quy trình thủ tục, cách thức tiến hành giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" là việc làm cần thiết Tuy nhiên, theo đánh giá chung thì trong qúa trình thực hiện thí điểm thì ưu điểm vẫn là chủ yếu, được người dân đồng tình ủng hộ

Với những kết qủa đã đạt được và những kinh nghiệm tích luỹ được trong qúa trình thực hiện thí điểm chính là nền tảng và là điều kiện thuận lợi để UBND các quận thực hiện cơ chế “một cửa” theo tinh thần của Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ

2.2 Tình hình thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND các quận

2.2.1 Sự chỉ đạo của Thành phố và UBND các quận

Sau khi Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ được ban hành và tài liệu hướng dẫn của Bộ Nội vụ gửi đến, UBND Thành phố Hà Nội đã có những chuẩn bị tích cực mọi điều kiện để triển khai theo đúng tinh thần của Quyết định tại UBND Thành phố và chỉ đạo các đơn vị cấp dưới triển khai thực hiện

UBND Thành phố đã xây dựng đề án của UBND Thành phố và chỉ đạo các Sở (4 Sở thuộc diện bắt buộc thực hiện cơ chế “một cửa” trước là: Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài nguyên- Môi trường và Nhà đất, Sở Xây dựng và Sở Lao động Thương binh và Xã hội) và UBND các quận xây dựng đề án về việc thực hiện quy chế theo cơ chế “một cửa” trên cơ sở tài liệu hướng dẫn của Bộ

Nội vụ và kết hợp kinh nghiệm thực tiễn trong qúa trình thực hiện thí điểm trước đây

Đặc biệt, ngày 11/11/2003, UBND Thành phố Hà Nội đã ban hành Quyết định số: 156/2003/QĐ-UB về việc thực hiện cơ chế "một cửa" trong giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính của Thành phố Hà Nội Văn bản này là sự cụ thể hóa Quyết định 181/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, trong đó quy định cụ thể những vấn đề cơ bản và một số nội dung công việc chủ yếu các cơ quan cần tiến hành để thực hiện cơ chế "một cửa" Điều 1 Quyết định quy định thời gian thực hiện: từ ngày 01/10/2004 đối với Văn phòng HĐND và UBND Thành phố, các sở, ban ngành, UBND các quận, huyện

Phạm vi thực hiện cơ chế "một cửa" bao gồm toàn bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan được giao tiếp nhận, giải quyết hoặc chuyển lên cấp có thẩm quyền giải quyết; trừ những thủ tục hành chính không có khả năng hoặc chưa đủ điều kiện thực hiện; được UBND Thành phố chấp thuận bằng văn bản trên cơ sở đề nghị của cơ quan được giao với cơ quan thường trực của Ban chỉ đạo cải cách hành chính của Thành phố

Quyết định 156 còn quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế, chế độ trách nhiệm của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính Ngoài ra, Quyết định còn quy định nhiệm vụ của Giám đốc sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện; trách nhiệm của Ban Tổ chức chính quyền Thành phố, Sở Tài chính-Vật giá, Ban Quản lý dự án Công nghệ thông tin và Văn phòng HĐND & UBND Thành phố Đây chính là cơ sở cho các

cơ quan căn cứ để triển khai thực hiện cơ chế "một cửa"

Thành uỷ đã xây dựng Đề án số 32/ĐA-TU ngày 21/4/2004 về một số nhiệm vụ trọng tâm cải cách hành chính hai năm 2004-2005

Để thực hiện quy chế “một cửa” trong việc giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính theo Quyết định 181/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 156/2003/QĐ-UB của UBND Thành phố, Đề án 32

đã chỉ ra những nhiệm vụ trọng tâm trong từng giai đoạn cụ thể, chẳng hạn như:

Trong quý I và quý II/2004, tiếp tục chỉ đạo các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện bố trí địa điểm cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính tại vị trí thuận tiện, có đủ thiết bị để công chức làm nhiệm vụ và phục vụ nhân dân Các

sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện phải thực hiện nghiêm túc cơ chế “một cửa”

Các đơn vị xây dựng cơ sở pháp lý cho hoạt động của Bộ phận tiếp nhận

hồ sơ; ban hành đúng và đủ văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm cơ chế “một cửa” được thực hiện nghiêm minh

Các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện tiếp tục rà soát, xây dựng quy trình hành chính theo cơ chế “một cửa” Quy trình hành chính của mỗi sở, ban, ngành, UBND quận, huyện bao gồm quy trình giải quyết hồ sơ hành chính với công dân, tổ chức; quy trình xử lý công việc của Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính với các phòng chuyên môn và giữa các phòng chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước

Việc xây dựng quy trình hành chính của các sở, ban, ngành, UBND quận, huyện bảo đảm rút ngắn thời gian, giảm bớt phiền hà cho công dân, tổ chức; quy định rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, có chế tài xử lý nghiêm minh khi cán bộ công chức có hành vi sai phạm

Kiện toàn đội ngũ cán bộ công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính trên cơ sở xác định cụ thể các tiêu chuẩn và số lượng công chức làm việc tại Bộ phận này; nghiên cứu xây dựng nội dung, hình thức bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng hành chính và giao tiếp với công dân Chấm dứt việc điều động biệt phái từ các phòng chuyên môn Chấm dứt tình trạng phòng chuyên môn vừa trực tiếp nhận vừa trả kết qủa giải quyết

Thực hiện kết nối Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính với Cổng giao tiếp điện tử Hà Nội Portal; bảo đảm từ 01/7/2004 có khoảng 50% đơn vị (sở, ban, ngành, UBND quận, huyện) vận hành mạng LAN nội bộ; từ 01/01/2005 tại bất

cứ địa điểm nào trên Thành phố, công dân, tổ chức cũng có thể truy cập vào Cổng giao tiếp điện tử Thành phố để biết kết qủa giải quyết thủ tục hành chính

và thông tin về danh mục, quy trình giải quyết hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền của các sở, ban, ngành, UBND quận, huyện; tạo tiền đề từng bước thực hiện giải quyết thủ tục hành chính trên Cổng giao tiếp điện tử Thành phố trong những năm sau 2005

Sự chỉ đạo của UBND Thành phố thể hiện rõ nhất ở một loạt các văn bản

mà UBND Thành phố xây dựng và ban hành bao gồm các văn bản quy định về cải cách hành chính nói chung và hướng dẫn thực hiện cơ chế “một cửa” nói riêng

- Quyết định số 156/2003/QĐ-UB ngày 11/11/2003 của UBND Thành phố về việc thực hiện cơ chế “Một cửa” trong giải quyết thủ tục hành chính tại các cơ quan hành chính của thành phố Hà Nội

- Quyết định số 161/2004/QĐ-UB ngày 20/10/2004 của UBND Thành phố về việc quy định hệ thống mã số cơ quan hành chính, mã số thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết tại các cơ quan hành chính của thành phố Hà Nội

- Quyết định số 183/2003/QĐ-UB ngày 29/12/2003 của UBND Thành phố về việc quản lý, phát hành hệ thống báo biểu sử dụng tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính

- Quyết định số: 6645/QĐ-UB ngày 11/10/2004 của UBND Thành phố về việc ban hành danh mục thủ tục hành chính thực hiện theo quy chế “một cửa” tại các

cơ quan hành chính của thành phố Hà Nội

…

Cụ thể hóa các văn bản pháp quy của Nhà nước và UBND Thành phố là việc làm cần thiết mà Đảng uỷ, HĐND và UBND các quận cần tiến hành để chỉ đạo triển khai thực hiện cơ chế "một cửa"

Về phía cấp uỷ Đảng của các quận đã ban hành các nghị quyết, kế hoạch, chương trình như Nghị quyết của Ban chấp hành Đảng bộ quận Tây Hồ, Kế hoạch số 184/KH-QU ngày 26/5/2004 của Quận uỷ Thanh Xuân, Chương trình 08-Ctr/QUTH của Quận uỷ Tây Hồ về cải cách hành chính tại các phường, Công văn số: 67-CV/QUTH ngày 06/6/2005 của Quận uỷ Tây Hồ đôn đốc thực hiện cải cách hành chính…

Đối với UBND các quận cũng ban hành những văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" theo tinh thần Quyết định 181 và Quyết định 156 Tại quận Thanh Xuân đã xây dựng và ban hành Kế hoạch số 32/KH-UB ngày 6/7/2004 của UBND Quận về một số nhiệm vụ trọng tâm cải cách hành chính trong hai năm 2004-2005 UBND quận Thanh Xuân đã tập trung chỉ đạo triển khai thực hiện cơ chế "một cửa"trong giải quyết thủ tục hành chính tại UBND quận từ 01/01/2004 và chỉ đạo điểm tại 4 phường: Kim Giang, Khương Đình, Nhân Chính, Thanh Xuân Bắc từ 1/7/2004

Bên cạnh đó, để triển khai thực hiện quy chế "một cửa", việc xây dựng kế hoạch thực hiện trong đó xác định rõ những nội dung công việc cần tiến hành, trách nhiệm của lãnh đạo uỷ ban, văn phòng uỷ ban, các đơn vị, bộ phận có liên quan và thời gian thực hiện…giữ một vai trò quan trọng

Chẳng hạn trong bản Kế hoạch số: 58/KH-UB ngày 31/12/2003 của UBND quận Đống Đa về việc thực hiện quy chế "một cửa" trong giải quyết thủ tục hành chính của UBND quận Đống Đa đã xác định những nội dung cơ bản sau: mục đích, yêu cầu, phạm vi thực hiện cơ chế "một cửa" tại quận Đống Đa (bao gồm toàn bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền thụ lý hồ sơ và giải quyết của cơ quan hành chính của quận và phường thuộc quận Đống Đa, trừ những thủ tục hành chính không có khả năng hoặc chưa đủ điều kiện thực hiện), bộ máy thực hiện Đặc biệt, bản kế hoạch này còn quy định vấn đề tổ chức thực hiện, trong đó xác định những công việc mà Văn phòng HĐND & UBND quận và UBND các phường cần tiến hành thực hiện như: ban hành quyết định thành lập, quy chế làm việc của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết qủa giải quyết thủ tục hành chính, quy định về quy trình, thời gian, địa điểm, phí, lệ phí giải quyết từng loại thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền, bố trí địa điểm, tổ chức công tác tuyên truyền, niêm yết công khai quy trình thẩm quyền giải quyết từng thủ tục hành chính, phí, lệ phí; thời gian giải quyết từng thủ tục hành chính, bổ nhiệm cán bộ phụ trách; điều động cán bộ, công chức; tiến hành rà soát xây dựng phương án

đơn giản hóa quy trình, rút ngắn thời gian giải quyết từng loại thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết

Với sự chỉ đạo sát sao và thường xuyên của các cơ quan có thẩm quyền

mà trực tiếp là sự chỉ đạo của UBND Thành phố đã tạo cơ sở pháp lý và điều kiện cho các cơ quan hành chính của Thành phố trong đó có UBND các quận triển khai cơ chế “một cửa” theo tinh thần Quyết định số: 181/2003/QĐ-TTg được thuận lợi